Her kan du læse om forskellige stillingstyper samt arbejdsplanlægning og ansættelsesvilkår for ansatte ved folkekirken, herunder om reglerne for ferie, særlige feriedage, sygdom, barsel, afvikling af MUS-samtaler og afholdelse af det lovpligtige medarbejdermøde og valg af medarbejderrepræsentant.
Oprettet: 9. marts 2023
Opdateret: 30. juli 2024
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Som arbejdsgiver ansætter I personale til de arbejdsopgaver, der er ved kirke og kirkegård.
Sammensætningen af ansatte varierer meget fra den helt lille kirke med få ansættelser til de større kirker/kirkegårde, hvor der er mange ansatte. Der kan være ansatte på overenskomst, tjenestemandsansatte, tjenestemandslignende ansatte, vikarer/individuelt ansatte samt cirkulæreansatte efter et cirkulære fra kirkeministeriet.
Ansættelserne i folkekirken er overordnet reguleret af Lov om ansættelser i stillinger i Folkekirken. For hver af stillingstyperne findes særskilt regulering, som fremgår af de enkelte afsnit.
Individuelt ansatte
Som arbejdsgiver fastsætter I løn- og ansættelsesvilkår for ansatte, der lønnes på en anden måde end efter lønrammesystemet eller efter overenskomst.
Ved den type ansættelser er det vigtigt at være opmærksom på, at de almindelige ansættelsesretlige love og regler er gældende.
Kirkefunktionærer, der ansættes på individuelle ansættelsesvilkår er fx:
Hvis I bruger vikarer til enkeltstående tjenester, kan Aftale om honorering for enkeltstående vikartjeneste anvendes.
De overordnede rammer for ansættelse af individuelt ansatte reguleres af Cirkulære om visse ansatte, som ikke er omfattet af overenskomster mm.
Fra 1. juni 2022 bliver pensionerede tjenestemænd og andre, der er gået på pension, ansat efter overenskomst, hvis betingelserne for det er opfyldt.
Overenskomsterne omfatter kirkefunktionærer, hvis ansættelsesforhold har en varighed på mere end en måned, og som er ansat med otte løntimer pr. uge og derover.
Gravermedhjælpere, gartnere og gartneriarbejdere er omfattet af overenskomst uanset ansættelsesforholdets varighed og omfang.
Overenskomsterne fastlægger løn- og ansættelsesvilkårene for de overenskomstansatte kirkefunktionærer. En overenskomst omfatter de kirkefunktionærer, der opfylder betingelserne for at være dækket af overenskomsten/organisationsaftalen, jf. aftalernes § 1, dog ikke tjenestemænd.
Som arbejdsgiver har I pligt til at give lønmodtagere de løn- og ansættelsesvilkår, der følger af overenskomsten, uanset om kirkefunktionæren er medlem af den forhandlingsberettigede organisation eller ej.
Overenskomstvilkårene er som udgangspunkt ufravigelige og kan derfor ikke fraviges ved individuelle aftaler, medmindre der er hjemmel til det i overenskomsten. Et eksempel på det er aftaler om placering af friweekends, som ifølge overenskomsten mindst to gange i kvartalet skal falde på lørdage og søndage, medmindre andet aftales mellem menighedsrådet og kirkefunktionæren. Det er dog sjældent, at der er hjemmel til at fravige overenskomsterne.
Vil du vide mere?
Læs mere om de enkelte overenskomster i ovenstående afsnit Overenskomster – oversigt.
Pr. 1. december 2022 ophørte ansættelse som tjenestemand i stillingerne som kirkegårdsleder, kirkegårdsassistenter, samt hovedorganister ved domkirkerne, Holmens kirke og Frederiksborg Slotskirke. Ansættelse sker på nuværende tidspunkt på tjenestemandslignende vilkår.
Nuværende tjenestemænd, der søger en tilsvarende stilling på overenskomstvilkår, har ret til at bevare sin status som tjenestemand.
Følgende eksisterende stillinger kan stadig være tjenestemandsstillinger:
Ansættelse som tjenestemand er karakteriseret ved, at ansættelsesformen er reguleret ved lov.
Ansættelsesforholdene er dermed som udgangspunkt ensidigt fastsat af arbejdsgiver til forskel fra overenskomstansatte, hvor ansættelsesvilkårene er aftalt med de faglige organisationer.
Tjenestemænd er aflønnet efter statens lønrammesystem.
En central del af tjenestemandssystemet er den særlige tjenestemandsbeskyttelse, der findes i tjenestemandsloven. Der skelnes imellem på den ene side et disciplinært system og på den anden side et diskretionært (skønsmæssigt) system.
Det disciplinære system er, som ordet antyder, et straffesystem, som kræver en juridisk proces med tjenstligt forhør gennemført, før en straf idømmes. Brug af disciplinære midler forudsætter, at det bevises under det tjenstlige forhør, at tjenestemanden har begået tjenesteforseelser med vilje eller groft uagtsomt. Den hårdeste disciplinærstraf er afsked.
Der er imidlertid også mulighed for at afskedige af årsager, der ikke kan tilregnes tjenestemanden, altså forhold, som tjenestemanden ikke selv er skyld i. Det kan være sygdom, eller det kan være den såkaldte almindelige diskretionære (skønsmæssige) afskedigelse, som kan være begrundet i for eksempel samarbejdsvanskeligheder eller manglende evne til at bestride stillingen (uegnethed). Disse årsager findes i almindelighed ikke at kunne tilregnes tjenestemanden som forsætlige, og her ligger beskyttelsen i, at tjenestemanden modtager pension fra afskedigelsestidspunktet. Endnu bedre beskyttet er tjenestemanden ved stillingsnedlæggelse, hvor der udløses tre års rådighedsløn og efterfølgende pension.
Vil du vide mere?
Ansættelsesvilkårene for tjenestemænd - tjenestemandsloven
Ansættelsesvilkår for tjenestemandsansatte kirkefunktionærer
Lov om tjenestemandspension
Pr. 1. december 2022 ophørte ansættelse som tjenestemand i stillingerne som kirkegårdsleder, kirkegårdsassistenter, samt hovedorganister ved domkirkerne, Holmens kirke og Frederiksborg Slotskirke. Ansættelse sker på nuværende tidspunkt på tjenestemandslignende vilkår.
Tjenestemandslignede ansatte kirkefunktionærer er ligesom tjenestemændene ansat i lønrammesystemet og på vilkår, som er ensidigt fastsat af arbejdsgiver.
Tjenestemandslignende ansatte er omfattet af tjenestemændenes regler for lønfastsættelse, ansættelsesprocedure og forhandling og er aflønnet i lønrammestillinger på baggrund af en central klassificering af stillingerne. Tjenestemandslignende ansatte kirkefunktionærer oppebærer en almindelig arbejdsmarkedspension.
Vil du vide mere?
Ansættelsesvilkår for tjenestemandslignende ansatte kirkefunktionærer
Fleksjob
Personer under folkepensionsalderen med varige og væsentlige begrænsninger i arbejdsevnen kan få ansættelse i fleksjob, som er en mulighed for beskæftigelse med tilskud. Det er en forudsætning, at vedkommende ikke kan arbejde på ordinære vilkår.
Det er kommunen, der bevilger en person fleksjob, og selve ansættelsen af en person i fleksjob sker i dialog mellem jer som arbejdsgiver og kommunen. Det er jobcentret, der afklarer arbejdsintensiteten i forbindelse med ansættelsen i det konkrete fleksjob.
En medarbejder ansat i fleksjob får løn for den arbejdsindsats, personen reelt yder. Det betyder, at en medarbejder, der ansættes i fleksjob i 20 timer om ugen og har en arbejdsintensitet på 75 pct., skal have løn for 15 timer fra jer som arbejdsgiver.
En medarbejder i fleksjob er som udgangspunkt omfattet af de almindelige løn- og ansættelsesvilkår for den pågældende personalegruppe. Lønnen aftales på baggrund af overenskomsten, svarende til den beregnede arbejdsindsats. Aftalen sendes til jobcentret og den forhandlingsberettigede organisation efter aftale med medarbejderen.
Som supplement til lønindtægten modtager medarbejderen et såkaldt fleksløntilskud fra kommunen. Tilskuddet varierer i størrelse alt efter lønindtægten.
Når medarbejderen er under 40 år, og der er tale om første fleksjob, bevilger kommunen fleksjob for fem år ad gangen. Når man er over 40 år, er der mulighed for permanent fleksjob efter det første fleksjob.
Løntilskud
Ansættelse af ledige med løntilskud har til formål at træne faglige, sproglige eller sociale kompetencer for at understøtte, at den ledige kan indsluses eller fastholdes på arbejdsmarkedet.
Målgruppe:
I kan i samarbejde med kommunen vælge at ansætte en person, som har været ledig i mere end seks måneder, med løntilskud. Derved får I mulighed for både at udvide bemandingen og tid til at vurdere den pågældende samtidig med, at den nye medarbejder bliver oplært.
Som hovedregel kan en medarbejder ansættes med løntilskud i en periode på seks måneder, som eventuelt kan forlænges med yderligere seks måneder efter en konkret vurdering.
Ofte indgår man en aftale om, at ansættelsen er tidsbegrænset svarende til den periode, hvor I modtager løntilskud. Er der ikke aftalt en tidsbegrænsning, skal medarbejderen opsiges med overenskomstmæssigt varsel, hvis ansættelsen ikke ønskes videreført på almindelige vilkår, når løntilskudsperioden udløber. Medarbejderen skal partshøres, inden I træffer endelig beslutning om en sådan opsigelse.
I bør udvise størst mulig fleksibilitet og imødekommenhed, hvis en medarbejder i løntilskudsjob ønsker at fratræde med kort varsel i forbindelse med, at vedkommende har fået ansættelse på almindelige vilkår et andet sted.
Ved ansættelse af ledige dagpenge- eller kontanthjælpsmodtagere modtager I et tilskud pr. time.
Øvrige ansættelsesvilkår sker i henhold til en eventuel overenskomst alt efter stillingens art, omfang og varighed. Ellers skal vilkårene være dem, der normalt gælder for tilsvarende arbejde.
Hvis der er tilknyttet en overenskomstmæssig pensionsordning til ansættelsen, skal I betale både eget- og arbejdsgiverbidraget. Pensionsbidraget beregnes på grundlag af den overenskomstmæssige (time)løn for det beregnede antal arbejdstimer.
Der kan ikke udbetales løn for eventuelt over- eller merarbejde, som i stedet skal afspadseres.
Reglerne om udfærdigelse af ansættelsesbevis gælder også for personer ansat med løntilskud.
Virksomhedspraktik
Virksomhedspraktik er en ordning, der skal hjælpe personer ind på arbejdsmarkedet ved at give et kort introduktionsforløb på en arbejdsplads. Virksomhedspraktik varer 4-13 uger, som i særlige tilfælde kan forlænges op til 26 uger afhængigt af målgruppen.
Formålet med virksomhedspraktik er:
Som arbejdsgiver kan I bruge virksomhedspraktik til at vurdere, om praktikanten kan ansættes i et fast job eller i et tilskudsjob umiddelbart efter praktikkens ophør.
Det er jobcentret, der vurderer, hvilke personer der har brug for et afklaringsforløb, og det er jobcentret, der forestår visitationen af ledige til virksomhedspraktik.
Personer i virksomhedspraktik er ikke ansat og er derfor ikke omfattet af de regler, der efter lov eller kollektiv overenskomst gælder for lønmodtagere. Dog gælder arbejdsmiljølovgivningen og lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet.
Menighedsrådet skal ikke udstede et ansættelsesbevis. Menighedsrådet udbetaler ikke løn under praktikopholdet, da personer i virksomhedspraktik stadig modtager deres hidtidige individuelle hjælp fra a-kassen eller kommunen.
Ansatte med kroniske eller langvarige lidelser og § 56-aftaler
Hvis menighedsrådet har en medarbejder med forhøjet risiko for fraværsdage på grund af langvarig/kronisk sygdom eller behandling, er der mulighed for at indgå en såkaldt § 56-aftale. Aftalen giver menighedsrådet ret til sygedagpengerefusion fra 1. sygefraværsdag (altså ingen arbejdsgiverperiode).
Muligheden for en sådan aftale kan indgå i menighedsrådets vurdering af, om det er muligt at fastholde en dygtig medarbejder trods øget risiko for sygedage.
Vil du vide mere?
På folkekirkens område består overenskomstgrundlaget enten af en:
Kirketjenere, gravere, gartnere og gartneriarbejdere og HKere
De ansatte er omfattet af Fællesoverenskomst mellem skatteministeriet og offentlige ansattes organisationer (OAO-S fællesoverenskomsten) og:
Kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere og kirkemusikere
De ansatte er omfattet af Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Lærernes Centralorganisation og CO10 (CO10 fællesoverenskomsten) og
Organister og gravermedhjælpere
Baggrunden for overenskomstsystemet
Overenskomstsystemet - den danske model - har rod i det septemberforlig, der i 1899 blev resultatet af den store arbejdskamp mellem arbejdsgivere og lønmodtagere. Det er i det hele taget ret betegnende for overenskomstsystemet, at alternativet til fredelige forhandlinger om overenskomster er, at parterne strejker og lockouter hinanden indtil den part, der i det konkrete magtforhold er den svageste, eller begge parter må give køb på sine krav for at få en afslutning. Overenskomster er altså et resultat af styrkeforholdet mellem arbejdsgivere og lønmodtagere eller rettere disses organisationer.
Septemberforliget betegnes ofte som arbejdsmarkedets grundlov. Det er da også de principper, der blev grundlagt i Septemberforliget, der fortsat er grundstammen i dansk arbejdsret og som fremgår af de hovedaftaler, der i dag ligger til grund for overenskomstsystemet.
Hovedtrækkene i forliget er:
Overenskomstsystemet er kendetegnet ved, at parterne har indgået et helt aftalekompleks. Menighedsrådene er dermed forpligtet til at overholde reglerne i både hovedaftalerne, fællesoverenskomsterne eller overenskomsterne og i organisationsaftalerne.
Aftalekomplekset er hierarkisk opbygget. Hovedaftalerne, betegnes som arbejdsrettens grundlove og indeholder helt grundlæggende regler for forholdet mellem arbejdsgiver og arbejdstager. Hovedaftalerne og fællesoverenskomsterne er indgået mellem Skatteministeriet og henholdsvis Akademikernes Centralorganisation (AC), Centralorganisationen af CO10 (CO10) og Offentligt Ansattes Organisationer (OAO). En fravigelse af hovedaftalerne og fællesoverenskomsterne kan kun ske mellem disse aftaleparter. Dette betyder, at hverken Kirkeministeriet, Provstierne, Stifterne eller Menighedsrådene har kompetence til at indgå lokalaftaler, der fraviger hovedaftalerne og fællesoverenskomsterne.
Skatteministeriet har delegeret kompetencen til at indgå størstedelen af overenskomsterne for kirkeministeriets område til Kirkeministeriet. Kirkeministeriet giver kun i meget begrænset omfang adgang for menighedsrådene til at indgå kollektive lokalaftaler med de faglige organisationer. Hvor dette er muligt, skal lokalaftalen respektere indholdet af alle de øvrige aftaler i aftalehierarkiet.
Overholder menighedsrådene og kirkefunktionærerne ikke overenskomsterne begår de overenskomstbrud. Hvis de faglige organisationer vil føre sager om påstået overenskomstbrud, skal de faglige organisationer i første omgang henvises til forhandling i Medarbejder- og kompetencestyrelsen. Menighedsrådene har således ikke kompetence til at indgå forlig, herunder om bod, i sager om overenskomstbrud.
I sager om manglende informering af den faglige organisation om afskedigelse af en kirkefunktionær har Kirkeministeriet dog kompetencen til at indgå forlig med den faglige organisation. Sager herom, skal derfor henvises til Kirkeministeriet.
Opnår parterne ikke enighed i forhandlingen med Kirkeministeriet eller Medarbejder- og kompetencestyrelsen, kan sagen indbringes for Arbejdsretten. Arbejdsretten er en særlig statslig specialdomstol. Arbejdsretten kan sanktionere overtrædelser med bod. En bod er et pengebeløb, som udgør en blanding af erstatning og straf. I praksis har der udmøntet sig en række grundkriterier for bodsudmålingen. Som eksempel kan anføres, at det sædvanligvis medfører en bod på 25.000 kroner, hvis I glemmer at informere den faglige organisation om en afskedigelse.
Er parterne derimod uenige om fortolkningen af overenskomsten, er det aftalt, at sagen behandles i de faglige voldgiftsretter. Voldgiftsretterne er domstolslignende organer, der er sammensat af overenskomstens parter samt en på forhånd udpeget opmand.
Vil du vide mere?
Alle overenskomster indenfor folkekirkens område findes på folkekirkenspersonale.dk
De fleste medarbejdere i folkekirken har ikke fast arbejdstid. Derfor er der behov for løbende tilrettelæggelse af arbejdet, så der er medarbejdere på arbejde, når der er behov for det. Det er jer, der som arbejdsgiver har ansvaret for arbejdsplanlægningen.
Overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere har ret til at kende deres arbejdsopgaver med mindst en måneds varsel. Det er ikke alle arbejdsopgaver, der skal varsles. Der vil for de fleste medarbejderes vedkommende være mange opgaver i deres stillinger, som de løser løbende og selvstændigt.
De opgaver, som skal varsles, kan inddeles i to grupper:
Det er ikke et krav, at hver medarbejder får et arbejdsskema med opgaverne. Varslingen kan også foregå ved, at gudstjenesten, arrangementet eller koncerten etc. noteres i en fælles kalender. Det vigtigste er, at medarbejderne ved, hvordan arbejdsopgaverne bliver meddelt, og at det foregår i god tid og med mindst én måneds varsel.
I de følgende afsnit kan I læse om en række af de regler om arbejdsplanlægning, der gælder for overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Med undtagelse af gravermedhjælpere, der har en 6-dages arbejdsuge, har alle de medarbejdere, I som menighedsråd er arbejdsgiver for, en 5-dages-arbejdsuge.
5-dages-arbejdsugen planlægges med to ugentlige fridage; en fast fridag og en løs fridag. Arbejdsugen indebærer altså ikke nødvendigvis, at medarbejderen har fri de samme dage hver uge, da ugen består af en fast ugentlig fridag, fx mandag, og en løs fridag, der kan lægges på forskellige ugedage.
Den faste ugentlige fridag, der fremgår af ansættelsesbeviset, er placeret på samme dag uge efter uge og kan som udgangspunkt ikke flyttes.
Falder den faste ugentlige fridag sammen med en søgnehelligdag, fx 2. påskedag, hvor medarbejderen har tjenstlige forpligtelser, kan fridagen dog, med mindst en måneds varsel, inddrages mod en erstatningsfridag i samme uge, medmindre I som arbejdsgiver aftaler et andet tidspunkt med medarbejderen. Det samme gælder, hvis den faste ugentlige fridag er sammenfaldende med 24. december, som ikke er en helligdag. Vær opmærksom på, at muligheden for at inddrage den faste ugentlige fridag ved sammenfald med 24. december ikke gælder for kirketjenere.
