Præsten som medlem af menighedsrådet

Efter menighedsrådsloven består menighedsrådet af mindst 5 medlemmer, der vælges blandt de valgberettigede i sognet (valgte medlemmer), og de tjenestemandsansatte sognepræster samt de overenskomstansatte præster, hvis ansættelse i pastoratet har en varighed af et år eller mere (fødte medlemmer).

Fødte medlemmer, der har orlov, er i orlovsperioden fritaget for hvervet som medlem af menighedsrådet.

En præst som bevilges orlov fra præstestillingen, har i orlovsperioden også orlov fra hvervet som menighedsrådsmedlem. Menighedsrådet vil i denne orlovsperiode typisk have et medlem mindre end normalt, idet den person, som bliver ansat i den orlovshavende præsts stilling, kun bliver medlem af menighedsrådet, såfremt kravet om mindst et års ansættelse, jf. ovenfor, er opfyldt.

Præstens ansættelsesområde er typisk et pastorat, der kan omfatte et eller flere sogne.

Omfatter et pastorat flere sogne, er præsterne medlemmer af hvert enkelt sogns menighedsråd, medmindre biskoppen i et regulativ for tjenesteforholdet mellem præsterne har bestemt, at hver af dem skal være medlem af menighedsrådet i sit sogn.

En præst, hvis ansættelse i pastoratet ikke har en varighed på et år eller mere, er ikke født medlem, men den pågældende har ret til at deltage i menighedsrådets møder med tale- og forslagsret, men uden stemmeret. Det vil sige, at den pågældende har samme ret som medlemmerne med hensyn til mødeindkaldelse og modtagelse af dagsorden samt til at gøre sig bekendt med det materiale, der måtte foreligge til sagers bedømmelse.

Det samme gælder for en præst, der - uden at være ansat i et pastorat - yder bistand ved den præstelige betjening af pastoratet.

Som udgangspunkt har præster og valgte medlemmer samme retsstilling som medlemmer af menighedsråd. Der gælder dog enkelte begrænsninger for præsters deltagelse i menighedsrådsarbejdet.

• Præster har ikke stemmeret ved valg af formand og næstformand eller i sager angående spørgsmål, der omhandler visse ting knyttet til gudstjenesten, opførelse af kirker, nedbrydning af kirker, menighedsrådets indstilling i sager om sogneinddeling, herunder oprettelse af nye sogne og kirkedistrikter, samt pastoratsinddelingen.
• Præster kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager, der vedrører præsteboliger eller andre præster i pastoratet, 
• Præster kan ikke deltage i indstillingsmødet vedrørende præsteansættelse

I sager om præsteboliger skal indehaveren af tjenesteboligen have lejlighed til at afgive en udtalelse, inden menighedsrådet træffer beslutning. Udtalelsen vedlægges sager, der skal fremsendes til provstiudvalget eller stiftsøvrigheden til afgørelse.

Præster kan anmode om indkaldelse til ekstraordinære menighedsrådsmøder og fællesmøder. Endvidere kan præsten anmode om indkaldelse til menighedsmøder sammen med mindst et valgt medlem.

Præster er valgbare på lige fod med valgte medlemmer til udvalg og enkeltposter. Der er således intet til hinder for, at præsten vælges til formand eller næstformand.

I et pastorat, der består af flere sogne eller kirkedistrikter, kan der udarbejdes et regulativ for tjenesteforholdet mellem præsterne. Hvis betjeningen af et enkelt sogn eller kirkedistrikt væsentligt er overdraget til en af præsterne, kan biskoppen fastsætte i regulativet, at præsterne skal være medlem af hver sit menighedsråd.

Det følger af præstens fødte medlemskab, at præsten ikke kan udelukkes som medlem af rådet. Dette må gælde, selv om præsten »vedholdende nægter at opfylde sine pligter som medlem af rådet«.

Præstens forkyndelsesfrihed

Når bortses fra præstens deltagelse i menighedsrådsarbejdet og det deraf følgende nødvendige samarbejde, er det en principiel hovedregel, at præsten i sin embedsvirksomhed er uafhængig af menighedsrådet. Præsten er forpligtet til at forkynde på grundlag af biblen og folkekirkens bekendelsesskrifter og er i den forbindelse under tilsyn af biskoppen.

Det vil sige, at menighedsrådet ikke kan give præsten direktiver med hensyn til dennes daglige arbejde. Menighedsrådet er ikke præstens arbejdsgiver, og præsten er ikke kirkefunktionær. Heraf følger også, at menighedsrådene principielt ikke har kompetence i gejstlige anliggender udover, ganske få undtagelser nævnt i menighedsrådsloven.

Præstens arbejdsgiver

Tjenesteforseelser fra en præsts side påtales af de overordnede kirkelige tilsynsmyndigheder: Provst, biskop eller Kirkeminister.

Kompetencen til at foretage afsked af præster er hos Kirkeministeriet.

Men menighedsrådet er på den anden side ikke uden mulighed for at tage initiativ til at få præstens embedsvirksomhed eller forhold i øvrigt bedømt. Menighedsrådet har ret til at behandle spørgsmål vedrørende sognemenigheden og henvende sig herom til de kirkelige tilsynsmyndigheder, og præstens embedsvirksomhed vedrører ubestrideligt sognemenigheden.

Menighedsrådet kan således fx foranledige, at de kirkelige myndigheder tager afskedigelse af en præst op til overvejelse, såfremt der mellem præsten og menigheden i en årrække har bestået en dybtgående uoverensstemmelse, som betyder en væsentlig hindring for det kirkelige livs trivsel på det pågældende sted.

Antallet af valgte medlemmer fastsættes af menighedsrådet efter antallet af folkekirkemedlemmer i menighedsrådskredsen pr. 1. januar i valgåret, som opgjort af Danmarks Statistik. På www.sogn.dk kan alle menighedsråd gå ind og finde de tal, der skal bruges for at fastsætte antallet af valgte medlemmer. Som minimum skal der være 5 valgte medlemmer i et menighedsråd. Det højst mulige antal valgte medlemmer i menighedsrådet er 15. Antallet stiger med 1 valgt medlem for hvert påbegyndt tusinde indbyggere i sognet.

En stedfortræder indtræder i menighedsrådet, når et medlem dør eller udtræder af rådet.

Formanden indkalder stedfortræderen til førstkommende møde i menighedsrådet, når formanden får kendskab til, at et medlem vil være forhindret i at varetage sit hverv eller med andre ord have lovligt forfald i en forventet periode på mindst 2 måneder. lovligt forfald er på grund af egen helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger el.lign. Når medlemmet på ny kan varetage sit hverv, udtræder stedfortræderen af menighedsrådet.

Baggrunden for bestemmelsen er, at menighedsrådets mødefrekvens ofte er et månedligt møde. En kortere frist end 2 måneders forfald, ville derfor i praksis betyde, at en stedfortræder skulle indkaldes ved et medlems fravær fra blot et møde. Men menighedsrådet har mulighed for i sin forretningsorden at fastsætte, at stedfortræderen skal indkaldes selv om det forventede periode for hindringen for at kunne varetage hvervet er kortere end 2 måneder.
 

I en række yderligere tilfælde skal stedfortræderen indkaldes, hvis et medlem har forfald. Stedfortræderen skal indkaldes, hvis et medlem har forfald til
 

Stedfortræderen skal indkaldes, hvis et medlem har forfald til

• det konstituerende møde
• de møder, hvor behandlingen af henholdsvis de kirkelige kassers årlige budget og de kirkelige kassers årlige regnskab finder sted,
• de møder, hvor valg af formand og næstformand og valg til enkeltmandsposter finder sted,
• det møde, hvor der foretages bindende afstemning i forbindelse med præsteansættelser eller afgives udtalelse om provsteansættelser, eller
• det møde, hvor der foretages valg af medlemmer til provstiudvalg eller af medlemmer til stiftsråd.

En stedfortræder, der indkaldes til at deltage i behandlingen af ovennævnte punkter må kun deltage i det punkt der er begrundelsen for indkaldelsen, altså eksempelvis budget og regnskab. Hvis der således er andre punkter på dagsordenen, må den indkaldte stedfortræder ikke deltage i behandlingen af disse.

Reglerne om indkaldelse af stedfortræder, når et medlem dør eller udtræder af rådet, samt i de tilfælde, der er listet herover, er ufravigelige. Det betyder eksempelvis, at det fraværende medlem eller dennes gruppe ikke kan modsætte sig indkaldelse af stedfortrædere.

Det samme er tilfældet, hvor stedfortrædere skal indkaldes for valgte medlemmer, der har forfald, ved møder, hvor der foretages bindende afstemning i forbindelse med præsteansættelse, m.m. I samme bekendtgørelse er det i øvrigt fastsat, at ethvert af menighedsrådets valgte medlemmer kan forlange, at også vedkommendes stedfortræder indkaldes til forberedende møder, herunder forhandlinger med ansøgere til præstestillinger.

Endelig gælder, at når et medlem må forventes at blive erklæret inhabil i forhold til en sag, der skal til behandling på et menighedsrådsmøde, kan de medlemmer, der er valgt på den evt. pågældende kandidatliste, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling. Det er ikke det muligvis inhabile medlem, der har retten til at indkalde.

Hvis der ikke er en stedfortræder?

Biskoppen afgør - efter indhentet erklæring fra de øvrige medlemmer af et menighedsråd - hvis der ved et medlems afgang eller forfald ikke findes stedfortrædere til at indtræde i medlemmets plads, om besættelsen af den ledige plads kan udsættes til næste almindelige valg. 

En stedfortræder skal opfylde de almindelige valgbarhedsbetingelser eksempelvis krav om bopæl i menighedsrådskredsen eller tilknytning gennem sognebåndsløsning. Første gang stedfortræderen deltager i et møde i menighedsrådet, skal denne aflægge menighedsrådsløftet.
Indsigelse imod en stedfortræders valgbarhed på grund af straf skal fremsættes på det første møde i menighedsrådet, som stedfortræderen er indkaldt til.

Til brug for sin vurdering af, om et medlem er midlertidigt eller varigt forhindret i at deltage i menighedsrådsmøderne, herunder spørgsmålet om, hvorvidt medlemmet har lovligt forfald, kan menighedsrådet bede den pågældende om at fremkomme med de nødvendige oplysninger.

En repræsentant for de kirkefunktionærer, der er ansat ved kirken/kirkegården har ret til, uden stemmeret, at deltage i rådets møder. Repræsentanten er ikke medlem af menighedsrådet.

Den pågældende repræsentant har taleret og ret til at stille forslag, men har ikke stemmeret og heller ikke pligt til at deltage i menighedsrådets møder.
Medarbejderrepræsentantens ret til at deltage i menighedsrådets møder omfatter også sager, der skal behandles for lukkede døre. Medarbejderrepræsentanten har således også ret til at deltage i menighedsrådets møder vedrørende ansættelse af præst, herunder indstillingsmødet.

Medarbejderrepræsentanten har krav på at få mødeindkaldelse og dagsorden samt adgang til det materiale, der måtte foreligge til sagernes bedømmelse. At en sag skal behandles for lukkede døre, eller at medarbejderrepræsentanten er inhabil i forhold til en bestemt sag, medfører ikke, at vedkommende er afskåret fra at gøre sig bekendt med materiale til sagernes bedømmelse.

Menighedsrådets beslutningsprotokol underskrives ved slutningen af et menighedsrådsmøde af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Medarbejderrepræsentanten er ikke medlem af menighedsrådet og skal derfor ikke underskrive beslutningsprotokollen. Medarbejderrepræsentanten har samme ret som menighedsrådets medlemmer til at blive gjort bekendt med beslutningsprotokollen, og det forhold, at en sag er blevet behandlet for lukkede døre eller den omstændighed, at medarbejderrepræsentanten er inhabil i forhold til en bestemt sag betyder ikke, at han eller hun er afskåret fra at gøre sig bekendt med beslutningsprotokollen.

Repræsentanten, kan ikke vælges til de poster, som efter loven skal besættes med menighedsrådsmedlemmer, fx formands- eller næstformandsposten eller posten som kontaktperson.

Medarbejderrepræsentanten kan ikke deltage i forhandling i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken og kirkegården.

Medarbejderrepræsentanten kan således ikke deltage i en sag, der handler om den person, der bestrider stillingen og dennes ansættelsesforhold. Det vil i praksis sige spørgsmål om løn- og ansættelsesvilkår for en ansat eller den ansattes eventuelle samarbejdsproblemer eller menighedsrådets utilfredshed med kvaliteten af den ansattes arbejde. Reglen gælder også ved menighedsrådets behandling af sager om stillinger – fx stillingers størrelse og opgaveindhold - selv om disse forhold principielt er uafhængige af den person, der bestrider stillingen.

Reglen udelukker ikke, at medarbejderrepræsentanten kan deltage i personsager, der ikke involverer funktionærer. Fx kan medarbejderrepræsentanten deltage i personsager, der omhandler valgte menighedsrådsmedlemmer eller præster. Hvor sådanne sager behandles for lukkede døre, har medarbejderrepræsentanten tavshedspligt på linje med de øvrige mødedeltagere.

Reglen er heller ikke til hinder for, at menighedsrådet beder medarbejderrepræsentanten deltage i et ansættelsesudvalg ved besættelsen af en stilling, hvis menighedsrådet finder dette relevant. Menighedsrådet er altid berettiget til at spørge nogle til råds. Men i forhandlingen i menighedsrådet, når den endelige afgørelse skal træffes, gælder reglerne om inhabilitet. Inhabiliteten indebærer, at den pågældende ikke må være til stede under sagens behandling, og derfor skal medarbejderrepræsentanten forlade lokalet ved behandling af sager om ansættelse af kirkefunktionærer, og i sager der angår andre funktionærer ved kirken eller kirkegården. Forinden skal medarbejderrepræsentanten imidlertid have lejlighed til at fremføre sine synspunkter og bidrage med faktiske oplysninger for at tilvejebringe det beslutningsgrundlag, som menighedsrådsmedlemmernes forhandling og afstemning baseres på.

Der er således tale om et mere snævert inhabilitetsbegreb end det, der findes i forvaltningslovens. Hvis en medarbejderrepræsentant således er inhabil efter forvaltningsloven, fx på grund af familieskab, omfatter inhabiliteten hele sagsbehandlingen, herunder deltagelse i ansættelsesudvalg.

