Arbejdsplanlægning

De fleste medarbejdere i folkekirken har ikke fast arbejdstid. Derfor er der behov for, at arbejdet tilrettelægges løbende, så der er medarbejdere på arbejde, når der er behov for det. Det er jer, der som arbejdsgiver har ansvaret for arbejdsplanlægningen.

Overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere har ret til at kende deres arbejdsopgaver med mindst en måneds varsel. Arbejdstiden kan variere hen over ugerne i et kvartal – for gravere og kirketjenere hen over et år. Det er ikke alle arbejdsopgaver, der skal varsles. Der vil for de fleste medarbejderes vedkommende være mange opgaver i deres stillinger, som de løser løbende og selvstændigt.

De opgaver, som skal varsles, kan inddeles i to grupper:

  1. Planlagte arbejdsopgaver i form af fx gudstjenester, kirkelige handlinger (fx dåb og vielser), babysalmesang, koncerter, kalendermøder og lignende aktiviteter, der kendes med mindst en måneds varsel.
  2. Ikke-planlagte arbejdsopgaver, der skal placeres i rådighedstiden, og som i sagens natur kendes med mindre end en måneds varsel (fx bisættelser og begravelser).

Det er ikke et krav, at hver medarbejder får et arbejdsskema med opgaverne. Varslingen kan også foregå ved, at gudstjenesten, arrangementet eller koncerten etc. noteres i en fælles kalender. Det vigtigste er, at medarbejderne ved, hvordan arbejdsopgaverne bliver meddelt, og at det foregår i god tid og med mindst én måneds varsel.

I de følgende afsnit kan I læse om en række af de regler om arbejdsplanlægning, der gælder for overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.

1. 5-dages arbejdsuge og 6-dages arbejdsuge

Med undtagelse af gravermedhjælpere, der har en 6-dages arbejdsuge, har alle de medarbejdere, I som menighedsråd er arbejdsgiver for, en 5-dages- arbejdsuge.

5-dages-arbejdsugen for gravere, kirketjenere, organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere og kirkemusikere planlægges med to ugentlige fridage; en fast fridag og en løs fridag. Arbejdsugen indebærer altså ikke nødvendigvis, at medarbejderen har fri de samme dage hver uge, da ugen består af en fast ugentlig fridag, fx mandag, og en løs fridag, der kan lægges på forskellige ugedage.

1.1 Fast ugentlig fridag 

Den faste ugentlige fridag, der fremgår af ansættelsesbeviset, er placeret på samme dag uge efter uge og kan som udgangspunkt ikke flyttes.

Falder den faste ugentlige fridag sammen med en søgnehelligdag, fx 2. påskedag, hvor medarbejderen har tjenstlige forpligtelser, kan fridagen dog, med mindst en måneds varsel, inddrages mod en erstatningsfridag lørdag eller søndag inden for en periode på 8 uger efter søgnehelligdagen, medmindre I som arbejdsgiver aftaler et andet tidspunkt med medarbejderen. Det samme gælder, hvis den faste ugentlige fridag er sammenfaldende med 24. december, som ikke er en helligdag.  

Der er kun undtagelsesvist mulighed for i andre tilfælde at inddrage den faste ugentlige fridag, og i disse situationer har medarbejderen – ud over en erstatningsfridag – krav på en godtgørelse, hvis størrelse er fastsat i overenskomstgrundlaget.

1.2 Løs fridag og arbejdsfri weekend

Medarbejderen optjener ret til en løs fridag pr. uge. Den løse fridag kan lægges på forskellige ugedage, alt efter hvad der passer med arbejdsopgaverne, men kun på dage, hvor der for deltidsansatte er aftalt rammetid. Ellers er der ikke tale om en fridag.

Det er jer som arbejdsgiver, der efter drøftelser med medarbejderen bestemmer, hvornår pågældende skal holde den løse fridag, men to gange i kvartalet har medarbejderen ret til at holde sammenhængende fri henover en lørdag og søndag. Der bruges fire løse fridage på de to arbejdsfrie weekender. Tidspunktet for, hvornår medarbejderen kan holde fridag og den arbejdsfrie weekend, skal I oplyse til medarbejderen med mindst en måneds varsel.

Løse fridage kan ikke udskydes eller spares op til afholdelse i følgende kvartaler; heller ikke ved aftale mellem jer som arbejdsgiver og medarbejderen.