Der er kun undtagelsesvist mulighed for i andre tilfælde at inddrage den faste ugentlige fridag, og i disse situationer har medarbejderen – ud over en erstatningsfridag – krav på en godtgørelse, hvis størrelse er fastsat i overenskomstgrundlaget.
Medarbejderen optjener ret til en løs fridag pr. uge. Den løse fridag kan lægges på forskellige ugedage, alt efter hvad der passer med arbejdsopgaverne, men kun på dage, hvor der for deltidsansatte er aftalt rammetid. Ellers er der ikke tale om en fridag.
Det er jer som arbejdsgiver, der efter drøftelser med medarbejderen bestemmer, hvornår pågældende skal holde den løse fridag, men to gange i kvartalet har medarbejderen ret til at holde sammenhængende fri henover en lørdag og søndag. Der bruges fire løse fridage på de to arbejdsfrie weekender. Tidspunktet for, hvornår medarbejderen kan holde fridag og den arbejdsfrie weekend, skal I oplyse til medarbejderen med mindst en måneds varsel.
Løse fridage kan ikke udskydes eller spares op til afholdelse i følgende kvartaler; heller ikke ved aftale mellem jer som arbejdsgiver og medarbejderen.
Over et kvartal har medarbejderen altså – udover 13 faste ugentlige fridage, dels 13 løse fridage, hvoraf fire som nævnt anvendes i forbindelse med afvikling af de to arbejdsfrie weekender, dels en arbejdsuge, der i gennemsnit ikke er på flere end fem dage.
Fire på hinanden følgende arbejdsuger for fx en kirketjener kan fx se således ud:
| 1) Mandag | Fast ugentlig fridag |
| Tirsdag – fredag (fire dage) | Arbejde |
| Lørdag | Løs fridag |
| Søndag | Løs fridag |
| 2) Mandag | Fast ugentlig fridag |
| Tirsdag – søndag (seks dage) | Arbejde |
| 3) Mandag | Fast ugentlig fridag |
| Tirsdag – torsdag (tre dage) | Arbejde |
| Fredag | Løs fridag |
| Lørdag – søndag (to dage) | Arbejde |
| 4) Mandag | Fast ugentlig fridag |
| Tirsdag | Løs fridag |
| Onsdag – søndag (fem dage) | Arbejde |
Der er ikke noget til hinder for, at I som arbejdsgiver aftaler med medarbejderen, at kvartalets løse fridage holdes samlet eller som to eller flere længerevarende friperioder, der er forenelige med kirkens og/eller kirkegårdens aktivitetsniveau.
Det kan også aftales, at medarbejderen ikke har arbejdsfrie weekender, eller at pågældende har færre arbejdsfrie weekender end to i kvartalet.
Endelig er det muligt at aftale, at den løse fridag er fast placeret og altså altid ligger på en bestemt ugedag, fx tirsdag. Hvis der indgås aftale med medarbejderen om en fast placering af den løse fridag, behøver den ikke at ligge på en dag, som er omfattet af rammetiden. Aftaler man fast placering af den løse fridag, har medarbejderen ikke ret til herudover at have arbejdsfrie weekender.
Eventuelle aftaler bør indgås skriftligt og indeholde opsigelsesbestemmelser. Fx at aftalen kan opsiges med to måneders varsel til udløbet af et kvartal.
I dette afsnit kan I læse om rådighedstid for overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirketjenere og gravere.
Medarbejderen har ret til at kende sin arbejdsplan med en måneds varsel.
I folkekirken er der masser af opgaver, der uden problemer kan planlægges med en måneds varsel eller mere, fx gudstjenester, konfirmandundervisning og kalendermøder.
Men der er også opgaver, som ikke kan planlægges med en måneds varsel, typisk bisættelser og begravelser. For en overenskomstansat medarbejder, der modtager rådighedstillæg, og som skal medvirke ved opgaver, der i sagens natur ikke kan planlægges, skal I som arbejdsgiver planlægge med det, man kalder rådighedstid. Rådighedstiden er de dage og tidspunkter, hvor medarbejderen skal være klar til at løse en arbejdsopgave, der ikke kan planlægges med et varsel på en måned.
Rådighedstiden for kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere udgør 30 timer om ugen for en fuldtidsstilling og kvoteres ved en deltidsstilling. For uddannede organister udgør rådighedstiden 20 timer om ugen og maksimalt fire timer pr. arbejdsdag for en fuldtidsstilling og kvoteres ved en deltidsstilling.
Fx udgør rådighedstiden for en overenskomstansat kirkesanger med en ugentlig arbejdstid på ni timer 7,30 timer om ugen (30/37*9). Det svarer til syv timer og 18 minutter om ugen, som I som arbejdsgiver med mindst en måneds varsel skal placere inden for rammetiden.
Rådighedstiden i en konkret uge for kirkesangeren kan fx være:
Tirsdag kl. 10:30 – 12:30
Onsdag kl. 11:00 – 13:00
Torsdag (ingen rådighedstid)
Fredag (løs fridag og derfor ingen rådighedstid)
Lørdag kl. 11:30 -14:00
Søndag (ingen rådighedstid)
I den konkrete uge er der disponeret over 6,50 ud af maksimalt 7,30 rådighedstimer, og det er inden for de timer, I som arbejdsgiver kan placere bisættelser og begravelser i den omhandlede uge.
Arbejdstid og rådighedstid kan samlet overstige medarbejderens beskæftigelsesgrad.
Rådighedstiden, der ikke skal fremgå af ansættelsesbeviset, kan planlægges fast, så medarbejderen altid har den samme rådighedstid. Men som arbejdsgiver kan I også lave løbende ændringer i rådighedstiden, så længe det sker med et varsel på mindst en måned. Det er jer, der beslutter, hvornår rådighedstiden er bedst placeret i løbet af ugen, men for deltidsansatte er det et krav, at rådighedstiden er placeret inden for rammetiden.
Det er fornuftigt, at rådighedstiden for flere medarbejdere bliver placeret på samme tidspunkt, så de medarbejdere, som har opgaver under en bisættelse eller begravelse, kan varetage deres arbejdsopgaver i forbindelse med handlingen.
For at kirkens ressourcer anvendes mest hensigtsmæssigt, skal bisættelser og begravelser lægges på de dage og tidspunkter, hvor de relevante medarbejdere har rådighedstid, da medarbejderne ikke er forpligtet til at møde til fx en bisættelse, der ligger uden for pågældendes rådighedstid. Hvis I som arbejdsgiver pålægger medarbejderen at møde, er det brud på den overenskomst, pågældende er omfattet af. Det er en alvorlig forseelse, der kan få store økonomiske konsekvenser.
I dette afsnit kan I læse om rammetid, som skal aftales mellem jer som arbejdsgiver og deltidsbeskæftigede overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirketjenere og gravere.
For en medarbejder på deltid skal der inden ansættelsen aftales en såkaldt rammetid. Rammetiden er de dage og tidsrum hen over en uge, hvor I som arbejdsgiver kan disponere over medarbejderen og kan planlægge pågældendes opgaver. Både planlagte arbejdsopgaver, der kendes med mindst en måneds varsel, og rådighedstiden skal lægges inden for den deltidsansatte medarbejders rammetid.
Rammetiden for en overenskomstansat kirkesanger med en ugentlig arbejdstid på ni timer kan fx være aftalt således:
Punkt 1:
Tirsdag kl. 10.00 – 13.00
Onsdag kl. 10.00 – 14.00
Torsdag kl. 11.00 – 14.00
Fredag kl. 11.00 – 14.00
Lørdag kl. 11.00 – 16.00
Søndag kl. 9.00 – 12.00
Punkt 2:
Herudover er det aftalt, at kirkesangeren alle søgnehelligdage har rammetid kl. 9:00 – 12:00, og juleaftensdag har pågældende rammetid kl. 13.00 – 17.00.
Punkt 3:
Endelig er det aftalt, at kirkesangeren tre gange årligt har rammetid torsdag fra kl. 17.00 til kl. 19.00 (indøvning af værker op til påske, allehelgen og jul) og fire gange årligt søndag fra kl. 15:30 til kl. 18:00 (adventsgudstjeneste, allehelgenssøndag, påskeoptakt og kyndelmisse).
Mandag er fast ugentlig fridag.
Med det under punkt 2 anførte sikrer I jer, at medarbejderen i eksemplet kan komme på arbejde på søgnehelligdage og juleaftensdag på tidspunkter, der ikke er omfattet af den almindelige rammetid, der fremgår af punkt 1. Og med det, der er anført under punkt 3, sikrer I jer, at medarbejderen i eksemplet kan komme på arbejde i forbindelse med de syv specifikt nævnte særlige arrangementer.
Der bør maksimalt aftales rammetid for otte særlige arrangementer årligt.
Den ugentlige rammetid udgør i eksemplet 21 timer, som reduceres, når den løse fridag placeres. Lægges den løse fridag i en konkret uge om fredagen, er rammetiden i dén uge 18 timer.
Baggrunden for, at der skal aftales en rammetid, er, at medarbejderen skal kunne have supplerende beskæftigelse uden for rammetiden, så pågældende samlet kan have 37 timers arbejde pr. uge. For den deltidsansatte sikrer rammetiden med andre ord, at pågældende har mulighed for at have et andet arbejde ved siden af.
På den anden side er der ingen regler om, hvor mange timer rammetiden for en deltidsansat maksimalt kan udgøre. Det er med andre ord ikke overenskomstfastsat, at den ugentlige arbejdstid/løntimetallet og rammetiden skal stå i et bestemt beregningsmæssigt forhold til hinanden. Blandt andet herved adskiller rammetid sig fra rådighedstid. Rammetiden skal på den ene side kunne rumme de arbejdsopgaver, der er i stillingen; på den anden skal den ikke være større, end der reelt er behov for at sikre fleksibiliteten i arbejdstilrettelæggelsen. Medarbejderen skal uden problemer kunne komme på arbejde i rammetiden, og pågældende er aldrig forpligtet til at møde på arbejde uden for sin rammetid. Det er brud på den relevante overenskomst, hvis I som arbejdsgiver forlanger det, og det er en alvorlig forseelse, der kan få store økonomiske konsekvenser.
Rammetiden skal som nævnt ovenfor aftales mellem jer som arbejdsgiver og den deltidsansatte medarbejder. Vi anbefaler, at rammetidsaftalen af dokumentationsmæssige årsager indgås skriftligt, og at den ikke alene fremgår af ansættelsesbeviset som et af arbejdsgiveren ensidigt meddelt vilkår for ansættelsesforholdet.
Som arbejdsgiver kan I kun ændre rammetiden ved at aftale det med medarbejderen eller ved ensidigt at varsle en ændring. Der gælder særlige regler for, hvordan man som arbejdsgiver foretager sådan en varsling.
Kontakt stiftet eller Landsforeningen, hvis I får behov for at lave, varsle en ændret en rammetid.
Gravere, kirketjenere, kirkemusikere, kordegne og sognemedhjælpere/kirke- og kulturmedarbejdere
| Det vigtigste at vide om arbejdstilrettelæggelse | Det vigtigste at vide om rådighedstid | Det vigtigste at vide om rammetid |
Arbejdsplanlægning skal ske mindst 1 måned forud Der kan planlægges indtil 37/37 i gennemsnit i en fuldtidsstilling Der kan planlægges indtil 30 rådighedstimer pr. uge i en fuldtidsstilling (kvoteres ved deltid) Arbejdstiden kan variere hen over ugerne i et kvartal – for gravere henover et år Der planlægges med en 5-dages arbejdsuge Der planlægges med en fast og en løs ugentlig fridag pr. uge Der kan 2 gange i kvartalet holdes fri henover en lørdag og søndag. Der bruges 4 løse fridage hertil
| Max 30 timer pr. uge ved fuldtid Kvoteres ved deltid Placering kan variere fra uge til uge, men placeringen skal fremgå af arbejdsplanen med mindst 1 måneds varsel For deltidsansatte skal rådighedstiden ligge indenfor rammetiden Aktiv rådighedstid varsles senest kl. 9.00 samme dag Rådighedstid er som en vagtforpligtelse Rådighedstid er ikke lig med arbejdstid, før der kommer en tjeneste Rådighedstid + arbejdstid kan overstige 37 timer pr. uge Rådighedstid benyttes til eksempelvis:
Rådighedstid betales med rådighedstillæg, som også dækker:
Honoreringen for rådighedsforpligtelsen varierer for de forskellige stillingskategorier for kirkefunktionærer | Rammetid skal aftales for deltidsansatte medarbejdere i forbindelse med ansættelsen Rammetid er et væsentligt ansættelsesvilkår Rammetid beskriver de dage og tidsrum i ugens løb, hvor der kan placeres tjenester Rammetiden skal være større end det ugentlige timetal for at sikre en vis fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen Rammetid kan opdeles i flere tidsrum over en dag I en rammetidsbeskrivelse kan også indgå "12 aftenarrangementer årligt, der varsles med en måned" Rammetidens formål er at sikre den deltidsansatte medarbejder mulighed for at tilbyde sin overskydende arbejdskraft til en anden arbejdsgiver.
|
Der gælder andre arbejdstidsregler for gravermedhjælpere, gartneriarbejdere og gartnere.
For ansatte på individuelle vilkår er der kun krav om et ugentligt fridøgn og 11 timers hviletid.
Tjenestemænd har krav på en fast fridag om ugen og optjener som de fleste overenskomstansatte, ret til en løs fridag om ugen inklusive to arbejdsfrie weekender i kvartalet.
Der gælder ingen regler om rammetid og/eller rådighedstid for tjenestemandsansatte medarbejdere. Der er ikke fastsat nogen højeste tjenestetid for tjenestemænd eller tjenestemandslignende ansatte, og derfor vil der ikke kunne ydes betaling for overarbejde.
Kontakt stiftet eller Landsforeningen for nærmere vejledning om arbejdsplanlægning for andre ansatte end overenskomstansatte kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.
Overordnede krav til registrering
Menighedsrådenes ansatte skal registrere arbejdstid pr. 1. juli 2024. Menighedsrådene skal derfor overveje, om der kan anvendes et eksisterende system, om registrering skal ske manuelt eller om der skal købes et system til registrering. Det er lettest for menighedsrådet at administrere, hvis de ansatte, så vidt muligt, anvender samme metode.
Alle ansatte skal registrere arbejdstid, uanset ansættelsens type, varighed eller timetal. Det vil sige, at alle ansatte - tidsbegrænset såvel som tidsubegrænset ansatte (fastansatte) – skal tidsregistrere. Vikarer, der tilkaldes til enkeltstående tjenester, skal ikke registrere deres arbejdstid.
Det er et krav, at registrering sker i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.
Det er et krav til registrering af arbejdstid, at:
- Den samlede daglige arbejdstid registreres
- Arbejdsgiver er ansvarlig for, at oplysninger gemmes i 5 år
- Medarbejder skal kunne tilgå oplysningerne
Kravene uddybet
Der er fuld metodefrihed i forhold til, hvordan den daglige arbejdstid (fx 6 timer) registreres, og det er ikke et krav, at registreringen dokumenterer, i hvilket tidsrum (fx kl. 9:00-12:00 og kl. 15:00-18:00) medarbejderen har udført sit arbejde.
Hvis nogle af de ansatte har fast arbejdstid eller arbejdstiden i øvrigt er fastlagt på forhånd, skal der kun registreres afvigelser fra planen.
Oplysningerne skal gemmes i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Dvs. for hovedparten af folkekirkens ansatte skal oplysningerne gemmes i 5 år efter udløbet af kvartalet eller årsnormperioden.
Medarbejderen skal kunne tilgå egne oplysninger under hele ansættelsesforholdet.
Elektronisk udfyldelse af excel-ark
Der kan oprettes et skema pr. medarbejder i Excel, der placeres i kontaktpersonens/nærmeste leders OneDrive. Herefter deles et enkelt ark/mappe med en enkelt medarbejders arbejds-/ eller private mail. Det er en forudsætning, at medarbejderen har adgang til Excel.
Ved udløbet af fx et kvartal, overføres en kopi af tidsregistreringsskemaet til Dokumentarkivet i Kirkeportalen på FIN.
Vil du vide mere?
Skema til registrering af arbejdstid
Manuel udfyldelse af skema
Medarbejder kan udfylde skema eller kalender i papirform. Der kan anvendes en almindelig måneds-/årskalender eller I kan printe arbejdstidsregistreringsskemaet fra skabelonsamlingen.
Menighedsrådet bør sikre, at de udfyldte skemaer scannes og at disse arkiveres i Dataarkivet. Det kan fremgå af personalehåndbogen, at medarbejderne skal aflevere/sende de udfyldte skemaer til kontaktpersonen efter en bestemt periode.
Køb af system
Der findes flere tidsregistreringssystemer på markedet, og menighedsrådet kan selv vælge, hvad der passer til jeres arbejdsplads.
Brug af Outlook-kalender
Der kan oprettes en særskilt kalender til registrering af arbejdstid.
Dette kræver en Office365licens pr. ansat, hvilket kun en begrænset del af menighedsrådets ansatte har. Licensen koster kr. 100/måned pr. ansat.
Personalehåndbog og GDPR
Landsforeningen opfordrer til, at I tilføjer et afsnit om ”tidsregistrering” til personalehåndbogen, så alle medarbejdere ved, hvilken procedure der skal følges. Det bør fremgå, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Ligeledes bør menighedsrådet overveje, hvad konsekvenserne er for en medarbejder, som ikke registrerer sin arbejdstid som angivet. Dette bør også fremgå af personalehåndbogen.
Da menighedsrådet laver en ny registrering, skal dette også opdateres i forholdt til GDPR. I skal tilføje i privatlivspolitikken for medarbejderne, at der sker en ny registrering.
Hvis der tilkøbes et nyt system, skal Fortegnelsen opdateres, ligesom der skal indgås en databehandleraftale med udbyderen.
Baggrunden for de nye regler
De nye regler om registrering af arbejdstid udspringer af en dom fra EU-domstolen. Det er for at beskytte den enkelte medarbejder ved at sikre, at regler om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid overholdes, så medarbejdere ikke overbelastes af for meget overarbejde.
Sådan som reglerne er implementeret i Danmark, er menighedsrådenes ansatte omfattet af registreringspligten.
Som arbejdsgiver skal I stille personale til rådighed for gudstjenester. Derudover fastsætter I selv, hvilke aktiviteter, der skal være i kirken og vurderer som udgangspunkt selv det samlede behov for personale. Derfor er det jer, der bestemmer hvilke stillinger, der skal oprettes, bestemmer stillingernes størrelse og fastlægger arbejdsindholdet samt laver arbejdsbeskrivelsen for hver enkelt stilling.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Det er jer som arbejdsgiver, der fastlægger, hvilke opgaver der skal løses i en stilling, og jer, der laver arbejdsbeskrivelse for stillingerne ved kirken. Det gælder for alle stillinger, overenskomstdækkede, tjenestemands-, tjenestemandslignende og stillinger på individuelle vilkår. Det gælder dog ikke for præstestillinger.
