Samarbejder mellem menighedsråd og provstier

​​Hvad kan vi opnå ved at samarbejde?

Samarbejde om kirkegårde er meget udbredt og mange menighedsråd oplever stor værdi ved at:

• Ressourcerne kan anvendes bedre ved at nogle funktioner varetages i fællesskab og med mindre timeanvendelse. Indkøb og arbejdsgange kan forbedres gennem stordriftsfordele.
• Imødekomme nogle af de udfordringer der er ved, at folkekirken består af mange små enheder.
• Få højere kvalitet i opgaveløsningen ved at medarbejdere specialiseres i opgaver. Ved at samle funktioner kan der være mulighed for at skabe større enheder med flere medarbejdere, der kan specialisere sig i særlige områder og yde faglig og kollegial sparring.
• Deles om medarbejdere. Her kan der være mulighed for, at stillinger får et højere timetal og dermed bliver attraktive for flere. Den enkelte medarbejder kan blive beriget gennem sparring og følelsen af at være en del af et større fællesskab.​

Hvad kan vi opnå ved at samarbejde?

Mange sogne oplever at kunne løfte større arrangementer, når de er flere menighedsråd til at deles om økonomi og arbejdsopgaver. Mange menighedsråd oplever stor værdi ved at:

• Gå sammen om aktiviteter og på den måde få råd til større arrangementer
• Invitere til arrangementer på tværs af sogne, hvor der potentielt er flere deltagere til arrangementerne. Herved kan menighedsrådene også afholde nichearrangementer.

Hvordan kan vi samarbejde?

Alle enkeltarrangementer kan holdes i fællesskab. Det kan være koncerter, højskole, gudstjenester, pilgrimsvandringer, foredrag - kun jeres fantasi sætter grænserne.

Kom godt i gang!

Enkeltarrangementer kan uden videre afholdes i fællesskab. Det kan være en idé at aftale, hvordan ressourcer i form af penge og medarbejdertimer skal fordeles. Herunder

• Hvilke indtægter/udgifter er der og hvordan skal de fordeles?
• Hvilke medarbejdere skal bidrage med at løse opgaver, og hvordan sikrer vi, at de får den viden de skal bruge på en god måde?
• Hvem står for den overordnede koordinering af arrangementet?
   

Vær opmærksom på

I behøver ikke at udarbejde en vedtægt for denne type samarbejde.

​Hvad kan vi opnå ved at samarbejde?

Mange sogne går sammen om deres ansatte organist, kirkesanger, kirke- og kulturmedarbejder, kirketjener, graver eller andre medarbejdere. Nogle ansætter en enkelt kirke- og kulturmedarbejder sammen, mens andre vælger at deles om alle medarbejdere.

Det opleves som en stor fordel, at:

• En fælles ansættelse giver større stillinger, som er mere attraktive og kan dermed give mere kvalificerede medarbejdere og større arbejdsglæde
• Der er mindre arbejde for de enkelte menighedsråd, ved at administrationen af medarbejderne samles et sted​. 

Hvad kan vi opnå ved at samarbejde?

Mange sogne, der har kordegnefunktioner, oplever at kunne effektivisere ved at etablere fælles administration. Når flere menighedsråd går sammen om løsning af kordegneopgaverne opleves værdi ved at:

• Administrationen bliver billigere, og der frigøres midler til kirkeligt indhold.
• Opgaverne og kompetencerne samles, så opgaverne løses med højere kvalitet.
• Der skabes et bedre arbejdsmiljø med flere kollegaer og mulighed for faglig sparring.

Hvad kan vi opnå ved at samarbejde?

Gennem etablering af gensidig vikardækning er der mulighed for at opnå billigere og bedre vikardækning, fx:

• Afløsning af højere kvalitet, idet den varetages af faste medarbejdere i folkekirken.
• Stabilitet i afløsning og glæden ved, at vikaropgaverne varetages af faste afløsere og ikke en lang række forskellige personer.
• For medarbejderne kan ordningen give større fleksibilitet i arbejdet og skabe grobund for samarbejde og erfaringsudveksling med fagfæller, som man i reglen ikke har på folkekirkens små arbejdspladser, hvor der ofte kun er en person til hvert fag. 
• Vikardækning ved fast personale kan i nogle tilfælde give grundlag for større stillinger, som er mere attraktive.

I model A går flere menighedsråd sammen om at oprette et kontorfællesskab for en eller flere kordegne. Ét af rådene er ansættelsesmyndighed for alle kordegnene. Samarbejdet foregår mellem det ansættende menighedsråd og de øvrige menighedsråd i samarbejdet, og kan foregå på fællesmøder, i udvalg eller hvad I finder mest hensigtsmæssigt. Det er kontaktpersonen i det ansættende råd, der bliver kordegnenes nærmeste leder.

