Før menighedsrådet kan starte sit arbejde, skal rollerne fordeles i rådet. Der skal vælges særlige poster, og der skal nedsættes udvalg.
Før menighedsrådet kan starte sit arbejde, skal rollerne fordeles i rådet. Der skal vælges særlige poster, og der skal nedsættes udvalg.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Inden menighedsrådets funktionsperiode begynder, afholder det nyvalgte menighedsråds medlemmer et konstituerende møde.
Det førstvalgte medlem af menighedsrådet indkalder til og leder det konstituerende møde, indtil en formand er valgt.
Den førstvalgte er den, der har fået flest stemmer ved menighedsrådsvalget. Ved valg til fælles menighedsråd er den førstvalgte den, der har fået flest stemmer i hovedsognet.
Alle nyvalgte medlemmer, som ikke tidligere har været medlem af et menighedsråd, skal afgive menighedsrådsløftet - en erklæring på ære og samvittighed om at ville udføre deres hverv i troskab mod Den Danske Folkekirke, så den kan byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst. Stedfortrædere afgiver erklæringen, første gang de indtræder i rådet.
Hvis et nyvalgt medlem af menighedsrådet, er tidligere straffet, skal menighedsrådet på det konstituerende møde afgøre, om medlemmet har mistet sin valgbarhed, eller om vedkommende kan træde ind i menighedsrådet. Afgørelsen skal træffes ud fra om vedkommende er straffet for en handling, der i almindeligt omdømme gør den pågældende uværdig til at være medlem af et menighedsråd. Det konstituerende møde afholdes, før funktionsperioden begynder. Hvis et af de valgte medlemmer er forhindret i at deltage, skal der indkaldes en stedfortræder for vedkommende.
På mødet skal følgende emner behandles: valg af formand, næstformand, andre enkeltmandsposter og nedsættelse af de udvalg, som menighedsrådet efter loven har pligt til at nedsætte. Der kan ikke behandles andre spørgsmål på det konstituerende møde. Skabelon til dagsorden findes under ”Skabeloner” på Folkekirkens Intranet.
Når menighedsrådet skal foretage valg til enkeltmandsposterne, skal det først drøftes, hvem der er interesserede i at være kandidat til posten, og hvem der foreslås som kandidater til posten. Det enkelte medlem har ikke mulighed for at afslå hvervet og kan derfor heller ikke sige nej til at blive opstillet som kandidat, hvis han eller hun foreslås af et andet medlem.
Når drøftelsen er afsluttet, skal formanden præcisere, hvilke medlemmer der er opstillet som kandidater. Der kan kun stemmes på de medlemmer, som er opstillet som kandidater.
Stemmer på medlemmer, som ikke er opstillet som kandidater, er ugyldige.
Der er intet til hinder for at vælge et medlem, som ikke deltager i det konstituerende møde, blot den pågældende er opstillet som kandidat til den pågældende enkeltmandspost.
Hvert år, inden 1. søndag i advent, hvor formandens funktionsperiode udløber, vælger menighedsrådets valgte medlemmer formand for det kommende år. Valget skal foregå ved hemmelig afstemning på et menighedsrådsmøde, som ledes af den afgående formand. Hvis han eller hun er forhindret i at deltage i menighedsrådsmødet, ledes valget af den afgående næstformand. Hvis et valgt medlem er forhindret, skal stedfortræder indkaldes til dette møde. Så snart valget af formanden har fundet sted, vælges en næstformand for det kommende år. Den nyvalgte formand leder valget af næstformand.
Hvis en afgående formand genvælges, er der ingen ændringer, men ved nyvalg får den nyvalgte formand en mødelederfunktion før skæringsdatoen for formandsskiftet. Det mest praktiske vil derfor være, at formands- og næstformandsvalgene foretages som sidste punkt på det sidste ordinære menighedsrådsmøde inden 1. søndag i advent. Hvis der efterfølgende behandles andre sager, skal den afgående formand vende tilbage som leder af mødets forhandlinger. Under alle omstændigheder er den afgående formand fortsat ansvarlig for formandens forpligtelser indtil 1. søndag i advent. Hvis der i den mellemliggende periode skulle blive behov for et ekstraordinært møde, forbereder den afgående formand mødet, indkalder medlemmerne og leder forhandlingerne. Menighedsrådet kan ikke vedtage, at den nyvalgte formand skal overtage disse forpligtelser før funktionsperioden begynder.
Hvis der i funktionsperioden sker ændring i menighedsrådets sammensætning eller i valgene til enkeltmandsposter, skal formanden indberette dette på Kirkeportalen på Folkekirkens IntraNet.
Et medlem af menighedsrådet har pligt til at modtage valg til formand, næstformand, kirkeværge, kasserer, sekretær, kontaktperson, bygningskyndig eller underskriftsbemyndiget. Dette gælder også præsterne. Men præsten har ikke pligt til at lade sig vælge som kontaktperson. Desuden kan formanden ikke være kirkeværge eller kasserer og kan ikke være regnskabsfører. Kirkeværgen kan heller ikke være bygningskyndig eller ansat ved kirken i øvrigt.
