Her kan du læse om menighedsrådets rolle som offentlig arbejdsgiver, de forskellige ansættelsestyper på folkekirkens område, og hvordan processen er for ansættelse af en ny medarbejder.
Her kan du læse om menighedsrådets rolle som offentlig arbejdsgiver, de forskellige ansættelsestyper på folkekirkens område, og hvordan processen er for ansættelse af en ny medarbejder.
Oprettet: 7. marts 2023
Opdateret: 24. april 2023
Som menighedsråd er I en offentlig myndighed. Det betyder, at jeres sagsbehandling og afgørelser skal følge reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven.
Som menighedsråd er I også offentlige arbejdsgivere og skal derfor udøve god arbejdsgiveradfærd.
Vil du vide mere?
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Som menighedsråd er I en offentlig myndighed. Det betyder, at jeres arbejde, sagsbehandling og beslutninger skal følge reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven.
Forvaltningslovens formål er at fastsætte regler for sagsbehandlingen i sager, hvor en offentlig forvaltning træffer en afgørelse om borgerens forhold.
Et ansættelsesforhold i folkekirken er ligesom ansættelsesforhold i stat, region og kommuner omfattet af lovens regler. Det betyder, at afgørelser om ansættelse og afskedigelse er omfattet af lovens regler for sagsbehandling.
Offentlighedsloven har til formål at sikre offentligheden adgang til viden om, hvad den offentlige forvaltning foretager sig.
Det er et grundlæggende demokratisyn, at borgeren skal kunne få at vide, hvad et valgt offentligt organ bruger skatteydernes penge til, hvordan det forvalter sin kompetence og på hvilket grundlag, det træffer sine afgørelser.
Derfor er grundsubstansen i offentlighedsloven, at enhver borger har adgang til aktindsigt i som udgangspunkt alt, hvad en offentlig myndighed ligger inde med. Der er ikke krav om, at borgeren skal forklare, hvad borgeren skal bruge oplysningerne til.
Det er med andre ord en del af den demokratiske kontrol, at borgeren skal have adgang til at se, hvordan et menighedsråd forvalter sine kompetencer som myndighed og sin økonomi.
Der er naturligvis en række undtagelser. Der kan være en række forhold, hvor andre hensyn skal vægtes højere end hensynet til den demokratiske kontrol.
Af mest relevans for menighedsrådet som arbejdsgiver er undtagelsen af enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold.
Herudover, skal I som offentlig arbejdsgiver udøve god arbejdsgiver adfærd. Vil du læse mere om god arbejdsgiveradfærd kan dette gøres via link nedenfor.
Vil du vide mere?
- Medarbejder- og Kompetancestyrelsens vejledning i God adfærd i det offentlige
Forvaltningsloven og offentlighedslovens formål er at fastsætte regler for sagsbehandlingen i sager, hvor en offentlig forvaltning træffer en afgørelse om borgerens forhold.
Et ansættelsesforhold i folkekirken er ligesom ansættelsesforhold i stat, region og kommuner omfattet af lovens regler. Det betyder, at afgørelser om ansættelse og afskedigelse er omfattet af lovens regler for sagsbehandling. Derudover gælder der også nogle principper - de såkaldte forvaltningsretlige principper.
Partshøring
En grundpille i den offentlige forvaltning er det man kalder "sagsoplysningen".
En sag skal være ordentligt oplyst, inden menighedsrådet kan træffe en afgørelse. En væsentlig del af sagsoplysningen er partshøringen.
Bestemmelsen i forvaltningsloven forudsætter, at der skal ske partshøring om de faktiske forhold, når der træffes en afgørelse til ugunst for den ansatte.
De typiske situationer i et menighedsråd er afskedigelse, advarsel og væsentlige stillingsændringer.
Ifølge retspraksis gælder der ved afskedigelsessager en udvidet partshøring, som ud over de faktiske forhold også skal omfatte den juridiske og bevismæssige vurdering af sagen.
Partshøringen er en retssikkerhedsgaranti for afgørelsens rigtighed. Det betyder, at manglende partshøring i mange tilfælde kan betyde, at afgørelsen er ugyldig.
Den ansatte har ikke pligt til at afgive en udtalelse, når der partshøres. Kommer der ikke svar fra den ansatte inden for den frist, menighedsrådet har angivet, kan menighedsrådet træffe afgørelse på det grundlag, menighedsrådet allerede ligger inde med.
Notatpligt
Ifølge offentlighedslovens samt ifølge de almindelige retsgrundsætninger for god offentlig forvaltning er der notatpligt for offentlige myndigheder. Det gælder, når der fremkommer nye faktiske oplysninger af betydning i en sag samt i alle væsentlige ekspeditioner i en sag.
Udover pligten til at gøre notater, er der situationer, hvor det kan være en fordel at lave et notat på sagen. Notatet laves i et selvstændigt dokument og skal formuleres således at det er egnet til en partshøring eller aktindsigt.
Der er tre hovedformål med notatpligten:
Notatpligten gælder uanset, hvordan I modtager oplysninger, det vil sige uanset om det er telefonisk, ved en samtale eller under et møde.
Det er derfor en god idé at skrive et referat fra alle de møder, der holdes med en ansat, og gerne med en underskrift fra alle mødedeltagerne.
Repræsentation og bisidder
En ansat ved et menighedsråd har altid ret til at medtage eller lade sig repræsentere ved en selvvalgt bisidder, når der er indledt en sag om fx advarsel eller afsked, eller når den ansatte er indkaldt til tjenstligt møde/samtale.
Bestemmelsen betyder, at I i menighedsrådet ikke kan afslå, at en ansat lader sig repræsentere ved en bisidder. Repræsentation kan fx ske ved, at en faglig organisation deltager i møder om den ansattes ansættelse. Repræsentationen kan også ske ved, at den ansatte tager en ven eller et familiemedlem med til et møde om den ansattes ansættelse.
I har tilsvarende ret til at benytte bisiddere eller partsrepræsentanter.
Habilitet
Menighedsråd kommer ind i mellem ud for situationer, hvor der opstår spørgsmål om habilitet og inhabilitet i forhold til en konkret sags afgørelse.
Reglerne om habilitet og inhabilitet skal sikre, at der ikke kan rejses tvivl om de afgørelser, menighedsrådet som offentlig myndighed træffer. Inhabiliteten rammer hele sagsbehandlingen inklusiv alt forberedelsesarbejde.
I forhold til personalesager kunne et eksempel være: Hvis et menighedsråd ansætter formandens søn som graver ved kirken, skal formanden erklæres inhabil. Formanden kan herefter ikke deltage i sagsbehandlingen fra det øjeblik, han/hun er klar over, at sønnen søger stillingen.
