Ansættelse af ny medarbejder

Før stillingen bliver slået op, bør I gøre jer en række overvejelser i menighedsrådet.

I har mulighed for at præge stillingen i den retning, I ønsker og kan altså fortage ændringer, inden stillingen slås op.

Spørg jer selv: Skal den nye stilling have samme indhold, som den forrige? Skal den være med samme timetal? Hvornår skal der ske tiltrædelse? Skal der nedsættes et ansættelsesudvalg? 

Når I har en ledig stilling, kan det være hensigtsmæssigt at oprette et ansættelsesudvalg, så ikke hele menighedsrådet skal deltage i samtalerne. Et ansættelsesudvalg oprettes med hjemmel i menighedsrådslovens § 20.

Et § 20 udvalg forbereder som udgangspunkt sager til menighedsrådet. Menighedsrådet kan dog vælge at delegere kompetence til udvalget, som fx at træffe afgørelse om en ansættelse. Hvis menighedsrådet ikke beslutter at tillægge udvalget kompetence til at foretage ansættelsen, vil udvalget være et forberedende udvalg.

Ansættelsesudvalget kan læse ansøgninger, udvælge hvem der skal til samtale, holde samtaler og indstille ansøgere, hvorefter menighedsrådet beslutter, hvem der tilbydes ansættelse, medmindre kompetencen til at ansætte er uddelegeret af menighedsrådet.

Der er ingen faste regler for, hvor mange der skal være i et ansættelsesudvalg, men et antal på mellem tre og seks personer er normalt. For få medlemmer kan medføre, at vigtige aspekter overses under samtalerne, mens et for stort antal kan gøre processen tidskrævende.

Ansættelsesudvalget kan suppleres med en repræsentant for medarbejderne. Det er meget naturligt, at de medarbejdere, der skal arbejde tæt sammen med den nye medarbejder, får mulighed for at fremføre deres synspunkter.

Medarbejderrepræsentanten må dog ikke deltage i behandling og afstemning vedrørende ansøgningerne på jeres møde i menighedsrådet. For eksempel har menighedsrådet bedt medarbejderrepræsentanten om at deltage i et ansættelsesudvalg ved besættelse af en stilling. Det kan medarbejderrepræsentanten godt. Medarbejderrepræsentanten kan derimod ikke deltage i forhandlingen i menighedsrådet, når den endelige afgørelse om ansættelse skal træffes.

I øvrigt gælder de almindelige regler om inhabilitet, fx må et menighedsrådsmedlem ikke deltage i behandlingen af en ansættelsessag overhovedet, hvis eksempelvis den pågældendes ægtefælle, samlever eller anden nært tilknyttet person er ansøger til stillingen.

I forbindelse med ansættelse af en ny medarbejder kan der aftales prøvetid, så parterne har mulighed for at se hinanden an.

Hvis medarbejderen skal varetage opgaver, hvor der er kontakt med, eller mulighed for at opnå kontakt med børn, skal der indhentes en børneattest. Hvis der er tale om en betroet medarbejder, der fx skal have adgang til kirkekassen, kan der indhentes en straffeattest.

Slutteligt skal I for en del af folkekirkens deltidsansatte medarbejdere have aftalt en rammetid, så parterne ved, hvornår arbejdstid kan placeres.

Formålet med at indhente referencer er at tydeliggøre/afklare det billede af ansøgerens faglige og sociale kompetencer, som ansættelsesudvalget har dannet sig under samtalen med ansøgeren.

Når I indhenter referencer, skal I være opmærksomme på:

• at oplysninger fra en nuværende eller tidligere arbejdsgiver kun må indhentes med ansøgers samtykke (samtykket til at indhente referencer behøver ikke at være skriftligt).
• at der skal skrives et notat i sagen, hvis der indhentes oplysninger fra nuværende eller tidligere arbejdsgivere.
• at der skal partshøres, hvis oplysninger fra nuværende eller tidligere arbejdsgiver er til ugunst for ansøgeren og tillægges væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Vær desuden opmærksom på, at man som arbejdsgiver ikke må videregive oplysninger om rent private forhold, herunder politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler.

Personen, der udtaler sig, skal alene udtale sig i forhold til egen erfaring/vurdering af ansøgeren, ikke vurdere vedkommendes evne til at bestride det nye job.

Når der afgives referencer, er det vigtigt at være opmærksom på, om der er tale om tavshedsbelagte oplysninger. Det er den person, der afgiver referencer, der har ansvaret for at vurdere, om oplysningerne er relevante og dermed kan videregives.