Over et kvartal har medarbejderen altså – udover 13 faste ugentlige fridage, dels 13 løse fridage, hvoraf fire som nævnt anvendes i forbindelse med afvikling af de to arbejdsfrie weekender, dels en arbejdsuge, der i gennemsnit ikke er på flere end fem dage.

Fire på hinanden følgende arbejdsuger for fx en kirketjener kan fx se således ud:

1) MandagFast ugentlig fridag
Tirsdag – fredag (fire dage)Arbejde
LørdagLøs fridag
SøndagLøs fridag
2) MandagFast ugentlig fridag
Tirsdag – søndag (seks dage)Arbejde
3) MandagFast ugentlig fridag
Tirsdag – torsdag (tre dage)Arbejde
FredagLøs fridag
Lørdag – søndag (to dage)Arbejde
4) MandagFast ugentlig fridag
TirsdagLøs fridag
Onsdag – søndag (fem dage)Arbejde

Der er ikke noget til hinder for, at I som arbejdsgiver aftaler med medarbejderen, at kvartalets løse fridage holdes samlet eller som to eller flere længerevarende friperioder, der er forenelige med kirkens og/eller kirkegårdens aktivitetsniveau.

Det kan også aftales, at medarbejderen ikke har arbejdsfrie weekender, eller at medarbejderen har færre arbejdsfrie weekender end to i kvartalet.

Endelig er det muligt at aftale, at den løse fridag er fast placeret og altså altid ligger på en bestemt ugedag, fx tirsdag. Hvis I indgår aftale med medarbejderen om en fast placering af den løse fridag, behøver den ikke at ligge på en dag, som er omfattet af rammetiden. Aftaler man fast placering af den løse fridag, har medarbejderen ikke ret til herudover at have arbejdsfrie weekender.

Eventuelle aftaler bør indgås skriftligt og indeholde opsigelsesbestemmelser. Fx at aftalen kan opsiges med to måneders varsel til udløbet af et kvartal.

2. Rådighedstid

I dette afsnit kan I læse om rådighedstid for overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.

I folkekirken er der masser af opgaver, der uden problemer kan planlægges med en måneds varsel eller mere, fx gudstjenester, konfirmandundervisning og kalendermøder.

Men der er også opgaver, som ikke kan planlægges med en måneds varsel, typisk bisættelser og begravelser og dækning af opgaver ved akut opstået sygdom. For en overenskomstansat medarbejder, der modtager rådighedstillæg, og som skal medvirke ved opgaver, der i sagens natur ikke kan planlægges, skal I som arbejdsgiver planlægge med det, man kalder rådighedstid. Rådighedstiden er de dage og tidspunkter, hvor medarbejderen skal være klar til at løse en arbejdsopgave, der ikke kan planlægges med et varsel på en måned.

Hvis rådighedstiden tages i brug, skal det varsles senest kl. 9 samme dag. Uddannede organister skal varsles senest kl. 9 samme dag for varetagelse af en tjeneste som følge af akut opstået sygdom, og ellers 48 timer før tjenestens start.

Rådighedstiden for kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere udgør 30 timer om ugen for en fuldtidsstilling og kvoteres ved en deltidsstilling. For uddannede organister udgør rådighedstiden 20 timer om ugen og maksimalt fire timer pr. arbejdsdag for en fuldtidsstilling og kvoteres ved en deltidsstilling.

Eksempel

Rådighedstiden udgør for en overenskomstansat kirkesanger med en ugentlig arbejdstid på ni timer 7,30 timer om ugen (30/37*9). Det svarer til syv timer og 18 minutter om ugen, som I som arbejdsgiver med mindst en måneds varsel skal placere inden for rammetiden.

Rådighedstiden i en konkret uge for kirkesangeren kan fx være:

Tirsdag kl. 10:30 – 12:30

Onsdag kl. 11:00 – 13:00

Torsdag (ingen rådighedstid)

Fredag (løs fridag og derfor ingen rådighedstid)

Lørdag kl. 11:30 -14:00

Søndag (ingen rådighedstid)

I den konkrete uge er der disponeret over 6,50 ud af maksimalt 7,30 rådighedstimer, og det er inden for de timer, I som arbejdsgiver kan placere bisættelser og begravelser i den omhandlede uge.

Arbejdstid og rådighedstid kan samlet overstige medarbejderens beskæftigelsesgrad. Rådighedstid er som en vagtforpligtelse, og bliver først betegnet som arbejdstid, når der kommer en tjeneste.

