Aktindsigt

I denne vejledning får du et overblik over de regler og krav i udbudsloven og tilbudsloven som er mest relevante for menighedsråd. Der er ikke tale om en udtømmende gennemgang af udbudsreglerne. Vejledningen henvender sig særligt til menighedsråd, kirkeværger og evt. byggeudvalg i menighedsrådene.

Menighedsrådet kan som ordregiver få en begæring om aktindsigt i oplysninger eller dokumenter i en udbudssag. En aktindsigtsbegæring kan f.eks. komme fra forbigåede tilbudsgivere, der ønsker at forberede en klagesag eller ønsker at være forberedt til fremtidige udbud.

Hent afsnit som PDF Send afsnit som e-mail

1. Hvilke regler gælder?

Når menighedsrådet er ordregiver og gennemfører et udbud, træffer menighedsrådet ikke afgørelser som myndighed i denne proces, da der er tale om indgåelse af et kontraktforhold mellem en ordregiver og en leverandør. Ekspeditioner i forhold til udbuddet er derfor omfattet af offentlighedsloven.

Aktindsigtsbegæringer i oplysninger eller dokumenter fra et udbud behandles derfor efter offentlighedslovens regler om aktindsigt.

2. Hvilke dokumenter eller oplysninger skal udleveres?

Menighedsrådet skal foretage en konkret vurdering af, om et dokument eller en oplysning kan udleveres.

Udgangspunktet er, at der er aktindsigt i alle dokumenter. Kun undtagelsesvist vil det være muligt at undtage hele dokumenter fra aktindsigt, men der kan være oplysninger, der kan undtages.

2.1 Konkrete eksempler

Når tildelingskriteriet er laveste pris, kan prisen som udgangspunkt ikke undtages fra aktindsigt, men det kan dog ikke udelukkes, at delpriser kan undtages.
Når der ved tildeling af kontrakt også vægtes andre kriterier end prisen, kan der være oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt, f.eks. kan nogle tekniske specifikationer være undtaget.

3. Procedure når menighedsrådet modtager en aktindsigtsbegæring

Når menighedsrådet modtager en anmodning om aktindsigt i dokumenter fra et udbud, kan man gøre følgende:

Hvis menighedsrådet er i tvivl om rækkevidden af fortrolighed i et tilbud, bør man skrive til den tilbudsgiver, der har afgivet det tilbud, der begæres aktindsigt i, og høre om tilbudsgiveren selv mener, at der er dokumenter eller oplysninger, der bør undtages fra aktindsigt.

Samtidig bør menighedsrådet orientere den, der har bedt om aktindsigt, om at man har anmodet om en udtalelse fra den pågældende tilbudsgiver.

Når man har modtaget svaret fra tilbudsgiveren, foretager menighedsrådet selv en vurdering af, om en oplysning kan udleveres. Menighedsrådet er ikke bundet af høringssvaret fra tilbudsgiveren, men skal bruge det i den samlede vurdering af, om en oplysning kan udleveres.

Hvis man giver helt eller delvist afslag på aktindsigtsbegæringen, skal man huske at give en begrundelse og vejledning om at der kan klages til Klagenævnet for Udbud.

I tvivlstilfælde vedrørende aktindsigt kan man søge rådgivning på stiftskontoret.

Regelgrundlaget

Offentlighedsloven - https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=152299