Stil krav, følg op og skriv ned

Menighedsrådet er arbejdsgiver – og det forpligter. Som arbejdsgiver har menighedsrådet mange forskellige ledelsesmæssige opgaver og indimellem udfordringer. Nogle kan klares ved at give en instruktion til en medarbejder, mens andre kræver, at menighedsrådet sætter en konkret ansættelsesretlig proces i gang.

Hvis der fx er ændringer i gudstjenestefrekvensen, kan det blive nødvendigt at ændre sammensætningen af opgaver i en stilling eller ned- eller opjustere antallet af arbejdstimer.

En udfordring kan også være, hvis en medarbejder ikke lever op til menighedsrådets berettigede forventninger til medarbejderens opgaveløsning eller adfærd.

At stille krav, følge op og skrive ned giver menighedsrådet mulighed for at være tydelig i deres forventninger til medarbejderne, og det gør det også muligt for menighedsrådet at dokumentere processen.

Kun ved at være tydelig i sine forventninger til medarbejderne har de mulighed for at leve op til menighedsrådets forventninger og krav.

Som arbejdsgiver skal menighedsrådet også i konkrete tilfælde beslutte, hvilke reaktionsmuligheder eller sanktion de vil bruge, hvis de oplever ansættelsesretlige udfordringer i samarbejdet med en medarbejder. Menighedsrådet bør altid bruge den mindst indgribende sanktion i den konkrete situation.

Hent afsnit som PDF Send afsnit som e-mail

1. Stil krav

Menighedsrådet har ret og pligt til at lede og fordele arbejdet, men også pligt til at fortælle medarbejderne, hvordan arbejdet forventes udført og hvilken adfærd der forventes af medarbejderne.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at en medarbejder kun har mulighed for at leve op til menighedsrådets forventninger, hvis forventningerne er blevet kommunikeret klart og tydeligt til medarbejderen.

Der er flere måder at stille forventninger og krav på. En arbejdsbeskrivelse for en stilling giver overblik over de opgaver, som stillingen indeholder, og gør det tydeligt for medarbejderen, hvad menighedsrådet forventer. Der er ikke krav om, at en medarbejder skal have en arbejdsbeskrivelse, men det kan være et godt værktøj til at tydeliggøre de overordnede forventninger til medarbejderen.

Menighedsrådet kan også stille krav ved at instruere en medarbejder i, hvor og hvornår en arbejdsopgave skal udføres.

1.1 Løbende instruktion

Menighedsrådet har instruktionsbeføjelsen over for medarbejderne. Det betyder, at menighedsrådet løbende kan instruere medarbejdere i, hvordan de skal udføre deres arbejde. Det kan være helt konkrete arbejdsopgaver, der forventes udført på en bestemt måde til en bestemt tid eller arbejde, som ikke skal udføres i en bestemt periode.

Den løbende instruktion hører naturligt til kontaktpersonens ansvarsområde.

1.2 Konkret instruktion

Vi har alle forskellig forståelse og tilgang til en opgave. Derfor er det vigtigt at fortælle en medarbejder om de forventninger, menighedsrådet har til standard og niveau i de opgaver, som medarbejderen skal udføre.

Arbejdsgiver og medarbejder kan se meget forskelligt på, hvad der er:

et passende rengøringsniveau
en imødekommende adfærd
en velplejet græsplæne
et passende musikalsk niveau.

Derfor er både den løbende instruktion og den konkrete instruktion til den enkelte medarbejder vigtig. Det er den eneste mulighed, medarbejderne har for at udføre deres arbejdsopgaver og have en adfærd, der harmonerer med de krav og forventninger, der er til dem.

Vær konkret i forventningerne til medarbejderen, så medarbejderen får de bedste forudsætninger for at udføre sit arbejde tilfredsstillende.

2. Følg op

Aftaler, instruktioner, forventninger eller generelle regler på arbejdspladsen, der ikke håndhæves i dagligdagen, mister betydning.

Hvis der er lavet generelle ordensregler på arbejdspladsen, skal det påtales over for medarbejderen, hvis de ikke følges. Det kan skabe utryghed og frustration hos kollegaer, hvis en medarbejder ikke følger de spilleregler, der er på arbejdspladsen - ligesom det kan komme til at fremstå som en accept fra arbejdsgiver af, at det ikke er nødvendigt at følge reglerne.

Hvis en medarbejder overtræder ordensregler eller en individuel instruktion, skal der følges op over for medarbejderen ved at give en tilrettevisning.

