Før menighedsrådet kan starte sit arbejde, skal rollerne fordeles i rådet. Der skal vælges særlige poster og der skal nedsættes udvalg.
Før menighedsrådet kan starte sit arbejde, skal rollerne fordeles i rådet. Der skal vælges særlige poster og der skal nedsættes udvalg.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Inden menighedsrådets funktionsperiode begynder, afholder det nyvalgte menighedsråds medlemmer et konstituerende møde.
Det førstvalgte medlem af menighedsrådet indkalder til og leder det konstituerende møde, indtil en formand er valgt.
Den førstvalgte er den, der har fået flest stemmer ved menighedsrådsvalget. Ved fælles menighedsråd er den førstvalgte den, der har fået flest stemmer i hovedsognet
Alle nyvalgte medlemmer som ikke tidligere har været medlem af et menighedsråd, skal afgive menighedsrådsløftet - en erklæring på ære og samvittighed om at ville udføre det dem betroede hverv i troskab mod den danske evangelisk lutherske folkekirke, så at den kan byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst. Stedfortrædere afgiver erklæringen første gang de indtræder i rådet.
Spørgsmålet om, hvorvidt et nyvalgt medlem har fortabt sin valgbarhed på grund af straf afgøres på det konstituerende møde.
Det konstituerende møde afholdes før funktionsperiodens begyndelse og stedfortrædere skal indkaldes til dette møde, hvis et af de valgte medlemmer er forhindret i at deltage.
På mødet kan der alene behandles konstitueringsspørgsmål, dvs. spørgsmål om valg af formand, næstformand, andre enkeltmandsposter og nedsættelse af de udvalg, som menighedsrådet efter loven har pligt til at nedsætte. Vi foreslår følgende dagsorden:
Der indkaldes til konstituerende menighedsrådsmøde
________ dag, den ________ 20xx kl. ____ i__________.
Dagsorden :
Vedrørende punkt 12, Valg af stående udvalg, skal man være opmærksom på, at, menighedsråd i sogne med under 1.000 folkekirkemedlemmer (5 valgte menighedsrådsmedlemmer), kan beslutte, at der ikke skal nedsættes et kirke- og kirkegårdsudvalg og i stedet kan opgaverne varetages af menighedsrådet.
Det har været diskuteret om man ikke burde underskrive menighedsrådsløftet inden man kan afgøre valgbarhedsspørgsmålet. Uanset hvilken rækkefølge vi vælger at foreslå, så er der gode argumenter for det modsatte. Man kan ikke træde ind i menighedsrådet og deltage i sagsbehandling, før man har underskrevet menighedsrådsløftet, og man skal ikke indtræde og underskrive menighedsrådsløftet, hvis man har mistet sin valgbarhed.
Ingen af de to mulige rækkefølger er rigtig gode; og dermed er det heller ikke mere forkert at tage menighedsrådsløftet før valgbarheden, hvis man har tradition for det, eller synes bedre om det.
Det har ligeledes været diskuteret om udvalgene eller enkeltmandsposterne skulle vælges først eller om udvalgene skulle vælges først. Ifølge menighedsrådslovens §§ 11 og 21, skal begge valg foregå umiddelbart efter valg af formand og næstformand. Det siger imidlertid ikke noget om rækkefølgen, så begge rækkefølger må anses for lovmedholdelige.
Vil du vide mere? |
I valgprocessen til enkeltmandsposterne indgår som første led en drøftelse af, hvem der er interesserede i at være kandidat til posten, og hvem der bringes i forslag som kandidater til posten. Det enkelte medlem har ikke mulighed for at afslå hvervet og kan derfor heller ikke sige nej til at blive opstillet som kandidat, hvis han eller hun bringes i forslag af et andet medlem.
Når drøftelsen er afsluttet, skal formanden afgrænse afstemningstemaet og dermed, hvilke medlemmer der er opstillet som kandidater. Afstemningstemaet kan formuleres sådan, at samtlige medlemmer er opstillet som kandidat til valget, eller sådan at kun enkelte navngivne medlemmer er opstillet som kandidater. Der kan kun afgives stemmer på de medlemmer, som er opstillet som kandidat.
Stemmer på medlemmer, som ikke er opstillet som kandidat er ugyldige.
Der er intet til hinder for at vælge et medlem, som ikke deltager i det konstituerende møde, blot den pågældende er opstillet som kandidat til den pågældende enkeltmandspost.
Hvert år inden udløbet af formandens funktionsperiode, vælger menighedsrådets valgte medlemmer ved hemmelig afstemning formand for det kommende år Valget skal foregå på et menighedsrådsmøde, som finder sted inden 1. søndag i advent (udløbet af funktionsperioden).
Valget ledes af den afgående formand. I dennes forfald ledes valget af den afgående næstformand. Stedfortræder skal indkaldes til dette møde. Så snart valget af formanden har fundet sted, vælges en næstformand for det kommende år .Den nyvalgte formand leder valget af næstformand.
Ved genvalg, er der ingen ændringer, men ved nyvalg får den nyvalgte formand dermed en mødelederfunktion før skæringsdatoen for formandsskiftet. Det mest praktiske vil derfor være, at formands- og næstformandsvalgene foretages som sidste punkt i det sidst afholdte ordinære menighedsrådsmøde inden 1. søndag i advent. Hvis der efterfølgende behandles andre sager, skal den afgående formand vende tilbage som leder af mødets forhandlinger. Under alle omstændigheder er det den afgående formand, som fortsat indtil 1. søndag i advent er ansvarlig for formandens (administrative) forpligtelser. Hvis der i den mellemliggende periode skulle blive behov for et ekstraordinært møde, er det den afgående formand, der forbereder mødet, indkalder medlemmerne og leder forhandlingerne. Menighedsrådet har ingen hjemmel til og kan derfor ikke vedtage, at den nyvalgte formand skal overtage disse forpligtelser før funktionsperioden begynder.
