Samarbejde mellem menighedsråd, provstiudvalg og stiftsøvrigheder

Denne vejledning indeholder information om de forskellige samarbejdsformer, som er tilgængelige inden for det folkekirkelige område, ligesom der kan læses om, hvad det rent administrativt og kompetencemæssigt har af betydning at indgå i et samarbejde.   

Der er mulighed for flere forskellige former for samarbejder med menighedsrådsloven i hånden. Et samarbejde kan tage form omkring løsningen af én eller flere specifikke opgaver – ligesom der også kan etableres forskellige samarbejder til løsning af forskellige opgaver.  

1. Kom godt i gang

Mange menighedsråd vælger at samarbejde, og det kan der være rigtig gode grunde til.

Samtlige af landets menighedsråd har nemlig ansvaret for at drive kirken på bedst mulig måde. Det lokale ansvar for kirkens liv og administration er placeret ved det lokale menighedsråd.

Alt det menighedsråd kan selv, kan de nemlig også gøre i samarbejde med andre.

Rammerne for samarbejde bliver stadig bedre og bredere. Samarbejder kan give nye muligheder, herunder i forhold til økonomi, styrke det kirkelige liv og flere hænder til at løfte opgaver.  

I maj 2023 trådte nye samarbejdsmuligheder i kraft. Formålet var at forenkle samarbejder på alle niveauer, herunder med mulighed for flytning af opgaver fra menighedsråd til provstiudvalg med henblik på ansættelse af specialiserede kompetencer.

Formelt er der ikke mange krav, når menighedsråd skal samarbejde, uanset om det er med nabosognet eller med provstiudvalget som omdrejningspunktet for samarbejdet. Faktisk er det eneste formelle krav, at der på forhånd tages stilling til indholdet af samarbejdet og det skrives ind i en vedtægt, også kaldet en samarbejdsaftale. Erfaringen er dog, at det kræver et grundigt forarbejde at komme godt fra start.

Det er vigtigt med en klar og ikke mindst fælles forståelse for samarbejdets omfang, hvilke berettigede forventninger de enkelte deltagere kan have, samt en konkret forståelse af, hvordan samarbejdet i praksis vil påvirke dagligdagen på de enkelte arbejdspladser.

Er beslutningskompetencen på konkrete områder flyttet til fx provstiudvalget eller til en nedsat bestyrelse? Får samarbejdet konsekvenser for en eller flere medarbejdere?

Når et menighedsråd beslutter at indgå i et samarbejde – og dermed vurderer, at det kan give nogle væsentlige fordele i det daglige arbejde ved kirken, kirkegården eller i forhold til menighedsrådets opgaver – er det vigtigt at forholde sig til disse 3 trin:

  1. Hvad skal formålet med samarbejdet være?
  2. Hvilken samarbejdstype/-model passer til samarbejdet?
  3. Hvad skal vedtægten indeholde?

Det kræver altid en beslutning i menighedsrådet, for at et samarbejde kan etableres, hvilket betyder at det altid er frivilligt for et menighedsråd at deltage i et samarbejde, uanset hvilken samarbejdstype som er rammen for samarbejdet. 

2. Guide til samarbejde i folkekirken - oversigt

Denne Guide til samarbejder i Folkekirken er udarbejdet af By-, Land- og Kirkeministeriet og giver et overblik over de muligheder for samarbejder, der findes i menighedsrådsloven.

3. Hvad skal der samarbejdes om?

Et samarbejde kan etableres i forhold til allerede eksisterende opgaver, men det kan også være helt nye opgaver, som menighedsrådet beslutter at prioritere fremadrettet.

3.1 Enkeltstående arrangementer

Enkeltstående arrangementer kan afholdes i fællesskab uden videre. Det kan være koncerter, højskole, gudstjenester, pilgrimsvandringer, foredrag eller lignende.

Det er ikke nødvendigt at udarbejde en vedtægt for samarbejder af enkeltstående aktiviteter, hvor fællesudgiften afholdes af kirkekassen i de deltagende menighedsråd.

I fællesskab vil større arrangementer lettere kunne løftes, når flere menighedsråd deles om arbejdsopgaverne og ikke mindst det økonomiske aspekt.  

Det kan være en fordel at:

  • Gå sammen om aktiviteter og på den måde få råd til større arrangementer.
  • Invitere til arrangementer på tværs af sognegrænser, hvor der potentielt er flere deltagere til arrangementerne.

Det er nødvendigt, at der forud for et arrangement aftales, hvordan ressourcer i form af udgifter og medarbejdertimer skal fordeles.

