Møder

Forretningsordenen indeholder bestemmelser om menighedsrådets forhandlinger og afstemninger m.m., dvs. bestemmelser om blandt andet:

Offentlighedens adgang til at overvære menighedsrådets møder, behandling af konkrete sager for lukkede døre, hvor dette er nødvendigt eller findes rimeligt,

Menighedsrådets møder, indkaldelse til møder, udsendelse af dagsorden, sagers optagelse på dagsorden,

Beslutningsdygtighed, formandens mødeledelse og forelæggelse af sager, medlemmernes adgang til at få ordet til dagsorden,

Deltagelse i forhandlinger og afstemning, inhabilitet, medlemmers pligt til at underrette om forhold, der giver anledning til tvivl om medlemmets habilitet, o.m.a.

Forretningsordenens ikrafttrædelse, herunder at ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal normalt behandles på 2 ordinære møder.

Som bilag til Kirkeministeriets vejledning af 15. september 1994 om menighedsrådsloven er optrykt et forslag til en normalforretningsorden for menighedsråd. Herudover har Landsforeningen af Menighedsrådsmedlemmer udgivet et forslag til forretningsorden for menighedsråd.

Menighedsrådet vedtager selv sin forretningsorden. Der står ikke noget i menighedsrådsloven om, hvilke bestemmelser forretningsordenen kan eller skal indeholde. Det betyder ikke, at menighedsrådet har ubegrænset frihed til at bestemme, hvilken forretningsgang der skal gælde for menighedsrådets beslutningsproces.

Forretningsordenens bestemmelser må ikke være i strid med loven. Hvis der er modstrid mellem en bestemmelse i forretningsordenen og en lovregel, gælder lovreglen. 

Når menighedsrådet skal udforme sin forretningsorden, er det bundet af lovgivningen, herunder af forskellige uskrevne forvaltningsretlige grundsætninger omkring beslutningsprocessen i offentlige råd. Forretningsordenen må heller ikke indeholde bestemmelser, der er i strid med forvaltningsretlige grundsætninger.

Uenighed om forretningsgangen i menighedsråd i forbindelse med en sags behandling - herunder forståelsen af bestemmelser i forretningsordenen - kan forelægges biskoppen til afgørelse af ethvert medlem af menighedsrådet samt af præster og medarbejderrepræsentanter, som har ret til at deltage i rådets møder.

Skabelon til forretningsorden

Der er ingen fast regel for, hvordan en forretningsorden skal se ud, men der kan findes et forslag til forretningsorden under menuen "Skabeloner"

 Forretningsorden for menighedsråd

Menighedsrådet træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes. Mødeplanen offentliggøres i begyndelse af hvert kirkeår. Menighedsrådet skal altså beslutte for et år ad gangen, hvornår og hvor møderne skal holdes. Da offentligheden som hovedregel har adgang til at overvære menighedsrådets møder, bør disse ikke henlægges til private hjem. Møder forudsættes afholdt regelmæssigt på forud fastlagte tidspunkter. Der bør vælges tidspunkter, hvor medlemmerne har mulighed for at komme uden at skulle tage fri fra arbejde. Mødefrekvensen for ordinære møder kan fx være ét månedligt møde og fx således, at sommerferieperioden holdes mødefri.

Tid og sted for det enkelte møde skal også offentliggøres forud for mødet. Så vidt det er muligt, gælder dette også ekstraordinære møder. Det kan dog i enkelte tilfælde være nødvendigt at afholde et ekstraordinært møde med så kort varsel, at rådet ikke kan nå at offentliggøre det.

Mødeplanen samt tid og sted for det enkelte møde kan offentliggøres fx i den lokale presse eller i kirkebladet. Planen kan også slås op på kirkedøren eller i våbenhuset, eller menighedsrådet kan bruge kirkens hjemmeside til at orientere om rådets møder. Bekendtgørelse fra prædikestol alene er ikke tilstrækkeligt. Offentliggørelse skal ske på en måde, så interesserede bliver bekendt med mødets afholdelse.

Menighedsrådet kan fastsætte regler om varigheden af rådets møder. Baggrunden for bestemmelse er, at det kan være til nytte for et menighedsråd at sætte fokus på varigheden af møderne, og at det samtidig kan være med til at skabe effektive beslutninger, hvis menighedsrådet fastlægger varigheden af sine møder.