Rådighedstiden, der ikke skal fremgå af ansættelsesbeviset, kan planlægges fast, så medarbejderen altid har den samme rådighedstid. Men som arbejdsgiver kan I også lave løbende ændringer i rådighedstiden, så længe det sker med et varsel på mindst en måned. Det er jer, der beslutter, hvornår rådighedstiden er bedst placeret i løbet af ugen, og placeringen kan variere fra uge til uge. For deltidsansatte er det et krav, at rådighedstiden er placeret inden for rammetiden.

Det er fornuftigt, at rådighedstiden for flere medarbejdere bliver placeret på samme tidspunkt, så alle de medarbejdere, som har opgaver under en bisættelse eller begravelse, kan varetage deres arbejdsopgaver i forbindelse med handlingen.

For at kirkens ressourcer anvendes mest hensigtsmæssigt, skal bisættelser og begravelser lægges på de dage og tidspunkter, hvor de relevante medarbejdere har rådighedstid, da medarbejderne ikke er forpligtet til at møde til fx en bisættelse, der ligger uden for deres rådighedstid. Hvis I som arbejdsgiver pålægger medarbejderen at møde, er det brud på den overenskomst, medarbejderen er omfattet af. Det er en alvorlig forseelse, der kan få store økonomiske konsekvenser.

2.1 Supplerende rådighedstid

Det er muligt at tilkøbe ekstra rådighedstid ud over det, der allerede er til stillingerne, så I kan tilkøbe mere fleksibilitet i stillingerne. Den tilkøbte rådighedstid lægges sammen med den rådighedstid, der hører til stillingen, og ud fra den samlede rådighedstid kan I fastlægge rådighedstiden i kalenderen.

Supplerende rådighedstid er primært rettet mod de små stillinger, hvor der er en lille rådighedstid, og det kan være svært at få tilstrækkelig fleksibilitet til at fastlægge begravelser og bisættelser. Betaling for supplerende rådighedstid er en brøkdel af det ordinære rådighedstillæg for en fuldtidsstilling.

Der er en begrænsning på, hvor meget rådighedstid medarbejderen sammenlagt kan have, da medarbejderne stadig skal have mulighed for supplerende beskæftigelse.

Se i skemaet, hvor meget tid der kan tilkøbes for de enkelte medarbejdergrupper, og hvilke begrænsninger der er på den samlede rådighedstid.

Stillingstype og begrænsningStillingsstørrelseMulighed for tilkøb
Kirketjenere og gravere – max 30 timer i alt18/37 og derunder5, 10 eller 15 timer
19/37-24/375 eller 10 timer
25/37-30/375 timer
31/37 og deroverTilkøb ikke muligt
Kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere og kirkemusikere – max 11,5 timer i alt8/37 og derunder3 eller 5 timer
9/37-10/373 timer
11/37 og deroverTilkøb ikke muligt
KMOK- og DOKS-organister – max 10 timer i alt5/37 og derunder3, 5 eller 7 timer
6/37-9/373 eller 5 timer
10/37-12/373 timer
13/37 og deroverTilkøb ikke muligt

Eksempel

En kirkemusiker er ansat med fire timer om ugen. Rådighedsforpligtelsen til stillingen er (30/37x4) 3,24 timer. Menighedsrådet ønsker mulighed for at kunne tilbyde pårørende flere tidsrum, hvor der kan placeres begravelser og bisættelser. Menighedsrådet vælger derfor at tilkøbe 5 timers supplerende rådighedstid og kan derfor planlægge med i alt 8,24 timers rådighedstid.

3. Rammetid - deltidsansatte medarbejdere

I afsnittet kan I læse om rammetid, som skal aftales mellem jer som arbejdsgiver og deltidsbeskæftigede overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.

For en medarbejder på deltid skal der inden ansættelsen aftales en såkaldt rammetid. Rammetiden er de dage og tidsrum hen over en uge, hvor I som arbejdsgiver kan disponere over medarbejderen og kan planlægge pågældendes opgaver. Både planlagte arbejdsopgaver, der kendes med mindst en måneds varsel, og rådighedstiden skal lægges inden for den deltidsansatte medarbejders rammetid.

Rammetiden skal være større end ansættelsens ugentlige timetal for at sikre en vis fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen. Rammetiden kan opdeles i flere tidsrum over en dag.