Herunder

  • Hvilke indtægter/udgifter er der, og hvordan de fordeles?
  • Hvilke medarbejdere skal bidrage med at løse opgaver?
  • Hvem står for den overordnede koordinering af arrangementet?

3.2 Fælles medarbejdere

Det er også muligt at samarbejde om ansættelse af fælles medarbejdere, fx organist, kirkesanger, kirke- og kulturmedarbejder, kirketjener, graver eller andre medarbejdere. Der kan indgås samarbejder om fx en enkelt kirke- og kulturmedarbejderfunktion, men der kan også samarbejdes om alle medarbejdere og dermed alle arbejdsfunktioner i kirken og på kirkegården.

Det kan være en fordel at:

  • Fælles ansættelser giver større stillinger, som er mere attraktive og kan tiltrække mere kvalificerede medarbejdere.
  • Der er mindre arbejde for de enkelte menighedsråd ved at administrationen samles. 

3.3 Administration - fælles kirkekontor

Der kan samarbejdes om fælles administration fx kan der oprettes et fælles kordegnekontor, regnskabskontor eller lignende administrative opgaver.  

Det kan være en fordel at:

  • Administrationen bliver billigere, og der frigøres økonomi til andet.
  • Opgaverne og kompetencerne samles, så opgaverne løses med højere kvalitet.
  • Der skabes et bedre arbejdsmiljø med flere kollegaer og med mulighed for faglig sparring.

3.4 Kirkegårde

Samarbejder om kirkegårde kan både være i forhold til samarbejde om drift og anlæg, men også i forhold til medhjælp, ledelsesfunktion – og det kan være i både mindre og større omfang. 

Det kan være en fordel at:

  • Ressourcerne kan anvendes bedre ved at nogle funktioner varetages i fællesskab og dermed med mindre timeanvendelse.
  • Indkøb og arbejdsgange kan forbedres gennem stordriftsfordele.
  • Imødekomme nogle af de udfordringer, der opstår ved, at folkekirken består af mange små enheder.
  • Få højere kvalitet i opgaveløsningen ved at medarbejdere specialiseres i opgaver.
  • Der kan tilbydes stilling med højere timetal, som dermed bliver mere attraktive ved rekruttering og fastholdelse.

3.5 Vikardækning

Ved samarbejder om gensidig vikardækning kan det være af både et mindre eller større omfang. Et samarbejde kan alene være fx under ferieafvikling, men samarbejdet kan også være i større omfang fx under både sygdom, kursus deltagelse, ved stor arbejdsbelastning og ved sæsonudsving – og dermed i alle fraværssituationer.    

Det kan være en fordel at:

  • Afløsning sker ved faste vikarer, og dermed med en vikar som kender arbejdspladsen.
  • Stabilitet i afløsning ved at anvende samme vikar.
  • Vikardækning med fastansatte medarbejdere kan give grundlag for større stillinger, som er mere attraktive i forhold rekruttering og fastholdelse.

4. Overvejelser inden et samarbejde

Når der i forbindelse med indgåelse af et samarbejde skabes forandringer, er det en fordel, at der er sat ord på, hvad formålet med samarbejdet er.

Det handler i første omgang om at skabe fælles forståelse og få afstemt forventninger til, hvad samarbejdet indebærer for de enkelte deltagere i samarbejdet. Denne del af processen vil være tidskrævende og kræver en indgående dialog, men er meget vigtig, da den danner grundlaget for det videre samarbejde og for at samarbejdet vil lykkes.

Det er ligeledes relevant, at de enkelte deltagere forholder sig til eventuelt afledte konsekvenser på egen arbejdsplads. Det kan være alt fra opsigelse af kopimaskine-aftale til ændring i en medarbejders nuværende ansættelsesvilkår.   

Når detaljerne og de enkelte deltagere i samarbejdet er afklaret, skal der udfærdiges en samarbejdsaftale i form af en vedtægt.

Der er regler for, hvad der som minimum skal stå i en vedtægt.

4.1 Rammer for samarbejdet

Det er nogle helt konkrete forhold, som er nødvendige at afklare, inden et samarbejde kan etableres.

  • Hvem er med – deltagere?
  • Hvornår er opstart?
  • Hvilken type og model ønskes?
  • Skal der nedsættes et udvalg eller en bestyrelse, som samarbejdet skal koordineres af eller overdrages til?
  • Hvilke ledelseskompetencer skal kontaktpersonen eller en bestyrelse have?
  • Hvordan og hvornår evalueres samarbejdet?
  • Hvilke muligheder har et menighedsråd for at komme ud af samarbejdet igen?

4.2 Medarbejdere i samarbejdet

I forhold til medarbejdere er det nødvendigt at tage stilling til, om der kan være nogle ansættelsesretlige forhold, de deltagende menighedsråd skal forholde sig til.