Såfremt der i funktionsperioden sker ændring i menighedsrådets sammensætning eller i valgene til enkeltmandsposter, skal formanden indberette dette i Kirkeportalen på Folkekirkens IntraNet.
Vil du vide mere? |
Et medlem af menighedsrådet har pligt til at modtage valg til formand, næstformand, kirkeværge, kasserer, sekretær, kontaktperson, bygningskyndig eller underskriftsbemyndiget. Dette gælder også de fødte medlemmer (præsterne).
Men præsten har ikke pligt til at lade sig vælge som kontaktperson. Desuden kan formanden ikke være kirkeværge eller kasserer og kan ikke være regnskabsfører. Kirkeværgen kan heller ikke være bygningskyndig eller ansat ved kirken i øvrigt.
Et medlem har kun pligt til at være formand i 4 år. Der står ikke 4 år »i træk«, så det må utvivlsomt accepteres, hvis et medlem beder sig fritaget for genvalg med henvisning til, at han/hun sammenlagt har beklædt formandsposten i 4 år.
Fritagelsesreglen må formentlig også berettige et medlem af et nydannet sogns menighedsråd til at frasige sig formandshvervet, hvis vedkommende hidtil i mindst 4 år, har været formand for menighedsrådet i det sogn, hvorfra det ny sogn netop er udskilt.
Et medlem kan ikke ved valget få (gyldigt) tilsagn om at blive fritaget for hvervet midt i funktionsperioden - uanset om betingelsen (4 år) for at begære sig fritaget er opfyldt eller ej.
Er formanden et af menighedsrådets valgte medlemmer, kan rådet beslutte at tillægge formanden et honorar. Formanden er forpligtet til at modtage honoraret. Størrelsen af honoraret skal godkendes af provstiudvalget.
Vil du vide mere? |
Menighedsrådet kan efter anmodning fritage formand og næstformand for hvervet for resten af en funktionsperiode.
Formand og næstformand har aldrig noget retskrav på at opnå fritagelse for hvervet midt i funktionsperioden, uanset om vedkommende passerer 4 års-grænsen fordi vedkommende er valgt første gang midt i en funktionsperiode. Det er overladt til menighedsrådets skønsmæssige afgørelse, om der er rimelig anledning til at imødekomme et ønske om fritagelse.
Den pågældende (næst)formand kan ikke selv deltage i forhandlingen og afstemningen på grund af inhabilitet. Stedfortræder kan forlanges indkaldt til behandling af anmodning om fritagelse.
Fritagelse kan kun ske efter den pågældendes anmodning. Fritagelse kan fx ikke ske som følge af et mistillidsvotum. Fritagelse kan tidligst meddeles umiddelbart før det tidspunkt, fritagelsen skal have virkning fra. Eksempelvis kan menighedsrådet ikke den 3. januar behandle en anmodning om fritagelse for hvervet med virkning fra 1. maj. En anmodning om fritagelse vil kunne trækkes tilbage indtil det tidspunkt, hvor menighedsrådet har truffet sin afgørelse. Menighedsrådets afgørelse om fritagelse kan ikke påklages til anden administrativ myndighed altså heller ikke til biskoppen eller kirkeministeren.
Vil du vide mere? |
Når en formand eller næstformand fritages for sit hverv, dør eller udtræder af menighedsrådet, foretages nyt valg for resten af den afgående formands eller næstformands funktionsperiode. Foretagelse af nyt formandsvalg er obligatorisk - uanset om der kun er kort tid tilbage af funktionsperioden.
Der er ikke hjemmel til at lade næstformanden fungere som formand. Næstformanden skal varetage formandens funktioner, indtil en ny formand er valgt. Tilsvarende gælder det, at der skal vælges en ny næstformand, hvis posten af de anførte grunde bliver ledig. Valget skal ske ved hemmelig afstemning, ledes af den afgående formand (eller næstformand) og der stemmes først om formand, så næstformand er til sidst om enkeltmandsposterne. Valget er gældende for resten af den afgående formands eller næstformands funktionsperiode.
På det konstituerende møde vælges menighedsrådets formand af de valgte medlemmer af rådet. De fødte medlemmer (præsterne) har ikke stemmeret, men er valgbare og kan vælges som formand for menighedsrådet.
Afstemningen er hemmelig. Der kan næppe tænkes anden form for hemmelig afstemning end brug af stemmesedler (skriftlig afstemning).
Det er menighedsrådet selv, der fastlægger afstemningsproceduren. Det skal naturligvis være afklaret på forhånd, under hvilke betingelser et medlem kan anses for valgt.
Hvis der i det afgående menighedsråds forretningsorden findes regler for fremgangsmåden ved formandsvalget eller regler for foretagelse af personvalg, anvendes disse.
Ved valg af formand og næstformand samt valg til enkeltmandsposter kan anvendes bundet flertalsvalg.
Ved denne valgmåde er den kandidat, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, valgt. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer.
Ved stemmelighed afgøres det ved lodtrækning, hvem der skal stemmes på ved det bundne valg (3. afstemning). Står stemmerne lige efter 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning.
Valget ledes af det førstvalgte medlem, der også har indkaldt til mødet. Det førstvalgte medlem er forpligtet til at åbne det konstituerende møde og lede mødet, indtil formanden er valgt.
Formanden kan ikke vælges til kirkeværge eller kasserer ligesom formanden ikke kan varetage hvervet som professionel regnskabsfører.
Så snart valget af formanden har fundet sted, vælges en næstformand til at fungere i formandens forfald. Man kan altså ikke foretage samlet valg fx efter forholdstalsvalgmåden af formand og næstformand. Valget ledes af den nyvalgte formand eller i dennes forfald af det medlem, der har ledet formandsvalget. Valget foregår ved hemmelig afstemning og i øvrigt efter den fremgangsmåde, som menighedsrådet netop har vedtaget at anvende ved det foretagne formandsvalg.
