Menighedsrådet som myndighed

Det følger af forvaltningslovens § 19 stk.1, at en part skal høres inden der træffes en afgørelse, som er til ugunst for vedkommende. Partshøringen sikrer, at den, der er part i en sag, får mulighed for at sætte sig ind i og kommentere myndighedens beslutningsgrundlag, inden der træffes en endelig afgørelse.

En grundpille i den offentlige forvaltning er "sagsoplysningen". En sag skal være tilstrækkeligt oplyst, inden menighedsrådet kan træffe en afgørelse, og en væsentlig del af processen er partshøringen. Ifølge forvaltningsloven skal der ske partshøring om de faktiske forhold, når der træffes en afgørelse til ugunst for parten. Typiske situationer i et menighedsråd omfatter afskedigelse, advarsel og væsentlige stillingsændringer.

I afskedigelsessager gælder der ifølge retspraksis en udvidet partshøring, som ud over de faktiske forhold også skal omfatte den juridiske og bevismæssige vurdering af sagen.

Partshøringen er en retssikkerhedsgaranti, der sikrer afgørelsens rigtighed. Manglende partshøring kan i mange tilfælde medføre, at afgørelsen bliver ugyldig.

Den ansatte har ikke pligt til at afgive en udtalelse ved partshøring. Hvis der ikke kommer svar fra den ansatte inden for den frist, som menighedsrådet har angivet, kan menighedsrådet træffe afgørelse på det eksisterende grundlag. 

Ifølge offentlighedsloven og de almindelige retsgrundsætninger for god offentlig forvaltning har offentlige myndigheder notatpligt. Dette gælder, når der fremkommer nye faktiske oplysninger af betydning i en sag samt ved alle væsentlige ekspeditioner i en sag.

Der er pligt til at skrive et notat, når menighedsrådet træffer en afgørelse og modtager mundtlige oplysninger. Det gælder også, når menighedsrådet på anden måde får oplysninger, som vedrører en sags faktiske omstændigheder og som er af betydning for sagens afgørelse, men ikke fremgår af sagens øvrige dokumenter.

Der er tre hovedformål med notatpligten:

• At dokumentere alle oplysninger og beslutninger som bidrager til sagens bevismæssige grundlag eller skabe klarhed over sagens faktiske omstændigheder.
• At sikre borgerens ret til aktindsigt. Den ret kan kun håndhæves, hvis oplysningerne er noteret.
• At sagen kan dokumenteres over for kontrolmyndigheder.

Notatpligten gælder uanset, hvordan oplysningerne modtages – telefonisk, ved samtale eller under et møde. Derfor er det en god idé at skrive et referat fra alle møder, der holdes med en ansat og sørge for, at alle mødedeltagere bliver bekendt med referatets indhold og eventuelt underskriver referatet.  Ud over pligten til at tage notat, kan der også være situationer, hvor det er en fordel at lave et notat.

Notatet skal laves i et selvstændigt dokument og formuleres, så det er egnet til at kunne udgøre dokumentation, hvis det skulle blive nødvendigt. Det er vigtigt at huske, at notatet vil kunne blive omfattet af en aktindsigt og dermed læses af andre.  

En ansat ved et menighedsråd har altid ret til at medtage eller lade sig repræsentere af en selvvalgt bisidder, når der er indledt en sag om fx advarsel eller afskedigelse, eller når den ansatte er indkaldt til samtale. Det betyder, at menighedsrådet ikke kan afslå en ansats anmodning om at lade sig repræsentere af en bisidder. Repræsentation kan fx ske ved, at en faglig organisation deltager i møder om den ansattes ansættelse. Den ansatte kan også vælge at tage en ven eller et familiemedlem med til et møde om sin ansættelse.

Menighedsrådet har tilsvarende ret til at benytte bisiddere eller partsrepræsentanter. 

Menighedsråd kan til tider støde på situationer, hvor spørgsmål om habilitet og inhabilitet opstår i forbindelse med en konkret sags afgørelse. Reglerne om habilitet og inhabilitet er til for at sikre, at der ikke kan rejses tvivl om de afgørelser, menighedsrådet som offentlig myndighed træffer. Inhabilitet omfatter hele sagsbehandlingen, inklusive alt forberedelsesarbejde.

I personalesager kunne et eksempel være, hvis et menighedsråd ansætter formandens søn som graver ved kirken. I så fald skal formanden erklæres inhabil og kan ikke deltage i sagsbehandlingen fra det øjeblik, han/hun bliver klar over, at sønnen søger stillingen.

Aktindsigt er retten til at få adgang til offentlige dokumenter og oplysninger. Det er en central rettighed, der sikrer gennemsigtighed i den offentlige forvaltning. En væsentlig del af aktindsigtsretten er, at borgere har mulighed for at anmode om indsigt i dokumenter, der vedrører dem selv eller offentlige anliggender. 

Alle og enhver kan ansøge om aktindsigt. Dog er der særlige regler for aktindsigt vedrørende sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige. Disse sager er normalt undtaget fra retten til aktindsigt, hvilket omfatter både tjenestemandsansættelser og ansættelser på overenskomst.  Bestemmelsen omfatter også det offentliges udpegning af medlemmer til offentlige udvalg.

