Efter reglerne i offentlighedsloven (lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020) kan enhver forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af menighedsrådet som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med menighedsrådets virksomhed.
Hvilke oplysninger skal udleveres?
Retten til aktindsigt omfatter med visse undtagelser alle dokumenter, der vedrører en sag, indførelse i journaler m.m. Begrebet »dokumenter« omfatter i denne forbindelse foruden egentligt skriftligt materiale også tegninger, kort, fotografier og lignende.
Som noget nyt er der nu også ret til at få foretaget et dataudtræk og til at få indsigt i databeskrivelser. Et dataudtræk er en sammenstilling af oplysninger i menighedsrådets databaser, og menighedsrådet skal foretage og udlevere et sådant udtræk, hvis det kan laves med få og enkle kommandoer. Det vil sige uden brug af væsentlige ressourcer. En databeskrivelse er information om de typer af oplysninger, der indgår i en database, hvilket grundlag oplysningerne bygger på, samt oplysninger om, hvilke formater en database anvender.
Efter § 30-35 er visse oplysninger ikke omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder f.eks. visse oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.
Retten til aktindsigt gælder både for løbende og afsluttede sager. Offentlighedsloven indeholder ikke regler om, at den, der henvender sig, skal godtgøre at have en særlig interesse i at få oplysningerne, idet adgangen til at få oplysninger tilkommer »enhver«.
Den, der henvender sig om aktindsigt, skulle tidligere præcisere, hvilke oplysninger den pågældende ønskede at blive gjort bekendt med f.eks. ved at henvise til en konkret sag eller beslutning. Nu er det tilstrækkeligt, at den pågældende blot angiver et tema. Begæringen om aktindsigt skal dog fortsat indeholde så tilstrækkelige oplysninger, at menighedsrådet kan finde frem til det dokument eller den sag, der ønskes aktindsigt i.
Hvis begæringen om aktindsigt medfører et helt uforholdsmæssigt ressourceforbrug for menighedsrådet, vil der i helt særlige tilfælde kunne gives afslag på anmodningen. Men der skal rigtig meget til, så kontakt Landsforeningen for en nærmere vurdering heraf.
Parters adgang til aktindsigt
En part i en sag har almindeligvis udvidet adgang til indsigt i sagens akter i medfør af forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014) idet der skal være særligt tungtvejende grunde for at nægte en person, der er »part« i en sag, aktindsigt, jf. forvaltningslovens § 15. En myndighed kan f.eks. ikke nægte en part aktindsigt ud fra et generelt synspunkt om, at udlevering af oplysninger ikke er i myndighedens interesse.
Afvejningen skal foretages for hvert enkelt dokument for sig, idet en parts ret til aktindsigt i et dokument kun kan begrænses, hvis afgørende hensyn til offentlige eller private interesser begrunder det. Dette hensyn skal samtidig holdes op imod partens interesse i at få kendskab til dokumentet for at varetage sine interesser.
Aktindsigt i ansættelsessager
Der gælder særlige begrænsninger for en parts (f.eks. en stillingsansøgers) ret til aktindsigt i ansættelsessager. Se forvaltningslovens § 9, stk. 3, hvoraf det fremgår, at den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse i det offentliges tjeneste, kun kan forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter, der vedrører den pågældendes egne forhold. En parts adgang til aktindsigt omfatter heller ikke oplysninger om andre enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.
Efter tjenestemandslovens § 5, stk. 4 og 5, må offentlig gengivelse af stillingsansøgeres navne ikke finde sted, såfremt en ansøger til en tjenestemandsstilling forinden har frabedt sig dette.
I forbindelse med præsteansættelse, der foretages af Kirkeministeriet efter indstilling fra menighedsrådet, sender ministeriet præsternes stillingsansøgninger til biskoppen, der videresender dem til menighedsrådet.
Menighedsrådet bliver i forbindelse hermed gjort opmærksom på, at offentlig gengivelse af stillingsansøgernes navne i givet fald ikke må finde sted. Menighedsrådet bliver også gjort opmærksom på, at navnene på de 2 ansøgere, som indstilles i prioriteret rækkefølge (afstemningsresultatet på menighedsrådets indstillingsmøde) ikke må offentliggøres.
Interne arbejdsdokumenter
Retten til aktindsigt omfatter efter offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1, ikke et menighedsråds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter betragtes dokumenter, der udarbejdes til eget brug (f.eks. mødereferater, notater og lignende), brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (f.eks. brevveksling mellem menighedsrådet og dets udvalg), menighedsrådsmedlemmernes egne overvejelser i skriftlig form med hensyn til en sags fortsatte behandling eller afgørelse, indholdet af forhandlinger eller drøftelser med Landsforeningens Rådgivning, advokat, revisor o.a., udkast til skrivelser m.v.
Menighedsrådet bestemmer selv, om det vil give adgang til sådanne interne arbejdsdokumenter, men i det omfang dokumenterne indeholder oplysninger, der er tavshedsbelagte, er de ikke offentligt tilgængelige.
Efter offentlighedslovens § 26, nr. 1, er der dog adgang til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning i en sag.
Forvaltningslovens § 12 og § 13 indeholder bestemmelser, der svarer til offentlighedslovens § 26, nr. 1, hvorefter dokumenter til internt brug også er undtaget fra en parts adgang til aktindsigt, medmindre dokumenterne foreligger i endelig form og alene gengiver den endelige beslutning.
Efter instruksen for revision af menighedsrådenes regnskaber har revisor altid adgang til de oplysninger og det materiale, som efter revisors skøn er af betydning for udførelsen af hvervet.
For personer, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, er der efter offentlighedsloven en særlig udvidet adgang til aktindsigt vedrørende oplysningerne om den pågældendes egne personlige forhold, jf. offentlighedslovens § 8.
Meroffentlighed
Menighedsrådet er ved behandlingen af en sag om aktindsigt også forpligtet til at overveje, om der skal gives yderligere aktindsigt i dokumenter og oplysninger. Der kan altså gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, f.eks. reglerne om tavshedspligt.
Frister
Modtager menighedsrådet en begæring om aktindsigt er det vigtigt at være opmærksom på, at menighedsrådet snarest skal afgøre, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.
Notatpligt
Offentlighedslovens § 13 foreskriver, at en myndighed, som mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, skal gøre notat om indholdet af oplysningerne.
Notatpligten gælder dog kun i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed. F.eks. er en myndigheds indstilling eller udtalelse til en anden myndighed ikke en »afgørelse«, som er omfattet af notatpligten.
Notatpligten gælder ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.