Ansættelse af ny medarbejder

Det er menighedsrådet, der ansætter og afskediger medarbejderne ved kirken og kirkegården.

Det kan dog fraviges i følgende tilfælde:

  • Hvis kirkegårdsleder har fået kompetencen til at ansætte og eventuelt også afskedige medarbejderne på kirkegården.
  • Hvis menighedsrådet har oprettet en stilling som administrationschef, og der i stillingen indgår, at administrationschefen har kompetence til at ansætte og eventuelt afskedige medarbejdere. 
  • Hvis menighedsrådet har uddelegeret ansættelses- og afskedigelseskompetencen til fx et § 20 udvalg.

1. Før stillingen bliver slået op

Før stillingen bliver slået op, bør I gøre jer en række overvejelser i menighedsrådet.

I har mulighed for at præge stillingen i den retning, I ønsker og kan altså fortage ændringer, inden stillingen slås op.

Spørg jer selv: Skal den nye stilling have samme indhold, som den forrige? Skal den være med samme timetal? Hvornår skal der ske tiltrædelse? Skal der nedsættes et ansættelsesudvalg? 

1.1 Generelt

Det vil være naturligt, at det er kontaktpersonen, der står for at rekruttere på vegne af menighedsrådet, men det behøver det ikke at være. Det kan fx besluttes, at der skal være et ansættelsesudvalg. Det forberedende arbejde inden der laves stillingsopslag er en meget vigtig del af processen, når der skal ansættes en ny medarbejder.

I skal overveje, hvad der er brug for både fagligt, organisatorisk og personligt. I kan overveje, om der skal ske omstrukturering, omplacering af arbejdsopgaver, og om der er sket ændringer i opgaverne og stillingens størrelse og beskrivelse, siden stillingen sidst blev slået op.

Endelig kan I vurdere, hvad der skal prioriteres i forhold til jeres visioner og mål fremadrettet, og hvilken type medarbejder, der vil passe ind på arbejdspladsen.

2. Ansættelsesudvalg

Når I har en ledig stilling, kan det være hensigtsmæssigt at oprette et ansættelsesudvalg, så ikke hele menighedsrådet skal deltage i samtalerne. Et ansættelsesudvalg oprettes med hjemmel i menighedsrådslovens § 20.

Et § 20 udvalg forbereder som udgangspunkt sager til menighedsrådet. Menighedsrådet kan dog vælge at delegere kompetence til udvalget, som fx at træffe afgørelse om en ansættelse. Hvis menighedsrådet ikke beslutter at tillægge udvalget kompetence til at foretage ansættelsen, vil udvalget være et forberedende udvalg.

Ansættelsesudvalget kan læse ansøgninger, udvælge hvem der skal til samtale, holde samtaler og indstille ansøgere, hvorefter menighedsrådet beslutter, hvem der tilbydes ansættelse, medmindre kompetencen til at ansætte er uddelegeret af menighedsrådet.

Der er ingen faste regler for, hvor mange der skal være i et ansættelsesudvalg, men et antal på mellem tre og seks personer er normalt. For få medlemmer kan medføre, at vigtige aspekter overses under samtalerne, mens et for stort antal kan gøre processen tidskrævende.

Ansættelsesudvalget kan suppleres med en repræsentant for medarbejderne. Det er meget naturligt, at de medarbejdere, der skal arbejde tæt sammen med den nye medarbejder, får mulighed for at fremføre deres synspunkter.

Medarbejderrepræsentanten må dog ikke deltage i behandling og afstemning vedrørende ansøgningerne på jeres møde i menighedsrådet. For eksempel har menighedsrådet bedt medarbejderrepræsentanten om at deltage i et ansættelsesudvalg ved besættelse af en stilling. Det kan medarbejderrepræsentanten godt. Medarbejderrepræsentanten kan derimod ikke deltage i forhandlingen i menighedsrådet, når den endelige afgørelse om ansættelse skal træffes.

I øvrigt gælder de almindelige regler om inhabilitet, fx må et menighedsrådsmedlem ikke deltage i behandlingen af en ansættelsessag overhovedet, hvis eksempelvis den pågældendes ægtefælle, samlever eller anden nært tilknyttet person er ansøger til stillingen.

2.1 Profil – faglig og personlig

Når en stilling bliver ledig, er det ikke altid den bedste løsning blot at besætte stillingen med samme indhold. I skal ansætte en medarbejder, der forhåbentlig vil være ansat i mange år fremover. Det kan ofte være en fordel at overveje, om opgaverne kan løses på en anden måde eller i en anden sammenhæng.

At nedsætte et ansættelsesudvalg med medarbejderrepræsentation kan være en god måde at få belyst, hvilke opgaver der skal løses, og hvilke sammenhænge de indgår i.

En ledig stilling kan også give anledning til, at andre medarbejdere får mulighed for at ændre deres opgaver og på den måde udvikle sig i deres job og på arbejdspladsen.

Inden stillingsopslaget laves, kan ansættelsesudvalget derfor afdække følgende spørgsmål:

  • Hvilke opgaver grænser op til andre faggrupper i kirken?
  • Kan der opnås bedre kvalitet eller effektivitet ved at overføre opgaver fra eller til stillingen fra andre job ved kirken? – og hvordan?
  • Hvilke opgaver er i stillingen efter en eventuel flytning/bytning af opgaver?
  • Hvordan er opgaverne prioriteret i forhold til hinanden?
  • Hvordan fylder opgaverne tidsmæssigt i stillingen i forhold til hinanden?
  • Hvordan er opgavefordelingen hen over året og ugen/dagen?
  • Hvilke fremtidige ændringer i opgaverne er i sigte?
  • Hvem skal den nye medarbejder samarbejde med og om hvad?
  • Hvem refererer den nye medarbejder til? Og hvem refererer til den nye medarbejder?
  • Hvilke tjenestesteder er der?
  • Hvad skal lønnen være i stillingen?
  • Hvilke ord karakteriserer bedst organisationskulturen?
  • Hvilke udviklingsmuligheder er der i stillingen?
  • Hvad er succeskriterierne for stillingen?
  • Hvilke resultater skal der opnås i stillingen?
  • Hvordan kan det konstateres, om resultaterne nås?