Medarbejderrepræsentanten kan naturligvis ikke deltage i forhandling i sager, der angår vedkommende selv, fx en lønforhandlingssag. I sådanne tilfælde er sagsmaterialet endvidere fortroligt og kan hemmeligholdes for medarbejderrepræsentanten. Det afgørende for, om sagsmateriale er fortroligt, er, om der er tale om oplysninger, som det – for at varetage væsentlige hensyn til menighedsrådet – er nødvendigt at hemmeligholde.

Menighedsrådet har kompetence til at bestemme, hvorvidt formanden, kirkeværgen, kontaktpersonen og kassereren skal have honorar eller ej. Provstiudvalget skal godkende størrelsen, men kan derimod ikke omgøre menighedsrådets beslutning om, at de pågældende skal have et honorar.

Formanden er forpligtet til at modtage honoraret, hvis rådet bestemmer at formanden skal have det. Det er kasseren og kontaktpersonen ikke.

Kontaktpersonen kan kun modtage honorar, hvis denne er valgt medlem af rådet. Hvis præsten vælges til kontaktperson forhandles løntillæg mellem stiftet og Præsteforeningen.

Feriegodtgørelse​

Rådsmedlemmer, som er valgt til at varetage enkeltmandsposter, og som modtager honorar i anledning heraf anses ikke for lønmodtagere med ret til feriegodtgørelse eller løn efter reglerne i ferieloven.

En kirkeværge, der ikke er medlem af menighedsrådet, har dog ret til ferie og feriegodtgørelse.

Et medlem, der mister sin valgbarhed, skal udtræde af menighedsrådet.

Et menighedsrådsmedlem, der flytter udenfor menighedsrådskredsen/sognet eller hvis bopæl er i en nyoprettet menighedsrådskreds, kan dog forblive i menighedsrådet til udløbet af valgperioden, såfremt vedkommende over for rådet afgiver bindende erklæring herom.

Der stilles ikke form- eller indholdskrav til erklæringen, der fx kan udformes således: »Undertegnede ... erklærer herved over for ... menighedsråd, at jeg agter at forblive i menighedsrådet til udløbet af valgperioden.« Ønsker den pågældende efterfølgende at udtræde af rådet, kan dette kun ske med rådets samtykke.

En sognebåndsløser, der er medlem af menighedsrådet i det sogn, til hvis præst der er løst sognebånd, og som mister sin valgbarhed, fordi den præst, til hvem der er løst sognebånd, fratræder sin stilling eller opsiger sognebåndsløsningen, kan ligeledes bevare sit medlemskab af menighedsrådet til udløbet af valgperioden, hvis vedkommende over for rådet afgiver en bindende erklæring herom.

Det forhold at en person, der er medlem af menighedsrådet i sit bopælssogn, løser sognebånd til en sognepræst i et andet pastorat, medfører ikke, at den pågældende skal udtræde af rådet. Hvis den pågældende i forbindelse med sognebåndsløsningen vælger at udøve valgret i en menighedsrådskreds i sognebåndsløserpræstens pastorat mistes dog valgbarheden i bopælssognet.

Menighedsrådet afgør, om betingelserne for at udtræde i ovennævnte tilfælde er opfyldt. Menighedsrådets afgørelse herom kan indbringes for biskoppen, hvis afgørelse kan indbringes for Kirkeministeren.

Et valgt menighedsrådsmedlem, som vedholdende undlader at opfylde sine pligter som medlem af menighedsrådet, skal udtræde af rådet. Det kan være manglende overholdelse af mødepligten, og måske i grelle tilfælde at den pågældende ikke udfører de hverv, han/hun er blevet pålagt eller valgt til at udføre.

Også her afgør menighedsrådet, om betingelserne for udtrædelse er opfyldt, ligesom menighedsrådets afgørelse herom kan indbringes for biskoppen, hvis afgørelse kan indbringes for Kirkeministeren.

I andre tilfælde end de, der er omtalt i de 2 foregående afsnit - kan et medlem udtræde, såfremt rådet giver sit samtykke. Hvis menighedsrådet ikke er beslutningsdygtigt, kan tilladelsen gives af biskoppen.

Menighedsrådets afgørelse kan indbringes for biskoppen. Biskoppens afgørelse i klagesagen, samt biskoppens tilladelse til udtrædelse, hvis menighedsrådet ikke er beslutningsdygtigt, kan indbringes for Kirkeministeren. 

Et menighedsråds valgte medlemmer kan ikke kollektivt melde sig ud af menighedsrådet, blot fordi de er utilfredse med den måde, hvorpå overordnede kirkelige myndigheder afgør sager, der vedrører menighedsrådskredsens anliggender. På den anden side tjener det som regel ikke noget formål at søge at holde utilfredse medlemmer fast på et medlemskab, selvom de pågældende medlemmer ved at opstille og blive valgt har påtaget sig de pligter, der er en følge af medlemskabet.

Stedfortrædere, der er indtrådt i rådet kan udtræde efter de samme regler, som ovenfor beskrevet, men det er ikke muligt at udtræde fra stedfortræderlisten, og dermed på forhånd bede sig fritaget for eventuelt i fremtiden at træde ind i rådet. Stedfortrædere er forpligtet til at indtræde i rådet, når stedfortræderindkaldelsen er aktuel, og kan således først derefter søge menighedsrådet om lov til at udtræde efter samme regler som faste medlemmer. Såfremt udtrædelsen bevilges af rådet, gælder afgørelsen for hele resten af valgperioden.

Der er tale om en ren lokal afgørelse i menighedsrådene: Hvis et menighedsmøde i hvert sogn ønsker fælles menighedsråd, så kan det vedtages ved, at hvert af sognenes menighedsråd beslutter det.

Eksempel:

Tre menighedsråd i et provsti bliver på et fælles møde enige om, at de vil arbejde for at oprette fælles menighedsråd for de tre sogne.

Hvert menighedsråd indkalder derfor til menighedsmøde i deres eget sogn. Da menighedsmødet er for alle folkekirkemedlemmer i sognet (jf. menighedsrådslovens § 42), er det vigtigt, at indkaldelsen bliver kendt af dem alle. Derfor finder indkaldelsen sted via kirkebladet.

Da man skal finde ud af, om menighedsmødet ønsker fælles menighedsråd, holdes der sidst på mødet en afstemning. Det fremgår ikke udtrykkeligt af lovgivningen, om denne afstemning skal være skriftlig eller ej, men for at deltagerne frit kan give deres holdning til kende, anbefaler vi, at der bliver tale om en hemmelig skriftlig afstemning.

I det ene sogn bor 1200 folkekirkemedlemmer. Af disse møder 20 (inkl. menighedsrådet) frem. 15 af disse stemmer for, 2 stemmer imod, og 3 undlader at stemme, da de ikke er fyldt 18 år.

Resultatet – som viser, at menighedsmødet ønsker fælles menighedsråd – bliver herefter ført ind i menighedsrådets beslutningsprotokol.

På det førstkommende menighedsrådsmøde beslutter rådet, at det også går ind for at oprette fælles menighedsråd.

Der holdes tilsvarende møder i de to andre sogne, og da resultatet også her bliver tilslutning, er det hermed besluttet at oprette fælles menighedsråd.

Herefter sender de tre menighedsråd et brev til hhv. provstiudvalg, stift og Kirkeministeriet. I brevet orienterer rådene om beslutningen.

Bortset fra menighedsrådenes forberedende møder, som ikke er omtalt i lovgivningen, viser eksemplet, at man skal holde seks møder, når tre sogne ønsker at oprette fælles menighedsråd, nemlig et menigheds- og et menighedsrådsmøde i hvert af sognene. Det er vigtigt, at disse seks møder holdes adskilt, så man klart kan vise, at proceduren er overholdt. Det følger direkte af lovens bestemmelse, at man på alle seks møder skal tilslutte sig oprettelsen af det fælles menighedsråd. Hvis blot ét af de seks møder siger nej, så bliver det fælles menighedsråd ikke til noget.

Har to eller flere sogne fælles menighedsråd, fastsætter det fælles menighedsråd antallet af valgte medlemmer i rådet. Rådet må dog højst bestå af summen af det antal valgte medlemmer, som de deltagende menighedsråd enkeltvis er berettiget til, og skal mindst bestå af det antal valgte medlemmer, som det samlede antal folkekirkemedlemmer i de deltagende sogne ville berettige til, hvis sognene udgjorde én samlet menighedsrådskreds. Hvert sogn skal mindst have 1 valgt medlem.

Det afgørende er altså, at det er det fælles menighedsråd, der fastsætter antallet af valgte medlemmer, dog således at antallet ligger inden for en minimums- og en maksimumsværdi.

Som minimum skal det fælles menighedsråd indeholde så mange valgte medlemmer, som det ville have, hvis man opfattede de involverede sogne som ét stort sogn, jf. denne tabel, der viser nogle eksempler:

Udgangspunktet er her antallet af folkekirkemedlemmer, som bor i de involverede sogne. Reglen er, at det første tusinde folkekirkemedlemmer udløser fem valgte rådsmedlemmer. Herefter lægges yderligere ét valgt medlem til for hvert påbegyndt tusinde, dog således at der højest kan blive 15 valgte menighedsrådsmedlemmer.

Som maksimum kan det fælles menighedsråd indeholde så mange valgte medlemmer, som det ville have, hvis hvert sogn havde sit eget menighedsråd, og man herefter slog disse råd sammen til ét stort råd.

Hvis sogn A, B og C havde hhv. 320, 3.595 og 3.505 folkekirkemedlemmer, ville de tænkte selvstændige menighedsråd indeholde hhv. 5, 8 og 8 valgte medlemmer, altså tilsammen 21. Hvis de tre sogne i stedet blev betragtet som ét stort sogn, ville det have 7.420 folkekirkemedlemmer, og det ville give anledning til et menighedsråd med 12 valgte medlemmer.

I dette tilfælde ville det betyde, at det fælles menighedsråd kunne fastsætte antallet af valgte medlemmer til et passende antal mellem mindst 12 og højest 21.

I forbindelse med denne beslutning skal rådet samtidig beslutte, hvordan dette antal skal fordeles mellem de involverede sogne, og i den forbindelse skal det sikres, at hvert sogn mindst får ét medlem.

Menighedsrådet skal meddele biskoppen antallet af medlemmer af det fælles menighedsråd og fordelingen af medlemmer mellem de deltagende sogne

Har flere sogne fælles menighedsråd afholdes der et fælles orienteringsmøde for disse sogne. 

Har flere sogne fælles menighedsråd, kan valgbestyrelsen beslutte, at valgforsamlingen afholdes fælles for disse sogne. Opstilling af kandidater og stedfortrædere og afstemning om disse skal på valgforsamlingen ske særskilt for det enkelte sogn. Der udarbejdes særskilt valgliste for hvert af de pågældende sogne.

Hvis vi bruger ovenstående eksempel (afsnit 3.2), kan vi altså sige, at det fælles menighedsråd for sogn A, B og C nedsætter en valgbestyrelse, som har ansvaret for at gennemføre menighedsrådsvalget selvstændigt i hvert af de tre sogne. Man indkalder derfor kandidatlister fra sogn A med henblik på at besætte den ene plads i menighedsrådet, som sognet har fået tildelt. Det tilsvarende sker for sogn B og C.

Selvom de tre sogne har fået fælles menighedsråd, eksisterer de tre sogne fortsat som hver sin valgkreds. Dette har en række vigtige konsekvenser:

• Det kan tænkes, at medlemmerne vælges ved valgforsamlingen i sogn A og B, mens der bliver afstemningsvalg i sogn C.
   
• Det kan tænkes, at sogn A og C kan finde kandidater nok til at udfylde pladserne og et passende antal stedfortrædere, mens sogn B kun kan finde fire kandidater. Situationen er da den, at det fælles menighedsråd ikke bliver fuldtalligt: Selvom sogn A og C har kandidater i overskud efter at have besat hhv. en og fem pladser, kan sogn B kun besætte fire af sine seks pladser. Da valget foretages selvstændigt i hvert sogn, kan de overskydende kandidater fra sogn A og B ikke bruges til at udfylde de to tomme pladser hos sogn B.

Vi ser her en tydelig forskel på at oprette fælles menighedsråd for flere sogne og at slå de pågældende sogne sammen til ét. I førstnævnte tilfælde er hvert sogn tildelt et bestemt antal pladser i det fælles menighedsråd. Det betyder på den ene side, at det pågældende område er sikret en bestemt repræsentation i rådet, men det betyder på den anden side også, at netop dette område har ansvaret for at få udfyldt de tildelte pladser. Hvis der i stedet for havde fundet en sognesammenlægning sted, var alle tre sogne blevet til én valgkreds.

Når det fælles menighedsråd er oprettet, fungerer det efter de samme regler som de menighedsråd, der kun dækker et enkelt sogn.

Menighedsrådet vælger én kontaktperson. Dette er også tilfældet for et menighedsråd, der er fælles for flere sogne, i og med at dette menighedsråd er arbejdsgiver for samtlige ansatte kirkefunktionærer, uanset om de arbejder i alle sognene eller kun i nogle af dem.

Hvis et menighedsråd bestyrer et område med flere kirker, kan rådet vælge flere kirkeværger. Er der f.eks. tale om et fælles menighedsråd for tre sogne med fire kirker, så kan menighedsrådet beslutte, at der skal være én, to, tre eller fire kirkeværger. Denne ordning giver mulighed for at have en kirkeværge for hver enkelt kirke, som bor i lokalområdet og derfor let kan have sin jævnlige gang i kirken og på kirkegården.

Menighedsrådet afgør, om der nedsættes et kirke- og kirkegårdsudvalg fælles for de kirker, som menighedsrådet bestyrer, eller om der nedsættes et udvalg for hver kirke. 

Fremgangsmåden kan i praksis bestå af følgende led:

• Menighedsrådene drøfter, om man er interesseret i at oprette fælles menighedsråd.
• I den forbindelse tager man også stilling til, om man ønsker dispensationer fra de gældende bestemmelser.
• Hvis dispensationer er relevante, kan det drøftes med stiftet, om ønsket forventes imødekommet.
• Hvis der fortsat er et ønske om sammenlægning, holder man menighedsmøder i hvert af sognene. Det kan være praktisk at holde disse møder på samme tid og sted, da det giver mulighed for at give en fælles introduktion til, hvorfor man ønsker at oprette fælles menighedsråd, og hvordan dette i givet fald kommer til at se ud.
  Det er imidlertid vigtigt, at det kun er introduktionen samt eventuelle opklarende spørgsmål, der foregår fælles for de forskellige menighedsmøder. Det er nemlig afgørende, at selve debatten og afstemningen finder sted på selvstændige menighedsmøder i hvert sogn. Afstemningen, der hvor alle folkekirkemedlemmer, der har valgret i sognet, kan deltage, bør foregå skriftligt.
  