Valgperiode
Valget af formand og næstformand har virkning for et år ad gangen. Den valgte formands og næstformands funktionsperiode begynder 1. søndag i advent. Menighedsrådet kan ikke vedtage, at valget kun skal gælde for en kortere periode.
Vil du vide mere? |
Menighedsrådet er et kollektivt organ. Det betyder, at stort set alle menighedsrådets beslutninger skal træffes på menighedsrådets møder.
Formanden er dog den person i menighedsrådet, der skal sikre, at menighedsrådet klædes på til opgaven, mødes løbende, og sikre at menighedsrådet træffer alle de nødvendige beslutninger om kirkens og kirkegårdens anliggender. Herefter er det formandens ansvar, at menighedsrådets beslutninger føres ud i livet.
Næstformanden har til opgave at træde i formandens sted, hvis formanden bliver forhindret i at varetage sin opgave som formand. I så fald overtager næstformanden samtlige opgaver der er pålagt formanden og indtræder i dennes rettigheder og pligter.
Næstformandens rolle optræder altså kun når formanden har forfald. Uden for disse situationer er næstformanden stillet som ethvert andet medlem af menighedsrådet.
Det er formanden, og herefter menighedsrådet som træffer afgørelse om, hvorvidt formandens forfald nødvendiggør, at næstformanden overtager formandens funktioner.
Næstformanden kan også være en nyttig sparringspartner for formanden.
Det er formandens opgave, at sørge for at menighedsrådsmøderne bliver holdt. Det skal formanden gøre ved at indkalde til møderne og lave et forslag til en dagsorden.
I begyndelse af hvert kirkeår (som begynder 1. søndag i advent) skal menighedsrådet fastsætte datoerne for det kommende års menighedsrådsmøder. De fleste møder er derfor allerede planlagt for et år ad gangen. Men herudover kan formanden i særlige tilfælde indkalde til ekstraordinære menighedsrådsmøder fx, når spørgsmål af hastende karakter melder sig og skal behandles.
Dagsorden
Formanden udarbejder et forslag til en dagsorden. Formanden kan selv sætte emner på, alt efter hvad der er aktuelt. Herudover skal formanden også sætte emner på dagsordenen fra de øvrige medlemmer. Det kan være en god idé at prioritere emnerne på dagsordenen. Vurdér hvad der er vigtigst og sæt det øverst, så I er sikre på, at nå igennem de vigtigste punkter. Overvej eventuelt også, hvor lang tid hvert emne må tage. På den måde kan man styre, at der er god tid til de vigtige punkter og kortere tid til det mindre væsentlige. Endelig kan man sætte tid på hvor lang tid mødet må vare. Hvis man har en fast bagkant, vil mødet ofte blive mere effektivt.
Baggrundsmateriale
Baggrundsmaterialet til de enkelte emner skal gøres tilgængelige for menighedsrådets medlemmer, herunder præster og medarbejderrepræsentant, så alle har lige adgang til at se de oplysninger, der ligger til grund for behandlingen af emnet.
Frister
Menighedsrådet kan selv beslutte, hvilken frist, der skal gælde for udsendelse af dagsordenen, samt hvilken frist, der skal være for de øvrige medlemmer, hvis de vil foreslå punkter til dagsordenen. Dette kan menighedsrådet fastsætte regler for i sin forretningsorden.
Menighedsrådet kan fx beslutte:
Lukket punkt
Hvis der på et dagsordenspunkt skal drøftes tavshedsbelagte oplysninger eller behandles punkter, der kan skade menighedsrådets forhandlingsposition, hvis punktet er offentligt, skal punktet være lukket. Det betyder, at eventuelle tilhørere til mødet skal gå ud af lokalet under punktets behandling. Rent praktisk kan det være en god idé at lægge lukkede punkter enten i begyndelsen eller i slutningen af mødet, så eventuelle tilhørere nemt kan følge med i resten af mødet. Menighedsrådets møder er jo som udgangspunkt åbne for offentligheden.
Indkaldelsen
Hele menighedsrådet, alle sognets præster og medarbejderrepræsentanter skal indkaldes til menighedsrådsmøderne.
Stedfortrædere skal ikke indkaldes, da de ikke kan deltage i møderne som menighedsrådsmedlemmer. Men de kan være tilhørere til mødet på samme måde som resten af menigheden.
Hvornår skal jeg som formand indkalde stedfortrædere til mødet?
Der skal indkaldes stedfortræder til et møde, hvis et medlem forventes at være fraværende i mere end 2 måneder.
Herudover skal der indkaldes stedfortrædere, hvis der er særlige punkter på dagsordenen, som fx, budget og regnskab, valg til enkeltmandsposter etc.
Mødeledelse under mødet
Start med at godkende dagsordenen, så I er enige om, hvad I skal nå igennem og i hvilken rækkefølge.
Mødeleder
Formanden er mødeleder og skal sikre, at rådet når igennem dagsordenen. Formandens opgave er også at være ordstyrer og sikre, at alle der ønsker det, får ordet til hvert punkt på dagsordenen. Hvis ét medlem tager alt for meget taletid, kan ordstyreren godt afbryde, så det sikres, at alle får lejlighed til at udtale sig om emnet.
Træf en beslutning
Når emnet har været tilstrækkeligt debatteret, skal menighedsrådet træffe en beslutning. Hvad skal der nu ske? Hvis der er stor uenighed i rådet kan det være nødvendigt med en afstemning, så alle dem der måske ikke siger så meget, også får indflydelse på beslutningen.
Beslutningsprotokollen
Endelig er det formandens ansvar at sørge for, at alle beslutningerne skrives ind i menighedsrådets beslutningsprotokol, så det klart fremgår, hvad der er besluttet om de enkelte emner, hvem der har deltaget i beslutningen og hvordan de enkelte medlemmer har stemt.
Mellem møderne
Gennemførelse af beslutninger
Det er formandens ansvar at menighedsrådet beslutninger gennemføres i praksis. Formanden behøver ikke udføre alle opgaverne selv. Der kan aftales en fordeling af opgaverne blandt rådets medlemmer. Endelig vil nogle opgaver naturligt høre under andre i rådet, fx kasserens, kontaktpersonens eller kirkeværgens opgaver.