  • Hvilke medarbejdere skal indgå i samarbejdet?
  • Hvilke medarbejdere skal fremover udføre hvilke opgaver?
  • Er der brug for nye kompetencer?
  • Skal medarbejderne have nye arbejdssteder?
  • Kan der undværes medarbejdere, eller skal enkelte ned i tid?
  • Skal der være en fælles kontaktperson for medarbejderne i samarbejdet?
  • Hvilke konsekvenser får samarbejdet for eventuelle medarbejdere, der skal overdrages?
  • Hvilke personalemæssige konsekvenser får en eventuel senere opløsning af samarbejdet?
  • Hvem har ansvaret for arbejdsmiljøet?

4.3 Økonomi i samarbejdet

I forhold til den økonomiske del af et samarbejde er det nødvendigt at indgå konkrete aftaler mellem de deltagende menighedsråd for at skabe det fornødne økonomiske overblik for både økonomien i samarbejdet, samt for den lokale økonomi for de enkelte menighedsråd.   

Kan der effektiviseres på medarbejdertimer eller omlægges stillinger til nye områder? Kommer der nye udgifter til fx kørselsgodtgørelse for kørsel mellem tjenestesteder? Hvem dækker eventuelle vikaromkostninger ved længerevarende sygdom? Er der nye behov for indkøb i relation til samarbejdet?

Ved etablering af samarbejdet skal der tages stilling til afregningsformen.

Der kan laves en fordelingsnøgle med baggrund i den enkelte deltagers ”forbrug” i samarbejdet, der kan ske afregning mellem kirkekasser efter det faktiske forbrug, eller der kan ske afregning via ligningen til kirkekasserne.

5. Samarbejdsmodeller og -typer

Samarbejder kan tilrettelægges på mange måder.  

Det kan være en idé at udarbejde et organisationsdiagram med enkle og tydelige ledelseslinjer. Der findes mange modeller for samarbejde.  

Nedenstående bliver de 6 forskellige typer præsenteret med relevante modeller til brug for udarbejdelse af en vedtægt.

5.1 Typer af samarbejder

Et menighedsråd kan samarbejde om stort og småt, og der findes derfor flere forskellige typer af samarbejder, som kan danne udgangspunktet for det konkrete samarbejde. Der er som udgangspunkt 6 overordnede samarbejdstyper.

§ 42a - Samarbejder mellem menighedsråd

§ 42b - Samarbejder mellem et eller flere menighedsråd og provstiudvalg i samme provsti

§ 42c - Samarbejder mellem et eller flere menighedsråd og provstiudvalg i samme provsti

§ 43 - Samarbejder mellem menighedsråd som kræver dispensation fra Kirkeministeriet

§ 43a - Samarbejder mellem menighedsråd som finansieres af provstiudvalgskassen

§ 43b - Samarbejder mellem stiftsøvrighed og provstiudvalg, mellem to eller flere stiftsøvrigheder, mellem to eller flere provstiudvalg og mellem menighedsråd og en eller flere stiftsøvrigheder eller provstiudvalg.

5.2 Samarbejder mellem menighedsråd – § 42a

Generelt

To eller flere menighedsråd kan indgå aftale om samarbejde om løsning af de opgaver, der finansieres af kirkekassen. Et samarbejde af denne type kan omhandle personaleressourcer, fælles kirkekontor, fælles bogholderi og fælles indkøb.

Samarbejde efter denne bestemmelse kan kun ske mellem menighedsråd – ikke med provsti, provstiudvalg eller andre parter.

Et samarbejde efter denne bestemmelse kræver ikke dispensation fra By-, Land- og Kirkeministeriet og vedtægten skal derfor offentliggøres på stiftets hjemmeside.

  • Samarbejde efter denne bestemmelse kan oprettes som selvstændige juridiske enheder.
  • Regnskabet skal føres hos et deltagende menighedsråd eller som en selvstændig juridisk enhed.
  • Samarbejder mellem menighedsråd efter denne bestemmelse kan indgås på tværs af provstigrænser.
  • Der kan søges inspiration i eksisterende samarbejdsaftaler på stiftets hjemmeside.

 Indhold

Vedtægten skal indeholde oplysninger om:

  • Hvilke menighedsråd der deltager i samarbejdet.
  • Hvad samarbejdet vedrører.
  • Finansieringen af samarbejdet.
  • Tilsyn
  • Vilkår for andre menighedsråds optagelse i samarbejdet.
  • Afgørelse om uenighed om vedtægtens fortolkning
  • Vilkår for ophævelse af samarbejdet.
  • Hvor vedtægten er offentliggjort, og hvorfra den kan rekvireres.