Når menighedsrådet har udvalgt en ansøger på baggrund af ansættelsesproceduren, referencer og eventuelle attester, kan I tilbyde ansættelse.

Der er altid tale om et tilbud, som ansøgeren kan enten acceptere eller takke nej til. Det kunne jo tænkes, at ansøgeren ikke længere var interesseret i jobbet, eller alternativt kun var interesseret under bestemte forudsætninger, fx lønnen.

 I tilbuddet om ansættelse kan I stille betingelse om, at der skal være enighed om lønnen. Det vil sige, at bliver I ikke enige med den faglige organisation om lønnen, kan der ikke indgås aftale om ansættelse. På denne måde bevarer I muligheden for at vurdere, om en ansøger bliver for dyr under hensyn til kirkens behov og økonomi.

I kan give jeres tilbud om ansættelse enten mundtligt eller skriftligt - det er lige bindende.

Det er dog nogle gange sådan, at ansøgeren ikke vil sige sin nuværende stilling op, før vedkommende har fået et skriftligt bevis på ansættelsen. Hvis ansøgeren fortsat er interesseret, og det ikke er muligt at sende et ansættelsesbevis med det samme, for eksempel fordi lønnen først skal aftales med den forhandlingsberettigede organisation, kan I i stedet sende et kort brev, hvor I bekræfter, at vedkommende ansættes i stillingen fra den aftalte dato.

Accept af stillingen fra ansøgerens side kan ske ved at acceptere mundtligt eller skriftligt eller ved at tiltræde stillingen.

Hvis ansøgeren ikke tiltræder, er ansættelsesforholdet som udgangspunkt afbrudt.

Hvis ansøgeren forud for en manglende tiltrædelse har betinget sig bestemte vilkår fx løn eller arbejdstidens placering, er det vigtigt, at I tilkendegiver, at I forventer tiltrædelse uanset om de vilkår er helt på plads, for at ansættelsesaftalen fortsat er gældende. Ellers vil I ikke kunne hævde, at ansættelsesforholdet er afbrudt af medarbejderen.

Hvornår er der så indgået en bindende aftale? Det kan være svært at afgøre, især hvis det foregår mundtligt, og det gør det ofte i første omgang, når det handler om ansættelse af personale.

En mundtlig ansættelsesaftale er indgået, når der er afgivet et tilbud fra jer, som er accepteret af ansøgeren.

I praksis kan det være allerede aftenen efter, der har været holdt samtaler, og I har besluttet jer for en ansøger.

Kontaktpersonen ringer til ansøgeren og siger ”Vi har valgt at tilbyde dig stillingen, vil du have den?” og hvis ansøgeren bare svarer ”Ja”, så er der tilbud og accept og dermed en aftale.

Indled og afslut lønforhandling ved ansættelse af en ny medarbejder, inden I indgår en endelig aftale om ansættelsen med kandidaten, så begge parter kender alle forudsætninger for at have sagt ja til hinanden.

Krav om lønforhandling

Lønindplacering og tillæg aftales med den forhandlingsberettigede organisation for en overenskomstansat graver, kirkegårdsleder, kirketjener, kordegn, kirke- og kulturmedarbejder, kirkemusiker eller organist. Det vil sige, medarbejderne kan ikke forhandle for dem selv. Se tekstforslag til menighedsrådets tilbud ved nyansættelse i skabelonsamlingen.

I er forpligtet til at forhandle lønnen, selvom I ønsker at indplacere intervallønnen i bunden af intervallet, og også selvom der ikke er geografisk eller faglig fleksibilitet i stillingen.

Der skal ikke forhandles løn for organister omfattet af Organistoverenskomsten eller AC-overenskomsten, gartnere og gartneriarbejdere eller FDK-kirkegårdsledere m.fl. hvis de indplaceres på basisløntrin.

Vær opmærksom på, at gravermedhjælpere selv har ret til at forhandle deres løn.

Hvis I ansætter en medarbejder på individuelle vilkår, fastsætter I lønnen efter aftale med medarbejderen. Det gælder alle løndele, herunder eventuel pension. I kan også frit aftale, om lønnen skal opgøres som timeløn, månedsløn eller som et fast honorar.

Proceduren for intervallønnede, organister og kirkegårdsledere

Inden ansættelsen skal I fremsende et forslag til en lønindplacering inden for intervallet eller eventuelt et kvalifikationstillæg til den forhandlingsberettigede organisation. Forslaget skal indeholde en begrundelse for forslaget og oplyse om indholdet i stillingen. (Vedlæg fx. en kopi af arbejdsbeskrivelsen). Endelig skal forslaget indeholde kontaktoplysninger på kandidaten, så organisationen kan få fat i den pågældende.