Det ansættende menighedsråd har ansvaret for medarbejderens forhold og arbejdsopgaver i samarbejdet. Det ansættende menighedsråd har hele ansvaret, og har også frihed til at beslutte, hvordan opgaverne organiseres, hvem der skal være ansat etc. De øvrige menighedsråd skal som udgangspunkt kun vurdere, om de er tilfredse med resultatet af den ydelse, som det fælles kordegnekontor leverer. På den måde er de bestillere af en opgave, der udføres af de ansættende menighedsråds medarbejdere. Men kan også aftales, at alle menighedsråd drøfter ansættelser, udvikling af opgaver mm.

Kordegnene vil i praksis samarbejde med de enkelte menighedsrådsmedlemmer (formænd, kasserer og præster) om, hvordan opgaverne skal løses i praksis. Det er de kirkebogsførende præster, der har det faglige ansvar for kirkebogsføringen, hvilket kræver et tæt samarbejde med den, der fører kirkebogen. Ledelsesmæssige spørgsmål skal dog varetages af det ansættende menighedsråd gennem dette råds kontaktperson.

Organisationsdiagram af model A

Vil du vide mere?

Vedtægt for model A

I model B samles den overordnede ledelse af kordegnene i et fælles administrationsudvalg. Administrationsudvalget overtager ledelsen og ansvaret for de kordegne, der er omfattet af samarbejdet. Samarbejdet foregår gennem udvalget, som står for fordelingen af timer og opgaver i samarbejdet. Herved får udvalget en vigtig ledelsesrolle for medarbejderne.

Administrationsudvalget sammensættes af menighedsrådsmedlemmer fra alle de deltagende menighedsråd. Det er hensigtsmæssigt, at kontaktpersonerne deltager i udvalget. Udvalget kan tildeles kompetencer til at beslutte, hvordan opgaverne organiseres og udføres, hvem der skal være ansat, etc. Udvalget kan have til opgave at drøfte ansættelse, APV og MUS, beslutte udviklingsplaner for medarbejderne, og lign. 

Administrationsudvalget kan udpege én kontaktperson, der har kontakten til kordegnene på alle menighedsrådenes vegne. Kordegnene refererer i så fald ledelsesmæssigt kun til den fælles kontaktperson i udvalget. Der skal søges dispensation til, at udvalget vælger en fælles kontaktperson.

Kordegnene vil i praksis samarbejde med de enkelte menighedsrådsmedlemmer (formænd, kasserer og præster) om, hvordan opgaverne skal løses i praksis. Det er de kirkebogsførende præster, der har det faglige ansvar for kirkebogsføringen, hvilket kræver et tæt samarbejde med den, der fører kirkebogen. Ledelsesmæssige spørgsmål skal dog varetages af det ansættende menighedsråd gennem dette råds kontaktperson.

Medarbejderne kan enten bevare deres ansættelse i hvert deres menighedsråd, eller overføres til ét menighedsråd med henblik på, at forenkle administrationen. Men medarbejderne ansættes med arbejdssteder, der omfatter alle de deltagende sogne.

Organisationsdiagram af model B

Vil du vide mere?

Vedtægt for model B

I model C går menighedsrådene sammen om fælles kontorlokaler, og kordegnene bevarer deres ansættelse i hver deres menighedsråd. Kordegnene har hver deres opgaver for hver deres menighedsråd og refererer til hver deres kontaktperson. Ansvaret for de enkelte kordegne er placeret hos de enkelte menighedsråd.

Opgaverne vedrørende det fælles kontor koordineres af de deltagende menighedsråd på fællesmøder, i et fælles udvalg eller mellem kontaktpersonerne.

Kontaktpersonerne/menighedsrådene skal sætte rammerne for det samarbejde de fælles kontorlokaler kræver. Idet kordegnene har forskellige ledere men samme arbejdsplads, skal rådene sikre, at ledelsesmæssige spørgsmål og personalets forhold koordineres mellem menighedsrådene. Det kan fx være om de fysiske rammer, som fordeling af kontorer, fælles indkøb af kontorartikler, it- og telefonløsninger etc. Men det kan også koordinering af medarbejdernes individuelle vilkår, som fx arbejdstider, pausernes placering og lign. I må dog forvente, at kordegnene vil kunne opleve en forskel i løn og ansættelsesvilkår. Dette er naturligt, når kordegnene er ansat af hver deres arbejdsgiver.

Denne model kan eventuelt kombineres med aftaler om gensidig vikariering under ferie og andet fravær.

Organisationsdiagram af model C 

Vil du vide mere?

Vedtægt for model C