  Der er ikke noget krav om, hvor mange af sognets folkekirkemedlemmer, der skal møde op til menighedsmødet, for at dette er beslutningsdygtigt. Det afgørende er, at mødet er indkaldt så tydeligt og i så god tid, at alle har haft rimelig mulighed for at deltage. Det kan ske med en indkaldelse via kirkebladet eller en af de lokale aviser.
   
• Hvis der på alle menighedsmøderne var flertal for at oprette fælles menighedsråd, kan menighedsrådene derefter beslutte det. Disse møder skal naturligvis foregå selvstændigt i hvert sogns menighedsråd.
• Hvis der i alle menighedsråd var flertal for at oprette fælles menighedsråd, er det hermed besluttet.
• Kirkeministeriet skal herefter orienteres om, at det er besluttet at oprette et fælles menighedsråd. Det sker ad tjenstlig vej, hvilket betyder, at menighedsrådene sender en meddelelse herom til provstiet, der sørger for at videresende den til det relevante stift, som til sidst sender meddelelsen til ministeriet.                                                                                                                              Menighedsrådenes orientering bør indeholde kopi af beslutningsprotokollerne vedrørende oprettelse af fælles menighedsråd samt oplysning om dels det vedtagne navn for det fælles menighedsråd, dels hvilket af menighedsrådenes CVR-numre, der ønskes anvendt. Hvis X sogns CVR-nummer ønskes anvendt, bør navnet for det fælles råd være ”X og Y Sognes Menighedsråd”. Omvendt hvis Y sogns CVR-nummer ønskes anvendt, bør navnet være ”Y og X Sognes Menighedsråd”. Alternativt kan det fælles menighedsråd oprettes på et nyt CVR- nummer.

Når menighedsrådene beslutter, at de vil arbejde for at oprette fælles menighedsråd, bør de også afgøre, hvornår de ønsker, at det fælles menighedsråd skal træde i kraft. Det enkleste er at lade det ske i forbindelse med det førstkommende ordinære menighedsrådsvalg, men det behøver ikke nødvendigvis at være sådan.

For at kunne oprette fælles menighedsråd med virkning fra det ordinære menighedsrådsvalg, skal hele den lokale beslutningsproces være afsluttet omkring 5 uger inden orienteringsmødet, og man skal indberette beslutningen til stiftsadministrationen omkring den 1. april i valgåret, så kandidatsystemet kan være klar til valget. De endelige frister vil fremgå af valgcirkulæret for det pågældende valgår.

Hvis man ønsker, at det fælles menighedsråd skal træde i kraft mellem to ordinære menighedsrådsvalg, kan dette lade sig gøre efter forhandling med biskop og Kirkeministeriet.

Hvis menighedsrådene ønsker andre vilkår for det fælles menighedsråd end de beskrevne, kan der søges dispensation fra den kirkelige lovgivning. Det fælles menighedsråd etableres da i henhold til en vedtægt for samarbejdet, som sendes til godkendelse i Kirkeministeriet via provsti og stift.

Som alternativ til at etablere fælles menighedsråd for flere sogne, kan menighedsrådene beslutte at lægge sognene sammen. Det betyder blandt andet, at valg af menighedsråd sker som ét samlet valg.

Der er ingen lovbestemmelse om sammenlægning af sogne. Proceduren er følgende:  

A)
Menighedsrådene træffer beslutning om sognesammenlægning på menighedsrådsmøder.
Menighedsrådene tager stilling til følgende:

1. Navn på det nye, sammenlagte sogn
2. Hvornår sammenlægningen skal gælde fra
3. Evt. ønsker i forhold til pastoratsstrukturen

B)
Når alle menighedsrådene har sagt ja til sognesammenlægningen, sender menighedsrådene anmodning derom til Kirkeministeriet gennem provsten og biskoppen. 

C)
Kirkeministeriet hører Stednavneudvalget ved Københavns Universitet om det ønskede sognenavn og forelægger sagen for regenten til kgl. resolution.

Inden menighedsrådets funktionsperiode begynder, afholder det nyvalgte menighedsråds medlemmer et konstituerende møde.

Det førstvalgte medlem af menighedsrådet indkalder til og leder det konstituerende møde, indtil en formand er valgt.

Den førstvalgte er den, der har fået flest stemmer ved menighedsrådsvalget. Ved fælles menighedsråd er den førstvalgte den, der har fået flest stemmer i hovedsognet

Alle nyvalgte medlemmer som ikke tidligere har været medlem af et menighedsråd, skal afgive menighedsrådsløftet - en erklæring på ære og samvittighed om at ville udføre det dem betroede hverv i troskab mod den danske evangelisk lutherske folkekirke, så at den kan byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst. Stedfortrædere afgiver erklæringen første gang de indtræder i rådet.
 

Spørgsmålet om, hvorvidt et nyvalgt medlem har fortabt sin valgbarhed på grund af straf afgøres på det konstituerende møde.

Det konstituerende møde afholdes før funktionsperiodens begyndelse og stedfortrædere skal indkaldes til dette møde, hvis et af de valgte medlemmer er forhindret i at deltage.

På mødet kan der alene behandles konstitueringsspørgsmål, dvs. spørgsmål om valg af formand, næstformand, andre enkeltmandsposter og nedsættelse af de udvalg, som menighedsrådet efter loven har pligt til at nedsætte. Vi foreslår følgende dagsorden:

Der indkaldes til konstituerende menighedsrådsmøde
________ dag, den ________ 20xx kl. ____ i__________.

Dagsorden :

1. Godkendelse af dagsorden
2. Afgørelse af spørgsmål om kandidaternes valgbarhed
3. Underskrivelse af erklæring (menighedsrådsløftet)
4. Valg af formand
5. Valg af næstformand
6. Valg af kirkeværge
7. Valg af kasserer
8. Valg af sekretær
9. Valg af kontaktperson
10. Valg af bygningskyndig
11. Valg af underskriftsberettiget
12. Valg af stående udvalg
13. Valg af medlemmer til det stående præstegårdsudvalg i flersognspastorater
14. Valg af valgbestyrelsen
15. Valg af formand for valgbestyrelsen
16. Fastsættelse af eventuelt honorar for formand 
    (dette punkt kan vente til det første møde i funktionsperioden, hvis det ønskes).
17. Tid og sted for første møde i funktionsperioden.
18. Eventuelt

Vedrørende punkt  12, Valg af stående udvalg, skal man  være opmærksom på, at, menighedsråd i sogne med under 1.000 folkekirkemedlemmer (5 valgte menighedsrådsmedlemmer), kan beslutte, at der ikke skal nedsættes et kirke- og kirkegårdsudvalg og i stedet kan opgaverne varetages af menighedsrådet.

Det har været diskuteret om man ikke burde underskrive menighedsrådsløftet inden man kan afgøre valgbarhedsspørgsmålet. Uanset hvilken rækkefølge vi vælger at foreslå, så er der gode argumenter for det modsatte. Man kan ikke træde ind i menighedsrådet og deltage i sagsbehandling, før man har underskrevet menighedsrådsløftet, og man skal ikke indtræde og underskrive menighedsrådsløftet, hvis man har mistet sin valgbarhed.

Ingen af de to mulige rækkefølger er rigtig gode; og dermed er det heller ikke mere forkert at tage menighedsrådsløftet før valgbarheden, hvis man har tradition for det, eller synes bedre om det.

Det har ligeledes været diskuteret om udvalgene eller enkeltmandsposterne skulle vælges først eller om udvalgene skulle vælges først. Ifølge menighedsrådslovens §§ 11 og 21, skal begge valg foregå umiddelbart efter valg af formand og næstformand. Det siger imidlertid ikke noget om rækkefølgen, så begge rækkefølger må anses for lovmedholdelige.

I valgprocessen til enkeltmandsposterne indgår som første led en drøftelse af, hvem der er interesserede i at være kandidat til posten, og hvem der bringes i forslag som kandidater til posten. Det enkelte medlem har ikke mulighed for at afslå hvervet og kan derfor heller ikke sige nej til at blive opstillet som kandidat, hvis han eller hun bringes i forslag af et andet medlem.

Når drøftelsen er afsluttet, skal formanden afgrænse afstemningstemaet og dermed, hvilke medlemmer der er opstillet som kandidater. Afstemningstemaet kan formuleres sådan, at samtlige medlemmer er opstillet som kandidat til valget, eller sådan at kun enkelte navngivne medlemmer er opstillet som kandidater. Der kan kun afgives stemmer på de medlemmer, som er opstillet som kandidat.

Stemmer på medlemmer, som ikke er opstillet som kandidat er ugyldige.

Der er intet til hinder for at vælge et medlem, som ikke deltager i det konstituerende møde, blot den pågældende er opstillet som kandidat til den pågældende enkeltmandspost.

På det konstituerende møde vælges menighedsrådets formand af de valgte medlemmer af rådet. De fødte medlemmer (præsterne) har ikke stemmeret, men er valgbare og kan vælges som formand for menighedsrådet.

Afstemningen er hemmelig. Der kan næppe tænkes anden form for hemmelig afstemning end brug af stemmesedler (skriftlig afstemning).

Det er menighedsrådet selv, der fastlægger afstemningsproceduren. Det skal naturligvis være afklaret på forhånd, under hvilke betingelser et medlem kan anses for valgt.

Hvis der i det afgående menighedsråds forretningsorden findes regler for fremgangsmåden ved formandsvalget eller regler for foretagelse af personvalg, anvendes disse.

Ved valg af formand og næstformand samt valg til enkeltmandsposter kan anvendes bundet flertalsvalg.

Ved denne valgmåde er den kandidat, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, valgt. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer.

Ved stemmelighed afgøres det ved lodtrækning, hvem der skal stemmes på ved det bundne valg (3. afstemning). Står stemmerne lige efter 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning.

Valget ledes af det førstvalgte medlem, der også har indkaldt til mødet. Det førstvalgte medlem er forpligtet til at åbne det konstituerende møde og lede mødet, indtil formanden er valgt.

Formanden kan ikke vælges til kirkeværge eller kasserer ligesom formanden ikke kan varetage hvervet som professionel regnskabsfører.

Så snart valget af formanden har fundet sted, vælges en næstformand til at fungere i formandens forfald. Man kan altså ikke foretage samlet valg fx efter forholdstalsvalgmåden af formand og næstformand. Valget ledes af den nyvalgte formand eller i dennes forfald af det medlem, der har ledet formandsvalget. Valget foregår ved hemmelig afstemning og i øvrigt efter den fremgangsmåde, som menighedsrådet netop har vedtaget at anvende ved det foretagne formandsvalg.

Valgperiode

Valget af formand og næstformand har virkning for et år ad gangen. Den valgte formands og næstformands funktionsperiode begynder 1. søndag i advent. Menighedsrådet kan ikke vedtage, at valget kun skal gælde for en kortere periode.

Kirkeværgefunktionen har sine rødder tilbage i den ældste kirkeret efter reformationen, og i flere end 100 år har det været menighedsrådet, som har kunnet bestemme, om kirkeværgen skal være et af menighedsrådets medlemmer, eller om vedkommende skal være udefrakommende.

Efter menighedsrådsloven vælger menighedsrådet nemlig af eller uden for sin midte en kirkeværge. Et fælles menighedsråd for to eller flere sogne kan dog vælge en kirkeværge for hver kirke. Det samme kan et menighedsråd i et sogn, hvor der er flere kirker. Valg(ene) har virkning for 1 år ad gangen.

Menighedsrådets valg af kirkeværge er imidlertid begrænset af,

• at kirkefunktionærer, der er ansat ved kirken eller kirkegården, ikke kan vælges,
• at formanden ikke kan vælges og af,
• at den bygningskyndige ikke kan vælges.

Begrundelsen for, at kirkefunktionærer, der er ansat ved kirken eller kirkegården ikke kan vælges til kirkeværge, er, at kirkeværgen fører det daglige tilsyn med kirken og kirkegården og derfor også har et vist tilsyn med kirkefunktionærernes arbejde. Og man bør ikke føre tilsyn med sine kollegers arbejde. Der er dog ikke noget til hinder for, at en kirkefunktionær, der er ansat ved en anden kirke eller kirkegård vælges til kirkeværge, hvis pågældende erklærer sig villig til at påtage sig hvervet.

Begrundelsen for, at posten som bygningskyndig er uforenelig med posten som kirkeværge, er, at den bygningskyndige som deltager i de årlige syn dermed blandt andet kontrollerer kirkeværgens virksomhed.

Hvis menighedsrådet vælger en kirkeværge uden for sin midte, gælder reglerne i cirkulære af 19. februar 2007 om ansættelse af kirkeværger. Det betyder bl.a., at kirkeværgen har ret til ferie og feriegodtgørelse i medfør af ferieloven, og at kirkeværgen ved sygdom – på lige fod med kirkefunktionærerne - er forpligtet til at meddele fravær til kontaktpersonen.

Det betyder også, at der skal udstedes et ansættelsesbevis, hvis kirkeværgens ugentlige arbejdstid overstiger 3 timer, og at der i øvrigt er tale om et tidsbegrænset ansættelsesforhold, da valg til kirkeværge som nævnt kun har virkning for 1 år ad gangen, det vil sige at hvervet ophører lørdag før 1. søndag i advent. Forslag til ansættelsesbevis findes i skabelonsamlingen på Folkekirkens Intranet. 

Genvælger menighedsrådet kirkeværgen, der ikke er medlem af rådet, skal der udstedes et nyt ansættelsesbevis.

Kirkekassens økonomi er et ansvarsområde, der påhviler hele menighedsrådet. Men menighedsrådet vælger en kasserer, som på vegne af menighedsrådet er ansvarlig for den regnskabsmæssige rapportering og som har ansvaret over for menighedsrådet for, at hvervet udføres korrekt. Bogføringen varetages af den regnskabsførende, som kan være den valgte kasserer eller en anden af menighedsrådet udpeget person, som f.eks. en kordegn, administrativ medarbejder eller ekstern regnskabsfører.​ 

Den af menighedsrådets midte valgte kasserer vil, såfremt selve hvervet tilknyttes en kirkefunktionærstilling eller udføres af en ekstern kasserer (regnskabsfører), være den person, som på menighedsrådets vegne har ansvaret for at tilse, at de til kassereren henlagte opgaver også bringes til udførelse, herunder i overensstemmelse med de gældende regelsæt om budget og regnskab m.v.