Organisationen skal herefter svare skriftligt, og forhandlingen kan fortsætte på den måde. Bliver forhandlingen ikke afsluttet, før kandidaten skal tiltræde, giver reglerne mulighed for, at den nye medarbejder aflønnes med den løn, som I har tilbudt, indtil forhandlingen er afsluttet.

Hvis menighedsrådet og den forhandlingsberettigede organisation ikke opnår enighed, kan den forhandlingsberettigede organisation videreføre forhandlingen til stiftet eller By-, Land- og Kirkeministeriet.

Hvis parterne stadig ikke kan blive enige, vil kandidaten blive aflønnet med den løn, som I oprindeligt har foreslået.

Forventningsafstemning

Det forhold, at den faglige organisation har forhandlingsretten, er ikke til hinder for, at kandidaten og menighedsrådet har en forventningssamtale om, hvad lønniveauet skal være. Har man haft en sådan samtale og er blevet enige om lønniveauet, kan man udarbejde et underskrevet udkast til en lønaftale, som sendes til den forhandlingsberettigede organisation. Det kan være med til at give en hurtigere lønforhandling, hvis den forhandlingsberettigede organisation accepterer udkastet til lønaftalen.

Bliver man ikke enige om et resultat af lønforhandlingen, før man indgår aftalen om ansættelse med kandidaten, stiller det både medarbejderen og jer i en dårlig situation. Medarbejderen er tiltrådt stillingen uden at få indfriet sine forventninger til lønnen, og I er bundet af en ansættelsesaftale med en ny utilfreds medarbejder - det bliver ikke en god start for nogen af jer.

Brug jeres ønske til lønniveauet som en betingelse for, at der overhovedet kan indgås en aftale om ansættelse af den pågældende kandidat. Er kandidaten for dyr, kan det jo være, at I i stedet kan bruge den næstbedst kvalificerede i stillingen, og det stiller jer i en væsentlig bedre forhandlingsposition.

Rådighedstillæg

For nogle stillinger er der rådighedstillæg tilknyttet. Det afhænger af stillingstype om medarbejderen skal have rådighedstillæg, eller om det er noget I kan beslutte. 

Som arbejdsgiver kan I have pligt til at udstede et ansættelsesbevis til jeres medarbejdere.

Det er en god idé, at I udsteder et ansættelsesbevis, uanset om ansættelsesforholdet er omfattet af reglerne eller ej. Det betyder, at man får overvejet, hvad der egentlig er aftalt, og at man ofte kan undgå nogle tvivlsspørgsmål, der senere kan opstå.

Den 1. juli 2023 trådte en ny ansættelsesbevislov i kraft. De nye regler udvider arbejdsgiveres pligt til at oplyse medarbejdere om deres ansættelsesvilkår og indfører en række nye mindstekrav vedrørende arbejdsvilkår.

Formålet med den nye ansættelsesbevislov er at skabe mere gennemsigtighed og forudsigelighed i ansættelsesforhold.

Med den nye ansættelsesbevislov får alle medarbejdere med et ansættelsesforhold, hvor den forudbestemte og/eller faktiske arbejdstid udgør mere end gennemsnitligt tre timer pr. uge over en periode på fire uger, krav på et ansættelsesbevis, der indeholder alle væsentlige ansættelsesvilkår. Hvis en medarbejder i en periode på fire uger arbejder mere end tre timer i gennemsnit om ugen, har han eller hun altså krav på et ansættelsesbevis, uanset hvad der er aftalt på forhånd vedrørende arbejdstiden. 

Også medarbejdere, som har et ansættelsesforhold, hvor der ikke på forhånd er fastsat en garanteret mængde betalt arbejde før ansættelsesforholdets begyndelse, er omfattet. De medarbejdere vil ofte være i en ansættelse, hvor de tilkaldes, når der er arbejde til dem, og hvis de efter ansættelsesaftalen er forpligtede til at møde op ved tilkald, har de krav på at få oplyst ansættelsesvilkårene. Det gælder uanset det faktiske antal timer, de arbejder. 

Oplysningspligten udvides 
Den nye ansættelsesbevislov viderefører den eksisterende bestemmelse om, at arbejdsgiveren skal give medarbejderen oplysning om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet, men den udvider samtidig oplysningspligten i forhold til blandt andet varighed af fravær med løn - så der nu ikke alene er tale om ferie, men også om fx barsel - eventuelle ordninger for overarbejde og overarbejdsbetaling og ret til uddannelse, som arbejdsgiveren eventuelt tilbyder. 

