Økonomi i provstiudvalget

Menighedsrådet udarbejder hvert år et budget over kirkekassens indtægter og udgifter for det kommende budgetår. Det er obligatorisk at anvende Kirkeministeriets budgetskema, som man finder i Økonomiportalen. Det er også Kirkeministeriets officielle formålskontoplan, som er grundlag for både budgettets og regnskabets struktur.

Menighedsrådet kan udskrive årsbudgettet fra Økonomiportalen. De fleste kirkekasser anvender regnskabssystemet, som pt. udbydes af EG Brandsoft og Skovbo Data. I deres regnskabs- og budgetsystemer kan man med systemets hjælpefunktioner udarbejde budgettet og efterfølgende overføre budgettet til Økonomiportalen. Ved anvendelse af deres systemer ydes også bedre rapportmuligheder, da Økonomiportalen alene understøtter budgettal i Kvartalsrapporten.

Budgettet giver for det første hjemmel til, at menighedsrådet har ret til at disponere inden for de økonomiske rammer, som rammebevillingen til driftsudgifter og anlægsbevillingerne afstikker. Budgettet udgør samtidigt styringsgrundlaget for menighedsrådets økonomiske dispositioner.

Budgettet er desuden et redskab til flerårig planlægning af indtægter og udgifter, herunder muligheden for at prioritere. Budgetbidragene fra menighedsrådene danner dermed grundlag for drøftelse af prioriteringer på provstiniveau.

Budgetskemaet er bygget op efter principperne for et udgiftsregnskab med registrering af indtægter og udgifter, samt opgørelse af en egentlig status ved årets udgang. Et kirkeregnskab opererer med en 2-dimesionel kontoplan. Det vil sige, at alle driftsposter budgetteres og driftføres både på en formålskonto og en artskonto. Budgettet er opdelt i en driftsramme og en anlægsramme, der er fastsat og bevilget af provstiudvalget.

Menighedsrådet kan i løbet af budgetåret overføre midler (foretage omdisponeringer) mellem samtlige formålskonti inden for driftsrammen uden provstiudvalgets godkendelse.  Menighedsrådet har også adgang til, ved årets slutning, at overføre de midler på rammebevillingen for driftsudgifter, der ikke er brugt i løbet af et regnskabsår, til brug i efterfølgende år.

Vil du vide mere? 

Bekendtgørelse af lov om folkekirkens økonomi

Cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v.

Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v.

Reglerne for budgetproceduren er nærmere beskrevet i Kirkeministeriets:

• Cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v.
• Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v.
• Bekendtgørelse af lov om folkekirkens økonomi § 4 - § 7.

Budgetproceduren afvikles i hovedtræk således:

1. Budgetsamrådet indkaldes

Provstiudvalget indkalder i året før budgetåret en eller to repræsentanter for hvert menighedsråd i et provsti til budgetsamråd. Der kan holdes flere budgetsamråd. Budgetsamrådet har ikke besluttende myndighed. Tid og sted for budgetsamrådet fastsættes af provstiudvalget.

Budgetsamrådet er obligatorisk, og menighedsrådet har pligt til at lade sig repræsentere.

Budgetsamrådet er offentligt tilgængeligt og bekendtgøres efter provstiudvalgets beslutning i den lokale presse, kirkeblade eller ved opslag på kirkedøre/i våbenhusene.

2. Budgetsamrådets forberedelse

Provstiudvalget fastsætter foreløbige driftsrammer for kirkekasserne i provstiet, og informerer menighedsrådene om dem senest 15. april. Der fastsættes foreløbige driftsrammer for budgetåret og for tre budgetoverslagsår.

På baggrund af de foreløbige driftsrammer udarbejder menighedsrådene deres budgetbidrag (=budgetudkast) vedrørende driftsrammen samt eventuelle ønsker om yderligere driftsudgifter og bevillinger til anlæg. Budgetbidraget skal indeholde angivelse af de stillinger, som budgettet omfatter. Budgetbidraget skal ligeledes omfatte de tre budgetoverslagsår.

Budgetbidrag med videre indsendes til provstiudvalget via Økonomiportalen inden den dato, som provstiudvalget har fastsat, dog senest 15. juni og tidligst 2 måneder efter provstiudvalgets udmelding af den foreløbige driftsramme.

Med den seneste ændring i lov om menighedsråd § 41, stk. 2 forpligtes menighedsrådet til i løbet af foråret at holde et menighedsmøde. På mødet skal menighedsrådet gennemgå regnskabet for det forløbne år, samt fremlægge rådets overvejelser om næste års budget, i lyset af rådets planer og målsætninger for det fremtidige arbejde.

3. Budgetsamrådets afholdelse

På budgetsamrådet skal de økonomiske forhold i ligningsområdet belyses, ligesom målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv skal drøftes. Desuden skal menighedsrådenes ønsker om nye større udgiftskrævende opgaver drøftes. Det sker på baggrund af budgetbidragene.

