Budgetbidrag

By-, Land- og Kirkeministeriets  budgetskema bruges som skabelon for budgetlægningen. Hvad enten der er tale om budget, kvartalsrapport eller årsregnskab, er opstilling og specifikation den samme. Kirkekassens kontoplan er tre-dimensionel og består af en bevillings-, formåls- og  artskontoplan. Men der er ikke krav om, at budgettet skal specificeres på artskontoniveau, og derfor offentliggøres årsregnskabet heller ikke med den specifikation.

Budgettet viser på side 2 årets budget fordelt på bevillingstyper og hovedformål samt det totale budget for kassen. På siderne 3-5 specificeres budgettet på underformål.

Fra side 6 og frem vises og specificeres bilagene 1-7:

• Bilag 1 viser en oversigt over likvide midler af egenkapital. Oversigten indeholder de typer af likvide midler, som den lokale kasse kan have, og som den eventuelt skal angive forventet disponering af.
  
  Bemærk, at man skal angive både den forventede saldo ved indeværende års udgang (muligt at estimere lidt bedre, da det er nært forestående) og den forventede saldo ved budgetårets udgang (lidt sværere at estimere, da det ligger minimum 14 måneder ud i fremtiden).
  
  Bemærk også, at der bruges udtryk som "planlagt forbrug" og " forventet disponering". Man bliver altså alene bedt om at angive sit bedste bud, som man har på grundlag af de planer og forventninger, man har på budgetteringstidspunktet.
   
• Bilag 2 er en oversigt over salg af anlæg. Som det fremgår af bilagets forklaring, skal menighedsrådet her oplyse, hvis et salg planlægges. Salg fast ejendom kan kun ske efter beslutning af menighedsrådet og med godkendelse af kirkeministeren eller efter dennes bemyndigelse af biskoppen, stiftsøvrigheden eller provstiudvalg. Som udgangspunkt vil det derfor alene være efter dialog med provsti og/eller stiftet, at menighedsrådet skal udfylde dette bilag.
   
• Bilag 3 handler om anlægsbevillinger i det kommende budgetår. I forbindelse med budgetbidraget skal og kan kirkekassen normalt ikke udfylde bilag 3, da man på dette tidspunkt endnu ikke formelt set har fået godkendt eventuelle anlægsbevillinger, men alene kan udtrykke ønske herom. Se mere om, hvordan man udfylder bilag 3 under afsnit Endeligt budget.
   
• Bilag 4 - omhandler personaleoplysninger, dvs. oplysninger der ligger til grund for lønbudgettet.
   
• Bilag 5 - viser den forventede indbetaling til Lønmodtagernes Feriemidler fordelt på år.
   
• Bilag 6 - se under afsnit Budgetskemaet.
   
• Bilag 7 - se under afsnit Budgetskemaet.
   
• Bilag 8 - se under afsnit Budgetskemaet.

Kirkekasseregnskabet er tre-dimensionelt. Det vil sige, at alle regnskabsposter bogføres på tre dimensioner, som hedder bevillingstype, formål og art.

Budget og regnskabet opdeles i de tre bevillingstyper, som er drift, projekt og anlæg. Uanset bevillingstype opdeles regnskabet i næste niveau i formål. 

Hovedformålene er:

• Fælles indtægter (ligning/bevillinger)
• Kirkebygning og sognegård
• Kirkelige aktiviteter
• Kirkegård udgifter
• Præstebolig mv.
• Administration og fællesudgifter
• Finansielle poster.

Fordeling på artskonti:

• 10xxxx - Indbetalinger og tilskud
• 11xxxx - Salg af varer og tjenesteydelser  16xxxx – Huslejeudgifter
• 18xxxx – Løn
• 22xxxx - Andre ordinære driftsomkostninger  25-/26xxxx - Finansielle indtægter og udgifter
• 28-/29xxxx - Ekstraordinære indtægter og udgifter
• 33-/43000 – Interne folkekirkelige overførsler.

Alle indtægter og udgifter føres altså på 3 dimensioner. Ved alle poster skal man altså tage stilling til:

• Bevillingtype (drift, projekt eller anlæg)
• Formålskonto
• Artskonto.