Om såkaldt sagsfortegnelse gælder, at en fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på menighedsrådets møde – med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt – så vidt muligt skal offentliggøres.

Formålet med at fremlægge en sagsfortegnelse er blandt andet at skabe mere åbenhed om menighedsrådets arbejde. Fortegnelsen skal som minimum angive sagernes emner, og både de sager, der foreslås behandlet for åbne døre og de sager, der foreslås behandlet for lukkede døre, skal medtages.

Sagsfortegnelsen er ikke nødvendigvis identisk med dagsordensudkastet, som kan være mere detaljeret og indeholde tavshedsbelagt oplysninger.

Formanden forbereder menighedsrådets møder og indkalder medlemmerne til disse.
 

Ekstraordinære møder afholdes, når menighedsrådets formand, en sognepræst eller mindst 1/3 af medlemmerne (valgte og fødte) ønsker det.

Indkaldelsen til møder skal ske med et passende varsel og ved brug af dagsorden. Menighedsrådsloven indeholder ikke regler om tidspunktet for rettidig udsendelse af dagsorden, men i praksis må fristen sættes til mindst 4 hele søgnedage (hverdage + lørdage). Denne frist vil fremgå af menighedsrådets forretningsorden. Der skal foreligge tvingende grunde, hvis dagsorden udsendes på et senere tidspunkt.

Er indkaldelse ikke sket med lovligt varsel, eller dagsorden ikke udsendt rettidigt, er menighedsrådet som regel afskåret fra at træffe beslutninger i sagerne, medmindre alle er til stede og er enige om det. 

Formanden for menighedsrådet skal i videst muligt omfang sørge for at give medlemmerne m.fl. underretning om, hvilke sager der vil komme til behandling på møder. Formanden skal også sørge for, at det fornødne materiale til sagernes bedømmelse enten udsendes eller på anden måde er tilgængeligt for disse i god tid før møderne.

Har medlemmerne ikke i rimelig tid inden mødet fået underretning om, hvilke sager der kommer til behandling på mødet eller - senest under mødet - haft mulighed for at sætte sig ind i en sag, kan ethvert af medlemmerne almindeligvis kræve, at sagen ikke behandles på mødet. Afviser menighedsrådet at følge et sådant krav, må forslagsstilleren stemme imod, og kan kræve sit standpunkt tilført beslutningsprotokollen. 

Afgørelsen af enkle og ukomplicerede sager, som menighedsrådet uden videre kan tage stilling til, kan dog ikke forlanges udsat. Det samme gælder for sager, som ikke tåler udsættelse.

Dagsordenen indeholder oplysning om sager eller emner, som man kender på indkaldelsestidspunktet. Sager, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er tilstede og enstemmigt vedtager det.

Dagsordenen kan være mere fyldig end sagsfortegnelsen, der skal være offentlig tilgængelig. Dagsordenen kan også indeholde oplysninger, for hvilke der er tavshedspligt. Er det tilfældet, er materialet ikke tilgængeligt for offentligheden og må behandles fortroligt.

Forretningsordenen kan også indeholde nærmere bestemmelser om det enkelte medlems adgang til at anmode om sagers behandling (optagelse på dagsordensforslaget, som formanden udsender) og frist for fremsættelse af anmodninger herom, men bestemmelser, der forringer de rettigheder, det enkelte medlem har ifølge loven, er »ugyldige«.

Formanden kan ikke afvise at optage et forslag på dagsordenen, hvis det er rettidigt fremsat.
 

Indsigelse imod og forslag om korrektioner eller tilføjelser til, hvad formanden har skrevet i den dagsorden, som er udsendt til medlemmerne, skal fremsættes ved mødets begyndelse. Er der ingen bemærkninger, kan denne som regel betragtes som godkendt af menighedsrådet som dagsorden for mødet. Rækkefølgen af sagers behandling på menighedsrådsmøder bestemmes af formanden, der ikke er bundet af rækkefølgen i dagsordenen.
 

I praksis sondrer man imellem sager til efterretning (underretning) og sager til beslutning.
 