Aktindsigt
Aktindsigt – i egen personalesag:
En ansat er part i sin egen personalesag. Det betyder, at den ansatte som udgangspunkt kan få alt at se, der ligger i hans eller hendes personalesag. Formelt hedder det, at en offentligt ansat kan få aktindsigt i sin egen personalesag.
Undtaget herfra er interne arbejdsdokumenter, fx notater lavet om rådgivning fra stiftet eller Landsforeningen af Menighedsråd.
Hvis en ansat giver fuldmagt til en tredjeperson om aktindsigt i sin personalesag, og fuldmagten kan bevises, skal menighedsrådet give tredjepersonen den samme indsigt i sagsdokumenterne, som den ansatte selv ville få.
Aktindsigt i personalesager – generelt:
Reglerne om aktindsigt findes i Offentlighedsloven. I afsnittet gennemgås reglerne om 3. mands ret til aktindsigt i personalesager.
Sager om ansættelse og forfremmelse i det offentliges tjeneste:
Sager om ansættelse og forfremmelse i det offentliges tjeneste er undtaget fra retten til aktindsigt. Reglerne herom findes i offentlighedsloven.
Bestemmelsen omfatter alle former for ansættelse i den offentlige forvaltning, herunder tjenestemandsansættelser og overenskomstansættelser. Bestemmelsen omfatter også det offentliges udpegning af medlemmer til offentlige udvalg.
Bestemmelsen gælder ikke, hvis der ikke etableres et tjenesteforhold mellem den ansatte og menighedsrådet, fx når menighedsrådet hyrer en håndværker til istandsættelse af kirkens bygninger, eller menighedsrådet antager en advokat.
Retsvirkningen er at samtlige dokumenter og oplysninger i sagen er undtaget retten til aktindsigt. Den person eller part, der anmoder om aktindsigt, vil dog kunne søge om aktindsigt i notater, som indeholder oplysninger om vedkommende selv.
Andre sager vedrørende enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentlige, herunder suspension og afskedigelse, er som udgangspunkt også undtaget fra retten til aktindsigt.
Bestemmelsen bruges typisk ved almindelige personalesager, det vil sige de sager, der normalt oprettes ved en medarbejders tiltræden. Klagesager over den ansattes adfærd er også omfattet af bestemmelsen. Uden for bestemmelsen falder generelle personalesager, fx sager om udarbejdelse af en sygefraværspolitik.
En offentligt ansat kan få aktindsigt i sin egen personalesag efter reglerne om egenacces.
Begrundelser:
Når offentlige myndigheder træffer afgørelser, skal det ske med en (saglig) begrundelse. Begrundelsen skal forklare, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold.
Begrundelsen skal indeholde:
Begrundelsen skal indeholde en præcis henvisning til de retsregler, som afgørelsen træffes i henhold til. Der skal henvises til de relevante love og overenskomster med titel, nr. og dato samt paragraffer, stk., nr., litra, led og så videre. Hvis det er nødvendigt, skal begrundelsen også indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.
Hvor omfattende og detaljeret redegørelsen skal være, afhænger af den enkelte sag.
Ved skønsmæssige afgørelser skal der i begrundelsen være en redegørelse for de hovedhensyn, der har været bestemmende for udøvelsen af skønnet. Det betyder, at I i menighedsrådet skal oplyse om de kriterier, der er lagt til grund for afgørelsen.
I begrundelsen skal der også i nødvendigt omfang tages stilling til eventuelle partsanbringender. Partsargumenter er de argumenter og synspunkter, som parterne har fremført i sagen typisk via skriftlige høringssvar.
Udover overstående offentlige regler som I i menighedsrådet skal være opmærksomme på, er der også nogle forvaltningsretlige principper, som I skal følge.
De fire forvaltningsretlige principper:
Der findes fire forvaltningsretlige principper:
De forvaltningsretlige principper skal ligge til grund for de afgørelser, menighedsrådet træffer. De forvaltningsretlige principper, som er en del af de såkaldte almindelige retsgrundsætninger, har samme virkning som de love, der gælder for forvaltningsmyndigheder. Se mere herom nedenfor.
Principperne stiller krav om, hvilke hensyn der må og ikke må indgå i jeres afgørelse, samt vurderingen af de hensyn. Principperne er relevante i en lang række af de skøn, som I foretager i jeres forvaltningsmyndighedsudøvelse.
Et skøn er en afvejning af de hensyn, der lægges vægt på ved en afgørelse. Skøn udøves fx i ansættelsessituationer, hvor et hensyn (fx en særlig kvalifikation.) typisk tillægges større vægt end andre.
Principperne er udviklet på baggrund af en mangeårig retspraksis og findes ikke i nogen lov. Principperne beskrives nærmere nedenfor.
Lighedsprincippet:
Lighedsprincippet er princippet om, at lige forhold skal behandles lige, og ulige forhold skal behandles ulige. Forskelsbehandling kan være saglig, men skal kunne begrundes sagligt. Der er derfor ikke tale om et princip, hvor alle skal behandles ens.
Proportionalitetsprincippet
Proportionalitetsprincippet er princippet om, at der skal være en sammenhæng mellem mål og midler. Det vil altid være et skøn, men når I i menighedsrådet træffer en afgørelse, skal det være den mindst indgribende afgørelse for at nå det ønskede resultat.
For eksempel:
En kirketjener kommer for sent til en tjeneste. Her vil det ikke være proportionalt at afskedige vedkommende, når en mindre indgribende foranstaltning i form af en advarsel måske vil være nok til, at vedkommende ikke kommer for sent igen.
Forbud mod skøn under regel:
Forbud mod skøn under regel betyder, at det ikke er lovligt at opstille så klare retningslinjer for et skøn, at skønnet i den enkelte situation reelt forsvinder. Et skøn er jeres ret og pligt til at inddrage de relevante hensyn og vægte dem indbyrdes, før der træffes en beslutning.
For eksempel:
Møder en ansat ikke op på arbejdspladsen en dag, har I i menighedsrådet pligt til at skønne, hvad udeblivelsen kan skyldes, inden I skrider til bortvisning med mere. Det kan fx være, at den ansatte er kommet til skade og ligger på hospitalet og ikke er i stand til at give arbejdsgiverne besked.
Magtfordrejningsgrundsætning:
Grundsætningen om magtfordrejning forbyder menighedsrådet at bruge sin kompetence til andet end det, den ifølge lovgivningen er givet til. Man kan også kalde det en grundsætning om saglig forvaltning.
For eksempel:
Som menighedsråd har I efter lovningen kompetence til at administrere kirkeskatteydernes penge til at ansætte personale, så kirken kan betjenes efter jeres anvisninger. Den kompetence vil ikke kunne bruges til at varetage andre hensyn, fx at sikre lokal beskæftigelse ved kun at ansætte lokale borgere. I har pligt til at ansætte den bedst egnede til stillingen.