Når man fordeler budget og regnskab ud på formål og art, får man to forskellige vinkler på den samme økonomi. Det gør, at man kan få vist henholdsvis budget og regnskab for fx formål 3 fordelt på tre artsgrupper, som er indtægter, udgifter til løn og udgifter til øvrig drift – se eksempel på udsnit af kvartalsrapport nedenfor. Alle artskonti summerer op i en af de tre artsgrupper.

Forhold omkring kvartalsrapporten er beskrevet i Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision og i regnskabsinstruksen.

Kvartalsrapporten er den kvartalsvise rapportering, hvor regnskabet er sammenholdt med budgettet. Senest 2 måneder efter et kvartals udløb skal menighedsrådet behandle kvartalsrapporten på et menighedsrådsmøde og efterfølgende sende et eksemplar til Provstiudvalget. Kvartalsrapporten består grundlæggende af 5 sider, men kan udskrives med detaljer, så den bliver på i alt 13 sider.

Hvis man benytter det mest udbredte regnskabssystem, er indholdet og opstillingen af kvartalsrapporten på forhånd defineret. Rapporten sammenligner det realiserede regnskab med budgettet, og viser "Forbrug til dato i procent (%)".

For resultatopgørelsen er det relevant at vide, at beløbene i:

• regnskabskolonnen hentes fra bogføringssystemet
• budgetkolonnen hentes fra det budget, som man i sin tid afleverede i økonomiportalen.

På side 1-4 og siderne 6-13 vises resultatopgørelsen, henholdsvis på hovedformål og underformål. På side 5 vises den finansielle status.

Det fremgår af regelgrundlaget, at det er obligatorisk at udarbejde et budget, og at det udgør styringsgrundlaget for menighedsrådets økonomiske dispositioner. Når rammebudgettet er udmeldt, har menighedsrådet stor frihed til at budgettere og disponere inden for den fastsatte ramme.

På budgetskemaets side 1 er der tre tekstbokse, hvor menighedsrådet skal fortælle og synliggøre de økonomiske prioriteringer og budgetmæssige konsekvenser. De tre muligheder er:

• "Målsætninger"
  Her kan man fx indlede med at skitsere, hvilke målsætninger menighedsrådet har, og hvilke overordnede prioriteringer det forventes at medføre i valgperioden. Det kan så suppleres med de mere konkrete økonomiske prioriteringer, som det afføder i budgetåret.
   
• "Særlige indsatsområder (jf. merudgiftsønsker mv.)" 
  Her kan menighedsrådet fx fortælle, hvilke særlige indsatsområder, der prioriteres i dette budgetår, blandt andet foranlediget af menighedsrådets prioriteringer.
   
• "Supplerende forklaringer til budgettet"
  Her kan suppleres med yderligere forklaringer. Fx særlige budgetposter som er atypiske eller ekstraordinære i forhold til et "normalt" budget.

Et menighedsråd kan foretage økonomiske prioriteringer, som afspejler sig i budgettet, blandt andet på baggrund af de målsætninger, der er for kirken og sognet. Det kan bidrage til fælles forståelse og ejerskab i menighedsrådet, hvis de økonomiske prioriteringer afspejler sig i budgettet. Derfra kan man så arbejde med prioriteringer, budget og regnskab som økonomiske styringsværktøjer. Samhørigheden mellem elementerne kan illustreres sådan:

• Menighedsrådets resursemæssige prioriteringer bør afspejle sig i budgetterne.
   
• Det realiserede regnskab skal gerne være farvet af den budgetmæssige fordeling og prioritering.
   
• De økonomiske og resursemæssige prioriteringer må tage afsæt i blandt andet det økonomiske grundlag.
  
   

Budgettering af lønudgifter er mere detaljeret beskrevet i afsnit om endeligt budget. Sandsynligheden for et mere retvisende lønbudget er større ved afleveringen af det endelige budget i november, end det er ved opstarten af udarbejdelse af budgetbidraget i fx marts.  Lønbudgettet i henholdsvis budgetbidraget og det endelige budget tager udgangspunkt i samme grundlag, nemlig lønudgifterne på den enkelte medarbejder. Ved udarbejdelse af budgetbidraget bør kirkekassens primære fokus være på, om den samlede lønramme er retvisende. Det er på dette tidspunkt i budgetprocessen mere relevant, end hvorvidt den enkelte medarbejders lønudgifter er 100 % korrekt budgetteret i relation til fx de punkter, som er angivet i Fakta om endeligt budget.