Menighedsrådet vælger altid en kasserer blandt sine medlemmer. Valget har virkning for 1 år ad gangen. Formanden kan ikke vælges til kasserer.  

En mulighed for at lægge regnskabsopgaven ud kunne også være, at menighedsrådene i provstiet i fællesskab ansatte en medarbejder, der varetog bogføringsfunktionerne for alle menighedsråd i provstiet under ansvar over for de enkelte menighedsråds valgte kasserere. 

Menighedsrådet kan som sagt naturligvis også beslutte, at hvervet udføres fuldt ud af den valgte kasserer selv. 

Sekretær for menighedsrådet vælges blandt menighedsrådets medlemmer, og har virkning for 1 år ad gangen. Sekretærhvervet kan i stedet henlægges til en af kirkens funktionærstillinger.

Menighedsrådet fastsætter en vedtægt for sekretærens arbejdsområde. Typisk vil det være bestemt, at sekretæren skal bistå formanden med opgaver i forbindelse med forberedelse, indkaldelse og afholdelse af menighedsrådets møder, samt udførelsen af menighedsrådets beslutninger.

Sekretæropgaver 

Menighedsrådet bestemmer selv hvilke opgaver sekretæren skal udføre. Det kunne fx være:

• Referent ved menighedsrådets møder,
   
• hjælp til formanden med udarbejdelse af menighedsrådets dagsordener,
   
• hjælp til formanden til at sende dagsordener og materiale rundt til rådets medlemmer
   
• hjælp til at skrive notater og breve
   
• hjælp til koordinering og kalenderførelse
   

Skriv det ned

Opgaverne skal beskrives i en vedtægt for sekretærens forretningsområde. 

Hvis sekretærhvervet er knyttet til en medarbejder beskrives opgaverne i en stillingsbeskrivelse. I så fald skal der ikke laves en vedtægt.

Menighedsrådet er arbejdsgiver for kirkens ansatte, med undtagelse af præsterne. Én af menighedsrådets opgaver er derfor at lede kirkens ansatte i den retning, som menighedsrådet ønsker for kirken. Til at varetage denne opgave vælger menighedsrådet en kontaktperson.

​Formålet med en kontaktperson er, at der skabes en klar ledelses – og arbejdsgang for medarbejderne, så de ikke modtager tjenestelig forskrifter fra flere end én person.​

Kontaktpersonen vælges i blandt menighedsrådets medlemmer, såvel valgte som fødte medlemmer. Det betyder at menighedsrådet kan vælge enten et lægt medlem eller præsten som kontaktperson. Endelig kan opgaven som kontaktperson efter menighedsrådets beslutning deles mellem en af pastoratets præster og et af de valgte medlemmer.

Kirkefunktionærer og andre ansatte ved kirken eller kirkegården, som har et ansættelsesforhold, der har en varighed på 1 måned eller mere, og hvis gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger 8 timer, er ikke valgbare til menighedsrådet i den kreds, hvor de har tjenestested. 

Det betyder dog også, at kirkefunktionærer med et lille timetal eller en midlertidig ansættelse, er valgbare til menighedsrådet, og kan derfor også vælges til kontaktperson. Det er altså ikke ulovligt at vælge en kirkefunktionær til kontaktperson. Det bør overvejes om det er hensigtsmæssigt, da det i praksis vil være svært at løse opgaven som kontaktperson, hvis man er ansat ved kirken eller kirkegården, idet man efter en konkret vurdering (meget) ofte vil være inhabil.

Det kan derfor ikke anbefales at vælge en kirkefunktionær til kontaktperson.

Valget gælder for et år ad gangen ligesom for de øvrige enkeltmandposter.

Hvis det bliver nødvendigt med afstemning, kan der anvendes tilsvarende fremgangsmåde (bundet flertalsvalg) som nævnt under valg af formand, jf. menighedsrådslovens § 8 - bortset fra, at afstemningen ikke er hemmelig.

Menighedsrådet vælger en bygningskyndig. Valget har virkning for 1 år ad gangen. Den bygningskyndige deltager i syn over kirke og kirkegård sammen med menighedsrådet. Den bygningskyndige kan udpeges blandt rådets medlemmer, men kirkeværgen kan ikke vælges til hvervet.

Der stilles ikke specielle faglige eller uddannelsesmæssige krav til den bygningskyndige. Det kan dog generelt anbefales, at den pågældende er arkitekt- eller ingeniøruddannet. Der kan, i henhold til bekendtgørelse om diæter m.v. til medlemmer af menighedsråd, provstiudvalg, budgetudvalg og stiftsudvalg samt til bygningskyndige deltagere i synsforretninger over kirker og præsteboliger, udbetales et honorar til den bygningskyndige for dennes deltagelse i synsforretninger over kirker og præsteboliger.
 

Vederlaget fastsættes efter aftale mellem menighedsrådet og den bygningskyndige. Vederlagets størrelse skal fastsættes under hensyntagen til den bygningskyndiges uddannelsesmæssige baggrund og erfaring m.v. Det kan dog ikke overstige honoraret til provstiudvalgets bygningskyndige.

Menighedsrådet vælger af sin midte en person, der bemyndiges til sammen med formanden at underskrive dokumenter vedrørende køb, salg og andre dispositioner over kirkens eller præsteembedets faste ejendom og optagelse af lån. Valget har virkning for 1 år ad gangen.

Vedrører dispositionen flere menighedsråd, skal de pågældende dokumenter underskrives af de nævnte repræsentanter for samtlige menighedsråd.

Menighedsrådet kan godt have bemyndiget andre (typisk ansatte) til i det daglige, at skrive under for menighedsrådet ved andre og mindre dispositioner. Det er kun ved sager om fast ejendom og lån, der stillet krav om dobbelt underskrift ved hhv. formand og underskriftsbemyndiget.

Hvilke dokumenter skal den underskriftsberettigede person underskrive?

Ved fast ejendom forstås kirkens og præsteembedets faste ejendomme.

Ved andre dispositioner over fast ejendom forstås dispositioner af betydning for adgangen til at råde over ejendommen. Ud over køb og salg og optagelse af lån er det f.eks. også forpagtningskontrakter og løbende lejemål.

Ved optagelse af lån forstås lån til udførelse af arbejder på kirker, kirkegårde, præstegårde og kirkefunktionærboliger. Det kan også være lån til erhvervelse af fast ejendom, til sikring af kirkers og kirkegårdes omgivelser, til køb af jord til udvidelse af kirkegården, anlæg af parkeringspladser, eller til opførelse, ombygning eller istandsættelse af kirkegårdens bygninger.​

Såfremt dispositionen vedrører flere menighedsråd, skal de pågældende dokumenter underskrives af de underskriftsberettigede for hvert af menighedsrådene.​

Bestemmelserne om valg af personer til menighedsrådets udvalg findes i menighedsrådslovens kapitel 3.
 

Valg af medlemmer til det stående udvalg (kirke- og kirkegårdsudvalg og præstegårdsudvalg) foretages på menighedsrådets konstituerende møde umiddelbart efter valg af formand og næstformand.

Valgene har virkning for menighedsrådets funktionsperiode, og menighedsrådets medlemmer har pligt til at modtage valg til udvalg.

Hvert af rådets medlemmer kan kræve forholdstalsvalgmåden bragt i anvendelse ved besættelsen af udvalgsposter.

Hvis et medlem har krævet forholdstalsvalgmåden bragt i anvendelse, skal formanden forud for afstemningen spørge medlemmerne om, hvilke grupperinger de eventuelt ønsker at slutte sig til. Det står medlemmerne frit for at tilslutte sig den gruppe de vil, men dette må tilkendegives over for formanden.
 

Det fremgår af menighedsrådsloven, at menighedsrådet kan beslutte at nedsætte særlige udvalg. Denne mulighed kan ikke benyttes til at foretage ændringer i den kompetence, der efter loven er henlagt til de udvalg som menighedsrådet skal nedsætte.
 

De særlige udvalg, et menighedsråd eventuelt nedsætter, tillægges derfor hovedsagelig opgaver, der har med konkret sags forberedelse, rådgivning og lignende at gøre. Som eksempler på emner for særlige udvalg kan nævnes børne- og ungdomsarbejde, omsorgsarbejde, kirkeblad og gudstjenesten.
 

For sådanne udvalg, som menighedsrådet ikke har pligt til at nedsætte, kan menighedsrådet fastsætte en kortere funktionsperiode og tillade at også personer, der ikke er medlem af menighedsrådet, er med i udvalget. Forholdstalsvalgmåden kan også kræves anvendt ved valg til særlige udvalg. Nedsættelse af særlige udvalg bør ikke ske på det konstituerende møde. Nedsættelsen af særlige udvalg forudsætter en politisk prioritering, som først kan finde sted, når menighedsrådet er tiltrådt.

Ved den førstkommende faste gudstjeneste efter det konstituerende møde bekendtgør præsten fra prædikestolen hvem, der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem, der er valgt til menighedsrådets formand.

Inden funktionsperiodens begyndelse sørger den nyvalgte formand for, at det offentliggøres, hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem der er valgt til menighedsrådets formand.​​​

Der stilles ikke krav til, hvordan denne bekendtgørelse skal ske, men sognet beboere skal have mulighed for at få kendskab til oplysningerne om, hvem der er valgt til medlemmer af rådet og hvem der er rådets formand. Offentliggørelse kan fx ske på menighedsrådets hjemmeside, i den lokale presse eller begge steder.

Den nyvalgte formand sørger for, at det indføres i Kirkeportalen på Folkekirkens IntraNet, hvem der er valgt til menighedsrådets formand, kirkeværge, kasserer, kontaktperson og tegningsberettiget. Den nyvalgte formand sørger endvidere for, at det på samme tid også indberettes, hvem menighedsrådet vælger til valgbestyrelse.

Såfremt der i funktionsperioden sker ændring i menighedsrådets sammensætning, skal formanden for menighedsrådet indberette dette til stiftsadministrationen. Indberetningen skal altid indeholde oplysninger om de pågældende menighedsrådsmedlemmers personnumre. Stiftsadministrationen sørger for den fornødne ajourføring af det af Kirke ministeriet anviste system på baggrund af menighedsrådets indberetning.

Der kan i enkelte tilfælde ydes diæter til menighedsrådsmedlemmer.

Der ydes bl.a. diæter til valgte medlemmer for deltagelse i syn over kirkebygninger, kirkegårde med bygninger, præsteboliger, præstegårdes avlsbygninger, menighedshuse og konfirmandbygninger samt for deltagelse i møder inden for normal arbejdstid, som vedkommende stiftsøvrighed indkalder til. Derimod kan der ikke ydes diæter for deltagelse i ordinære menighedsrådsmøder og normalt heller ikke i ekstraordinære, medmindre stiftsøvrigheden har tiltrådt dette.

Forretningsordenen indeholder bestemmelser om menighedsrådets forhandlinger og afstemninger m.m., dvs. bestemmelser om blandt andet:

Offentlighedens adgang til at overvære menighedsrådets møder, behandling af konkrete sager for lukkede døre, hvor dette er nødvendigt eller findes rimeligt,

Menighedsrådets møder, indkaldelse til møder, udsendelse af dagsorden, sagers optagelse på dagsorden,

Beslutningsdygtighed, formandens mødeledelse og forelæggelse af sager, medlemmernes adgang til at få ordet til dagsorden,

Deltagelse i forhandlinger og afstemning, inhabilitet, medlemmers pligt til at underrette om forhold, der giver anledning til tvivl om medlemmets habilitet, o.m.a.

Forretningsordenens ikrafttrædelse, herunder at ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal normalt behandles på 2 ordinære møder.

Som bilag til Kirkeministeriets vejledning af 15. september 1994 om menighedsrådsloven er optrykt et forslag til en normalforretningsorden for menighedsråd. Herudover har Landsforeningen af Menighedsrådsmedlemmer udgivet et forslag til forretningsorden for menighedsråd.

Menighedsrådet vedtager selv sin forretningsorden. Der står ikke noget i menighedsrådsloven om, hvilke bestemmelser forretningsordenen kan eller skal indeholde. Det betyder ikke, at menighedsrådet har ubegrænset frihed til at bestemme, hvilken forretningsgang der skal gælde for menighedsrådets beslutningsproces.

Forretningsordenens bestemmelser må ikke være i strid med loven. Hvis der er modstrid mellem en bestemmelse i forretningsordenen og en lovregel, gælder lovreglen. 

Når menighedsrådet skal udforme sin forretningsorden, er det bundet af lovgivningen, herunder af forskellige uskrevne forvaltningsretlige grundsætninger omkring beslutningsprocessen i offentlige råd. Forretningsordenen må heller ikke indeholde bestemmelser, der er i strid med forvaltningsretlige grundsætninger.

Uenighed om forretningsgangen i menighedsråd i forbindelse med en sags behandling - herunder forståelsen af bestemmelser i forretningsordenen - kan forelægges biskoppen til afgørelse af ethvert medlem af menighedsrådet samt af præster og medarbejderrepræsentanter, som har ret til at deltage i rådets møder.

Skabelon til forretningsorden

Der er ingen fast regel for, hvordan en forretningsorden skal se ud, men der kan findes et forslag til forretningsorden under menuen "Skabeloner"

 Forretningsorden for menighedsråd

Menighedsrådet træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes. Mødeplanen offentliggøres i begyndelse af hvert kirkeår. Menighedsrådet skal altså beslutte for et år ad gangen, hvornår og hvor møderne skal holdes. Da offentligheden som hovedregel har adgang til at overvære menighedsrådets møder, bør disse ikke henlægges til private hjem. Møder forudsættes afholdt regelmæssigt på forud fastlagte tidspunkter. Der bør vælges tidspunkter, hvor medlemmerne har mulighed for at komme uden at skulle tage fri fra arbejde. Mødefrekvensen for ordinære møder kan fx være ét månedligt møde og fx således, at sommerferieperioden holdes mødefri.

Tid og sted for det enkelte møde skal også offentliggøres forud for mødet. Så vidt det er muligt, gælder dette også ekstraordinære møder. Det kan dog i enkelte tilfælde være nødvendigt at afholde et ekstraordinært møde med så kort varsel, at rådet ikke kan nå at offentliggøre det.