4. Provstiudvalget fastsætter ramme- og anlægsbevillinger

Efter budgetsamrådet skal provstiudvalget senest d. 15. september have fastsat og udmeldt en rammebevilling for den enkelte kirkekasses driftsudgifter og anlægsudgifter for det kommende budgetår.  Fastsættelsen sker i et flerårigt perspektiv og er vejledende for de tre budgetoverslagsår.

Når provstiudvalget fastsætter ligningsbeløbet, kan de samtidigt afsætte midler til en reserve på op til 5 procent af ligningsbeløbet. Reserven kan bruges til uforudsete udgifter i ligningsområdet. Provstiudvalget kan også bruge reserven til at yde et likviditetslån af en varighed på maksimalt 12 måneder, til dækning af uforudsete udgifter i ligningsområdet.

Senest den 15. september giver provstiudvalget kommunalbestyrelsen meddelelse om størrelsen af ligningsbeløbene til kommunens kirkekasser og eventuelle præstegårdsudvalg samt til provstiudvalgskassen.

5. Menighedsrådet udarbejder årsbudget

På grundlag af rammebevillingen for driftsudgifter og bevillingerne for anlægsrammen udarbejder menighedsrådet et årsbudget for kirkekassen.

Menighedsrådets endelige fastsættelse af årsbudgettet skal ske på et menighedsrådsmøde.

6. Budgettet indsendes til provstiudvalget

Menighedsrådet indsender budgettet for kirkekassen til provstiudvalget senest d. 15. november ved at indtaste budgettet i Økonomiportalen (Provstiernes Budgetstøttesystem). Det enkelte provstiudvalg kan dog udmelde tidligere frister for indberetning.

Provstiudvalget holder øje med, at budgetterne er i overensstemmelse med de tidligere udmeldte rammer og bevillinger, og foretager legalitetskontrol af budgetterne.

7. Offentliggørelse af budgettet

Kirkeministeriet offentliggør på vegne af provstiudvalget menighedsrådenes budgetter på sogn.dk senest 1. februar i budgetåret.

Menighedsrådene kan på det første budgetsamrådsmøde efter nyvalg til menighedsrådsvalg beslutte at flytte kompetence fra provstiudvalget til budgetsamrådet. Beslutningen er bindende for menighedsrådenes funktionsperiode. Provstiudvalgets og budgetsamrådets kompetencer fastsættes herefter i en vedtægt.

Budgetsamrådet kan overtage provstiudvalgets kompetencer til at:

1. Fastsætte målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv.
2. Fastsætte en samlet udgiftsramme og et samlet ligningsbeløb, herunder en eventuel 5 procent reserve (medmindre ligningsbeløbet fastsættes af et budgetudvalg).
3. Fastsætte driftsrammer, anlægsbevillinger og ligningsbeløb til de enkelte kirkekasser.

Menighedsrådene kan også, på det første budgetsamrådsmøde efter nyvalg, beslutte, at personalenormeringen fastlægges af provstiudvalget.

Når der på budgetsamrådet skal træffes beslutning om en ændret kompetencefordeling, vægtes det enkelte menighedsråds stemme i forhold til antal valgte medlemmer i det enkelte råd. Beslutningen træffes ved kvalificeret flertal på 2/3.

Det årlige budgetsamråd kan beslutte at iværksætte samarbejde mellem flere menighedsråd efter § 43 a i lov om menighedsråd.

Når der på budgetsamrådet træffes beslutning om etablering af samarbejde, vægtes det enkelte menighedsråds stemme i forhold til antal valgte medlemmer i det enkelte råd. Beslutningen træffes ved kvalificeret flertal på 2/3.

Et samarbejde med provstiet som ramme ophører, hvis der på et efterfølgende budgetsamråd ikke er et kvalificeret flertal på 2/3 for at fortsætte samarbejdet.

Forpligtende budgetsamarbejde mellem provstier i én kommune.

I kommuner, hvor der er flere provstier eller dele af flere provstier, er der i økonomiloven beskrevet en ordning med budgetudvalg. Ordningen sikrer en entydig placering af ansvaret for, hvordan folkekirkens udgifter i ligningsområdet og dermed kirkeskatteprocenten udvikler sig.

Bekendtgørelse af lov om folkekirkens økonomi § 17 C beskriver i hvilke tilfælde, der skal nedsættes et såkaldt budgetudvalg.

I de tilfælde hvor der skal nedsættes et budgetudvalg, har budgetudvalget kompetencen til at fastsætte det samlede ligningsbeløb og dets fordeling mellem kommunens provstier. Budgetudvalgets kompetence kan ikke overlades til et besluttende budgetsamråd for de deltagende provstier.

Efter hvert afsluttet kvartal udarbejder kassereren/regnskabsføreren en kvartalsrapport (= en regnskabsrapport for det afsluttede kvartal) til menighedsrådet. Rapporten skal mindst indeholde oplysninger svarende til regnskabsblankettens oversigtsdel, som viser regnskabets hovedtal sammenholdt med budgettet. Der er ikke en officiel og godkendt opstilling eller et skema, man skal benytte. Det vil give menighedsrådet et godt indblik, hvis der udarbejdes specifikationer til hovedtallene og specificerede afvigelser i forhold til budgettallene.