Fokus på lønudgifterne i budgetbidraget kan derfor i højere grad være, om:

• budgetrammen for lønudgifter er retvisende. Det vil sige, har kirkekassens seneste års budgetter ramt nogenlunde rigtigt med hensyn til lønudgifterne? Hvis der har været større afvigelser på den samlede lønramme, bør baggrunden for afvigelsen afdækkes.
   
• lønrammen har den "rigtige" størrelse i forhold til kirkekassens samlede udgiftsramme. Selv om lønrammens størrelse i høj grad kan være dikteret af forskellige forhold, som kan være svære at ændre på, kan fokus på lønrammen gøre det samlede budget lettere at forstå, og bidrage til mere ejerskab i menighedsrådet.
   
• fordelingen af lønudgifterne på de forskellige formål harmonerer med menighedsrådets målsætninger og prioriteringer.

Budgettering af øvrige udgifter er mere detaljeret beskrevet i afsnit om endeligt budget. Sandsynligheden for et mere retvisende driftsbudget er større ved afleveringen af det endelige budget i november, end det er ved opstarten af udarbejdelse af budgetbidraget i fx marts. I arbejdet med budgetbidraget kan man derfor rette fokus på de store linjer i kirkekassens økonomi.

Fokus i budgetbidraget på udgifterne til øvrig drift kan være, om:

• budgetrammen for øvrige driftsudgifter er retvisende. Det vil sige, har kirkekassens seneste års budgetter ramt nogenlunde rigtig? Hvis der har været større afvigelser på den samlede ramme, bør baggrunden for afvigelsen afdækkes.
   
• rammen til øvrige driftsudgifter har den "rigtige" størrelse i forhold til kirkekassens samlede udgiftsramme. Selv om rammens størrelse i høj grad kan være dikteret af forskellige forhold, som kan være svære at ændre på, så kan en belysning af dette øge forståelsen af og ejerskabet på det samlede budget i menighedsrådet.
   
• fordelingen af de øvrige driftsudgifter på de forskellige formål harmonerer med menighedsrådets målsætninger og prioriteringer.

Startskuddet til den årlige budgetproces er som regel provstiudvalgets udmelding af den foreløbige driftsramme til den enkelte kirkekasse. Når kirkekassen kender den foreløbige driftsramme (ordinær ligning), har man langt hen ad vejen også sin ramme for udgifter til løn og øvrig drift. I mange kirkekasser udvides rammen dog på den måde, at man har indtægter fra kirkegård, udlejning, kirkelige aktiviteter osv.

Udgangspunktet for budgettering af kirkekassens indtægter (ekskl. ligning) og udgifter kan tage afsæt i en af følgende tre muligheder:

• Man kan starte fra bunden med et tomt budgetskema og manuelt indtaste beløbene. Det kan man gøre i både økonomiportalens budgetskema og regnskabssystemets budgetmodul.

Hvis man benytter det mest udbredte regnskabssystem fra systemudbyderne EG Brandsoft eller Skovbo Data, kan man anvende budgetmodulet til udarbejdelse af budgetbidraget. De 2 nedenstående muligheder eksisterer ikke ved budgettering direkte i økonomiportalen.

I budgetmodulet kan man hente:

• et andet budget ind i skemaet og arbejde videre på budgettet ud fra det. Det kan fx være indeværende års budget.
   
• et regnskab ind i skemaet og arbejde videre på budgettet ud fra det. Det kan fx være det senest afsluttede årsregnskab.

Ved at udarbejde budgettet i regnskabssystemets budgetmodul får man nogle muligheder, som gør det nemmere at tilpasse og arbejde med budgettallene. Men man skal være opmærksom på, at hvis man trækker et regnskab ind som grundlag, vil "Ansatte"-skemaet ikke være udfyldt, da man pt. ikke kan trække disse oplysninger med. Man kan så vælge enten at oprette medarbejderoplysningerne manuelt eller trække dem ind separat fra fx indeværende års budget.

Herfra begynder kirkekassens mere detaljerede arbejde med at tilrette budgettet ifølge de forhold, man forventer vil være gældende for det kommende budgetår.