Det er også formanden der underskriver menighedsrådenes vigtige dokumenter. Dette sker i nogle sammenhænge sammen med den underskriftsberettigede.
Formanden er menighedsrådets ansigt udadtil
Formanden vil ofte have kontakten til rådets eksterne samarbejdspartnere og være den, menigheden kontakter med henvendelser til rådet. Som formand er det vigtigt, at man altid har for øje, at man udtaler sig på vegne af hele menighedsrådet. Derfor skal man også hele tiden være bevidst om, at man har opbakning i rådet til det, man som formand udtaler sig om og aftaler med andre. Det er derfor ikke sikkert, at man altid kan svare eksterne samarbejdspartnere på stående fod. Ofte må man melde tilbage, at henvendelsen vil blive behandlet på det kommende menighedsrådsmøde, hvorefter man vender tilbage.
Hvornår kan formanden selv træffe beslutninger?
De beslutninger, der haster så meget, at de ikke kan vente til det næste menighedsrådsmøde eller de beslutninger, der ikke kan være tvivl om, hvad menighedsrådet mener, kan formanden selv træffe beslutninger om.
Det er i situationen op til formandens skøn at vurdere, hvad der menes med de kriterier. Til vurderingen af dette skøn kan overvejs følgende spørgsmål:
Rådet skal orienteres om de beslutninger formanden selv har truffet på rådets vegne på det førstkommende menighedsrådsmøde, så alle er klar over, hvad der foregår. Rådet kan i den forbindelse drøfte, om man mener, at formanden har handlet indenfor sine beslutningskompetencer eller om praksis i fremtiden skal være en anden.
Kirkeværgefunktionen har sine rødder tilbage i den ældste kirkeret efter reformationen, og i flere end 100 år har det været menighedsrådet, som har kunnet bestemme, om kirkeværgen skal være et af menighedsrådets medlemmer, eller om vedkommende skal være udefrakommende.
Efter menighedsrådsloven vælger menighedsrådet nemlig af eller uden for sin midte en kirkeværge. Et fælles menighedsråd for to eller flere sogne kan dog vælge en kirkeværge for hver kirke. Det samme kan et menighedsråd i et sogn, hvor der er flere kirker. Valg(ene) har virkning for 1 år ad gangen.
Menighedsrådets valg af kirkeværge er imidlertid begrænset af,
Begrundelsen for, at kirkefunktionærer, der er ansat ved kirken eller kirkegården ikke kan vælges til kirkeværge, er, at kirkeværgen fører det daglige tilsyn med kirken og kirkegården og derfor også har et vist tilsyn med kirkefunktionærernes arbejde. Og man bør ikke føre tilsyn med sine kollegers arbejde. Der er dog ikke noget til hinder for, at en kirkefunktionær, der er ansat ved en anden kirke eller kirkegård vælges til kirkeværge, hvis pågældende erklærer sig villig til at påtage sig hvervet.
Begrundelsen for, at posten som bygningskyndig er uforenelig med posten som kirkeværge, er, at den bygningskyndige som deltager i de årlige syn dermed blandt andet kontrollerer kirkeværgens virksomhed.
Hvis menighedsrådet vælger en kirkeværge uden for sin midte, gælder reglerne i cirkulære af 19. februar 2007 om ansættelse af kirkeværger. Det betyder bl.a., at kirkeværgen har ret til ferie og feriegodtgørelse i medfør af ferieloven, og at kirkeværgen ved sygdom – på lige fod med kirkefunktionærerne - er forpligtet til at meddele fravær til kontaktpersonen.
Det betyder også, at der skal udstedes et ansættelsesbevis, hvis kirkeværgens ugentlige arbejdstid overstiger 3 timer, og at der i øvrigt er tale om et tidsbegrænset ansættelsesforhold, da valg til kirkeværge som nævnt kun har virkning for 1 år ad gangen, det vil sige at hvervet ophører lørdag før 1. søndag i advent. Forslag til ansættelsesbevis findes i skabelonsamlingen på Folkekirkens Intranet.
Genvælger menighedsrådet kirkeværgen, der ikke er medlem af rådet, skal der udstedes et nyt ansættelsesbevis.
Menighedsrådet må selv tage stilling til kirkeværgens nærmer funktioner og opgaver, men herunder opstilles en række forslag.
Tilsyn og vedligeholdelse
Det er menighedsrådet som helhed, der har ansvar for tilsyn med og vedligeholdelse af kirken og kirkegården. Selv om menighedsrådet har ansvaret, er det ikke rådet som helhed, der fører det løbende tilsyn. Det føres af nogle, som vælges af menighedsrådet. Det er for det første kirkeværgen. Dernæst er det kirke- og kirkegårdsudvalget. Det vil sige, at det løbende tilsyn med kirkens og kirkegårdens vedligeholdelse og drift varetages på menighedsrådets vegne af kirkeværgen.
Kirkeværgens tilsynsforpligtelse betyder imidlertid ikke, at det er kirkeværgen, der kan give fx graveren tjenstlige forskrifter eller rette mangler ved hans eller hendes arbejde. Hvis kirkeværgen mener, at noget bør påtales over for graveren, må kirkeværgen henvende sig til kontaktpersonen. Dette gælder uanset, om kirkeværgen er medlem af menighedsrådet eller udefrakommende.
Kirkeværgen kan kun iværksætte vedligeholdelsesarbejder i det omfang menighedsrådet har bemyndiget denne hertil. Kirkeværgens arbejdsområder og kompetencer beskrives i en vedtægt.Bygninger
Ifølge forslag til vedtægt for kirkeværgen fører vedkommende – foruden løbende tilsyn med sognets kirke samt fx sognegård, kapel, velfærdsrum, konfirmandstue og redskabshus – tilsyn med inventar såsom kirkens hellige kar, alter, døbefont, prædikestol, tekstiler, stole og kirkeskibe. Tilsynet omfatter tillige maskiner og i øvrigt inventar, der måtte være udlånt til præstens brug.
