Afskedigelser

Der kan komme et tidspunkt, hvor det er nødvendigt at ændre i den stilling, en medarbejder er ansat i. Det kan være fordi, der mangler opgaver i en stilling, at samarbejdet ikke længere kan fungere, eller der simpelthen ikke længere er økonomi til at fortsætte samarbejdet.

Det grundlæggende for at igangsætte de ansættelsesretlige processer, som er beskrevet nedenfor, er, at menighedsrådet som arbejdsgiver er bevidst om de muligheder, de har. For eksempel for at give en medarbejder mulighed for rette op på kritikpunkter eller for at undersøge, om en medarbejder eventuelt kan varetage andre opgaver med videre.

1. Afskedigelse ved utilfredshed

Hvis medarbejderen ikke udviser evne og vilje til at udføre sit arbejde tilfredsstillende eller har en adfærd, der er uacceptabel, efter medarbejderen er blevet gjort bekendt med menighedsrådets utilfredshed, kan sidste og eneste mulighed være at stoppe samarbejdet ved at afskedige medarbejderen.

Der bør som udgangspunkt være en proces forud for en afskedigelse med både uformelle samtaler, formelle samtaler, en advarsel eller lignende, for at afskedigelsen vil kunne betragtes som saglig.

Kontaktpersonen eller den med det daglige ledelsesansvar er det naturlige bindeled i en afskedigelsesproces. Derfor vil det være kontaktpersonen, eller den person med det daglige ledelsesansvar, der leder processen med at søge rådgivning, samle dokumentation og underskrive materialet.

Der er forskellige procedurer for afskedigelse af en medarbejder afhængig af ansættelsesvilkårene, men de fleste ansættelsesforhold er på overenskomst, og her er processen beskrevet i følgende afsnit.

1.1 Påtænkt og endelig afskedigelse ved utilfredshed – proces

  1. Beslut på et menighedsrådsmøde, om der skal påtænkes en afskedigelse.
     
  2. Udfærdig en påtænkt afskedigelse med høringsfrist til medarbejderen, hvor grundlaget for den påtænkte afskedigelse skal fremgå. Vedlæg relevant dokumentation såsom, referater, notater og beskrivelser, for at underbygge de forhold, der er beskrevet i den påtænkte afskedigelse.

    Den påtænkte afskedigelse skal indeholde en høringsfrist, så medarbejderen, eller dennes faglige organisation, har mulighed for at kommentere på den påtænkte afskedigelse. Giv en høringsfrist på 10-14 dage. Den påtænkte afskedigelse sendes kun til medarbejderen.
     
  3. Når høringsfristen er udløbet, træffes endelig beslutning på et menighedsrådsmøde, hvor menighedsrådet forholder sig til et eventuelt indkommet høringssvar. På det aktuelle grundlag beslutter menighedsrådet, om medarbejderen skal endeligt afskediges, eller om høringssvaret har ændret menighedsrådets opfattelse af sagen, og den påtænkte afskedigelse trækkes tilbage.
     
  4. Giv medarbejderen besked om beslutningen. Fortsættes afskedigelsessagen, skal der sendes en endelig afskedigelse til medarbejderen med både den oprindelige begrundelse og med kommentarer til et eventuelt høringssvar.
     
  5. Hvis ansættelsesforholdet har varet uafbrudt i mere end fem måneder (dog mindst 5 måneder for en gravermedhjælper), skal der gives en skriftlig meddelelse om afskedigelsen til den relevante forhandlingsberettigede organisation. Meddelelsen skal sendes på samme tidspunkt, som den endelige afskedigelse sendes til medarbejderen.

Anbefaling: Kontakt Landsforeningen eller stiftet for råd og vejledning forud for en sag om afskedigelse.

2. Væsentlig stillingsændring og omstrukturering

Er gudstjenestefrekvensen faldet? Er en del af kirkegården udlagt til græs? Er der færre konfirmandhold? Er der skåret i ligningsmidlerne, eller er der andre ændringer, som gør, at situationen har ændret sig?

Hvis arbejdsopgaver er ”faldet væk” eller det ud fra et økonomisk perspektiv er nødvendigt at omstrukturere nogle opgaver, eller hvis menighedsrådet blot ønsker at prioritere anderledes fremover, kan det betyde, at en eller flere medarbejdere skal have ændret deres stilling.

Ændringen kan være en væsentlig stillingsændring, som ikke kan fortages med ledelsesretten i hånden, men kræver en konkret og individuel varsling.

2.1 Omstrukturering

Beslutter menighedsrådet at omstrukturere nogle arbejdsgange, at spare på budgettet, ansætte en ledende medarbejder eller noget helt andet, kan det få en afledt konsekvens for en eller flere af medarbejderne.