Organisering af samarbejdet

Formaliseret som model A

I model A går flere menighedsråd sammen om at oprette fx et kontorfællesskab for en eller flere medarbejdere. Ét af menighedsrådene har ledelsen og er ansættelsesmyndighed for alle medarbejderne. Samarbejdet foregår mellem det ansættende menighedsråd og de deltagende menighedsråd i samarbejdet, og kan fx foregå på fællesmøder, i en bestyrelse eller løbende mellem de valgte kontaktpersoner.

Det ansættende menighedsråd har ansvaret for medarbejderens forhold og arbejdsopgaver i samarbejdet. Det ansættende menighedsråd har det fulde ansvar og frihed til at beslutte, hvordan opgaverne organiseres, hvem der skal være ansat med videre. Det er kontaktpersonen i det ansættende menighedsråd, der bliver medarbejdernes nærmeste leder.

De deltagende menighedsråd skal som udgangspunkt kun vurdere, om de er tilfredse med den leverede ydelse. På den måde er de bestillere af en opgave, der udføres af det ansættende menighedsråds medarbejdere.

Organisationsdiagram af model A

Formaliseret som Model C

I model C går menighedsrådene fx sammen om et fælles kontorlokale, og medarbejderne bevarer deres ansættelse i hvert deres menighedsråd. Medarbejderne har opgaver for deres respektive menighedsråd og refererer til hver deres kontaktperson. Ansvaret for den enkelte medarbejder er placeret hos det menighedsråd, som har ansat vedkommende og fungerer dermed som ansættelsesmyndighed.

Opgaverne, der vedrører det fælles kontor, koordineres af de deltagende menighedsråd – enten på fællesmøder, via et fælles udvalg eller mellem kontaktpersonerne.

Menighedsrådene skal i fællesskab definere rammerne for samarbejde. Selvom medarbejderne har forskellige kontaktpersoner, deler de samme arbejdssted. Det er derfor at ledelsesmæssige spørgsmål og personaleforhold koordineres på tværs – især mellem kontaktpersonerne.

Forhold, der bør afklares, kan fx være de fysiske rammer: fordeling af kontorer, fælles indkøb af kontorartikler, it- og telefonløsninger med mere. Men det kan også være koordinering af medarbejdernes individuelle vilkår: arbejdstider, placering af ferie, frihed og lignende.

Medarbejderne kan opleve forskelle i løn- og ansættelsesvilkår. Dette er naturligt, da medarbejderne er ansat af forskellige menighedsråd.

Organisationsdiagram af model C 

Fordele og ulemper ved dette samarbejde

Fordelen ved denne type samarbejder er, at det er forholdsvis nemt at etablere og organisere et samarbejde efter denne bestemmelse, idet det alene er de samarbejdende menighedsråd, som skal blive enige om samarbejdets indhold, organisering og vedtægt.

Vedtægten skal ikke godkendes, men skal blot offentliggøres på stiftets hjemmeside.

Ulempen er, at samarbejdet ikke kan etableres med andre end menighedsråd, og hvis menighedsrådene ikke kan blive enige, vil samarbejdet ikke lykkes.

5.3 Samarbejder mellem et eller flere menighedsråd og provstiudvalg i samme provsti – § 42b

Generelt

Et eller flere menighedsråd og provstiudvalget i samme provsti kan indgå aftale om samarbejde vedrørende følgende opgaver:

1) Fælles administration, herunder personregistrering og regnskabsopgaver.

2) Fælles personaleadministration, herunder rekrutteringstiltag og HR-rådgivning.

3) Bygningsvedligeholdelse og drift, herunder af præsteboliger.

4) Bygningsteknisk rådgivning.

5) Skole-kirke-samarbejde.

6) Kommunikation.

Samarbejder efter denne bestemmelse kan kun etableres mellem menighedsråd og provstiudvalg.

Det kræver ikke dispensation fra By-, Land- og Kirkeministeriet, og vedtægten skal offentliggøres på stiftets hjemmeside.

  • Samarbejde efter denne bestemmelse kan ikke oprettes som en selvstændig juridisk enhed.
  • Regnskabet skal føres hos et deltagende menighedsråd eller i provstiudvalgskassen.
  • Samarbejde mellem menighedsråd efter denne bestemmelse kan ikke etableres på tværs af provstigrænser.

Der kan hentes inspiration i eksisterende samarbejdsaftaler på stiftets hjemmeside.

