Medarbejdermøder og valg af medarbejderrepræsentant

Der er krav om afholdelse af et obligatorisk medarbejdermøde i folkekirken om året. Formålet med medarbejdermødet er at skabe et forum for gensidig orientering og dialog om væsentlige forhold, beslutninger og idéer af betydning for arbejdspladsen.

Gensidig information og drøftelse har stor betydning for et godt samarbejde. Medarbejdermødet har derimod ingen besluttende myndighed, og på medarbejdermødet kan der hverken indgås aftaler, der forpligter menighedsrådet eller de enkelte ansatte.

Der skal afholdes mindst ét medarbejdermøde årligt.

Udover kontaktpersonen eller den, der varetager denne funktion for menighedsrådet, fx den daglige leder, skal også et valgt medlem af menighedsrådet og præsten/præsterne i sognet deltage i medarbejdermødet.

Andre valgte medlemmer har ret, men ikke pligt, til at deltage i medarbejdermødet. 

Det samme gælder for alle medarbejdere. Det er således uden betydning, om den enkelte medarbejder er fuldtids- eller deltidsbeskæftiget, og om der er tale om et varigt eller tidsbegrænset ansættelsesforhold.

Medarbejdere, der er forpligtet til at gøre tjeneste ved andre ansættelsesmyndigheder (geografisk fleksibilitet) har alene ret til at deltage i medarbejdermødet ved ansættelsesmyndigheden og altså ikke på de øvrige arbejdspladser, hvor de ellers har pligt til at gøre tjeneste.

Den tid, den enkelte ansatte bruger på at deltage i medarbejdermødet, betragtes som arbejdstid.

Det er menighedsrådet, der beslutter, hvornår i årets løb, medarbejdermødet skal holdes, fx i 2. kvartal, men det er kontaktpersonen eller en anden valgt repræsentant for menighedsrådet, der fastsætter tid og sted for medarbejdermødets afholdelse. Det er kontaktpersonen eller en anden valgt repræsentant for menighedsrådet, der er mødeleder.

Det kan være en relevant overvejelse at holde medarbejdermødet forud for menighedsrådets budgetlægningsmøde, hermed får menighedsrådet mulighed for at inddrage medarbejdernes ønsker til nyanskaffelser og lignende i forbindelse med budgetlægningen.

Der skal indkaldes til medarbejdermøde med et varsel på 14 dage. Meddelelsen skal indeholde en foreløbig dagsorden. Se nærmere herom nedenfor.

Det er menighedsrådets kompetence at beslutte, om der skal holdes flere ordinære medarbejdermøder om året end det ene lovpligtige. 

Hvis præsten/en af præsterne i sognet ønsker det, er der pligt til at afholde et ekstraordinært medarbejdermøde.

Der er også pligt til afholdelse af et ekstraordinært medarbejdermøde, hvis mindst to medarbejdere fra hvert sit forhandlingsområde ønsker det. De forhandlingsområder, der er nævnt i bekendtgørelsen er: 

Danmarks Kordegneforening, Dansk Organist og Kantor Samfund, Organistforeningen, Forbundet af Kirke- og kirkegårdsansatte, Dansk Kirkemusiker Forening, Foreningen af Danske Kirkegårdsledere, Danmarks Kirketjenerforening, HK, Kirkekultur.nu og 3F.

Det vil sige, at der skal afholdes ekstraordinært medarbejdermøde, hvis fx kordegnen og kirketjeneren ønsker det. Derimod er der ikke pligt til at afholde ekstraordinært medarbejdermøde, hvis ønsket fremsættes af to kirketjenere. Der er heller ikke pligt til at afholde ekstraordinært medarbejdermøde, hvis ønsket fremsættes af to kirkemusikere (kirkesanger og organist under Dansk Kirkemusiker Forenings forhandlingsområde). Medarbejderne skal være tjenestemænd, ansat på tjenestemandslignede vilkår eller på overenskomstvilkår.

Endelig kan menighedsrådet også beslutte, at der afholdes ekstraordinært medarbejdermøde.

Ekstraordinære medarbejdermøder afholdes i øvrigt efter de samme regler, som gælder for ordinære medarbejdermøder. Dog kan der efter anmodning indkaldes til ekstraordinært medarbejdermøde med kortere varsel end 14 dage, hvis mødet afholdes efter ønske fra præsten/en af præsterne i sognet eller mindst to medarbejdere fra hvert sit forhandlingsområde og de ønsker et kortere varsel.

Bemærk, at det også vedrørende ekstraordinære medarbejdermøder er kontaktpersonen eller en anden valgt repræsentant for menighedsrådet, der berammer og leder mødet. Det betyder, at fx kordegnen og kirketjeneren, der ønsker et ekstraordinært medarbejdermøde afholdt, må rette henvendelse til kontaktpersonen herom. Medarbejderne må i den forbindelse oplyse kontaktpersonen om, med hvilken dagsorden de ønsker et ekstraordinært medarbejdermøde afholdt. Kontaktpersonen kan benytte anledningen til samtidig at sætte andre emner på dagsordenen.

Dagsordenen til medarbejdermødet skal være skriftlig.  