Eksempel

Rammetiden for en overenskomstansat kirkesanger med en ugentlig arbejdstid på ni timer kan fx være aftalt således:

Punkt 1:
Tirsdag kl. 10.00 – 13.00
Onsdag kl. 9.00 – 11.00, 14.00 – 16.00
Torsdag kl. 11.00 – 14.00
Fredag kl. 11.00 – 14.00
Lørdag kl. 11.00 – 16.00
Søndag kl. 9.00 – 12.00

Punkt 2:
Herudover er det aftalt, at kirkesangeren alle søgnehelligdage har rammetid kl. 9:00 – 12:00, og juleaftensdag har pågældende rammetid kl. 13.00 – 17.00.

Punkt 3:
Endelig er det aftalt, at kirkesangeren tre gange årligt har rammetid torsdag fra kl. 17.00 til kl. 19.00 (indøvning af værker op til påske, allehelgen og jul) og fire gange årligt søndag fra kl. 15:30 til kl. 18:00 (adventsgudstjeneste, allehelgenssøndag, påskeoptakt og kyndelmisse).

Mandag er fast ugentlig fridag.

Med det under punkt 2 anførte sikrer I jer, at medarbejderen i eksemplet kan komme på arbejde på søgnehelligdage og juleaftensdag på tidspunkter, der ikke er omfattet af den almindelige rammetid, der fremgår af punkt 1. Og med det, der er anført under punkt 3, sikrer I jer, at medarbejderen i eksemplet kan komme på arbejde i forbindelse med de syv specifikt nævnte særlige arrangementer.

Den ugentlige rammetid udgør i eksemplet 21 timer, som reduceres, når den løse fridag placeres. Lægges den løse fridag i en konkret uge om fredagen, er rammetiden i dén uge 18 timer.

Baggrunden for, at der skal aftales en rammetid, er, at medarbejderen skal kunne have supplerende beskæftigelse uden for rammetiden, så pågældende samlet kan have 37 timers arbejde pr. uge. For den deltidsansatte sikrer rammetiden med andre ord, at pågældende har mulighed for at have et andet arbejde ved siden af.

På den anden side er der ingen regler om, hvor mange timer rammetiden for en deltidsansat maksimalt kan udgøre. Det er med andre ord ikke overenskomstfastsat, at den ugentlige arbejdstid/løntimetallet og rammetiden skal stå i et bestemt beregningsmæssigt forhold til hinanden.

Blandt andet herved adskiller rammetid sig fra rådighedstid. Rammetiden skal på den ene side kunne rumme de arbejdsopgaver, der er i stillingen; på den anden skal den ikke være større, end der reelt er behov for at sikre fleksibiliteten i arbejdstilrettelæggelsen. Medarbejderen skal uden problemer kunne komme på arbejde i rammetiden, og pågældende er aldrig forpligtet til at møde på arbejde uden for sin rammetid. Det er brud på den relevante overenskomst, hvis I som arbejdsgiver forlanger det, og det er en alvorlig forseelse, der kan få store økonomiske konsekvenser.

Rammetiden skal som nævnt ovenfor aftales mellem jer som arbejdsgiver og den deltidsansatte medarbejder. Vi anbefaler, at rammetidsaftalen af dokumentationsmæssige årsager indgås skriftligt, og at den ikke alene fremgår af ansættelsesbeviset som et af arbejdsgiveren ensidigt meddelt vilkår for ansættelsesforholdet.

Som arbejdsgiver kan I kun ændre rammetiden ved at aftale det med medarbejderen eller ved ensidigt at varsle en ændring. Der gælder særlige regler for, hvordan man som arbejdsgiver foretager sådan en varsling.

Kontakt stiftet eller Landsforeningen, hvis I får behov for at lave eller varsle en ændret en rammetid.

4. Hvad gælder for de andre ansatte?

Der gælder andre arbejdstidsregler for tjenestemænd, kirkegårdsledere, gravermedhjælpere, gartneriarbejdere og gartnere.

For ansatte på individuelle vilkår er der kun krav om et ugentligt fridøgn og 11 timers hviletid.

Tjenestemænd har krav på en fast fridag om ugen og optjener som de fleste overenskomstansatte, ret til en løs fridag om ugen inklusive to arbejdsfrie weekender i kvartalet.

Der gælder ingen regler om rammetid og/eller rådighedstid for tjenestemandsansatte medarbejdere. Der er ikke fastsat nogen højeste tjenestetid for tjenestemænd, og derfor vil der ikke kunne ydes betaling for overarbejde.

Kontakt stiftet eller Landsforeningen for nærmere vejledning om arbejdsplanlægning for andre ansatte end overenskomstansatte kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, organister, kirketjenere og gravere.

