Medarbejdermøder 

Medarbejdermøder skal sætte rammen om det gode samarbejde på folkekirkens arbejdspladser. Et tillidsfuldt samarbejde er afgørende for velfungerende arbejdspladser.

Aftalen gælder for medarbejdere ansat af menighedsråd, stiftsadministrationer og folkekirkens uddannelsesinstitutioner samt for præster ansat i et pastorat. Med aftalen ændres Bekendtgørelse om medarbejdermøder i folkekirken og om valg medarbejderrepræsentant til menighedsrådene. Herudover ændrer aftalen ikke på den til enhver tid gældende lovgivning på området.

Ved medarbejdermøderne involveres medarbejderne, når der skal træffes centrale beslutninger. Involveringen af medarbejderne skal bidrage til, at den folkekirkelige arbejdsgiver træffer beslutninger på et mere oplyst grundlag og samtidig understøtte et godt samarbejde og arbejdsmiljø, der er præget af trivsel og tillid.

Et tillidsfuldt samarbejde mellem den folkekirkelige arbejdsgiver og medarbejderne forudsætter, at både den folkekirkelige arbejdsgiver og medarbejderne varetager deres funktioner i gensidig respekt for hinandens roller. Det er derfor vigtigt, at alle parter holder hinanden orienteret om væsentlige forhold af betydning for at bidrage til arbejdspladsens drift og udvikling.

Denne partsfælles vejledning supplerer Aftale om medarbejdermøder i folkekirken og fungerer som en læsevejledning til aftalens centrale bestemmelser.

Vejledningen henvender sig primært til sogne og folkekirkens menighedsråd. Pastorater i et stift, stiftsadministrationer, Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter og folkekirkens kirkemusikskoler er også omfattet af aftalen.

Dette kapitel gennemgår de krav, der er til en forretningsorden. Skabelon til en forretningsorden findes nederst i dette punkt. 

En forretningsorden skal omhandle den praktiske afholdelse af medarbejdermøderne. Det er menighedsrådet, der udarbejder forretningsordenen, og dermed fastlægger de rammer, der skal arbejdes efter.

Sognene er forskellige. Derfor er der mulighed for at udarbejde en forretningsorden, der tager hensyn til det enkelte sogns behov og traditioner.

Inden menighedsrådet godkender forretningsordenen, skal den drøftes på et medarbejdermøde.

Forretningsordenen skal som minimum indeholde nedenstående punkter:

Antal møder
Det skal fremgå af forretningsordenen, hvor mange ordinære medarbejdermøder man årligt ønsker i sognet. Det er op til den enkelte arbejdsplads at finde ud af, hvor mange møder, der skal afholdes.

Der skal holdes det nødvendige antal medarbejdermøder for at kunne opfylde forpligtelserne til information og drøftelse i aftalens §§ 2 og 3.

Indkaldelse
Det er væsentligt, at alle får kendskab til et forestående medarbejdermøde. Det skal derfor defineres i forretningsordenen, hvordan der skal indkaldes til et medarbejdermøde, fx om det skal foregå ved et opslag på en tavle i et fællesrum, pr. e-mail m.v.

Det er kontaktpersonen eller dennes stedfortræder, der indkalder til medarbejdermødet, jf. aftalens § 1, stk. 3, litra c.

Indkaldelse sker med minimum 14 dages varsel, og indkaldelsen skal indeholde en foreløbig dagsorden, jf. aftalens § 5, stk. 3.

Indkaldelse til ekstraordinære medarbejdermøder
Udover de obligatoriske punkter i forretningsordenen kan det med fordel indskrives, at kontaktpersonen kan indkalde til ekstraordinære medarbejdermøder med henblik på opfyldelse af aftalens §§ 2 og 3.

Det skal også beskrives i forretningsordenen, hvem medarbejderne skal rette anmodningen til, når de ønsker et ekstraordinært medarbejdermøde, jf. aftalens § 6.

Mødeform
Medarbejdermøder kan afvikles både fysisk og virtuelt, hvis det er hensigtsmæssigt og teknisk muligt. Forskellige mødeformer kan defineres i forretningsordenen. Formen skal sikre, at ingen på forhånd udelukkes fra at deltage.