Kerneopgaverne i stillingerne er fastsat i overenskomsterne og protokollaterne, og derfor skal de aftalte overenskomster og protokollater følges, når indholdet i en sådan stilling skal fastlægges. Timetallet og kerneopgaverne for de enkelte stillingstyper afgør dels, om stillingen bliver dækket af overenskomsten, dels hvilken type stilling, der skal ansættes i.
Der er mulighed for at oprette kombinationsstillinger med såkaldt faglig fleksibilitet til et andet protokollat eller en anden overenskomst. En ansættelse i en kombinationsstilling placeres under den overenskomst og det protokollat, hvor de fleste arbejdstimer er placeret.
For de ansættelser, der ikke er dækket af overenskomst og ikke er tjenestemands- eller tjenestemandslignende ansættelser, er der fri aftaleret om ansættelsesvilkårene.
I har som ledelse adgang til løbende at ændre i arbejdsbeskrivelsen med baggrund i ledelsesretten.
Ændringer i en arbejdsbeskrivelse skal meddeles af kontaktpersonen eller leder til medarbejderen, og der kan eventuelt udleveres tilrettet arbejdsbeskrivelse. Når I som arbejdsgiver ønsker at ændre på indholdet i en stilling, skal I vurdere, om ændringen kan foretages inden for ledelsesretten, uden at medarbejderen skal høres og varsles om ændringen. Medarbejderen skal tåle en sådan ændring, der kan rummes af ledelsesretten. Det kan være en ændret vægtning af allerede eksisterende opgaver i stillingen eller besked om, at medarbejderen skal varetage nye opgaver, som naturligt ligger inden for stillingskategorien, uden at det er en væsentlig stillingsændring.
Er der tale om ændringer, der betegnes som væsentlige stillingsændringer, er I som arbejdsgiver forpligtet til at foretage en høring og en varsling af medarbejderen om de påtænkte ændringer, før ændringen kan træde i kraft efter varslingsperioden
Vil du vide mere?
Læs mere i vejledningen her på FIN ”Menighedsrådet som arbejdsgiver 3 - Forhold ved og efter ansættelse".
Som menighedsråd har I både en ledelsesret og en ledelsespligt. Det gælder også i forhold til arbejdsbeskrivelser.
Det er en forudsætning både for en god opgaveløsning, et godt arbejdsmiljø og den enkelte medarbejders jobtilfredshed, at medarbejderen ved, hvilke opgaver, hvilken kvalitet og hvilke tidsfrister medarbejderen skal efterleve i sin opgaveudførelse. Det er også en forudsætning, at der findes en tydelig og brugbar arbejdsbeskrivelse for medarbejderen, og at medarbejderen får feedback på sit arbejde.
Beskrivelse af arbejdsopgaverne kan ske mundtligt ved kontakt med en ansat leder eller ved jævnlig kontakt med sognets kontaktperson. Der er ingen formkrav til en arbejdsbeskrivelse, men det er en god ide at lave en skriftlig arbejdsbeskrivelse og udlevere den til medarbejderne.
Afsnittet beskriver lønsystemerne og hvordan en lønforhandling foregår, herunder hvilke parter der forhandler, hvornår der forhandles samt hvordan en forhandling forberedes i menighedsrådet.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Som arbejdsgiver har I ansatte, der er omfattet af forskellige lønsystemer afhængigt af, om medarbejderne er ansat på individuelle, overenskomstmæssige eller tjenestemandsvilkår.
Hvis medarbejderne er ansat på overenskomst, er der desuden for nogle medarbejdergrupper en fastsat periode, hvor lønnen kan forhandles, ligesom det er fastlagt, hvem der kan forhandle lønnen for de overenskomstansatte medarbejdere. Dette fremgår af de enkelte overenskomster for de forskellige medarbejdergrupper.
Grundlønnen dækker alle almindelige kerneopgaver i arbejdsbeskrivelsen, og som arbejdsgiver kan I forvente både effektivitet, kvalitet, engagement og initiativ for grundlønnen.
Intervallet samt basisløntrin for de overenskomstansatte medarbejdere kan findes i de enkelte medarbejdergruppers overenskomster/protokollater.
Intervalløn
Omfatter kirketjenere, gravere, kordegne, sognemedhjælper/kirke- og kulturmedarbejdere og kirkemusikere
Lønnen kan aftales inden for intervallets minimum og maksimum. Der er herudover angivet et fikspunkt, som kirkefunktionæren som minimum skal have, medmindre der fx er faglig fleksibilitet til en lavere lønnet stilling.
Indplaceringen i intervallet sker inden nyansættelse og eventuelt senere i ansættelsen efter forhandling med den forhandlingsberettigede organisation.
Lønnen bør som udgangspunkt altid ligge på fikspunktet, hvis der er tale om en stilling med kerneopgaver inden for et protokollat.
Faglig eller geografisk fleksibilitet
Faglig fleksibilitet er defineret som opgaver uden for "eget" protokollat.
Geografisk fleksibilitet er defineret som opgaver for en anden ansættelsesmyndighed.
Ved faglig eller geografisk fleksibilitet vil indplaceringen i intervallet være afhængig af omfanget af opgaver uden for "eget" protokollat/inden for andre protokollater og eventuelt andre ansættelsesmyndigheder, og om der er tale om opgaver, der normalt er højere eller lavere lønnet end lønnen inden for det protokollat, som stillingen er omfattet af.
Basisløn
Omfatter KMOK-organister, DOKS-organister, gartnere, gartneriarbejdere, gravermedhjælpere og HK-ansatte på kirkegården
Basislønnen består af anciennitetsbaserede basisløntrin. Efter 2-4 års lønanciennitet er medarbejderen på sluttrin, afhængigt af hvilken overenskomst, medarbejderen er ansat på.
Ud over basislønnen kan der indgås aftale om varige eller midlertidige funktionstillæg, kvalifikationstillæg eller engangsvederlag.
Kvalifikationstillæg honorer for medarbejderens kvalifikationer. Kvalifikationerne kan være både faglige og personlige.
Funktionstillæg honorerer for særlige opgaver i stillingen. Vær her opmærksom på, at sædvanlige opgaver i stillingen som udgangspunkt allerede er dækket af basislønnen. Funktionstillæg ydes derfor for helt særlige opgaver og kun i det tidsrum, hvor opgaven varetages.
Individuelt ansatte
Medarbejdere, der ikke er ansat som tjenestemænd, på overenskomst eller er omfattet af et cirkulære, er ansat på individuelle vilkår. Det gælder fx alle løse vikarer, som kommer ind og løser enkelte opgaver/tjenester.
Menighedsrådet fastsætter lønnen efter aftale med medarbejderen. Det gælder alle løndele, herunder eventuel pension. Menighedsrådet kan også frit aftale, om lønnen skal opgøres som timeløn, månedsløn eller som et fast honorar.
Hvis menighedsrådet bruger vikarer til enkeltstående tjenester, kan Aftale om honorering for enkeltstående vikartjeneste anvendes. Den kan findes i Skabelonsamlingen.
Tjenestemænd
Tjenestemænd aflønnes efter et fast lønrammesystem.
Som arbejdsgiver er jeres lønforhandlinger ikke én samlet, stor forhandling med én faglig organisation. Ofte er der tale om forhandlinger for én medarbejder med én organisation og for en anden medarbejder med en anden organisation og så videre. Forhandlingerne kan også være tidsmæssigt forskudt på året.
I kan som arbejdsgiver selv stille forslag om lønforhandling uafhængigt af tidsfrister hele året. Ellers er de lønforhandlinger, I kan komme i, følgende:
I kan altså teoretisk set komme ud for at få henvendelser om forhandlinger gennem hele året.
Frister
Krav om lønforhandling af intervalløn samt kvalifikationstillæg til organisterne skal være kommet frem til menighedsrådet senest den 15. september hvert år. Modtager menighedsrådet et sådan lønkrav senere end den 15. september, kan I afvise at behandle lønkravet indtil det efterfølgende år.
I skal svare den faglige organisation senest den 15. november hvert år, hvis den faglige organisation har fremsat krav om intervalløn eller kvalifikationstillæg til organister inden 15. september. Manglende svar inden for fristen er overenskomstbrud.
Midlertidige tillæg og engangsvederlag er menighedsrådet forpligtet til at forhandle, hvis de faglige organisationer kræver det også, hvis disse fremsættes uden for lønforhandlingsperioden.
Det er vigtigt, at I i menighedsrådet indledningsvist forholder jer til, hvem der har kompetence til at forhandle lønnen både på arbejdsgiversiden og på medarbejdersiden.
På arbejdsgiverside
Hovedreglen er, at I forhandler på egne vegne i den lokale forhandling.
Dog ikke hvis der er tale om tjenestemandsansatte kordegne, organister under Organistforeningens dækningsområde eller kirkegårdsledere og kirkegårdsassistenter under Foreningen af Kirkegårdsledere (FDK). I de tilfælde er det Kirkeministeriet, der har kompetencen til at forhandle.
På medarbejderside
Hovedreglen er, at det er den faglige organisation, som har forhandlet overenskomsten, der har retten til at forhandle løn for alle de medarbejdere, der er dækket af overenskomsten - uanset om medarbejderne er medlem af organisationen eller ej.
Med undtagelse af gravermedhjælperne, der selv kan forhandle deres løn.
Medarbejdere, der ikke er omfattet af en overenskomst, kan som udgangspunkt også forhandle deres egen løn.
Har en medarbejder fremsat et lønforslag, som skal forhandles af en forhandlingsberettiget organisation, bør I snarest muligt henvise medarbejderen til at kontakte den forhandlingsberettigede organisation, så forslaget eventuelt kan fremsættes via organisationen.
Det forhold, at den faglige organisation har forhandlingsretten, er ikke til hinder for, at I som arbejdsgiver har en forventningssamtale med medarbejderen om, hvad det fremtidige lønniveau skal være, uanset hvem af parterne der foreslår lønforbedringen. Har man haft sådan en samtale og er blevet enige om det fremtidige lønniveau, kan man, når man sender anmodningen om lønforhandling til den forhandlingsberettigede organisation, samtidigt sende en tilkendegivelse om hvad man er enige om og tidspunktet for ændringen. Aftalen skal være underskrevet af jer og af medarbejderen. Det vil I mange situationer kunne lette lønforhandlingen.
Hvis en kirkefunktionær er medlem af en anden fagforening, fx Kristeligt Fagforbund (KRIFA) eller Job og Liv, skal I drøfte lønnen med denne organisation, hvis medarbejderen beder om det. I skal ikke selv tage initiativ til en sådan forhandling og må ikke indgå lønaftaler med disse fagforeninger. Hvis I på baggrund af drøftelsen ønsker at imødekomme medarbejderens lønkrav, skal I sende et lønforslag til den forhandlingsberettigede organisation.
| Personalegruppe | Lokal forhandlingspart |
| Gartnere og gartneriarbejdere | MR + 3F lokalt |
| Gravere | MR + FAKK |
| Gravermedhjælpere | MR + medarbejderen eller 3F, hvis medarbejderen beder om det |
| HK på kirkegårde | MR + HK lokalt |
| Individuelt ansatte | MR + medarbejderen |
| Kirkegårdsledere FDK | KM (efter høring af MR) + organisationen eller centralorganisationen. MR kan indstille til KM ad tjenstlig vej |
| Kirkegårdsledere FAKK | MR + FAKK |
| Kirkemusikere | MR + Dansk Kirkemusiker forening |
| Kirketjenere | MR + Kirketjenerforeningen |
| Kordegne Overenskomstansat | MR + Kordegneforeningen |
| Kordegne Tjenestemand | KM (efter høring af MR) + organisationen eller centralorganisationen. MR kan indstille til KM ad tjenstlig vej |
| Organister Overenskomstansat og tjenestemand (DOKS uddannede) | MR + DOKS |
| Organister Overenskomstansat (KMOK uddannede) | MR + Organistforeningen |
| Organister Tjenestemænd (KMOK uddannede) | KM (efter høring af MR) + organisationen eller centralorganisationen. MR kan indstille til KM ad tjenstlig vej |
| Sognemedhjælper/kirke- og kulturmedarbejdere på overenskomst og cirkulære | MR + Kirkekultur.nu |
Det er en fordel, at I i menighedsrådet forbereder jer på en lønforhandling ved fx at have en lønpolitik, der afspejler menighedsrådets mål.
I skal gøre jer klart, hvad økonomien rækker til, så I er forberedte på, hvilken pulje der kan forhandles om.
For at kunne danne sig det fulde overblik over lønudgifterne, kan det også være en fordel at lave en lønberegning, hvor udgifter ud over lønnen fremgår. Det er procentregulering, pension og feriegodtgørelse.
Inden I som arbejdsgiver går i gang med en lønforhandling, bør I gøre jer klart, hvad det er, I vil give løn for. Dette er mindst lige så vigtigt som at forholde sig til økonomien.
Med lønsystemerne honoreres der overvejende ikke efter anciennitet, derfor kan en nyuddannet og en erfaren medarbejder i udgangspunktet få det samme i løn. Hensigten er, at I skal have mere indflydelse på, hvorfor der gives løn, altså hvilke funktioner og kvalifikationer, der skal være lønbærende hos jer. På den måde, kan der skabes sammenhæng med jeres skiftende målsætninger og prioriteringer.
Med lønsystemerne er det også muligt at gøre forskel mellem menighedsråd på, hvad det er, der kan udløse løn. Hos et menighedsråd kan det være særlige opgaver, hos et andet særlige kvalifikationer og hos et tredje en særlig adfærd. Og der er intet forkert i, at der er forskel. Løndannelsen kan måske netop være med til at signalere, hvad menighedsrådet vil og dermed medvirke til, at menighedsrådet får medarbejdere, der passer til det.
Hvis medarbejderne kender menighedsrådets personale- og lønpolitik, vil det også kunne være med til at fremme en adfærd, der giver menighedsrådet den kirke, de gerne vil have.
Jeres personale- og lønpolitik har på den måde stor betydning for løndannelsen og udgør et stærkt argument i forhandlingen om løn. Omvendt vil de faglige organisationer ofte stræbe efter, at løndannelsen er baseret på kriterier, der er lige for alle, fx at man har en funktion, en bestemt uddannelse eller et bestemt antal års erfaring. Det kan også være tiltalende for jer, fordi det er let, men det giver ikke mulighed for at honorere for selve udførelsen af arbejdet eller en bestemt adfærd.
Eksempel:
| Menighedsråd 1 | Menighedsråd 2 | |
Målsætning
| Vi ønsker at være en kirke, hvor de, der kommer, føler sig godt og venligt modtaget, og hvor der er plads til alle. Vi ønsker at engagere lokalsamfundet i kirkens arbejde, være en aktiv del af det lokale liv og fremme interessen for kirken. | Vi ønsker at være en kirke, hvor brugerne oplever høj kvalitet i de ydelser og aktiviteter, som kirken har. Kirkens ydelser og aktiviteter skal appellere til alle og både til øjne, ører og følelser. Vi appellerer bedst til alle ved en kombination af arrangementer for mange og initiativer for særlige grupper. |
Formuleret
| Vi forventer, at der er en ordentlig omgangstone på arbejdspladsen mellem kolleger, mellem menighedsråd og medarbejdere og over for kirkens brugere. Alle har et medansvar for, at der skabes og bevares et godt arbejdsklima og en god omgangstone. Derfor forventer menighedsrådet, at alle udviser respekt for kollegerne og i deres arbejde er hjælpsomme og imødekommende over for kolleger og brugere. | Medarbejderens kompetenceudvikling skal tage udgangspunkt i menighedsrådets overordnede mål. Det er væsentligt, at alle medarbejdergrupper løbende vedligeholder og udvikler deres kompetencer, så arbejdsopgaver løses med den størst mulige kvalitet. Formel efter- og videreuddannelse er ofte afgørende i opgaveløsningen og sikrer medarbejdernes faglige og personlige udvikling.
|
Uddrag af Lønpolitik
| Vi lægger vægt på, at der er sammenhæng mellem den adfærd, medarbejderne har og deres løn, og at medarbejderne selv kan se sammenhængen. Vi ønsker åbenhed om løndannelsen. | Lønpolitikken skal motivere til, at medarbejderne uddanner sig inden for fagligt relevante områder. Menighedsrådet ønsker ikke at være lønførende.
|
En betydelig del af forberedelsen til en lønforhandling er naturligvis, at I i menighedsrådet er klar over, hvilke økonomiske midler der er til rådighed. I sidder på kirkekassen, og inden for kirkekassens samlede ramme, skal I prioritere drift og løn.
Midlerne til løndannelsen kan komme fra flere steder på budgettet. Fx puljer, der er sat af til lokal løndannelse, ledighed i stillinger, sparede vikarudgifter eller omprioriteret drift. Der er ikke krav om, at I afsætter midler i en bestemt pulje på budgettet, men der bør være afsat midler til lokal lønforhandling. I forberedelsesfasen er det blot væsentligt, at I selv kender jeres økonomiske muligheder og begrænsninger.
Som arbejdsgiver kan I blive mødt med et ønske fra den faglige organisation om at få oplyst, hvad der er sat af til lønforhandlinger på budgettet. I har ikke pligt til at oplyse beløbet, men kan gøre det, hvis I mener, det er hensigtsmæssigt i forhandlingen.
Hvis I ikke har sat penge af overhovedet, er det ikke et sagligt argument, I kan bruge for at afvise en forhandling.
De midler, som I afsætter/bruger til lønforhandling skal ikke fordeles mellem medarbejderne eller de faglige organisationer på en bestemt måde. Det er således muligt fx:
I efteråret har I i menighedsrådene størst viden om budgettet for det kommende år og kan derfor bedst prioritere midlerne og forslagene mellem hinanden.
For at gøre de samlede forhandlinger ved jer mest reelle, kan I opfordre til, at alle forhandlinger lægges i efteråret i perioden 15. september til 15. november, hvor der er en overenskomstfastsat forhandlingsperiode for størstedelen af de overenskomstansatte medarbejdere i folkekirken.
Som arbejdsgiver vil I jo ikke kunne leve med at bruge alle midlerne på lønforhandlingen for kirkegården i foråret og derefter have spillet sig alle muligheder af hænde til andre forhandlinger i efteråret. Derfor kan en lønforhandling i foråret betyde, at I må være mere påholdende.
Se mere om Lønberegning i nedenstående afsnit, hvor der kan findes et skema til beregning af den samlede udgift for en lønforbedring.
Når man indgår aftaler om løn, er det vigtigt at kende teknikken bag. Det giver sikkerhed for, at der er enighed om, hvad der er aftalt med den faglige organisation, og det giver sikkerhed for, at I ved, hvad den enkelte lønaftale faktisk koster.
Overenskomsterne har forskellige lønsystemer, men der er nogle grundlæggende løntekniske forhold, der er ens, uanset hvilket lønsystem medarbejderen er ansat på.