På baggrund af ansættelsesudvalgets besvarelse af spørgsmålene kan der udarbejdes en beskrivelse af de kvalifikationer, der kræves for, at en ny medarbejder kan udfylde stillingen. De faglige kvalifikationer er selvfølgelig meget vigtige, men de personlige kvalifikationer kan vise sig at være lige så væsentlige. Det er vigtigt at ansætte en medarbejder, der passer ind i kulturen og vil trives med at arbejde for menighedsrådet.

I stillingsopslaget bør der derfor indgå krav til både de faglige og personlige kvalifikationer. Det er også vigtigt at beskrive opgaverne detaljeret, da ikke alle nødvendigvis ved, hvad en graver for eksempel laver. En grundig beskrivelse kan tiltrække flere potentielle og kvalificerede ansøgere.

Undgå at stille urealistiske krav, når kvalifikationerne beskrives. Der findes ingen perfekte mennesker, der kan alt. Derfor er det vigtigt at vælge de mest afgørende personlige kvalifikationer og skriv dem i stillingsopslaget.

2.2 Stillingsopslag

Som hovedregel skal alle offentlige stillinger slås op. En undtagelse er tidsbegrænsede stillinger, hvor beskæftigelsen ikke overstiger et år og stillinger, der besættes i henhold til nummerordning (gartneriarbejdere og gartnere på bykirkegårde).

Stillinger med sæsonansættelse skal opslås, selvom beskæftigelsen ikke overstiger et år (gravermedhjælperstillinger på landsbykirkegårde).

2.3 Generelt

Menighedsrådet er en offentlig myndighed. Det betyder, at ledige stillinger som udgangspunkt skal slås op offentligt. På den måde sikrer man, at alle får lige mulighed for at søge stillingen, og at I får det bedst mulige ansøgerfelt. Selv deltidsstillinger med et meget lille timetal skal slås op.

En stilling, der skal besættes tidsubegrænset, men hvor arbejdet udføres i sæson - fx en varig gravermedhjælperstilling med en arbejdsperiode hvert år fra april til december - skal slås op.

I forbindelse med ferieafløsning, vikariater og anden kortvarig beskæftigelse, der ikke overstiger et år, behøver I ikke at slå den tidsbegrænsede stilling op. Dog skal stillinger, hvori der sker sæsonansættelse, slås op. Det gælder fx for en gravermedhjælperstilling, der skal besættes fra 1. april til 30. november, hvor ansættelsesforholdet så ophører uden yderligere varsel.

Hvis en stilling besættes i henhold til den nummerordning, der gælder for gartneriarbejdere og gartnere, slås den ikke op.

Et stillingsopslag skal indeholde:

  • Stillingsbetegnelse
  • Ansættelsesmyndighed
  • Arbejds- og eller tjenesteder
  • Ansættelsesvilkår, herunder henvisning til relevant overenskomst, fællesoverenskomst, organisationsaftale samt protokollat
  • Angivelse af intervalløn/basisløn og eventuelt udspil til løn
  • Gennemsnitlig ugentlig arbejdstid
  • Særlige uddannelseskrav eller øvrige kvalifikationer
  • Oplysning om, hvortil ansøgningen skal sendes og ansøgningsfristens udløb
  • Ansøgningsfrist – som skal være mindst 14 dage.

Er der til stillingen knyttet rådighedsforpligtelse, supplerende rådighedsforpligtelsen, pligt til at gøre tjeneste ved andre myndigheder i folkekirken eller faglig fleksibilitet, skal det også fremgå af stillingsopslaget.

Hvis der er tale om en stilling som organist, kordegn, kirketjener eller graver, kirkegårdsleder og stor administrationschef skal opslaget indeholde oplysning om, at stillingen kan besættes på tjenestemandsvilkår, hvis ansøgeren kommer direkte fra en ansættelse på de vilkår i samme stillingstype i folkekirken.

I opslaget kan I oplyse, hvilke krav I har til en ansøgerens faglige og personlige kvalifikationer.

Opslaget kan derudover indeholde oplysning om, fx at der vil blive indhentet straffeattest, børneattest.

Vedrører opslaget en deltidsstilling, kan I indsætte oplysninger om den forventede rammetid.

Opslaget bør også indeholde oplysninger om, hvem I er, hvad I for et sogn, hvor mange ansatte I er, hvilke aktiviteter I har, hvad der ligger i samarbejdet med et andet menighedsråd.

Beskriv de væsentligste opgaver i stillingen, og hvad der eventuelt er særligt ved stillingen eller jeres kirke. For eksempel om der er mulighed for hjemmearbejde og fleksible arbejdsvilkår.

Særlige vilkår som ikke automatisk er gældende, fx prøvetid, kan med fordel nævnes allerede i opslaget. På den måde bliver vilkåret en del af det grundlag, der senere indgås aftale på.

Endelig kan det være en fordel at oplyse, hvornår der holdes ansættelsessamtaler.

I kan med fordel fastsætte både dato for, hvornår ansøgningsfristen udløber og klokkeslæt. På den måde bliver det lettere at afgøre, om en ansøgning er kommet rettidigt.

I kan nemlig kun tage ansøgninger, der er modtaget inden ansøgningsfristens udløb, i betragtning. Hvis I ønsker at tage en ansøgning, der er indgivet efter fristens udløb, i betragtning, skal stillingen slås op igen.

