Menighedsrådet er forpligtet til at oplyse den registrerede om, hvordan, hvorfor og hvor længe personoplysninger behandles – og hvilke rettigheder en registreret har.
Læs mere
Se mere om den registreredes rettigheder i vejledningen “De grundlæggende begreber”.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Alle menighedsråd skal udarbejde en privatlivspolitik, der beskriver, hvordan I indhenter og opbevarer oplysninger om personer, der har kontakt til kirken eller menighedsrådet. Det gælder fx oplysninger om medlemmer af menigheden, medarbejdere, samarbejdspartnere og øvrige personer, som menighedsrådet er i kontakt med.
Hvis menighedsrådet ikke selv har udarbejdet en privatlivspolitik, kan I bruge en skabelon, som blot skal udfyldes med menighedsrådets navn og kontaktoplysninger. Link til skabelon til privatlivspolitik findes nedenfor.
Når privatlivspolitikken er lavet, skal I informere personer, der henvender sig til sognet, og som I behandler oplysninger om.
Privatlivspolitikken skal ligge på egen hjemmeside, i mailsignaturer, i nyhedsbreve og i autosvar fra officielle mailadresser. Hvis der laves tilmeldingslister til arrangementer fx på opslagstavler, kan I henvise til privatlivspolitikken på hjemmesiden.
Gennemgå og opdater privatlivspolitikken en gang om året.
Tjekliste
Ansøgere og medarbejdere skal oplyses om, hvordan I behandler deres personoplysninger. Derfor skal menighedsrådet udarbejde en privatlivspolitik for ansøgere, nuværende og tidligere medarbejdere.
Hvis I ikke selv har udarbejdet en privatlivspolitik for ansøgere, nuværende og fratrådte medarbejdere, kan I se en skabelon til privatlivspolitik for medarbejdere nedenfor. Den skal blot udfyldes med menighedsrådets navn og kontaktoplysninger.
I skal linke til privatlivspolitikken i stillingsopslag eller alternativt sende den med kvitteringen for modtagelse af ansøgningen. I skal også udlevere privatlivspolitikken til nuværende medarbejdere.
Tjekliste
I har oplysningspligt over for personer, der bruger jeres hjemmeside, hvis I har en hjemmeside der anvender cookies.
Hvad er en cookie? En cookie er en tekstfil, der sættes på besøgerens computer, når vedkommende besøger en hjemmeside. I denne tekstfil gemmer hjemmesiden informationer, som den gerne vil kunne læse, næste gang vedkommende besøger siden. Det er ofte informationer, der bruges til statistik og analyse og er helt ufarlige. En cookie er ikke en programfil. Det betyder, at cookien ikke selv kan gøre noget på besøgerens computer. |
Menighedsrådet er ikke forpligtet til at bruge cookies. Hvis der ikke anvendes cookies på egen hjemmeside, så skal I ikke gøre mere.
Hvis I bruger cookies på jeres hjemmeside (ikke sogn.dk, da siden hører under By-, Land- og Kirkeministeriet), skal besøgende oplyses om det. Bemærk, at informationen skal beskrive alle de cookies, som bruges, og til hvilket formål de indsamles.
Når sognets hjemmeside besøges, skal der straks vises en ”pop-up” med cookiepolitikken og mulighed for at give samtykke til indhentelse af nødvendige/andre cookies.
Spørg eventuelt jeres hjemmesideudbyder, hvilke cookie-løsninger de tilbyder.
Tjekliste
Når en borger sender jer en e-mail, modtager I automatisk oplysninger som navn, mailadresse og eventuelt andre data. Menighedsrådet skal informere den registrerede om, hvordan oplysningerne bruges. Det kaldes oplysningspligt. Pligten kan opfyldes med standardmeddelelser/autosvar, så I ikke behøver at skrive en ny meddelelse hver gang.
I praksis kan det gøres således, at når I modtager en mail på en af de officielle mailadresser, skal I sende et (auto)svar ved den første henvendelse til menighedsrådet/sognet. Svaret skal enten indeholde jeres privatlivspolitik eller indeholde et link til sognets hjemmeside, der viser privatlivspolitikken (man skal lande direkte på privatlivspolitikken ved at klikke på linket). Hvis I ikke har en hjemmeside, skal privatlivspolitikken stå direkte i autosvaret.
Der findes en skabelon til en standardmeddelelse, som menighedsrådet kan tage udgangspunkt i. Se nedenfor.
Ved behov for hjælp til opsætning af autosvar, kan I kontakte Folkekirkens It.
De fleste kender den lille boks på en hjemmeside, hvor man kan tilmelde sig et nyhedsbrev. Her beder afsenderen om samtykke til at sende informationer til modtageren fremover.
Når man udsender nyhedsbreve, skal modtagerne nemlig give samtykke til, at deres oplysninger (fx navn, e-mailadresse) må behandles.
Derfor skal I altid indhente samtykke, før I sender jeres nyhedsbreve ud.
Der skal altid være mulighed for at afmelde nyhedsbrevet. Det skal fremgå tydeligt i alle udsendelser – både, at man kan afmelde sig, og hvordan man gør det.