De lokale kassers budgetter fastsættes efter en rammebudgetteringsmodel.

Det betyder for det første, at budgetlægningen tager udgangspunkt i fastlæggelsen af en samlet ramme for udgifterne inden for provstiet. Den samlede ramme bliver derefter opdelt i rammer for de enkelte kasser.

For det andet betyder det, at menighedsråd og bestyrelser for selvstændige juridiske enheder har stor frihed til at budgettere og disponere inden for den fastsatte ramme til drift.

Rammebudgetteringsmodellen søger at forene hensynet til lokal frihed med en samlet økonomisk ansvarlighed.

Hvis ikke andet er lokalt fastsat, indledes den årlige budgetproces  med, , at provstiudvalget fastsætter foreløbige driftsrammer for budgetåret for kirkekasserne i provstiet og meddeler disse til menighedsrådene senest 15. april.

Menighedsrådet udarbejder et budgetbidrag, som skal indberettes i økonomiportalen og godkendes på menighedsrådsmødet senest 15. juni, medmindre provstiudvalget har fastsat en anden frist. Den frist kan fastlægges tidligst to måneder efter provstiudvalgets rammeudmelding.

Provstiudvalget afholder budgetsamråd med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag. På budgetsamrådet belyses de økonomiske forhold i provstiet, og målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv drøftes.

Med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag drøfter budgetsamrådet også menighedsrådenes ønsker om nye, større udgiftskrævende opgaver inden for drift og anlæg.

Budgettet skal specificeres på den 2-cifrede formålskontoplan og skal godkendes på et menighedsrådsmøde. Derefter skal menighedsrådet indrapportere budgettet i økonomiportalen senest den 15. november.

De overordnede processer i budgetbehandlingen er illustreret i nedenstående figur:

Alle kasser skal benytte By-, Land- og Kirkeministeriets budgetskema til udarbejdelse af budgetbidrag og det endelige budget. Budgetskemaet finder man i By-, Land- og Kirkeministeriets økonomiportal. Det er også i Økonomiportalen, man færdiggør og afleverer sit budgetbidrag og det endelige budget.
Budgetskemaet er det samme, uanset om vi taler om udarbejdelse og aflevering af budgetbidrag eller budget. Nedenfor kan man se indholdet i budgetskemaet:

Oversigt over bevillinger Forside

Forklaringer til budgettet Budgetoversigt

Formål 1: Fælles indtægter
Formål 2: Kirkebygning og sognegård
Formål 3: Kirkelige aktiviteter
Formål 4: Kirkegård
Formål 5: Præsteboliger mv.
Formål 6: Administration og fællesudgifter
Formål 7: Finansielle poster
Bilag 1: Oversigt over egenkapital
Bilag 2: Oversigt over salg af anlæg m.v.
Bilag 3: Anlæg
Bilag 4: Ansatte
Bilag 5: Forventet indbetaling til Lønmodtagernes Feriemidler
Bilag 6: Budgetønsker
Bilag 7: Ønsker anlægsbevilling/opsparing
Bilag 8: Projekter
Vedhæftede bilag.

Find mere information om enkelte elementer i budgetskemaet under punktet om endeligt budget. Vær opmærksom på, at det er i forbindelse med udarbejdelse af budgetbidraget, at man via budgetskemaet har mulighed for at anføre:

• ønsker til merudgifter på driftsbudgettet i bilag 6. Husk at begrunde ønsket og tilknytte den enkelte formålskonto til ønsket.
   
• ønsker til anlægsbevilling eller opsparing til anlæg i bilag 7. Se mere under punktet anlgsønsker.

Budgettering af lønudgifter er mere detaljeret beskrevet i afsnit om endeligt budget. Sandsynligheden for et mere retvisende lønbudget er større ved afleveringen af det endelige budget i november, end det er ved opstarten af udarbejdelse af budgetbidraget i fx marts. Lønbudgettet i henholdsvis budgetbidraget og det endelige budget tager udgangspunkt i samme grundlag, nemlig lønudgifterne på den enkelte medarbejder. Ved udarbejdelse af budgetbidraget bør kirkekassens primære fokus være på, om den samlede lønramme er retvisende. Det er på dette tidspunkt i budgetprocessen mere relevant, end hvorvidt den enkelte medarbejders lønudgifter er 100 % korrekt budgetteret i relation til fx de punkter, som er angivet i Fakta om endeligt budget.