Stillinger skal som minimum slås op på Jobnet. Derudover er der ikke fastsat regler for, hvor stillingen skal slås op. Organisationsblade og lokale dagblade er de mest almindelige steder at annoncere, men landsdækkende aviser kan naturligvis også overvejes. Opslag på internetbaserede jobsøgningsportaler opfylder også betingelsen om offentligt opslag.

Det afgørende er, at stillinger bliver slået op på den måde, der er bedst egnet til at gøre offentligheden bekendt med opslaget. Det er jer, der vurderer, hvordan et opslag på bedste vis når ud til den relevante målgruppe.

Bemærk, at det er tilstrækkeligt at indrykke en kortere henvisningsannonce til et fuldt stillingsopslag på sognets hjemmeside.

Hvis I har en medarbejder, der er tidsbegrænset ansat, skal pågældende informeres om, at I slår en fast stilling op for at sikre, at vedkommende får mulighed for fast ansættelse.

En stilling kan genopslås, hvis I vurderer, at ingen af ansøgerne er tilstrækkeligt egnet til stillingen, eller hvis I mener, at et genopslag kan få mere kvalificerede til at søge. I genopslaget skal der stå, at tidligere egnede ansøgere vil blive taget i betragtning, medmindre de tilbagekaldes.

2.4 Udvælgelse af ansøger til samtale

Efter ansøgningsfristens udløb skal menighedsrådet vurdere de indkomne ansøgninger. Udvælgelsen bør bero på en analyse af jobbets opgaver og kvalifikationskrav.

Når I har modtaget ansøgningerne til en stilling, skal der udvælges ansøgere til en personlig samtale. Det er naturligt, at det er ansættelsesudvalget, der også lavede jobanalyse og stillingsopslag, der udvælger ansøgere til samtale på baggrund af de kvalifikationskrav, de beskrev for den nye medarbejder.

Der er ikke krav til, hvor mange, der skal indbydes til samtale. Antallet vil være afhængigt af, hvor mange kvalificerede ansøgere, der har søgt. Der er ingen grund til at indbyde ikke-kvalificerede ansøgere, og der er ingen grund til at byde mange til samtale. Et naturligt antal kan være to til fem ansøgere.

I indbydelsen kan det ud over tid og sted være hensigtsmæssigt at oplyse:

  • Hvem der deltager i samtalen fra menighedsrådets side
  • Hvor lang tid samtalen forventes at vare
  • Hvor ansøgeren skal henvende sig
  • At ansøgeren skal bekræfte, at vedkommende kommer til samtalen.

2.5 Ansættelsessamtaler

Inden ansættelsessamtalerne bør I tage stilling til, hvordan samtalerne skal gennemføres, og I skal aftale, hvem der fortæller om arbejdspladsen, arbejdsopgaverne og lignende.

Det er en god idé, at I forud for samtalen laver en spørgeguide med relevante spørgsmål, som relaterer sig til stillingen og dens indhold.

Ansøgeren er næsten altid lidt nervøs for samtalen. Vær derfor opmærksom på ikke at skabe forhold, der gør situationen endnu mere presset for ansøgeren. Vælg fx lokale og tidspunkt, så ansøgerne ikke kan komme til at møde hinanden.

Sørg for, at lokalet ikke er for koldt, og at det er ordentligt indrettet. Server gerne vand og eventuelt kaffe/te, men undlad at servere noget, der skal spises. Det er en samtale, og man taler ikke med mad i munden. Det kan desuden virke forstyrrende både på ansøger og ansættelsesudvalg.

Samtalen kan indledes kort med nogle oplysninger om arbejdspladsen, men samtalens hovedformål er at få vurderet ansøgeren, og det sker kun, hvis ansøgeren taler. Det vil sige, at taletiden er til ansøgeren.

2.6 Spørgsmålene

Udgangspunktet for spørgsmålene er opgaverne og kvalifikationskravene i stillingen. Derfor er det en god idé at forberede en række spørgsmål, som stilles til alle ansøgere. På den måde bliver det lettere at sammenligne ansøgerne bagefter.

Start fx selve samtalen med at bede ansøgeren om at uddybe sin ansøgning og CV og fortælle, hvorfor pågældende søger stillingen. Det giver ofte et godt afsæt for at stille spørgsmål til ansøgerens tidligere erfaringer og resultater. På den måde kan I afdække ansøgerens faglige kvalifikationer.

Et supplement til at afdække de faglige kvalifikationer kan være en øvelse, som ligner en daglig opgave. Det kan enten organiseres som et spørgsmål i samtalen eller som en egentlig opgave, som de får lidt forberedelsestid til at løse inden samtalen.

Spørgsmålene til de personlige kvalifikationer kan med fordel være spørgsmål, der starter med hv-ord og ikke kan besvares med ”ja” eller ”nej”. Hvis I fx har formuleret et kvalifikationskrav, der er:

”Har et højt kvalitetsniveau” og I spørger: ”Har du et højt kvalitetsniveau?” Hvem skulle så svare nej til det? Prøv i stedet med:

”Hvis du opdager, at en arbejdsgang du har i forhold til kordegnen, er uhensigtsmæssig, hvad gør du så?”

”Hvad forstår du ved kvalitet?”

”Hvordan vil du beskrive din placering på en linje med kvalitet i den ene ende og effektivitet i den anden ende?”

På den måde får I en dialog med ansøgeren om dennes opfattelse af kvalitet, og I får bedre mulighed for at spørge yderligere ind til de svar, som ansøgeren giver. En anden mulighed er at bede om eksempler på generelle udtalelser, ansøgeren kommer med.

Som noget nyt skal en tjenestemand oplyse, hvis denne har krav på tjenestemandsansættelse. Hvis ansøgeren ikke gør det, så fortaber ansøgeren sit krav på at få stillingen, selvom vedkommende viste sig at være jeres første kandidat. I må således også gerne spørge, om en medarbejder er tjenestemand i forvejen.