Bemærk i denne sammenhæng, at der skal føres en inventarliste, det vil sige en fortegnelse over kirkens løsøre og andet tilbehør. Inventarlisten er en del af kirkens protokols indhold. En inventarliste kan hentes ved at
Kirkeværgen sørger også for at kontakte en håndværker, hvis der er ved at ske skade på kirkens ejendomme. Herudover kan det være kirkeværgen der sørger for, at menighedsrådets og det stående udvalgs beslutninger om anskaffelser og/eller arbejder iværksættes. Har menighedsrådet fx besluttet (og stiftsøvrigheden godkendt) at bygge en ny toiletbygning på kirkegården, er det kirkeværgen, der kontakter håndværkerne, fører tilsyn med håndværkerarbejdets udførelse og attesterer alle regninger fra håndværkere og leverandører.
Endelig foreslås det, at det er kirkeværgens opgave at udfærdige kontrakter, når menighedsrådet har truffet beslutning om fx udleje eller bortforpagtning.
Kirkegården
I vedtægt for kirkeværgen foreslås det, at "Kirkeværgen har det daglige tilsyn med kirkegården og skal påse, at kirkegården, og hvad der hører til den, holdes i tilbørlig stand med hensyn til både vedligeholdelse og renholdelse m.v.".
Herudover er det kirkeværgens opgaver at ajourføre kirkegårdsvedtægten, kirkegårdsprotokollen og kirkegårdskortet. De nærmere bestemmelser om vedtægt, protokol og kort findes i lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde (se retsinfo.dk) med tilhørende bekendtgørelse (se retsinfo.dk).
Endelig foreslår vedtægten, at kirkeværgen forestår administrationen af kirkegården, hvis opgaven ikke er tillagt en medarbejder ved kirkegården.
Syn af kirke og kirkegård
Kirkeværgen foreslås i vedtægten forpligtet til at deltage i alle former for syn, det vil sige både det årlige syn, provstesynet og eventuelle ekstraordinære syn.
Det årlige syn over kirken og kirkegården omfatter:
Læs mere om syn her Vedtægtsforslaget giver mulighed for at pålægge kirkeværgen at føre synsprotokollen, herunder ansvaret for inden 14 dage at indsende udskrift af, hvad der i protokollen er tilført om synsforretningen (synsprotokollen) til provstiudvalget.
Bemærk, at kirkeværgen ingen rolle spiller for så vidt angår ansvar for og tilsyn med præstens tjenestebolig.
Sikkerhed og forsikring
Efter forslaget til vedtægten for kirkeværgen er det også kirkeværgen, der udarbejder og indgiver skadesanmeldelser. Dette skal ske efter reglerne i Folkekirkens Forsikrings- og Selvforsikringsordning.
Herudover har kirkeværgen ifølge vedtægtsforslaget ansvaret for kirkens brandsikring og for, at kirkens hellige kar m.v. opbevares i brand- og dirkefrit skab. At kirkeværgen har ansvaret for brandsikringen betyder fx, at det er kirkeværgens ansvar, at der i umiddelbar nærhed af et juletræ med levende lys opstilles en pulverslukker. Men det betyder ikke, at kirkeværgen kan forbyde, at der anvendes levende lys.
Vedtægt
En allerede eksisterende vedtægt bortfalder ikke, blot fordi et nyt menighedsråd tiltræder. Det kræver en ny behandling og beslutning i rådet. En eventuel beslutning om at ændre vedtægten i et nyt råd kan først træffes, når funktionsperioden begynder (1. søndag i advent).
Kirkekassens økonomi er et ansvarsområde, der påhviler hele menighedsrådet. Men menighedsrådet vælger en kasserer, som på vegne af menighedsrådet er ansvarlig for den regnskabsmæssige rapportering og som har ansvaret over for menighedsrådet for, at hvervet udføres korrekt. Bogføringen varetages af den regnskabsførende, som kan være den valgte kasserer eller en anden af menighedsrådet udpeget person, som f.eks. en kordegn, administrativ medarbejder eller ekstern regnskabsfører.
Den af menighedsrådets midte valgte kasserer vil, såfremt selve hvervet tilknyttes en kirkefunktionærstilling eller udføres af en ekstern kasserer (regnskabsfører), være den person, som på menighedsrådets vegne har ansvaret for at tilse, at de til kassereren henlagte opgaver også bringes til udførelse, herunder i overensstemmelse med de gældende regelsæt om budget og regnskab m.v.
Menighedsrådet vælger altid en kasserer blandt sine medlemmer. Valget har virkning for 1 år ad gangen. Formanden kan ikke vælges til kasserer.
En mulighed for at lægge regnskabsopgaven ud kunne også være, at menighedsrådene i provstiet i fællesskab ansatte en medarbejder, der varetog bogføringsfunktionerne for alle menighedsråd i provstiet under ansvar over for de enkelte menighedsråds valgte kasserere.
Menighedsrådet kan som sagt naturligvis også beslutte, at hvervet udføres fuldt ud af den valgte kasserer selv.
Sekretær for menighedsrådet vælges blandt menighedsrådets medlemmer, og har virkning for 1 år ad gangen. Sekretærhvervet kan i stedet henlægges til en af kirkens funktionærstillinger.
Menighedsrådet fastsætter en vedtægt for sekretærens arbejdsområde. Typisk vil det være bestemt, at sekretæren skal bistå formanden med opgaver i forbindelse med forberedelse, indkaldelse og afholdelse af menighedsrådets møder, samt udførelsen af menighedsrådets beslutninger.
Sekretæropgaver
Menighedsrådet bestemmer selv hvilke opgaver sekretæren skal udføre. Det kunne fx være:
Skriv det ned
Opgaverne skal beskrives i en vedtægt for sekretærens forretningsområde.