Frister 
Efter den nye ansættelsesbevislov skal en del af oplysningerne allerede gives inden syv kalenderdage efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt, mens fristen for øvrige oplysninger er én måned. 

Derudover skal arbejdsgiveren give medarbejderen skriftlig besked om enhver ændring i de aftalte ansættelsesvilkår hurtigst muligt og senest på den dato, hvor ændringerne træder i kraft. Det gælder dog ikke, hvis ændringen skyldes ændringer i fx love eller kollektive overenskomster som arbejdsgiver har henvist til i ansættelsesbeviset. 

Udlevering af oplysninger 
Oplysningerne skal udleveres skriftligt til medarbejderen på papir eller i elektronisk form, hvis oplysningerne er tilgængelige for medarbejderen, og hvis arbejdsgiveren opbevarer dokumentation for fremsendelse eller modtagelse. 

Medarbejdere, der er tiltrådt før den 1. juli 2023, kan bede arbejdsgiveren om at udlevere eller supplere ansættelsesbeviset, så det er i overensstemmelse med de nye regler, og arbejdsgiveren har i givet fald otte uger til at imødekomme anmodningen. 

Ansættelsesbeviset er ikke en kontrakt eller en aftale. Ansættelsesaftalen er ofte indgået længe før ansættelsesbeviset udstedes. Ansættelsesbeviset er jeres oplysning til medarbejderen om, hvilke vilkår, der gælder for ansættelsen. Det gælder både de vilkår, der er fastsat centralt og dem, parterne aftaler i forbindelse med ansættelsen.

De fleste ansættelsesaftaler indgås på følgende måde: Menighedsrådet har haft en stilling slået op og afholdt samtaler, og dernæst fremsætter menighedsrådet et ansættelsestilbud, som ansøgeren siger enten ja eller nej til. Hvis ansøgeren siger ja, er der indgået en aftale, som indeholder de elementer, der har indgået i forløbet.

Herefter er det for sent at lægge nye ting ind i aftalen, for eksempel prøvetid eller et krav om, at man er forpligtet til at vikariere i hele provstiet, eller andet, man senere kommer i tanke om. Det er altså vigtigt, at de ting, der skal ind i aftalen, og som efterfølgende skal oplyses i ansættelsesbeviset, er bragt på bane tidligt i forløbet.

Det vil i praksis sige, at stillingsopslaget kan være et oplagt sted at nævne eventuelle særlige krav, og ellers vil det være naturligt, at det omtales under samtalen og på den måde bliver en del af det ansættelsestilbud, som ansøgeren siger ja til.

 De nye regler medfører, at medarbejdere fremover skal oplyses om følgende minimumsindhold:

• Arbejdsgiverens og medarbejderens navn og adresse
• Arbejdsstedets beliggenhed. Er der ikke et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsageligt udføres, oplyser I, at medarbejderen er beskæftiget på forskellige steder eller frit kan bestemme sit arbejdssted. I de tilfælde tilføjer I også hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse.
• Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af medarbejderens titel, rang, stilling eller jobkategori.
• Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt.
• Ansættelsesforholdets forventede varighed, når der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse.
• Når det drejer sig om vikaransatte med videre.
• Varighed af og vilkår for en eventuel prøvetid.
• Varighed af det fravær med løn, som medarbejderen har ret til.
• Varighed af medarbejderens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom.
• Den gældende eller aftalte løn, som medarbejderen har ret til ved ansættelsesforholdets begyndelse. Desuden også tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, fx pensionsbidrag og eventuelt kost og logi. Oplys også lønnens udbetalingsterminer.
• Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid og eventuelle ordninger for overarbejde og overarbejdsbetaling med videre.
• Hvis arbejdsmønsteret er helt eller overvejende uforudsigeligt skal I oplyse:
  • det princip, at tidsplanen for arbejdet er variabel, antallet af garanterede betalte arbejdstimer og betaling for arbejde, som udføres ud over disse garanterede timer,
  • de referencetimer og -dage, hvor medarbejderen kan pålægges at arbejde
  • den minimums-varslingsperiode, som medarbejderen er berettiget til, før en arbejdsopgave påbegyndes og en eventuel frist for annullering af arbejdsopgaven.
• Den ret til uddannelse, som arbejdsgiveren eventuelt tilbyder.
• Hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet. Er overenskomsten eller aftalen indgået af parter uden for virksomheden, skal det også oplyses, hvem parterne er i den pågældende overenskomst.
• Navnene på socialsikringsinstitutioner, fx ATP og AES som menighedsrådet eventuelt betaler til.