I må ikke stille spørgsmål om forhold, der er omfattet af ligebehandlingsloven. Det betyder også, at I ikke må lægge vægt på det, hvis ansøgeren selv oplyser om den slags forhold. Det er fx spørgsmål om graviditet, ønske om graviditet, familiære forhold eller seksuel orientering.

Oplysninger om helbredsforhold er reguleret i lov om brug af helbredsoplysninger. I må alene spørge, om ansøgeren har en bestemt sygdom eller symptomer, som har væsentlig betydning for udførelsen af arbejdet. I må således ikke spørge til irrelevante sygdomme eller sygdomme, der ikke har betydning for udførelsen af arbejdet.

Ansøgeren har dog omvendt en pligt til at oplyse, hvis vedkommende lider af sygdomme eller har symptomer, der kan få væsentlig betydning for arbejdet. Det, ansøgeren skal oplyse, er sygdomme eller symptomer på sygdomme, der må forventes at medføre hyppigere sygefravær, større nedsættelse af arbejdsevnen eller hyppig indlæggelse på hospital, end en arbejdsgiver normalt må være indstillet på.

Sørg for, at ansøgeren også selv får lejlighed til at stille spørgsmål til jer under samtalen. Ansøgeren skal jo også vurdere, om jobbet stadig er interessant.

3. Vilkår for ansættelse

I forbindelse med ansættelse af en ny medarbejder kan der aftales prøvetid, så parterne har mulighed for at se hinanden an.

Hvis medarbejderen skal varetage opgaver, hvor der er kontakt med, eller mulighed for at opnå kontakt med børn, skal der indhentes en børneattest. Hvis der er tale om en betroet medarbejder, der fx skal have adgang til kirkekassen, kan der indhentes en straffeattest.

Slutteligt skal I for en del af folkekirkens deltidsansatte medarbejdere have aftalt en rammetid, så parterne ved, hvornår arbejdstid kan placeres.

3.1 Prøvetid

Organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere, gravere og kirkegårdsledere

Hensigten med prøvetid er, at både medarbejderen og menighedsrådet får lejlighed til at vurdere arbejdets karakter og medarbejderens egnethed. Man ser med andre ord hinanden an.

Prøvetid skal aftales, og det er derfor en god idé, at I allerede i stillingsopslaget skriver, at der i forbindelse med ansættelsen benyttes tre måneders prøvetid. Alternativt kan I bringe det op til ansættelsessamtalerne. Det er under alle omstændigheder for sent først at bringe prøvetid i spil, når ansættelsesbeviset skal udstedes, for på det tidspunkt er aftalen om ansættelse indgået.

Hvis der er indgået aftale om, at ansættelsen er på prøve, gælder de sædvanlige opsigelsesvarsler ikke i de tre måneders prøvetid. Derimod gælder et forkortet varsel, der for menighedsrådet er 14 dage. Medmindre andet aftales kan medarbejderen opsige sin stilling uden varsel i prøveperioden.

Det er en god idé, at I over for medarbejderen i ansættelsesaftalen betinger jer et varsel af tilsvarende længde som det, I selv skal give, altså 14 dage.

Det er muligt at indgå en aftale om at forlænge prøvetiden, men forlængelsen får ikke betydning for opsigelsesvarslets længde. Det vil sige, at medarbejderen kun kan afskediges med 14 dages varsel inden for de første tre måneder af prøvetiden. Det gælder, uanset hvor lang prøvetiden er.

Opsigelsesvarslet er herefter en måned i de første seks måneder af ansættelsen.

Forlænget prøvetid kan fx aftales, hvis der fra jeres side er et særligt behov for at præcisere eller signalere usikkerhed med hensyn til ansættelsesforholdet. Usikkerheden kan fx opstå på grund af længerevarende sygdom i prøvetiden.

Opsigelse i prøvetiden – efter forudgående partshøring – skal ske, så fratrædelsen kan finde sted inden prøvetidens udløb. Under prøvetiden er der ikke krav om, at fratrædelsen skal ske den sidste dag i måneden.

Gravermedhjælpere samt timelønnede gartneriarbejdere og gartnere

Som beskrevet ovenfor medfører ansættelse på prøve, at der i de første tre måneder gælder et forkortet opsigelsesvarsel på 14 dage.

Gravermedhjælperes overenskomstbestemte opsigelsesvarsel er imidlertid kortere end 14 dage i de første tre måneder. I relation til opsigelsesvarslets længde tjener det derfor ikke noget formål at aftale prøvetid med en gravermedhjælper.

Det samme gælder for timelønnede gartneriarbejdere og gartnere, der også har et overenskomstbestemt opsigelsesvarsel, der i de første tre måneder er kortere end 14 dage.

Der er ikke noget til hinder for, at der indgås aftale med fx en timelønnet gartneriarbejder om, at ansættelsen er på prøve. Men I skal være opmærksomme på, at opsigelsesvarslet ikke kan forkortes i forhold til det overenskomstbestemte.

3.2 Børneattester

Ifølge lov om indhentelse af børneattester, skal der indhentes børneattester for personer, der som led i udførelsen af deres opgaver, skal have direkte kontakt med børn under 15 år samt for personer, der som led i udførelsen af deres opgaver færdes fast blandt børn under 15 år og derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med dem.

I skal indhente børneattester for de lønnede ansatte, men også for menighedsrådsmedlemmer og de  frivillige. Det vil sige, at alle der på en eller anden måde skal deltage i arbejdet med børn under 15 år eller færdes fast blandt børn under 15 år i kirkens regi, og som ad den vej har direkte kontakt med børn eller har mulighed for direkte kontakt, skal I indhente børneattest på. Det skal gøres, inden de ansættes eller påbegynder hvervet.