Formandens eller andre menighedsrådsmedlemmers meddelelser til menighedsrådet og lignende sager til efterretning kan normalt ikke gøres til genstand for forhandling eller beslutning, medmindre alle de tilstedeværende medlemmer er enige derom. Der vil normalt være lejlighed til at stille supplerende spørgsmål og adgang til at komme med uddybende bemærkninger.
 

Menighedsrådets formand kan afgøre sager på menighedsrådets vegne, der ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Formanden skal forelægge sådanne afgørelser for menighedsrådet til efterretning på næste møde. Orienteringen gives normalt ved mødets begyndelse. Rækkevidden af formandens bemyndigelse kan være præciseret i forretningsordenen.

Menighedsrådets afgørelse om, hvorvidt en sag skal behandles på et møde eller ikke og andre spørgsmål om uenighed om forretningsgangen herunder forberedelse af menighedsrådets møder, kan påklages til biskoppen.

En fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på et menighedsrådsmøde, samt en udskrift af menighedsrådets beslutningsprotokol med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, skal så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i menighedsrådskredsen.

Derimod skal eventuelle mødereferater, postlister og andet internt arbejdsmateriale ikke være fremlagt.
 

Sagsfortegnelsen kan være identisk med det dagsordensforslag, formanden udsender til samtlige mødedeltagere før mødet, men behøver ikke at være det. Fortegnelsen skal indeholde angivelse af de emner, der skal til behandling på mødet, dvs. også de emner, der påregnes behandlet for lukkede døre. Sidstnævnte emner angives på en måde, der sikrer den fornødne fortrolighed.

Menighedsrådets møder er offentlige, dvs., at offentligheden skal have mulighed for at overvære menighedsrådets forhandlinger og afstemninger.

Tilhørerne skal forholde sig i ro under mødet, og der er ikke mulighed for at give dem adgang til at stille spørgsmål eller deltage i debatten. 

Menighedsrådet kan dog give ansatte eller andre særligt tilkaldte adgang til at udtale sig under menighedsrådsmøderne. Samme regel gælder for emner, der behandles for lukkede døre.

Menighedsrådet kan fastsætte et ordensreglement for tilhørerne, hvor det bl.a. kan forbydes, at tilhørerne anvender båndoptagere og andet teknisk udstyr.

Menighedsrådet kan beslutte at behandle enkelte sager for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal også forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden.

Bestemmelsen giver ikke almindelig adgang til at udelukke offentligheden fra at overvære rådets møder. Eksempelvis kan en dørlukning ikke begrundes med, at den er nødvendig for at opnå en debat, hvis der ikke er tale om en sag, hvori der indgår eller forventes at indgå en omtale af fortrolige forhold.
 

Det kan heller ikke generelt bestemmes, at visse sagstyper behandles for lukkede døre, eller at en del af mødet som fast ordning holdes for lukkede døre. Som eksempler på sager, der ofte skal behandles for lukkede døre, kan nævnes sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold, sager om køb og salg af fast ejendom og sager om overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Hvor det er foreskrevet i lovgivningen eller følger af sagens karakter, er menighedsrådet forpligtet til at behandle sagen for lukkede døre. En beslutning om at lukke dørene er ikke uden videre ensbetydende med, at mødedeltagerne får tavshedspligt med hensyn til det, der passerer på møderne.

Beslutninger truffet for lukkede døre skal også indføres i menighedsrådets beslutningsprotokol. Indeholder disse beslutninger oplysninger, der i følge lovgivningen er undergivet tavshedspligt skal disse udelades i forbindelse med protokollens offentliggørelse.

Det er kun menighedsrådsmøder og ikke udvalgsmøder, der er offentlige. Hverken menighedsrådet eller udvalget kan beslutte, at offentligheden skal have adgang til at overvære udvalgsmøder.

Menighedsrådet kan tillade, at personer, der er ansat af menighedsrådet, også overværer behandlingen af sager for lukkede døre. Menighedsrådet kan til enhver tid beslutte, at en sekretær, der ikke er medlem af rådet, skal forlade mødelokalet under forhandlinger og afstemninger i konkrete sager. Menighedsrådet kan ligeledes tillade, at andre personer - eksempelvis menighedsrådets bygningskyndige og en advokat - overværer en sags behandling for lukkede døre, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning. Menighedsrådet kan pålægge disse personer en tavshedspligt efter reglerne i forvaltningsloven.