Et medlem har kun pligt til at være formand i 4 år. Der står ikke 4 år »i træk«, så det accepteres, hvis et medlem beder sig fritaget for genvalg med henvisning til, at han eller hun sammenlagt har beklædt formandsposten i 4 år.
Fritagelsesreglen må formentlig også berettige et medlem af et nydannet sogns menighedsråd til at sige nej tak til formandshvervet, hvis vedkommende hidtil i mindst 4 år, har været formand for menighedsrådet i det sogn, hvorfra det ny sogn netop er udskilt.
Et medlem kan ikke ved valget til formand på forhånd få tilsagn om at blive fritaget for hvervet i løbet af funktionsperioden. Dette gælder også, selvom vedkommende ved funktionsperiodens begyndelse eller i løbet af denne har været formand i 4 år.
Er formanden et af menighedsrådets valgte medlemmer, kan rådet beslutte at udbetale et honorar til formanden. Formanden er forpligtet til at modtage honoraret. Størrelsen af honoraret skal godkendes af provstiudvalget.
Menighedsrådet kan fritage formand og næstformand for hvervet for resten af en funktionsperiode, hvis de anmoder rådet om det.
Det er menighedsrådet, der afgør, om der er rimelig anledning til at imødekomme et ønske om fritagelse.
Den pågældende formand eller næstformand kan ikke selv deltage i forhandlingen og afstemningen på grund af inhabilitet. Stedfortræder kan indkaldes til behandling af spørgsmålet.
Fritagelse kan kun ske, hvis formand eller næstformand anmoder om det. Fritagelse kan derfor ikke ske som følge af et mistillidsvotum. Menighedsrådet skal tage beslutning om eventuel fritagelse umiddelbart før det tidspunkt, fritagelsen skal have virkning fra. Fx kan menighedsrådet ikke 3. januar behandle en anmodning om fritagelse for hvervet med virkning fra 1. maj. Hvis vedkommende, der ønsker at blive fritaget fra sit hverv, fortryder anmodningen, kan den trækkes tilbage indtil det tidspunkt, hvor menighedsrådet har truffet sin afgørelse. Man kan ikke klage over menighedsrådets afgørelse om fritagelse til anden administrativ myndighed, og altså heller ikke til biskoppen eller kirkeministeren.
Når en formand eller næstformand fritages for sit hverv, dør eller udtræder af menighedsrådet, foretages nyt valg for resten af den afgående formands eller næstformands funktionsperiode. Det er obligatorisk at foretage nyt formandsvalg, også selvom der kun er kort tid tilbage af funktionsperioden.
Det er ikke muligt at lade næstformanden fungere som formand, men næstformanden skal varetage formandens funktioner, indtil en ny formand er valgt. Tilsvarende gælder det, at der skal vælges en ny næstformand, hvis posten bliver ledig, på grund af at vedkommende dør eller træder ud af menighedsrådet. Nyvalg sker efter de almindelige regler om valg af formand og næstformand og er gældende for resten af funktionsperioden.
På det konstituerende møde vælges menighedsrådets formand og næstformand af de valgte medlemmer af rådet. Præsterne har ikke stemmeret, men er valgbare og kan vælges som formand eller næstformand for menighedsrådet. Afstemningen er hemmelig.
Det er menighedsrådet selv, der fastlægger afstemningsproceduren.
Hvis der i det afgående menighedsråds forretningsorden findes regler for fremgangsmåden ved formandsvalget eller regler for foretagelse af personvalg, anvendes disse.
Ved valg af formand og næstformand samt valg til enkeltmandsposter kan anvendes bundet flertalsvalg.
Ved denne valgmåde er den kandidat valgt, som opnår flest stemmer blandt de tilstedeværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved første afstemning, foretages en ny afstemning. Ved anden afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår flest stemmer blandt de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer anden afstemning heller ikke nogen afgørelse, skal de tilstedeværende foretage valg mellem de to, der ved anden afstemning har fået flest stemmer.
Ved stemmelighed afgøres det ved lodtrækning, hvem der skal stemmes på ved det bundne valg (3. afstemning). Står stemmerne lige efter tredje afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning.
Valget ledes af det menighedsrådsmedlem, der også har indkaldt til mødet. Vedkommende er forpligtet til at åbne det konstituerende møde og lede mødet, indtil formanden er valgt.
Formanden kan ikke vælges til kirkeværge eller kasserer, ligesom formanden ikke kan varetage hvervet som professionel regnskabsfører.
Så snart valget af formanden har fundet sted, vælges en næstformand til at fungere i formandens forfald. Man kan altså ikke foretage samlet valg, fx efter forholdstalsvalgmåden, af formand og næstformand. Valget ledes af den nyvalgte formand eller i dennes forfald af det medlem, der har ledet formandsvalget. Valget foregår ved hemmelig afstemning og i øvrigt efter den fremgangsmåde, som menighedsrådet netop har vedtaget at anvende ved det foretagne formandsvalg.