Almindelige retsgrundsætninger:
Principperne nævnt ovenfor er en del af den retskilde, som kaldes de almindelige retsgrundsætninger. Som eksempel på andre retskilder kan fx. nævnes lov, bekendtgørelse eller cirkulære.
En retsgrundsætning er en uskreven regel, som skal lægges til grund, når et retligt spørgsmål skal afgøres inden for et givet område. Det betyder, at en retsgrundsætning har samme betydning som en lov.
De fleste almindelige retsgrundsætninger er formuleret af domstolene i retspraksis. Det gælder fx. princippet om magtfordrejningsgrundsætningen.
Ledelsesretten er arbejdsgivers ret til at lede og fordele arbejdet.
De dispositioner, som en arbejdsgiver foretager i medfør af ledelsesretten, er forpligtende for medarbejderne.
Menighedsrådet har som arbejdsgiver ledelsesretten. Det er op til jer i menighedsrådet, hvordan I ønsker at bruge den ret.
Ledelsesretten giver jer blandt andet retten til at:
Ledelsespligt
Ledelsespligten er ikke skrevet ned, men udspringer fra over/under ansættelsesforholdet mellem leder og ansatte.
Ledelsespligten indebærer, at I som arbejdsgiver ikke blot har ret til at lede på ovennævnte områder, men der er også en pligt. Det betyder, at hvis en medarbejder for eksempel ikke løser sine arbejdsopgaver på en tilfredsstillende måde eller har en kritisabel adfærd over for ansatte, eller brugere af kirken eller andre, har I pligt til at reagere over for medarbejderen og instruere vedkommende i, hvordan menighedsrådet ønsker arbejdet udført eller hvordan samtaleformen/ adfærden ønskes fremover på arbejdspladsen.
Som menighedsrådet er I arbejdsgiver for kirkens ansatte, med undtagelse af præsterne. Én af jeres opgaver er derfor at lede kirkens ansatte i den retning, som I ønsker for kirken. Til at varetage den opgave skal I vælge en kontaktperson.
Som arbejdsgiver har I både ledelsesretten og pligten. Ledelsesretten er fastslået i retspraksis.
Det er op til jer, hvordan I ønsker at benytte den ret. De fleste menighedsråd har fagligt dygtige og samvittighedsfulde medarbejdere ansat, som har uddannelse bag sig, og det vil være naturligt at overlade meget til medarbejderne selv.
Retten til at føre kontrol med medarbejdernes arbejde er en del af ledelsesretten.
Der er naturligvis grænser for, hvad en arbejdsgiver må kontrollere. Som hovedregel kan det siges, at kontrol skal være sagligt begrundet.
For at udføre kontrol med medarbejderne skal følgende være opfyldt:
Som et meget dagligdags eksempel kan nævnes en kasserer, der vil se graverens bilag. Det er sagligt, og hvis kassereren i øvrigt henvender sig til graveren i graverens arbejdstid, kan det heller ikke siges at være til for stor ulempe.
Indgribende kontrol
Er der behov for at indføre en mere indgribende kontrol end den almindelige dagligdagskontrol, skal det, ifølge aftale om kontrolforanstaltninger, varsles de ansatte med seks ugers varsel. Her skal medarbejderne informeres om, hvilke kontrolforanstaltninger, der indføres og begrundelsen for det. Medarbejderne skal også have besked om, hvilke oplysninger, der tilvejebringes, og hvordan de håndteres.
Det gælder for fx menighedsrådets overvågning af medarbejderens brug af internet og E-mail på menighedsrådets computer, eller hvis der indføres pligt til at tage alkoholtest.
Instruktionsbeføjelsen
I menighedsrådet har I naturligvis holdninger til, hvordan I ønsker, at resultatet af medarbejdernes arbejde skal være. For eksempel at kirkegården ser pæn ud, når folk kommer til gudstjeneste om søndagen, eller at medarbejderne møder i god tid inden gudstjenester og kirkelige handlinger.
Når I sørger for, at medarbejderne kender til jeres holdninger og forventninger, vil det give medarbejderne pejlemærker for arbejdet og dermed mulighed for at tilrettelægge deres arbejde til jeres tilfredshed.
Selvom I har fortalt om deres holdninger og forventninger, kan det ske, at I har brug for at give mere direkte direktiver for arbejdets udførelse. Det har I også ret til ifølge ledelsesretten.
Brugen af retten til at give direkte instrukser skal naturligvis ske inden for de rammer, der er for folkekirkens ansatte. De krav, der stilles, skal være sagligt begrundede, have med arbejdet at gøre og stå i rimeligt forhold til det mål, menighedsrådet forfølger - det skal være proportionalt.
I dagligdagen vil det være kontaktpersonen, der foretager afvejningen og kommunikerer med medarbejderne om holdninger/forventning og eventuelle direkte instrukser, så medarbejderne ikke modtager anvisninger for arbejdets udførelse fra alle menighedsrådsmedlemmer.
Instrukser for arbejdet udførelse
En del af ledelsesretten består i retten til at give instrukser for arbejdets udførelse. Som det også er beskrevet indledningsvist, vil det oftest være mest relevant at give instrukser for arbejdets resultat: ”Hækken skal være klippet inden Skt. Hans, og den skal klippes i en bestemt form og højde”.
Det vil knapt så ofte være relevant at give medarbejderne instrukser, der går på arbejdsmetoden, medmindre der er tale om arbejdsmiljøhensyn. Her er det naturligt og nødvendigt at kræve af medarbejderne, at de bruger de metoder og personlige værnemidler, der er lovbefalede.
Reglementariske forskrifter
Som menighedsråd er I også berettiget til at lave regler for arbejdspladsen. Det kan være regler for indtagelse af alkohol på arbejdspladsen, hvor på kirkens areal medarbejderne må parkere, hvor rygning eventuelt må finde sted og så videre.
I er er også berettiget til at stille krav til medarbejdernes opførsel. De udfører deres arbejde på vegne af jer, og det er på den baggrund et rimeligt krav, at medarbejderne møder menigheden og besøgende på kirkegården på en måde, som er acceptabel for jer. Det samme gælder påklædning under arbejdet. I det omfang, I betaler for arbejdstøj, kan der stilles meget konkrete krav.
Arbejdsgiverens fortolkningsprivilegium
Det er en del af den generelt anerkendte ledelsesret, at arbejdsgiveren har førstefortolkningsretten. Det betyder, at hvis medarbejderen og arbejdsgiveren er uenige om fortolkning af en bestemmelse i de vilkår, der er for arbejdet, er det i første omgang arbejdsgiveren, der bestemmer, hvordan bestemmelsen fortolkes, og medarbejderen skal rette sig efter det.