Fast tilknytning betyder, at det fra starten af ansættelsen eller beskæftigelsen er hensigten, at den pågældendes tilknytning til kirken skal have mere end enkeltstående eller kortvarig karakter. I de tilfælde skal børneattest være indhentet, inden personen tiltræder som ansat eller beskæftiget.

Børneattest skal under alle omstændigheder indhentes senest tre uger efter det tidspunkt, hvor en person har været tilknyttet kirken i mere end tre måneder og inden for dette tidsrum i mindst tre tilfælde eller i en sammenhængende periode af mere end en uges varighed har fungeret som underviser, leder eller vejleder for børn under 15 år, forudsat at personen fortsat skal være tilknyttet kirken.

3.3 Straffeattester

Hvis I skal ansætte en medarbejder i en betroet stilling, fx kordegn, regnskabsfører eller en anden medarbejder, der får adgang til kirkekassens midler, kan I overveje, om der skal indhentes en straffeattest.

En straffeattest kan give indblik i, om kandidaten tidligere har begået berigelseskriminalitet, som kan indgå i vurderingen af, om kandidaten er egnet til at varetage stillingen.

Processen for indhentelse af attester

Det bør allerede i stillingsopslaget fremgå, at der i forbindelse med ansættelsen vil blive indhentet børne- og eller straffeattest. Ansøgeren skal give samtykke til, at attesten indhentes.

Kravet om at indhente en attest betyder, at I skal sørge for at få attesten og kende dens indhold. Så det kan indgå i jeres overvejelser, inden I træffer den endelige beslutning om ansættelse. Det er vigtigt at gøre det, inden I giver ansøgeren et bindende tilsagn om, at "stillingen er din – hvis du vil have den."

Det er ikke forbudt at ansætte en ansøger, selvom vedkommende har forhold på børne- og eller straffeattesten. Det er fortsat op til menighedsrådets vurdering, om ansøgeren skal ansættes.

Opbevaring og fornyelse af attester

Når attesten er indhentet, skal det noteres i medarbejderens personalesag. Derefter skal attesten slettes.
Hvis der efter ansættelsen kommer en anmærkning på medarbejderens børneattest, bliver menighedsrådet kontaktet af Rigsadvokaten.

Attester på menighedsrådsmedlemmer og frivillige skal også slettes, når de er indhentet. Her kan menighedsrådet med fordel have en samlet liste, hvor det noteres, at der er indhentet en attest og notere datoen for indhentelse.
Menighedsrådet får ikke besked, hvis der kommer en anmærkning for et menighedsrådsmedlem eller en frivillig. Menighedsrådet skal derfor beslutte, hvor tit der skal indhentes fornyet børneattest på menighedsrådsmedlemmer eller frivillige. Flere organisationer og foreninger indhenter fast børneattester hvert andet eller tredje år.

3.4 Rammetid

En overenskomstansat graver, kirketjener, kordegn, kirke- og kulturmedarbejder, kirkemusiker eller organist, der ansættes på deltid, det vil sige færre end 37 timer, skal have en rammetid.

Rammetiden skal aftales med medarbejderen forud for ansættelsen.

4. Indhentning af referencer på ansøger

Formålet med at indhente referencer er at tydeliggøre/afklare det billede af ansøgerens faglige og sociale kompetencer, som ansættelsesudvalget har dannet sig under samtalen med ansøgeren.

Når I indhenter referencer, skal I være opmærksomme på:

  • at oplysninger fra en nuværende eller tidligere arbejdsgiver kun må indhentes med ansøgers samtykke (samtykket til at indhente referencer behøver ikke at være skriftligt).
  • at der skal skrives et notat i sagen, hvis der indhentes oplysninger fra nuværende eller tidligere arbejdsgivere.
  • at der skal partshøres, hvis oplysninger fra nuværende eller tidligere arbejdsgiver er til ugunst for ansøgeren og tillægges væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Vær desuden opmærksom på, at man som arbejdsgiver ikke må videregive oplysninger om rent private forhold, herunder politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler.

Personen, der udtaler sig, skal alene udtale sig i forhold til egen erfaring/vurdering af ansøgeren, ikke vurdere vedkommendes evne til at bestride det nye job.

Når der afgives referencer, er det vigtigt at være opmærksom på, om der er tale om tavshedsbelagte oplysninger. Det er den person, der afgiver referencer, der har ansvaret for at vurdere, om oplysningerne er relevante og dermed kan videregives.

5. Tilbud om ansættelse

Når menighedsrådet har udvalgt en ansøger på baggrund af ansættelsesproceduren, referencer og eventuelle attester, kan I tilbyde ansættelse.

Der er altid tale om et tilbud, som ansøgeren kan enten acceptere eller takke nej til. Det kunne jo tænkes, at ansøgeren ikke længere var interesseret i jobbet, eller alternativt kun var interesseret under bestemte forudsætninger, fx lønnen.

 I tilbuddet om ansættelse kan I stille betingelse om, at der skal være enighed om lønnen. Det vil sige, at bliver I ikke enige med den faglige organisation om lønnen, kan der ikke indgås aftale om ansættelse. På denne måde bevarer I muligheden for at vurdere, om en ansøger bliver for dyr under hensyn til kirkens behov og økonomi.

I kan give jeres tilbud om ansættelse enten mundtligt eller skriftligt - det er lige bindende.

Det er dog nogle gange sådan, at ansøgeren ikke vil sige sin nuværende stilling op, før vedkommende har fået et skriftligt bevis på ansættelsen. Hvis ansøgeren fortsat er interesseret, og det ikke er muligt at sende et ansættelsesbevis med det samme, for eksempel fordi lønnen først skal aftales med den forhandlingsberettigede organisation, kan I i stedet sende et kort brev, hvor I bekræfter, at vedkommende ansættes i stillingen fra den aftalte dato.