Når der offentliggøres billeder eller videoer af genkendelige personer på internettet, er det en behandling af personoplysninger. Derfor skal reglerne om databeskyttelse være opfyldt, før offentliggørelsen er lovlig.
Det betyder at menighedsrådet altid skal have et grundlag, før billeder offentliggøres. Det kan fx være samtykke eller en samfundsmæssig interesse.
De samme regler gælder for både billeder og video, så nedenstående afsnit dækker begge dele.
Tjekliste
Det er afgørende, at ingen på billedet med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket, fx. i forbindelse med annoncering af arrangementer. Overvej derfor altid, hvilke konsekvenser en offentliggørelse af billedet kan have for de personer, der er på billedet.
Børn og unge er ofte mindre bevidste om de risici, som kan være forbundet med en behandling af personoplysninger. Derfor skal menighedsrådet være særligt opmærksomt, når der offentliggøres billeder af børn og unge, så de ikke kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket.
Deltagere i arrangementer og gudstjenester
Billeder kan offentliggøres, hvis det er nødvendigt, for at menighedsrådet kan udføre en opgave i samfundets interesse. Al sognepleje er sådan en opgave. Det er altså i samfundets interesse, at menighedsrådet informerer om og reklamerer for sine aktiviteter og arrangementer – fx fællesspisninger, kor og gå-grupper.
Menighedsrådet må uden samtykke, offentliggøre billeder af personer, der deltager i gudstjenester og kirkelige handlinger, da alle kan deltage i en offentlig gudstjeneste og deltagelsen i en gudstjeneste ikke umiddelbart fortæller noget om ens religiøse tilhørsforhold. Det er en forudsætning, at de personer, der er på billedet, ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Tilsvarende gælder for koncerter, foredrag og arrangementer, der foregår i kirkeligt regi.
Der skal skiltes med områder, hvor man kan placere sig, hvis man ikke ønsker at blive fotograferet.
Deltagere ved nadver, dåb og kirkelige handlinger
Menighedsrådet må ikke offentliggøre billeder af nadver, dåb, konfirmation, vielse og begravelse uden samtykke, fordi disse begivenheder kan sige noget om de pågældendes religiøse tilhørsforhold og derfor er følsomme oplysninger.
Hvis der tages billeder af deltagere i nadver, barnedåb med videre til brug for sognets udgivelser eller på internettet, kræver det skriftligt samtykke fra deltagerne.
Bemærk, at det er anderledes, hvis familien har aftalt med præsten, at familiemedlemmer eller fx dåbsgæster selv må tage billeder ved egen families dåb.
Medarbejdere og frivillige
Medarbejdere og frivillige skal altid give samtykke til at billeder eller videooptagelser hvor de fremgår, må offentliggøres til fx kirkebladet, hjemmeside, sogn.dk, facebook, instagram og andre elektroniske platforme. Det gælder uanset, om det er menighedsrådet, der tager billeder, eller om det er private billeder taget af fx dåbsgæster.
Også billeder til fx opslagstavler og dørskilte kræver samtykke.
Hvis en medarbejder vælger at trække sit samtykke tilbage, gælder det kun fremadrettet. Behandling foretaget før tilbagetrækningen er stadig lovlig.
Et samtykke bør være skriftligt, og skal opbevares i medarbejderens personalemappe. Det skal fremgå, at samtykket kan trækkes tilbage, og at billeder derefter ikke må bruges.
Se skabelon til samtykkeerklæring nedenfor. Den kan bruges, når menighedsrådet ønsker at tage billeder eller lave videooptagelser, hvor de ansatte er med.
Når sognet holder gudstjenester eller holder arrangementer som for eksempel sangeftermiddage, kirkekaffe, fællesspisning og bibelkreds kan der tages billeder, som benyttes på fx hjemmeside eller i nyhedsbreve.
Menighedsrådet skal sikre, at den eller de personer, der fotograferes, ved at billedet bliver offentliggjort, så de har mulighed for at sige fra.
Deltagerne skal oplyses om, at der tages billeder til offentliggørelse, og at de kan henvende sig til fotografen, hvis de ikke ønsker at medvirke på billeder.
Der kan derudover suppleres med skilte ved indgangen til lokalet og i lokalet, der viser, hvor man kan sidde, hvis man ikke ønsker at medvirke på billeder.
Hvis en person, der fremgår af billedet, er utilfreds med offentliggørelsen, har vedkommende ret til at gøre indsigelse – både før og efter offentliggørelsen. Personen skal oplyse, hvilket billede, det drejer sig om og hvorfor. Hvis den eller de personer, der er på billedet, ikke ønsker at have billedet liggende på internettet, bør I umiddelbart fjerne det.
Udarbejdet af
Denne vejledning er udarbejdet af de ti stifter i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd
Kontakt
Har du spørgsmål til vejledningen eller brug for rådgivning?
Landsforeningen af Menighedsråd, kontor@menighedsraad.dk, 87 32 21 33
eller
Et af de ti stifter i Danmark. Du finder kontaktinformation på de ti stifter her: Stifterne
Opdateret
27. april 2026