Det kan for hvert enkelt møde være hensigtsmæssigt at overveje, om dagsordenens indhold egner sig bedst til et fysisk møde eller uden videre kan afholdes virtuelt.

Mødeleder
Det skal angives i forretningsordenen, hvem der leder møderne. Det vil normalt være kontaktpersonen eller dennes stedfortræder.

Evaluering
Det skal fremgå af forretningsordenen, hvordan møderne evalueres. Der er ingen krav til, hvordan evalueringen skal foregå, eller hvor ofte der skal evalueres.

Evaluering kan fx ske ved skriftlige bemærkninger til mødelederen eller ved en fælles drøftelse på et medarbejdermøde, og møderne kan eksempelvis evalueres midt i menighedsrådets valgperiode.

Valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådet
Det skal af forretningsordenen fremgå, hvornår og hvordan valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådet foregår i henhold til aftalens § 5, stk. 2. Valget skal finde sted i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning.

Dette kapitel gennemgår de emner, der skal informeres om og drøftes på medarbejdermøder, som er angivet i aftalens:

• § 2, stk. 1 – Gensidig information på medarbejdermøder
• § 2, stk. 2 – Den folkekirkelige arbejdsgivers informationspligt
• § 3 – Opgaver, der skal drøftes

Bestemmelserne er de centrale i aftalen og har til formål at informere medarbejderne og kvalificere den folkekirkelige arbejdsgivers beslutninger. Kapitlet indeholder eksempler på beslutninger, der hører under de enkelte bestemmelser.

Aftalens § 2, stk. 2, og § 3, er særligt centrale, fordi der er krav om information og drøftelse. Den folkekirkelige arbejdsgiver skal være opmærksom på, at mange beslutninger vil være omfattet af § 2, stk. 2, eller være opgaver omfattet af § 3 og derfor skal drøftes på et medarbejdermøde.

Den folkekirkelige arbejdsgiver har et skærpet ansvar i forhold til aftalens § 2, stk. 2, hvor manglende overholdelse af bestemmelsen kan påklages af medarbejderne efter aftalens § 9. Se endvidere klagevejledning nederst i dette punkt. 

Det skal imidlertid vurderes konkret, om en beslutning er omfattet af § 2, stk. 1, og ikke forpligter til forudgående drøftelse, eller om der er tale om en beslutning, der er omfattet af § 2, stk. 2, og derfor forudsætter forudgående drøftelse, eller om der er tale om en opgave, der er omfattet af § 3, og derfor også forudsætter drøftelse.  

Det vil være hensigtsmæssigt, at det oplyses i dagsordenen, hvilke punkter der er til information, og hvilke punkter der er til drøftelse.

Medarbejdermødernes fokusområde
Daglige ledelsesbeslutninger er ikke omfattet af aftalens § 2. Forhold, der er reguleret af kollektive overenskomster og aftaler, herunder løn- og ansættelsesvilkår falder uden for aftalen. Principielle beslutninger i den daglige ledelse er imidlertid omfattet af aftalens § 2, stk. 1. Tegningen herunder illustrerer, medarbejdermødernes fokusområde.

Eksempel på en ledelsesbeslutning, der er uden for aftalen:
I et sogn er der et ungdomskor, et børnekor og et spirekor, som er et musikalsk tilbud til børn og unge i sognet. Desværre er tilslutningen blandt de yngste vigende, og det giver ikke længere mening at opretholde både et børnekor og et spirekor. Menighedsrådet beslutter derfor at sammenlægge børnekor og spirekor. Beslutningen har ingen konsekvenser for arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold.

Når menighedsrådet beslutter, at et hold skal nedlægges, er der alene tale om en daglig ledelsesbeslutning. Der skal derfor ikke informeres om nedlæggelse af holdet på et medarbejdermøde.

Gensidig information på medarbejdermøder - § 2, stk. 1
Aftalens § 2, stk. 1, angiver, at såvel menighedsrådet som medarbejdere skal informere hinanden om forhold, der har betydning for arbejds-, personale- og/eller samarbejdsforhold.