Accept af stillingen fra ansøgerens side kan ske ved at acceptere mundtligt eller skriftligt eller ved at tiltræde stillingen.

Hvis ansøgeren ikke tiltræder, er ansættelsesforholdet som udgangspunkt afbrudt.

Hvis ansøgeren forud for en manglende tiltrædelse har betinget sig bestemte vilkår fx løn eller arbejdstidens placering, er det vigtigt, at I tilkendegiver, at I forventer tiltrædelse uanset om de vilkår er helt på plads, for at ansættelsesaftalen fortsat er gældende. Ellers vil I ikke kunne hævde, at ansættelsesforholdet er afbrudt af medarbejderen.

Hvornår er der så indgået en bindende aftale? Det kan være svært at afgøre, især hvis det foregår mundtligt, og det gør det ofte i første omgang, når det handler om ansættelse af personale.

En mundtlig ansættelsesaftale er indgået, når der er afgivet et tilbud fra jer, som er accepteret af ansøgeren.

I praksis kan det være allerede aftenen efter, der har været holdt samtaler, og I har besluttet jer for en ansøger.

Kontaktpersonen ringer til ansøgeren og siger ”Vi har valgt at tilbyde dig stillingen, vil du have den?” og hvis ansøgeren bare svarer ”Ja”, så er der tilbud og accept og dermed en aftale.

6. Lønforhandling

Indled og afslut lønforhandling ved ansættelse af en ny medarbejder, inden I indgår en endelig aftale om ansættelsen med kandidaten, så begge parter kender alle forudsætninger for at have sagt ja til hinanden.

Krav om lønforhandling

Lønindplacering og tillæg aftales med den forhandlingsberettigede organisation for en overenskomstansat graver, kirkegårdsleder, kirketjener, kordegn, kirke- og kulturmedarbejder, kirkemusiker eller organist. Det vil sige, medarbejderne kan ikke forhandle for dem selv. Se tekstforslag til menighedsrådets tilbud ved nyansættelse i skabelonsamlingen.

I er forpligtet til at forhandle lønnen, selvom I ønsker at indplacere intervallønnen i bunden af intervallet, og også selvom der ikke er geografisk eller faglig fleksibilitet i stillingen.

Der skal ikke forhandles løn for organister omfattet af Organistoverenskomsten eller AC-overenskomsten, gartnere og gartneriarbejdere eller FDK-kirkegårdsledere m.fl. hvis de indplaceres på basisløntrin.

Vær opmærksom på, at gravermedhjælpere selv har ret til at forhandle deres løn.

Hvis I ansætter en medarbejder på individuelle vilkår, fastsætter I lønnen efter aftale med medarbejderen. Det gælder alle løndele, herunder eventuel pension. I kan også frit aftale, om lønnen skal opgøres som timeløn, månedsløn eller som et fast honorar.

Proceduren for intervallønnede, organister og kirkegårdsledere

Inden ansættelsen skal I fremsende et forslag til en lønindplacering inden for intervallet eller eventuelt et kvalifikationstillæg til den forhandlingsberettigede organisation. Forslaget skal indeholde en begrundelse for forslaget og oplyse om indholdet i stillingen. (Vedlæg fx. en kopi af arbejdsbeskrivelsen). Endelig skal forslaget indeholde kontaktoplysninger på kandidaten, så organisationen kan få fat i den pågældende.

Organisationen skal herefter svare skriftligt, og forhandlingen kan fortsætte på den måde. Bliver forhandlingen ikke afsluttet, før kandidaten skal tiltræde, giver reglerne mulighed for, at den nye medarbejder aflønnes med den løn, som I har tilbudt, indtil forhandlingen er afsluttet.

Hvis menighedsrådet og den forhandlingsberettigede organisation ikke opnår enighed, kan den forhandlingsberettigede organisation videreføre forhandlingen til stiftet eller By-, Land- og Kirkeministeriet.

Hvis parterne stadig ikke kan blive enige, vil kandidaten blive aflønnet med den løn, som I oprindeligt har foreslået.

Forventningsafstemning

Det forhold, at den faglige organisation har forhandlingsretten, er ikke til hinder for, at kandidaten og menighedsrådet har en forventningssamtale om, hvad lønniveauet skal være. Har man haft en sådan samtale og er blevet enige om lønniveauet, kan man udarbejde et underskrevet udkast til en lønaftale, som sendes til den forhandlingsberettigede organisation. Det kan være med til at give en hurtigere lønforhandling, hvis den forhandlingsberettigede organisation accepterer udkastet til lønaftalen.

Bliver man ikke enige om et resultat af lønforhandlingen, før man indgår aftalen om ansættelse med kandidaten, stiller det både medarbejderen og jer i en dårlig situation. Medarbejderen er tiltrådt stillingen uden at få indfriet sine forventninger til lønnen, og I er bundet af en ansættelsesaftale med en ny utilfreds medarbejder - det bliver ikke en god start for nogen af jer.

Brug jeres ønske til lønniveauet som en betingelse for, at der overhovedet kan indgås en aftale om ansættelse af den pågældende kandidat. Er kandidaten for dyr, kan det jo være, at I i stedet kan bruge den næstbedst kvalificerede i stillingen, og det stiller jer i en væsentlig bedre forhandlingsposition.

7. Ansættelsesbevis

Som arbejdsgiver kan I have pligt til at udstede et ansættelsesbevis til jeres medarbejdere.

Det er en god idé, at I udsteder et ansættelsesbevis, uanset om ansættelsesforholdet er omfattet af reglerne eller ej. Det betyder, at man får overvejet, hvad der egentlig er aftalt, og at man ofte kan undgå nogle tvivlsspørgsmål, der senere kan opstå.

Den 1. juli 2023 trådte en ny ansættelsesbevislov i kraft. De nye regler udvider arbejdsgiveres pligt til at oplyse medarbejdere om deres ansættelsesvilkår og indfører en række nye mindstekrav vedrørende arbejdsvilkår.