Indhold

Vedtægten skal indeholde oplysninger om:

  • Hvilke menighedsråd der deltager i samarbejdet.
  • Hvad samarbejdet vedrører.
  • Finansieringen af samarbejdet
  • Tilsyn.
  • Vilkår for andre menighedsråds optagelse i samarbejdet.
  • Afgørelse ved uenighed om vedtægtens fortolkning.
  • Vilkår for ophævelse af samarbejdet.
  • Hvor vedtægten er offentliggjort, og hvorfra den kan rekvireres.

Organisering af samarbejdet

Formaliseret som Model D

Dette samarbejde kræver, at der nedsættes en bestyrelse med repræsentanter fra både menighedsrådene og provstiudvalget.

Når menighedsråd og provstiudvalg opretter samarbejder, fastholdes provstiudvalgets tilsynsforpligtelser uændret – også selvom der indgår provstiudvalgsmedlemmer i bestyrelsen.

Et samarbejde efter denne bestemmelse kan også etableres med en fællesbestyrelse, hvis en sådan allerede er oprettet i provstiet.

Organisationsdiagram af model D

Fordele og ulemper ved dette samarbejde

Fordelen ved denne type samarbejder er, at det er forholdsvis nemt at etablere og organisere et samarbejde efter denne bestemmelse, idet det alene er de samarbejdende menighedsråd og provstiudvalget, som skal blive enige om samarbejdets indhold, organisering og vedtægt.

Vedtægten skal ikke godkendes, men skal blot offentliggøres på stiftets hjemmeside.

Ulempen er, at samarbejdet ikke kan indgås med andre end menighedsråd og provstiudvalg, og kun indenfor de konkrete rammer af bestemmelsen. Ønsker menighedsråd og provstiudvalg at samarbejde om andet end hvad bestemmelsen giver mulighed for, skal samarbejdet godkendes af By-, Land- og Kirkeministeriet.

Vil du vide mere?
5.4 Samarbejder mellem et eller flere menighedsråd og provstiudvalg i samme provsti - § 42c

Generelt

Et eller flere menighedsråd og provstiudvalget i samme provsti kan indgå aftale om samarbejde ved at delegere kompetence, opgaver og finansiering til provstiudvalget, når samarbejdet omfatter følgende:

1) Fælles personaleadministration, herunder rekrutteringstiltag og HR-rådgivning.

2) Bygningsvedligeholdelse og drift, herunder af præsteboliger.

3) Bygningsteknisk rådgivning.

4) Skole-kirke-samarbejde.

5) Kommunikation.

Samarbejder efter denne bestemmelse kan kun ske som et samarbejde mellem menighedsråd og provstiudvalg.

Dette samarbejde kræver ikke dispensation fra By-, Land- og Kirkeministeriet, og vedtægten skal offentliggøres på stiftets hjemmeside.

  • Samarbejde efter denne bestemmelse kan ikke oprettes som selvstændige juridiske enheder.
  • Regnskabet skal føres hos provstiudvalgskassen.
  • Samarbejde mellem menighedsråd efter denne bestemmelse kan ikke indgås på tværs af provstigrænser.

Der kan søges inspiration i eksisterende samarbejdsaftaler på stiftets hjemmeside.

Indhold

Vedtægten skal indeholde oplysninger om:

  • Hvilke menighedsråd der deltager i samarbejdet.
  • Hvad samarbejdet vedrører.
  • Finansieringen af samarbejdet.
  • Tilsyn.
  • Vilkår for andre menighedsråds optagelse i samarbejdet.
  • Afgørelse om uenighed om vedtægtens fortolkning.
  • Vilkår for ophævelse af samarbejdet.
  • Hvor vedtægten er offentliggjort, og hvorfra den kan rekvireres.

Organisering af samarbejdet

Formaliseret som Model E

Et samarbejde efter denne bestemmelse medfører, at menighedsrådet delegerer kompetence, opgaver og finansiering for samarbejdet til provstiudvalget.

Organisationsdiagram af model E

Fordele og ulemper ved dette samarbejde

Fordelen ved denne type samarbejder er, at det er forholdsvis nemt at etablere og organisere et samarbejde efter denne bestemmelse, idet det alene er de samarbejdende menighedsråd og provstiudvalget, som skal blive enige om samarbejdets indhold, organisering og vedtægt.

Menighedsrådet delegerer en kompetence til provstiudvalget, hvorfor menighedsrådet kan frigøres for nogle af sine forpligtelser.

Vedtægten skal ikke godkendes, men skal blot offentliggøres på stiftets hjemmeside.

Ulempen er, at samarbejdet ikke kan etableres med andre end menighedsråd og provstiudvalg, og kun inden for de konkrete rammer af bestemmelsen. Ønsker menighedsråd og provstiudvalg at samarbejde om andet end hvad bestemmelsen giver mulighed for, skal samarbejdet godkendes af By-, Land- og Kirkeministeriet.