Hvis sekretærhvervet er knyttet til en medarbejder beskrives opgaverne i en stillingsbeskrivelse. I så fald skal der ikke laves en vedtægt.
Menighedsrådet er arbejdsgiver for kirkens ansatte, med undtagelse af præsterne. Én af menighedsrådets opgaver er derfor at lede kirkens ansatte i den retning, som menighedsrådet ønsker for kirken. Til at varetage denne opgave vælger menighedsrådet en kontaktperson.
Formålet med en kontaktperson er, at der skabes en klar ledelses – og arbejdsgang for medarbejderne, så de ikke modtager tjenestelig forskrifter fra flere end én person.
Kontaktpersonen vælges i blandt menighedsrådets medlemmer, såvel valgte som fødte medlemmer. Det betyder at menighedsrådet kan vælge enten et lægt medlem eller præsten som kontaktperson. Endelig kan opgaven som kontaktperson efter menighedsrådets beslutning deles mellem en af pastoratets præster og et af de valgte medlemmer.
Kirkefunktionærer og andre ansatte ved kirken eller kirkegården, som har et ansættelsesforhold, der har en varighed på 1 måned eller mere, og hvis gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger 8 timer, er ikke valgbare til menighedsrådet i den kreds, hvor de har tjenestested.
Det betyder dog også, at kirkefunktionærer med et lille timetal eller en midlertidig ansættelse, er valgbare til menighedsrådet, og kan derfor også vælges til kontaktperson. Det er altså ikke ulovligt at vælge en kirkefunktionær til kontaktperson. Det bør overvejes om det er hensigtsmæssigt, da det i praksis vil være svært at løse opgaven som kontaktperson, hvis man er ansat ved kirken eller kirkegården, idet man efter en konkret vurdering (meget) ofte vil være inhabil.
Det kan derfor ikke anbefales at vælge en kirkefunktionær til kontaktperson.
Valget gælder for et år ad gangen ligesom for de øvrige enkeltmandposter.
Hvis det bliver nødvendigt med afstemning, kan der anvendes tilsvarende fremgangsmåde (bundet flertalsvalg) som nævnt under valg af formand, jf. menighedsrådslovens § 8 - bortset fra, at afstemningen ikke er hemmelig.
Menighedsrådet vælger en bygningskyndig. Valget har virkning for 1 år ad gangen. Den bygningskyndige deltager i syn over kirke og kirkegård sammen med menighedsrådet. Den bygningskyndige kan udpeges blandt rådets medlemmer, men kirkeværgen kan ikke vælges til hvervet.
Der stilles ikke specielle faglige eller uddannelsesmæssige krav til den bygningskyndige. Det kan dog generelt anbefales, at den pågældende er arkitekt- eller ingeniøruddannet. Der kan, i henhold til bekendtgørelse om diæter m.v. til medlemmer af menighedsråd, provstiudvalg, budgetudvalg og stiftsudvalg samt til bygningskyndige deltagere i synsforretninger over kirker og præsteboliger, udbetales et honorar til den bygningskyndige for dennes deltagelse i synsforretninger over kirker og præsteboliger.
Vederlaget fastsættes efter aftale mellem menighedsrådet og den bygningskyndige. Vederlagets størrelse skal fastsættes under hensyntagen til den bygningskyndiges uddannelsesmæssige baggrund og erfaring m.v. Det kan dog ikke overstige honoraret til provstiudvalgets bygningskyndige.
Menighedsrådet vælger af sin midte en person, der bemyndiges til sammen med formanden at underskrive dokumenter vedrørende køb, salg og andre dispositioner over kirkens eller præsteembedets faste ejendom og optagelse af lån. Valget har virkning for 1 år ad gangen.
Vedrører dispositionen flere menighedsråd, skal de pågældende dokumenter underskrives af de nævnte repræsentanter for samtlige menighedsråd.
Menighedsrådet kan godt have bemyndiget andre (typisk ansatte) til i det daglige, at skrive under for menighedsrådet ved andre og mindre dispositioner. Det er kun ved sager om fast ejendom og lån, der stillet krav om dobbelt underskrift ved hhv. formand og underskriftsbemyndiget.
Hvilke dokumenter skal den underskriftsberettigede person underskrive?
Ved fast ejendom forstås kirkens og præsteembedets faste ejendomme.
Ved andre dispositioner over fast ejendom forstås dispositioner af betydning for adgangen til at råde over ejendommen. Ud over køb og salg og optagelse af lån er det f.eks. også forpagtningskontrakter og løbende lejemål.
Ved optagelse af lån forstås lån til udførelse af arbejder på kirker, kirkegårde, præstegårde og kirkefunktionærboliger. Det kan også være lån til erhvervelse af fast ejendom, til sikring af kirkers og kirkegårdes omgivelser, til køb af jord til udvidelse af kirkegården, anlæg af parkeringspladser, eller til opførelse, ombygning eller istandsættelse af kirkegårdens bygninger.
Såfremt dispositionen vedrører flere menighedsråd, skal de pågældende dokumenter underskrives af de underskriftsberettigede for hvert af menighedsrådene.
Bestemmelserne om valg af personer til menighedsrådets udvalg findes i menighedsrådslovens kapitel 3.
Valg af medlemmer til det stående udvalg (kirke- og kirkegårdsudvalg og præstegårdsudvalg) foretages på menighedsrådets konstituerende møde umiddelbart efter valg af formand og næstformand.
Valgene har virkning for menighedsrådets funktionsperiode, og menighedsrådets medlemmer har pligt til at modtage valg til udvalg.
Hvert af rådets medlemmer kan kræve forholdstalsvalgmåden bragt i anvendelse ved besættelsen af udvalgsposter.
Hvis et medlem har krævet forholdstalsvalgmåden bragt i anvendelse, skal formanden forud for afstemningen spørge medlemmerne om, hvilke grupperinger de eventuelt ønsker at slutte sig til. Det står medlemmerne frit for at tilslutte sig den gruppe de vil, men dette må tilkendegives over for formanden.