Ændringer over for en medarbejder kan være omfattet af menighedsrådets ledelsesret, så medarbejderen blot skal tåle ændringen. Men en ændring kan være så væsentlig, at medarbejderen ikke uden videre skal tåle ændringen og derfor har krav på at blive partshørt og varslet forud for ændringen.

Om ændringen er så væsentlig, at den kræver partshøring og varsling skal vurderes helt konkret i forhold til den enkelte medarbejder. Hvis en medarbejder sættes ned i tid eller på anden måde rammes af lavere løn, også selvom det kun er en ganske lille lønnedgang, vil ændringen altid være væsentlig og dermed kræve partshøring og varsling.

2.2 Arbejdsmangel

Hvis der er arbejdsopgaver, der forsvinder som følge af faldende efterspørgsel, lovgivningsmæssige ændringer, faldende børnetal, lavere gudstjenestefrekvens eller andre forhold, kan det få den afledte konsekvens for en eller flere medarbejdere, at de skal løse nogle andre opgaver, eller at deres stilling bliver sat ned i tid eller i yderste konsekvens nedlægges.

Hvis nogle arbejdsopgaver forsvinder, men det er besluttet, at medarbejderen skal varetage andre arbejdsopgaver inden for det relevante faglige område, vil sådan en ændring være omfattet af ledelsesretten og kræver derfor som udgangspunkt ikke et varsel.

Hvis stillingen derimod ændrer karakter, fx nedsat tid, krav om faglig fleksibilitet eller, at arbejdet skal lægges på andre tidspunkter, kan ændringen efter en konkret individuel vurdering være så væsentlig, at medarbejderen har krav på at blive partshørt og varslet med sit individuelle opsigelsesvarsel.

2.3 Påtænkt og endelig stillingsændring - proces

Der er forskellige processer for varsling af en medarbejder afhængig af ansættelsesvilkårene, men de fleste ansættelsesforhold er på overenskomst, og her er processen:

  1. Menighedsrådet beslutter på et menighedsrådsmøde, om der skal påtænkes en afsked med tilbud om genansættelse på ændrede vilkår. Tilbuddet om genansættelse på ændrede vilkår betyder, at medarbejderen kan vælge at acceptere den ændrede stilling eller betragte sig som opsagt og fratræde efter udløbet af sit individuelle opsigelsesvarsel.
     
  2. Udfærdig en partshøringsskrivelse til medarbejderen. Her skal baggrunden for den påtænkte ændring fremgå, ligesom vilkårene for den ændrede stilling skal være nøje beskrevet. Vedlæg relevant dokumentation for at underbygge de forhold, som har betydning for ændringen.
     
  3. Partshøringsskrivelsen skal indeholde en høringsfrist, så medarbejderen har mulighed for at kommentere på indholdet. Det skal også fremgå, at medarbejderen skal oplyse, om vedkommende ønsker at tiltræde den ændrede stilling, eller om medarbejderen vælger at betragte sig som opsagt. Når høringsfristen er udløbet, skal menighedsrådet forholde sig til et eventuelt høringssvar og beslutte, om ændringen af stillingen fastholdes, eller om den bevares i sin nuværende form.
     
  4. Giv medarbejderen besked om beslutningen. Fortsættes processen med ændringen af stillingen, skal der ske følgende:
    • Hvis medarbejderen har valgt at betragte sig som opsagt, sendes en endelig afskedigelse, der skal indeholde den oprindelige begrundelse samt kommentarer til det eventuelt fremsendte høringssvar.
    • Hvis medarbejderen har tiltrådt stillingen på de ændrede vilkår, skal der sendes en bekræftelse, der skal indeholde de nye vilkår for stillingen samt eventuelt et nyt ansættelsesbevis.
       
  5. Hvis ansættelsesforholdet har varet uafbrudt i mere end fem måneder (dog mindst 5 måneder for en gravermedhjælper), og medarbejderen vælger at betragte sig som opsagt, skal en skriftlig meddelelse om afskedigelsen sendes til den relevante forhandlingsberettigede organisation. Send meddelelsen på samme tidspunkt, som afskedigelsen sendes til medarbejderen.

Hvis stillingsændringen vedrører en tjenestemand, er processen anderledes. Se mere under ”Afskedigelse Tjenestemænd”.

Anbefaling: Kontakt altid Landsforeningen eller stiftet for råd og vejledning forud for en sag om stillingsændring.