Valgperiode
Valget af formand og næstformand har virkning for et år ad gangen. Den valgte formands og næstformands funktionsperiode begynder 1. søndag i advent. Menighedsrådet kan ikke vedtage, at valget kun skal gælde for en kortere periode.
Menighedsrådet er et kollektivt organ. Det betyder, at menighedsrådets beslutninger skal træffes på menighedsrådets møder.
Formanden skal sikre, at menighedsrådet klædes på til opgaven og mødes løbende. Det er også formanden, der skal sikre, at menighedsrådet træffer de nødvendige beslutninger om sognets anliggender. Endelig er det formandens ansvar, at menighedsrådets beslutninger føres ud i livet.
Næstformanden har til opgave at træde i formandens sted, hvis formanden bliver forhindret i at varetage sin opgave som formand. Så overtager næstformanden samtlige opgaver, der er pålagt formanden, og overtager samtidig formandens rettigheder og pligter.
Næstformanden optræder altså kun, når formanden bliver forhindret i at varetage sit hverv som formand.
Det er formanden og herefter menighedsrådet, som træffer afgørelse om, hvorvidt formandens forfald nødvendiggør, at næstformanden overtager formandens funktioner.
Næstformanden kan også være en nyttig sparringspartner for formanden.
Forberedelse af menighedsrådsmøder
Det er formandens opgave at sørge for, at menighedsrådsmøderne bliver holdt. Formanden indkalder til møderne og laver forslag til en dagsorden.
I begyndelse af hvert kirkeår (som begynder 1. søndag i advent) skal menighedsrådet fastsætte datoerne for det kommende års menighedsrådsmøder. De fleste møder er derfor allerede planlagt for et år ad gangen. Men herudover kan formanden i særlige tilfælde indkalde til ekstraordinære menighedsrådsmøder, fx når spørgsmål af hastende karakter melder sig og skal behandles.
Dagsorden
Formanden udarbejder et forslag til en dagsorden. Formanden kan selv sætte emner på, alt efter hvad der er aktuelt. Herudover skal formanden også sætte emner på dagsordenen fra de øvrige medlemmer. Ved at vurdere, hvad der er vigtigst, og sætte det vigtigste øverst på dagsordenen sikrer man, at menighedsrådet når igennem de vigtigste punkter. Det kan eventuelt også overvejes, hvor lang tid hvert emne må tage. På den måde kan man styre, at der er god tid til de vigtige punkter og kortere tid til det mindre væsentlige. Endelig kan man sætte tid på, hvor lang tid mødet må vare.
Baggrundsmateriale
Baggrundsmaterialet til de enkelte emner skal gøres tilgængeligt for menighedsrådets medlemmer, herunder præster og medarbejderrepræsentant, så alle har lige adgang til at se de oplysninger, der ligger til grund for behandlingen af emnet.
Frister
Menighedsrådet skal selv beslutte, hvilken frist der skal gælde for udsendelse af dagsordenen, samt hvilken frist der skal være for de øvrige medlemmer, hvis de vil foreslå punkter til dagsordenen. Dette fastsætter menighedsrådet i sin forretningsorden.
Lukket punkt
Menighedsrådets møder er som udgangspunkt åbne for offentligheden. Hvis der på et dagsordenspunkt skal drøftes tavshedsbelagte oplysninger eller behandles punkter, der kan skade menighedsrådets forhandlingsposition, skal punktet være lukket. Det betyder, at eventuelle tilhørere til mødet skal gå ud af lokalet under punktets behandling. Rent praktisk kan det være en god idé at lægge lukkede punkter enten i begyndelsen eller i slutningen af mødet, så eventuelle tilhørere nemt kan følge med i resten af mødet.
Indkaldelsen
Hele menighedsrådet, alle sognets præster og medarbejderrepræsentanten skal indkaldes til menighedsrådsmøderne.
Stedfortrædere skal ikke indkaldes, da de ikke kan deltage i møderne som menighedsrådsmedlemmer. Men de kan være tilhørere til møderne på samme måde som resten af menigheden.
Der skal indkaldes stedfortræder til et møde, hvis et medlem forventes at være fraværende i mere end to måneder.
Herudover skal der i visse obligatoriske tilfælde indkaldes stedfortrædere, hvis der er særlige punkter på dagsordenen, som fx budget og regnskab, valg til enkeltmandsposter etc. De særlige tilfælde fremgår af menighedsrådsloven.
Mødeledelse under mødet
Formandens forslag til dagsorden skal godkendes ved starten af mødet, så der er klarhed over, hvad menighedsrådet skal nå igennem og i hvilken rækkefølge.
Mødeleder
Formanden er mødeleder og skal sikre, at rådet når igennem dagsordenen. Formandens opgave er også at være ordstyrer og sikre, at alle, der ønsker det, får ordet til hvert punkt på dagsordenen. Hvis et medlem tager alt for meget taletid, kan ordstyreren afbryde, så det sikres, at alle får lejlighed til at udtale sig om emnet.
Beslutning
Når emnet har været tilstrækkeligt debatteret, skal menighedsrådet træffe en beslutning. Dette sker ved afstemning.
