Medarbejdere

Det er ikke et problem at modtage ansøgninger på mail, men I skal håndtere ansøgningerne forsvarligt, når I har modtaget dem.

Vi anbefaler, at I oplyser sognets officielle mailadresse i forbindelse med stillingsopslag. Når I har modtaget ansøgningerne, anbefaler vi, at I lægger dem i arkivet på FIN, så de medlemmer af rådet, der skal deltage i ansættelsesudvalget, kan hente ansøgningerne der.

Send kvittering for modtagne oplysninger til ansøgerne og vedlæg jeres privatlivspolitik for medarbejdere mv.

En ansøger skal give samtykke til, at menighedsrådet indhenter referencer fra nuværende eller tidligere arbejdsgivere. Ansøger skal vide, hvilke oplysninger, der bliver indhentet; om det er almindelige oplysninger om fx ansættelsestidspunkt, arbejdsopgaver og lignende ”neutrale” oplysninger, eller om der også indhentes oplysninger om fx ansøgerens faglige eller sociale kompetencer samt følsomme oplysninger.

Menighedsrådet må kun indhente nødvendige oplysninger. Dvs. I må kun indhente børneattester på de medarbejdere (og frivillige), som har direkte kontakt eller fast færdes blandt børn under 15 år og dermed har mulighed for direkte kontakt med børn under 15 år som led i deres arbejde. På samme vis må I kun indhente straffeattester på medarbejdere og frivillige, der har en betroet stilling. Medarbejderen skal samtykke til indhentelse af attesterne.

I kan indhente attester ved ansættelsen eller undervejs i ansættelsen, hvis opgaverne ændrer sig, så medarbejderen får en betroet stilling eller får mulighed for at opnå kontakt til børn og unge under 15 år.

Når ansættelsesprocessen er færdig, er udgangspunktet, at ansøgninger slettes. I kan komme i en situation, hvor det kan være nødvendigt at dokumentere et konkret rekrutteringsforløb, fx ved indsigelse om forskelsbehandling. I skal dog konkret vurdere, om der er behov for at opbevare oplysninger om ansøgere.

Hvis I udbetaler rejsegodtgørelse til en ansøger, skal I gemme dokumentation herfor i fem år i henhold til bogføringslovens bestemmelser.

Menighedsrådet kan gemme ansøgninger fra kandidater, der har fået afslag, hvis menighedsrådet vurderer, at det er aktuelt til en eventuel senere ansættelse. Det kræver ansøgerens samtykke at gemme ansøgningen.

Menighedsrådet kan ligeledes gemme uopfordrede ansøgninger. I må gemme ansøgninger, hvis I vurderer, at I får brug for en medarbejder til den type stilling, som er opslået, i løbet af den kommende periode.  Ansøger skal oplyses om jeres privatlivspolitik og om, hvor længe I gemmer ansøgningen.

Der kræves som udgangspunkt ikke samtykke til at behandle personoplysninger om jeres medarbejdere i forbindelse med ansættelsesforholdet. Behandling af personoplysninger i ansættelsesforhold er direkte reguleret af den danske databeskyttelseslov.

I behøver derfor ikke samtykke til behandling af identifikationsoplysninger såsom medarbejderens navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato, nær familie, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær og sygdomsperioder, oplysninger om andet fravær fra arbejdet, oplysninger om pensionsforhold, skatteoplysninger og oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises.

Oftest kan I kun registrere følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette. Dog kan det fremgå af lovgivning eller bestemmelser ifølge overenskomster, at I er forpligtet til at registrere følsomme oplysninger. Det kan fx være helbredsoplysninger i en § 56-aftale, eller hvis I gennemfører en afskedigelsessag, hvor årsagen skal fremgå.

I skal kun registrere fagforeningsforhold, hvis det er nødvendigt, fx fordi medarbejderen er tillidsrepræsentant.