3. Afskedigelse ved sygdom

Hvis en medarbejder sygemelder sig, fordi medarbejderen ikke er i stand til at varetage sit arbejde grundet sygdom, betragtes fraværet som lovligt forfald.

At sygdom betragtes som lovligt forfald, betyder dog ikke, at menighedsrådet som arbejdsgiver skal affinde sig med en sygemelding på ubestemt tid.

Det beror på en helt konkret vurdering af den enkelte sag, hvornår der er et sagligt grundlag for at afskedige på grund af sygdom. I vurderingen skal indgå både arbejdspladsens forhold og den ansattes forhold, fx ansættelsestid og sygefraværets længde. Også fremtidsperspektivet for, hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen, har væsentlig betydning for vurdering af sagen.

En afskedigelse begrundet i sygdom skal være sagligt begrundet. Det betyder også, at det kræver den nødvendige dokumentation til brug for menighedsrådets beslutning om at igangsætte en afskedigelse.

Dokumentation vil blandt andet være i form af referater fra sygefraværssamtaler, en udfyldt mulighedserklæring, friattester og notater, som kontaktpersonen, eller personen med det daglige ledelsesansvar, har taget i forbindelse med de samtaler, vedkommende har haft med den sygemeldte medarbejder under dennes fravær.

Det er menighedsrådet som arbejdsgiver, der vurderer, hvornår de ikke tror på, at medarbejderen snart, varigt og fuldt ud kan vende tilbage til arbejdspladsen. Vurderingen sker med baggrund i den lægelige dokumentation, som de har indhentet, og med baggrund i de samtaler og den kommunikation, menighedsrådet har haft med den sygemeldte medarbejder.

Menighedsrådet kan inddrage arbejdspladsens konkrete forhold og/eller medarbejderens forhold til at foretage den endelige vurdering til brug for den videre proces i sagen og til en eventuel afslutning af ansættelsesforholdet begrundet i sygdom og det medfølgende fravær fra arbejdspladsen.

3.1 Arbejdspladsens forhold

Efter en længere periode med usikkerhed i forhold til bemanding, er der brug for at skabe en vis kontinuitet og etablere en stabil bemanding med en medarbejder, som har mulighed for at varetage alle de opgaver, der ligger i stillingen. Det kan også være gældende, hvis det drejer sig om en medarbejder, som har mange korte, men gentagne sygeperioder.

3.2 Medarbejderens forhold

De oplysninger, menighedsrådet har fra medarbejderens læge eller medarbejderen selv, har konkret betydning for den samlede vurdering af sagen.

3.3 Påtænkt og endelig afskedigelse ved sygdom - proces

  1. Menighedsrådet beslutter på et menighedsrådsmøde, beslutning om der skal påtænkes en afskedigelse.
     
  2. Udfærdig en påtænkt afskedigelse med høringsfrist til medarbejderen, hvor grundlaget for den påtænkte afskedigelse fremgår. Vedlæg relevant dokumentation for at underbygge de forhold, som er beskrevet i den påtænkte afskedigelse, fx referater af sygefraværssamtaler, indhentede mulighedserklæringer, notater og andre relevante oplysninger.
     
  3. Den påtænkte afskedigelse skal indeholde en høringsfrist, så medarbejderen eller dennes faglige organisation har mulighed for at kommentere på den påtænkte afskedigelse. Giv en høringsfrist på 10-14 dage. Den påtænkte afskedigelse sendes kun til medarbejderen.
     
  4. Når høringsfristen er udløbet, træffes endelig beslutning på et menighedsrådsmøde, hvor menighedsrådet forholder sig til et eventuelt indkommet høringssvar. På det aktuelle grundlag beslutter menighedsrådet, om medarbejderen skal endelig afskediges, eller om høringssvaret har ændret menighedsrådets opfattelse af sagen, og den påtænkte afskedigelse trækkes tilbage.
     
  5. Giv meddelelse til medarbejderen om beslutningen. Fortsættes afskedigelsessagen, skal der fremsendes en endelig afskedigelse til medarbejderen med både den oprindelige begrundelse og med kommentarer til høringssvaret, hvis et sådan er fremsendt.
     
  6. Hvis ansættelsesforholdet har bestået uafbrudt i mere end fem måneder (dog mindst 5 måneder for en gravermedhjælper), skal der gives en skriftlig meddelelse om afskedigelsen til den relevante forhandlingsberettigede organisation. Meddelelsen skal sendes på samme tidspunkt, som den endelige afskedigelse fremsendes til medarbejderen.

Anbefaling: Kontakt altid Landsforeningen eller stiftet for råd og vejledning forud for en sag om afskedigelse.