Mødeplanen samt tid og sted for det enkelte møde kan offentliggøres fx i den lokale presse eller i kirkebladet. Planen kan også slås op på kirkedøren eller i våbenhuset, eller menighedsrådet kan bruge kirkens hjemmeside til at orientere om rådets møder. Bekendtgørelse fra prædikestol alene er ikke tilstrækkeligt. Offentliggørelse skal ske på en måde, så interesserede bliver bekendt med mødets afholdelse.

Menighedsrådet kan fastsætte regler om varigheden af rådets møder. Baggrunden for bestemmelse er, at det kan være til nytte for et menighedsråd at sætte fokus på varigheden af møderne, og at det samtidig kan være med til at skabe effektive beslutninger, hvis menighedsrådet fastlægger varigheden af sine møder.

Om såkaldt sagsfortegnelse gælder, at en fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på menighedsrådets møde – med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt – så vidt muligt skal offentliggøres.

Formålet med at fremlægge en sagsfortegnelse er blandt andet at skabe mere åbenhed om menighedsrådets arbejde. Fortegnelsen skal som minimum angive sagernes emner, og både de sager, der foreslås behandlet for åbne døre og de sager, der foreslås behandlet for lukkede døre, skal medtages.

Sagsfortegnelsen er ikke nødvendigvis identisk med dagsordensudkastet, som kan være mere detaljeret og indeholde tavshedsbelagt oplysninger.

Formanden forbereder menighedsrådets møder og indkalder medlemmerne til disse.
 

Ekstraordinære møder afholdes, når menighedsrådets formand, en sognepræst eller mindst 1/3 af medlemmerne (valgte og fødte) ønsker det.

Indkaldelsen til møder skal ske med et passende varsel og ved brug af dagsorden. Menighedsrådsloven indeholder ikke regler om tidspunktet for rettidig udsendelse af dagsorden, men i praksis må fristen sættes til mindst 4 hele søgnedage (hverdage + lørdage). Denne frist vil fremgå af menighedsrådets forretningsorden. Der skal foreligge tvingende grunde, hvis dagsorden udsendes på et senere tidspunkt.

Er indkaldelse ikke sket med lovligt varsel, eller dagsorden ikke udsendt rettidigt, er menighedsrådet som regel afskåret fra at træffe beslutninger i sagerne, medmindre alle er til stede og er enige om det. 

Formanden for menighedsrådet skal i videst muligt omfang sørge for at give medlemmerne m.fl. underretning om, hvilke sager der vil komme til behandling på møder. Formanden skal også sørge for, at det fornødne materiale til sagernes bedømmelse enten udsendes eller på anden måde er tilgængeligt for disse i god tid før møderne.

Har medlemmerne ikke i rimelig tid inden mødet fået underretning om, hvilke sager der kommer til behandling på mødet eller - senest under mødet - haft mulighed for at sætte sig ind i en sag, kan ethvert af medlemmerne almindeligvis kræve, at sagen ikke behandles på mødet. Afviser menighedsrådet at følge et sådant krav, må forslagsstilleren stemme imod, og kan kræve sit standpunkt tilført beslutningsprotokollen. 

Afgørelsen af enkle og ukomplicerede sager, som menighedsrådet uden videre kan tage stilling til, kan dog ikke forlanges udsat. Det samme gælder for sager, som ikke tåler udsættelse.

Dagsordenen indeholder oplysning om sager eller emner, som man kender på indkaldelsestidspunktet. Sager, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er tilstede og enstemmigt vedtager det.

Dagsordenen kan være mere fyldig end sagsfortegnelsen, der skal være offentlig tilgængelig. Dagsordenen kan også indeholde oplysninger, for hvilke der er tavshedspligt. Er det tilfældet, er materialet ikke tilgængeligt for offentligheden og må behandles fortroligt.

Forretningsordenen kan også indeholde nærmere bestemmelser om det enkelte medlems adgang til at anmode om sagers behandling (optagelse på dagsordensforslaget, som formanden udsender) og frist for fremsættelse af anmodninger herom, men bestemmelser, der forringer de rettigheder, det enkelte medlem har ifølge loven, er »ugyldige«.

Formanden kan ikke afvise at optage et forslag på dagsordenen, hvis det er rettidigt fremsat.
 

Indsigelse imod og forslag om korrektioner eller tilføjelser til, hvad formanden har skrevet i den dagsorden, som er udsendt til medlemmerne, skal fremsættes ved mødets begyndelse. Er der ingen bemærkninger, kan denne som regel betragtes som godkendt af menighedsrådet som dagsorden for mødet. Rækkefølgen af sagers behandling på menighedsrådsmøder bestemmes af formanden, der ikke er bundet af rækkefølgen i dagsordenen.
 

I praksis sondrer man imellem sager til efterretning (underretning) og sager til beslutning.
 

Formandens eller andre menighedsrådsmedlemmers meddelelser til menighedsrådet og lignende sager til efterretning kan normalt ikke gøres til genstand for forhandling eller beslutning, medmindre alle de tilstedeværende medlemmer er enige derom. Der vil normalt være lejlighed til at stille supplerende spørgsmål og adgang til at komme med uddybende bemærkninger.
 

Menighedsrådets formand kan afgøre sager på menighedsrådets vegne, der ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Formanden skal forelægge sådanne afgørelser for menighedsrådet til efterretning på næste møde. Orienteringen gives normalt ved mødets begyndelse. Rækkevidden af formandens bemyndigelse kan være præciseret i forretningsordenen.

Menighedsrådets afgørelse om, hvorvidt en sag skal behandles på et møde eller ikke og andre spørgsmål om uenighed om forretningsgangen herunder forberedelse af menighedsrådets møder, kan påklages til biskoppen.

En fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på et menighedsrådsmøde, samt en udskrift af menighedsrådets beslutningsprotokol med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, skal så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i menighedsrådskredsen.

Derimod skal eventuelle mødereferater, postlister og andet internt arbejdsmateriale ikke være fremlagt.
 

Sagsfortegnelsen kan være identisk med det dagsordensforslag, formanden udsender til samtlige mødedeltagere før mødet, men behøver ikke at være det. Fortegnelsen skal indeholde angivelse af de emner, der skal til behandling på mødet, dvs. også de emner, der påregnes behandlet for lukkede døre. Sidstnævnte emner angives på en måde, der sikrer den fornødne fortrolighed.

Menighedsrådets møder er offentlige, dvs., at offentligheden skal have mulighed for at overvære menighedsrådets forhandlinger og afstemninger.

Tilhørerne skal forholde sig i ro under mødet, og der er ikke mulighed for at give dem adgang til at stille spørgsmål eller deltage i debatten. 

Menighedsrådet kan dog give ansatte eller andre særligt tilkaldte adgang til at udtale sig under menighedsrådsmøderne. Samme regel gælder for emner, der behandles for lukkede døre.

Menighedsrådet kan fastsætte et ordensreglement for tilhørerne, hvor det bl.a. kan forbydes, at tilhørerne anvender båndoptagere og andet teknisk udstyr.

Menighedsrådet kan beslutte at behandle enkelte sager for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal også forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden.

Bestemmelsen giver ikke almindelig adgang til at udelukke offentligheden fra at overvære rådets møder. Eksempelvis kan en dørlukning ikke begrundes med, at den er nødvendig for at opnå en debat, hvis der ikke er tale om en sag, hvori der indgår eller forventes at indgå en omtale af fortrolige forhold.
 

Det kan heller ikke generelt bestemmes, at visse sagstyper behandles for lukkede døre, eller at en del af mødet som fast ordning holdes for lukkede døre. Som eksempler på sager, der ofte skal behandles for lukkede døre, kan nævnes sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold, sager om køb og salg af fast ejendom og sager om overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Hvor det er foreskrevet i lovgivningen eller følger af sagens karakter, er menighedsrådet forpligtet til at behandle sagen for lukkede døre. En beslutning om at lukke dørene er ikke uden videre ensbetydende med, at mødedeltagerne får tavshedspligt med hensyn til det, der passerer på møderne.

Beslutninger truffet for lukkede døre skal også indføres i menighedsrådets beslutningsprotokol. Indeholder disse beslutninger oplysninger, der i følge lovgivningen er undergivet tavshedspligt skal disse udelades i forbindelse med protokollens offentliggørelse.

Det er kun menighedsrådsmøder og ikke udvalgsmøder, der er offentlige. Hverken menighedsrådet eller udvalget kan beslutte, at offentligheden skal have adgang til at overvære udvalgsmøder.

Menighedsrådet kan tillade, at personer, der er ansat af menighedsrådet, også overværer behandlingen af sager for lukkede døre. Menighedsrådet kan til enhver tid beslutte, at en sekretær, der ikke er medlem af rådet, skal forlade mødelokalet under forhandlinger og afstemninger i konkrete sager. Menighedsrådet kan ligeledes tillade, at andre personer - eksempelvis menighedsrådets bygningskyndige og en advokat - overværer en sags behandling for lukkede døre, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning. Menighedsrådet kan pålægge disse personer en tavshedspligt efter reglerne i forvaltningsloven.

Menighedsmøder er møder, hvortil alle menighedsrådskredsens (sognets eller kirkedistriktets) folkekirkemedlemmer har adgang. 

Menighedsrådet skal en gang om året indkalde til et menighedsmøde, hvor rådet redegør for sidste års regnskab og det kommende års budget. Samtidig skal menighedsrådet aflægge beretning om rådets virksomhed i det forløbne år og orientere om den planlagte virksomhed i det kommende år.

Redegørelsen og beretningen aflægges mundtligt på menighedsmødet og kan, hvis rådet beslutter det, suppleres med en skriftlig beretning, der f.eks. kan offentliggøres i kirkebladet eller på sognets hjemmeside.

Menighedsmøder kan også afholdes fælles for alle menighedsrådene i et pastorat.

Ved afstemninger på menighedsmøder er kun de valgberettigede medlemmer af menigheden/menighederne stemmeberettigede (dvs. medlemmer, der opfylder betingelserne for at kunne stemme ved menighedsrådsvalg). Medlemmerne af de berørte menighedsrådskredses menighedsråd har mødepligt, medmindre de har lovligt forfald.

Afholdelsen af menighedsmøder skal bekendtgøres på en måde, der sikrer, at så mange som muligt bliver bekendt med mødets afholdelse, fx gennem den lokale presse. I bekendtgørelsen angives, hvilke emner der vil blive behandlet på mødet.

Menighedsrådene i et pastorat med 2 eller flere sogne eller i et sogn med 2 eller flere kirkedistrikter kan, beslutte, at pastoratet eller sognet skal have fælles menighedsråd, når et menighedsmøde i hvert af sognene ønsker det.

Hvis et pastorats menighedsråd skønner, at der i pastoratet er et udbredt ønske om at få ansat en bestemt person som præst, og menighedsrådet(ene) har ansøgt om at få den pågældende ansat som præst, berammer biskoppen et menighedsmøde for hele pastoratet, på hvilket spørgsmålet om den pågældendes ansættelse skal sættes til afstemning. Biskoppen kan bestemme, at menighedsmødet deles i flere møder, såfremt forholdene begrunder det.

Fællesmøde er betegnelsen for et møde med deltagelse af menighedsrådsmedlemmer fra alle menighedsrådene i et pastorat.

Fællesmøder indkaldes og ledes af hovedsognets formand. Hovedsognet er det sogn, der nævnes først i pastoratets navn.
 

Sognepræsten, formanden for et af menighedsrådene, et af menighedsrådene eller 1/3 af medlemmerne i hvert af menighedsrådene kan anmode om, at der skal afholdes et fællesmøde.

Hvor flere menighedsråd skal medvirke ved indstilling om ansættelse af præst, afgives indstillingen af pastoratets (pastoraternes) menighedsråd på et fællesmøde, men Kirkeministeren kan have bestemt, at det af afstemningsresultatet skal fremgå, hvorledes stemmeafgivningen har været i hvert menighedsråd.

Menighedsrådets beslutninger træffes i møder. 

Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Loven kræver således ikke, at menighedsrådet skal være fuldtalligt for at være beslutningsdygtigt.

Ethvert medlem af menighedsrådet har pligt til at deltage i menighedsrådets møder, medmindre det pågældende medlem har lovligt forfald.
 

I en række tilfælde skal stedfortræderen indkaldes, hvis et medlem har forfald - se nærmere i afsnit 1.3.

Når der ved et medlems afgang ikke findes en stedfortræder, der kan indtræde i medlemmets plads, kan biskoppen beslutte, at der skal afholdes udfyldningsvalg. Biskoppen kan i stedet for beslutte, at menighedsrådet skal fortsætte med et medlem mindre i resten af menighedsrådets funktionsperiode.

Menighedsrådets beslutninger må i mangel af enighed træffes ved afstemning.

Beslutninger træffes efter stemmeflertal, hvor intet andet særligt er bestemt. Kun medlemmer, der møder personligt, kan deltage i afstemninger. Der kan således ikke stemmes pr. brev eller ved fuldmagt.

Til en gyldig beslutning i menighedsrådet kræves således kun, at halvdelen af medlemmerne er til stede, samt at flere har stemt for end imod, idet der ses bort fra blanke stemmer eller vota, der går ud på »stemmer ikke«, »stemmer hverken for eller imod« eller lignende.

Dette betyder, at et forslag vil bortfalde, hvis der er stemmelighed.
 

Afstemninger sker således, at det klart fremgår, hvorledes det enkelte medlem stemmer, medmindre hemmelig afstemning er foreskrevet i lovgivningen.

Afstemning ved præsteansættelse skal ske ved hemmelig afstemning.

Et medlem kan ikke unddrage sig ansvar for konsekvenserne af en given beslutning ved at undlade at stemme. 

Menighedsrådsmedlemmer kan i nogle situationer ikke deltage i menighedsrådets forhandlinger og afstemninger. Det drejer sig om sager, i hvilke det enkelte medlem af forskellige grunde har eller kan have en særlig interesse i sagens udfald, som gør, at det pågældende medlem må udelukkes fra deltagelse i forhandling og afstemning i sagerne. Regler herom kaldes inhabilitetsregler.

Et menighedsrådsmedlem skal underrette menighedsrådet om forhold, som kan give anledning til tvivl om den på gældendes habilitet. 

Sigtet med inhabilitetsreglerne er dels at forebygge usaglige afgørelser dels at undgå mistillid til og kritik af offentlige myndigheders administration. 

Formanden leder menighedsrådets forhandlinger og afstemninger på menighedsrådets møder.

Hvis både formanden og næstformanden er forhindret i at deltage i et møde (har forfald), må menighedsrådet vælge en mødeleder.
 