Menighedsmøder er møder, hvortil alle menighedsrådskredsens (sognets eller kirkedistriktets) folkekirkemedlemmer har adgang. 

Menighedsrådet skal en gang om året indkalde til et menighedsmøde, hvor rådet redegør for sidste års regnskab og det kommende års budget. Samtidig skal menighedsrådet aflægge beretning om rådets virksomhed i det forløbne år og orientere om den planlagte virksomhed i det kommende år.

Redegørelsen og beretningen aflægges mundtligt på menighedsmødet og kan, hvis rådet beslutter det, suppleres med en skriftlig beretning, der f.eks. kan offentliggøres i kirkebladet eller på sognets hjemmeside.

Menighedsmøder kan også afholdes fælles for alle menighedsrådene i et pastorat.

Ved afstemninger på menighedsmøder er kun de valgberettigede medlemmer af menigheden/menighederne stemmeberettigede (dvs. medlemmer, der opfylder betingelserne for at kunne stemme ved menighedsrådsvalg). Medlemmerne af de berørte menighedsrådskredses menighedsråd har mødepligt, medmindre de har lovligt forfald.

Afholdelsen af menighedsmøder skal bekendtgøres på en måde, der sikrer, at så mange som muligt bliver bekendt med mødets afholdelse, fx gennem den lokale presse. I bekendtgørelsen angives, hvilke emner der vil blive behandlet på mødet.

Menighedsrådene i et pastorat med 2 eller flere sogne eller i et sogn med 2 eller flere kirkedistrikter kan, beslutte, at pastoratet eller sognet skal have fælles menighedsråd, når et menighedsmøde i hvert af sognene ønsker det.

Hvis et pastorats menighedsråd skønner, at der i pastoratet er et udbredt ønske om at få ansat en bestemt person som præst, og menighedsrådet(ene) har ansøgt om at få den pågældende ansat som præst, berammer biskoppen et menighedsmøde for hele pastoratet, på hvilket spørgsmålet om den pågældendes ansættelse skal sættes til afstemning. Biskoppen kan bestemme, at menighedsmødet deles i flere møder, såfremt forholdene begrunder det.

Fællesmøde er betegnelsen for et møde med deltagelse af menighedsrådsmedlemmer fra alle menighedsrådene i et pastorat.

Fællesmøder indkaldes og ledes af hovedsognets formand. Hovedsognet er det sogn, der nævnes først i pastoratets navn.
 

Sognepræsten, formanden for et af menighedsrådene, et af menighedsrådene eller 1/3 af medlemmerne i hvert af menighedsrådene kan anmode om, at der skal afholdes et fællesmøde.

Hvor flere menighedsråd skal medvirke ved indstilling om ansættelse af præst, afgives indstillingen af pastoratets (pastoraternes) menighedsråd på et fællesmøde, men Kirkeministeren kan have bestemt, at det af afstemningsresultatet skal fremgå, hvorledes stemmeafgivningen har været i hvert menighedsråd.

Menighedsrådets beslutninger træffes i møder. 

Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Loven kræver således ikke, at menighedsrådet skal være fuldtalligt for at være beslutningsdygtigt.

Ethvert medlem af menighedsrådet har pligt til at deltage i menighedsrådets møder, medmindre det pågældende medlem har lovligt forfald.
 

I en række tilfælde skal stedfortræderen indkaldes, hvis et medlem har forfald - se nærmere i afsnit 1.3.

Når der ved et medlems afgang ikke findes en stedfortræder, der kan indtræde i medlemmets plads, kan biskoppen beslutte, at der skal afholdes udfyldningsvalg. Biskoppen kan i stedet for beslutte, at menighedsrådet skal fortsætte med et medlem mindre i resten af menighedsrådets funktionsperiode.

Menighedsrådets beslutninger må i mangel af enighed træffes ved afstemning.

Beslutninger træffes efter stemmeflertal, hvor intet andet særligt er bestemt. Kun medlemmer, der møder personligt, kan deltage i afstemninger. Der kan således ikke stemmes pr. brev eller ved fuldmagt.

Til en gyldig beslutning i menighedsrådet kræves således kun, at halvdelen af medlemmerne er til stede, samt at flere har stemt for end imod, idet der ses bort fra blanke stemmer eller vota, der går ud på »stemmer ikke«, »stemmer hverken for eller imod« eller lignende.