Beslutningsprotokollen
Det er formandens ansvar at sørge for, at alle beslutningerne skrives ind i menighedsrådets beslutningsprotokol, så det klart fremgår, hvad der er besluttet om de enkelte emner, hvem der eventuelt har været fraværende på mødet, og hvordan de enkelte medlemmer har stemt. Det anbefales, at det også fremgår, hvilke menighedsrådsmedlemmer der har deltaget i mødet.
Gennemførelse af beslutninger
Det er formandens ansvar, at menighedsrådet beslutninger gennemføres i praksis. Formanden behøver ikke udføre alle opgaverne selv. Der kan aftales en fordeling af opgaverne blandt rådets medlemmer. Endelig vil nogle opgaver naturligt høre under andre i rådet, fx kassereren, kontaktpersonen eller kirkeværgen.
Det er også formanden, der underskriver dokumenter på menighedsrådets vegne. Dette sker i nogle sammenhænge sammen med den underskriftsberettigede.
Formanden er menighedsrådets ansigt udadtil
Formanden vil ofte have kontakten til rådets eksterne samarbejdspartnere og være den, menigheden kontakter med henvendelser til rådet. Som formand er det vigtigt, at man altid har for øje, at man udtaler sig på vegne af hele menighedsrådet. Derfor skal man også hele tiden være bevidst om, at man har opbakning i rådet til det, man som formand udtaler sig om og aftaler med andre. Det er derfor ikke sikkert, at man altid kan svare eksterne samarbejdspartnere på stående fod. Ofte må man melde tilbage, at henvendelsen vil blive behandlet på det kommende menighedsrådsmøde, hvorefter man vender tilbage.
Hvornår kan formanden selv træffe beslutninger?
Formanden har undtagelsesvis en begrænset kompetence til at træffe beslutninger mellem møderne. Kontakt stift eller Landsforeningen af Menighedsråd for nærmere vejledning omkring dette.
Rådet skal orienteres om de beslutninger, formanden selv har truffet på rådets vegne på det førstkommende menighedsrådsmøde, så alle er klar over, hvad der foregår. Rådet kan i den forbindelse drøfte, om man mener, at formanden har handlet inden for sine beslutningskompetencer, eller om praksis i fremtiden skal være en anden.
Et fælles menighedsråd for to eller flere sogne kan vælge en kirkeværge for hver kirke. Det samme kan et menighedsråd i et sogn, hvor der er flere kirker. Valg(ene) har virkning for et år ad gangen.
Menighedsrådets valg af kirkeværge er imidlertid begrænset af:
Begrundelsen for, at medarbejdere, der er ansat ved kirken eller kirkegården, ikke kan vælges til kirkeværge, er, at kirkeværgen fører det daglige tilsyn med kirken og kirkegården og derfor også har et vist tilsyn med medarbejdernes arbejde. Og man bør ikke føre tilsyn med sine kollegers arbejde. Der er dog ikke noget til hinder for, at en medarbejder, der er ansat ved en anden kirke eller kirkegård, vælges til kirkeværge, hvis pågældende erklærer sig villig til at påtage sig hvervet.
Begrundelsen for, at posten som bygningskyndig er uforenelig med posten som kirkeværge, er, at den bygningskyndige, som deltager i de årlige syn, dermed blandt andet kontrollerer kirkeværgens virksomhed.
Menighedsrådet må selv tage stilling til kirkeværgens nærmer funktioner og opgaver, men herunder opstilles en række forslag.
Tilsyn og vedligeholdelse
Det er menighedsrådet som helhed, der har ansvar for tilsyn med og vedligeholdelse af kirken og kirkegården. Selv om menighedsrådet har ansvaret, er det ikke rådet som helhed, der fører det løbende tilsyn. Det føres af nogle, som vælges af menighedsrådet. Det er for det første kirkeværgen. Dernæst er det kirke- og kirkegårdsudvalget. Det vil sige, at det løbende tilsyn med kirkens og kirkegårdens vedligeholdelse og drift varetages på menighedsrådets vegne af kirkeværgen.
Kirkeværgens tilsynsforpligtelse betyder imidlertid ikke, at det er kirkeværgen, der kan give fx graveren tjenstlige forskrifter eller rette mangler ved hans eller hendes arbejde. Hvis kirkeværgen mener, at noget bør påtales over for graveren, må kirkeværgen henvende sig til kontaktpersonen. Dette gælder uanset, om kirkeværgen er medlem af menighedsrådet eller udefrakommende.
Kirkeværgen kan kun iværksætte vedligeholdelsesarbejder i det omfang menighedsrådet har bemyndiget denne hertil. Kirkeværgens arbejdsområder og kompetencer beskrives i en vedtægt.Bygninger
Ifølge forslag til vedtægt for kirkeværgen fører vedkommende – foruden løbende tilsyn med sognets kirke samt fx sognegård, kapel, velfærdsrum, konfirmandstue og redskabshus – tilsyn med inventar såsom kirkens hellige kar, alter, døbefont, prædikestol, tekstiler, stole og kirkeskibe. Tilsynet omfatter tillige maskiner og i øvrigt inventar, der måtte være udlånt til præstens brug.