4. Bortvisning

En berettiget bortvisning forudsætter, at medarbejderen har opført sig på en måde, der kan betragtes som en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet. Det kunne fx være: Ulovlig udeblivelse fra arbejdet eller grov overtrædelse af arbejdspladsens politikker.

I tilfælde af misligholdelse af ansættelsesforholdet er bortvisning en af de ansættelsesretlige reaktioner, som en arbejdsgiver kan benytte over for en medarbejder.

Inden menighedsrådet beslutter at påtænke en bortvisning, er det nødvendigt at overveje, om en mindre indgribende ansættelsesretlig sanktion vil være tilstrækkelig.

Menighedsrådet skal vurdere, om det er proportionelt at bortvise medarbejderen i forhold til den konkrete misligholdelse, medarbejderen har udvist, i stedet for fx en afskedigelse med det individuelle opsigelsesvarsel.

For at en bortvisning vil være sagligt begrundet forudsætter det, at medarbejderen har opført sig på en måde, der kan betragtes som en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet. Det kunne fx være:

  • Ulovlig udeblivelse fra arbejdet
  • Grov overtrædelse af arbejdspladsens politikker
  • Grov pligtforsømmelse
  • Strafbare handlinger, fx tyveri fra arbejdspladsen
  • Arbejdsvægring.

Det vil dog altid afhænge af en konkret vurdering af omstændighederne i den enkelte sag, om forholdet kan berettige til en bortvisning.

Det vil også være relevant at inddrage i vurderingen, om den enkelte medarbejder tidligere har fået påtaler eller advarsler af menighedsrådet for den konkrete misligholdelse/forhold, og om medarbejderen er blevet oplyst om konsekvenserne af en adfærd eller handling.

Hvis menighedsrådet vil bortvise en medarbejder, er der pligt til at reagere hurtigt over for medarbejderen for at undgå passivitet, ellers mistes grundlag for bortvisningen. Når menighedsrådet bliver bekendt med det konkrete forhold, skal menighedsrådet straks forholde sig til det.

4.1 Påtænkt og endelig bortvisning - proces

  1. Menighedsrådet beslutter på et menighedsrådsmøde, om der skal påtænkes en bortvisning.
     
  2. Udfærdig en påtænkt bortvisning med høringsfrist til medarbejderen, hvor grundlaget for den påtænkte bortvisning fremgår. Vedlæg relevant dokumentation for sagen for at underbygge de forhold, som er beskrevet i den påtænkte bortvisning.
     
  3. Den påtænkte bortvisning skal indeholde en høringsfrist, så medarbejderen eller dennes faglige organisation har mulighed for at kommentere på den påtænkte bortvisning. Giv en høringsfrist på 3-5 dage (kan efter omstændighederne både være kortere og længere). 

    Når høringsfristen er udløbet, træffes endelig beslutning på et menighedsrådsmøde, hvor menighedsrådet forholder sig til et eventuelt indkommet høringssvar. På det aktuelle grundlag besluttes, om medarbejderen skal endelig bortvises, eller om høringssvaret har ændret menighedsrådets opfattelse af sagen, og den påtænkte bortvisning trækkes tilbage.
     
  4. Giv meddelelse til medarbejderen om beslutningen. Fortsættes bortvisningen, skal der sendes en endelig bortvisning til medarbejderen med både den oprindelige begrundelse og med kommentarer til høringssvaret, hvis et sådan er fremsendt.
     
  5. Hvis ansættelsesforholdet har bestået uafbrudt i mere end tre måneder (dog mindst 5 måneder for en gravermedhjælper), skal der gives en skriftlig meddelelse om afskedigelsen til den relevante forhandlingsberettigede organisation. Meddelelsen skal sendes på samme tidspunkt, som den endelige bortvisning fremsendes til medarbejderen.

Hvis bortvisningen vedrører en tjenestemand, er processen anderledes.

Anbefaling: Kontakt Landsforeningen eller stiftet for råd og vejledning forud for en sag om bortvisning.

5. Medarbejderen “siger selv op”

Hvis en medarbejder vælger at sige sin stilling op, bør menighedsrådet bekræfte opsigelsen skriftligt pr. mail eller brev. Det gælder, uanset om medarbejderen siger sin stilling op mundtligt eller skriftligt.

Hvis medarbejderen ikke selv nævner fratrædelsestidspunktet, skal I notere det i jeres bekræftelse til medarbejderen, og her vil udgangspunktet være, at medarbejderen opsiger med det varsel, som er fastsat i ansættelsesbrevet. Det vil ofte være med et varsel på en måned.