Dette betyder, at et forslag vil bortfalde, hvis der er stemmelighed.
 

Afstemninger sker således, at det klart fremgår, hvorledes det enkelte medlem stemmer, medmindre hemmelig afstemning er foreskrevet i lovgivningen.

Afstemning ved præsteansættelse skal ske ved hemmelig afstemning.

Et medlem kan ikke unddrage sig ansvar for konsekvenserne af en given beslutning ved at undlade at stemme. 

Menighedsrådsmedlemmer kan i nogle situationer ikke deltage i menighedsrådets forhandlinger og afstemninger. Det drejer sig om sager, i hvilke det enkelte medlem af forskellige grunde har eller kan have en særlig interesse i sagens udfald, som gør, at det pågældende medlem må udelukkes fra deltagelse i forhandling og afstemning i sagerne. Regler herom kaldes inhabilitetsregler.

Et menighedsrådsmedlem skal underrette menighedsrådet om forhold, som kan give anledning til tvivl om den på gældendes habilitet. 

Sigtet med inhabilitetsreglerne er dels at forebygge usaglige afgørelser dels at undgå mistillid til og kritik af offentlige myndigheders administration. 

Formanden leder menighedsrådets forhandlinger og afstemninger på menighedsrådets møder.

Hvis både formanden og næstformanden er forhindret i at deltage i et møde (har forfald), må menighedsrådet vælge en mødeleder.
 

Medlemmerne skal efterkomme formandens (mødelederens) afgørelser med hensyn til den fornødne ro og orden på møder, og ethvert medlem skal respektere formandens afgørelse om tilrettelæggelse og afvikling af møder, herunder forståelsen af bestemmelser i menighedsrådets forretningsorden.

Formanden kan altid lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af menighedsrådet. Som eksempler kan nævnes: Rækkefølgen i hvilken punkter på dagsordenen skal behandles og taletidsbegrænsning. Endvidere kan spørgsmål om uenighed om forretningsgangen i menighedsråd indbringes for biskoppen.

God mødeledelse fra formanden betyder meget for møder effektivitet og atmosfære. Det samme gør godt medspil fra mødedeltagerne. Er der medlemmer, der ikke følger spillereglerne, kan deltagelse i møder være en ubehagelig og træg affære.

Forud for en afstemning kan der foregå en drøftelse af en sag, en meningsudveksling eller en forhandling. Denne mundtlige forhandling, der sker under formandens ledelse, kan være livlig og til tider langvarig. Under denne får hvert medlem ret til at give sin mening til kende - at få ordet. Et medlem har ret til at komme til orde i hver enkelt sag.

Har ingen af menighedsrådsmedlemmerne ved behandlingen af en sag ønsket at få ordet til debat, kan formanden straks formulere afstemningstemaet og sætte sagen til afstemning.

Afstemningstemaet vil ikke give anledning til tvivl, hvis der kun er et punkt at tage stilling til, da menighedsrådet i dette tilfælde enten kan vedtage eller forkaste beslutningsforslaget.

Menighedsrådets afgørelse i en sag vil ofte blive truffet på grundlag af et mundtligt oplæg fra formanden eller forslagsstilleren. Der kan også være tale om et skriftligt oplæg eller en indstilling fra et udvalg.

Oplægget eller indstillingens indhold kan variere betydeligt, men vil normalt indeholde en redegørelse vedrørende følgende emner:

De vigtigste faktiske oplysninger eller omstændigheder i en sag, gerne med angivelse af, hvorfra oplysningerne kommer.

Redegørelse for forudgående forhandlinger.

Hvilke love og cirkulærer m.v., der har betydning for sagens afgørelse.

Om muligt et forslag til, hvilken afgørelse menighedsrådet bør træffe med en opregning af, hvilke forhold der taler for og imod et forslag til beslutning. Hvis der eksisterer flere muligheder, bør der redegøres for hver af disse.

Forhandlingerne i en sag må på et tidspunkt erklæres for afsluttede, hvilket indebærer, at der ikke kan fremsættes yderligere bemærkninger. Formanden bør herefter redegøre for, hvilket eller hvilke forslag til beslutning der foreligger og i hvilken rækkefølge, der kan stemmes om forslagene. Som regel skal der først være afstemning om procedurespørgsmål.