Menighedsrådet skal på mindst ét medarbejdermøde årligt orientere om følgende:

• Kirkens seneste regnskab og budget

• Planlagte gudstjenester og møder (orientering fra præsten/præsterne) med videre

• Øvrige aktiviteter i sognet

• Påtænkte bygge- og istandsættelsesarbejder

• Overvejelser om lokaleforhold og om anskaffelser af inventar og maskiner

• Fastlagt ferie, fridage og andet planlagt fravær for præster og medarbejdere

• Arbejdspladsvurdering (APV), herunder status på eventuelle udarbejdede handlingsplaner

• Regler for valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådet

Nogle menighedsråd har i fællesskab ansat medarbejdere. I disse tilfælde kan det ved flertal i hvert enkelt menighedsråd besluttes, at der skal afholdes fælles medarbejdermøde for de menighedsråd, der samarbejder. Et fælles medarbejdermøde træder så i stedet for det lokale medarbejdermøde.

Det er de samarbejdende menighedsråds kontaktpersoner eller en valgt repræsentant for et af menighedsrådene, der fastsætter tid og sted for og leder medarbejdermødet.

Fælles kirkegård

Hvis en kirkegård bestyres af flere menighedsråd i fællesskab, kan – men ikke skal – der holdes medarbejdermøde efter de samme retningslinjer, som gælder for medarbejdermøde i et sogn.

Her deltager to repræsentanter for kirkegårdsbestyrelsen. De pågældende må ikke være ansatte ved kirken eller kirkegården.

Andre fra kirkegårdsbestyrelsen og alle medarbejdere på kirkegården har ret, men ikke pligt, til at deltage i medarbejdermødet.

Kirkegårdsbestyrelsen kan beslutte, at der holdes flere medarbejdermøder om året og/eller, at der skal afholdes ekstraordinært medarbejdermøde.

Der skal desuden holdes ekstraordinært medarbejdermøde, når mindst to medarbejdere fra hvert sit forhandlingsområde ønsker det. De forhandlingsområder, der kan være tale om, er:

Foreningen af Danske Kirkegårdsledere, Forbundet af Kirke- og kirkegårdsansatte, HK og 3F.

Medarbejderne skal være tjenestemænd, ansat på tjenestemandslignede vilkår eller på overenskomstvilkår.

En af de to repræsentanter for kirkegårdsbestyrelsen fastsætter tid og sted for og leder medarbejdermødet.

Referat fra medarbejdermøderne

Der skal udfærdiges et skriftligt referat af medarbejdermødet, som udleveres til alle medarbejderne. Dette sikrer, at alle får orientering om, hvad der er foregået på mødet.

Kontaktpersonen eller en anden valgt repræsentant for menighedsrådet skal sørge for at orientere menighedsrådet om drøftelserne på medarbejdermødet.

Deltagerne i medarbejdermødet har i nogle tilfælde tavshedspligt.

”Deltagerne i medarbejdermødet har tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser”.

Tavshedspligten kan fx være aktuel, hvis der på et medarbejdermøde orienteres om et kommende bygge- og istandsættelsesarbejde eller anskaffelser. I sådanne sager kan det være til skade for menighedsrådets forhandlinger eller eventuelle tilbudsgivere, hvis oplysningerne videregives.

Kontaktpersonen skal understrege tavshedspligten, når den er aktuel. Det kan også være med til at forebygge misforståelser. Tavshedspligten gælder ikke blot over for offentligheden, men også overfor bekendte, ægtefæller og alle andre.

Ifølge menighedsrådsloven har en repræsentant for de kirkefunktionærer, der er ansat i den eller de menighedsrådskredse, menighedsrådet omfatter, ret til uden stemmeret, men med forslags- og taleret at deltage i menighedsrådets møder.

Ved fælles menighedsråd vælges der kun en medarbejderrepræsentant.

Alle ansatte kan vælges som medarbejderrepræsentant. Det er uden betydning, om vedkommende er ansat i en varig eller tidsbegrænset stilling, er vikar, eller ansat i en deltidsstilling. Bemærk at en person, der er tidsbegrænset ansat, mister sin valgbarhed i den periode, hvor vedkommende er fratrådt. Der må derfor i givet fald på et medarbejdermøde vælges en ny medarbejderrepræsentant for resten af funktionsperioden.

Den fratrådte medarbejder genindtræder således ikke i medarbejderrepræsentanthvervet ved genansættelse i samme stilling.

Valget af medarbejderrepræsentant sker ved stemmeflertal. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt, men kun ved personligt fremmøde. Medarbejderne bestemmer, hvorledes en eventuel afstemning skal finde sted som skriftlig afstemning eller håndsoprækning.

Medarbejderrepræsentanten vælges for et år ad gangen, og valget gælder, indtil nyvalg på næste års medarbejdermøde har fundet sted.

Der kan ikke vælges en stedfortræder for medarbejderrepræsentanten.

Medarbejderrepræsentanten er ikke særligt beskyttet mod afskedigelse.

Muligheden for at vælge en medarbejderrepræsentant er et tilbud til medarbejderne. Det er frivilligt, om de vil benytte det, hvilket betyder, at hvis ingen stiller op, bliver ingen valgt.

Det er ikke muligt at give medarbejderrepræsentanten et honorar eller løn for at deltage i menighedsrådets møder.

Gartneriarbejdere og gartnere på bykirkegårde samt gravermedhjælpere på landsbykirkegårde har dog en overenskomstmæssig ret til at betragte det som en del af deres arbejde, hvorfor de modtager løn eller afspadsering 1:1 for at deltage.