Bemærk i denne sammenhæng, at der skal føres en inventarliste, det vil sige en fortegnelse over kirkens løsøre og andet tilbehør. Inventarlisten er en del af kirkens protokols indhold. En inventarliste kan hentes ved at
Kirkeværgen sørger også for at kontakte en håndværker, hvis der er ved at ske skade på kirkens ejendomme. Herudover kan det være kirkeværgen der sørger for, at menighedsrådets og det stående udvalgs beslutninger om anskaffelser og/eller arbejder iværksættes. Har menighedsrådet fx besluttet (og stiftsøvrigheden godkendt) at bygge en ny toiletbygning på kirkegården, er det kirkeværgen, der kontakter håndværkerne, fører tilsyn med håndværkerarbejdets udførelse og attesterer alle regninger fra håndværkere og leverandører.
Endelig foreslås det, at det er kirkeværgens opgave at udfærdige kontrakter, når menighedsrådet har truffet beslutning om fx udleje eller bortforpagtning.
Kirkegården
I vedtægt for kirkeværgen foreslås det, at "Kirkeværgen har det daglige tilsyn med kirkegården og skal påse, at kirkegården, og hvad der hører til den, holdes i tilbørlig stand med hensyn til både vedligeholdelse og renholdelse m.v.".
Herudover er det kirkeværgens opgaver at ajourføre kirkegårdsvedtægten, kirkegårdsprotokollen og kirkegårdskortet. De nærmere bestemmelser om vedtægt, protokol og kort findes i lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde (se retsinfo.dk) med tilhørende bekendtgørelse (se retsinfo.dk).
Endelig foreslår vedtægten, at kirkeværgen forestår administrationen af kirkegården, hvis opgaven ikke er tillagt en medarbejder ved kirkegården.
Syn af kirke og kirkegård
Kirkeværgen foreslås i vedtægten forpligtet til at deltage i alle former for syn, det vil sige både det årlige syn, provstesynet og eventuelle ekstraordinære syn.
Det årlige syn over kirken og kirkegården omfatter:
Læs mere om syn her Vedtægtsforslaget giver mulighed for at pålægge kirkeværgen at føre synsprotokollen, herunder ansvaret for inden 14 dage at indsende udskrift af, hvad der i protokollen er tilført om synsforretningen (synsprotokollen) til provstiudvalget.
Bemærk, at kirkeværgen ingen rolle spiller for så vidt angår ansvar for og tilsyn med præstens tjenestebolig.
Sikkerhed og forsikring
Efter forslaget til vedtægten for kirkeværgen er det også kirkeværgen, der udarbejder og indgiver skadesanmeldelser. Dette skal ske efter reglerne i Folkekirkens Forsikrings- og Selvforsikringsordning.
Herudover har kirkeværgen ifølge vedtægtsforslaget ansvaret for kirkens brandsikring og for, at kirkens hellige kar m.v. opbevares i brand- og dirkefrit skab. At kirkeværgen har ansvaret for brandsikringen betyder fx, at det er kirkeværgens ansvar, at der i umiddelbar nærhed af et juletræ med levende lys opstilles en pulverslukker. Men det betyder ikke, at kirkeværgen kan forbyde, at der anvendes levende lys.
Vedtægt
En allerede eksisterende vedtægt bortfalder ikke, blot fordi et nyt menighedsråd tiltræder. Det kræver en ny behandling og beslutning i rådet. En eventuel beslutning om at ændre vedtægten i et nyt råd kan først træffes, når funktionsperioden begynder (1. søndag i advent).
Kirkekassens økonomi er et ansvarsområde, der påhviler hele menighedsrådet. Men menighedsrådet vælger en kasserer, som på vegne af menighedsrådet er ansvarlig for den regnskabsmæssige rapportering, og som har ansvaret over for menighedsrådet for, at hvervet udføres korrekt. Bogføringen varetages af den regnskabsførende, som kan være den valgte kasserer eller en anden person, som menighedsrådet udpeger, som fx en kordegn, administrativ medarbejder eller ekstern regnskabsfører.
Hvis selve regnskabsførelsen tilknyttes en medarbejderstilling eller udføres af en ekstern regnskabsfører, vil den valgte kasserer på menighedsrådets vegne have ansvaret for at tilse, at de opgaver, som påhviler kassereren, også bliver udført i overensstemmelse med de gældende regelsæt om budget og regnskab mv.
Menighedsrådet vælger altid en kasserer blandt sine medlemmer. Valget har virkning for et år ad gangen. Formanden kan ikke vælges til kasserer.
Menighedsrådene i provstiet har mulighed for i fællesskab at ansætte en medarbejder, der varetager bogføringsfunktionerne for alle menighedsråd i provstiet under ansvar over for de enkelte menighedsråds valgte kasserere.
Sekretær for menighedsrådet vælges blandt menighedsrådets medlemmer og har virkning for et år ad gangen. Sekretærhvervet kan også varetages af en af kirkens funktionærer.
