Menighedsrådet er forpligtet til at oplyse den registrerede om, hvordan, hvorfor og hvor længe personoplysninger bliver behandlet – og hvilke rettigheder en registreret har.
Læs mere
Se mere om den registreredes rettigheder i vejledningen “De grundlæggende begreber”.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Alle menighedsråd skal udarbejde en privatlivspolitik, der informerer om, hvordan I indhenter og opbevarer oplysninger om personer, der har kontakt til kirken eller menighedsrådet. Det kan fx være oplysninger om medlemmer af menigheden, medarbejdere, samarbejdspartnere og øvrige personer, som menighedsrådet er i kontakt med.
Hvis menighedsrådet ikke selv har udarbejdet en privatlivspolitik, kan I se en tekstskabelon til privatlivspolitik, som blot skal udfyldes med menighedsrådets navn og kontaktoplysninger. Tekstskabelonen findes nedenfor.
Når I har lavet en privatlivspolitik, skal I informere om jeres privatlivspolitik over for personer, der henvender sig til sognet, og som I behandler oplysninger om.
Privatlivspolitikken skal placeres på egen hjemmeside, i mailsignaturer, i nyhedsbreve og i autosvar til officielle mailadresser. Hvis I laver fx tilmeldingslister til arrangementer på opslagstavler, kan I lave en henvisning på listen til privatlivspolitikken på jeres hjemmeside.
Gennemgå og opdater privatlivspolitikken en gang om året.
Tjekliste
I har oplysningspligt over for personer, der bruger jeres hjemmeside, hvis I har en hjemmeside, der anvender cookies.
Hvad er en cookie? En cookie er en tekstfil, der sættes på besøgerens computer, når vedkommende besøger en hjemmeside. I denne tekstfil gemmer hjemmesiden informationer, som den gerne vil kunne læse, næste gang vedkommende besøger siden. Det er ofte informationer, der bruges til statistik og analyse, og er helt ufarlige. En cookie er en tekstfil, ikke en programfil. Det betyder, at cookien ikke selv kan gøre noget på besøgerens computer. Den kan ikke indsamle oplysninger, sprede virus eller på anden måde gøre skade. Indholdet af cookies læses og skrives af de hjemmesider, vedkommende som bruger besøger. |
Menighedsrådet er ikke forpligtet til at indhente cookies. Hvis der ikke anvendes cookies på egen hjemmeside, så skal I ikke gøre mere.
Hvis I anvender cookies på egen hjemmeside (ikke sogn.dk, da siden hører under Kirkeministeriet), skal besøgende oplyses herom, når man benytter hjemmesiden. Bemærk, at informationen skal beskrive alle de cookies, som anvendes, og til hvilket formål de indhentes.
Når sognets hjemmeside besøges, skal der straks komme en ”pop-up” med cookiepolitikken og mulighed for at give samtykke til at indhente nødvendige/andre cookies.
Spørg evt. jeres hjemmesideudbyder, hvilke cookie-løsninger der tilbydes.
Tjekliste
Når en borger kontakter jer via e-mail, modtager I automatisk nogle oplysninger om vedkommende, f.eks. navn, e-mail eller andre oplysninger. Når menighedsrådet modtager disse personoplysninger, skal I informere de personer, som oplysningerne vedrører (de registrerede), om, hvordan deres oplysninger bliver anvendt. Dette betyder, at I har en oplysningspligt. Denne oplysningspligt kan I opfylde ved hjælp af standardmeddelelser/autosvar, så I ikke behøver at skrive en ny meddelelse hver gang.
I praksis kan det gøres således, at når I modtager en mail på en af de officielle mailadresser, skal I sende et (auto)svar ved den første henvendelse til menighedsrådet/sognet. Svaret skal enten indeholde jeres privatlivspolitik eller indeholde et link til sognets hjemmeside, der viser privatlivspolitikken (man skal lande direkte på privatlivspolitikken ved at klikke på linket). Hvis I ikke har egen hjemmeside, hvor privatlivspolitikken placeres og linkes til, så skal I sætte privatlivspolitikken ind i autosvaret.
Der findes en skabelon til en standardmeddelelse, som menighedsrådet kan tage udgangspunkt i.
Ved behov for hjælp til opsætning af autosvar, kontakt Folkekirkens IT.
De fleste har set en boks på en hjemmeside, hvor man opfordres til at tilmelde sig et nyhedsbrev. Dette er en anmodning om samtykke fra afsenderen om at få lov til at sende informationer til modtageren fremover. Når man udsender nyhedsbreve, skal modtagerne nemlig give samtykke til, at de oplysninger, de giver ved tilmelding (f.eks. navn, e-mailadresse og andre oplysninger) må behandles.
I skal derfor indhente samtykke, før I sender jeres nyhedsbreve ud.
Der skal altid være mulighed for at afmelde nyhedsbrevet. Det skal fremgå tydeligt i alle udsendelser – både at man kan afmelde sig, og hvordan man gør det.
