For at vedligeholde eller opbygge gode samarbejdsrelationer på arbejdspladsen er det vigtigt med en god og løbende dialog mellem medarbejder og menighedsråd.

Der skal være tid, rum og plads til dialogen. De ofte små folkekirkelige arbejdspladser kan gøre, at det er sjældent, alle ansatte er samlet.

Derfor kræver det et aktivt valg at styrke dialogen. Dialogen og samtalen kan foregå på temadage, medarbejdermøder, kalendermøder eller lign. møder og kan omhandle nedenstående emner:

• Forventningsafstemning i forhold til mål og midler
• Gensidig respekt
• Tillid
• Den sunde og konstruktive kommunikation

Sociale aktiviteter på arbejdspladsen er også medvirkende til at skabe plads til dialog, og til at der dannes relationer på tværs, der styrker samarbejde og sammenhold. For at vedligeholde gode samarbejdsrelationer er det vigtigt at menighedsråd/kirkegårdsbestyrelse og medarbejdere møder hinanden fx gennem sociale aktiviteter.

Forventningsafstemning i forhold til mål og midler
Gode samarbejdsrelationer kan opbygges og vedligeholdes gennem forventningsafstemning og klare aftaler i forhold til de mål, som menighedsrådet ønsker, og de ressourcer, som rådet har tildelt de forskellige arbejdsområder. Ved at forventningsafstemme kan I minimere uklarheder og misforståelser og fremme de gode samarbejdsrelationer.

Dialogspørgsmål:

Til menighedsrådet:

• Hvad er vores mål og visioner?
• Hvordan handler vi, for at vise hvad vi prioriterer?
• Ved medarbejderne, hvad vi forventer af dem?
• Hvordan forventningsafstemmer vi med medarbejderne?
• Ved vores medarbejdere, i hvilke situationer de skal kontakte deres leder – og i hvilke situationer de selv kan tage beslutninger?
• Kan medarbejderne svare på, hvornår de er en succes?

Til medarbejderne:

• Kender I menighedsrådets mål og visioner?
• Ved I, hvad menighedsrådet forventer af jer?
• Hvordan kan vi arbejde med at prioritere mål og visioner?
• Hvordan forventningsafstemmer vi?
• Ved I, hvornår I skal kontakte jeres leder – og i hvilke situationer I selv kan tage beslutninger
• Ved I hvornår jeres arbejde lever op til menighedsrådets forventninger?

Svarene på spørgsmålene kan hjælpe menighedsrådet med at tydeliggøre, hvorvidt I er enige i rådet, og hvilke indsatsområder I kan arbejde videre med både internt i menighedsrådet, mellem medarbejderne og mellem medarbejder og menighedsråd.

Gensidig respekt
Gensidig respekt på arbejdspladsen, er afgørende for gode samarbejdsrelationer. Tal derfor om, hvad gensidig respekt betyder for jer.

Dialogspørgsmål:

Til Menighedsrådet:

• Hvad betyder det at have gensidig respekt hos os? (Sæt flere ord på begrebet og forsøg at uddybe det)
• Hvad giver det at udvise gensidig respekt?
• Hvordan viser man gensidig respekt over for medarbejderne?
• Hvordan udviser vi respekt for hinandens kompetencer og fagområder?

Til medarbejderne:

• Hvad betyder det at have gensidig respekt? (Sæt flere ord på begrebet og forsøg at uddybe det)
• Hvad giver det at udvise gensidig respekt?
• Hvordan viser man gensidig respekt over for hinanden (kolleger, menighedsråd, brugere)?
• Hvordan udviser vi respekt for hinandens kompetencer og fagområder?

Tillid
Tillid betyder, at vi kan regne med hinanden og tror på, hvad hinanden siger, og at alle yder deres bedste for at gøre et godt stykke arbejde, der gavner fællesskabet, relationerne og kerneopgaven. Tillid opbygges i relationerne og gennem kommunikation.

Tillid kan ikke pålægges – det er noget, som bliver opbygget gennem ord og handlinger.

Tillid bliver opbygget blandt andet ved at:

• udvise en gennemskuelig adfærd
• sikre sammenhæng mellem ord og handlinger
• delegere ansvar
• sikre, at alle har de nødvendige kompetencer til at udføre deres arbejde
• bruge respektfuldt og anerkendende sprog
• at lytte til andres meninger og tage dem seriøst. 
   

                           "Det er et gensidigt ansvar. Tillid går begge veje"

Dialogspørgsmål:

Til medarbejder:

• Hvilke parametre er vigtige for jer i forhold til at have tillid til os som ledelse?
• Hvad skal vi være opmærksomme på?
• Hvad kan skabe mistillid?

Giv eksempler fra hverdagen, hvor I har oplevet, at vi udviste tillid til jer?