6. Fratrædelsesaftale

En aftale om fratrædelse kan være et godt alternativ til en opsigelse, hvis der er en gensidig forståelse mellem menighedsrådet og medarbejderen om, at ansættelsesforholdet skal ophøre. En fratrædelsesaftale erstatter den normale opsigelse. Det er meget vigtigt, at alle forhold er inddraget og afklareret. En fratrædelsesaftale kan som udgangspunkt ikke ændres, når den først er underskrevet.

Hvis I vælger at indgå i forhandling om en fratrædelsesaftale, er det vigtigt at være opmærksom på, at medarbejderen skal have lejlighed til at overveje indholdet nøje og have tid til at kontakte sin faglige organisation, en advokat eller anden rådgiver.

Fratrædelsesaftalen vil ellers i yderste konsekvens kunne tilsidesættes, hvis det efterfølgende viser sig, at medarbejderen ikke har været klar over vilkårene i fratrædelsesaftalen.

Anbefaling: Kontakt Landsforeningen eller stiftet for råd og vejledning forud for indgåelse af en fratrædelsesaftale.

7. Afskedigelse tjenestemand

Det er By-, Land- og Kirkeministeriets kompetence at afskedige en ansat tjenestemand. By-, Land- og Kirkeministeriet træfferafgørelse på grundlag af en indberetning fra menighedsrådet. Det er menighedsrådet, der skal vurdere, hvornår den ansatte tjenestemands sygdom, adfærd, manglende evne eller vilje til at udføre arbejdet, har et omfang, der gør, at der skal indledes en afskedigelsessag. I så fald skal sagen indberettes til By-, Land- og Kirkeministeriet.

Indberetningen foretages ad tjenstlig vej, via provsti og stift.

Anbefaling: Kontakt Landsforeningen eller stiftet for råd og vejledning forud for indberetning af en tjenestemand.

7.1 Påtænkt og endelig indberetning - proces

Hvis menighedsrådet har besluttet at indlede en afskedigelsessag for en tjenestemand, er processen som følgende:

Indberetningsproces/afskedigelsesproces

  1. Menighedsrådet beslutter på et menighedsrådsmøde at påtænke en indberetning til By-, Land- og Kirkeministeriet.
     
  2. Udfærdig en partshøringsskrivelse (påtænkt indberetning) til tjenestemanden, hvor baggrunden for den påtænkte indberetning skal fremgå. Vedlæg relevant dokumentation for at underbygge de forhold, som der er beskrevet i den påtænkte indberetning.
     
  3. Partshøringsskrivelsen skal indeholde en høringsfrist, så tjenestemanden har mulighed for at kommentere på indholdet. Når høringsfristen (på 10-14 dage) er udløbet, skal menighedsrådet på et menighedsrådsmøde forholde sig til et eventuelt høringssvar fra tjenestemanden eller dennes faglige organisation. Menighedsrådet beslutter, om tjenestemanden skal indberettes til By-, Land- og Kirkeministeriet, eller om den påtænkte indberetning trækkes tilbage.
     
  4. Giv meddelelse til jeres ansatte tjenestemand om menighedsrådets beslutning. Hvis menighedsrådet vælger at fortsætte indberetningssagen, skal der fremsendes en endelig indberetning med indholdet af den oprindelige begrundelse samt kommentarer til et eventuelt fremsendt høringssvar.

    Den endelige indberetning skal sendes til tjenestemanden selv og til By-, Land- og Kirkeministeriet ad tjenstlig vej.
     
  5. By-, Land- og Kirkeministeriet overtager sagens behandling. By-, Land- og Kirkeministeriet modtager indstilling fra både provsti og stift i forbindelse med sagen.
     
  6. Menighedsrådet modtager svar fra By-, Land- og Kirkeministeriet, når sagen er færdigbehandlet, og der er truffet endelig beslutning.

Anbefaling: Kontakt Landsforeningen eller stiftet for råd og vejledning forud for en sag om indberetning af en tjenestemand.

Indhold
  1. Afskedigelse ved utilfredshed
    1. Påtænkt og endelig afskedigelse ved utilfredshed – proces
  2. Væsentlig stillingsændring og omstrukturering
    1. Omstrukturering
    2. Arbejdsmangel
    3. Påtænkt og endelig stillingsændring - proces
  3. Afskedigelse ved sygdom
    1. Arbejdspladsens forhold
    2. Medarbejderens forhold
    3. Påtænkt og endelig afskedigelse ved sygdom - proces
  4. Bortvisning
    1. Påtænkt og endelig bortvisning - proces
  5. Medarbejderen “siger selv op”
    1. Fratrædelsesaftale
      1. Afskedigelse tjenestemand
        1. Påtænkt og endelig indberetning - proces