Der kan være uenighed om en lovbestemmelse, en overenskomstbestemmelse, en cirkulærebestemmelse, en lokal aftale eller om regler, som arbejdsgiveren har fastsat. Den form for uenighed kan altså ikke være begrundelse for, at medarbejderen nægter at følge arbejdsgiverens anvisninger.
Fortolkningsprivilegiet er til for at sikre, at tvivl i den slags sager afklares via de centrale organisationer, det vil sige de faglige organisationer og Kirkeministeriet, eventuelt Finansministeriet, og ikke giver anledning til arbejdsstandsning heller ikke for så vidt angår enkeltopgaver. Det er en del af fredspligten.
En medarbejder har kun ret til at nægte at udføre en arbejdsopgave, hvis den udgør en risiko for medarbejderen sikkerhed og sundhed, eller hvis den åbenlyst strider mod lovgivningen.
Det vil altså sige, at hvis et menighedsråd for eksempel pålægger en kirketjener at stille et glas vand på prædikestolen til præsten, og kirketjeneren mener, at han ikke har pligt til det, må kirketjeneren gøre det og rejse spørgsmålet via sin faglige organisation, som dernæst har mulighed for at rejse fortolkningsspørgsmålet efter de regler de gældende regler.
Indtil der ligger en afgørelse, enten i form af et forhandlingsresultat, en dom, en voldgiftsafgørelse eller i visse tilfælde en afgørelse fra Kirkeministeriet, har kirketjeneren pligt til at stille det omdiskuterede glas vand frem til præsten.
I øvrigt er der ikke tvivl om, at kirketjeneren skal stille vandet frem – det er ren ledelsesret.
Medarbejderne skal vide, hvad menighedsrådet kræver
Som arbejdsgiver er det jeres ansvar at gøre medarbejderne bekendt med de krav, I har til de ansatte ved kirken. Det er også jeres ansvar, at der i det hele taget i dagligdagen tales om arbejdet, særligt hvis I har ønsker til, at noget skal ske på en anden måde.
Det er ikke konstruktivt for nogen parter at samle et halvt års utilfredshed op og alene drøfte problemerne med hinanden i menighedsrådet. Det er nødvendigt, at I gennem kontaktpersonen fortæller jeres medarbejdere, hvad der forventes af dem. Ellers har de ikke mulighed for at rette op på eventuelle problemer.
I de fleste tilfælde er almindelige mundtlige anvisninger nok. Der er ikke et generelt krav om, at helt almindelige dagligdags ledelsesanvisninger skal være skriftlige. Almindelige daglige ledelsesanvisninger kunne være: ”Vi vil gerne have, at du tager imod folk inde i kirken og udleverer sangbøger i stedet for at stå udenfor og sige goddag”.
Der findes flere forskellige typer af ansættelser og hertil hørende regelsæt.
Er der ikke på forhånd indgået en aftale om ansættelsens karakter skal I som arbejdsgiver være opmærksom på, at hvis ansættelsesforholdet har en varighed på mere end en måned, og overstiger en gennemsnitlige ugentlige arbejdstid på otte timer, anses ansættelsen for at være en fast ansættelse.
I de situationer, hvor ansættelsesforholdet ikke fra begyndelsen har en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid, men arbejdstiden senere øges, så den overstiger otte timer i en periode på fire uger, indtræder arbejdsgiverens underretningspligt.
Som arbejdsgiver har I ved fast og varig ansættelse pligt til at udstede et ansættelsesbevis til medarbejderen.
Ansættelsesbevis
Ansættelsesbeviset skal udleveres til den ansatte senest en måned efter tiltrædelsen.
Loven foreskriver at beviset skal indeholde følgende minimumsindhold:
Manglende eller mangelfuldt ansættelsesbrev kan bevirke, at I som arbejdsgiver pålægges at betale en godtgørelse.
Hvis ansættelsesforholdet har en varighed på under en måned eller den gennemsnitlige arbejdstid er under otte timer pr. uge, sker ansættelsen i henhold til reglerne for individuelt ansatte.
Der gælder dog nogle særlige regler for gravermedhjælpere og gartner- og gartneriarbejder. Disse regler er anført længere nede i teksten.
Har ansættelsesforholdet en varighed på mere end en måned og den gennemsnitlige ugentlig arbejdstid er på mindst otte timer, sker ansættelsen efter enten reglerne for overenskomstansatte, hvis arbejdsopgaverne er inden for protokollaterne eller efter reglerne om individuel ansættelse hvis arbejdsopgaver er uden for protokollatet.
Tilkaldevikarer
Tilkaldevikarer er medarbejdere, der ikke har et fast ansættelsesforhold, men tilkaldes ved pludseligt opståede behov fx i forbindelse med sygdom.
Tilkaldevikarer har ikke forud for tilkaldet nogen forpligtelse til at arbejde på bestemte tidspunkter, og tilkaldevikaren kan afvise at møde på det tidspunkt, hvor I har behov for arbejdskraft.
Den konkrete aftale om ansættelse indgås i forbindelse med tilkaldet, og ansættelsesforholdet afsluttes, når tilkaldevikaren fratræder efter afsluttet arbejde. Tilkaldevikarer vil altså typisk ikke indtræde i et sammenhængende ansættelsesforløb.
For organister, kordegne, sognemedhjælpere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere betyder det, at menighedsrådet ikke er forpligtet til at aflønne tilkaldevikarer efter den relevante overenskomst, men som udgangspunkt er frit stillet for så vidt angår lønvilkårene. Vær dog i denne forbindelse opmærksom på princippet om ikke-forskelsbehandling.
Hvis ansættelsesforholdet rækker ud over 1 måned med et gennemsnitligt timetal på otte timer eller derover om ugen sker aflønning efter den for disse stillingskategorier, relevante overenskomst. Indtræder en tilkaldevikar derfor undtagelsesvist i sådan et ansættelsesforhold, er der tale om overenskomstmæssig ansættelse.
Hvis det altså på forhånd er givet, at ansættelsesforholdet varer mere end en måned med et gennemsnitligt timetal på otte eller derover om ugen, skal tilkaldevikaren aflønnes efter den gældende overenskomst fra ansættelsesforholdets begyndelse.
Men er det, fx i forbindelse med sygdom, usikkert, om ansættelsesforholdet varer mere end en måned, overføres tilkaldevikaren til overenskomstmæssig løn efter en måneds forløb, eller fra det tidligere tidspunkt, hvor man kan se, at det sammenhængende ansættelsesforhold vil vare mere end en måned, idet den allerede indgåede aftale om ansættelse dog skal overholdes.