Informationen skal understøtte samarbejdet mellem menighedsrådet og medarbejderne. Information, der er omfattet af aftalens § 2, stk. 1, indebærer, at der ikke er en pligt eller en ret til drøftelse. Informationen kan omhandle påtænkte beslutninger og beslutninger, der er iværksat.

Eksempel på § 2, stk. 1:
Et menighedsråd for et voksende sogn ønsker at fokusere på kirkens kerneydelser, dvs. gudstjenester og kirkelige handlinger. Menighedsrådet ønsker derfor at ophøre med andre aktiviteter som salmesangsaftener og foredragsaftener. Over årene har disse aktiviteter haft begrænset succes. Beslutningen får ingen konsekvenser for arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold.

Dette er et eksempel på en daglig ledelsesbeslutning, men der er tale om en principiel ændring i den daglige ledelse, som er omfattet af medarbejdermødernes fokusområde.

Den folkekirkelige arbejdsgivers informationspligt - § 2, stk. 2
Aftalens § 2, stk. 2, fastsætter desuden, at menighedsrådet på medarbejdermøder særligt skal informere om og drøfte:

A)    
Sognets seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og den økonomiske situation.

B)     
Sognets aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse, især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng.

C)     
Andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold.

D)    
Forventede beslutninger vedr. udbud, genudbud og udlicitering.

Information omfattet af § 2, stk. 2, skal gives så tidligt, og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse på medarbejdermødet, så medarbejdernes synspunkter kan indgå i grundlaget for menighedsrådets endelige beslutning.

Dagsordenen skal derfor have en form og struktur, så det fremgår tydeligt, hvad formålet med dagsordenpunkterne er, så medarbejderne kan forberede sig til de punkter, der er til drøftelse. 

Nedenfor er de enkelte punkter i menighedsrådets informationspligt i aftalens § 2 stk. 2, udfoldet:

Ad. A) Sognets seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation

Menighedsrådets informationspligt omfatter sognets seneste og forventede udvikling i dets aktiviteter og økonomi, herunder forventede udfordringer eller egentlige medarbejderreduktioner.

Informationen til medarbejdermøder skal også indeholde status og forventet udvikling i sognets budget og økonomi. Det er særligt relevant, at menighedsrådet orienterer om budgetterede og afholdte udgifter med tilknytning til arbejds- og personaleforhold, som fx lønsum, over- og merarbejde, og kompetenceudvikling.

Eksempel på § 2, stk. 2, litra A:
Efter beslutninger i provstiudvalget skal menighedsrådet gennemføre betydelige besparelser på en halv million.

I denne situation skal menighedsrådet informere om besparelsen på et medarbejdermøde, fordi besparelsen handler om arbejdspladsens seneste økonomiske udvikling.

Ad. B) Sognets aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse, især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng

Menighedsrådet er på medarbejdermødet forpligtet til at informere om og drøfte den aktuelle situation og forventede udvikling, herunder påtænkte strukturændringer og rationaliseringer, der kan få omfattende konsekvenser for beskæftigelsesforhold og arbejdstilrettelæggelse.

Menighedsrådet skal informere om alle påtænkte, planlagte og forventede foranstaltninger i forbindelse med ændringer i struktur- og beskæftigelsesforhold.

Det kan eksempelvis være påtænkte beslutninger om at indgå samarbejdsaftaler med andre menighedsråd eller andre folkekirkelige arbejdspladser, der fører til ændringer i beskæftigelsen.

Informationen og drøftelsen skal bidrage til, at de påtænkte ændringer kan gennemføres på en måde, så ændringer skaber mindst mulig utryghed og usikkerhed hos medarbejderne.

Ad. C) Andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold

Andre beslutninger med ”betydelige ændringer” i arbejdstilrettelæggelsen kan fx være ændringer af arbejdsformen på arbejdspladsen, organisationsændringer, samarbejder med andre arbejdsgivere samt indførelse af nye, større IT-systemer.