Offentliggørelse af billeder og videooptagelser på internettet af genkendelige personer betragtes som en behandling af personoplysninger. De databeskyttelsesretlige regler skal derfor være opfyldt, for at en sådan behandling (offentliggørelse af billedet og videooptagelsen) lovligt kan finde sted. Det indebærer bl.a., at menighedsrådet – inden menighedsrådet offentliggør billedet - skal have et grundlag for at offentliggøre billedet, fx samtykke, eller at det sker som led i samfundets interesse.
Der gælder de samme regler for offentliggørelse af billeder og videooptagelser, hvorfor de følgende afsnit gælder for begge dele.
Tjekliste
Det er afgørende, at de personer, der er på billedet, ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket, f.eks. i forbindelse med annoncering af arrangementer. Overvej derfor altid, hvilke eventuelle indvirkninger eller konsekvenser en offentliggørelse af billedet kan have for de personer, der er på billedet.
Børn og unge er ofte mindre bevidste om de risici og konsekvenser, som kan være forbundet med en behandling af personoplysninger. Hvis menighedsrådet offentliggør billeder med børn og unge, skal I derfor – som en ekstra ting – tænke på, at denne gruppe af personer skal gives en særlig beskyttelse i forhold til, at de ikke kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket.
Deltagere i arrangementer og gudstjenester
Et billede kan offentliggøres, hvis det er nødvendigt, for at menighedsrådet kan udføre en opgave i samfundets interesse. Al sognepleje er at betragte som en opgave i samfundets interesse. Det er derfor i samfundets interesse, at menighedsrådet kan fortælle om aktiviteter og arrangementer og reklamere for sine kommende arrangementer. Det gælder fx fællesspisninger, kor, gå-grupper mv.
Menighedsrådet må altså, uden samtykke, offentliggøre billeder af personer, der deltager i gudstjenester og kirkelige handlinger, da alle kan deltage i en offentlig gudstjeneste og deltagelsen i en gudstjeneste ikke umiddelbart fortæller noget om ens religiøse tilhørsforhold. Det er en forudsætning, at de personer, der er på billedet, ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Tilsvarende gælder for koncerter, foredrag og arrangementer, der foregår i kirkeligt regi.
Der skal være mulighed for og skiltet om at placere sig i områder, hvor der ikke bliver taget billeder.
Deltagere ved nadver, dåb og kirkelige handlinger
Menighedsrådet må ikke offentliggøre billeder af selve nadver, dåb, konfirmation, vielse og begravelse, medmindre menighedsrådet har samtykke dertil, da disse begivenheder netop kan sige noget om de pågældendes religiøse tilhørsforhold og derfor er følsomme oplysninger.
Hvis der tages billeder af deltagere i nadver, barnedåb med videre til brug for sognets udgivelser og kommunikationssteder på internettet, kræver det samtykke fra deltagerne. Samtykket skal være indhentet på skrift. Bemærk, at det er anderledes, hvis familien har aftalt med præsten, at familiemedlemmer eller fx dåbsgæster selv må tage billeder ved egen families dåb.
Medarbejdere og frivillige
Medarbejdere og frivillige skal altid give samtykke til offentliggørelse af billeder og videooptagelser hvor de fremgår til fx kirkebladet, hjemmeside, sogn.dk, Facebook, instagram og andre elektroniske platforme. Det gælder uanset om det er menighedsrådet, der tager billeder, eller om det er private billeder taget af fx dåbsgæster.
I skal også have samtykke, hvis I bruger deres billede på opslagstavler, dørskilte og andet.
Hvis den ansatte vælger at trække sit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke, inden tilbagekaldelsen. Tilbagekaldelse af samtykke vedrører kun den fremtidige brug af billeder.
Et samtykke kan være skriftligt, og skal opbevares i medarbejderens personalemappe. På samtykkeerklæringen skal det angives, at samtykket kan tilbagekaldes – og at det medfører, at I ikke mere må benytte billeder af medarbejderen efter tilbagekaldelsen.
Se samtykkeerklæring som menighedsrådet kan benytte, når menighedsrådet ønsker at tage billeder eller lave videooptagelser, hvor de ansatte er med nedenfor.
Når sognet har gudstjenester eller holder arrangementer, sangeftermiddage, kirkekaffe, fællesspisning, bibelkreds med videre kan der tages billeder, som benyttes på hjemmeside, nyhedsbreve og andet. Menighedsrådet skal sørge for, at den eller de personer, der er på billedet, er vidende om, at menighedsrådet har tænkt sig at offentliggøre billedet, så de har mulighed for at reagere, fx gøre indsigelse imod det.
Deltagerne skal oplyses om, at der bliver taget billeder til offentliggørelse, og at de kan henvende sig til fotografen, hvis de ikke ønsker at medvirke på billeder. I kan derudover supplere med skilte ved indgangen til lokalet og i lokalet om, hvor man kan placere sig, hvis man ikke ønsker at medvirke på billeder.
Hvis den person, der fremgår af billedet, er utilfreds med offentliggørelsen, har vedkommende ret til at gøre indsigelse. Det kan ske, før billedet er blevet offentliggjort eller på et senere tidspunkt. Personen skal i så fald oplyse, hvilket billede der ønskes slettet og hvorfor. Hvis den eller de personer, der er på billedet, ikke ønsker at have billedet liggende på internettet, bør I umiddelbart fjerne det.
Opdateret
26. juni 2025