Det vil sige, at hvis det aftales, at B skal vikariere i tre uger for en sygemeldt medarbejder, og der efter to ugers forløb indgås aftale mellem B og menighedsrådet om yderligere tre ugers vikariat, overføres B efter tre ugers ansættelse til overenskomst. Det gælder, fordi den allerede indgåede aftale om tre ugers arbejde udløber på dette tidspunkt, hvor man også kan se, at det samlede ansættelsesforhold vil være længere end en måned.
Når det sammenhængende ansættelsesforhold er afsluttet, er I ikke forpligtet til at yde tilkaldevikaren overenskomstmæssig løn i et nyt ansættelsesforhold (medmindre der igen er tale om et ansættelsesforhold på mere end en måned med et gennemsnitligt timetal på otte eller derover om ugen).
Er der tale om tilkaldevikar for gartneriarbejder, gartner eller gravermedhjælper er I forpligtet til fra ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt at aflønne vedkommende i overensstemmelse med den pågældende overenskomst. Det skyldes, at de pågældendes overenskomster ikke indeholder samme vilkår om ansættelsesforholdets varighed og beskæftigelsesgrad som overenskomsterne for organister, kordegne, sognemedhjælpere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.
Som udgangspunkt har I ikke pligt til at udlevere et ansættelsesbevis til en tilkaldevikar. Dette skyldes, at betingelsen om, at ansættelsesforholdet varer mere end en måned sjældent er opfyldt. Alligevel kan det anbefales, at der oprettes ansættelsesbevis for tilkaldevikarer i forbindelse med den generelle aftale, der indgås med vedkommende om, at han eller hun kan tilkaldes ved behov. Det angives så i ansættelsesbeviset, at vedkommende medarbejder er tilkaldevikar og kan ansættes efter tilkald, samt at arbejdsvilkårene aftales konkret i forbindelse med tilkaldet.
Er en medarbejder fraværende, kan det være nødvendigt at ansætte en tidsbegrænset medarbejder i den periode, hvor vedkommende er fraværende. En tidsbegrænset ansat, som midlertidigt træder ind i stedet for en fastansat medarbejder, betegnes ofte som vikar.
Det er jer som arbejdsgiver, der beslutter om - og i givet fald i hvilket omfang - der er behov for vikar under en medarbejders midlertidige fravær. medarbejderen har med andre ord ikke krav på, at en vikar varetager arbejdet i hans eller hendes fravær.
Hvis I beslutter, at der er behov for vikar, er det jeres ansvar at ansætte en sådan, og det er jer, der bestemmer, hvilke arbejdsopgaver vikaren nærmere skal varetage, hvordan de skal udføres med videre.
Det er naturligvis også jer, der beslutter, om der er behov for i en periode at supplere de fastansatte medarbejdere med en tidsbegrænset ansat kollega, og om en ledig stilling i en periode skal bestrides af en tidsbegrænset ansat medarbejder.
Der er tale om tidsbegrænset ansættelsesforhold, når tidspunktet for ansættelsens ophør er fastsat ud fra objektive kriterier. Tidsbegrænset ansættelse kan ske på tre måder:
Tidsbegrænset ansættelse med slutdato er den mest enkle form for tidsbegrænset ansættelse. I de tilfælde fratræder medarbejderen på et tidspunkt, som på forhånd er fastsat.
Opgavebestemt ansættelse dækker over den situation, at B ansættes til løsning af en bestemt opgave, fx grandækning, og fratræder, når opgaven er løst.
Eksempel:
En medarbejder, B, ansættes fra den 1. marts til den 31. oktober i en stilling, der er ledig på grund af en fastansat medarbejders orlov. Den 31. oktober fratræder B uden, at menighedsrådet har givet et opsigelsesvarsel, da sluttidspunktet hele tiden har været kendt for B.
Begivenhedsbestemt ansættelse kan bruges i forbindelse med fravær på grund af sygdom eller barsel. Den begivenhedsbestemte ansatte, B, fratræder, når den sygemeldte raskmeldes, eller den barslende vender tilbage. I skal i løbet af ansættelsen holde B orienteret, efterhånden som I har mulighed for at sige noget nærmere om ansættelsens sandsynlige varighed.
Eksempel:
A begynder sin barselsorlov den 1. marts svarende til seks uger før forventet fødsel. Hun meddeler samtidig, at hun som minimum holder 20 ugers orlov. Derfor ansætter menighedsrådet en barselsvikar, B, fra den 1. marts.
Menighedsrådet skriver i B’s ansættelsesbevis, at ”Ansættelsen ophører uden varsel, når A vender tilbage fra sin barselsorlov. Du vil i takt med, at vi ved mere, blive orienteret om det forventede sluttidspunkt for din vikaransættelse”.
Når det anføres, at ophørstidspunktet er, ”når A bliver rask”, eller ”når A vender tilbage fra barsel”, undgår I problemer i forhold til at skulle forlænge ansættelsesaftalen, hvis A´s fravær kommer til at vare længere end oprindeligt antaget.
En tidsbegrænset ansættelse ophører automatisk og uden yderligere opsigelsesvarsel, når slutdatoen nås, opgaven er løst, eller begivenheden indtræder. Det almindelige ophør af en tidsbegrænset aftale bliver med andre ord ikke betragtet som en opsigelse. Det er altså ikke en opsigelse i strid med ligebehandlingslovens regler, hvis en gravid medarbejders tidsbegrænsede ansættelse ophører under graviditet eller barsel.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at en tidsbegrænset ansat ikke må være i tvivl om, hvornår ansættelsen ophører, når vedkommende tiltræder stillingen. Dét er til gengæld også tilstrækkeligt.
Hvis en ansættelse er gjort betinget af, at en bestemt opgave skal være løst eller en bestemt begivenheds indtræden, ligger der netop heri, at tidspunktet eller en dato ikke altid kan angives. Der kan altså ikke stilles krav om en tilkendegivelse af et mere eller mindre præcist tidspunkt ved tiltrædelsen.
Derimod må det som nævnt ovenfor forventes, at I som arbejdsgiver holder den tidsbegrænset ansatte orienteret i løbet af ansættelsen, efterhånden som det er muligt at sige noget nærmere om ansættelsens sandsynlige varighed.
Hvis der opstår tvivl om, hvorvidt der er indgået en aftale om en tidsbegrænset ansættelse, er det den, der påstår, at der er indgået en sådan aftale, der skal bevise det.
Det kræver et forbehold i ansættelsesaftalen, hvis I ønsker at bevare muligheden for at sige den tidsbegrænset ansatte op i perioden. Det er derfor ofte en god idé at aftale, at ansættelsesforholdet kan opsiges med det varsel, der normalt er gældende, selv om den fastsatte slutdato endnu ikke er nået.
