Provstiudvalget indkalder til et offentligt møde om valg af medlemmer til provstiudvalg og stiftsråd. Mødet skal holdes indenfor et bestemt tidsrum efter sommerferien, der bestemmes af Kirkeministeriet.
Der er tale om et fælles orienteringsmøde for henholdsvis valg til provstiudvalg og valg til stiftsråd.
Alle, der deltager i mødet, har tale- og forslagsret. Dog er der visse begrænsninger i forhold til, hvem der kan stemme. Det gælder for dagsordenens punkt 5: ”Fastsættelse af antal læge medlemmer til provstiudvalg ”og punkt 6: ”Valg af valgbestyrelse”. Begrænsningerne nævnes under omtalen af de enkelte punkter. For at kunne deltage i afstemningerne på mødet, skal man være til stede. Man kan altså ikke stemme ved fuldmagt eller pr. brev.
Kandidatlisterne skal afleveres til valgbestyrelsens formand. Derfor anbefales det, at valgbestyrelsen konstituerer sig umiddelbart på det offentlige møde og bekendtgør kontaktoplysninger på valgbestyrelsens formand. Oplysningerne kan også offentliggøres på provstiudvalgets hjemmeside.
De beslutninger, der bliver truffet på mødet under punkterne 5 og 6, skal skrives ind i provstiudvalgets beslutningsprotokol.
Følgende medlemmer skal vælges til provstiudvalget:
- Mindst fire og højest otte læge medlemmer (menighedsrepræsentanter)
- En repræsentant for provstiets præster.
Ved læge medlemmer forstås medlemmer, der ikke er præster.
Det afgøres lokalt, hvor mange læge medlemmer, der skal være i provstiudvalget og afgørelsen træffes af deltagerne på det offentlige møde. Afgørelsen træffes ved stemmeflertal, og det er alene medlemmer af menighedsrådene og valgmenighedsrepræsentanter i provstiet, der er stemmeberettigede.