I henhold til § 12 i vedtægterne for Folkekirkens Arbejdsmiljøråd, i det følgende kaldet Arbejdsmiljørådet, fastsættes følgende forretningsorden.
Meddelelse til sekretariatet om medlemmernes repræsentanter/suppleanter
Medlemmerne giver meddelelse til sekretariatet for Arbejdsmiljørådet om, hvem der er udpeget som henholdsvis repræsentant og suppleant til Arbejdsmiljørådet.
Møder
Arbejdsmiljørådet afholder mindst fire årlige møder.
Møderne afholdes normalt i hvert kvartal. Møderne i første og tredje kvartal holdes fortrinsvis som fysiske møder.
Mødet i første kvartal holdes i Sabro på adressen, Damvej 17, 8471 Sabro. Mødet i tredje kvartal holdes i København, som udgangspunkt hos Kirkeministeriet. Møderne i andet og fjerde kvartal holdes fortrinsvis som virtuelle møder.
Det kommende års møder skal aftales på mødet i tredje kvartal.
Møderne ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Såfremt denne også er fraværende, vælger Arbejdsmiljørådet en mødeleder blandt de tilstedeværende.
Afbud til møder meddeles sekretariatet så vidt muligt en uge før mødets afholdelse eventuelt med oplysning om, hvem der deltager i stedet for.
Dagsordener
Formanden udarbejder udkast til dagsordener i samråd med forretningsudvalget.
Emner, der ønskes optaget på møde i Arbejdsmiljørådet, skal sendes til sekretariatet senest fire uger før mødets afholdelse.
Indkaldelse med udkast til dagsorden og bilag sendes pr. mail senest to uger før mødets afholdelse til rådets medlemmer (repræsentanterne og suppleanter) og Kirkeministeriet på de e-mailadresser, der er oplyst til sekretariatet.
En eventuel tillægsdagsorden sendes senest fem dage inden mødets afholdelse.
Emner der ikke er optaget på dagsordenen, kan optages på dagsordenen til drøftelse, såfremt de tilstedeværende repræsentanter er enige heri.
Udkast til dagsordener med bilag (med undtagelse af bilag, der indeholder oplysninger, der bør hemmeligholdes af hensyn til private og offentlige interesser) er offentligt tilgængelige på www. kirketrivsel.dk og de enkelte medlemmer beslutter selv, hvordan de i øvrigt ønsker at offentliggøre disse.
Referater
Foreløbigt referat af møderne udsendes pr. mail normalt 1 uge efter mødets afholdelse til Arbejdsmiljørådets medlemmer (repræsentanterne og suppleanter) og Kirkeministeriet på den e-mailadresse, der er oplyst til sekretariatet, med frist for bemærkninger på 1 uge og derefter udsendes endeligt referat.
Referaterne er offentligt tilgængelige (med undtagelse af oplysninger, der bør hemmeligholdes af hensyn til private og offentlige interesser) på www. kirketrivsel.dk, og de enkelte medlemmer beslutter selv, hvordan de i øvrigt ønsker at offentliggøre disse.
Beslutninger i medfør af vedtægternes § 9, stk. 6
Såfremt formanden i medfør af vedtægternes § 9, stk. 6, skal træffe beslutninger, kan formanden anmode de øvrige medlemmer om en udtalelse, inden beslutningen træffes.
Formanden orienterer så hurtigt som muligt Arbejdsmiljørådet om de beslutninger, der træffes efter vedtægternes § 9, stk. 6.
Sekretariatsbetjeningen af Arbejdsmiljørådet varetages af Arbejdsmiljørådets sekretariat under Folkekirkens Arbejdsmiljørådgivning.
Forretningsorden for forretningsudvalget for Arbejdsmiljørådet
I henhold til § 12 i vedtægterne for Folkekirkens Arbejdsmiljøråd, i det følgende kaldet Arbejdsmiljørådet, fastsættes følgende forretningsorden for forretningsudvalget.
Opgaver og formål
Arbejdsmiljørådets forretningsudvalg har det formål i samarbejde med sekretariatet at forberede og følge op på sager, der behandles i Arbejdsmiljørådet og komme med oplæg til drøftelser og beslutninger i Arbejdsmiljørådet.
Udvalget mødes mellem rådsmøderne med den primære opgave at forberede drøftelserne på selve rådsmødet. Forretningsudvalget er ikke et besluttende udvalg, men kommer med indstillinger til Arbejdsmiljørådet.
Udover opgaverne i §§ 1 og 2 kan forretningsudvalget efter bemyndigelse fra Arbejdsmiljørådet træffe afgørelse i enkeltsager. Arbejdsmiljørådet modtager orientering om beslutninger truffet af Forretningsudvalget og kan tilbagekalde bemyndigelse til at træffe beslutning.
Formand
Formanden for Arbejdsmiljørådet er formand for forretningsudvalget.
Møder
Der afholdes møde i forretningsudvalget efter formandens bestemmelse eller på anmodning fra et eller flere medlemmer.
Formanden leder møderne.
Formanden kan i særlige tilfælde, når omstændighederne nødvendiggør det, beslutte, at forretningsudvalget behandler en konkret sag på rådets vegne. Samtidig med at sagen iværksættes i forhold til Forretningsudvalget, orienteres Arbejdsmiljørådet herom og gives en mulighed for skriftligt at kommentere sagen over for Forretningsudvalget.
Dagsorden og referat
Arbejdsmiljørådets sekretariat skal normalt 5 arbejdsdage før mødet sende indkaldelse med dagsorden samt materiale, der skønnes nødvendigt for behandling i forretningsudvalget.
Arbejdsmiljørådets sekretariat udarbejder beslutningsreferat af forretningsudvalgets møder. Beslutningsreferaterne godkendes af formanden og sendes til Arbejdsmiljørådet og Kirkeministeriet til orientering. Beslutningsreferaterne offentliggøres endvidere (med undtagelse af oplysninger, der bør hemmeligholdes af hensyn til private og offentlige interesser) på www. kirketrivsel.dk, og de enkelte medlemmer beslutter selv, hvordan de i øvrigt ønsker at offentliggøre disse
Sekretariatsbetjeningen af forretningsudvalget varetages af Arbejdsmiljørådets sekretariat Folkekirkens Arbejdsmiljørådgivning.
Vedtaget på møde i Folkekirkens Arbejdsmiljøråd den 10.05.2022.