Undtagelsen gælder dog ikke for situationer, hvor der ikke oprettes et egentligt tjenesteforhold, fx når der hyres håndværkere eller advokater til specifikke opgaver.

Generelt er andre typer personalesager, herunder sager om suspension eller afskedigelse af offentligt ansatte, også undtaget fra reglen om aktindsigt.

Disse bestemmelser anvendes typisk i forbindelse med almindelige personalesager ved ansættelse og klagesager over ansattes adfærd.

Uden for disse bestemmelser falder mere generelle personaleadministrative anliggender, fx udvikling af sygefraværspolitikker.

En ansat har altid ret til aktindsigt i sin egen personalemappe. Det indebærer, at de kan få adgang til dokumenter og oplysninger relateret til deres ansættelsesforhold, herunder eksempelvis ansættelseskontrakter, lønoplysninger og eventuelle klagesager, referater og mere, dog med undtagelse af interne arbejdsdokumenter som fx. rådgivningsnotater fra organisationer som stiftet eller Landsforeningen af Menighedsråd.

Det er vigtigt at bemærke, at andre personer eller eksterne parter normalt ikke har ret til at få aktindsigt i en ansats personalesag. Dog kan den ansatte give fuldmagt til en tredjeperson til at anmode om aktindsigt på den ansattes vegne. Hvis en ansat giver en tredjeperson, fx deres faglige organisation, fuldmagt til at anmode om aktindsigt i deres personalesag, kan tredjepersonen få samme indsigt. Det er vigtigt, at fuldmagten dokumenteres. Det er menighedsrådet, som skal sikre sig, at fuldmagten bliver dokumenteret.

Når offentlige myndigheder træffer afgørelser, skal det ske med en saglig begrundelse. Det følger af forvaltningslovens regler. Begrundelsen skal forklare, hvorfor afgørelsen har fået netop det indhold, den har.

Begrundelsen skal indeholde en præcis henvisning til de retsregler, som afgørelsen træffes i henhold til. Der skal henvises til de relevante love og overenskomster med titel, nr. og dato samt paragraffer, stk., nr., litra, led og så videre. Hvis det er nødvendigt, skal begrundelsen også indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.

Hvor omfattende og detaljeret redegørelsen skal være, afhænger af den enkelte sag.

Ved skønsmæssige afgørelser skal der i begrundelsen være en redegørelse for de hovedhensyn, der har været bestemmende for udøvelsen af skønnet. Det betyder, at menighedsrådet skal oplyse om de kriterier, der er lagt til grund for afgørelsen. I begrundelsen skal der også tages stilling til eventuelle partsanbringender. Partsanbringender er de argumenter og synspunkter, som parterne har fremført i sagen, typisk via vedkommendes høringssvar.

Ud over de ovenstående offentlige regler, som menighedsrådet skal overholde, er der også en række forvaltningsretlige principper, der skal iagttages.

Retten til at føre kontrol med medarbejdernes arbejde er en del af ledelsesretten.

Der er naturligvis grænser for, hvad en arbejdsgiver må kontrollere. Som hovedregel gælder det, at kontrol skal være sagligt begrundet.

For at udføre kontrol med medarbejderne skal følgende være opfyldt:

• Kontrolforanstaltninger skal være saglige og fornuftigt begrundede.
• Kontrolforanstaltninger må ikke være krænkende.
• Kontrolforanstaltninger må ikke medføre tab eller uforholdsmæssig ulempe for medarbejderen.

Et eksempel på dagligdags kontrol er en kasserer, der ønsker at gennemgå graverens bilag. Det er sagligt begrundet, og hvis kassereren henvender sig til graveren i arbejdstiden, kan det heller ikke anses som en stor ulempe. 

Indgribende kontrol

Hvis der er behov for at indføre en mere indgribende kontrol end den almindelige dagligdagskontrol, skal dette, ifølge aftalen om kontrolforanstaltninger, varsles til medarbejderne med seks ugers varsel. Medarbejderne skal informeres om, hvilke kontrolforanstaltninger der indføres, og begrundelsen for disse.

Desuden skal medarbejderne have besked om, hvilke oplysninger der indsamles, og hvordan de vil blive håndteret. Dette gælder fx ved menighedsrådets overvågning af medarbejderens brug af internet og e-mail på menighedsrådets computer, eller hvis der indføres pligt til at tage en alkoholtest.

Som menighedsråd har I naturligvis holdninger til, hvordan I ønsker, at resultatet af medarbejdernes arbejde skal være. For eksempel ønsker I måske, at kirkegården ser pæn ud, når folk kommer til gudstjeneste om søndagen, eller at medarbejderne møder i god tid inden gudstjenester og kirkelige handlinger. Når I sørger for, at medarbejderne kender til jeres holdninger og forventninger, giver det dem klare pejlemærker for arbejdet og mulighed for at tilrettelægge deres arbejde på en måde, der lever op til jeres forventninger. 