Formålet med den nye ansættelsesbevislov er at skabe mere gennemsigtighed og forudsigelighed i ansættelsesforhold.

Med den nye ansættelsesbevislov får alle medarbejdere med et ansættelsesforhold, hvor den forudbestemte og/eller faktiske arbejdstid udgør mere end gennemsnitligt tre timer pr. uge over en periode på fire uger, krav på et ansættelsesbevis, der indeholder alle væsentlige ansættelsesvilkår. Hvis en medarbejder i en periode på fire uger arbejder mere end tre timer i gennemsnit om ugen, har han eller hun altså krav på et ansættelsesbevis, uanset hvad der er aftalt på forhånd vedrørende arbejdstiden. 

Også medarbejdere, som har et ansættelsesforhold, hvor der ikke på forhånd er fastsat en garanteret mængde betalt arbejde før ansættelsesforholdets begyndelse, er omfattet. De medarbejdere vil ofte være i en ansættelse, hvor de tilkaldes, når der er arbejde til dem, og hvis de efter ansættelsesaftalen er forpligtede til at møde op ved tilkald, har de krav på at få oplyst ansættelsesvilkårene. Det gælder uanset det faktiske antal timer, de arbejder. 

Oplysningspligten udvides 
Den nye ansættelsesbevislov viderefører den eksisterende bestemmelse om, at arbejdsgiveren skal give medarbejderen oplysning om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet, men den udvider samtidig oplysningspligten i forhold til blandt andet varighed af fravær med løn - så der nu ikke alene er tale om ferie, men også om fx barsel - eventuelle ordninger for overarbejde og overarbejdsbetaling og ret til uddannelse, som arbejdsgiveren eventuelt tilbyder. 

Frister 
Efter den nye ansættelsesbevislov skal en del af oplysningerne allerede gives inden syv kalenderdage efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt, mens fristen for øvrige oplysninger er én måned. 

Derudover skal arbejdsgiveren give medarbejderen skriftlig besked om enhver ændring i de aftalte ansættelsesvilkår hurtigst muligt og senest på den dato, hvor ændringerne træder i kraft. Det gælder dog ikke, hvis ændringen skyldes ændringer i fx love eller kollektive overenskomster som arbejdsgiver har henvist til i ansættelsesbeviset. 

Udlevering af oplysninger 
Oplysningerne skal udleveres skriftligt til medarbejderen på papir eller i elektronisk form, hvis oplysningerne er tilgængelige for medarbejderen, og hvis arbejdsgiveren opbevarer dokumentation for fremsendelse eller modtagelse. 

Medarbejdere, der er tiltrådt før den 1. juli 2023, kan bede arbejdsgiveren om at udlevere eller supplere ansættelsesbeviset, så det er i overensstemmelse med de nye regler, og arbejdsgiveren har i givet fald otte uger til at imødekomme anmodningen. 

Ansættelsesbeviset er ikke en kontrakt eller en aftale. Ansættelsesaftalen er ofte indgået længe før ansættelsesbeviset udstedes. Ansættelsesbeviset er jeres oplysning til medarbejderen om, hvilke vilkår, der gælder for ansættelsen. Det gælder både de vilkår, der er fastsat centralt og dem, parterne aftaler i forbindelse med ansættelsen.

De fleste ansættelsesaftaler indgås på følgende måde: Menighedsrådet har haft en stilling slået op og afholdt samtaler, og dernæst fremsætter menighedsrådet et ansættelsestilbud, som ansøgeren siger enten ja eller nej til. Hvis ansøgeren siger ja, er der indgået en aftale, som indeholder de elementer, der har indgået i forløbet.

Herefter er det for sent at lægge nye ting ind i aftalen, for eksempel prøvetid eller et krav om, at man er forpligtet til at vikariere i hele provstiet, eller andet, man senere kommer i tanke om. Det er altså vigtigt, at de ting, der skal ind i aftalen, og som efterfølgende skal oplyses i ansættelsesbeviset, er bragt på bane tidligt i forløbet.

Det vil i praksis sige, at stillingsopslaget kan være et oplagt sted at nævne eventuelle særlige krav, og ellers vil det være naturligt, at det omtales under samtalen og på den måde bliver en del af det ansættelsestilbud, som ansøgeren siger ja til.

 De nye regler medfører, at medarbejdere fremover skal oplyses om følgende minimumsindhold:

  • Arbejdsgiverens og medarbejderens navn og adresse
  • Arbejdsstedets beliggenhed. Er der ikke et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsageligt udføres, oplyser I, at medarbejderen er beskæftiget på forskellige steder eller frit kan bestemme sit arbejdssted. I de tilfælde tilføjer I også hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse.
  • Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af medarbejderens titel, rang, stilling eller jobkategori.
  • Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt.
  • Ansættelsesforholdets forventede varighed, når der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse.
  • Når det drejer sig om vikaransatte med videre.
  • Varighed af og vilkår for en eventuel prøvetid.
  • Varighed af det fravær med løn, som medarbejderen har ret til.
  • Varighed af medarbejderens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom.
  • Den gældende eller aftalte løn, som medarbejderen har ret til ved ansættelsesforholdets begyndelse. Desuden også tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, fx pensionsbidrag og eventuelt kost og logi. Oplys også lønnens udbetalingsterminer.
  • Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid og eventuelle ordninger for overarbejde og overarbejdsbetaling med videre.
  • Hvis arbejdsmønsteret er helt eller overvejende uforudsigeligt skal I oplyse:
    • det princip, at tidsplanen for arbejdet er variabel, antallet af garanterede betalte arbejdstimer og betaling for arbejde, som udføres ud over disse garanterede timer,
    • de referencetimer og -dage, hvor medarbejderen kan pålægges at arbejde
    • den minimums-varslingsperiode, som medarbejderen er berettiget til, før en arbejdsopgave påbegyndes og en eventuel frist for annullering af arbejdsopgaven.
  • Den ret til uddannelse, som arbejdsgiveren eventuelt tilbyder.
  • Hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet. Er overenskomsten eller aftalen indgået af parter uden for virksomheden, skal det også oplyses, hvem parterne er i den pågældende overenskomst.
  • Navnene på socialsikringsinstitutioner, fx ATP og AES som menighedsrådet eventuelt betaler til.