Det fremgår af menighedsrådsloven, at menighedsrådet kan beslutte at nedsætte særlige udvalg. Denne mulighed kan ikke benyttes til at foretage ændringer i den kompetence, der efter loven er henlagt til de udvalg som menighedsrådet skal nedsætte.
De særlige udvalg, et menighedsråd eventuelt nedsætter, tillægges derfor hovedsagelig opgaver, der har med konkret sags forberedelse, rådgivning og lignende at gøre. Som eksempler på emner for særlige udvalg kan nævnes børne- og ungdomsarbejde, omsorgsarbejde, kirkeblad og gudstjenesten.
For sådanne udvalg, som menighedsrådet ikke har pligt til at nedsætte, kan menighedsrådet fastsætte en kortere funktionsperiode og tillade at også personer, der ikke er medlem af menighedsrådet, er med i udvalget. Forholdstalsvalgmåden kan også kræves anvendt ved valg til særlige udvalg. Nedsættelse af særlige udvalg bør ikke ske på det konstituerende møde. Nedsættelsen af særlige udvalg forudsætter en politisk prioritering, som først kan finde sted, når menighedsrådet er tiltrådt.
Et menighedsråd skal have et stående udvalg - kirke- og kirkegårdsudvalget - på mindst 3 af menighedsrådets medlemmer. Kirkeværgen kan ikke vælges til medlem af udvalget.
Bemærk, at menighedsråd i sogne med under 1.000 folkekirkemedlemmer (5 valgte menighedsrådsmedlemmer), kan beslutte, at der ikke skal nedsættes et kirke- og kirkegårdsudvalg og i stedet kan opgaverne varetages af menighedsrådet.
Udvalget varetager tilsynet med kirkens (kirkebygning og tilliggende jorde samt de til brug for kirken hørende bygninger med inventar, løsøre og tilbehør) og kirkegårdens vedligeholdelse og drift, kirkeværgens forretningsførelse samt mindre arbejder ved kirke og kirkegård. Menighedsrådet skal i en vedtægt fastsætte nærmere retningslinier for udvalgets virksomhed og beføjelser.
Er der flere menighedsråd i et pastorat, nedsætter menighedsrådene et stående præstegårdsudvalg. Præstegårdsudvalget består af et lige stort antal medlemmer fra hvert menighedsråd, uanset menighedsrådskredsenes størrelse.
Menighedsrådene fastsætter en vedtægt for udvalgets virksomhed og beføjelser. Dette kan enten ske hvert råd for sig eller på et fælles møde. Er der ikke enighed mellem rådene om vedtægtens indhold, træffes afgørelsen på fællesmødet ved almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed afgør biskoppen sagen.
Præstegårdsudvalget varetager tilsynet med præsteembedets faste ejendom. Det er brugeren (præsten), der står for det daglige tilsyn med boligen, samt for en nærmere bestemt del af vedligeholdelsen, og tilsynet har kun adgang til boligen under størst mulig hensyntagen til brugeren.
Forslag til vedtægt for præstegårdsudvalg findes her.
Såfremt kirken ikke er selvejende, men ejes af fx en godsejer eller en kommune, nedsætter menighedsrådet et stående udvalg, der består af sognepræsten og 2 af rådets valgte medlemmer, til varetagelse af menighedens interesser med hensyn til kirken og kirkegården m.m.
Udvalget skal have lejlighed til at udtale sig om alle større arbejder, der udføres ved kirken eller kirkegården, og har ret til gennem menighedsrådet at henvende sig til de kirkelige tilsynsmyndigheder.
Udvalget har ikke herudover beføjelser i forhold til kirkeejeren.
Menighedsrådet kan nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for menighedsrådet eller de stående udvalg.
Menighedsrådet bestemmer selv de særlige udvalgs sammensætning og fastsætter regler for deres virksomhed.
Menighedsrådet kan dog ikke delegere beslutningskompetencen til et udvalg. Et udvalg, der skal varetage bestemte hverv, kan derfor kun fungere som udøvende organ på menighedsrådets vegne, dvs. handle i overensstemmelse med beslutninger truffet af det samlede råd. Rådet kan ikke give et udvalg opgaver, som falder uden for, hvad rådet selv kan beskæftige sig med.
Fælles udvalg om ansættelses og kirkegårdsdrift ved samarbejder
Indgår et menighedsråd i et samarbejde med et eller flere andre menighedsråd kan de nedsætte et fælles ansættelsesudvalg eller et fælles udvalg om kirkegårdsdrift.
Udvalgenes kompetencer præciseres i en vedtægt, men det er fx muligt at flytte ansættelses- og afskedigelseskompetencen til et fælles udvalg under menighedsrådene. Vedtægten bør også beskrive om andre opgaver varetages af det fælles udvalg. Fx udarbejdelse af stillingsopslag, afholdelse af samtaler, valg af kandidat, underskrivelse af ansættelsesbrev m.v. Dette vil være væsenltigt for en ansat at have klarhed over.
Udvalgene handler altid på de deltagende menighedsråds vegne og under ansvar overfor de deltagende menighedsråd. Det er stadig menighedsrådene, som råder over selvstændige midler til aflønning m.v. af ansatte. Et udvalg med ansættelses- og afskedigelseskompetence råder således ikke over selvstændige midler. Medarbejderne vil som følge heraf skulle rette eventuelle krav mod menighedsrådet/rådene.
Det fælles kirkegårdsudvalg er ikke et udvalg, som erstatter de stående kirke- og kirkegårdsudvalg, men der er mere tale om et koordinerende udvalg, som kan træffe beslutninger inden for nærmere fastlagte rammer. Det fælles udvalg om kirkegårdsdrift handler altså også på menighedsrådenes vegne. Det endelige ansvar for kirkegårdene vil fortsat være ved menighedsrådene uanset, at disse har nedsat et fælles udvalg.