Der skal laves kvartalsrapporter for 1., 2. og 3. kvartal. Den valgte kasserer forelægger rapporten for menighedsrådet og sender den til provstiudvalget senest to måneder efter kvartalets udløb – dvs. 31. maj, 31. august og 30. november. Kvartalsrapporterne sendes til provstiudvalget via almindelig post eller mail. Der arbejdes på en elektronisk løsning, som ligner den der gælder for årsregnskabet.

Der er ikke krav om samme behandling for en rapport om 4. kvartal. Årsregnskabet og processen omkring årsafslutning træder i stedet for. Menighedsrådet må dog gerne benytte kvartalsrapporten også for 4. kvartal til den almindelige regnskabsgennemgang. Men der er ikke krav om officiel behandling, og den skal ikke fremsendes til provstiudvalget.

Regnskabsåret for kirkekasserne er kalenderåret.

Til brug for regnskabsaflæggelsen anvendes det årsregnskabsskema, der er godkendt af Kirkeministeriet. Den systematik, der fremgår af årsregnskabsskemaet, skal anvendes. Det er kun nødvendigt at udskrive/bruge sider med specifikationer, det vil sige de konti, der er bogført på.

Oversigt over datoer og handlinger i forbindelse med afslutning af årsregnskabet.

• Senest den 1. april skal årsregnskabet indberettes i Økonomiportalen. Regnskabet skal behandles på et menighedsrådsmøde og en kopi af beslutningsprotokollen indberettes.
   
• Senest den 15. september modtager menighedsrådet det påtegnede regnskab og revisionsprotokollen fra provstirevisor.
   
• Senest den 15. oktober skal revisionsprotokollen og det påtegnede regnskab være behandlet på et menighedsrådsmøde og forsynes med rådets bemærkninger. Herefter sendes det til provstiudvalget.
   
• Senest den 15. november godkender provstiudvalget endeligt regnskabet og informerer menighedsrådet herom.
   
• Senest den 1. februar offentliggør kirkeministeriet på vegne af provstiudvalget regnskabet (eksklusive Revisionsprotokol) på sogn.dk.

Hele den administrative proces omkring årsafslutning, godkendelse af regnskab, beslutningsprotokoller med videre styres og håndteres i regnskabsarkivet på Folkekirkens IntraNet.
Det er kun formand, kasserer, kontaktperson og regnskabsfører, som automatisk får adgang til Dataarkivet og herunder regnskabsarkivet. Hvis man ønsker adgang, skal man kontakte menighedsrådets formand. Man kan finde en vejledning til regnskabsarkivet.

Årsregnskabet er ikke revideret, når menighedsrådet senest 1. april behandler årsregnskabet. Menighedsrådet kan for egen regning i samarbejde med provstiudvalget rekvirere et regnskabssyn hos provstirevisor. Et regnskabssyn sikrer en vis kvalitet af regnskabet forud for regnskabsaflæggelsen. Derfor kan provstiudvalget udskyde regnskabsaflæggelsen op til 30 dage. Læs mere i Vejledning og Cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v.

Hvis provstiudvalget i sidste ende vurderer ikke at kunne godkende en lokal kirkekasses regnskab, kan provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden med begrundelse for den manglende godkendelse.

Provstiudvalget udøver forvaltningstilsyn i løbet af året for kirkekasser. Hvis provstiudvalget i forbindelse med behandling af sager vurderer, at menighedsrådets dispositioner ikke er i overensstemmelse med budgettet, lovgivningen og de faktiske forhold, har provstiudvalget pligt til at reagere over for menighedsrådet.

Provstiudvalgets afgørelser i relation til det lokale menighedsråd kan indbringes for biskoppen.

Finansiel revision og forvaltningsrevision af kirkekassen varetages af provstirevisor ifølge revisionsinstruks i cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision med videre.
Det er stiftsøvrighederne, som udbyder og indgår kontrakt om provstirevisionen for en given periode. Derfor er provstirevisor normalt fra samme revisionsselskab i hele stiftet.

Ved hvert provstiudvalg skal der oprettes en provstiudvalgskasse, der bestyres af provstiudvalget, jf. økonomilovens § 17g.

Udgifter til provstiudvalgets løbende drift (møder, diæter, kontormedhjælp m.m.) dækkes af provstiudvalgskassen. Også udgifter til samarbejde jf. afsnit 3.1.3.4 dækkes af provstiudvalgskassen.

Det er muligt for provstiudvalget via provstiudvalgskassen at finansiere særlige revisionsarbejder vedrørende de lokale kirkekasser.

Provstiudvalgskassens udgifter dækkes gennem ligning på folkekirkens medlemmer i kommunen.

Cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. og Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision indeholder nærmere regler for provstiudvalgskasserne, herunder stiftsøvrighedens godkendelse af regnskaber.