Er der indgået sådan en aftale, kan en tidsbegrænset ansat afskediges på samme måde som en fastansat. Det betyder, at hvis en tidsbegrænset ansat bliver afskediget i den tidsbegrænsede ansættelsesperiode, skal sagligheden af afskedigelsen vurderes på samme måde, som man vurderer sagligheden af en afskedigelse af en fastansat medarbejder. Hvis afskedigelsen fx er begrundet i mangler ved arbejdet, skal I kunne dokumentere de utilfredsstillende/uacceptable forhold hos medarbejderen og dermed sagligheden af afskedigelsen. Nærmere vejledning fås ved henvendelse til Landsforeningen af Menighedsråd.
En medarbejder, der er ansat med tidsbegrænset offentlig refusion eller løntilskud betragtes ikke som tidsbegrænset ansat. Det er tilskudsperioden, der er midlertidig, men ansættelsesforholdet er tidsubegrænset. Det betyder, at opsigelse af en medarbejder ansat med løntilskud skal ske med de normale frister, hvis der ikke er lavet en aftale om, at ansættelsen er tidsbegrænset.
Det er vigtigt, at det fremgår af ansættelsesbeviset, at der er tale om en tidsbegrænset ansættelse, og – hvis det er aftalt - at normal opsigelse kan finde sted i aftalens løbetid.
Skulle der være behov for at forlænge en tidsbegrænset ansættelse, gælder der nogle særlige regler.
Fornyelse/forlængelse af tidsbegrænset ansættelse
Lov om tidsbegrænset ansættelse indeholder et forbud mod fornyelse af tidsbegrænsede ansættelser, medmindre det er begrundet i objektive forhold.
Lovens ordvalg – ”fornyelse” – dækker alle tilfælde, hvor en løbende tidsbegrænset ansættelse får en længere varighed end oprindeligt forudsat. Er det fx aftalt, at ansættelsen udløber den 31. oktober, er der tale om en fornyelse, når ophørsdatoen rykkes til den 31. december.
Loven omfatter imidlertid også en række af de tilfælde, hvor menighedsrådet og den tidsbegrænsede ansatte efter at en tidsbegrænset ansættelse er ophørt, indgår aftale om en ny tidsbegrænset ansættelse.
Loven tager imidlertid ikke stilling til, hvor meget der skal til, før indgåelsen af en ny tidsbegrænset ansættelse skal betragtes som en fornyelse, der er omfattet af lov om tidsbegrænset ansættelse.
At der er ’et hul’ mellem to tidsbegrænsede ansættelser er ikke i sig selv nok til at holde situationen uden for loven. Omvendt har sæsonansættelser sædvanligvis ikke en sådan tidsmæssig sammenhæng, at der er tale om fornyelse, der er omfattet af loven.
Der skal med andre ord være tale om en vis tidsmæssig sammenhæng mellem de tidsbegrænsede ansættelser. Men der kan ikke opstilles faste retningslinjer for, hvor snæver den tidsmæssige sammenhæng skal være, før der er tale om en situation, der er omfattet af lov om tidsbegrænset ansættelse.
Det er kun tilladt at forny/forlænge en tidsbegrænset ansættelse, hvis fornyelsen/forlængelsen er begrundet i objektive (det vil sige saglige) forhold, og hvis I i menighedsrådet ikke med rimelighed kunne have forudset behovet for fornyelse/forlængelse.
Men fx kan en medarbejder være ansat i et barselsvikariat for én medarbejder og efterfølgende blive ansat i et vikariat for en anden. Der kan også være tale om, at en medarbejder forlænger sin orlov eller efter orlovens ophør bliver sygemeldt.
Det er også tilladt at forlænge en tidsbegrænset ansættelse i de tilfælde, hvor en oprindelig bestemt tidsbegrænset opgave tager længere tid end forudsat. Det kan fx være tilfældet, hvis medarbejderen er blevet ansat i en fastsat periode for at udføre en bestemt opgave, men det viser sig, at opgaven ikke kan løses inden for den aftalte tid. I den situation kan det være objektivt begrundet at forny/forlænge den tidsbegrænsede ansættelse, fordi det er nødvendigt for at løse opgaven.
På samme måde er det muligt at forlænge en sæsonansættelse, hvis sæsonen er blevet længere end forventet.
Ansættelsesvilkårene, det vil sige løn- og arbejdsvilkårene, for en tidsbegrænset ansat må ikke være mindre gunstige end de ansættelsesvilkår, der gælder for en sammenlignelig fastansat, medmindre de ringere vilkår kan begrundes i objektive forhold. Det princip om ikke-forskelsbehandling fremgår af lov om tidsbegrænset ansættelse. Princippet gælder både overenskomstdækkede og ikke-overenskomstdækkede ansættelsesforhold og betyder, at det er i strid med reglerne at forskelsbehandle kirkefunktionærer alene begrundet i, om de er fastansatte eller tidsbegrænset ansatte.
For en tidsbegrænset ansat, der er overenskomstdækket, løser overenskomsten langt hen ad vejen problemet og bestemmer vedkommendes løn- og ansættelsesvilkår. Fx bestemmer overenskomsten, at en graver, der står til rådighed, er berettiget til rådighedstillæg, og at pensionsbidrag først indbetales, når graveren har været ansat i ni måneder. Det gælder uanset, om graveren er fastansat eller tidsbegrænset ansat.
Men overenskomsten bestemmer ikke, hvor i lønintervallet en graver skal indplaceres. Det betyder, at den tidsbegrænset ansatte graver skal sammenlignes med en fastansat ved samme kirke/kirkegård, som udfører samme eller tilsvarende arbejde som den tidsbegrænset ansatte.
Ved sammenligningen skal der dog tages hensyn til den fastansattes eventuelle særlige kvalifikationer og færdigheder. Med andre ord: Selv om det lader sig gøre at sammenligne med den fastansatte graver, fordi vedkommende udfører samme arbejde eller arbejde, der ligger på linje med det, den tidsbegrænset ansatte skal udføre, kan der godt være individuelle forhold der skal tages hensyn til. Det kan fx være uddannelse og erfaring hos den fastansatte graver. Det betyder, at den tidsbegrænset ansatte lovligt kan forskelsbehandles til det ringere og indplaceres lavere i lønintervallet end den fastansatte graver.
Hvis der ikke er tale om samme eller tilsvarende arbejde, fx fordi den tidsbegrænset ansatte ikke skal anvise gravsteder med videre, men blot renholde kirkegården og de hertil hørende bygninger, er det lovligt at forskelsbehandle negativt.
I tilfælde hvor den tidsbegrænsede ansættelse ikke er overenskomstdækket, fx fordi ansættelsen har en varighed på en måned eller derunder, er I– dog med princippet om ikke-forskelsbehandling in mente – som udgangspunkt frit stillet med hensyn til lønvilkårene.
