Menighedsrådet opfordrer en ubestemt kreds af firmaer til at give et bindende tilbud på en byggeopgave. Tilbuddet skal afgives på ens vilkår i form af samme frist, samme udbudsgrundlag eller ud fra fælles mindstekrav.  Opfordringen sker i form af en annonce i et trykt eller elektronisk medie (avis eller hjemmeside). I annoncen skal der stå, at der er tale om en licitation.  

• Der må ikke ske forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Menighedsrådet skal sørge for at indhente tilbud og tildele kontrakten efter objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier. 

• Hvis menighedsrådet stiller krav om, at tilbudsgiverne skal give oplysninger om teknisk og økonomisk formåen, skal det fremgå af annoncen, hvilke oplysninger menighedsrådet kræver, og hvilken dokumentation tilbudsgiverne skal medsende. 

• Menighedsrådet skal oplyse, om ordren vil blive givet til den, der har givet den ”laveste pris” (priskonkurrence), eller den, der har givet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” (kvalitetskonkurrence hvor ikke kun prisen har betydning).  

• Hvis menighedsrådet vælger ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, kan menighedsrådet lægge vægt på forskellige kriterier, som kan være forskellige fra kontrakt til kontrakt. Menighedsrådet skal så vidt muligt skrive, hvordan man vil vægte de kriterier, der er valgt. Hvis menighedsrådet ikke har foretaget en vægtning, skriver man kriteriernes prioriterede rækkefølge med det vigtigste først. 

• Tilbud ved en licitation skal være skriftlige. Tilbud kan sendes elektronisk, med mindre menighedsrådet på forhånd har udelukket dette. Menighedsrådet kan bestemme, at tilbud skal sendes elektronisk. 

• Fristen for at give tilbud skal fremgå af annoncen. Fristen skal være lang nok til, at tilbudsgivere har rimelig tid til at afgive tilbud. 

• Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 40 arbejdsdage, medmindre menighedsrådet har oplyst andet i udbudsmaterialet.  

• Tilbuddene åbnes på licitationsstedet på et forud fastsat tidspunkt. Tilbudsgiverne er berettigede til at være til stede ved åbningen af tilbuddene og til at få oplyst budsummer og eventuelle forbehold. 

• Menighedsrådet gennemgår tilbuddene, og med mindre menighedsrådet vælger at annullere licitationen, skal opgaven tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud på baggrund af de opstillede kriterier, dvs. enten ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. 

• Menighedsrådet underretter hurtigst muligt de bydende om, hvilken afgørelse der er truffet om tildeling af ordren. 

• De firmaer, der ikke har fået opgaven, har krav på at få en begrundelse for, at de ikke blevet valgt, hvis de ønsker det. 

En ubestemt kreds opfordres til gennem annonce i trykt eller elektronisk medie at melde sig som interesserede i at byde på opgaven. I opfordringen skal der stå, at der er tale om en licitation.  

• Der må ikke ske forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Menighedsrådet skal sørge for at indhente tilbud og tildele kontrakten efter objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier.

• Det skal stå i annoncen, hvor mange bydende, menighedsrådet maksimalt vil opfordre til at give et tilbud på opgaven.

• Der skal være en frist på mindst 15 arbejdsdage til, at interesserede kan anmelde interesse i at byde på opgaven. 

• Det skal af annoncen fremgå, hvilke oplysninger om teknisk og økonomisk formåen, de interesserede skal sende, og hvordan disse oplysninger skal dokumenteres. 

• Det skal af annoncen fremgå, om opgaven vil blive tildelt efter ”kriteriet laveste pris” (priskonkurrence) eller efter kriteriet ”økonomisk mest fordelagtige bud” (kvalitetskonkurrence, hvor ikke kun prisen har betydning).  

• Hvis menighedsrådet vælger ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, kan menighedsrådet lægge vægt på forskellige kriterier, som kan være forskellige fra kontrakt til kontrakt. Menighedsrådet skal så vidt muligt skrive, hvordan man vil vægte de kriterier, der er valgt. Hvis der ikke foretages en vægtning, skriver man kriteriernes prioriterede rækkefølge med det vigtigste først. 

