Aktindsigt

Når menighedsrådet er ordregiver og gennemfører et udbud, træffer menighedsrådet ikke afgørelser som myndighed i denne proces, da der er tale om indgåelse af et kontraktforhold mellem en ordregiver og en leverandør. Ekspeditioner i forhold til udbuddet er derfor omfattet af offentlighedsloven. 

Aktindsigtsbegæringer i oplysninger eller dokumenter fra et udbud behandles derfor efter offentlighedslovens regler om aktindsigt.

Menighedsrådet skal foretage en konkret vurdering af, om et dokument eller en oplysning kan udleveres. 

Udgangspunktet er, at der er aktindsigt i alle dokumenter. Kun undtagelsesvist vil det være muligt at undtage hele dokumenter fra aktindsigt, men der kan være oplysninger, der kan undtages. 

Når menighedsrådet modtager en anmodning om aktindsigt i dokumenter fra et udbud, kan man gøre følgende: 

• Hvis menighedsrådet er i tvivl om rækkevidden af fortrolighed i et tilbud, bør man skrive til den tilbudsgiver, der har afgivet det tilbud, der begæres aktindsigt i, og høre om tilbudsgiveren selv mener, at der er dokumenter eller oplysninger, der bør undtages fra aktindsigt.
   
• Samtidig bør menighedsrådet orientere den, der har bedt om aktindsigt, om at man har anmodet om en udtalelse fra den pågældende tilbudsgiver.
   
• Når man har modtaget svaret fra tilbudsgiveren, foretager menighedsrådet selv en vurdering af, om en oplysning kan udleveres. Menighedsrådet er ikke bundet af høringssvaret fra tilbudsgiveren, men skal bruge det i den samlede vurdering af, om en oplysning kan udleveres.
   
• Hvis man giver helt eller delvist afslag på aktindsigtsbegæringen, skal man huske at give en begrundelse og vejledning om at der kan klages til Klagenævnet for Udbud.

I tvivlstilfælde vedrørende aktindsigt kan du søge rådgivning hos dit lokale stift.