Menighedsrådet delegerer en kompetence til provstiudvalget, hvilket betyder, at beslutningskompetence mistes i menighedsrådet.

Vil du vide mere?
5.5 Samarbejder mellem menighedsråd som kræver dispensation fra Kirkeministeriet – § 43

Generelt

To eller flere menighedsråd kan indgå et samarbejde, der kræver dispensation. Samarbejder efter denne bestemmelse kan kun ske mellem menighedsråd, og dermed ikke med provsti, provstiudvalg eller andre.

Samarbejdet skal vedrøre løsningen af folkekirkelige anliggender.

Vedtægten skal godkendes af By-, Land- og Kirkeministeriet og offentliggøres på By-, Land- og Kirkeministeriets hjemmeside.

  • Samarbejder mellem menighedsråd, der kræver dispensation, kan oprettes som en selvstændig juridisk enhed med eget regnskab.
  • Regnskabet skal føres hos et deltagende menighedsråd eller i en selvstændig juridisk enhed.
  • Samarbejde mellem menighedsråd efter denne bestemmelse kan indgås på tværs af provstigrænser.

Der kan søges inspiration i eksisterende relevante samarbejdsaftaler på By-, Land- og Kirkeministeriets hjemmeside.

Indhold

Vedtægten skal indeholde oplysninger om:

  • Hvilke menighedsråd der deltager i samarbejdet.
  • Hvad samarbejdet vedrører.
  • Finansieringen af samarbejdet.
  • Tilsyn.
  • Vilkår for andre menighedsråds optagelse i samarbejdet.
  • Afgørelse om uenighed om vedtægtens fortolkning.
  • Vilkår for ophævelse af samarbejdet.
  • Hvor vedtægten er offentliggjort, og hvorfra den kan rekvireres.

 Organisering af samarbejdet

Formaliseret som model B

I model B samles den overordnede ledelse af medarbejderen i et fælles administrationsudvalg.

Administrationsudvalget overtager ledelsen og ansvaret for de medarbejdere, der er omfattet af samarbejdet. Samarbejdet foregår gennem udvalget, som står for fordelingen af timer og opgaver i samarbejdet. Herved får udvalget en vigtig ledelsesrolle over for medarbejderne.

Administrationsudvalget sammensættes af menighedsrådsmedlemmer fra alle de deltagende menighedsråd. Det er hensigtsmæssigt, at kontaktpersonerne deltager i udvalget. Udvalget kan tildeles kompetencer til at beslutte, hvordan opgaverne udføres, hvem der skal være ansat og så videre.

Udvalget kan have til opgave at drøfte ansættelse, APV og MUS, beslutte udviklingsplaner for medarbejderne og lignende.

Administrationsudvalget kan udpege én kontaktperson, der har kontakten til medarbejderne på alle menighedsrådenes vegne. Medarbejderne refererer til den fælles kontaktperson i udvalget. Der skal søges dispensation for at udvalget kan vælge en fælles kontaktperson.

Organisationsdiagram af model B

Fordele og ulemper ved dette samarbejde

Fordelen ved denne type samarbejder er, at det er muligt at etablere et samarbejde, der fraviger de almindelige rammer for samarbejde og udvider mulighederne.

Menighedsrådet delegerer en kompetence, hvorfor menighedsrådet kan frigøres for nogle af deres forpligtelser.

Ulempen er, at samarbejdet kun kan indgås mellem menighedsråd, og at vedtægten skal godkendes, hvilket kan gøre processen tungere.

Menighedsrådet delegerer en kompetence, hvilket betyder, at beslutningskompetence mistes i menighedsrådet.

Vil du vide mere?
5.6 Samarbejder mellem menighedsråd, som finansieres af provstiudvalgskassen – § 43a

Generelt

Flere menighedsråd i ét provsti kan beslutte at oprette de i § 42a og § 43 nævnte former for samarbejde med provstiet som ramme. En sådan beslutning skal træffes på budgetsamråd, og udgifterne til samarbejdet finansieres af provstiudvalgskassen.

Beslutningen om samarbejde efter denne bestemmelse træffes ved kvalificeret flertal på 2/3 på budgetsamrådet. Et samarbejde med provstiet som ramme ophører, hvis der på et efterfølgende budgetsamråd ikke er et kvalificeret flertal for at fortsætte samarbejdet.

Samarbejder efter denne bestemmelse kan alene indgås mellem menighedsråd, og ikke med provstiudvalg eller andre.

Bestemmelsen sigter mod samarbejde, der skal være fælles for provstiet som helhed, herunder samarbejde om opgaver, som mange af provstiets menighedsråd kan have gavn af, at de løftes i fællesskab. Et samarbejde med provstiet som ramme kræver, at der udarbejdes en vedtægt for samarbejdet.