Hvis ansættelsen forlænges, så den varer mere end en måned, skal vedkommende overføres til overenskomstmæssig ansættelse efter en måned eller på det tidligere tidspunkt, hvor det er klart, at ansættelsen vil vare i mere end en måned. Det vil sige, at hvis medarbejder B ansættes som vikar i tre uger for en sygemeldt graver, og ansættelsen efter to ugers forløb forlænges med tre uger til i alt seks uger, så overføres B efter tre ugers ansættelse til overenskomst. Det er fordi den allerede indgåede aftale om tre ugers arbejde udløber på det tidspunkt, hvor man også kan se, at det samlede ansættelsesforhold vil blive af mere end en måneds varighed.
Bemærk, at tidsbegrænset ansatte gartneriarbejdere, gartnere og gravermedhjælpere er overenskomstdækkede fra ansættelsesforholdets påbegyndelse. Det skyldes, at de pågældendes overenskomster ikke indeholder samme vilkår om ansættelsesforholdets varighed og beskæftigelsesgrad som overenskomsterne for organister, kordegne, sognemedhjælpere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.
Det er jer som arbejdsgiver, der har bevisbyrden for, at en eventuel forskelsbehandling har saglig grund. Og der skal forholdsvis tungtvejende grunde til at forskelsbehandle. Budgetmæssige hensyn er ikke en tilstrækkelig grund til at forskelsbehandle en tidsbegrænset ansat.
Menighedsrådets pligt til at informere om ledige stillinger
Mange tidsbegrænset ansatte ser deres stilling som et trin på vejen mod fastansættelse. Derfor skal I orientere en tidsbegrænset ansat om, hvilke stillinger vedkommende kan søge ved kirken eller kirkegården. Bestemmelsen, der findes i lov om tidsbegrænset ansættelse, skal sikre, at de har samme mulighed for at få en fast stilling som andre ansatte.
Det er jer, der bestemmer, hvordan vedkommende skal informeres om ledige stillinger.
Det er menighedsrådet, der i henhold til lov om ansættelse i folkekirken ansætter og afskediger menighedsrådets personale.
Dette kan dog fraviges i følgende tilfælde.
Hvis kirkegårdsleder har fået kompetence til at ansætte personale på kirkegården tillagt.
Hvis menighedsrådet har fået dispensation til at oprette en administrationschefstilling og der i stillingsbeskrivelsen indgår, at administrationschefen har kompetence til at ansætte og eventuelt afskedige medarbejdere.
Hvis menighedsrådet har uddelegeret ansættelses- og afskedigelseskompetencen til fx et § 20 udvalg - se mere nedenstående i punkt 2.1.2.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Før stillingen bliver slået op, har menighedsrådet en række overvejelser, I bør gøre.
Da stillingen er ledig, har I mulighed for at præge stillingen i den retning, som I ønsker og fortage relevante ændringen inden stillingen opslå til besættelse.
Skal den nye stilling have samme indhold, som den forrige? Skal den være med samme timetal? Hvornår skal der ske tiltrædelse? Skal der nedsættes et ansættelsesudvalg? etc.
Det vil være naturligt, at det er kontaktpersonen, der står for at rekruttere på vegne af menighedsrådet, men det behøver det ikke at være. Det kan fx besluttes, at der skal være et ansættelsesudvalg. Det forberedende arbejde inden der laves stillingsopslag er en meget vigtig del af processen, når der skal ansættes en ny medarbejder.
I skal overveje, hvad der er brug for både fagligt, organisatorisk og personligt. I kan overveje, om der skal ske omstrukturering, omplacering af arbejdsopgaver, og om der er sket ændringer i opgaverne og stillingens størrelse og beskrivelse, siden stillingen sidst blev slået op.
Endelig kan I vurdere, hvad der skal prioriteres i forhold til jeres visioner og mål fremadrettet, og hvilken type medarbejder, der vil passe ind på arbejdspladsen.
Når I har en ledig stilling, kan det være hensigtsmæssigt at oprette et ansættelsesudvalg, så ikke hele menighedsrådet skal deltage i samtalerne. Et ansættelsesudvalg oprettes med hjemmel i menighedsrådslovens § 20.
Et § 20 udvalg forbereder som udgangspunkt sager til menighedsrådet. Menighedsrådet kan dog vælge at delegere kompetence til udvalget, som fx at træffe afgørelse om en ansættelse. Hvis menighedsrådet ikke træffer beslutning om, at tillægge udvalget kompetence til at foretage en ansættelsen egenhændigt, så vil udvalget være et forberedende udvalg. Ansættelsesudvalget kan læse ansøgninger, udvælge hvem der skal til samtale, holde samtaler og indstille ansøgere, hvorefter menighedsrådet beslutter, hvem der tilbydes ansættelse, medmindre kompetence til at ansætte er uddelegeret af menighedsrådet.
Der er ingen regler for, hvor mange eller hvor få, der kan være i et ansættelsesudvalg. Et antal på mellem tre og seks vil nok være det mest normale. Meget få kan betyde, at der er forhold, der overses i samtalerne, og mange kan betyde, at der bliver brugt meget tid på ansættelsen.
Ansættelsesudvalget kan suppleres med en repræsentant for medarbejderne. Det er meget naturligt, at de medarbejdere, der skal arbejde tæt sammen med den nye medarbejder, får mulighed for at fremføre deres synspunkter.
Medarbejderrepræsentanten må dog ikke deltage i behandling og afstemning vedrørende ansøgningerne på jeres møde i menighedsrådet. Fx har menighedsrådet bedt medarbejderrepræsentanten om at deltage i et ansættelsesudvalg ved besættelse af en stilling. Det kan medarbejderrepræsentanten godt. Medarbejderrepræsentanten kan derimod ikke deltage i forhandlingen i menighedsrådet, når den endelige afgørelse om ansættelse skal træffes.
I øvrigt gælder de almindelige regler om inhabilitet, fx må et menighedsrådsmedlem ikke deltage i behandlingen af en ansættelsessag overhovedet, hvis eksempelvis den pågældendes ægtefælle, samlever eller anden nært tilknyttet person er ansøger til stillingen.
Når en stilling bliver ledig, er det ikke altid den bedste løsning bare at besætte stillingen med det samme indhold. I skal ansætte en medarbejder for forhåbentligt mange år fremad, så det er vigtigt, at I ansætter den rigtige.
Ofte kan det give mange fordele at se på, om opgaverne i jobbet kan løses på en anden måde eller i en anden sammenhæng.
At nedsætte et ansættelsesudvalg med medarbejderrepræsentation kan være en god måde at få belyst, hvilke opgaver, der skal løses, og hvilke sammenhænge, de indgår i.