I det offentlige er det ved overenskomstforhandlingerne aftalt en ordning, som kaldes reguleringsordningen. Reguleringsordningen skal forsøge at sikre, at de offentlige lønninger reguleres i forhold til det private arbejdsmarked. Det sker ved, at de fleste løndele fremskrives med en procentsats.
Brug Lønberegneren i Skabelonsamlingen, for at lave en beregning på, hvad en lønforbedring reelt set koster, så der bliver afsat tilstrækkelige midler i budgettet.
Løn angives i årligt grundbeløb
De beløb, som man kan slå op i overenskomsterne og som aftales ved overenskomstforhandlingerne angives i det man kalder ”årligt grundbeløb”. Fx er fikspunktet for en kirketjener 249.025 kr. i årligt grundbeløb.
Også alle lokalt aftalte tillæg og indplacering af intervalløn skal aftales i årligt grundbeløb.
At lønnen er i årligt grundbeløb betyder, at det angivne beløb:
Grundbeløbene i overenskomsterne blev fastsat pr. 31. marts 2012.
Den faktor, som skal bruges til at omregne til nutidskroner ændrer sig. Som hovedregel ændres den hver 1. april og nogle gange også 1. oktober.
Man skal altså være opmærksom på, hvad den til enhver tid gældende omregningsfaktor er. Den aktuelle reguleringsprocent findes i statens lønoversigt.
Løn som angives i årligt grundbeløb
Tillæg og intervalløn, som forhandles lokalt af jer i menighedsrådet, skal altid angives i årligt grundbeløb. Det betyder, at de altid reguleres med ansættelsesbrøken og altid skal omregnes til nutidskroner.
Tillæg og intervalløn, som forhandles af jer, skal aftales i hele 100 kr. Det gælder for: Overenskomstansatte kirkefunktionærer ansat som kordegne, sognemedhjælpere/kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere (organister uden PO/KMOK og DOKS uddannelse og kirkesangere), kirketjenere, gravere, HK-ansatte på kirkegårdskontorer, gartnere og gartneriarbejdere som gravermedhjælpere.
I hele 100 kr. betyder, at I ikke kan indgå aftale om:
I overenskomsterne med videre angives følgende altid i årligt grundbeløb. Men ikke altid i hele 100 kr.:
Løn som ikke angives i årligt grundbeløb
Løndele, der ikke reguleres i forhold til den ugentlige arbejdstid
Udgangspunktet er som beskrevet, at alt løn reguleres i forhold til den ugentlige arbejdstid (ansættelsesbrøken). Der er dog enkelte medarbejdergrupper, som har opnået særlige aftaler om, at lønnen ikke reguleres med den ugentlige arbejdstid. Det gælder for:
Udgifter ud over lønnen
Når udgiften til en lønaftale skal beregnes, kommer der ud over reguleringsprocenten også udgifter til pension og særlig feriegodtgørelse.
Pensionsudgiften er afhængig af, hvilke overenskomst medarbejderne er omfattet af. Den aktuelle pensionssats fremgår således af overenskomsten.
Som hovedregel betales pension af intervalløn/basisløn, tillæg og rådighedstillæg.
Engangstillæg er ikke pensionsgivende medmindre det aftales.
Særlig feriegodtgørelse er på 1,5 % af lønnen.
Ansatte på individuelle vilkår har kun pension, hvis det er aftalt mellem menighedsrådet og medarbejderen. Deres særlige feriegodtgørelse udgør 1 %.
Nedenstående afsnit handler hovedsageligt om overenskomstansatte medarbejdere i folkekirken.
Individuelt ansatte forhandler selv løn med menighedsrådet og er ikke underlagt bestemte frister for, hvornår forhandlinger skal gennemføres.
For tjenestemænds vedkommende bliver lønnen fastsat, når de bliver ansat.
Tillæg til kirkegårdsledere under FDK, KMOK-organister og kordegne forhandles mellem Kirkeministeriet og CO10 én gang årligt. Som arbejdsgiver har I mulighed for at sende ansøgning til Kirkeministeriet ad tjenstlig vej om, hvilken/hvilke medarbejdere I indstiller til løntillæg. Ministeriet tager udgangspunkt i ansøgningerne ved de kommende forhandlinger. Den faglige organisation kommer på deres side også med forslag til forhandling. Da aftalen indgås i en forhandling, kan Kirkeministeriet ikke garantere, at en ansøgning fra et menighedsråd om tillæg til en medarbejder kan imødekommes.
Tillæg til kirkegårdsledere under FAKK, kirketjenere og DOKS-organister kan I som arbejdsgiver selv forhandle med den forhandlingsberettigede organisation.
Alle skabeloner findes i Skabelonsamlingen
Proceduren for lønforhandlingen er som hovedregel en skriftlig forhandling, hvor parterne kan sende en mail, medmindre parterne aftaler at forhandle over telefonen eller i et møde. Der vil nok være en tilbøjelighed til, at forhandlinger, der rummer uenighed vil ende med at være mundtlige eller foregå i et møde, hvorimod forhandlinger, hvor der er enighed, lettere kan afsluttes skriftligt.
Menighedsrådet ønsker at stille forslag om løn
Læs mere om lønforhandlinger ved nyansættelser i vejledningen "Menighedsrådet som arbejdsgiver - Forhold før ansættelsen, Lønforhandling".
Som arbejdsgiver kan I stille forslag om en lønforbedring hele året. Vi anbefaler dog generelt, at alle lønforhandlingerne for kirkens medarbejdere så vidt muligt samles i efteråret, så hele medarbejdergruppen vurderes på én gang og på baggrund af det samme økonomiske grundlag.
Der er ingen formkrav til, hvordan forslaget skal udarbejdes. Vi anbefaler at I sender en mail med et udkast til en lønaftale vedhæftet (se tekstforslag til menighedsrådets tilbud samt individuel lønaftale, i Skabelonsamlingen). På den måde sikrer I jer, at I forholder jer til alle relevante punkter i forslaget.
Hvis organisationen/medarbejderen kan acceptere tilbuddet umiddelbart, kan de blot udskrive og underskrive lønaftalen, og returnere den til jer. I så fald kan forhandlingen afsluttes, uden at parterne behøver at skrive frem og tilbage flere gange.
Kan organisationen/medarbejderen ikke acceptere forslaget, kan organisationen/medarbejderen fremsende et modforslag som svar på jeres tilbud. I, eller jeres forhandler, må herefter forholde jer til forslaget.
På den baggrund kan I sende et nyt modforslag eller acceptere organisationens/medarbejderens forslag. Der er ingen grænser for, hvor længe forhandlingen kan finde sted, men på et tidspunkt anbefales det, at forhandlingen afsluttes med enten en accept eller et afslag.
Hvis I må konstatere, at der ikke kan opnås enighed, skal I udarbejde et uenighedsreferat (se tekstforslag i Skabelonsamlingen).
Menighedsrådet modtager et forslag om løn
Bekræft forslaget
Det er god kutyme at bekræfte, at menighedsrådet har modtaget lønforslaget. I kan også oplyse, hvornår lønforslaget forventes behandlet på menighedsrådsmøde, og hvornår I forventer at vende tilbage. Bemærk at der i nogle overenskomster er aftalt en frist for tilbagemelding (se tekstforslag i Skabelonsamlingen).
Accept af forslaget
Hvis I er enige i det lønforslag, som organisationen eller medarbejderen har fremsat, anbefales det, at I, sammen med accept af forslaget, udarbejder en lønaftale og sender den til modparten, som skal underskrive aftalen. (se tekstforslag i Skabelonsamlingen).
Lønaftalen kan bruges til alle medarbejdergrupper, men kun for én medarbejder ad gangen. Der er lidt forskel på, hvad en lønaftale skal indeholde oplysninger om. For visse overenskomstansatte grupper stilles der fx krav om, at der skal angives en hjemmel til lønaftalen – altså en henvisning til den § i overenskomsten, der giver menighedsrådet mulighed for at indgå lønaftalen. De særlige tilfælde fremgår af vejledningen til lønaftaleblanketten. Vejledningen findes i slutningen af lønaftalen.
For overenskomstansatte kirkefunktionærer ansat som kordegne, sognemedhjælper/kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere (organister og kirkesangere), kirketjenere, gravere, HK-ansatte på kirkegårdskontorer, gartnere og gartneriarbejdere som gravermedhjælpere stilles der herudover krav om, at alle lønaftaler (eksklusiv aftaler om engangsvederlag) angives i såkaldt årligt grundbeløb pr. 31. marts 2012.
En aftale udskrives og underskrives i to eksemplarer, så hver part har et underskrevet eksemplar. Det kan praktisk håndteres på den måde, at I som arbejdsgiver udarbejder lønaftalen, udskriver og underskriver den. Den underskrevne aftale scannes herefter og I beder modparten om at udskrive aftalen i to eksemplarer, underskrive aftalerne og returnere det ene eksemplar pr. almindelig post eller indscannet. Når I har modtaget den underskrevne lønaftale retur, er forhandlingen afsluttet, og lønforhøjelsen kan udbetales.
Modforslag
Hvis I modtager et forslag til en lønforhøjelse, som I kun ønsker at imødekomme delvist, fx fordi I gerne vil favorisere medarbejderen, men ikke med så stort et beløb, som organisationen eller medarbejderen har foreslået, kan I sende et modforslag (se tekstforslag i Skabelonsamlingen).
I modforslaget kan I både forholde jer til beløbets størrelse og til begrundelsen for lønforhøjelsen. I kan fx også foreslå en senere ikrafttrædelsesdato. Læs mere om de forskellige forhandlingsvariabler i afsnittet "Forhandlingsvariabler".
Herudover kan I også overveje, om modforslaget alternativt skal bygges op som en kombination af forskellige løndele fx et mindre varigt tillæg i kombination med et engangsvederlag.
Afslag
Hvis I vurderer, at medarbejderen ikke skal have en lønforhøjelse, eller hvis parterne ikke kan blive enige om et passende lønniveau, skal I sende et afslag. Afslaget skal være begrundet, og begrundelsen skal relatere sig til de konkrete forhold i stillingen eller medarbejderens konkrete opgaveløsning (se tekstforslag i Skabelonsamlingen).
Hvis parterne gennem en løbende forhandling ikke kan nå til enighed, skal der udarbejdes et uenighedsreferat. Et uenighedsreferat gengiver parternes forslag og slutter af med at konkludere, at parterne ikke er nået til enighed i forhandlingen (se tekstforslag i Skabelonsamlingen).
Den forhandlingsberettigede organisation eller medarbejderen kan herefter – i visse tilfælde – tage forhandlingen videre i forhandlingssystemet – se mere i afsnittet om "Videreførelse af forhandlinger".
Særligt for gartnere, gartneriarbejdere og HK-ansatte på kirkegårdene
Da Rammeaftale om nye lønsystemer gælder, er der krav om, at der holdes årlige lønforhandlinger, hvis én af parterne kræver det. Kravet er en årlig lønforhandling for arbejdspladsen. Ved forhandlingen drøftes løntillæg for de medarbejdere, som 3F/HK eller menighedsrådet stiller forslag om løntillæg til. Det er altså ikke nødvendigt at tale om alle medarbejdere, hvis ingen af parterne ønsker det.
3F/HK kan ikke kræve at få et møde om løn for hver enkelt medarbejder for sig. Lønforhandlingen for medarbejderne sker samlet.
Skriftlig eller mundtlig forhandling
Proceduren for lønforhandlingen er som hovedregel en skriftlig forhandling, hvor parterne kan sende et brev eller en mail, medmindre parterne aftaler at forhandle over telefonen eller i et møde. Sker forhandlingen over telefonen eller i et møde, er det vigtigt at I tager notater og udfærdiger referater, af de drøftelser I har med organisationen
Lav et forhandlingsmandat
Det er vigtigt, at I i menighedsrådet definerer rammerne for, hvad forhandlerne må indgå af lønaftaler på jeres vegne. De aftaler, en forhandler indgår på menighedsrådets vegne, er nemlig bindende for menighedsrådet.
I kan vælge, at forhandleren altid skal tage forbehold for jeres godkendelse af forhandlingsresultatet. I kan som alternativ definere et økonomisk spænd og eventuelle vilkår for at forhandlerne kan lukke forhandlingen på jeres vegne. Det er vigtigt, at I forholder jer til alle aspekter af lønkravet. Det vil sige:
Tillidsrepræsentanten kan i forbindelse med de årlige lønforhandlinger have ret til at få relevante lønoplysninger for de personer, som den pågældende repræsenterer, herunder en liste over de ansatte. Hvis der ikke er en tillidsrepræsentant, kan (central)organisationen have mulighed for at få lønoplysningerne.
Lønoplysningerne kan indeholde oplysninger om medarbejderens navn, arbejdssted, stillingsbetegnelse, ansættelsestidspunkt, lønindplacering samt centralt og lokalt aftalte tillæg.
Gældende for uddannede organister, gartnere og gartneriarbejdere samt HK’ere
Menighedsrådet skal give oplysningerne til tillidsrepræsentanten, alternativt (central)organisationen.
Gældende for kordegne, sognemedhjælper/kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, gravere, kirketjenere og gravermedhjælpere
Menighedsrådet henstilles til at give oplysningerne til tillidsrepræsentanten, alternativt (central)organisationen.
Begrundelsen er en meget relevant faktor at forhandle på baggrund af, fordi den bygger på jeres målsætning og politikker og dermed, hvad det er for en adfærd I i menighedsrådet ønsker at fremme med løndannelsen. Der er fx stor forskel på, om løn gives for:
I står stærkere i jeres forhandlingsargumentation, hvis løntilbuddet/-afslaget er underbygget i en overordnet politik og i jeres mål for arbejdet i kirken, end hvis den ikke er.
Som arbejdsgiver kan I ikke argumentere med, at I ikke har nogen penge, men I kan godt argumentere med, at organisationens forslag ikke kan prioriteres inden for den økonomiske ramme, når forslaget er begrundet, som det er. Blandt andet derfor er lønpolitikken og kirkens mål vigtige. Jeres afslag skal altså tage udgangspunkt i en indholdsmæssig argumentation, også selvom det måske er reelt, at I ikke har nogen penge.
Organisationerne ønsker ofte begrundelser, der hænger sammen med en konkret funktion, medarbejderen har, men allerhelst med et uddannelsesbevis eller års erfaring. En funktion, et bevis eller erfaring er let at måle, men har ikke altid i praksis nogen sammenhæng med, hvordan medarbejderen udfører sit arbejde og dermed med, hvad I som arbejdsgiver i praksis får for lønnen.
Bemærk, at I ikke skal betale for en "overkvalificering", der ikke er brug for eller efterspurgt. I bør holde fast i, at der kun betales løn for de opgaver og kvalifikationer, der kræves i stillingen.
Meget målbare begrundelser kunne eksempelvis være tillæg til en gravermedhjælper for at have en bestemt funktion, fx fremdrivning af sommerblomster til brug på kirkegården og i kirken.
I kan omvendt have et ønske om, at en eventuel honorering begrundes med den måde, som medarbejdernes kvalifikationer viser sig i praksis.
Eksempel:
Tillæg til gravermedhjælper, der har opgaven med fremavl af sommerblomster:
”NN udfører funktionen som ansvarlig for fremavl af sommerblomster med stor omhu og stort ansvar. NN tager fx initiativ over for graveren til at ændre blomstertyper, farver og anvendelsesmuligheder herunder særlig pyntning i kirken. NN sikrer fx med sin måde at løse opgaven på, at kirken og kirkegården i hele sæsonen har egne blomster til alle sædvanlige lejligheder.”
Har en medarbejder fx været på kursus eller efteruddannelse, behøver det ikke også være lig med en lønforhøjelse, medmindre I positivt kan konstatere, at det har medført et betydeligt kvalitetsløft i medarbejderens måde at løse opgaver på.
I forhandlingen kan en argumentation om begrundelse fx betyde, at tillæggets størrelse reduceres, hvis organisationens begrundelse skal anvendes. Omvendt kan tillægget være større, hvis jeres begrundelse anvendes.
Eksempler:
1. Kirketjenere, gravere, sognemedhjælpere/kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere og kordegne på overenskomst
Faste varige lønforbedringer sker for denne gruppe som en forhøjelse af intervallønnen.
Aftaler for en nyansat kirketjener kan fx være:
Midlertidigt funktionstillæg
Midlertidige tillæg gives for varetagelse af arbejdsopgaver i en tidsbegrænset periode, herunder midlertidig faglig eller geografisk fleksibilitet.
Engangsvederlag
Engangsvederlag gives for en særlig indsats og typisk for noget, der har fundet sted.
2. KMOK- og DOKS organister, HK-ansatte på kirkegårdskontorer, gartnere og gartneriarbejdere samt gravermedhjælpere.
Varige lønforhøjelser for denne gruppe ansatte ydes enten som kvalifikationstillæg eller funktionstillæg.
Varigt kvalifikationstillæg
Varigt tillæg for kvalifikationer kan aftales for ansattes faglige eller personlige kvalifikationer, kvalitet i opgavevaretagelsen med videre.
Funktionstillæg
Funktionstillæg kan aftales som et fast tillæg, der opsiges med varsel, når funktionen ophører eller som et midlertidigt tillæg, hvor der aftales en slutdato allerede ved aftalens indgåelse.
Når en aftale for KMOK- og DOKS organister er midlertidig, skal den mindst have en længde, der svarer til organistens individuelle opsigelsesvarsel. (Organistens individuelle varsel efter overenskomsten er højst 6 måneder.)
Midlertidige funktionstillæg
Engangsvederlag
Forhandlingsvariabler er de forskellige elementer, der kan skrues på i en forhandling. Det er elementer, der kan få en aftale på plads, hvis organisationen og menighedsrådet ikke umiddelbart er enige om det udspil til løn, som den ene part kommer med.
Lønnens størrelse
Lønnens/tillæggets størrelse er den væsentligste forhandlingsvariabel, men det er med sikkerhed ikke den eneste. For en lang række lønaftalers vedkommende er der andre elementer, der kan forhandles om, for at nå en aftale.
Lønnens størrelse har betydning, når der skal sammenlignes mellem medarbejdere. Det er særligt relevant for medarbejdere på samme overenskomst og derfor inden for samme organisations forhandlingsområde. Organisationen vil sikkert argumentere med, hvad den type medarbejder får andre steder, hvilket dybest set er uinteressant for jer, fordi begrundelserne er ukendte.
Omvendt er det relevant for jer at argumentere med det generelle lønniveau hos jer og jeres ønske om, at en konkret lønaftale ikke kan bruges som løftestang for resten af personalet.
I kan også argumentere med, at den eksisterende løn er passende for den funktion medarbejderen har og dennes arbejdsindsats.
Typen af tillæg
For grupper, hvor der er mulighed for både at yde varige eller midlertidige tillæg eller engangsvederlag, kan typen af lønnen/tillægget også være en forhandlingsvariabel. Foreslår organisationen fx et funktionstillæg af en vis størrelse, kan et modforslag med et engangsvederlag af samme størrelse være med til at åbne diskussionen for et lavere tillæg.