Dette samarbejde kan etableres som enten et § 42a eller § 43 samarbejde.

  • Samarbejde efter denne bestemmelse kan ikke oprettes som selvstændige juridiske enheder.
  • Provstiudvalgskassen benyttes til finansiering.
  • Samarbejde mellem menighedsråd efter denne bestemmelse kan ikke indgås på tværs af provstigrænser.

Der kan søges inspiration i eksisterende samarbejdsaftaler i forhold til § 42a på stiftets hjemmeside. For § 43-samarbejder kan der søges inspiration på By-, Land- og Kirkeministeriets hjemmeside.

Fordele og ulemper ved dette samarbejde

Fordelen ved denne type samarbejder er, at det udelukkende er samarbejdende menighedsråd, som skal blive enige om samarbejdets indhold, organisering og vedtægt.

Ulempen er, at samarbejdet kræver kvalificeret flertal på samtlige budgetsamråd, hvilket i praksis betyder, at 1/3 af menighedsrådene kan inddrages i samarbejdet ufrivilligt.

5.7 Samarbejde mellem stiftsøvrighed og provstiudvalg, mellem to eller flere stiftsøvrigheder, mellem to eller flere provstiudvalg og mellem menighedsråd og en eller flere stiftsøvrigheder eller provstiudvalg – § 43b

Generelt

De i § 43, stk. 1-5, nævnte regler om samarbejde mellem menighedsråd finder tilsvarende anvendelse på samarbejde mellem stiftsøvrighed, stiftsråd og provstiudvalg, mellem to eller flere stiftsøvrigheder, mellem to eller flere stiftsråd, mellem to eller flere provstiudvalg og mellem menighedsråd og en eller flere stiftsøvrigheder, stiftsråd eller provstiudvalg.

Samarbejdet skal vedrøre løsning af folkekirkelige anliggender.

Vedtægten skal godkendes af By-, Land- og Kirkeministeriet og offentliggøres på By-, Land- og Kirkeministeriets hjemmeside.

  • Samarbejdet kan ikke oprettes som en selvstændig juridisk enhed med eget regnskab.
  • Regnskabet skal føres hos en af de deltagende myndigheder.
  • Samarbejde mellem menighedsråd efter denne bestemmelse kan indgås på tværs af provstigrænser.

Der kan søges inspiration i eksisterende samarbejdsaftaler på By-, Land- og Kirkeministeriets hjemmeside.

Fordele og ulemper ved dette samarbejde

Fordelen ved denne type samarbejder er, at det er muligt at etablere samarbejde med flere myndigheder, hvilket fraviger de almindelige rammer for samarbejde og udvider mulighederne.

Ulempen er at samarbejde efter denne bestemmelse er sjældent, og vedtægten skal godkendes, hvilket kan gøre processen tungere. 

6. Selvstændig juridisk enhed 

Samarbejder efter § 42a og § 43 kan etableres som selvstændige juridiske enheder.

Samarbejdets omfang skal dog udgøre:

  • Minimum 3 årsværk, eller
  • En omsætning på mindst 2 mio. kr. om året.

Formålet er, at et samarbejde med en væsentlig økonomi kan oprettes med et eget regnskab og derved undgå, at samarbejdets økonomi skal indgå som en del af menighedsrådets kasse og regnskab.

Samarbejder, der oprettes som selvstændige juridiske enheder, kan desuden organiseres som selvstændig arbejdsgiver med de pligter, der følger heraf.

7. Fællesbestyrelse

Menighedsrådene i et provsti kan nedsætte en fællesbestyrelse. Samarbejder mellem menighedsråd eller mellem menighedsråd og provstiudvalg efter §§ 42 a, 42 b, 43 eller 43 b kan tilslutte sig fællesbestyrelsen.

Fællesbestyrelsen kan tildeles kompetence til at træffe beslutninger for og administrere alle samarbejder inden for et provsti eller ligningsområde. Bestemmelsen indebærer, at fællesbestyrelsen skal varetage de opgaver, som bestyrelsen for et samarbejde ellers er tildelt.

Fællesbestyrelsen skal varetage de opgaver, som er optaget i vedtægten for et samarbejde.

Opgaverne fremgår af vedtægten for det enkelte samarbejde.

Provstiudvalget skal sikre, at der afholdes valg til fællesbestyrelsen. Valget afholdes i forbindelse med et budgetsamråd. Valg til fællesbestyrelsen sker ved simpelt flertal.