Den nye lov introducerer desuden en række mindstekrav vedrørende arbejdsvilkår:

  • Prøvetid: Der kan ikke aftales prøvetid ud over seks måneder, og i tidsbegrænsede ansættelsesforhold kan prøvetiden ikke overstige ¼ af ansættelsestiden. Prøvetiden i et tidsbegrænset ansættelsesforhold kan ikke overstige 6 måneder.
  • Sidebeskæftigelse/bibeskæftigelse: Arbejdsgiver må ikke hindre en medarbejder i at tage sideløbende ansættelse eller på den baggrund behandle medarbejderen ugunstigt. Det gælder dog ikke, hvis beskæftigelsen er uforenelig med det bestående ansættelsesforhold.
  • Uforudsigelig arbejdstid: En medarbejder med et helt eller overvejende uforudsigeligt arbejdsmønster må kun pålægges at arbejde, hvis arbejdet finder sted inden for forudbestemte perioder og varsles retmæssigt. Medarbejderen kan afvise arbejdsopgaven, hvis betingelserne ikke overholdes.
  • En ny formodningsregel importeres også. Er der tale om en tilkaldeansættelse ud over 3 måneder, skal arbejdsgiveren godtgøre, at der ikke er indgået en ansættelsesaftale med et mindste antal betalte timer svarende til det arbejde, den ansatte har udført de seneste 4 uger.
  • Ansættelsesform: Hvis en medarbejder har været ansat i mere end 6 måneder og har udstået sin prøvetid, kan medarbejderen anmode om en ansættelsesform med mere forudsigelige og trygge arbejdsvilkår, hvis en sådan findes.
  • Obligatorisk undervisning: Hvis en arbejdsgiver tilbyder en obligatorisk uddannelse, skal uddannelsen tilbydes uden udgift for den ansatte, tælle som arbejdstid i ansættelsesforholdet og så vidt muligt foregå i medarbejderens sædvanlige arbejdstid.

Der er i princippet ikke noget til hinder for at oplyse meget mere end det, der kræves som minimum, men det frarådes, fordi ændringer af de vilkår, der er oplyst i ansættelsesbeviset fremover skal meddeles skriftligt. Ellers vil ansættelsesbeviset kunne anses for mangelfuldt.

Manglende eller mangelfuldt ansættelsesbrev kan bevirke, at I som arbejdsgiver pålægges at betale en godtgørelse.

Der gælder stadig en ”nach frist”, og det vil sige, at har arbejdsgiver ikke overholdt fristerne, har arbejdsgiver 15 dage efter medarbejders anmodning til at rette op. Det vil altså sige, at hvis I får en skriftlig henvendelse fra en medarbejder, eller dennes repræsentant, eksempelvis den faglige organisation, skal I rette op på eventuelle mangler og fejl inden for denne 15-dages frist.  Ellers risikerer I at komme i en situation, hvor I skal betale godtgørelse for mangelfuldt ansættelsesbevis.

Spørgsmål om, hvorvidt arbejdsgiveren har overholdt sin oplysningspligt afgøres af Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg.

8. Afslag til øvrige ansøgere

Alle ansøgere til stillinger i det offentlige har krav på et individuelt afslag. Det vil sige, at hver enkelt ansøger, der har søgt en stilling hos jer, som vedkommende ikke er blevet tilbudt, skal have besked om det.

Et afslag på ansættelse er en form for afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det betyder, at I, ifølge forvaltningslovens regler, skal give en begrundelse, når I giver en ansøger et afslag på en stilling.

En begrundelse for et afslag er en forklaring på, hvad I har lagt vægt på i jeres valg af kandidat. Hvor uddybende begrundelsen skal være, afhænger af, hvor langt ansøgeren er kommet i ansættelsesprocessen.

Afgørelsen i ansættelsessager beror alene på jeres skøn. Derfor kan der normalt ikke stilles vidtgående krav til begrundelsen for et afslag. Med andre ord kan det i forbindelse med afslag være tilstrækkeligt, at I angiver, at en mere kvalificeret ansøger er blevet ansat.

Men hvis I – som det oftest er tilfældet - ved afgørelsen har lagt vægt på bestemte kvalifikationer hos den, der blev ansat, skal det stå i afslaget.

I forhold til ansøgere, der har været til ansættelsessamtaler, kan det være relevant at give en mere indgående begrundelse for afslaget.

Husk derfor, når I giver afslag at angive, hvad I har lagt vægt på i jeres valg, fx at den valgte ansøger har erfaring med arbejdet på en kirkegård, at vedkommende har kendskab til det arbejde, der er forbundet med højmesser og kirkelige handlinger, at vedkommende har kørekort med videre.

Indhold
  1. Før stillingen bliver slået op
    1. Generelt
  2. Ansættelsesudvalg
    1. Profil – faglig og personlig
    2. Stillingsopslag
    3. Generelt
    4. Udvælgelse af ansøger til samtale
    5. Ansættelsessamtaler
    6. Spørgsmålene
  3. Vilkår for ansættelse
    1. Prøvetid
    2. Børneattester
    3. Straffeattester
    4. Rammetid
  4. Indhentning af referencer på ansøger
    1. Tilbud om ansættelse
      1. Lønforhandling
        1. Ansættelsesbevis
          1. Afslag til øvrige ansøgere