Eksempel på § 2, stk. 2, litra C:
Menighedsrådet overvejer at indgå en samarbejdsaftale med to andre menighedsråd. Samarbejdsaftalen skal sikre opgaveløsning på tværs af sognegrænserne ved, at personalet kan indgå i opgavevaretagelsen ved de andre kirker.

I denne situation skal menighedsrådet informere om den påtænkte beslutning på et medarbejdermøde, fordi den påtænkte beslutning kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold.

Ad. D) Forventede beslutninger vedr. udbud, genudbud og udlicitering

Ved forventede beslutninger om udbud, genudbud og udlicitering af opgaver skal medarbejderne informeres på et medarbejdermøde.

Krav til den folkekirkelige arbejdsgivers informationspligt

Informationen på medarbejdermøder danner grundlag for drøftelsen på medarbejdermødet, hvor medarbejdernes synspunkter, holdninger og eventuelle alternative forslag kan indgå i grundlaget for menighedsrådets beslutninger.

Opgaver, der skal drøftes
Af aftalens § 3 følger en række punkter, der skal drøftes på medarbejdermøder. Oversigten rummer en række opgaver, hvor nogle er bestemt af blandt andet EU-direktiver og arbejdsmiljølovgivning.

Nogle af punkterne giver anledning til selvstændige drøftelser, hvorimod andre er oplagt at tage i forbindelse med fx arbejdspladsvurdering.

Her er en oversigt over opgaver, der skal drøftes, jf. aftalens § 3, stk. 1:

A)    Overvejelser om lokalespørgsmål, inventar- og maskinanskaffelser

B)     Arbejdspladsvurdering – herunder status på eventuelle udarbejdede handlingsplaner
Jf. § 2 i Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 65 om systematisk arbejdsmiljøarbejde skal der mindst hvert tredje år foretages en arbejdspladsvurdering

C)     Den årlige arbejdsmiljødrøftelse, jf. reglerne i arbejdsmiljølovgivningen
Jf. § 5 i Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 65 om systematisk arbejdsmiljøarbejde skal der hvert år foretages en arbejdsmiljødrøftelse.

D)    Kompetenceudvikling
Medarbejdermøderne har en rolle i forbindelse med at fremme et strategisk sigte med kompetenceudvikling på arbejdspladsen. Medarbejdermødernes konkrete opgaver i forbindelse med arbejdspladsens indsats for kompetenceudvikling følger af aftalen om kompetenceudvikling og aftalen om kompetencefonden.

E)     Forskelsbehandling
Forebyggelse af direkte og indirekte forskelsbehandling drøftes, så det sikres, at alle medarbejdere – uanset køn, etnisk oprindelse, hudfarve, race, religion, handicap, alder og seksuel orientering - reelt får samme mulighed for ansættelse, uddannelse, forfremmelse samt arbejdsvilkår i øvrigt. Der henvises til den til enhver tid gældende forskelsbehandlingslov

F)     Ligebehandling
På medarbejdermøderne skal ligestillingsspørgsmål drøftes

G)    Medarbejdertilfredshed
På medarbejdermøderne skal medarbejdernes tilfredshed og trivsel drøftes, herunder det psykiske arbejdsmiljø. Endvidere drøftes de målinger af tilfredshed og trivsel, der skal foretages mindst hvert 3. år, og som evt. kan finde sted i tilknytning til den lovpligtige arbejdspladsvurdering

H)    Arbejdsrelateret stress
På medarbejdermøderne skal arbejdspladsens indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsrelateret stress drøftes

I)       Krænkende handlinger
På medarbejdermøderne skal arbejdspladsen drøfte en indsats for at fremme et arbejdsmiljø, hvor medarbejderne ikke udsættes for vold, krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane, fra kolleger, ledere eller tredje person

Her er en oversigt over opgaver, der skal drøftes, jf. § 3, stk. 3:

J)       Sognets overordnede profil og løsning af sognets opgaver, herunder planlagte gudstjenester og møder m.v.