Fokus på lønudgifterne i budgetbidraget kan derfor i højere grad være, om:

• budgetrammen for lønudgifter er retvisende. Det vil sige, har kirkekassens seneste års budgetter ramt nogenlunde rigtigt med hensyn til lønudgifterne? Hvis der har været større afvigelser på den samlede lønramme, bør baggrunden for afvigelsen afdækkes.
   
• lønrammen har den "rigtige" størrelse i forhold til kirkekassens samlede udgiftsramme. Selv om lønrammens størrelse i høj grad kan være dikteret af forskellige forhold, som kan være svære at ændre på, kan fokus på lønrammen gøre det samlede budget lettere at forstå, og bidrage til mere ejerskab i menighedsrådet.
   
• fordelingen af lønudgifterne på de forskellige formål harmonerer med menighedsrådets målsætninger og prioriteringer.

Budgettering af øvrige udgifter er mere detaljeret beskrevet i afsnit om endeligt budget. Sandsynligheden for et mere retvisende driftsbudget er større ved afleveringen af det endelige budget i november, end det er ved opstarten af udarbejdelse af budgetbidraget i fx marts. I arbejdet med budgetbidraget kan man derfor rette fokus på de store linjer i kirkekassens økonomi.

Fokus i budgetbidraget på udgifterne til øvrig drift kan være, om:

• budgetrammen for øvrige driftsudgifter er retvisende. Det vil sige, har kirkekassens seneste års budgetter ramt nogenlunde rigtig? Hvis der har været større afvigelser på den samlede ramme, bør baggrunden for afvigelsen afdækkes.
   
• rammen til øvrige driftsudgifter har den "rigtige" størrelse i forhold til kirkekassens samlede udgiftsramme. Selv om rammens størrelse i høj grad kan være dikteret af forskellige forhold, som kan være svære at ændre på, så kan en belysning af dette øge forståelsen af og ejerskabet på det samlede budget i menighedsrådet.
   
• fordelingen af de øvrige driftsudgifter på de forskellige formål harmonerer med menighedsrådets målsætninger og prioriteringer.

Startskuddet til den årlige budgetproces er som regel provstiudvalgets udmelding af den foreløbige driftsramme til den enkelte kirkekasse. Når kirkekassen kender den foreløbige driftsramme (ordinær ligning), har man langt hen ad vejen også sin ramme for udgifter til løn og øvrig drift. I mange kirkekasser udvides rammen dog på den måde, at man har indtægter fra kirkegård, udlejning, kirkelige aktiviteter osv.

Udgangspunktet for budgettering af kirkekassens indtægter (ekskl. ligning) og udgifter kan tage afsæt i en af følgende tre muligheder:

• Man kan starte fra bunden med et tomt budgetskema og manuelt indtaste beløbene. Det kan man gøre i både Økonomiportalens budgetskema og regnskabssystemets budgetmodul.

Hvis man benytter det mest udbredte regnskabssystem fra systemudbyderne EG Brandsoft eller Skovbo Data, kan man anvende budgetmodulet til udarbejdelse af budgetbidraget. De 2 nedenstående muligheder eksisterer ikke ved budgettering direkte i Økonomiportalen.

I budgetmodulet kan man hente:

• et andet budget ind i skemaet og arbejde videre på budgettet ud fra det.
  Det kan fx være indeværende års budget.
   
• et regnskab ind i skemaet og arbejde videre på budgettet ud fra det. Det kan fx være det senest afsluttede årsregnskab.

Ved at udarbejde budgettet i regnskabssystemets budgetmodul får man nogle muligheder, som gør det nemmere at tilpasse og arbejde med budgettallene. Men man skal være opmærksom på, at hvis man trækker et regnskab ind som grundlag, vil "Ansatte"-skemaet ikke være udfyldt, da man pt. ikke kan trække disse oplysninger med. Man kan så vælge enten at oprette medarbejderoplysningerne manuelt eller trække dem ind separat fra fx indeværende års budget.

Herfra begynder kirkekassens mere detaljerede arbejde med at tilrette budgettet ifølge de forhold, man forventer vil være gældende for det kommende budgetår.