Fokus på den gode kommunikation/mulighed og plads til at tale om det hele.

Dialogspørgsmål:

Stil jer selv nedenstående spørgsmål:

• Hvor og hvornår diskuterer medarbejderne udfordringer eller uenigheder i vores sogn?
• Er der hos os en kultur, hvor man kan give udtryk for frustrationer?
• Tager vi konflikten med den, det vedrører, eller ”render vi med sladder”?

Og husk at konflikterne er der – uanset om I tager fat i dem eller fornægter dem.

Hvis ikke de bliver håndteret, vokser de og tager tid fra kerneopgaven.

Den sunde og konstruktive kommunikation

Sproget har stor betydning for den sunde og konstruktive kommunikation.

En nysgerrig og aktiv dialog og et åbent kropssprog bidrager til en god og konstruktiv kommunikation.

Det er centralt, at menighedsråd og medarbejdere får talt om, hvordan vi kommunikerer på arbejdspladsen. God kommunikation er medvirkende til at skabe tryghed blandt kirkens medarbejdere og bidrager til et godt arbejdsmiljø.

Dialogspørgsmål:

Til menighedsrådet:

• Hvad gør I for at fremme en sund og konstruktiv kommunikation?
• Hvordan giver I plads til, at alle får muligheden for at komme til orde?
• Hvordan giver I plads til nysgerrige spørgsmål, og til at der bliver lyttet?
• Hvad gør I aktivt, for at bruge sproget til at forebygge konflikter?
• Hvordan arbejder I med at skabe et trygt miljø for dialogen på arbejdspladsen?

Til medarbejderne:

• Hvordan bidrager I til en sund og konstruktiv kommunikation?
• Hvordan giver I plads til, at alle får muligheden for at komme til orde?
• Hvordan medvirker I til at bruge sproget til at forebygge konflikter?
• Hvordan medvirker I til at give plads til nysgerrige spørgsmål, og til at der bliver lyttet?
• Hvordan medvirker I til at skabe et trygt miljø for dialogen på arbejdspladsen?

Stil nysgerrige spørgsmål.

                                 "Lyt og vær opsøgende på, hvad der reelt er på spil"

Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) er et velkendt redskab til medarbejderudvikling. Formålet med MUS er at skabe en dialog om både arbejdspladsens og medarbejderens udvikling.

Samtalen drejer sig om medarbejderens arbejdsopgaver og arbejdsvilkår. Den omhandler også samarbejdet og fremtidig udvikling af arbejdsopgaver og kvalifikationer, som er i tråd med menighedsrådets planer og medarbejderens egne udviklingsønsker. Målet er at øge arbejdstilfredsheden og skabe en bedre sammenhæng mellem medarbejderens ressourcer og menighedsrådets behov, mål og opgaver.

Samtalen føres mellem medarbejder og den personaleansvarlige. Er der medarbejdere på arbejdspladsen, som har et ledelsesansvar for andre, føres samtalen mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder.

Læs mere og find forberedelsesskema, samtaleskemaer og konklusionsskemaer - nedenstående.

At arbejde målrettet med at skabe et godt arbejdsmiljø på arbejdspladsen betaler sig, da trivsel skaber arbejdsglæde og højner kvaliteten af arbejdet. Det anbefales, at jeres politik er løbende at have fokus på arbejdsmiljø og trivsel. Politikken er ikke alene begrænset til den lovpligtige APV, trivselsundersøgelsen og den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og den skal give mulighed for løbende og systematisk at arbejde med trivslen.

Tag udgangspunkt i arbejdspladsens værdier, holdninger og historie. Beskriv jeres fælles forståelse af, hvad god trivsel er, og hvordan I vil arbejde med at udvikle den.

Læs mere om arbejdsmiljø på Folkekirkens IntraNet - FIN og øvrige relevante hjemmesider om arbejdsmiljø.

Et introduktionsforløb hjælper nye medarbejdere til at blive en del af arbejdspladsen, få de nødvendige værktøjer til at løse deres opgaver og opbygge sociale relationer. Et veltilrettelagt introduktionsforløb bidrager til, at nye kolleger både forstår deres arbejdsopgaver og føler sig som en del af arbejdspladsens kultur og værdier.

En god opstart giver nye medarbejdere de bedste forudsætninger for at trives i deres rolle og bidrage aktivt til fællesskabet og opgaveløsningen i kirken. Derfor prioriterer vi et veltilrettelagt introduktionsforløb for alle nye medarbejdere.

Som arbejdsgiver skal I løbende orientere jer om og drøfte medarbejdernes ferieønsker og sørge for, at ferie bliver afholdt. I det omfang, ønskerne ikke kan imødekommes, vil der kunne blive tale om en eventuel varsling.