• Når fristen for at melde sig som interesseret er udløbet, skal menighedsrådet vælge blandt de interesserede firmaer, hvem der skal afgive tilbud på byggeopgaven. Menighedsrådet skal vælge det antal, som man i annoncen har tilkendegivet, at man vil opfordre til at give tilbud. Udvælgelsen skal ske på baggrund af den dokumentation, de interesserede har indsendt, og skal ske på en objektiv og ikke-diskriminerende måde.

• Menighedsrådet underretter hurtigst muligt dem, der har meldt sig som interesseret i at byde, om, at de er blevet udvalg til at give tilbud på opgaven. 

• De firmaer, der ikke er blevet udvalgt til at give tilbud på opgaven, har krav på at få en begrundelse for, at de ikke blevet valgt, hvis de beder om det.

• Tilbud ved en licitation skal være skriftlige. Tilbud kan sendes elektronisk, med mindre menighedsrådet på forhånd har udelukket dette. Menighedsrådet kan bestemme, at tilbud skal sendes elektronisk.  

• Tilbuddene åbnes på licitationsstedet på et forud fastsat tidspunkt. De bydende er berettigede til at være til stede ved åbningen af tilbuddene og til at blive bekendt med budsummer og eventuelle forbehold. 

• Menighedsrådet gennemgår tilbuddene, og med mindre menighedsrådet ønsker at annullere licitationen, skal opgaven tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud på baggrund af de opstillede kriterier, dvs. enten ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.  

• Menighedsrådet underretter hurtigst muligt de bydende om, hvilken afgørelse der er truffet om tildeling af opgaven. 

• De firmaer, der ikke har fået opgaven, har krav på at få en begrundelse for, at de ikke blevet valgt, hvis de beder om det. 

Menighedsrådet retter direkte henvendelse til de tilbudsgivere, man ønsker at få tilbud fra. I opfordringen skal der stå, at der er tale om en licitation.    

• Der må ikke ske forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Menighedsrådet skal sørge for at indhente tilbud og tildele kontrakten efter objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier. 

• Menighedsrådet skal invitere mindst 3 firmaer til at afgive tilbud på opgaven, og mindst et firma skal være fra områder uden for lokalområdet. Udbyderen skal oplyse tilbudsgiverne om, hvor mange der bliver opfordret til at afgive tilbud. 

• Hvis menighedsrådet stiller krav om, at tilbudsgiverne skal give oplysninger om teknisk og økonomisk formåen, skal det fremgå af indbydelsen, hvilke oplysninger der kræves, og hvilken dokumentation tilbudsgiver skal medsende. 

• Det skal af indbydelsen fremgå, om opgaven vil blive tildelt efter kriteriet ”laveste pris” (priskonkurrence) eller efter kriteriet ”økonomisk mest fordelagtige bud” (kvalitetskonkurrence, hvor ikke kun prisen har betydning). 

• Hvis menighedsrådet vælger ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, kan menighedsrådet lægge vægt på forskellige kriterier, som kan være forskellige fra kontrakt til kontrakt. Menighedsrådet skal så vidt muligt skrive, hvordan man vil vægte de kriterier, der er valgt. Hvis der ikke foretages en vægtning, skriver man kriteriernes prioriterede rækkefølge med det vigtigste først.  

• Tilbud ved en licitation skal være skriftlige. Tilbud kan sendes elektronisk, med mindre menighedsrådet på forhånd har udelukket dette. Menighedsrådet kan bestemme, at tilbud skal sendes elektronisk. 

• Fristen for at give tilbud skal fremgå af brevet til dem, der opfordres til at give et tilbud. Fristen skal være lang nok til, at tilbudsgivere har rimelig tid til at afgive tilbud.  

• Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 40 arbejdsdage, medmindre menighedsrådet har oplyst andet i udbudsmaterialet.   

• Tilbuddene åbnes på licitationsstedet på et forud fastsat tidspunkt. De firmaer, der er har afgivet tilbud, er berettigede til at være til stede ved åbningen af tilbuddene og til at blive bekendt med budsummer og eventuelle forbehold. 

• Menighedsrådet gennemgår tilbuddene, og med mindre menighedsrådet ønsker at annullere licitationen, skal opgaven tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud på baggrund af de opstillede kriterier, dvs. enten ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.  

• Menighedsrådet underretter hurtigst muligt de bydende om, hvilken afgørelse der er truffet om tildeling af opgaven.  

• De firmaer, der ikke har fået opgaven, har krav på at få en begrundelse for, at de ikke blevet valgt, hvis de beder om det.