Fællesbestyrelsen skal bestå af mindst 5 medlemmer, som er valgbare til et menighedsråd. Flertallet i fællesbestyrelsen skal være lægmedlemmer.

Fællesbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Dette skal ske under hensyntagen til lokale forhold, herunder antallet af tilsluttede samarbejder.

Fællesbestyrelsens medlemmer vælges for 2 år og således, at halvdelen af fællesbestyrelsens medlemmer er på valg hvert år.

8. Særligt om udvalg under et samarbejde i et § 20-udvalg

To eller flere menighedsråd kan nedsætte et fælles ansættelsesudvalg eller et fælles udvalg for kirkegårdsdrift, når de samarbejder i henhold til §§ 42a eller 43. Fællesudvalgene handler på menighedsrådenes vegne og nedsættes i henhold til menighedsrådslovens § 20.

Der er udtrykkelig lovhjemmel til delegation af kompetence.

Menighedsrådene i samarbejdet fastsætter reglerne for udvalget i vedtægten.

9. Når samarbejdet bliver til virkelighed

Når samarbejdet skal gennemføres på de enkelte arbejdspladser, er det vigtigt, at I som arbejdsgiver bruger tid på at forklare samarbejdet, intentionen og forventningerne til jeres medarbejdere.

Forklar, hvad det er, menighedsrådet gerne vil opnå med samarbejdet, give god tid til at lytte, svare på spørgsmål og sikre en god inddragelse af medarbejderne – så de også kan tage ejerskab over samarbejdet. 

9.1 Vær opmærksom på...

Samarbejde kræver ofte ændringer af den enkelte medarbejders ansættelsesvilkår. Dette er et gennemreguleret område, og der er helt konkrete processer, som skal iagttages i den forbindelse.

De fleste ændringer af medarbejdernes vilkår til fx en ny arbejdsgiver eller et nyt arbejdssted, kan betyde, at medarbejderne skal have skriftlig besked om de nye vilkår og mulighed for at udtale sig om dem, inden de kan træde i kraft.

Der er regler for, hvordan en sådan varsling skal foregå, og en varslingsperiode kan være op til 6 måneder, før ændringerne – og dermed også samarbejdet – kan træde i kraft.

Hvis medarbejderen er indstillet på ændringerne, kan der blot laves en frivillig aftale om, at medarbejderen fremover får nye vilkår, arbejdssteder, arbejdsopgaver, ansvarsområder med videre.

Her kræves blot et tillæg til ansættelsesbeviset, som begge parter underskriver.

Særligt om tjenestemænd

Hvis der er tjenestemænd ansat vil proceduren være anderledes end for overenskomstansatte medarbejdere.

Hvis samarbejdet betyder, at en tjenestemand skal udføre arbejde for andre menighedsråd, er det By-, Land- og Kirkeministeriet, der har kompetencen til at ændre stillingen. Den relevante faglige organisation vil også skulle høres.

 ________________________________________________________________

Kontakt gerne Landsforeningen af Menighedsråd eller stiftet for råd og vejledning forud for indgåelse af en samarbejdsaftale – både i forhold det det konkrete samarbejde, men også i forhold til de ansættelsesretlige forhold for medarbejderne.

Indhold
  1. Kom godt i gang
    1. Guide til samarbejde i folkekirken - oversigt
      1. Hvad skal der samarbejdes om?
        1. Enkeltstående arrangementer
        2. Fælles medarbejdere
        3. Administration - fælles kirkekontor
        4. Kirkegårde
        5. Vikardækning
      2. Overvejelser inden et samarbejde
        1. Rammer for samarbejdet
        2. Medarbejdere i samarbejdet
        3. Økonomi i samarbejdet
      3. Samarbejdsmodeller og -typer
        1. Typer af samarbejder
        2. Samarbejder mellem menighedsråd – § 42a
        3. Samarbejder mellem et eller flere menighedsråd og provstiudvalg i samme provsti – § 42b
        4. Samarbejder mellem et eller flere menighedsråd og provstiudvalg i samme provsti - § 42c
        5. Samarbejder mellem menighedsråd som kræver dispensation fra Kirkeministeriet – § 43
        6. Samarbejder mellem menighedsråd, som finansieres af provstiudvalgskassen – § 43a
        7. Samarbejde mellem stiftsøvrighed og provstiudvalg, mellem to eller flere stiftsøvrigheder, mellem to eller flere provstiudvalg og mellem menighedsråd og en eller flere stiftsøvrigheder eller provstiudvalg – § 43b
      4. Selvstændig juridisk enhed 
        1. Fællesbestyrelse
          1. Særligt om udvalg under et samarbejde i et § 20-udvalg
            1. Når samarbejdet bliver til virkelighed
              1. Vær opmærksom på...