Menighedsrådet skal nedsætte en valgbestyrelse på 3 medlemmer valgt efter forholdstal. Valgbestyrelsens formand udpeges af menighedsrådet blandt valgbestyrelsens medlemmer.
Valgbestyrelsens opgaver og beføjelser i forbindelse med tilrettelæggelse og afholdelse af valg fremgår af lov om valg til menighedsråd og Kirkeministeriets valgcirkulære, der udsendes af Kirkeministeriet, før de ordinære valg skal finde sted.
Klager over valgbestyrelsens afgørelser indbringes for biskoppen.
Valgbestyrelser vælges altid efter forholdstal - udvalgene skal anvende forholdstal, hvis et medlem af rådet ønsker det.
Formålet med forholdstalsvalgmåden er at beskytte mindretal. Hvis et menighedsråd eksempelvis består af 2 grupper på henholdsvis 6 medlemmer og 5 medlemmer, vil gruppen med 6 medlemmer ved afstemning efter almindeligt stemmeflertal altid vinde afstemningerne. Dette viser begrænsningen ved den almindelige demokratiske spilleregel, som eksempelvis gælder ved valg til enkeltmandsposter i menighedsrådet og afstemninger i almindelighed.
Forholdstalsvalgmåden tilsigter at yde garanti for, at der ved valg af medlemmer til udvalg tages passende hensyn til mindretal i menighedsrådet, idet flertallet hermed ikke kan forhindre et betydeligt mindretal i at opnå repræsentation i et udvalg.
I følgende eksempel skal der foretages besættelse af 6 udvalgsposter i et udvalg efter forholdstalsvalgmåden.
Menighedsrådets medlemmer (inkl. fødte medlemmer) meddeler formanden at de ønsker at stemme i 3 grupper på henholdsvis 6, 5 og 4 personer.
Det er således ikke givet, at grupperne er de samme som eventuelle lister, der stillede op til valget. Anmeldelse af grupper over for formanden er uafhængig af eventuelle lister. Præsten deltager således også i valget uanset at han/hun ikke har været opstillet på en liste.
Først deles hver af gruppernes medlemstal med 1, derefter deles hver af gruppernes medlemstal med 2, derefter med 3 osv. Man deler de oprindelige tal, altså 6, 5 og 4, indtil hver gruppes medlemstal er delt med et tal så stort som det antal medlemmer, der højest kan ventes at tilfalde vedkommende gruppe.
Resultatet af disse udregninger ser sådan ud:
| | Gruppe 1 | Gruppe 2 | Gruppe 3 |
| | 6 | 5 | 4 |
| Divisor 1 | 6 | 5 | 4 |
| Divisor 2 | 3 | 2½ | 2 |
Derefter fordeles udvalgets medlemmer på hver af grupperne på følgende måde.
Gruppe 1, har den største kvotient (6) og får ret til medlem nr. 1.
Gruppe 2, der har den næststørste kvotient (5), får ret til medlem nr. 2.
Gruppe 3, der har den tredjestørste kvotient (4), får medlem nr. 3.
Gruppe 1, der har den fjerdestørste kvotient (3), får medlem nr. 4.
Gruppe 2, der har den femtestørste kvotient (2 1/2), får medlem nr. 5.
Udvalgsmedlem nr. 6 kan både tilfalde gruppe 1 og gruppe 3, da begge har den sjettestørste kvotient (2).
Når kvotienterne er ens, og der kun er et mandat til fordeling, foretages lodtrækning mellem de 2 grupper, der har samme kvotient. I eksemplet vinder gruppe 1 lodtrækningen og tilkendes medlem nr. 6.
Ved den førstkommende faste gudstjeneste efter det konstituerende møde bekendtgør præsten fra prædikestolen hvem, der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem, der er valgt til menighedsrådets formand.
Inden funktionsperiodens begyndelse sørger den nyvalgte formand for, at det offentliggøres, hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem der er valgt til menighedsrådets formand.
Der stilles ikke krav til, hvordan denne bekendtgørelse skal ske, men sognet beboere skal have mulighed for at få kendskab til oplysningerne om, hvem der er valgt til medlemmer af rådet og hvem der er rådets formand. Offentliggørelse kan fx ske på menighedsrådets hjemmeside, i den lokale presse eller begge steder.
Den nyvalgte formand sørger for, at det indføres i Kirkeportalen på Folkekirkens IntraNet, hvem der er valgt til menighedsrådets formand, kirkeværge, kasserer, kontaktperson og tegningsberettiget. Den nyvalgte formand sørger endvidere for, at det på samme tid også indberettes, hvem menighedsrådet vælger til valgbestyrelse.
Såfremt der i funktionsperioden sker ændring i menighedsrådets sammensætning, skal formanden for menighedsrådet indberette dette til stiftsadministrationen. Indberetningen skal altid indeholde oplysninger om de pågældende menighedsrådsmedlemmers personnumre. Stiftsadministrationen sørger for den fornødne ajourføring af det af Kirke ministeriet anviste system på baggrund af menighedsrådets indberetning.
Der kan i enkelte tilfælde ydes diæter til menighedsrådsmedlemmer.
Der ydes bl.a. diæter til valgte medlemmer for deltagelse i syn over kirkebygninger, kirkegårde med bygninger, præsteboliger, præstegårdes avlsbygninger, menighedshuse og konfirmandbygninger samt for deltagelse i møder inden for normal arbejdstid, som vedkommende stiftsøvrighed indkalder til. Derimod kan der ikke ydes diæter for deltagelse i ordinære menighedsrådsmøder og normalt heller ikke i ekstraordinære, medmindre stiftsøvrigheden har tiltrådt dette.
Udarbejdet af
Denne vejledning er udarbejdet af de ti stifter i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd.
Kontakt
Har du spørgsmål til vejledningen eller brug for rådgivning?
Landsforeningen af Menighedsråd, kontor@menighedsraad.dk, 87 32 21 33
eller
Et af de ti stifter i Danmark. Du finder kontaktinformation på de ti stifter her: Stifterne.
Opdateret
30. juli 2024