En alternativ mulighed er at dele et forslag op i flere enkelt dele. Et forslag om indplacering i intervalløn kan imødekommes med et modforslag om at dele det op i en kombination mellem intervalløn, et midlertidigt tillæg og et engangsvederlag.
Ikrafttrædelsesdato
Et tillæg/lønforhøjelse kan træde i kraft når som helst, og det vil have betydning for jeres budget, hvornår I udmønter de enkelte tillæg, der indgås aftale om.
Derfor kan det have betydning for lønnens størrelse, hvornår ikrafttrædelsestidspunktet er. Der er ikke noget til hinder for at aftale ikrafttrædelse til at være en dato i fremtiden.
Hvis ikrafttrædelsestidspunktet er en dag i fortiden, vil der blive tale om en efterbetaling af tillægget, der kommer til udbetaling på én gang.
Pension af løndelen
Løn er som udgangspunkt pensionsgivende. Der er dog enkelte muligheder for at aftale, at lønnen ikke er pensionsgivende.
For individuelt ansatte/øvrigt ansatte med under otte timer ugentligt er lønnen ikke pensionsgivende, medmindre det aftales.
Engangsvederlag er som udgangspunkt ikke pensionsgivende. Det er dog muligt at aftale, at de er pensionsgivende. Hvis det aftales, at de er pensionsgivende, gælder de samme regler for pension som for resten af lønnen. Det vil sige samme pensionsprocent og pensionskasse.
Alternativ til pension af engangsvederlag er at forøge eller mindske tillægget.
Opsigelsesbestemmelser
Det kan være muligt at aftale opsigelsesbestemmelser, så løndelen kan bortfalde med lønnedgang til følge. Spørgsmålet om muligheden for at komme ud af en aftale kan have betydning for lønnens/tillæggets størrelse. På den måde kan løndelen være højere, hvis I kan opsige den helt eller delvist og lavere, hvis der ikke er opsigelsesbestemmelser knyttet til løndelen.
Hvis I vil sikre jer, at de senere kan opsige lønaftalen, anbefales det, at der skrives opsigelsesbestemmelser ind i lønaftalen. Nogle tillæg vil kunne opsiges alligevel, men den bedste sikring sker ved, at det fremgår af lønaftalen.
Eksempel på formulering af en opsigelsesbestemmelse kunne være:
Bortfald af tillæg til gravermedhjælper, der har opgaven med fremavl af sommerblomster:
”Tillægget bortfalder, hvis menighedsrådet vurderer, at NN ikke længere varetager funktionen som beskrevet i denne aftale. Indikatorer for dette er, at der ikke er variation i valget af blomster eller at kirkegården og kirken ikke er selvforsynende med blomster til sædvanlige lejligheder.”
En mulighed for at løndelen kan ophøre er også at gøre tillægget midlertidigt. Hvis tillægget er midlertidigt, udløber det automatisk den dato, der er aftalt.
Hvis der ikke opnås enighed ved de lokale lønforhandlinger, har overenskomsterne indbyggede muligheder for, at man kan videreføre forhandlingen med hjælp fra centrale parter. Det er forskelligt, hvem der kan videreføre forhandlingen, og hvem der skal varetage den videreførte forhandling.
En videreførelse betyder, at andre end menighedsrådet og den faglige organisation deltager i en fornyet forhandling om lønnen til den pågældende medarbejder.
Hvis forhandlingen videreføres, kan den videreføres to gange; først til niveau 2 og hvis der ikke opnås enighed der, til niveau 3. Opnås der ikke enighed i niveau 3 kan sagen ikke videreføres, og der er ingen lønaftale.
Uenighed i lønforhandlinger for tjenestemænd, kan ikke bringes videre.
Kompetence til lønforhandling /Oversigt over forhandlingsparter
I det nedenstående findes en oversigt over, hvem der skal forhandle, hvis der ikke opnås enighed ved den lokale forhandling. I så fald er der for nogle medarbejdergrupper mulighed for at bringe uenigheden videre til forhandling i niveau 2 og niveau 3 (se skemaet nedenfor).
Hvis der ikke opnås enighed i niveau 2 eller 3, fortsætter den nuværende løn.
Hvis en medarbejdergruppe ikke fremgår af skemaet, er der ikke mulighed for at bringe lønforhandlingen videre.
Anvendte forkortelser:
| Personalegruppe | Forhandling efter uenighed ved den lokale forhandling | Forhandling efter uenighed ved niveau 2 forhandlingen |
| Niveau 2 – forhandling | Niveau 3 – forhandling | |
| Gartnere og gartneriarbejdere | KM og 3F centralt | Medst + 3F centralt |
| Graver | Stiftet + FAKK | KM + FAKK |
| Gravermedhjælper | Stiftet + 3F lokalt | KM + 3F centralt |
| Kirkemusiker | Stiftet + Kirkemusikerforeningen | KM + CO10 |
| Kirketjener | Stiftet + Kirketjenerforeningen | KM + Kirketjenerforeningen |
| Kordegn | Stiftet + Kordegneforeningen | KM + CO10 |
| Organister (DOKS) | Stiftet + DOKS | KM + DOKS |
| Organister (KMOK) | Stiftet + Organistforeningen | KM + CO10 |
| Sognemedhjælper på overenskomst | Stiftet + Kirkekultur.nu | KM + CO10 |
Ud over interval-/basislønnen har medarbejderne mulighed for at få rådighedstillæg eller natpenge.
Der er også nogle medarbejdergrupper, der har ret til et OK-18 tillæg, eller har mulighed for at få et snetillæg.
Slutteligt er der nogle medarbejdergrupper, der har ret til søgnehelligdagsbetaling.
Læs mere under de enkelte emner.
Tillæg for forskudt tid – også kaldet natpenge – er et tillæg, der gives til medarbejdere som kompensation for arbejde, der udføres uden for almindelig arbejdstid. Vær dog opmærksom på, at kirkefunktionærer, der får rådighedstillæg, allerede er honoreret for ulempen ved tidsforskudt arbejde og dermed ikke skal have udbetalt disse tillæg.
Kirkefunktionærer, der er omfattet af natpengereglerne, er:
Reglerne om natpenge betyder, at hvis kirkefunktionæren har pålagt tjeneste i forskudt tid, udbetales der et kronetillæg for de timer, der er i forskudt tid. Det er kirkefunktionæren, der indberetter timerne i forskudt tid til menighedsrådet.
Arbejde i forskud tid er arbejde:
De mest relevante tidspunkter for menighedsrådet er arbejde på:
Timerne opgøres pr. påbegyndte halve time.
For kirkefunktionærer under OAOs forhandlingsområde (kirketjenere, gravere, gravermedhjælpere og gartnere/gartneriarbejdere) honoreres punkt 1 (pr. 31. marts 2012) med 22,32 kr./time.
For kirkefunktionærer under CO10s forhandlingsområde (kordegne, sognemedhjælper/kirke- og kulturmedarbejdere og kirkemusikere) honoreres punkt 1 med et tillæg på 25 % af timelønnen fratrukket det samlede pensionsbidrag.
Punkterne 2-7 honoreres (pr. 31. marts 2012) med 39,92 kr./time.
Reglerne om betaling for forskudt tid kan fraviges hos det enkelte menighedsråd ved lokal aftale mellem Kirkeministeriet og den faglige organisation. Ministeriet kan bemyndige menighedsrådet til at indgå lokal aftale.
En lokal aftale vil ofte være en aftale om, at menighedsrådet yder et årligt tillæg til medarbejderne i stedet for et tillæg pr. gang arbejde i forskudt tid er forekommet. En lokal aftale kan også være en aftale om at konvertere tillæggene til ekstra frihed.
En aftale bør derfor altid bero på en opgørelse af de udgifter I har forbundet med arbejde i forskudt tid for medarbejdere, der ikke har rådighedstillæg.
Delt tjeneste
Kirkefunktionærer uden rådighedstillæg godtgøres også for delt tjeneste. Delt tjeneste vil sige, at en medarbejder skal møde ind på tidspunkter, der er adskilt. Det kan f.eks. være en kirketjener, der møder om morgenen til et fast arrangement for dagplejen, har fri midt på dagen og møder igen om aftenen til et aftenarrangement.
Godtgørelsen betales for delt tjeneste, der strækker sig ud over 11 timer fra første tjeneste start til sidste tjeneste er slut. Godtgørelsen (pr. 31. marts 2012) er 6,59 kr./time.
Hvis tjenesten er delt i 3 dele, ydes (31.marts 2012) et tillæg 61,22 kr./dag.
Rådighedstillægget er en centralt fastsat løndel. Det vil sige, at tillæggets størrelse er aftalt mellem overenskomstens parter.
Rådighedstillæg er pensionsgivende og reduceres med ansættelsesbrøken. Ansatte som modtager rådighedstillæg, kan ikke modtage natpenge.
Se størrelsen på rådighedstillæggene i de enkelte overenskomster og organisationsaftaler.
Særligt for overenskomstansatte kordegne, sognemedhjælper/kirke- og kulturmedarbejdere, organister (uden KMOK eller DOKS uddannelse), kirkesangere, kirketjenere og gravere
Det er menighedsrådet, der afgør, om der skal knyttes rådighedstillæg til stillingen. Menighedsrådet skal således ikke forhandle med den forhandlingsberettigede organisation om tildeling af rådighedstillægget.
Hvis menighedsrådet beslutter, at der ydes rådighedstillæg, har menighedsrådet på forhånd betalt for:
Særligt for gravere
For gravere findes tre typer rådighedstillæg, afhængig af hvilke opgaver graveren udfører.
Uanset hvilket rådighedstillæg graveren modtager, så medfører rådighedstillæg, at arbejdstiden opgøres over et år fra den 1. april til 31. marts. Det vil sige, at der er mulighed for at graveren kan arbejde ekstra fx i vækstperioder og til grandækning og kan arbejde mindre til vinter.
Forpligtelse i forhold til vagttjeneste, alarm, brand, glatførebekæmpelse og tilsvarende opgaver, der i sin natur ikke kan planlægges udløser ikke rådighedstillæg. Graveren kan således godt have disse opgaver, uden at få rådighedstillæg.
Rådighedstillæg 1 dækker de ovenfor listede punkter.
Hvis menighedsrådet ikke ønsker at betale rådighedstillæg til graveren, så skal de definere en fast arbejdstid, der skal oplyses med 1 måneds varsel.
Rådighedstillæg 2 gives, hvis graveren har kirketjeneste. I modsætning til de øvrigt ansatte, så kan den faste arbejdstid altså ikke kompensere for udbetaling af tillægget, hvis graveren skal varetage kirkelige handlinger.
Det betyder, at menighedsrådet kan have en kordegn med fast arbejdstid, der deltager i de kirkelige handlinger og en graver, der deltager i de kirkelige handlinger, hvor menighedsrådet kan beslutte at kordegnen ikke skal have rådighedstillæg, men ikke kan beslutte, at graveren ikke skal have rådighedstillæg.
Rådighedstillæg 3 gives, hvis graveren har både kirketjeneste og faste fremmødeforpligtelser. Faste fremmødeforpligtelser er f.eks. hvis kirken skal åbnes og lukkes udenfor graverens almindelige arbejdstid eller hvis graveren har manuel ringning og skal ringe udenfor sin normale arbejdstid.
Særligt for overenskomstansatte organister (med KMOK eller DOKS uddannelse)
Organisterne skal have rådighedstillæg, da det følger af deres overenskomster.
Størrelsen af KMOK-organisternes rådighedstillæg afhænger af, hvor mange kirker organisten gør tjeneste ved.
Størrelsen af DOKS-organisternes rådighedstillæg afhænger af organistens anciennitet. Efter 8 års lønanciennitet er organisten på sluttrin for rådighedstillæg.
OK18-tillæg til kordegne, sognemedhjælpere/kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere og kirketjenere
Til stillingerne er knyttet et OK18-tillæg, som er forskelligt for de forskellige medarbejdergrupper. Se størrelsen på tillægget i protokollaterne for de enkelte stillinger.
Tillægget er pensionsgivende og kvoteres i henhold til stillingens størrelse.
Snetillæg til gartnere, gartneriarbejdere og gravermedhjælpere
Overenskomsten har et centralt aftalt tillæg, som gives til gartnere, gartneriarbejdere og gravermedhjælpere, der har forpligtelse til at påse behovet for snerydning og stå til rådighed for arbejdet med snerydning og glatførebekæmpelse. Skal der udføres faktisk arbejde med snerydning og glatførebekæmpelse, skal der derfor tillige udbetales løn, svarende til det anvendte timeforbrug.
Tillægget kan efter menighedsrådets beslutning deles mellem flere kirkegårdsmedarbejdere mod en tilsvarende nedsættelse af forpligtelsen. Tillægget kan også ydes til flere kirkegårdsmedarbejdere, der i så fald alle vil have den fulde forpligtelse. Tillægget udbetales med 1/6 pr. måned i perioden 1. november til 30. april.
Tillægget er ikke pensionsgivende.
Søgnehelligdagsbetaling til gartnere, gartneriarbejdere og gravermedhjælpere
Månedslønnede gartnere og gartneriarbejdere har betalt fri på søgnehelligdage.
Timelønnede gartnere og gartneriarbejdere skal have udbetalt løn for de timer, de skulle have udført, hvis søgnehelligdagen havde været en almindelig arbejdsdag.
Til gravermedhjælpere udbetales der 3,5 % af den i kalenderåret optjente ferieberettigende løn. Udbetalingen finder sted i det efterfølgende kalenderår med 2/3 til påske og 1/3 til jul.
Menighedsrådet og den ansatte kan aftale, at der til helårsansatte gravermedhjælpere ydes betaling for søgnehelligdage svarende til lønnen eksklusiv særlige ydelser for det antal timer, som pågældende skulle have udført, hvis søgnehelligdagen havde været en normal arbejdsdag.
Her kan I læse om ferie og særlige feriedage.
Vil du vide mere?
- Feriehindringsbekendtgørelsen
- Medarbejder- og Kompetencestyrelsens ferievejledning, fra december 2019
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Ferieloven giver mulighed for at fravige loven ved kollektiv aftale. Ferieaftalen er en sådan kollektiv aftale, og den fastsætter blandt andet særlige regler om omlægning af ferie, særlig feriegodtgørelse og særlige feriedage.
Ferieaftalen gælder for tjenestemandsansatte, tjenestemandslignende ansatte, cirkulæreansatte og for overenskomstansatte i folkekirken. Gravermedhjælpere er dog kun omfattet af ferieaftalen i forhold til reglerne om særlige feriedage.
For de ansatte i folkekirken, som ikke er omfattet af ferieaftalen, gælder ferieloven.
Reglerne om særlige feriedage er særskilt beskrevet senere i dette kapitel.
Ferie optjenes og afvikles som udgangspunkt inden for det samme ferieår. Der er dog mulighed for at afvikle ferie inden for en periode, der svarer til ferieåret plus fire måneder ekstra.
I ferieåret – det vil sige fra 1. september til 31. august året efter– optjener medarbejderen 2,08 dages betalt ferie for hver måneds ansættelse. Hvis medarbejderen er ansat i hele ferieåret, optjener pågældende altså 25 dages betalt ferie. Det svarer til fem ugers ferie.
| Optjeningsmåned | Optjening af feriedage | Optjente feriedage i alt |
| September | 2,08 | 2,08 |
| Oktober | 2,08 | 4,16 |
| November | 2,08 | 6,24 |
| December | 2,08 | 8,32 |
| Januar | 2,08 | 10,40 |
| Februar | 2,08 | 12,48 |
| Marts | 2,08 | 14,56 |
| April | 2,08 | 16,64 |
| Maj | 2,08 | 18,72 |
| Juni | 2,08 | 20,80 |
| Juli | 2,08 | 22,88 |
| August | 2,08 | 25,00 |
Ved korte ansættelser på under en måned optjener medarbejderen ferien forholdsmæssigt med 0,07 dages betalt ferie for hver kalenderdags ansættelse, dog højst 2,08 dage pr. måned.
Antallet af feriedage optjenes uafhængigt af beskæftigelsesgraden. Det vil sige, at medarbejderen optjener 2,08 feriedage for hver måneds ansættelse uanset, om pågældende er fuldtids- eller deltidsansat.
Der optjenes ferie, når medarbejderen er i arbejde, men også i nogle fraværstilfælde. Fx optjenes der normal ferie under hel eller delvis lønnet fravær pga. sygdom, barselsorlov, ferie, omsorgsdage og barns første og anden sygedag.
For en lang række medarbejdere gælder det, at der optjenes sædvanlig pensionsret i fraværsperioder, hvor der ikke udbetales løn. I relation til ferie sidestilles de perioder med lønnede perioder. Det betyder, at der optjenes ret til ferie med løn under fraværet. Kontakt stiftet eller Landsforeningen for nærmere vejledning.
Der gælder også særlige regler under tjenestefrihed (orlov) uden løn.
Ferie kan afholdes løbende samtidig med, at den optjenes i perioden fra 1. september til 31. august året efter. Det betyder, at medarbejderen optjener 2,08 feriedage i september, som kan holdes allerede i oktober og så videre. Ferie kan som udgangspunkt ikke holdes, før den er optjent, medmindre andet aftales.
Ferie optjent i ferieåret fra 1. september til 31. august året efter skal holdes i ferieafholdelsesperioden
fra 1. september til 31. december året efter. Ferieafholdelsesperioden er med andre ord 16 måneder.
Medarbejderen har ret til dels at holde fire ugers ferie inden for ferieåret, dels at holde tre ugers hovedferie i sammenhæng i perioden fra 1. maj til 30. september. De resterende to ugers ferie, øvrig ferie (restferie), kan holdes på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af ferieafholdelsesperioden, men skal som udgangspunkt holdes i sammenhængende perioder på mindst fem dage.
Det er muligt i en aktuel og konkret situation at aftale en anden ferietilrettelæggelse, dog sådan at medarbejderen holder mindst ti dages hovedferie i sammenhæng.
Når medarbejderen har ret til at holde fire ugers ferie inden for ferieåret fra 1. september til 31. august året efter, betyder det, at det kun er ferie ud over fire uger, I som arbejdsgiver kan varsle afholdt i perioden efter ferieårets udløb 31. august og frem til 31. december. Der er dog ikke noget til hinder for, at det aftales, at også de første fire uger helt eller delvist holdes i perioden efter ferieårets udløb 31. august og frem til 31. december.
Ferie holdes med fem dage om ugen og på samme måde som arbejdet tidsmæssigt er tilrettelagt. Det betyder, at hvis medarbejderens arbejdsuge indeholder både arbejdsdage og arbejdsfrie dage, skal arbejdsfrie dage indgå og tælle med i en ferieuge, sådan at en ferieuge afspejler en arbejdsuge og dermed medarbejderens normale arbejdsmønster. En arbejdsuge kan indeholde både arbejdsdage og arbejdsfrie dage, hvis medarbejderen arbejder færre end fem dage om ugen.