Den nye lov introducerer desuden en række mindstekrav vedrørende arbejdsvilkår:

• Prøvetid: Der kan ikke aftales prøvetid ud over seks måneder, og i tidsbegrænsede ansættelsesforhold kan prøvetiden ikke overstige ¼ af ansættelsestiden. Prøvetiden i et tidsbegrænset ansættelsesforhold kan ikke overstige 6 måneder.
• Sidebeskæftigelse/bibeskæftigelse: Arbejdsgiver må ikke hindre en medarbejder i at tage sideløbende ansættelse eller på den baggrund behandle medarbejderen ugunstigt. Det gælder dog ikke, hvis beskæftigelsen er uforenelig med det bestående ansættelsesforhold.
• Uforudsigelig arbejdstid: En medarbejder med et helt eller overvejende uforudsigeligt arbejdsmønster må kun pålægges at arbejde, hvis arbejdet finder sted inden for forudbestemte perioder og varsles retmæssigt. Medarbejderen kan afvise arbejdsopgaven, hvis betingelserne ikke overholdes.
• En ny formodningsregel importeres også. Er der tale om en tilkaldeansættelse ud over 3 måneder, skal arbejdsgiveren godtgøre, at der ikke er indgået en ansættelsesaftale med et mindste antal betalte timer svarende til det arbejde, den ansatte har udført de seneste 4 uger.
• Ansættelsesform: Hvis en medarbejder har været ansat i mere end 6 måneder og har udstået sin prøvetid, kan medarbejderen anmode om en ansættelsesform med mere forudsigelige og trygge arbejdsvilkår, hvis en sådan findes.
• Obligatorisk undervisning: Hvis en arbejdsgiver tilbyder en obligatorisk uddannelse, skal uddannelsen tilbydes uden udgift for den ansatte, tælle som arbejdstid i ansættelsesforholdet og så vidt muligt foregå i medarbejderens sædvanlige arbejdstid.

Der er i princippet ikke noget til hinder for at oplyse meget mere end det, der kræves som minimum, men det frarådes, fordi ændringer af de vilkår, der er oplyst i ansættelsesbeviset fremover skal meddeles skriftligt. Ellers vil ansættelsesbeviset kunne anses for mangelfuldt.

Manglende eller mangelfuldt ansættelsesbrev kan bevirke, at I som arbejdsgiver pålægges at betale en godtgørelse.

Der gælder stadig en ”nach frist”, og det vil sige, at har arbejdsgiver ikke overholdt fristerne, har arbejdsgiver 15 dage efter medarbejders anmodning til at rette op. Det vil altså sige, at hvis I får en skriftlig henvendelse fra en medarbejder, eller dennes repræsentant, eksempelvis den faglige organisation, skal I rette op på eventuelle mangler og fejl inden for denne 15-dages frist.  Ellers risikerer I at komme i en situation, hvor I skal betale godtgørelse for mangelfuldt ansættelsesbevis.

Spørgsmål om, hvorvidt arbejdsgiveren har overholdt sin oplysningspligt afgøres af Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg.

Alle ansøgere til stillinger i det offentlige har krav på et individuelt afslag. Det vil sige, at hver enkelt ansøger, der har søgt en stilling hos jer, som vedkommende ikke er blevet tilbudt, skal have besked om det.

Et afslag på ansættelse er en form for afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det betyder, at I, ifølge forvaltningslovens regler, skal give en begrundelse, når I giver en ansøger et afslag på en stilling.

En begrundelse for et afslag er en forklaring på, hvad I har lagt vægt på i jeres valg af kandidat. Hvor uddybende begrundelsen skal være, afhænger af, hvor langt ansøgeren er kommet i ansættelsesprocessen.

Afgørelsen i ansættelsessager beror alene på jeres skøn. Derfor kan der normalt ikke stilles vidtgående krav til begrundelsen for et afslag. Med andre ord kan det i forbindelse med afslag være tilstrækkeligt, at I angiver, at en mere kvalificeret ansøger er blevet ansat.

Men hvis I – som det oftest er tilfældet - ved afgørelsen har lagt vægt på bestemte kvalifikationer hos den, der blev ansat, skal det stå i afslaget.

I forhold til ansøgere, der har været til ansættelsessamtaler, kan det være relevant at give en mere indgående begrundelse for afslaget.

Husk derfor, når I giver afslag at angive, hvad I har lagt vægt på i jeres valg, fx at den valgte ansøger har erfaring med arbejdet på en kirkegård, at vedkommende har kendskab til det arbejde, der er forbundet med højmesser og kirkelige handlinger, at vedkommende har kørekort med videre.