En tilrettevisning kan have mange forskellige former, men fx foregå ved et uformelt møde, som en påtale (mundtligt eller skriftligt), som en advarsel eller ved en tjenstlig samtale.

En tilrettevisning i sig selv er ikke tilstrækkelig, hvis der ikke efterfølgende følges op på, hvorvidt medarbejderen arbejder og/eller har en adfærd i henhold til de forventninger og instruktioner, som menighedsrådet har givet. Det er meget vigtigt at følge op over for medarbejderen – både hvis vedkommende lever op til de forventninger, der er fremsat, og hvis medarbejderen ikke gør.

En tilbagemelding til medarbejderen skal også ses som et redskab til at skabe et godt arbejdsmiljø for medarbejderen, som måske har arbejdet målrettet for at leve op til de forventninger, som menighedsrådet har givet. Derfor er det god ledelse, at medarbejderen får en klar og tydelig tilbagemelding om arbejdet og/eller adfærden nu lever op til menighedsrådets forventninger.

For den medarbejder, der ikke lever op til de forventninger, som er givet af menighedsrådet, er det også yderst relevant med en tilbagemelding.

Medarbejderens opfattelse er måske, at vedkommende nu opfylder forventningerne, så her er det relevant at gentage og præcisere forventningerne.

Det kan også være, at medarbejderen ikke forsøger eller måske ikke har evne til at leve op til menighedsrådets forventning - så er en gentagende præcisering også relevant.

3. Skriv ned

Generelt gælder der en notatpligt. Det betyder, at alle relevante forhold under et ansættelsesforhold skal noteres. Der er ikke pligt til at gøre medarbejderen løbende bekendt med notaterne, men i konkrete ansættelsesretlige forhold kan notaterne inddrages i processen, og medarbejderen skal på det tidspunkt gøres bekendt med indholdet.

Det vil være naturligt, at det er medarbejderens nærmeste leder, der har notatpligten. Det vil ofte være kontaktpersonen, som menighedsrådet har valgt til at være den nærmeste leder for medarbejderen. Men nærmeste leder kan fx også være en kirkegårdsleder eller en ansat daglig leder.

Et notat kan laves som et fortløbende dokument, hvor kontaktpersonen skriver dato og beskriver situationen.

Hvis kontaktpersonen har et uformelt møde med medarbejderen, kan der enten laves et referat eller et notat om mødet, så det senere kan dokumenteres, at det har været afholdt.

Det skal også noteres, hvis medarbejderen får en instruktion eller påtale. Så kan det senere dokumenteres, at medarbejderen er blevet oplyst om menighedsrådets forventning til arbejdet eller adfærden på arbejdspladsen.

3.1 Referat

Når der skrives referat fra et møde, bør alle mødedeltagere underskrive referatet. Det anbefales, at et referat altid skrives, gennemgås og underskrives inden et møde hæves, og at medarbejderen og eventuelt dennes bisidder får et referat med fra mødet.

Et referat skal indeholde de væsentligste elementer fra mødet og den generelle eller konkrete instruktion, der er givet til medarbejderen. Referatet kan også fungere for medarbejderen som en ”huskeseddel” i forhold til menighedsrådets forventninger, hvilke arbejdsopgaver, der skal laves eller andre relevante ting.

Et referat kan også indeholde en henvisning til, at det kan få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis medarbejderen ikke retter op i forhold til menighedsrådets forventninger, men det skal også fremgå af selve mødet. En sådan konsekvens skal først bringes i spil, hvis forholdene berettiger til det.

3.2 Skriftlighed

Hvis en medarbejder ikke kan indfri de forventninger, der er til arbejdet og adfærden efter at være gjort bekendt med forventningerne fra menighedsrådet, kan det komme til et punkt, hvor samarbejdet skal ophøre. I den situation er dokumentation helt afgørende for den videre proces.

Det skriftlige dokumentationsmateriale er altafgørende i forhold til, om grundlaget for fx en saglig afskedigelse er til stede. For at en afskedigelse kan betragtes som saglig, kræves et veldokumenteret og sagligt forløb forud for afskedigelsen.

Skriftlighed er afgørende for, at et menighedsråd kan agere som en god og professionel arbejdsgiver, fordi det sikrer kontinuitet, viden og indsigt. Det er også relevant i forhold til, at fx skiftende kontaktpersoner eller et nyvalgt menighedsråd er opdateret på den personalemæssige situation.