Afstemning sker ved klar markering eller lignende, men ofte vil afstemning være unødvendig. Har ingen af de tilstedeværende ønsket at få ordet under behandlingen af en sag, kan formanden i mange tilfælde nøjes med at konstatere, at der er enighed om en beslutning.

Menighedsrådets afstemninger bør tilrettelægges sådan, at den afgørelse, som rådet når frem til, afspejler rådets (flertallets) opfattelse, ligesom der ikke senere må være tvivl om, hvad menighedsrådet har besluttet.
 

Er der et hovedforslag og flere ændringsforslag til hovedforslaget, bør der først stemmes om ændringsforslagene. Hvis der er flere ændringsforslag, bør der først stemmes om de mest vidtgående ændringsforslag. Hvis et eller flere ændringsforslag er blevet vedtaget, indgår de nu i hovedforslaget, som herefter kan sættes til afstemning.
 

I mange situationer kan sondringen mellem hoved- og ændringsforslag ikke bruges. Hvor dette er tilfældet, må formanden (rådet) tage stilling til, i hvilken rækkefølge forslagene skal sættes til afstemning.
 

Det er ikke hensigtsmæssigt at sætte 3 eller flere forslag angående samme spørgsmål til afstemning på én gang. Derimod kan der først stemmes om det af forslagene, der forventes at have størst tilslutning. Vedtages dette, er flere afstemninger overflødige.

Menighedsrådets beslutninger skal indføres i menighedsrådets beslutningsprotokol med angivelse af, hvorledes det enkelte medlem har stemt. Beslutninger og korte tilførsler om eventuelle særstandpunkter kan indskrives i beslutningsprotokollen under mødet efterhånden, som sagerne afgøres, men skal under alle omstændigheder indføres før mødets afslutning. 

Også beslutninger vedrørende uenighed om forretningsgangen i menighedsrådet, beslutninger vedrørende et menighedsrådsmedlems inhabilitet m.m. tilføres protokollen. Det skal også fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der mødte, og hvornår de forlod mødet.

Beskrivelser af de sager, der har været behandlet, beskrivelser af det enkelte medlems standpunkter og motiveringer for stemmeafgivning o.l. hører derimod ikke hjemme i beslutningsprotokollen. De kan skrives i mødereferater, der normalt må betragtes som interne arbejdsdokumenter.
 

Ved mødets afslutning læses beslutningsprotokollen op, og den underskrives af de medlemmer, der har deltaget. Underskriften tjener som dokumentation for, at medlemmet har været til stede, og at tilførslen er i overensstemmelse med det på mødet passerede. Medlemmet kan ikke nægte at underskrive beslutningsprotokollen. Da medarbejderrepræsentanten deltager i møderne uden at være medlem af menighedsrådet, underskriver denne ikke beslutningsprotokollen.

Ethvert medlem, der har deltaget i mødet, kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsprotokollen. Ved sager, der skal sendes til anden myndighed, kan medlemmer kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt.

De kirkelige tilsynsmyndigheder og provstirevisoren har adgang til at se beslutningsprotokollen. Offentligheden har adgang til beslutningsprotokollen. Adgangen for offentligheden er begrænset efter lov om offentlighed i forvaltningen.

En udskrift af beslutningsprotokollen skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres . Indholdet af denne udskrift er alene begrænset af reglerne om tavshedspligt, og det forhold, at en beslutning er truffet for lukkede døre, kan derfor ikke i sig selv begrunde, at denne udelades i udskriften.

Menighedsrådet har ret til at henvende sig til de kirkelige tilsynsmyndigheder (provstiudvalg, biskop, stiftsøvrighed, Kirkeministeriet m.fl.) i alle sager, der angår sognemenigheden. 

En tilsynsmyndighed skal, før den afgør spørgsmål, der særligt vedrører en menighedsrådskreds, skal indhente en udtalelse fra menighedsrådet, ligesom menighedsrådet skal udtale sig om de spørgsmål, der forelægges det af de kirkelige tilsynsmyndigheder.

Endelig har menighedsrådet pligt til at besvare henvendelser fra de kirkelige tilsynsmyndigheder.