4.1 Registrering af arbejdstid

Overordnede krav til registrering

Menighedsrådenes ansatte skal registrere arbejdstid. I skal derfor overveje, om der kan anvendes et eksisterende system, om registrering skal ske manuelt, eller om der skal købes et system til registrering. Det er lettest for jer at administrere, hvis de ansatte, så vidt muligt, anvender samme metode.

Alle fastansatte skal registrere arbejdstid, uanset ansættelsens type, varighed eller timetal. Det er et krav, at registrering sker i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.

Det er et krav til registrering af arbejdstid, at:

  • den samlede daglige arbejdstid registreres
  • arbejdsgiver er ansvarlig for, at oplysninger gemmes i 5 år
  • medarbejder skal kunne tilgå oplysningerne.

Kravene uddybet

Der er fuld metodefrihed i forhold til, hvordan den daglige arbejdstid (fx 6 timer) registreres, og det er ikke et krav, at registreringen dokumenterer, i hvilket tidsrum (fx kl. 9:00-12:00 og kl. 15:00-18:00) medarbejderen har udført sit arbejde.

Hvis nogle af de ansatte har fast arbejdstid eller arbejdstiden i øvrigt er fastlagt på forhånd, skal der kun registreres afvigelser fra planen.

Oplysningerne skal gemmes i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Det vil sige. for hovedparten af folkekirkens ansatte skal oplysningerne gemmes i 5 år efter udløbet af kvartalet eller årsnormperioden.

Medarbejderen skal kunne tilgå egne oplysninger under hele ansættelsesforholdet.

Elektronisk udfyldelse af excel-ark

Der kan oprettes et skema pr. medarbejder i Excel, der placeres i kontaktpersonens/nærmeste leders OneDrive. Herefter deles et enkelt ark/mappe med en enkelt medarbejders arbejds-/ eller private mail. Det er en forudsætning, at medarbejderen har adgang til Excel.

Ved udløbet af fx et kvartal, overføres en kopi af tidsregistreringsskemaet til Dokumentarkivet i Kirkeportalen på FIN.

Manuel udfyldelse af skema

Medarbejder kan udfylde et skema eller en kalender i papirform. Der kan anvendes en almindelig måneds-/årskalender, eller I kan printe arbejdstidsregistreringsskemaet fra skabelonsamlingen.

I bør sikre, at de udfyldte skemaer scannes og arkiveres i dataarkivet. Det kan fremgå af personalehåndbogen, at medarbejderne skal aflevere eller sende de udfyldte skemaer til kontaktpersonen efter en bestemt periode.

Køb af system

Der findes flere tidsregistreringssystemer på markedet, og I kan selv vælge, hvad der passer til jeres arbejdsplads.

Brug af Outlook-kalender

Der kan oprettes en særskilt kalender til registrering af arbejdstid.

Det kræver en Office365licens pr. ansat, hvilket kun en begrænset del af jeres ansatte har. Licensen koster kr. 100/måned pr. ansat.

Personalehåndbog og GDPR

Landsforeningen opfordrer til, at I tilføjer et afsnit om tidsregistrering til personalehåndbogen, så alle medarbejdere ved, hvilken procedure der skal følges. Det bør fremgå, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. I bør også overveje, hvad konsekvenserne er for en medarbejder, som ikke registrerer sin arbejdstid som angivet. Dette bør også fremgå af personalehåndbogen.

Da I laver en ny registrering, skal dette også opdateres i forhold til GDPR. I skal tilføje i privatlivspolitikken for medarbejderne, at der sker en ny registrering.

Hvis der tilkøbes et nyt system, skal fortegnelsen opdateres, ligesom der skal indgås en databehandleraftale med udbyderen.

Baggrunden for de nye regler

Reglerne om registrering af arbejdstid udspringer af en dom fra EU- Domstolen. Tidsregistreringen skal beskytte den enkelte medarbejder ved at sikre, at

regler om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid overholdes, så medarbejdere ikke overbelastes af for meget overarbejde.

Sådan som reglerne er implementeret i Danmark, er jeres ansatte omfattet af registreringspligten.

Indhold
  1. 5-dages arbejdsuge og 6-dages arbejdsuge
    1. Fast ugentlig fridag 
    2. Løs fridag og arbejdsfri weekend
  2. Rådighedstid
    1. Supplerende rådighedstid
  3. Rammetid - deltidsansatte medarbejdere
    1. Hvad gælder for de andre ansatte?
      1. Registrering af arbejdstid