Menighedsrådet fastsætter en vedtægt for sekretærens arbejdsområde. Typisk vil det være bestemt, at sekretæren skal bistå formanden med opgaver i forbindelse med forberedelse, indkaldelse og afholdelse af menighedsrådets møder, og udførelsen af menighedsrådets beslutninger.
Sekretæropgaver
Menighedsrådet bestemmer selv, hvilke opgaver sekretæren skal udføre. Det kunne fx være:
Opgaverne skal beskrives i en vedtægt for sekretærens forretningsområde.
Hvis sekretærhvervet er knyttet til en medarbejder, beskrives opgaverne i en stillingsbeskrivelse. I så fald skal der ikke laves en vedtægt.
Menighedsrådet er arbejdsgiver for kirkens ansatte, med undtagelse af præsterne. En af menighedsrådets opgaver er derfor at lede kirkens ansatte i den retning, som menighedsrådet ønsker for kirken. Til at varetage denne opgave vælger menighedsrådet en kontaktperson.
Formålet med en kontaktperson er at skabe en klar ledelses – og arbejdsgang for medarbejderne, så de ikke modtager tjenestelig forskrifter fra flere end én person.
Kontaktpersonen vælges blandt menighedsrådets medlemmer, såvel de læge medlemmer og præsten. Endelig kan opgaven som kontaktperson efter menighedsrådets beslutning deles mellem en af pastoratets præster og et af de valgte medlemmer.
En medarbejder, der er medlem af menighedsrådet, kan vælges som kontaktperson. Det er imidlertid ikke hensigtsmæssigt, da det i praksis vil være svært at løse opgaven som kontaktperson, hvis man er ansat ved kirken eller kirkegården, idet man efter en konkret vurdering ofte vil være inhabil.
Valget gælder for et år ad gangen ligesom for de øvrige enkeltmandposter.
Menighedsrådet vælger en bygningskyndig. Valget har virkning for et år ad gangen. Den bygningskyndige deltager i syn over kirke og kirkegård sammen med menighedsrådet. Den bygningskyndige kan udpeges blandt rådets medlemmer, men kirkeværgen kan ikke vælges til hvervet.
Der stilles ikke specielle faglige eller uddannelsesmæssige krav til den bygningskyndige. Det kan dog generelt anbefales, at den pågældende er arkitekt- eller ingeniøruddannet. Der kan udbetales et honorar til den bygningskyndige for dennes deltagelse, når der afholdes syn i kirker og præsteboliger.
Menighedsrådet vælger en person, der bemyndiges til sammen med formanden at underskrive dokumenter vedrørende køb, salg og andre dispositioner over kirkens eller præsteembedets faste ejendom og optagelse af lån. Valget har virkning for et år ad gangen.
Vedrører dispositionen flere menighedsråd, skal de pågældende dokumenter underskrives af de nævnte repræsentanter for samtlige menighedsråd.
Menighedsrådet kan godt have bemyndiget andre (typisk ansatte) til i det daglige at skrive under for menighedsrådet ved mindre dispositioner. Det er kun ved sager om fast ejendom og lån, der stilles krav om dobbelt underskrift ved henholdsvis formand og underskriftsbemyndiget.
Den underskriftsberettigede person skal underskrive dokumenter i forbindelse med køb og salg, optagelse af lån og fx forpagtningskontrakter og løbende lejemål.
Ved optagelse af lån forstås lån til udførelse af arbejder på kirker, kirkegårde, præstegårde. Det kan også være lån til erhvervelse af fast ejendom, til sikring af kirkers og kirkegårdes omgivelser, til køb af jord til udvidelse af kirkegården, anlæg af parkeringspladser, eller til opførelse, ombygning eller istandsættelse af kirkegårdens bygninger.Hvis dispositionen vedrører flere menighedsråd, skal de pågældende dokumenter underskrives af de underskriftsberettigede for hvert af menighedsrådene.
Valg af medlemmer til kirke- og kirkegårdsudvalg og præstegårdsudvalg foretages på menighedsrådets konstituerende møde.
Valgene har virkning for menighedsrådets funktionsperiode, og menighedsrådets medlemmer har pligt til at modtage valg til udvalgene.
Hvert af rådets medlemmer kan kræve forholdstalsvalgmåden bragt i anvendelse ved besættelsen af udvalgsposter.
Hvis et medlem har krævet forholdstalsvalgmåden bragt i anvendelse, skal formanden forud for afstemningen spørge medlemmerne om, hvilke grupperinger de eventuelt ønsker at slutte sig til. Det står medlemmerne frit for at tilslutte sig den gruppe, de vil, men dette må tilkendegives over for formanden. Se mere om forholdstalsvalg i denne vejlednings kapitel ”Møder”.
Menighedsrådet kan beslutte at nedsætte særlige udvalg. Denne mulighed kan ikke benyttes til at foretage ændringer i den kompetence, som udvalgene efter loven har.