Eksempel:
Medarbejderen arbejder tre dage om ugen – tirsdag, onsdag og torsdag. Når pågældende skal holde tre ugers sommerferie, er der tale om tre kalenderuger og 15 feriedage. Medarbejderen holder med andre ord ikke kun ferie på tirsdage, onsdage og torsdage og kan dermed heller ikke strække ferien over mere end fem kalenderuger.
Der afvikles en hel feriedag, uanset hvor mange timer medarbejderen skulle have arbejdet den pågældende dag.
Medarbejderen har altid krav på at holde fem ugers ferie/25 feriedage i ferieafholdelsesperioden fra 1. september til 31. december året efter. Det gælder også, selvom pågældende ikke har optjent ret til betalt ferie. Men som arbejdsgiver kan ikke I ikke pålægge (varsle) medarbejderen at holde ikke optjent ferie.
Medarbejderen kan ikke kræve at holde ferie, før den er optjent.
Som arbejdsgiver kan I dog aftale med medarbejderen, at betalt ferie holdes, før den er optjent, det vil sige på forskud. På den måde er der mulighed for, at der fx kan holdes en hel uges betalt efterårsferie i oktober, selvom medarbejderen på det tidspunkt ikke har optjent en hel uges ferie. Det er en betingelse, at ferien, der holdes på forskud, kan optjenes inden for samme ferieår.
Eksempel:
Medarbejderen vil gerne holde en uges/fem dages ferie i oktober 2023. Medarbejderen har optjent 2,08 dages betalt ferie i september 2022. Medarbejderen og menighedsrådet aftaler, at den ansatte kan holde 2,92 dages betalt ferie på forskud.
Eksempel:
Medarbejderen har holdt en uges/fem dages ferie i februar 2023 og ønsker at holde fire ugers/20 dages ferie i juli 2023.
Med udgangen af juni 2023 har medarbejderen 15,8 dages betalt ferie til gode. Afholdelse af fire ugers sommerferie forudsætter med andre ord, at medarbejderen og menighedsrådet kan aftale, at den ansatte holder 4,2 dages betalt ferie på forskud. Det er imidlertid også en betingelse, at medarbejderen kan optjene forskudsferien inden 1. september 2023, hvor et nyt ferieår begynder. Da medarbejderen optjener betalt ferie i hver af månederne juli og august (2023), er betingelserne opfyldt.
Den afholdte forskudsferie trækkes fra i den ret til betalt ferie, som medarbejderen efterfølgende optjener.
Hvis medarbejderen holder betalt ferie på forskud og efterfølgende fratræder sin stilling, før den afholdte forskudsferie er optjent, har I som arbejdsgiver ret til at modregne den afholdte forskudsferie i den ansattes krav på løn og feriebetaling. Hvis tilgodehavende løn og feriebetaling ikke kan dække den ikke-optjente forskudsferie, kan I som arbejdsgiver ikke rejse yderligere krav mod medarbejderen.
Inden for de rammer, der beskrevet i afsnit "Afholdelse af ferie" er det jer som arbejdsgiver, der afgør, hvornår ferien skal placeres under hensyntagen til arbejdspladsens drift. I har dog pligt til først at forhandle med medarbejderen og så vidt muligt imødekomme pågældendes ferieønsker og til at tage hensyn til medarbejdere med skolesøgende børn.
Som arbejdsgiver bør I løbende orientere jer om medarbejdernes ferieønsker og kun i det omfang, ønskerne ikke kan imødekommes, vil der blive tale om en drøftelse og eventuel varsling.
Hvis der ikke kan opnås enighed om feriens placering, kan I som arbejdsgiver fastsætte ferien med de varsler, som fremgår af ferieloven. Det vil sige, at hovedferie skal pålægges afholdt med mindst tre måneders varsel, og øvrig ferie (restferie) skal pålægges afholdt med mindst en måneds varsel. I kan som arbejdsgiver varsle ferien, selvom den ikke er optjent endnu, hvis blot ferien er optjent, når den skal holdes.
Et varsel skal være konkret og udtrykkeligt angive datoerne for feriens placering. Medarbejderen, der fx skal holde hovedferie fra og med mandag 2. juli til og med fredag 20. juli, skal med andre ord have besked om det senest 1. april. For at sikre at varslet er overholdt, og at medarbejderen ikke er i tvivl om, hvornår ferien skal afholdes, bør I som arbejdsgiver varsle ferien skriftligt.
Da medarbejderen har ret til at holde fire af de fem ugers ferie i ferieåret fra 1. september til 31. august året efter, kan I som arbejdsgiver ikke varsle tre ugers hovedferie afholdt i september. Afholdelse af tre ugers hovedferie i september kan kun ske efter aftale med medarbejderen.
Som arbejdsgiver kan I beslutte, at alle fem ugers ferie skal afholdes i ferieåret fra 1. september til 31. august året efter og dermed fravælge muligheden for at anvende de sidste fire måneder af ferieafholdelsesperioden. Det kræver dog, at I sørger for at planlægge og eventuelt varsle ferieafholdelse i god tid. I kan dog ikke varsle, at de 2,08 dage, der er optjent i august skal holdes i august, fordi de ikke er optjent, før måneden er gået.
Som arbejdsgiver kan I også beslutte, at den femte ferieuge skal afholdes i de sidste fire måneder af ferieafholdelsesperioden, det vil sige fra 1. september til 31. december efter ferieårets udløb. Hvis medarbejderen ved ferieårets udløb 31. august har mere end den femte ferieuge til gode, kan I også varsle al resterende ferie til afholdelse inden udløb af december.
Mulighederne for varsling kan benyttes som et redskab til at minimere eller undgå unødvendige eller uforudsete udgifter til udbetaling af ikke afholdt ferie.
Når ferien er fastlagt, kan den som udgangspunkt kun ændres ved, at I aftaler et andet ferietidspunkt med medarbejderen.
I kan dog ændre en allerede planlagt eller påbegyndt ferie, hvis ganske særlige omstændigheder gør det nødvendigt. Der skal være tale om force majeure-lignende situationer, og medarbejderen vil i nogle tilfælde have krav på kompensation og på at blive holdt skadesløs for udgifter, der følger af, at ferien omlægges.
I de følgende to afsnit kan I blive klogere på reglerne om ferie i sammenhæng med opsigelse og fritstilling.
Hvis medarbejderen selv opsiger sin stilling, gælder de almindelige regler om varsling, placering og afholdelse af ferie. Allerede planlagt ferie, som ligger inden fratrædelsestidspunktet, holdes som aftalt eller varslet.
Er det jer som arbejdsgiver, der opsiger medarbejderen, gælder der særlige regler, hvis opsigelsesvarslet er på tre måneder eller derunder. I denne situation kan I ikke kræve allerede fastlagt hovedferie i opsigelsesperioden afholdt (men medarbejderen har ret til at fastholde ferien, hvis pågældende ønsker det). I kan heller ikke varsle hovedferien afholdt i en opsigelsesperiode på tre måneder eller derunder, medmindre I forlænger opsigelsesvarslet med antallet af feriedage. Forlængelse af opsigelsesvarslet kan fx ske på den måde, at opsigelsen afgives med det nødvendige antal dage før den sidste i måneden.
Er opsigelsesvarslet længere end tre måneder, gælder de almindelige regler om varsling og afholdelse af hovedferie. Det betyder, at ferie, der er fastlagt til afholdelse i opsigelsesperioden, skal holdes som planlagt, og at I som arbejdsgiver - også efter at opsigelse er sket - kan pålægge medarbejderen at holde ferie i opsigelsesperioden. Opsigelsesperioden skal dog være lang nok til at rumme både varslet for hovedferie, som er tre måneder, og feriens længde.
Der gælder ikke særlige regler om afvikling af øvrig ferie (restferie) i en opsigelsesperiode, og øvrig ferie kan derfor pålægges afholdt med en måneds varsel. Derudover kan ferie afholdes efter aftale med medarbejderen.
Ferie kan varsles afholdt i en opsigelsesperiode, selvom ferien ikke er optjent på opsigelsestidspunktet, hvis blot ferien vil være optjent på det tidspunkt, hvor den skal holdes. Vær opmærksom på, at ferie, der optjenes i den måned, hvor medarbejderen fratræder, ikke kan varsles afholdt, da ferien først er optjent, når måneden er gået, det vil sige, når opsigelsesvarslet er udløbet.
Kontakt os for nærmere rådgivning om, hvor mange feriedage, der kan varsles afholdt i opsigelsesperioden.
Det er naturligvis altid muligt, at det aftales med medarbejderen, at der holdes mere ferie i opsigelsesperioden, end I som arbejdsgiver kan varsle.
Medmindre andet er aftalt, anses en fritstillet medarbejder automatisk for at afholde mest mulig ferie i fritstillingsperioden. Det vil sige, at den ferie, der kan placeres i fritstillingsperioden, anses for afholdt, uanset om den er varslet eller aftalt.
For at ferie kan placeres i en fritstillingsperiode skal både varslet – tre måneder for hovedferie og en måned for øvrig ferie (restferie) - og feriens længde kunne rummes inden for fritstillingsperioden. Det betyder, at både hovedferie og øvrig ferie (restferie) anses for holdt, hvis fritstillingsperioden udgør mindst tre måneder og 15 arbejdsdage. Hvis der alene er tale om øvrig ferie (restferie) anses den for holdt, hvis fritstillingsperioden udgør mindst en måned og det antal arbejdsdage, der svarer til antallet af tilgodehavende feriedage
For at ferie kan anses for afholdt i fritstillingsperioden, kræver det dog som udgangspunkt også, at medarbejderen har en såkaldt arbejdsfri periode, der svarer til feriens længde efter udløbet af ferielovens varsler. Hvis medarbejderen får nyt arbejde i fritstillingsperioden, er der ikke en arbejdsfri periode, hvor ferien kan placeres, medmindre medarbejderen rent faktisk holder ferien hos den nye arbejdsgiver. Kravet om en arbejdsfri periode gælder dog ikke, hvis ferien kan ligge i en periode, hvor I som arbejdsgiver ikke kan modregne i lønnen fra den nye arbejdsgiver.
Kontakt stiftet eller Landsforeningen for nærmere rådgivning om afvikling af ferie i en fritstillingsperiode.
Medarbejderen kan være forhindret i at holde ferie, når der foreligger en lovlig feriehindring som fx sygdom og barsel.
Hvis medarbejderen er syg, når ferien begynder, har pågældende ikke pligt til at holde ferie. Medarbejderen kan vælge enten at påberåbe sig sygdommen som en feriehindring eller at holde ferien som planlagt.
Hvis medarbejderen ikke ønsker at holde ferien og altså påberåber sig sygdommen som en feriehindring, skal pågældende melde sig syg efter de almindelige regler, der gælder på arbejdspladsen. Bliver medarbejderen rask igen i løbet af sin ferie, skal pågældende melde sig rask og give besked, om resten af ferien holdes med det samme. Medarbejderen har ikke krav på at holde sin erstatningsferie i forlængelse af raskmeldingen.
Hvis medarbejderen bliver syg, efter at ferien er påbegyndt, er der først ret til erstatningsferie fra den sjette sygedag under ferie inden for ferieåret. De første fem sygedage i hvert ferieår betragtes altså som karensdage, som medarbejderen selv bærer risikoen for. Se dog nedenfor om forholdsmæssig beregning af karensdage ved tiltræden og fratræden i løbet af et ferieår.
Bliver medarbejderen syg under ferien, skal følgende betingelser i øvrigt være opfyldt, for at der er ret til erstatningsferie efter de fem karensdage:
Karensdagene behøver ikke at ligge i sammenhæng; de skal dog ligge inden for et ferieår (fra 1. september til 31. august).
Eksempel:
Medarbejderen bliver syg tre dage i sin vinterferie. Medarbejderen har sygemeldt sig og skaffet lægeerklæring. Medarbejderen har ikke ret til erstatningsferie, da de første fem sygedage er karensdage.
Medarbejderen bliver derefter syg fem dage i sommerferien. Medarbejderen har sygemeldt sig og skaffet lægeerklæring. Medarbejderen har nu samlet haft 8 sygedage under ferie i det samme ferieår. Medarbejderen har derfor ret tre erstatningsferiedage.
Hvis medarbejderen fratræder eller tiltræder i løbet af ferieåret og derfor ikke optjener ret til 25 dages betalt ferie hos jer i det pågældende ferieår, skal der foretages en forholdsmæssig beregning af karensdagene, hvis medarbejderen bliver syg under ferie i dette ferieår. Der bliver altså ret til erstatningsferie efter et forholdsmæssigt færre antal karensdage, som i den enkelte situation beregnes på baggrund af det antal feriedage, som medarbejderen faktisk har optjent og potentielt kan nå at optjene i ferieåret. Både tidligere og efterfølgende ansættelsesforhold lades ude af beregningen af karensdage i tiltrædelses- og fratrædelsesåret.
Stiftet eller Landsforeningen kan hjælpe med en forholdsmæssig beregning.
Hvis medarbejderen bliver rask igen, inden ferien er slut, skal pågældende i forbindelse med sin raskmelding meddele jer som arbejdsgiver, om arbejdet genoptages, eller om den resterende del af ferien afholdes som planlagt.
Det er kun resten af den planlagte ferie, som medarbejderen kan vælge at holde. Den ansatte har med andre ord ikke ret til at holde den udskudte ferie i forlængelse af sin raskmelding. Vælger medarbejderen ikke at holde resten af den planlagte ferie, skal pågældende møde på arbejde.
Hvis medarbejderen er forhindret i at holde ferie på grund af en feriehindring, skal den ikke afholdte ferie som udgangspunkt overføres til den næste ferieafholdelsesperiode, altså frem til og med 31. december i det efterfølgende kalenderår. Det gælder dog ikke den femte ferieuge, som skal udbetales automatisk, hvis den ikke er aftalt overført.
Hvis feriehindringen skyldes sygdom eller barsel, kan medarbejderen vælge at få den overførte ferie udbetalt, hvis feriehindringen fortsat består ved udløbet af den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Ønsker medarbejderen ikke at få ferien udbetalt, overføres ferien til endnu en ferieafholdelsesperiode.
Eksempel:
En gravid medarbejder bliver graviditetsbetinget syg i november og er syg hele december 2022. På det tidspunkt har hun to ugers ferie tilbage fra den ferieafholdelsesperiode, der løber fra 1. september 2021 til 31. december 2022. På grund af feriehindringen får hun ikke holdt de to ugers ferie.
Den ene uge vil være den femte ferieuge, som udbetales automatisk, medmindre den aftales overført. Den anden uges ferie overføres automatisk.
Medarbejderen går derefter på barselsorlov uden at have været raskmeldt i mellemtiden. Hun er derfor også forhindret i at holde ferie i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode frem til 31. december 2023. Den ene uges ferie, som er overført fra perioden 1. september 2021 til 31. december 2022, kan udbetales til medarbejderen, da feriehindringen skyldes barsel. De fem ugers ferie, der ikke blev afholdt i ferieafholdelsesperioden fra 1. september 2022 til 31. december 2023, skal overføres til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode, bortset fra den femte ferieuge, som udbetales automatisk, medmindre den også aftales overført.
Hvis feriehindringen skyldes andre forhold end sygdom og barsel, er det ikke muligt at udbetale ferien, selvom der er en feriehindring ved udløbet af to ferieafholdelsesperioder.
En medarbejder har ret til
Medarbejdere, der er ansat månedsvis eller for længere tid, og som har ret til fuld løn under sygdom og på søgnehelligdage, har ret til ferie med løn.
I forhold til om medarbejdere opfylder betingelserne for at have ret til løn under ferie, er det uden betydning, om lønnen udbetales som time- eller månedsløn. At medarbejderen er ansat månedsvist eller for længere tid skal forstås sådan, at medarbejderen mindst har krav på en måneds opsigelsesvarsel.
Lønnen under ferie er den sædvanlige og fast påregnelige løn på ferietidspunktet. Det betyder, at medarbejderen fx skal have den sædvanlige interval- eller basisløn, eventuelle tillæg, fx rådigheds- eller kvalifikationstillæg samt pensionsbidrag.
Kontakt stiftet eller Landsforeningen hvis medarbejderen har en anden beskæftigelsesgrad på ferietidspunktet, end pågældende havde på optjeningstidspunktet, fx hvis medarbejderen går fra 22 til 25 timer om ugen.
Medarbejdere med løn under ferie kan inden ferieårets begyndelse, det vil sige før 1. september, kræve feriegodtgørelse svarende til 12 procent. i stedet for løn under ferie og særlig feriegodtgørelse/løn under ferie og ferietillæg.
Hvis medarbejderen har optjent ferie hos en tidligere arbejdsgiver, holder pågældende ferie uden løn, men får via FerieKonto udbetalt feriegodtgørelse fra sit tidligere ansættelsesforhold. Holder en medarbejder ikke optjent ferie, skal pågældende trækkes i løn.
Medarbejdere, som er omfattet af ferieaftalen, og som får løn under ferie, får også en særlig feriegodtgørelse på 1,5 procent.
Ansatte, som får løn under ferie, men ikke er omfattet af ferieaftalen, får efter ferieloven et ferietillæg på 1 procent.
Det er jer, der som arbejdsgiver beslutter, om udbetaling af særlig feriegodtgørelse eller ferietillæg, sker to gange om året, ultimo maj og ultimo august, eller som en forholdsmæssig del samtidig med, at den dertilhørende ferie begynder.
Ansatte, som ikke opfylder betingelserne for at have ret til løn under ferie, får feriegodtgørelse på 12,5 procent, men er hverken berettiget til særlig feriegodtgørelse eller ferietillæg.
Ikke-afholdt ferie skal enten overføres eller udbetales til medarbejderen eller afregnes til Arbejdsmarkedets Feriefond. Afregningen til Arbejdsmarkedets Feriefond er med til at sikre, at I som arbejdsgiver ikke får en økonomisk fordel ved, at medarbejderen ikke får holdt al sin ferie.
Hvis de uhævede feriepenge alene vedrører den femte ferieuge/ferie ud over fire uger, skal de udbetales automatisk til medarbejderen, medmindre den femte uge/ferie ud over fire uger er aftalt overført.
Medarbejderen skal som udgangspunkt holde fem ugers ferie inden for ferieafholdelsesperioden fra 1. september til 31. december året efter. Medarbejderen kan dog bede om, at al ferie ud over fire uger overføres til næste ferieafholdelsesperiode. Det er en betingelse for overførsel af ferie, at I godkender ferieoverførslen, og at der laves en skriftlig aftale med medarbejderen senest 31. december, det vil sige ved udløbet af ferieafholdelsesperioden.
Det er kun ferie ud over fire uger, der kan overføres til næste ferieafholdelsesperiode. Det betyder, at det er muligt at opspare overført ferie år efter år. Hvis medarbejderen fx overfører en ud af fem uger i den første ferieafholdelsesperiode, har medarbejderen seks ugers ferie til afholdelse i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Holder medarbejderen kun fire af de seks uger, har medarbejderen mulighed for ved aftale at overføre to ugers ferie og så videre.