Medlemmerne skal efterkomme formandens (mødelederens) afgørelser med hensyn til den fornødne ro og orden på møder, og ethvert medlem skal respektere formandens afgørelse om tilrettelæggelse og afvikling af møder, herunder forståelsen af bestemmelser i menighedsrådets forretningsorden.

Formanden kan altid lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af menighedsrådet. Som eksempler kan nævnes: Rækkefølgen i hvilken punkter på dagsordenen skal behandles og taletidsbegrænsning. Endvidere kan spørgsmål om uenighed om forretningsgangen i menighedsråd indbringes for biskoppen.

God mødeledelse fra formanden betyder meget for møder effektivitet og atmosfære. Det samme gør godt medspil fra mødedeltagerne. Er der medlemmer, der ikke følger spillereglerne, kan deltagelse i møder være en ubehagelig og træg affære.

Forud for en afstemning kan der foregå en drøftelse af en sag, en meningsudveksling eller en forhandling. Denne mundtlige forhandling, der sker under formandens ledelse, kan være livlig og til tider langvarig. Under denne får hvert medlem ret til at give sin mening til kende - at få ordet. Et medlem har ret til at komme til orde i hver enkelt sag.

Har ingen af menighedsrådsmedlemmerne ved behandlingen af en sag ønsket at få ordet til debat, kan formanden straks formulere afstemningstemaet og sætte sagen til afstemning.

Afstemningstemaet vil ikke give anledning til tvivl, hvis der kun er et punkt at tage stilling til, da menighedsrådet i dette tilfælde enten kan vedtage eller forkaste beslutningsforslaget.

Menighedsrådets afgørelse i en sag vil ofte blive truffet på grundlag af et mundtligt oplæg fra formanden eller forslagsstilleren. Der kan også være tale om et skriftligt oplæg eller en indstilling fra et udvalg.

Oplægget eller indstillingens indhold kan variere betydeligt, men vil normalt indeholde en redegørelse vedrørende følgende emner:

De vigtigste faktiske oplysninger eller omstændigheder i en sag, gerne med angivelse af, hvorfra oplysningerne kommer.

Redegørelse for forudgående forhandlinger.

Hvilke love og cirkulærer m.v., der har betydning for sagens afgørelse.

Om muligt et forslag til, hvilken afgørelse menighedsrådet bør træffe med en opregning af, hvilke forhold der taler for og imod et forslag til beslutning. Hvis der eksisterer flere muligheder, bør der redegøres for hver af disse.

Forhandlingerne i en sag må på et tidspunkt erklæres for afsluttede, hvilket indebærer, at der ikke kan fremsættes yderligere bemærkninger. Formanden bør herefter redegøre for, hvilket eller hvilke forslag til beslutning der foreligger og i hvilken rækkefølge, der kan stemmes om forslagene. Som regel skal der først være afstemning om procedurespørgsmål.

Afstemning sker ved klar markering eller lignende, men ofte vil afstemning være unødvendig. Har ingen af de tilstedeværende ønsket at få ordet under behandlingen af en sag, kan formanden i mange tilfælde nøjes med at konstatere, at der er enighed om en beslutning.

Menighedsrådets afstemninger bør tilrettelægges sådan, at den afgørelse, som rådet når frem til, afspejler rådets (flertallets) opfattelse, ligesom der ikke senere må være tvivl om, hvad menighedsrådet har besluttet.
 

Er der et hovedforslag og flere ændringsforslag til hovedforslaget, bør der først stemmes om ændringsforslagene. Hvis der er flere ændringsforslag, bør der først stemmes om de mest vidtgående ændringsforslag. Hvis et eller flere ændringsforslag er blevet vedtaget, indgår de nu i hovedforslaget, som herefter kan sættes til afstemning.
 

I mange situationer kan sondringen mellem hoved- og ændringsforslag ikke bruges. Hvor dette er tilfældet, må formanden (rådet) tage stilling til, i hvilken rækkefølge forslagene skal sættes til afstemning.
 

Det er ikke hensigtsmæssigt at sætte 3 eller flere forslag angående samme spørgsmål til afstemning på én gang. Derimod kan der først stemmes om det af forslagene, der forventes at have størst tilslutning. Vedtages dette, er flere afstemninger overflødige.

Menighedsrådets beslutninger skal indføres i menighedsrådets beslutningsprotokol med angivelse af, hvorledes det enkelte medlem har stemt. Beslutninger og korte tilførsler om eventuelle særstandpunkter kan indskrives i beslutningsprotokollen under mødet efterhånden, som sagerne afgøres, men skal under alle omstændigheder indføres før mødets afslutning. 

Også beslutninger vedrørende uenighed om forretningsgangen i menighedsrådet, beslutninger vedrørende et menighedsrådsmedlems inhabilitet m.m. tilføres protokollen. Det skal også fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der mødte, og hvornår de forlod mødet.

Beskrivelser af de sager, der har været behandlet, beskrivelser af det enkelte medlems standpunkter og motiveringer for stemmeafgivning o.l. hører derimod ikke hjemme i beslutningsprotokollen. De kan skrives i mødereferater, der normalt må betragtes som interne arbejdsdokumenter.
 

Ved mødets afslutning læses beslutningsprotokollen op, og den underskrives af de medlemmer, der har deltaget. Underskriften tjener som dokumentation for, at medlemmet har været til stede, og at tilførslen er i overensstemmelse med det på mødet passerede. Medlemmet kan ikke nægte at underskrive beslutningsprotokollen. Da medarbejderrepræsentanten deltager i møderne uden at være medlem af menighedsrådet, underskriver denne ikke beslutningsprotokollen.

Ethvert medlem, der har deltaget i mødet, kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsprotokollen. Ved sager, der skal sendes til anden myndighed, kan medlemmer kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt.

De kirkelige tilsynsmyndigheder og provstirevisoren har adgang til at se beslutningsprotokollen. Offentligheden har adgang til beslutningsprotokollen. Adgangen for offentligheden er begrænset efter lov om offentlighed i forvaltningen.

En udskrift af beslutningsprotokollen skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres . Indholdet af denne udskrift er alene begrænset af reglerne om tavshedspligt, og det forhold, at en beslutning er truffet for lukkede døre, kan derfor ikke i sig selv begrunde, at denne udelades i udskriften.

Menighedsrådet har ret til at henvende sig til de kirkelige tilsynsmyndigheder (provstiudvalg, biskop, stiftsøvrighed, Kirkeministeriet m.fl.) i alle sager, der angår sognemenigheden. 

En tilsynsmyndighed skal, før den afgør spørgsmål, der særligt vedrører en menighedsrådskreds, skal indhente en udtalelse fra menighedsrådet, ligesom menighedsrådet skal udtale sig om de spørgsmål, der forelægges det af de kirkelige tilsynsmyndigheder.

Endelig har menighedsrådet pligt til at besvare henvendelser fra de kirkelige tilsynsmyndigheder.

Et menighedsrådsmedlem skal underrette rådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

Menighedsrådet må herefter træffe beslutning om, hvorvidt det pågældende medlem må antages at have en sådan interesse i en sags udfald, at medlemmet er udelukket fra at deltage i forhandling og afstemning om sagen. Medlemmet er ikke udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sin inhabilitet.

Det betyder, at menighedsrådet ikke på forhånd kan udelukke fx et medlem, en personalerepræsentant eller en præst, der har ret til at deltage i møder, fra et menighedsrådsmøde ud fra en skønsmæssig vurdering om, at den pågældende er inhabil. Se dog afsnit 7.3 og 7.4 omkring præsters og medarbejderrepræsentanters inhabilitet i specifikke situationer.

En beslutning om, at et medlem skal være afskåret fra at deltage i menighedsrådets forhandlinger og afstemninger i en sag som følge af inhabilitet, skal træffes på mødet ud fra en konkret vurdering af, om der foreligger en sådan personlig og/eller økonomisk interesse hos det pågældende medlem i afgørelsen af sagen. Der må foreligge en personlig og/eller økonomisk interesse af en vis styrke, før der kan statueres inhabilitet.

Der må herunder lægges vægt på, om et medlem har en så væsentlig og individuel interesse i sagens udfald, at der ikke af offentligheden kan forventes opretholdt en almen tillid til, at den pågældende vil behandle sagen uden indflydelse af denne interesse, hvis den pågældende deltager i sagens behandling.

Har et inhabilt medlem deltaget i menighedsrådets behandling af en sag, kan der opstå spørgsmål om, hvorvidt beslutninger, der måtte være truffet under sagens behandling, er lovlige eller ulovlige. Er sidstnævnte tilfældet, kan der blive tale om, at beslutningerne må omgøres af menighedsrådet eller annulleres af stiftsøvrigheden.

Menighedsrådets beslutning kan påklages til biskoppen. Den endelige retlige afgørelse af, om et medlem har en sådan interesse i en sags udfald, at den pågældende ikke kan deltage i rådets behandling af sagen henhører under domstolene.

Hverken biskoppen, stiftsøvrigheden eller Kirkeministeriet har mulighed for på forhånd at give en bindende udtalelse i en konkret sag med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt et medlem må anses for inhabilt eller ikke.

Et medlem, der ikke kan deltage i en sags behandling på grund af inhabilitet skal forlade mødelokalet under sagens forhandling og afstemning om sagen. Dette gælder også, hvis punktet behandles for åbne døre, og derfor principielt er åbent for offentligheden.

I Forvaltningsloven, findes generelle bestemmelser vedrørende personlig inhabilitet.

Forvaltningslovens bestemmelser gælder for hovedparten af al offentlig forvaltning i Danmark, herunder menighedsrådene og de øvrige kirkelige instanser.

Forvaltningsloven indeholder en detaljeret opregning af de typiske former for interessekollision, der kan begrunde inhabilitet. Bestemmelsen supplerer menighedsrådslovens regler om inhabilitet.

Der foreligger ikke inhabilitet, hvis der - som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandling - ikke kan antages at være til fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn.

Om dette er tilfældet, beror som nævnt ovenfor på en konkret vurdering. Justitsministeriet har i en vejledning fra 1986 om forvaltningsloven anført, at der i denne vurdering: Navnlig må indgå en vurdering af den pågældende interesse, forvaltningsorganets og afgørelsens karakter, samt den pågældende persons funktion i forbindelse med sagens behandling. Det må ved vurderingen også tages i betragtning, at inhabilitetsreglerne ikke blot tilsiger at sikre, at den enkelte afgørelse ikke bliver påvirket af uvedkommende hensyn, men også at styrke tilliden til forvaltningsmyndighedernes upartiskhed.

Som eksempel på tilfælde, hvor den pågældendes funktion fører til, at der ikke kan antages at foreligge inhabilitet, kan nævnes den medvirken ved sagsbehandlingen, der består i renskrivning af afgørelsen efter koncept eller lignende. Det er klart, at et medlem ikke kan være med til at ansætte en søn, en hustru eller en bror i en funktionærstilling. Medlemmet kan heller ikke deltage i behandling af en sag, hvori vedkommende selv eller dennes nærmeste pårørende har en væsentlig interesse i sagens udfald. I andre tilfælde kan vurderingen selvsagt være særdeles vanskelig, men den skal foretages, idet hverken menighedsrådet eller andre kirkelige instanser kan henskyde afgørelsen til en af de kirkelige tilsynsmyndigheder.

Både forhandling og afstemning

Præster kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager vedrørende præsteboliger og i sager vedrørende andre præster i pastoratet.

Præster kan heller ikke deltage i den del af et indstillingsmøde, hvor der foretages bindende afstemning i forbindelse med præsteansættelse.

Kun afstemning

Præster kan ikke deltage i afstemning i sager angående spørgsmål, hvor præsten skal have menighedsrådets samtykke til,

1. at der ved de faste gudstjenester foretages indsamlinger,
2. at der ved de faste gudstjenester eller kirkelige handlinger anvendes en anden autoriseret liturgi eller andre autoriserede ritualer end dem, der hidtil er anvendt i menigheden, og
3. at der ved de faste gudstjenester eller kirkelige handlinger foretages mindre ændringer i liturgi og ritualer eller benyttes andre salmebøger og salmebogstillæg end de autoriserede.

Til de ændringer, der er nævnt i  nr. 3, kræves også biskoppens samtykke.

Præster kan heller ikke stemme i sager om opførelse af kirker og nedbrydning af kirker samt indstilling om ændring i sogneinddelingen, herunder oprettelse af nye sogne og kirkedistrikter, og pastoratsinddelingen.

Præsterne er ikke inhabile i disse sager, men alene udelukket fra at deltage i afstemningen. De har således både ret og pligt til at deltage i forhandlingerne, herunder ret til at fremsætte forslag.

Medarbejderrepræsentanten kan ikke deltage i forhandling i sager, der angår andre kirke- og kirkegårdsfunktionærer ved kirken eller kirkegården.

Det gælder både, hvis sagen handler om den person, der bestrider stillingen og dennes ansættelsesforhold. Det vil i praksis sige spørgsmål om løn- og ansættelsesvilkår for en ansat eller den ansattes eventuelle samarbejdsproblemer eller menighedsrådets utilfredshed med kvaliteten af den ansattes arbejde. Reglen gælder også ved menighedsrådets behandling af sager om stillinger – eksempelvis stillingers størrelse eller hvilke opgaver, der skal lægges i stillingen, selv om disse forhold principielt er uafhængige af personen, der bestrider stillingen.

Reglen udelukker ikke, at medarbejderrepræsentanten godt kan deltage i personsager, der ikke involverer funktionærer, men eksempelvis personsager der omhandler menighedsrådsmedlemmer eller præster. Medarbejderrepræsentanten har tavshedspligt på linje med de øvrige mødedeltagere.

Reglen er heller ikke til hinder for, at menighedsrådet beder en medarbejderrepræsentant ved kirken deltage i et ansættelsesudvalg ved besættelsen af en stilling, hvis menighedsrådet finder dette relevant. Menighedsrådet er altid berettiget til at spørge nogle til råds. Men i forhandlingen og afstemningen i menighedsrådet, når den endelige afgørelse skal træffes, gælder reglerne om inhabilitet. Inhabiliteten indebærer, at den pågældende ikke må være tilstede under sagens behandling og derfor skal medarbejderrepræsentanten forlade lokalet ved behandling af sager om ansættelse af kirkefunktionærer, og i sager der angår andre funktionærer ved kirken eller kirkegården.

Der er således tale om et mere snævert inhabilitetsbegreb, end det der findes i forvaltningslovens.