De særlige udvalg, som et menighedsråd kan vælge at nedsætte, tillægges derfor hovedsagelig opgaver, der har med konkret sagsforberedelse, rådgivning og lignende at gøre. Som eksempler på særlige udvalg kan nævnes børne- og ungdomsudvalg, udvalg for omsorgsarbejde, kirkebladsudvalg og gudstjenesteudvalg.
Menighedsrådet kan vælge at fastsætte en kortere funktionsperiode for de udvalg, som ikke er lovpligtige, og tillade at også personer, der ikke er medlem af menighedsrådet, er med i udvalget. Forholdstalsvalgmåden kan også kræves anvendt ved valg til særlige udvalg. Nedsættelse af særlige udvalg kan ikke ske på det konstituerende møde. Nedsættelsen af særlige udvalg forudsætter en politisk prioritering, som først kan finde sted, når menighedsrådet er tiltrådt..
Et menighedsråd skal have et kirke- og kirkegårdsudvalg på mindst tre af menighedsrådets medlemmer. Kirkeværgen kan ikke vælges til medlem af udvalget.
Bemærk, at menighedsråd i sogne med kun fem valgte menighedsrådsmedlemmer, kan beslutte, at der ikke skal nedsættes et kirke- og kirkegårdsudvalg og i stedet varetages opgaverne af menighedsrådet.
Udvalget varetager tilsynet med drift og vedligeholdelse af kirkens bygninger med inventar og tilbehør, af kirkens jorde og af kirkegården. Udvalget varetager også tilsynet med kirkeværgens forretningsførelse samt mindre arbejder ved kirke og kirkegård. Menighedsrådet skal i en vedtægt fastsætte nærmere retningslinjer for udvalgets virksomhed og beføjelser.
Er der flere menighedsråd i et pastorat, skal menighedsrådene nedsætte et stående præstegårdsudvalg. Præstegårdsudvalget består af et lige stort antal medlemmer fra hvert menighedsråd uanset sognets størrelse.
Menighedsrådene fastsætter en vedtægt for udvalgets virksomhed og beføjelser. Dette kan enten ske hvert råd for sig eller på et fælles møde. Er der ikke enighed mellem rådene om vedtægtens indhold, træffes afgørelsen på fællesmødet ved almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed afgør biskoppen sagen.
Præstegårdsudvalget varetager tilsynet med præsteembedets faste ejendom. Præsten står for det daglige tilsyn med tjenesteboligen. Udvalget har kun adgang til boligen under størst mulig hensyntagen til brugeren.
Forslag til vedtægt for præstegårdsudvalg findes her.
Hvis kirken ikke er selvejende, men fx ejes af en godsejer eller en kommune, nedsætter menighedsrådet et stående udvalg, der består af sognepræsten og to af rådets valgte medlemmer, som skal varetage menighedens interesser med hensyn til kirken og kirkegården med mere.
Udvalget skal have lejlighed til at udtale sig om alle større arbejder, der udføres ved kirken eller kirkegården og har ret til gennem menighedsrådet at henvende sig til de kirkelige tilsynsmyndigheder.
Udvalget har ikke herudover beføjelser i forhold til kirkeejeren.
Menighedsrådet kan nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for menighedsrådet eller de stående udvalg.
Menighedsrådet bestemmer selv de særlige udvalgs sammensætning og fastsætter regler for deres virksomhed.
Rådet kan ikke give et udvalg opgaver, som falder uden for, hvad rådet selv kan beskæftige sig med.
Fælles udvalg om ansættelse og kirkegårdsdrift ved samarbejder
Indgår et menighedsråd i et samarbejde med et eller flere andre menighedsråd, kan de nedsætte et fælles ansættelsesudvalg eller et fælles udvalg om kirkegårdsdrift.
Udvalgenes kompetencer fastsættes i en vedtægt. Det er fx muligt at flytte ansættelses- og afskedigelseskompetencen til et fælles udvalg under menighedsrådene. Vedtægten bør også beskrive, om det fælles udvalg varetager andre opgaver, fx udarbejdelse af stillingsopslag, afholdelse af samtaler, valg af kandidat til en ledig stilling, underskrivelse af ansættelsesbrev mv.
Udvalgene handler altid på de deltagende menighedsråds vegne og under ansvar over for dem. Det er stadig menighedsrådene, som råder over selvstændige midler til fx aflønning af ansatte. Et udvalg med ansættelses- og afskedigelseskompetence råder ikke over selvstændige midler.
Det fælles kirkegårdsudvalg er ikke et udvalg, som erstatter de stående kirke- og kirkegårdsudvalg, men der er tale om et koordinerende udvalg, som kan træffe beslutninger inden for nærmere fastlagte rammer. Det fælles udvalg om kirkegårdsdrift handler altså også på menighedsrådenes vegne. Det endelige ansvar for kirkegårdene vil fortsat være menighedsrådenes, uanset at disse har nedsat et fælles udvalg.
Menighedsrådet skal nedsætte en valgbestyrelse på tre medlemmer valgt efter forholdstal blandt menighedsrådets medlemmer. Valgbestyrelsens formand udpeges af menighedsrådet blandt valgbestyrelsens medlemmer..