Da det er en betingelse for overførsel af ferie, at I godkender det, kan I helt afvise det eller sætte en begrænsning på opsparing af ferie.
Hvis den femte ferieuge ikke bliver afholdt, skal den udbetales automatisk til medarbejderen efter udløbet af ferieafholdelsesperioden 31. december, medmindre I har aftalt med pågældende at overføre ferien til næste ferieafholdelsesperiode. I skal kunne dokumentere, at der senest 31. december er indgået en skriftlig aftale om overførsel af den 5. ferieuge for at undgå automatisk udbetaling.
Hvis medarbejderen har opsparet overført ferie, er det værdien af alle de overførte uger, der skal udbetales automatisk til medarbejderen, hvis de ikke bliver holdt, og der ikke senest ved ferieafholdelsesperiodens udløb 31. december indgås en ny aftale om at overføre ferie, der omfatter de opsparede uger.
Det er en forudsætning for automatisk udbetaling af den femte ferieuge, at medarbejderen har været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden. Hvis medarbejderen ikke har været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden, forudsætter udbetaling, at medarbejderen underskriver en erklæring om, at lønnen under ferie vedrører den femte ferieuge, og at pågældende ikke har modtaget offentlige ydelser i perioden.
Beløbet, der udbetales, er den løn, som medarbejderen ville have haft krav på, hvis pågældende havde holdt ferien, og beløbet udbetales direkte til den ansatte.
Det er en god idé at være opmærksom på, at få medarbejdernes øvrige ferie (restferie) varslet i tide, hvis I ønsker at undgå automatisk udbetaling af den femte ferieuge.
I kan også aftale med medarbejderen, at den femte ferieuge udbetales til pågældende allerede før ferieafholdelsesperiodens udløb.
Hvis medarbejderen efter ferieårets udløb 31. august ikke har afholdt hele sin optjente ferie, kan I altså aftale med den ansatte, at feriepengene udbetales før ferieafholdelsesperiodens udløb 31. december, hvis beløbet vedrører den femte ferieuge, og der ikke er indgået aftale om at overføre dagene til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode.
Når en medarbejder, der har ret til ferie med løn, fratræder og overgår til anden ansættelse eller ledighed, skal I som arbejdsgiver afregne godtgørelse for tilgodehavende optjente feriedage svarende til 12,5 procent af den ferieberettigede løn. Feriegodtgørelsen skal afregnes til FerieKonto den sidste dag i fratrædelsesmåneden.
Forlader medarbejderen arbejdsmarkedet på grund af helbred, alder eller flytter til udlandet, skal feriegodtgørelse ikke indbetales til FerieKonto, men udbetales direkte til medarbejderen. Det er medarbejderen, der skal dokumentere, at pågældende forlader arbejdsmarkedet, fx i form af bevis for tilkendelse af folkepension.
Vær opmærksom på, at overgang til fleks-ydelse eller efterløn ikke indebærer, at medarbejderen anses for at have forladt arbejdsmarkedet.
Særlige feriedage optjenes af medarbejdere, der er omfattet af ferieaftalen. Gravermedhjælpere optjener særlige feriedage, hvis de har ret til fuld løn under sygdom. Medarbejdere, der er ansat på individuelle vilkår, kan via aftale med jer som arbejdsgiver også optjene ret til særlige feriedage.
Der kan optjenes fem særlige feriedage om året. Dagene optjenes i perioden fra 1. januar til 31. december, og med 0,42 dag for hver måneds ansættelse. For ansættelsesperioder af under en måneds varighed sker optjeningen i forhold til antallet af dage, som medarbejderen har været ansat i den aktuelle måned.
Beskæftigelsesgraden har ikke betydning for optjening af særlige feriedage. Det betyder, at deltidsansatte også optjener 0,42 særlige feriedage pr. måned.
Der optjenes særlige feriedage, når medarbejderen er i arbejde, men også i nogle fraværstilfælde. Fx optjenes der særlige feriedage under hel eller delvis lønnet fravær på grund af sygdom, barselsorlov, ferie, omsorgsdage og barns første og anden sygedag.
For en lang række medarbejdere gælder det, at der optjenes sædvanlig pensionsret i fraværsperioder, hvor der ikke udbetales løn. De perioder sidestilles i relation til særlige feriedage med lønnede perioder med den virkning, at der optjenes ret til særlige feriedage fraværet.
Kontakt os for nærmere vejledning herom.
Særlige feriedage findes kun i form af optjente dage. Der kan altså ikke – som det er tilfældet med ferie - holdes særlige feriedage på forskud.
Særlige feriedage kan holdes samlet, enkeltvis og som brøkdele af dage i afholdelsesperioden, der går fra 1. maj til 30. april året efter optjeningsåret, og tidspunktet for afholdelse fastlægges efter aftale mellem jer som arbejdsgiver og medarbejderen og så vidt muligt i overensstemmelse med pågældendes ønsker. Dagenes placering skal dog, set under ét, afspejle den måde, medarbejderens arbejde normalt er tilrettelagt på.
Som arbejdsgiver kan I varsle særlige feriedage til afvikling efter 1. januar i afholdelsesperioden, hvis afvikling ikke er sket eller fastlagt inden. Varslet er en måned, og dagene skal i givet fald varsles til afholdelse samlet.
Hvis en feriehindring betyder, at en særlig feriedag ikke kan påbegyndes som planlagt, holdes dagen på et senere tidspunkt i afholdelsesperioden fra 1. maj til 30. april året efter optjeningsåret. Opstår feriehindringen, fx sygdom, først, når afholdelsen af en eller flere sammenhængende særlige feriedage er begyndt, betragtes dagen/dagene som holdt.
På særlige feriedage har medarbejderen ret til sin sædvanlige og fast påregnelige løn. Det betyder, at medarbejderen fx skal have den sædvanlige interval- eller basisløn, eventuelle tillæg, fx rådigheds- eller kvalifikationstillæg samt pensionsbidrag.
Kontakt stiftet eller Landsforeningen, hvis medarbejderen på afholdelsestidspunktet har en anden beskæftigelsesgrad end i optjeningsåret (kalenderåret).
Særlige feriedage, som ikke er holdt ved udløbet af afholdelsesperioden (30. april) godtgøres kontant direkte til medarbejderen, medmindre I som arbejdsgiver har aftalt med pågældende, at dagene overføres til den efterfølgende afholdelsesperiode (1. maj - 30. april).
Særlige feriedage kan kun godtgøres kontant ved afholdelsesperiodens udløb eller ved medarbejderens fratræden, og den kontante godtgørelse udgør 2,5 procent af den ferieberettigede løn i optjeningsåret. Er en eller flere af særlige feriedage afholdt, nedsættes godtgørelsen forholdsmæssigt.
Særlige feriedage kan overføres til en senere afholdelsesperiode (1. maj – 30. april) efter aftale mellem jer som arbejdsgiver og medarbejderen. En aftale om overførsel af særlige feriedage skal indgås skriftligt.
Der gælder ingen særlige regler om afholdelse af særlige feriedage i forbindelse med fratræden. Tilgodehavende dage godtgøres kontant med 2,5 procent. af den ferieberettigede løn i optjeningsåret (kalenderåret) og udbetales direkte til medarbejderen på fratrædelsestidspunktet. Er en eller flere af særlige feriedage afholdt, nedsættes godtgørelsen forholdsmæssigt.
Årsagen til, at medarbejderen fratræder, er uden betydning.
Særlige feriedage kan holdes og varsles (efter 1. januar) i opsigelsesperioden, og er det forud for opsigelsen aftalt, at en særlig feriedag skal holdes i opsigelsesperioden, holdes den som planlagt.
Der gælder heller ikke særlige regler i fritstillingsperioder. Særlige feriedage anses ikke automatisk for holdt, når medarbejderen er fritstillet, og dagene holdes som planlagt, hvis tidspunktet har været aftalt før fritstillingen.
I dette kapitel kan du læse om, hvordan du håndterer en medarbejders sygefravær, herunder hvordan du fastholder at være i dialog med medarbejderen, holder sygefraværssamtaler og Indhenter lægelige erklæringer.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
En medarbejder er forpligtet til at udføre det arbejde, som vedkommende er ansat til, medmindre medarbejderen har det, der betegnes som ”lovligt forfald”.
Når en medarbejder sygemelder sig, fordi vedkommende ikke er i stand til at varetage sit arbejde på grund af sygdom, betragtes fraværet som lovligt forfald.
At der er lovligt forfald er dog ikke ensbetydende med, at arbejdsgiver skal tåle en sygemelding på ubestemt tid.
I har som arbejdsgiver ikke krav på at få oplyst årsagen til sygemeldingen, og I kan ikke stille krav om, at medarbejderen oplyser, hvornår vedkommende forventer at være rask. Hvis I ønsker at vide, hvor lang tid medarbejderen vil være sygemeldt, kan I bede om en lægeerklæring.
Som arbejdsgiver skal I holde en sygefraværssamtale med den sygemeldte senest fire uger efter første sygedag.
Pligten gælder dog ikke i forhold til ansatte, der er opsagt og fratræder inden otte uger efter første sygedag.
Formålet med samtalen er at afdække, hvilke funktioner den sygemeldte medarbejder kan varetage trods sygdommen, og hvornår han eller hun forventes at kunne vende tilbage til arbejdet.
Det er også væsentligt at afklare, hvad der kan gøres for at hjælpe medarbejderen hurtigere tilbage på arbejde enten helt eller delvist.
Der er ingen facitliste for, hvad I skal spørge om. Det afhænger af den konkrete situation.
Det kan være en hjælp for jer at tage udgangspunkt i følgende spørgsmål:
Oplysninger om selve sygdommen
I må ikke spørge medarbejderen om, hvad vedkommende fejler. Men hvis medarbejderen uopfordret fortæller, hvad vedkommende fejler, er der intet til hinder for, at I taler om sygdommen. I skal dog være opmærksomme på, at der er lovgivningsmæssige grænser for, hvad I må registrere og videregive af oplysninger og til hvem.
Bisidder
Den sygemeldte har ret til at tage en bisidder med til samtalen. Det er helt op til og frit for den sygemeldte at vælge, hvem denne ønsker at tage med som bisidder.
En mulighedserklæring er en lægelig erklæring, som har til formål at fastholde en sygemeldt medarbejder i arbejdet og øge den sygemeldtes mulighed for helt eller delvist at vende tilbage til arbejdet.
Som arbejdsgiver kan I anmode om, at den sygemeldte medarbejder indhenter dokumentation for, at fraværet skyldes sygdom. Hvilken form for dokumentation, der er mest relevant, afhænger af den konkrete situation.
Mulighedserklæring
Mulighedserklæringen bruges, når der er udsigt til, at medarbejder kan genoptage sit arbejde helt eller delvist inden længe.
En mulighedserklæring er en erklæring, der har til formål at fastholde den ansatte i arbejde.
Fokus er altså på de muligheder, som medarbejderen har for at udføre arbejdsopgaver på trods af sygdommen.
Som arbejdsgiver kan I bede om at få udarbejdet en mulighedserklæring, hvis det vurderes som relevant. Mulighedserklæringen betales af menighedsrådet. Der er tre parter om at udfylde erklæringen: menighedsrådet, medarbejderen og dennes læge.
Mulighedserklæringen består af to dele. Den første del indeholder menighedsrådets og medarbejderens vurdering af, hvad sygdommen betyder for arbejdet. Den anden del indeholder lægens vurdering.
Udfyldelse af mulighedserklæring
I den første del af mulighedserklæringen, der udfyldes af menighedsrådet og medarbejderen i fællesskab, beskrives menighedsrådets og den ansattes vurdering af medarbejderens funktionsnedsættelser, og hvilke begrænsninger sygdommen medfører i de arbejdsfunktioner, som vedkommende normalt udfører. Hvis menighedsråd og medarbejder har aftalt skåneinitiativer, skal de også beskrives. Det kan fx være, at menighedsråd og medarbejder har aftalt, at arbejdet tilpasses, at arbejdsopgaverne ændres, at der ydes kollegahjælp med videre. Udfyldelse af denne del af erklæringen er en forudsætning for, at lægen kan udfylde anden del af erklæringen.
I kan forlange mulighedserklæringen udarbejdet på et hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet, når I finder det relevant. Der er altså ikke noget krav om, at medarbejderen skal have været syg i et vist tidsrum, før mulighedserklæringen kan udarbejdes. Erklæringen kan også forlanges udarbejdet i tilknytning til et forløb med gentagne sygemeldinger. Det vil sige, at erklæringen kan forlanges udarbejdet på et tidspunkt, hvor medarbejderen ikke er sygemeldt, men har gentagne sygemeldinger bag sig.
Samtalen mellem menighedsrådet og medarbejderen om udfyldelse af den første del af mulighedserklæringen kan eventuelt finde sted samtidig med den sygefraværssamtale, som menighedsrådet skal holde med den sygemeldte senest fire uger efter første sygefraværsdag.
Som arbejdsgiver skal I indkalde til samtale, hvor I skal udfylde en mulighedserklæring med et rimeligt varsel fx. en uge. Samtalen er at betragte som en ”sygefraværssamtale”, se derfor under afsnit 6.2 ”sygefraværssamtale”.
Anden del af mulighedserklæringen skal udfyldes af lægen på baggrund af en samtale med medarbejderen og oplysningerne i mulighedserklæringens første del.
Lægen skal give sin lægefaglige vurdering af menighedsrådets og medarbejderens beskrivelse af medarbejderens funktionsnedsættelse og arbejdsmuligheder. Herudover skal lægen komme med forslag til skåneinitiativer og en vurdering af, hvor længe det forventes, at arbejdet skal tilpasses, eller hvor længe medarbejderen må forventes at være fraværende fra arbejdspladsen.
I kan fastsætte en frist for, hvornår mulighedserklæringen skal være jer i hænde. Fristen skal være rimelig, fx 14 dage, da der også skal være tid til, at medarbejderen kan få en tid hos lægen.
Hvis medarbejderen nægter at fremskaffe dokumentation, kan I vælge at gøre brug af de ansættelsesretlige regler/iværksætte ansættelsesretlige sanktioner.
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings mulighedserklæringsblanket skal bruges. Blanketten kan du hente her.
Vi du vide mere?
- Mulighedserklæring til udfyldelse
Varighedserklæring – når der ikke er mulighed for at starte op, uanset hvilke foranstaltninger arbejdsgivers laver.
Er der ringe eller uklare udsigter til, at medarbejderen kan genoptage sit arbejde, og det derfor ikke giver mening at udfylde en mulighedserklæring, kan I i stedet bede om en såkaldt varighedserklæring. Det er en erklæring, som lægen skriver på eget brevpapir, og hvor lægen kommer med sit skøn over, hvor længe lægen vurderer, at medarbejderen af helbredsmæssige årsager, vil være fraværende fra arbejdet.
Dialog under sygefraværet.
Du må gerne kontakte en sygemeldt medarbejder for at høre, hvordan det går under sygefraværet.
Når en medarbejder er sygemeldt, er det vigtigt, at der er en god, konstruktiv og vedvarende kontakt med vedkommende. Det kan medvirke til, at medarbejderen bliver hurtigere klar til at genoptage arbejdet. Det kan være svært at vende tilbage til arbejdspladsen, hvis man i fraværsperioden ikke har haft kontakt til arbejdspladsen.
Afhængig af sygdommens karakter kan du indbyde medarbejderen til at deltage i fx formiddagskaffe, frokost eller andet socialt samvær, hvor den sygemeldte medarbejder kan bevare den kollegiale relation.
Når du er i kontakt med den sygemeldte medarbejder, skal det aftales, hvornår og hvordan kontakten holdes, og eventuelt hvem der tager kontakt næste gang.
Hvis medarbejderen ikke ønsker at være i dialog, skal det respekteres. Der er dog samtaler, som skal afholdes, og som medarbejderen har pligt til at deltage i.
Har I en medarbejder som skal på barsel, som er overenskomstansat, tjenstmandslignende ansatte eller tjenestemand, vil medarbejderen være omfattet at Statens Barselsaftale.
Barselsaftalen og administrationsgrundlaget supplerer lovgivningens almindelige regler om ret til fravær og dagpenge med regler om ret til løn, pension, omsorgsdage med videre.
En medarbejder ansat uden for overenskomst er omfattet af de generelle regler i Barselsloven og har dermed ret til fravær og dagpenge, men som udgangspunkt ikke rettigheder efter de supplerende regler i Barselsaftalen.
Reglerne i Statens Barselsaftale beskrives nærmere i de følende afsnit.
Vil du vide mere?
- Administrationsgrundlaget til aftale om barsel, adoption og omsorgsdage
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Samlet kan mor være på orlov med løn i op til 26 uger efter fødslen (10 uger + 10 uger + 6 uger).
Mor skal underrette menighedsrådet om forventet fødselstidspunkt med et varsel på 3 måneder, hvis mor agter at udnytte retten til fravær før fødslen.
Når barnet er født, har mor 6 uger til at give besked til menighedsrådet om, hvornår arbejdet genoptages.
Samlet kan far/medmor være på orlov med løn i optil 15 uger (2 uger + 7 uger + 6 uger).
Far/medmor skal underrette menighedsrådet om forventet fødselstidspunkt med et varsel på 4 uger, hvis far/medmor agter at udnytte retten til 2 ugers fravær på fødselstidspunktet.
Når barnet er født, har far/medmor 6 uger til at give besked til menighedsrådet om, hvornår arbejdet genoptages, hvis retten til forældreorlov udnyttes.
I fællesskab har forældrene en dagpengeret på 48 uger efter fødslen. De fordeles som udgangspunkt med 24 uger til hver af forældrene.
Hver af forældrene har ret til at være fraværende på forældreorlov fra arbejde i op til 32 uger (kan udstrækkes til 40 eller 46 uger), men en del af fraværet vil være uden dagpengeret og dermed uden et forsørgelsesgrundlag fra arbejdsgiver eller det offentlige.
Menighedsrådet kan få dagpengerefusion under de perioder, der er lønret for medarbejderen.
Det er dog en forudsætning for medarbejderens lønret, at menighedsrådet får fuld dagpengerefusion i perioden, hvor der udbetales løn, bortset fra de 2 første ugers graviditetsorlov, hvor der ikke er dagpengerefusion.
Fuld dagpengerefusion betyder, at menighedsrådet får refunderet den gældende dagpengesats for samtlige timer, som medarbejderen er ansat til og dermed får løn for af menighedsrådet.
Der er som udgangspunkt kun dagpengeret til mor i 24 uger, og dermed refusionsmulighed til menighedsrådet ligeledes i 24 uger. Det er derfor nødvendigt, at far/medmor overfører 2 ugers dagpengeret til mor, hvis lønretten for mor skal besvares fuldt ud i uge 25 og uge 26 (se punkt Mor fravær med løn).
Hvis far/medmor ikke overdrager dagpengeret til mor, skal menighedsrådet kun udbetale differencen mellem dagpengesatsen og den sædvanlige løn i de 2 sidste uger til mor.
De øremærkede orlovsuger skal afholdes inden barnet fylder 1 år.