Hvis en medarbejderrepræsentant således er inhabil efter forvaltningsloven, for eksempel på grund af familieskab, omfatter inhabiliteten hele sagsbehandlingen, også deltagelse i ansættelsesudvalg.

Forvaltningslovens kapitel 8 handler om tavshedspligt og begrænsninger i adgangen til at videregive fortrolige oplysninger til andre offentlige myndigheder. Dette gælder også medarbejderrepræsentanter og andre, der har ret til at deltage i menighedsrådets møder.

Tavshedspligten bortfalder ikke med hvervets eller ansættelsens ophør.

Forvaltningsloven indeholder en afgrænsning af, hvilke oplysninger der må anses for tavshedsbelagte og om anvendelsen af fortrolige oplysninger.

Tavshedspligten gælder, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Grovere brud på tavshedspligten er strafferetligt sanktioneret, idet straffelovens regler forbyder uberettiget videregivelse af fortrolige oplysninger.

I forvaltningsloven er det præciseret, på hvilke områder der er tavshedspligt for personer i offentlig tjeneste eller hverv med hensyn til oplysninger, som den pågældende har fået kendskab til gennem sit arbejde.

Efter bestemmelsen er der tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger herunder især:

• Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

Enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske forhold,

• Enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drift eller forretningsforhold.

Størst praktisk betydning har bestemmelsen i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 6 om hensynet til enkeltpersoners interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige, herunder økonomiske forhold.

Fortrolige oplysninger opdeles i 2 grupper:

1. rent private oplysninger og
2. andre fortrolige oplysninger.

Rent private oplysninger

Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende. Videregivelse af sådanne oplysninger til andre forvaltningsmyndigheder må normalt kun ske, hvis den person, som oplysningen vedrører, har givet sit samtykke dertil.

Andre fortrolige oplysninger

Disse kan videregives til andre forvaltningsmyndigheder, når det må antages, at oplysningen er af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, som myndigheden skal træffe.

Det er i øvrigt et grundlæggende princip, at en person ikke må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for varetagelsen af hvervet eller udførelsen af arbejdet.

Forholdet mellem reglerne om åbne/lukkede døre og tavshedspligt

Fortrolige oplysninger er omfattet af tavshedspligt. En sag, der indeholder sådanne oplysninger, skal behandles for lukkede døre. Men den omstændighed, at oplysninger er fremkommet under en forhandling for lukkede døre, er ikke i sig selv til hinder for, at et medlem videregiver disse, hvis oplysningerne efter deres karakter ikke er fortrolige.

Det beror på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, om der er tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som man er blevet bekendt med under behandlingen af en sag for lukkede døre. At menighedsrådet har behandlet en sag for lukkede døre, er således ikke ensbetydende med, at der gælder en tavshedspligt med hensyn til alt, hvad der er blevet drøftet.

Hverken et flertal i menighedsrådet eller formanden kan altså blot ved en henvisning til dørlukningen, forhindre et mindretal i at præcisere, hvorledes dets stillingtagen er til en afgørelse.

Når en oplysning ikke efter sit indhold må betragtes som fortrolig, står det ethvert medlem frit for at referere sin egen opfattelse og stillingtagen. Derimod kan det ikke antages, at et medlem frit kan omtale andre medlemmers indlæg vedrørende forhold, der ikke i sig selv er undergivet tavshedspligt.

Menighedsrådet kan i et vist omfang træffe bestemmelse om, at visse oplysninger skal anses for fortrolige, men den tavshedspligt som måtte blive foreskrevet, kan dog ikke række videre, end hvad der følger af lovens bestemmelser om tavshedspligt.

Herom anføres i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven fra 1986 følgende: 

Det samme må antages at være tilfældet for et menighedsråd og dets medlemmer.

Efter reglerne i offentlighedsloven (lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020) kan enhver forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af menighedsrådet som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med menighedsrådets virksomhed.

Hvilke oplysninger skal udleveres?

Retten til aktindsigt omfatter med visse undtagelser alle dokumenter, der vedrører en sag, indførelse i journaler m.m. Begrebet »dokumenter« omfatter i denne forbindelse foruden egentligt skriftligt materiale også tegninger, kort, fotografier og lignende.

Som noget nyt er der nu også ret til at få foretaget et dataudtræk og til at få indsigt i databeskrivelser. Et dataudtræk er en sammenstilling af oplysninger i menighedsrådets databaser, og menighedsrådet skal foretage og udlevere et sådant udtræk, hvis det kan laves med få og enkle kommandoer. Det vil sige uden brug af væsentlige ressourcer. En databeskrivelse er information om de typer af oplysninger, der indgår i en database, hvilket grundlag oplysningerne bygger på, samt oplysninger om, hvilke formater en database anvender.

Visse oplysninger er ikke omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder f.eks. visse oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Retten til aktindsigt gælder både for løbende og afsluttede sager. Offentlighedsloven indeholder ikke regler om, at den, der henvender sig, skal godtgøre at have en særlig interesse i at få oplysningerne, idet adgangen til at få oplysninger tilkommer »enhver«.

Den, der henvender sig om aktindsigt, skulle tidligere præcisere, hvilke oplysninger den pågældende ønskede at blive gjort bekendt med f.eks. ved at henvise til en konkret sag eller beslutning. Nu er det tilstrækkeligt, at den pågældende blot angiver et tema. Begæringen om aktindsigt skal dog fortsat indeholde så tilstrækkelige oplysninger, at menighedsrådet kan finde frem til det dokument eller den sag, der ønskes aktindsigt i.

Hvis begæringen om aktindsigt medfører et helt uforholdsmæssigt ressourceforbrug for menighedsrådet, vil der i helt særlige tilfælde kunne gives afslag på anmodningen. Men der skal rigtig meget til, så kontakt Landsforeningen for en nærmere vurdering heraf.

Parters adgang til aktindsigt

En part i en sag har almindeligvis udvidet adgang til indsigt i sagens akter i medfør af forvaltningsloven idet der skal være særligt tungtvejende grunde for at nægte en person, der er »part« i en sag, aktindsigt. En myndighed kan f.eks. ikke nægte en part aktindsigt ud fra et generelt synspunkt om, at udlevering af oplysninger ikke er i myndighedens interesse.

Afvejningen skal foretages for hvert enkelt dokument for sig, idet en parts ret til aktindsigt i et dokument kun kan begrænses, hvis afgørende hensyn til offentlige eller private interesser begrunder det. Dette hensyn skal samtidig holdes op imod partens interesse i at få kendskab til dokumentet for at varetage sine interesser.

Aktindsigt i ansættelsessager

Der gælder særlige begrænsninger for en parts (f.eks. en stillingsansøgers) ret til aktindsigt i ansættelsessager. Den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse i det offentliges tjeneste, kun kan forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter, der vedrører den pågældendes egne forhold. En parts adgang til aktindsigt omfatter heller ikke oplysninger om andre enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Offentlig gengivelse af stillingsansøgeres navne må ikke finde sted, såfremt en ansøger til en tjenestemandsstilling forinden har frabedt sig dette.

I forbindelse med præsteansættelse, der foretages af Kirkeministeriet efter indstilling fra menighedsrådet, sender ministeriet præsternes stillingsansøgninger til biskoppen, der videresender dem til menighedsrådet.

Menighedsrådet bliver i forbindelse hermed gjort opmærksom på, at offentlig gengivelse af stillingsansøgernes navne i givet fald ikke må finde sted. Menighedsrådet bliver også gjort opmærksom på, at navnene på de 2 ansøgere, som indstilles i prioriteret rækkefølge (afstemningsresultatet på menighedsrådets indstillingsmøde) ikke må offentliggøres.

Interne arbejdsdokumenter

Retten til aktindsigt omfatter ikke et menighedsråds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter betragtes dokumenter, der udarbejdes til eget brug (f.eks. mødereferater, notater og lignende), brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (f.eks. brevveksling mellem menighedsrådet og dets udvalg), menighedsrådsmedlemmernes egne overvejelser i skriftlig form med hensyn til en sags fortsatte behandling eller afgørelse, indholdet af forhandlinger eller drøftelser med Landsforeningens Rådgivning, advokat, revisor o.a., udkast til skrivelser m.v.

Menighedsrådet bestemmer selv, om det vil give adgang til sådanne interne arbejdsdokumenter, men i det omfang dokumenterne indeholder oplysninger, der er tavshedsbelagte, er de ikke offentligt tilgængelige.

Der er dog adgang til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning i en sag.

Dokumenter til internt brug er også undtaget fra en parts adgang til aktindsigt, medmindre dokumenterne foreligger i endelig form og alene gengiver den endelige beslutning.

Efter instruksen for revision af menighedsrådenes regnskaber har revisor altid adgang til de oplysninger og det materiale, som efter revisors skøn er af betydning for udførelsen af hvervet.

For personer, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, er der efter offentlighedsloven en særlig udvidet adgang til aktindsigt vedrørende oplysningerne om den pågældendes egne personlige forhold.

Meroffentlighed

Menighedsrådet er ved behandlingen af en sag om aktindsigt også forpligtet til at overveje, om der skal gives yderligere aktindsigt i dokumenter og oplysninger. Der kan altså gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, f.eks. reglerne om tavshedspligt.

Frister

Modtager menighedsrådet en begæring om aktindsigt er det vigtigt at være opmærksom på, at menighedsrådet snarest skal afgøre, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Notatpligt

En myndighed, som mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, skal gøre notat om indholdet af oplysningerne.

Notatpligten gælder dog kun i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed. F.eks. er en myndigheds indstilling eller udtalelse til en anden myndighed ikke en »afgørelse«, som er omfattet af notatpligten.

Notatpligten gælder ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.​

Menighedsrådet er et fundamentalt led i folkekirkens samlede organisation og står for, at drive kirken lokalt i sognene. Folkekirkens organisation, der kan illustreres med nedenstående figur, der også illustrerer, hvordan de to søjler er repræsenteret i de organer, der administrerer de fleste af folkekirkens penge. 

Man skal dog være opmærksom på, at figuren ikke fuldt beskriver folkekirkens struktur. De forskellige myndigheder og organer har flere funktioner inden for kirkeliv, ansættelse, bygninger, økonomi, tilsyn og afgørelser:

Menighedsrådet opgave er i følge menighedsrådsloven, at "virke for gode vilkår for evangeliets forkyndelse" og "byde byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst". 

Et menighedsråd vil oftest stå for administration at et enkelt sogn, med en enkelt kirke. Rådet ansætter derfor personale (fx. kirketjener, organist, graver, kordegn og sognemedhjælper) til at stå for driften og administration af bygninger, kirkegård, aktiviteter og medhjælp ved gudstjenester og kirkelige handlinger. 

Præsten er medlem af menighedsrådet og skal derfor løfte opgaven med sikring af "gode vilkår" og "liv og vækst" i samarbejde med de valgte medlemmer af menighedsrådet.  Præsten er selvstændigt ansvarlig for afvikling af gudstjenester og kirkelige handlinger, men menighedsrådet er selv med til at vælge præsten ved ansættelsen. 

I Kirkeministeriets betænkning 1477 om Opgaver i sogn, provsti og stift hedder det om kirkens opgave:

"Folkekirkens mission som kristen kirke er at forkynde Kristus som hele verdens frelser. Dette udgangspunkt er lovgivningsmæssigt bestemt i Grundloven, der bestemmer folkekirken som den evangelisk-lutherske kirke. Forkyndelsen bygger på den grundforudsætning, at mennesker ikke ved egen indsats kan gøre sig fortjent til noget over for Gud, men kun kan modtage alt fra Gud i troen på Jesus Kristus. Kirkens overordnede opgave danner udgangspunkt for de konkrete former, kirkelivet får i sogn, provsti og stift. Alle konkrete målsætninger må dybest set tjene denne opgave. (Betænkning 1477, s. 7)."

Kerneopgaverne for menighedsrådet kan oplistes sådan:

Administration af kirke og kirkegård
Herunder hører det daglige tilsyn med bygninger, inventar, løsøre og tilbehør samt ansvaret for vedligeholdelsen af disse.

Menighedsrådet foretager hvert år inden den 1. oktober sammen med en bygningskyndig et syn, der bl.a. skal omfatte kirkebygningen med inventar, løsøre og tilbehør, kirkegården med tilbehør og bygninger til brug for kirken og kirkegården.

Kirkeliv

Menighedsrådet står for tilrettelæggelse af det kirkelige liv såsom fastsættelse af tidspunkter for faste gudstjenester, tid og sted for konfirmation og indførelse af nye salmebøger.

Økonomiadministration

Menighedsrådet er ansvarlig for administrationen af dele af kirkens og præsteembedets indtægter og udgifter samt formueforvaltning.

Omkring 60% af folkekirkens samlede udgifter forvaltes gennem kirkekasserne, der bestyres af menighedsrådene under tilsyn af provstiudvalgene og stiftsøvrigheden.

Indtægterne bruges til at finansiere de almindelige driftsudgifter. Menighedsrådet kan frit – inden for de økonomiske muligheder i ligningsområdet – fastsætte de økonomiske rammer til aktiviteter til fremme for liv- og vækst. Menighedsrådet aflægger regnskab for kirkekassen i året efter regnskabsåret. Regnskabet revideres herefter af provstirevisoren. (Se evt. vejledning om folkekirkens økonomi.)

Medvirken ved ansættelse i præstestillinger
Præster ansættes af kirkeministeriet. Når en stilling som præst bliver ledig i sognet, skal menighedsrådet indstille to af ansøgerne i prioriteret rækkefølge. Såfremt en ansøger til et pastorat med kun en præst har fået mindst 2/3 af stemmerne, skal ministeren udnævne vedkommende. Det samme gælder ved pastorater med flere præster, hvor indstillingen er enstemmig.

Ansættelse af personale ved kirke og kirkegård
Menighedsrådet ansætter kirke- og kirkegårdsfunktionærer og har almindelige arbejdsgiverrettigheder og -pligter i forhold til disse.

Valg af provstiudvalg
Provstiets menighedsrådsmedlemmer vælger 4-6 læge medlemmer til provstiudvalget.

Valg af stiftsråd
Provstiets menighedsrådsmedlemmer vælger et lægt medlem til stiftsrådet, således at dette kommer til at bestå af et valgt menighedsrådsmedlem fra hvert af stiftets provstier. Stiftsrådets opgaver er nærmere beskrevet nedenfor.

Deltagelse i valg af biskop
Stiftets menighedsrådsmedlemmer samt repræsentanter for valgmenigheder med hjemsted i stiftet vælger stiftets biskop. Hvis ingen af kandidaterne har fået mere end 50% af stemmerne i første valgrunde, foretages der omvalg mellem de to kandidater, der i første omgang fik flest stemmer.