K)    Sammenhængen mellem sognets opgaver og personalepolitikken (i det omfang den foreligger)

L)     Menighedsrådets budget og regnskab, herunder den overordnede prioritering

M)   Overvejelser om påtænkte bygge- og istandsættelsesarbejder

Valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådet
Det følger af aftalens § 5, stk. 2, litra A, at forretningsordenen skal indeholde valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådet.

Ifølge den til enhver tid gældende lovgivning på området skal der på et medarbejdermøde vælges en repræsentant til menighedsrådet med virkning ét år ad gangen.

Dette kapitel giver et overblik over, hvilke overvejelser der er forbundet med at afholde et medarbejdermøde.

FØR MØDET
Indkaldelse
I indkaldelsen skal det fremgå, hvor og hvornår mødet finder sted. Husk at tjekke, om forretningsordenen har retningslinjer for, hvornår medarbejdermøder eventuelt afholdes virtuelt, og hvornår de afholdes fysisk.

Dagsorden
Det er en fordel at angive tydeligt i dagsordenen, hvilke punkter der er til information, og hvilke der også skal drøftes. Det skal fremgå af dagsordenen, hvad formålet med de enkelte punkter er, så deltagerne kan orientere sig i dagsordenen og forberede sig til drøftelserne.

Ved udarbejdelse af dagsordenen kan man med fordel orientere sig i nedenstående skema, der viser, hvilke påtænkte beslutninger der skal informeres om, og hvilke beslutninger som kræver både information og drøftelse.

Ved udarbejdelsen af dagsordenen er det vigtig at planlægge mødet, så der bliver tid til drøftelse og dialog.

Det er kontaktpersonen eller dennes stedfortræder, der udarbejder et udkast til dagsordenen, som sendes ud sammen med indkaldelsen. Herefter har medarbejderne mulighed for at komme med forslag til dagsordenen. Forslagene skal indsendes til kontaktpersonen senest fem dage før mødets afholdelse.

Skabelon til dagsorden findes nederst i dette punkt.

MØDET
Der kan være emner til behandling på medarbejdermødet, hvor deltagere på mødet har større forudsætninger og væsentlig mere viden end andre. Det er vigtigt, at der er opmærksomhed på at skabe en ligeværdig dialog og giver plads til, at alle kan spørge åbent til de aktuelle emner.

Drøftelserne har til formål at kvalificere menighedsrådets påtænkte beslutninger, hvor alles perspektiver har værdi.

Alle deltagere på et medarbejdermøde skal gøre sig klart, at medarbejdermøder ikke er et beslutningsforum, men et dialogforum, hvor man ikke skal blive enige, men give alle deltagere mulighed for at bidrage med deres synspunkter.

Det relationelle har betydning, særligt på arbejdspladser, hvor man ikke møder hinanden hver dag. Det kan derfor give mening, at mødelederen giver plads til den uformelle snak.

EFTER MØDET
Der skal skrives referat fra medarbejdermødet. Det er primært med henblik på at kunne dokumentere og skabe en fælles forståelse af, hvad og hvornår der er blevet informeret, og hvornår drøftelsen er sket.

Referatet skal gøres tilgængeligt for medarbejderne, fx via opslag på en fælles opslagstavle, i en fysisk mappe i et fællesrum eller ved at fremsende referatet til alle medarbejdere via e-mail.

Efter mødet træffer menighedsrådet sin beslutning på baggrund af drøftelsen på medarbejdermødet.

Folkekirkens Arbejdsmiljørådgivning yder rådgivning og vejledning til forståelsen af Aftale om medarbejdermøder i folkekirken til både medarbejdere og folkekirkelige arbejdsgivere.

Hvis der opstår uenighed mellem arbejdsgiver og medarbejdere om medarbejdermøder i forhold til den folkekirkelige arbejdsgivers informationspligt, der er reguleret i aftalens § 2, stk. 2, skal sagen søges løst på den folkekirkelige arbejdsplads.

Er det ikke muligt at opnå enighed lokalt, henvises til tvisteløsningsmulighederne i aftalens § 9. Der findes en særskilt vejledning om klageprocessen ved løsning af uoverensstemmelser om arbejdsgivers informationspligt nedenstående.