Hvis en medarbejder beder om indsigt i de personoplysninger menighedsrådet har, skal menighedsrådet oplyse de konkrete oplysninger, så medarbejderen har mulighed for at vurdere, om oplysningerne er korrekte.

I må kun videregive personoplysninger om medarbejdere, hvis der er hjemmel hertil. Der er lovhjemmel til, at menighedsrådet må give personoplysninger til SKAT eller til kommunen i forbindelse med en refusionssag. Oplysninger må også videregives til virk.dk i forbindelse med anmeldelse af en arbejdsskadesag.

I kan også give personoplysninger til de forhandlingsberettigede organisationer (i forbindelse med lønforhandlinger eller personalesager) og til pensionsselskaberne.

Menighedsrådet må orientere en medarbejders kolleger om, at medarbejderen har ferie, fri, orlov eller er syg. Menighedsrådet må dog ikke oplyse, hvorhen medarbejderen skal på ferie, eller hvilken type orlov eller sygdom medarbejderen har. Menighedsrådet må ikke orientere menigheden eller samarbejdspartnere om årsagen til fravær.

Menighedsrådet skal opbevare udviklingsplanen, udarbejdet i forbindelse med den årlige MUS, i medarbejderens personalemappe. Oplysningerne må kun deles med personer, der har en ledelsesopgave over for medarbejderen. Dog må oplysninger vedrørende finansiering af kurser/uddannelse deles med hele menighedsrådet, for at menighedsrådet kan træffe beslutning om kompetenceudvikling.

Hvad der i øvrigt bliver talt om til en medarbejderudviklingssamtale er fortroligt mellem medarbejder og nærmeste leder, og lederen må derfor ikke dele oplysningerne med menighedsrådet eller en eventuelt ny personaleleder.

Menighedsrådet må gerne oplyse medarbejderes navn, arbejdsområde og arbejdsmæssige kontaktoplysninger på sogn.dk, egen hjemmeside og kirkebladet uden samtykke.

En medarbejder skal ikke anvende privat telefonnummer og privat mail- og postadresse som led i sit arbejde. Hvis det alligevel sker, så skal medarbejder give samtykke til offentliggørelse heraf.  Intern deling af en medarbejders private kontaktoplysninger kan kun ske med samtykke.

Læs mere

Læs mere om brug af billeder af medarbejdere i vejledningen “Menighedsrådets oplysningspligt”.

I må som arbejdsgiver gerne orientere øvrige medarbejdere om, at en medarbejder er fratrådt eller er blevet opsagt. I må dog ikke oplyse baggrunden for afskedigelsen, medmindre den afskedigede har samtykket hertil.

Når en medarbejder er fratrådt, må mailkontoen kun holdes aktiv i en så kort periode som muligt. Periodens længde fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling og funktion og kan maksimalt være på 12 måneder.

I forbindelse med fratrædelsen bør der indsættes et autosvar med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information, fx hvilken mail man i stedet kan rette henvendelse til sognet på.

Den aktive mailkonto må kun benyttes til modtagelse af mails. Hvis der modtages private mails, kan mailkontoen dog benyttes til at videresende disse til den fratrådte medarbejders private mailkonto.

Eventuelle oplysninger om en direkte mailadresse til den pågældende, bør hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens hjemmeside og fra andre offentligt tilgængelige informationssteder. Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders mailkonto.

For personalemapper på fratrådte medarbejdere er udgangspunktet, at de må opbevares i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Bogføringsmateriale – herunder lønsedler, pension, kørselsgodtgørelse, dokumentation for udlæg, mv. skal efter lov om bogføring gemmes i 5 år fra udløbet af det pågældende regnskabsår.

Vær opmærksom på forældelsesloven, da der gælder en absolut forældelsesfrist på 10 år i personalesager og 30 år i arbejdsskadesager. Dvs. hvis I har haft en personalesag eller en arbejdsskadesag, så kan det være nødvendigt at opbevare oplysningerne i længere tid.