Præsten er gennem sin ansættelse automatisk medlem af menighedsrådet. Præsten har ansvaret for den den kirkelige betjening i sognet, hvilket vil sige forkyndelse, gudstjenester, konfirmationsundervisning, kirkelige handlinger (fx. dåb og vielse) og sjælesorg. Herudover har præsten nogle administrative opgaver fx administration af navnelovgivning og fødselsregistrering.

Kirkefunktionærer, der bistår ved forkyndelse mv., er undergivet præstens ledelse. Som fører af Den Elektroniske Kirkebog har præsten en række opgaver i forbindelse med registrering af fødsler, dødsfald og navngivning, ikke kun for medlemmer af folkekirken men for hele befolkningen. Mange steder er personregistreringen delegeret til en kordegn. Præsten er begavelsesmyndighed og træffer bl.a. beslutning, om lig skal brændes eller begraves, og om begravelseshandlingen skal være kirkelig eller borgerlig.

Provsten er også sognepræst, og er derfor også medlem af et menighedsråd. Derudover er provsten dog leder af provstiets præster og har en række administrative ledelsesopgaver i forhold til præsterne, ligesom provsten skal være til støtte og inspiration for disse. Provsten kan i den sammenhæng siges at være en mellemleder i den gejstlige søjle - en medhjælper for biskoppen i tilsynet med provstiets præster og menighedsråd. Provsten administrerer bl.a. præsternes rådighedstjeneste og fører det stedlige tilsyn i gejstlige anliggender herunder tilsynet med ministerialbogføringen.

Provsten er desuden medlem af provstiudvalget og er udvalgets forretningsfører. Provsten står for provstesynet vedrørende kirke og kirkegård, der skal holdes mindst hvert 4. år. Synet ledes af provsten eller den af provstiudvalget valgte bygningskyndige. Provsten leder endvidere ind- og fraflytningssyn vedrørende præsters tjenesteboliger.

Provstiudvalget består af et antal læge medlemmer valgt af menighedsrådene i provstiet, en præst, der vælges blandt de fastansatte præster i provstiet, samt provsten. Provstiet har især kompetence vedrørende økonomiske spørgsmål samt fører tilsyn med menighedsrådenes økonomiske forvaltning og bestyrelse af kirkens bygninger og jord samt fastsætter takster for kirkegårde og krematorier. Provstiudvalget træffer beslutning om arbejder på bygninger og boliger og skal endvidere godkende en række af menighedsrådenes beslutninger om køb og salg opførelse og nedrivning af kirkens bygninger. Provstiudvalget har derudover særlige beføjelser på nogle særlige områder og er fx ankeinstans på afgørelser om urneflytninger på kirkegårde og udtaler sig om ansøgere til ledige stillinger som provst eller domprovst.

Budget og regnskab
Provstiudvalget fastsætter rammebevilling for kirkekassens/præstegårdskassens driftsudgifter og en bevilling for disse kassers anlægsudgifter og godkender menighedsrådets årsregnskab.

Indkalder til budgetsamråd
Provstiudvalget indkalder en eller to repræsentanter for hvert menighedsråd til budgetsamråd. På budgetsamrådet belyses de økonomiske forhold i provstiet, ligesom målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv skal drøftes.

Endvidere skal menighedsrådenes ønsker om nye større udgiftskrævende opgaver drøftes.

Fastsætter ligningsbeløbet til kirke- og præstegårdskasserne i kommunen
Provstiudvalget beregner på grundlag af det samlede budgettal for kirke- og præstegårdskassernes indtægter og udgifter i ligningsområdet (kommunen), hvad der skal udskrives i lokal kirkeskat i de respektive ligningsområder (kommuner) det kommende år.

Godkender kirkegårdsvedtægter
I forbindelse med godkendelsen skal provstiudvalget sikre ensartede takster inden for samme ligningsområde.

Udøver forvaltningstilsyn med menighedsrådets administration
Provstiudvalget godkender bl.a. finansieringsplaner for projekter i ligningsområdet og fører tilsyn med, at der udfærdiges regulativer for ansatte kirkefunktionærer og påser, at menighedsrådets aftaler om ansættelsesforhold er i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastsat af Kirkeministeriet.

Godkender visse dispositioner vedrørende fast ejendom
Salg, nedrivning, ombygning og bortforpagtning af præsteembedets faste ejendomme skal godkendes af provstiudvalget.

Fastsætter ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen og bestyrer denne
Udgifterne ved provstiudvalgenes virksomhed afholdes over provstiudvalgskassen. Herunder hører bl.a. udgifter til valg af provstiudvalgene og disses møder (befordringsgodtgørelse, diæter til de valgte medlemmer, medhjælp, kontorartikler m.v.) og udgifter til udvalgsmedlemmernes deltagelse i kurser.

Stiftsråd består af et valgt lægt medlem af menighederne fra hvert provsti, tre præster, to provster og biskoppen. Med den sammensætning er det sikret, at de læge medlemmer har flertal i rådet, ligesom det er bestemt, at stiftsrådets formand skal være et lægt medlem. Proceduren i forbindelse med dette valg følger stort set proceduren for valg af provstiudvalg.

Stiftsrådet administrerer kirke- og præsteembedekapitalerne (stiftsmidlerne). Stiftsmidlerne består af forskellige typer folkekirkelige kapitaler. I dem indgår fx gravstedskapitaler, dvs. indbetalte engangsbeløb for vedligeholdelse af gravsteder, og evt. salgsprovenu ved salg af kirkens eller præsteembedernes ejendomme.

Stiftsmidlerne stammer altså fra kirkerne og præstembederne, men indbetales til stiftet. Menighedsrådene kan låne af disse midler til istandsættelse og andre byggeprojekter. Stiftsrådet bestemmer lånevilkårene. Stiftsrådet kan også tilbagebetale penge, der er indbetalt som salgsprovenu, hvis det skal gå til anlæg, køb af fast ejendom eller afdrag på lån.

Stiftsrådet administrerer desuden det bindende stiftsbidrag i det enkelte stift. Stiftsbidrag skal anvendes til fremme af det kirkelige liv i stiftet. Dette må højest udgøre 1% af den samlede lokale kirkeskat i hele stiftet. Stiftsrådet beslutter, hvordan bidraget bruges, men det skal være til en af følge aktivitetstyper: 

1. Kommunikation mellem stiftet, menighedsråd og præster.
2. Formidling af kristendom.
3. Udviklingsprojekter inden for undervisning, diakoni, IT, medier, kirkemusik og lignende, herunder analyser til forberedelse af sådanne projekter.

Dertil kommer, at stiftsrådet kan drøfte anliggender med biskoppen, som har generel betydning for det kirkelige liv i stiftet.

Stiftsøvrigheden består af biskoppen i det enkelte stift og stiftsamtmanden. Stiftamtmanden er direktøren for Ankestyrelsen eller den medarbejder på ankechefniveau, som direktøren har delegeret opgaven til. Stiftsøvrigheden fører tilsyn med menighedsrådenes og provstiernes økonomiske forvaltning.

Stiftsøvrigheden har desuden en række beføjelser til at gribe ind overfor lovstridige handlinger foretaget af menighedsråd eller provstiudvalg. Der kan i særlige tilfælde skrides ind med suspension eller annullation af en beslutning, der er truffet af et menighedsråd. Stiftsøvrigheden kan i helt særlige tilfælde også udskrive tvangsbøder og bod til enkelte medlemmer eller anlægge erstatningssag over for et rådsmedlem efter almindelige erstatningsretlige regler. Griber stiftsøvrigheden ind over for et menighedsråd eller et rådsmedlem kan afgørelsen indbringes for Kirkeministeriet.

Stiftsøvrigheden godkender desuden en række beslutninger truffet af menighedsrådene vedrørende kirker og kirkegårde. Endelig er stiftsøvrigheden myndighed i henhold til planlovgivningen og tager som sådan stilling til og forhandler om region-, kommune- og lokalplaner. Stiftsøvrigheden kan også med veto-effekt gøre indsigelse over for en foreslået lokalplan.

Biskoppen kan siges at være stiftets øverste leder og har det overordnede ansvar for tilsynet med stiftets provster, præster, menighedsråd, provstiudvalg, budgetudvalg og stiftsråd. Biskoppen er i sit arbejde understøttet af stiftsadministrationens ansatte.

Biskoppen bliver valgt af stiftets præster og menighedsrådsmedlemmer og bliver derefter indstillet til kongelig udnævnelse i bispeembedet. Biskoppen ordinerer præster, udsteder kollats og fører tilsyn med præster og provster, træffer visse afgørelser om fordeling af præstestillinger, vejleder menighedsrådene ved behandling af ansøgninger til ledige præstestillinger og indstiller til ministeren om udnævnelse til provst. Desuden udøver biskoppen flere af ansættelsesmyndighedens (Kirkeministeriets) kompetencer over for præster og provster. Herudover er biskoppen øverste gejstlighed og præst med en række særlige præstelige opgaver, ligesom biskoppen fører tilsyn med præsternes forkyndelse.

Biskoppens afgørelseskompetence

På visse områder afgør biskoppen konkrete sager, men er ikke klageinstans for alle afgørelser truffet af råd, udvalg eller præster. Kræver en situation, at der skal skrides ind med en sanktion over for et råd eller udvalg, skal afgørelsen dog træffes af stiftsøvrigheden.

Eksempler på biskoppens specifikke afgørelseskompetencer:

• Tilfælde af uenighed i menighedsrådet spørgsmål om forretningsgangen i menighedsråd
• Spørgsmål om medlemskab af menighedsråd
• Brug af kirkerne
• Menighedsrådets beslutninger om et medlems habilitet
• Klager over menighedsrådsvalget
• Præsters afgørelse efter lov om medlemskab af folkekirken og personregistrering
• Provstens virke som forretningsfører for provstiudvalget
• Flytning af lig
• Særlig anbringelse eller håndtering af aske (kremering)
• Præstens afgørelse om at tillade ikke-præsteviede at tale ved gudstjenester og kirkelige handlinger
• Særlig tilladelse til udlevering af personattester

Biskoppens tilsyn med råd og udvalg

Biskoppen har det overordnede tilsyn med, at råd og udvalg i stiftet overholder lovgivningen. Tilsynet udføres bl.a. løbende i form af vejledning. Opdager biskoppen under udøvelsen af sit generelle tilsyn forhold, der kræver indgriben, skal afgørelsen træffes af stiftsøvrigheden.

Biskoppens tilsyn med præster og provster

Tilsynet med præster og provster kan opdeles i et gejstligt tilsyn med, at præster og provster forkynder i overensstemmelse med folkekirkens bekendelsesgrundlag og et tilsyn med andre personaleretlige forpligtelser. Biskoppen har også tilsyn med provstens virke som forretningsfører for provstiudvalget.

Hvis der opstår spørgsmål om den rette forkyndelse, gælder lov om domstolsbehandling af gejstlige læresager. Kirkeministeren kan efter forudgående forhandling med biskoppen beslutte, at en læresag skal rejses. Hvis biskoppen forlanger det, skal kirkeministeren rejse læresag. Biskoppen vejleder desuden løbende stiftets præster om udførelsen af præstegerningen.

Den anden del af biskoppens tilsyn med præster retter sig imod mere almindelige personaleretlige spørgsmål så som samarbejdsvanskeligheder, tilsidesættelse af lydighedspligt, overtrædelse af pligten til decorum overholdelse af arbejdspligten, sygefravær m.v. Disse opgaver har biskoppen efter bemyndigelse fra Kirkeministeriet til at udøve arbejdsgiverkompetence og løbende personaleadministration.

 

Øverste myndighed i folkekirken er Kirkeministeriet. I forhold til menighedsråd og provstiudvalg har ministeriet en generel forpligtelse til at følge med i, hvordan lovgivningen administreres og om lovgivningen generelt overholdes. Råd og udvalg anses ikke for underordnet andre forvaltningsmyndigheder - derfor skal det skal stå specifikt i loven, hvis deres (lovlige) beslutninger kan underkendes af andre myndigheder - herunder af Kirkeministeriet. Dog findes en række områder, hvor lovgivningen giver udtrykkelig klageadgang til Kirkeministeriet. Ministeriet skal altså både føre generelt tilsyn med at de kirkelige regler efterleves og skal desuden behandle en række specifikke sagstyper.

Kirkeministeriets mest anvendte beføjelser:

Lovforslag
Ministeriet står for at sætte lovrammen omkring folkekirkens virksomhed. Ministeriet udarbejder lovforslag vedrørende det kirkelige område og udsteder i henhold til lovgivningen forskrifter for den kirkelige forvaltning. Endvidere forbereder ministeriet de sager, der formelt skal afgøres ved kongelig anordning eller resolution.

Overenskomster for kirkefunktionærer

Ministeriet forhandler i henhold til delegation fra Moderniseringsstyrelsen som statslig arbejdsgiver overenskomster for kirkefunktionærer. Stifterne og Landsforeningen af Menighedsråd er repræsenteret ved forhandlingerne med de faglige organisationer og stiftsadministrationerne er tillaget visse beføjelser i overenskomsterne.

Fastsætter landskirkeskatten
Ministeriet fastsætter, hvor meget der skal opkræves i landskirkeskat. Denne skat er de enkelte ligningsområders bidrag til fællesfonden, der bestyres af stiftsøvrighederne. Over fællesfonden afholdes en lang række af folkekirkens udgifter, bl.a. 60% af lønningerne til præster og provster, udligningstilskud til betrængte ligningsområder og stiftsadministrationsudgifter.

Varetager personalesager
Kirkeministeriet er ansættelsesmyndighed for præster, provster, stiftskontorchefen, biskoppen og stiftsøvrigheden. Endvidere behandler ministeriet sager vedrørende afsked af præster og afsked af tjenestemandsansatte kirkefunktionærer.

Fungerer som ankeinstans
Kirkeministeriet er ankeinstans indenfor mange sagsområder. Kompetencen som ankeinstans til at træffe endelige administrative afgørelser kan også være henlagt til andre kirkelige instanser.

Folketinget har som sådan til opgave bl.a. at afstikke de lovgivningsmæssige rammer for folkekirkens administration. Hvorvidt der er indskrænkninger i Folketingets lovgivningskompetence er et spørgsmål, der løbende debatteres, men hidtil har Folketinget undladt at lovgive i spørgsmål omkring kirkens forkyndelse og gudstjenesteordning.