Selvom I har gjort jeres holdninger og forventninger klare, kan der opstå situationer, hvor I har brug for at give mere direkte instruktioner om, hvordan arbejdet skal udføres. Dette er også en ret I har, ifølge ledelsesretten. Brug af denne ret til at give direkte instrukser skal dog ske inden for de rammer, der gælder for folkekirkens ansatte. Kravene skal være sagligt begrundede, have relevans for arbejdet, og stå i rimeligt forhold til det mål, menighedsrådet forfølger – de skal være proportionale.

I dagligdagen vil det være kontaktpersonen, der vurderer situationen og kommunikerer med medarbejderne om holdninger, forventninger og eventuelle direkte instrukser, så medarbejderne ikke modtager anvisninger fra alle menighedsrådsmedlemmer.

En del af ledelsesretten består i retten til at give instrukser for, hvordan arbejdet skal udføres. Som tidligere nævnt vil det ofte være mest relevant at give instrukser for arbejdets resultat, fx: "Hækken skal være klippet inden Skt. Hans, og den skal klippes i en bestemt form og højde." Det vil sjældnere være nødvendigt at give instrukser om arbejdsmetoden, medmindre der er tale om hensyn til arbejdsmiljøet. I de tilfælde er det naturligt og nødvendigt at kræve, at medarbejderne bruger de metoder og personlige værnemidler, der er lovpligtige.

Som menighedsråd har I også ret til at fastsætte regler for arbejdspladsen. Det kan inkludere regler for indtagelse af alkohol på arbejdspladsen, hvor på kirkens areal medarbejderne må parkere, og hvor rygning eventuelt må finde sted. I har også ret til at stille krav til medarbejdernes opførsel, da de udfører deres arbejde på vegne af jer. Det er derfor rimeligt, at I kræver, at medarbejderne møder menigheden og besøgende på kirkegården på en måde, der er acceptabel for jer. Det samme gælder krav til påklædning under arbejdet. I det omfang, I betaler for arbejdstøj, kan I stille meget konkrete krav.

En del af den generelt anerkendte ledelsesret er, at arbejdsgiveren har førstefortolkningsretten. Det betyder, at hvis medarbejderen og arbejdsgiveren er uenige om fortolkningen af en bestemmelse i arbejdsvilkårene, er det i første omgang arbejdsgiveren, der bestemmer, hvordan bestemmelsen skal forstås, og medarbejderen skal rette sig efter dette.

Der kan opstå uenighed om en lovbestemmelse, en overenskomstbestemmelse, en cirkulærebestemmelse, en lokal aftale eller regler, som arbejdsgiveren har fastsat. Denne form for uenighed kan ikke bruges som begrundelse for, at medarbejderen nægter at følge arbejdsgiverens anvisninger.

Fortolkningsprivilegiet er med til at sikre, at tvivl i sådanne sager afklares via de centrale organisationer – det vil sige de faglige organisationer, By-, Land- og Kirkeministeriet eller eventuelt Finansministeriet – og ikke fører til arbejdsstandsning, heller ikke hvad angår enkeltopgaver. Dette er en del af fredspligten. En medarbejder har kun ret til at nægte at udføre en arbejdsopgave, hvis den udgør en risiko for medarbejderens sikkerhed og sundhed, eller hvis den åbenlyst strider mod lovgivningen.

Hvis et menighedsråd for eksempel pålægger en kirketjener at stille et glas vand på prædikestolen til præsten, og kirketjeneren mener, at han ikke har pligt til det, må kirketjeneren stadig gøre det og derefter rejse spørgsmålet via sin faglige organisation. Organisationen kan så tage fortolkningsspørgsmålet op efter de gældende regler. Indtil der foreligger en afgørelse, enten via forhandling, dom, voldgift eller fra By-, Land- og Kirkeministeriet, har kirketjeneren pligt til at stille det omdiskuterede glas vand frem til præsten. I øvrigt er der ikke tvivl om, at kirketjeneren skal stille vandet frem – det er en del af ledelsesretten.

Som arbejdsgiver er det jeres ansvar at gøre medarbejderne bekendt med jeres krav til dem. Det er også jeres ansvar at sørge for, at der i dagligdagen tales om arbejdet, særligt hvis I ønsker, at noget skal ske på en anden måde.

Det er ikke konstruktivt for nogen parter at samle et halvt års utilfredshed op og kun diskutere problemerne internt i menighedsrådet. Det er nødvendigt, at I, gennem kontaktpersonen, fortæller jeres medarbejdere, hvad der forventes af dem. Ellers har de ikke mulighed for at rette op på eventuelle problemer.

I de fleste tilfælde er almindelige mundtlige anvisninger tilstrækkelige. Der er ikke et generelt krav om, at almindelige dagligdags ledelsesanvisninger skal være skriftlige. Et eksempel på en almindelig dagligdags ledelsesanvisning kunne være: "Vi vil gerne have, at du tager imod folk inde i kirken og udleverer salmebøger i stedet for at stå udenfor og sige goddag."