Valgbestyrelser vælges altid efter forholdstal. Medlemmerne af de øvrige udvalg vælges efter forholdstal, hvis et medlem af rådet ønsker det.
Hvis et menighedsråd fx består af to grupper på henholdsvis 6 medlemmer og 5 medlemmer, vil gruppen med 6 medlemmer ved afstemning efter almindeligt stemmeflertal altid vinde afstemningerne. Dette viser begrænsningen ved den almindelige demokratiske spilleregel, som fx gælder ved valg til enkeltmandsposter i menighedsrådet og afstemninger i almindelighed.
I følgende eksempel skal der foretages besættelse af 6 udvalgsposter i et udvalg efter forholdstalsvalgmåden.
Menighedsrådets medlemmer meddeler formanden, at de ønsker at stemme i tre grupper på henholdsvis 6, 5 og 4 personer.
Det er således ikke givet, at grupperne er de samme som eventuelle lister, der stillede op til valget. Anmeldelse af grupper over for formanden er uafhængig af eventuelle lister. Præsten deltager således også i valget uanset, om han eller hun har været opstillet på en liste eller ej.
Først deles hver af gruppernes medlemstal med 1, derefter deles hver af gruppernes medlemstal med 2, derefter med 3 osv. Man deler de oprindelige tal, altså 6, 5 og 4, indtil hver gruppes medlemstal er delt med et tal så stort som det antal medlemmer, der højest kan ventes at tilfalde gruppen.
Resultatet af disse udregninger ser sådan ud:
| | Gruppe 1 | Gruppe 2 | Gruppe 3 |
| | 6 | 5 | 4 |
| Divisor 1 | 6 | 5 | 4 |
| Divisor 2 | 3 | 2½ | 2 |
Derefter fordeles udvalgets medlemmer på hver af grupperne på følgende måde.
Gruppe 1, har den største kvotient (6) og får ret til medlem nr. 1.
Gruppe 2, der har den næststørste kvotient (5), får ret til medlem nr. 2.
Gruppe 3, der har den tredjestørste kvotient (4), får medlem nr. 3.
Gruppe 1, der har den fjerdestørste kvotient (3), får medlem nr. 4.
Gruppe 2, der har den femtestørste kvotient (2 1/2), får medlem nr. 5.
Udvalgsmedlem nr. 6 kan både tilfalde gruppe 1 og gruppe 3, da begge har den sjettestørste kvotient (2).
Når kvotienterne er ens, og der kun er et mandat til fordeling, foretages lodtrækning mellem de to grupper, der har samme kvotient. I eksemplet vinder gruppe 1 lodtrækningen og tilkendes medlem nr. 6.
Ved den første faste gudstjeneste efter det konstituerende møde bekendtgør præsten fra prædikestolen, hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem der er valgt som menighedsrådets formand.
Inden funktionsperiodens begyndelse sørger den nyvalgte formand for, at det offentliggøres, hvem der er valgt til menighedsrådet, og hvem der er valgt som menighedsrådets formand.
Der stilles ikke krav til, hvordan denne bekendtgørelse skal ske, men sognet beboere skal have mulighed for at få kendskab til oplysningerne om det. Offentliggørelse kan fx ske på menighedsrådets hjemmeside, i den lokale presse eller begge steder.
Den nyvalgte formand sørger for, at det indføres i valgsystemet i på Folkekirkens IntraNet, hvem der er valgt til menighedsrådets formand, kirkeværge, kasserer, kontaktperson og tegningsberettiget. Den nyvalgte formand sørger også for, at det på samme tid indberettes, hvem menighedsrådet vælger til valgbestyrelse.
Hvis der i funktionsperioden sker ændring i menighedsrådets sammensætning, skal formanden for menighedsrådet indtaste dette på valgsystemets konstitueringsside på Folkekirkens IntraNet. Formanden kan også indberette dette til stiftsadministrationen. Indberetningen skal altid indeholde oplysninger om de pågældende menighedsrådsmedlemmers personnumre.
Der kan i enkelte tilfælde ydes diæter til menighedsrådsmedlemmer.
Der ydes blandt andet diæter til valgte medlemmer for deltagelse i syn af kirkebygninger, kirkegårde med bygninger, præsteboliger, præstegårdes avlsbygninger, menighedshuse og konfirmandbygninger samt for deltagelse i møder inden for normal arbejdstid, som biskoppen indkalder til. Derimod kan der ikke ydes diæter for deltagelse i ordinære menighedsrådsmøder og normalt heller ikke i ekstraordinære, medmindre biskoppen har godkendt det.
Udarbejdet af
Denne vejledning er udarbejdet af de ti stifter i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd.
Kontakt
Har du spørgsmål til vejledningen eller brug for rådgivning?
Landsforeningen af Menighedsråd, kontor@menighedsraad.dk, 87 32 21 33
eller
Et af de ti stifter i Danmark. Du finder kontaktinformation på de ti stifter her: Stifterne.
Opdateret
16. juli 2025