Hovedferie varsles afholdt med mindst tre måneder, og øvrig ferie (restferie) skal varsles afholdt med mindst en måned. I kan som arbejdsgiver varsle ferien, selvom den ikke er optjent endnu, hvis blot ferien er optjent, når den skal holdes.

Til udarbejdelse af retningslinjer til planlægning af ferie kan I anvende nedenstående spørgsmål:

Dialogspørgsmål:

Til menighedsrådet

• Hvem sikrer, at ferien løbende bliver planlagt og afviklet?
• Må medarbejderne selv planlægge hele eller dele af ferien, eller skal ferien aftales med eller godkendes af en daglig leder/kontaktperson?
• Skal dele af ferien afholdes på bestemte tidspunkter?
• Hvilke perioder skal ferien eventuelt afvikles indenfor? Det kunne fx være sommerferien, der skal afholdes i juli, hvis kirken har nedsat aktivitet i en periode.
• Hvornår på året planlægger vi ferie? Husk varslingsregler.
• Må der bruges vikar, når der afholdes ferie, eller skal medarbejderne så vidt muligt kunne dække ind for hinanden?

Husk at registrere afholdt ferie samt særlige feriedage. Det er vigtigt at skelne mellem, hvilken slags frihed der er tale om, da det håndteres forskelligt.

Læs mere om regler, retningslinjer og varsling af ferie samt særlige feriedage, se nedenstående link.

En nedskrevet personalepolitik skaber tryghed for både medarbejdere og menighedsråd.

En klar personalepolitik skaber gode rammer på arbejdspladsen, og er et vigtigt redskab til at sikre tydelighed omkring jeres arbejdsplads, værdier og politikker, og hvad medarbejderen kan forvente i forskellige situationer.

Personalepolitikken kan også sikre, at I får opfyldt mål og visioner for det kirkelige liv hos jer og at arbejdet tilrettelægges med udgangspunkt i de værdier, der ligger til grund for jeres arbejdsplads.

Vi anbefaler, at personalepolitikken udarbejdes i fællesskab med medarbejderne. Det giver mulighed for at afstemme og tydeliggøre de forventninger, I som menighedsråd og medarbejdere har til hinanden på en række forskellige områder.

Fortæl om jeres sogn og værdier, fx

• Ved xx kirke ønsker vi…
• Vores kerneværdier… der kommer til udtryk ved ….
• Vi tror på...
• Vi tilstræber…

Personalepolitik eller personalehåndbog?

Personalepolitikken er ikke at forveksle med en personalehåndbog. Personalepolitikken beskriver arbejdspladsens værdier, holdninger, politikker og kultur manifesteret i forskellige områder f.eks. i forbindelse med samarbejde, medarbejderudvikling, kommunikation, mm.

En personalehåndbog består af mere konkrete oplysninger om f.eks. administrative og praktiske forhold, ferieregler, gaveordninger m.m.

Hvad kan I med denne personalepolitik

Denne personalepolitik kan anvendes direkte på de folkekirkelige arbejdspladser, men det anbefales, at politikkerne drøftes på arbejdspladsen med udgangspunkt i de værktøjer, som I kan finde ved nedenstående link. – Henvisning til værktøjer til udarbejdelse af personalepolitik.

Vigtige pointer

• Når I udarbejder personalepolitikken, afklarer I, hvad der er vigtigt på jeres arbejdsplads.
• Det er, når politikken anvendes i praksis, at den gør en forskel.
• Hvis personalepolitikken ikke evalueres, risikerer man, at den forældes og bliver et dokument, som ikke anvendes.
• Det er op til jer som menighedsråd og medarbejdere at virkeliggøre de gode intentioner i personalepolitikken, så politikken bliver et nærværende og konstruktivt arbejdsredskab, som er med til at skabe en god arbejdsplads med et sundt arbejdsmiljø.

Hvordan kommer I i gang?

Menighedsrådet har ansvaret for det personalepolitiske arbejde og sørger for, at personalepolitikken får gennemslagskraft og bliver forankret. Det anbefales at inddrage medarbejderne i udarbejdelsen for at sikre, at de får medansvar for og ejerskab til personalepolitikken, og at den får liv i praksis.

Menighedsrådet og medarbejderne kan med fordel drøfte, hvilke personalepolitiske initiativer der er behov for at iværksætte og i hvilken rækkefølge, så både arbejdspladsens og medarbejdernes behov tilgodeses.   

En personalehåndbog beskriver procedurer og praksis på arbejdspladsen.

Denne håndbog kan bruges til inspiration og indeholder flere eksempler, der kan bruges direkte. Vær dog opmærksom på, at det kan være helt andre forhold, der er vigtige at beskrive hos jer.

Ved ændringer i håndbogen, skal I sørge for, at medarbejderne bliver informeret. Dette kan eventuelt gøres på et medarbejdermøde.