Omsorgsdage med løn
Medarbejderen optjener 2 omsorgsdage pr. år pr. barn. Omsorgsdagene bortfalder pr. 31. december bortset fra året, hvor fødslen har fundet sted – her kan dagene overføres til året efter. Medarbejderen har 2 omsorgsdage pr. år til og med det år, hvor barnet fylder 7 år.
Der er ingen varslingsregler for omsorgsdage, men medarbejderen skal anmode i god tid, og menighedsrådet bør normalt imødekomme anmodningen, medmindre det er uforeneligt med arbejdet.
Medarbejderen skal have indbetalt pension under både den lønnede og den ulønnede del af orloven (dog ikke under en eventuel udstrækning af dagpengeperioden).
Som arbejdsgiver har I pligt til én gang årligt at afholde medarbejderudviklingssamtaler (MUS).
MUS skal holdes med alle overenskomstansatte, ansatte på tjenestemandsvilkår, ansatte på tjenestemandslingende vilkår samt kirke- og kulturmedarbejdere ansat på cirkulærevilkår. Derudover anbefales det, at der afholdes MUS med de øvrige medarbejdere, men det er ikke et krav.
En medarbejderudviklingssamtale er en samtale mellem nærmeste leder og den ansatte om arbejdspladsens og medarbejderens fælles udvikling. Fra menighedsrådet er det normalt kontaktpersonen, der holder samtalen, men det kan også være en medarbejder med ledelsesansvar. Samtalen er en god anledning til gensidig forventningsafstemning og dialog om opgaver og udvikling.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
I har som arbejdsgiver ansvaret for at indkalde og holde MUS med alle medarbejdere.
Der skal sættes god tid – normalt 1½ til 2 timer – af til MUS, så der er tid nok til at få drøftet alle emner grundigt.
Der er ingen krav til indhold og form, men arbejdsgiver skal sikre de bedste rammer og betingelser for kompetenceudvikling.
Samtalen tager udgangspunkt i medarbejderens nuværende opgaver, men skal handle om de opgaver, der skal løses i fremtiden for at understøtte menighedsrådets prioriteringer. Det er vigtigt at inddrage medarbejdernes kvalifikationer, og de ønsker medarbejderen har til nye opgaver, og hvilke behov medarbejderen har for at udvikle sine kvalifikationer og kompetencer, så nye opgaver kan løses tilfredsstillende.
Samtalen skal ikke bruges til at løse eventuelle konflikter på arbejdspladsen, ligesom samtalen heller ikke skal bruges til at kritisere kollegaer eller menighedsrådsmedlemmer. Er der behov for at drøfte den slags emner, skal det håndteres uden for MUS.
Ved slutningen af samtalen kan der udformes skriftlige udviklingsmål. Det anbefales, at udviklingsmålene skrives i et skema, som indeholder en plan for, hvordan målene nås.
Samtalen er fortrolig, og det betyder, at indholdet af samtalen, på nær konkrete ønsker om kurser, uddannelser og lignende, ikke skal deles med menighedsrådet. Den nærmeste leder skal dog informere menighedsrådet om de aftaler om udviklingsønsker, der er indgået, så menighedsrådet kan prioritere ønskerne.
Kontaktpersonen har som regel ikke kompetence til selv at træffe beslutninger med økonomiske konsekvenser. Ønsker og aftaler om nye uddannelser, kurser eller opgaver skal derfor efterfølgende besluttes af jer i menighedsrådet.
Vil du vide mere?
Seniorsamtale
Ansatte, der er fyldt 60 år, skal i forbindelse med medarbejderudviklingssamtalen (MUS) have tilbud om at drøfte seniorperspektiver. Samtalen skal have fokus på fastholdelse og medarbejderens ønsker og forventninger til sit arbejdsliv både på kort og længere sigt.
Formålet med seniorbonus er at understøtte et godt seniorarbejdsliv for ældre medarbejdere, så de finder det attraktivt at fortsætte i beskæftigelse.
En seniorbonus er et supplement til de muligheder arbejdsgiveren i øvrigt har for at fastholde seniorer ved en seniorordning.
Fra 1. april 2022 har medarbejderne ret til en seniorbonus fra og med det kalenderår, hvor de fylder 62 år.
Seniorbonussen udgør 0,80 % af den ansattes sædvanlige årsløn. For fastlæggelse af ”sædvanlig årsløn” henvises til cirkulære 6/12 2011 om beregning af løn under betalt fravær mv.
Seniorbonussen er ikke pensionsgivende eller feriegivende.
Seniorbonusordningen omfatter ansatte, der fylder 62 år/er fyldt 62 år i det pågældende kalenderår, og er
Seniorbonusordningen omfatter ikke ansatte, der er timelønnede. Det kan dog for enkelte grupper af timelønnede være aftalt, at de er omfattet af en seniorbonusordning.
For tjenestemænd og andre, der optjener ret til tjenestemandspension, skal 15 pct. af den tjenestemandspensionsgivende løn indgå i beregningsgrundlaget for seniorbonussen.
For overenskomstansatte og andre ansatte med bidragsdefinerede pensionsordninger indgår det samlede pensionsbidrag (både arbejdsgiver- og ”eget bidrag”) i beregningsgrundlaget for seniorbonussen.
Andre muligheder
Konvertering af seniorbonus
Den ansatte har ret til at konvertere seniorbonussen til et eller flere af følgende elementer:
Valget træffes for ét år ad gangen.
En ansat, der vælger at konvertere seniorbonussen, skal give arbejdsgiveren meddelelse herom senest den 1. oktober året før, bonussen ville være kommet til udbetaling.
De personer, der opfylder betingelserne for ret til seniorbonus, og som tiltræder ansættelse i løbet af kalenderåret, har ret til en forholdsmæssig andel af bonussen.
Fratræder en ansat, der har ret til seniorbonus, inden bonussen kommer til udbetaling, udbetales en forholdsmæssig andel af bonussen.
Seniorordning
Der kan, efter bemyndigelse fra menighedsrådet, tilbydes medarbejderen en seniorordning.
En seniorordning kan etableres, når menighedsrådet vurderer, at det vil være muligt og hensigtsmæssigt. Etablering af en seniorordning forudsætter en forståelse mellem medarbejderen og menighedsrådet, idet ordningerne hviler på et frivillighedsprincip.
En sådan ordning har til hensigt at fastholde ældre medarbejdere i arbejdet og gøre det attraktivt at fortsætte i beskæftigelse.
En seniorordning kan omfatte gradvis tilbagetrækning i form af aftrapning i tid (deltid), aftrapning i job/charge (retræte), seniordage (betalt frihed), eller en fastholdelsesbonus.
Menighedsrådet er ikke forpligtet til at indgå en seniorordning, men hvis menighedsrådet vælger at indgå en seniorordning, skal aftalen holde sig inden for rammerne af cirkulærets muligheder.
Vi anbefaler, at I i menighedsrådet har en klar seniorpolitik, så menighedsrådet eller kontaktpersonen har et grundlag at gå ud fra, når en seniorsamtale bliver relevant.
Vil du vide mere?
Afholdelse af medarbejdermøder, kalendermøder og lignende er ofte en opgave for kontaktpersonen, men opgaven kan også varetage af en anden som har denne funktion for menighedsrådet, fx en daglig leder eller administrationschef.
Vil du vide mere?
- Lovpligtigt medarbejdermøde og valg af medarbejderrepræsentant
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Der er krav om afholdelse af et obligatorisk medarbejdermøde i folkekirken om året. Formålet med medarbejdermødet er at skabe et forum for gensidig orientering og dialog om væsentlige forhold, beslutninger og idéer af betydning for arbejdspladsen.
Gensidig information og drøftelse har stor betydning for et godt samarbejde. Medarbejdermødet har derimod ingen besluttende myndighed, og på medarbejdermødet kan der hverken indgås aftaler, der forpligter menighedsrådet eller de enkelte ansatte.
Der skal afholdes mindst ét medarbejdermøde årligt.
Udover kontaktpersonen eller den, der varetager denne funktion for menighedsrådet, fx den daglige leder, skal også et valgt medlem af menighedsrådet og præsten/præsterne i sognet deltage i medarbejdermødet.
Andre valgte medlemmer har ret, men ikke pligt, til at deltage i medarbejdermødet.
Det samme gælder for alle medarbejdere. Det er således uden betydning, om den enkelte medarbejder er fuldtids- eller deltidsbeskæftiget, og om der er tale om et varigt eller tidsbegrænset ansættelsesforhold.
Medarbejdere, der er forpligtet til at gøre tjeneste ved andre ansættelsesmyndigheder (geografisk fleksibilitet) har alene ret til at deltage i medarbejdermødet ved ansættelsesmyndigheden og altså ikke på de øvrige arbejdspladser, hvor de ellers har pligt til at gøre tjeneste.
Den tid, den enkelte ansatte bruger på at deltage i medarbejdermødet, betragtes som arbejdstid.
Det er menighedsrådet, der beslutter, hvornår i årets løb, medarbejdermødet skal holdes, fx i 2. kvartal, men det er kontaktpersonen eller en anden valgt repræsentant for menighedsrådet, der fastsætter tid og sted for medarbejdermødets afholdelse. Det er kontaktpersonen eller en anden valgt repræsentant for menighedsrådet, der er mødeleder.
Det kan være en relevant overvejelse at holde medarbejdermødet forud for menighedsrådets budgetlægningsmøde, hermed får menighedsrådet mulighed for at inddrage medarbejdernes ønsker til nyanskaffelser og lignende i forbindelse med budgetlægningen.
Der skal indkaldes til medarbejdermøde med et varsel på 14 dage. Meddelelsen skal indeholde en foreløbig dagsorden. Se nærmere herom nedenfor.
Det er menighedsrådets kompetence at beslutte, om der skal holdes flere ordinære medarbejdermøder om året end det ene lovpligtige.
Hvis præsten/en af præsterne i sognet ønsker det, er der pligt til at afholde et ekstraordinært medarbejdermøde.
Der er også pligt til afholdelse af et ekstraordinært medarbejdermøde, hvis mindst to medarbejdere fra hvert sit forhandlingsområde ønsker det. De forhandlingsområder, der er nævnt i bekendtgørelsen er:
Danmarks Kordegneforening, Dansk Organist og Kantor Samfund, Organistforeningen, Forbundet af Kirke- og kirkegårdsansatte, Dansk Kirkemusiker Forening, Foreningen af Danske Kirkegårdsledere, Danmarks Kirketjenerforening, HK, Kirkekultur.nu og 3F.
Det vil sige, at der skal afholdes ekstraordinært medarbejdermøde, hvis fx kordegnen og kirketjeneren ønsker det. Derimod er der ikke pligt til at afholde ekstraordinært medarbejdermøde, hvis ønsket fremsættes af to kirketjenere. Der er heller ikke pligt til at afholde ekstraordinært medarbejdermøde, hvis ønsket fremsættes af to kirkemusikere (kirkesanger og organist under Dansk Kirkemusiker Forenings forhandlingsområde). Medarbejderne skal være tjenestemænd, ansat på tjenestemandslignede vilkår eller på overenskomstvilkår.
Endelig kan menighedsrådet også beslutte, at der afholdes ekstraordinært medarbejdermøde.
Ekstraordinære medarbejdermøder afholdes i øvrigt efter de samme regler, som gælder for ordinære medarbejdermøder. Dog kan der efter anmodning indkaldes til ekstraordinært medarbejdermøde med kortere varsel end 14 dage, hvis mødet afholdes efter ønske fra præsten/en af præsterne i sognet eller mindst to medarbejdere fra hvert sit forhandlingsområde og de ønsker et kortere varsel.
Bemærk, at det også vedrørende ekstraordinære medarbejdermøder er kontaktpersonen eller en anden valgt repræsentant for menighedsrådet, der berammer og leder mødet. Det betyder, at fx kordegnen og kirketjeneren, der ønsker et ekstraordinært medarbejdermøde afholdt, må rette henvendelse til kontaktpersonen herom. Medarbejderne må i den forbindelse oplyse kontaktpersonen om, med hvilken dagsorden de ønsker et ekstraordinært medarbejdermøde afholdt. Kontaktpersonen kan benytte anledningen til samtidig at sætte andre emner på dagsordenen.
Dagsordenen til medarbejdermødet skal være skriftlig.
Menighedsrådet skal på mindst ét medarbejdermøde årligt orientere om følgende:
• Kirkens seneste regnskab og budget
• Planlagte gudstjenester (orientering fra præsten/præsterne) og møder m.v. (orientering fra præster og/eller menighedsråd)
• Øvrige aktiviteter i sognet
• Påtænkte bygge- og istandsættelsesarbejder
• Overvejelser om lokaleforhold og om anskaffelser af inventar og maskiner
• Fastlagt ferie, fridage og andet planlagt fravær for præster og medarbejdere
• Arbejdspladsvurdering (APV), herunder status på eventuelle udarbejdede handlingsplaner
• Regler for valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådet
På mindst ét årligt medarbejdermøde gennemføres som obligatorisk punkt den årlige gennemgang af arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, jf. reglerne i arbejdsmiljølovgivningen
På medarbejdermødet kan man desuden drøfte spørgsmål om:
• Arbejdstilrettelæggelse
• Sikkerhedsforanstaltninger
• Tillid og samarbejde
• Trivsel og psykisk arbejdsmiljø
• Retningslinjer for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler (MUS)
• Principper og retningslinjer for den samlede kompetenceudvikling for medarbejderne samt indsatsen for kompetenceudvikling
• Retningslinjer for og arbejdsforhold i øvrigt
• Overordnede linjer vedrørende personale-, løn-, sygefraværs-, senior- og fratrædelsespolitik
• Andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold, herunder omstillingsprojekter og overvejelser og planer om samarbejde med andre menighedsråd.
Hvis menighedsrådet eller en medarbejder beder om en generel evaluering af det samlede forløb af MUS-samtalerne, skal dette punkt optages på dagsordenen, og der skal således på medarbejdermødet foretages en sådan samlet evaluering.
Ønsker til dagsordenen fra menighedsrådet, præsten/præsterne eller medarbejderne bør i videst muligt omfang tages med.
Konkrete løn- og ansættelsesvilkår og valg blandt ansøgere og indstilling til ledige stillinger kan ikke drøftes på medarbejdermøde.
Nogle menighedsråd har i fællesskab ansat medarbejdere. I disse tilfælde kan det ved flertal i hvert enkelt menighedsråd besluttes, at der skal afholdes fælles medarbejdermøde for de menighedsråd, der samarbejder. Et fælles medarbejdermøde træder så i stedet for det lokale medarbejdermøde.
Det er de samarbejdende menighedsråds kontaktpersoner eller en valgt repræsentant for et af menighedsrådene, der fastsætter tid og sted for og leder medarbejdermødet.
Fælles kirkegård
Hvis en kirkegård bestyres af flere menighedsråd i fællesskab, kan – men ikke skal – der holdes medarbejdermøde efter de samme retningslinjer, som gælder for medarbejdermøde i et sogn.
Her deltager to repræsentanter for kirkegårdsbestyrelsen. De pågældende må ikke være ansatte ved kirken eller kirkegården.
Andre fra kirkegårdsbestyrelsen og alle medarbejdere på kirkegården har ret, men ikke pligt, til at deltage i medarbejdermødet.
Kirkegårdsbestyrelsen kan beslutte, at der holdes flere medarbejdermøder om året og/eller, at der skal afholdes ekstraordinært medarbejdermøde.
Der skal desuden holdes ekstraordinært medarbejdermøde, når mindst to medarbejdere fra hvert sit forhandlingsområde ønsker det. De forhandlingsområder, der kan være tale om, er:
Foreningen af Danske Kirkegårdsledere, Forbundet af Kirke- og kirkegårdsansatte, HK og 3F.
Medarbejderne skal være tjenestemænd, ansat på tjenestemandslignede vilkår eller på overenskomstvilkår.
En af de to repræsentanter for kirkegårdsbestyrelsen fastsætter tid og sted for og leder medarbejdermødet.
Referat fra medarbejdermøderne
Der skal udfærdiges et skriftligt referat af medarbejdermødet, som udleveres til alle medarbejderne. Dette sikrer, at alle får orientering om, hvad der er foregået på mødet.
Kontaktpersonen eller en anden valgt repræsentant for menighedsrådet skal sørge for at orientere menighedsrådet om drøftelserne på medarbejdermødet.
Deltagerne i medarbejdermødet har i nogle tilfælde tavshedspligt.
”Deltagerne i medarbejdermødet har tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser”.
Tavshedspligten kan fx være aktuel, hvis der på et medarbejdermøde orienteres om et kommende bygge- og istandsættelsesarbejde eller anskaffelser. I sådanne sager kan det være til skade for menighedsrådets forhandlinger eller eventuelle tilbudsgivere, hvis oplysningerne videregives.
Kontaktpersonen skal understrege tavshedspligten, når den er aktuel. Det kan også være med til at forebygge misforståelser. Tavshedspligten gælder ikke blot over for offentligheden, men også overfor bekendte, ægtefæller og alle andre.
Ifølge menighedsrådsloven har en repræsentant for de kirkefunktionærer, der er ansat i den eller de menighedsrådskredse, menighedsrådet omfatter, ret til uden stemmeret, men med forslags- og taleret at deltage i menighedsrådets møder.
Ved fælles menighedsråd vælges der kun en medarbejderrepræsentant.
Alle ansatte kan vælges som medarbejderrepræsentant. Det er uden betydning, om vedkommende er ansat i en varig eller tidsbegrænset stilling, er vikar, eller ansat i en deltidsstilling. Bemærk at en person, der er tidsbegrænset ansat, mister sin valgbarhed i den periode, hvor vedkommende er fratrådt. Der må derfor i givet fald på et medarbejdermøde vælges en ny medarbejderrepræsentant for resten af funktionsperioden.
Den fratrådte medarbejder genindtræder således ikke i medarbejderrepræsentanthvervet ved genansættelse i samme stilling.
Valget af medarbejderrepræsentant sker ved stemmeflertal. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt, men kun ved personligt fremmøde. Medarbejderne bestemmer, hvorledes en eventuel afstemning skal finde sted som skriftlig afstemning eller håndsoprækning.
Medarbejderrepræsentanten vælges for et år ad gangen, og valget gælder, indtil nyvalg på næste års medarbejdermøde har fundet sted.
Der kan ikke vælges en stedfortræder for medarbejderrepræsentanten.
Medarbejderrepræsentanten er ikke særligt beskyttet mod afskedigelse.
Muligheden for at vælge en medarbejderrepræsentant er et tilbud til medarbejderne. Det er frivilligt, om de vil benytte det, hvilket betyder, at hvis ingen stiller op, bliver ingen valgt.
Det er ikke muligt at give medarbejderrepræsentanten et honorar eller løn for at deltage i menighedsrådets møder.
Gartneriarbejdere og gartnere på bykirkegårde samt gravermedhjælpere på landsbykirkegårde har dog en overenskomstmæssig ret til at betragte det som en del af deres arbejde, hvorfor de modtager løn eller afspadsering 1:1 for at deltage.