En ledig stilling kan også give anledning til, at andre medarbejdere får mulighed for at ændre deres opgaver og på den måde udvikle sig i deres job og på arbejdspladsen.
Inden stillingsopslaget laves, kan ansættelsesudvalget derfor afdække følgende spørgsmål:
På baggrund af ansættelsesudvalgets besvarelse af spørgsmålene kan der laves en beskrivelse af de kvalifikationer, der skal til, for at en ny medarbejder kan udfylde jobbet. De faglige kvalifikationer er selvfølgelig meget vigtige, men de personlige kvalifikationer kan vise sig at være lige så vigtige. Det er netop vigtigt, at der ansættes en ny medarbejder, som passer ind i kulturen, og som bliver glad for at arbejde for menighedsrådet.
I stillingsopslaget bør der således både stå noget om kravene til de faglige kvalifikationer og de personlige kvalifikationer.
Det er her vigtigt at beskrive opgaverne detaljeret i stillingsopslaget. Det er jo ikke alle, der ved, hvad en graver fx laver. Hvis opgaverne beskrives, så kan der være mange flere potentielle og kvalificerede ansøgere, der bliver opmærksom på stillingen.
Når kvalifikationerne beskrives, så vær opmærksom på ikke at forlange det umulige. Der er ingen perfekte mennesker, der har og kan alt. Vælg derfor de vigtigste personlige kvalifikationer og skriv dem i stillingsopslaget.
Som hovedregel skal alle stillinger slås op offentligt. En undtagelse er tidsbegrænsede stillinger, hvor beskæftigelsen ikke overstiger et år og stillinger, der besættes i henhold til nummerordning (gartneriarbejdere og gartnere på bykirkegårde).
Stillinger med sæsonansættelse skal opslås, selvom beskæftigelsen ikke overstiger et år (gravermedhjælperstillinger på landsbykirkegårde).
Vil du vide mere?
Menighedsrådet er en offentlig myndighed. Det betyder, at ledige stillinger som udgangspunkt skal slås op offentligt. På den måde sikrer man, at alle borgere får lige mulighed for at søge stillingen, og at I i menighedsrådet får det bedst mulige ansøgerfelt. Selv deltidsstillinger med et meget lille timetal skal slås op.
En stilling, der skal besættes tidsubegrænset, men hvor arbejdet udføres i sæson – fx en varig gravermedhjælperstilling med en arbejdsperiode hvert år fra april til december – skal slås op.
I forbindelse med ferieafløsning, vikariater og anden kortvarig beskæftigelse, der ikke overstiger et år, behøver I ikke at slå den tidsbegrænsede stilling op. Dog skal stillinger, hvori der sker sæsonansættelse, slås op. Det gælder fx for en gravermedhjælperstilling, der skal besættes fra 1. april til 30. november, hvor ansættelsesforholdet så ophører uden yderligere varsel.
Hvis en stilling besættes i henhold til den nummerordning, der gælder for gartneriarbejdere og gartnere, slås den ikke op.
Et stillingsopslag skal indeholde:
Er der til stillingen knyttet rådighedsforpligtelse, pligt til at gøre tjeneste ved andre myndigheder i folkekirken eller faglig fleksibilitet skal det også fremgå af stillingsopslaget.
Hvis der er tale om en stilling som organist, kordegn, kirketjener eller graver, kirkegårdsleder og stor administrationschef skal opslaget indeholde oplysning om, at stillingen kan besættes på tjenestemandsvilkår, hvis ansøgeren kommer direkte fra en ansættelse på de vilkår i samme stillingstype i folkekirken.
I opslaget kan I oplyse, hvilke krav I har til en ansøgerens faglige og personlige kvalifikationer.
Opslaget kan derudover indeholde oplysning om, fx at der vil blive indhentet straffeattest, børneattest.
Vedrører opslaget en deltidsstilling, kan I indsætte oplysninger om den forventede rammetid.
Opslaget bør også indeholde oplysninger om, hvem I er, hvad I for et sogn, hvor mange ansatte I er, hvilke aktiviteter I har, hvad der ligger i samarbejdet med et andet menighedsråd.
Beskriv de væsentligste opgaver i stillingen og hvad der eventuelt er særligt ved stillingen eller jeres kirke. Fx om der er mulighed for x hjemmearbejde, fleksible arbejdsvilkår og så videre.
Særlige vilkår som ikke automatisk er gældende, fx prøvetid, kan med fordel nævnes allerede i opslaget. På den måde bliver vilkåret en del af det grundlag, der senere indgås aftale på.
Endelig kan det være en fordel at oplyse, hvornår der holdes ansættelsessamtaler.
I kan med fordel fastsætte både dato for, hvornår ansøgningsfristen udløber og klokkeslæt. På den måde bliver det lettere at afgøre, om en ansøgning er kommet rettidigt.
I kan nemlig kun tage ansøgninger, der er modtaget inden ansøgningsfristens udløb, i betragtning. Hvis I ønsker at tage en ansøgning, der er indgivet for i betragtning, skal stillingen slås op igen.
Stillinger skal som minimum slås op Jobnet. Derudover er der ikke fastsat regler for, hvor stillingen skal slås op. Organisationsblade og lokale dagblade er de mest almindelige steder at annoncere, men landsdækkende aviser kan naturligvis også overvejes. Opslag på internetbaserede jobsøgningsportaler opfylder også betingelsen om offentligt opslag.
Det afgørende er, at stillinger bliver slået op på den måde, der er bedst egnet til at gøre offentligheden bekendt med opslaget. Det er jer, der vurderer, hvordan et opslag på bedste vis når ud til den målgruppe, der er relevant.
Bemærk, at det er tilstrækkeligt at indrykke en kortere henvisningsannonce til et fuldt stillingsopslag på sognets hjemmeside.
Hvis I har en medarbejder, der er tidsbegrænset ansat, skal pågældende informeres om, at I slår en fast stilling op for at sikre, at vedkommende får mulighed for fast ansættelse.
En stilling kan genopslås, hvis I vurderer, at ingen af ansøgerne er tilstrækkeligt egnet til stillingen, eller hvis I mener, at et genopslag kan få flere mere kvalificerede til at søge. I genopslaget bør der stå, at, at tidligere egnede ansøgere vil blive taget i betragtning, medmindre de tilbagekaldes.
Efter ansøgningsfristens udløb skal I i menighedsrådet vurdere de indkomne ansøgninger. Udvælgelsen bør bero på en analyse af jobbets opgaver og kvalifikationskrav.
Når I har modtaget ansøgningerne til en stilling, skal der udvælges ansøgere til en personlig samtale. Det er naturligt, at det er ansættelsesudvalget, der også lavede jobanalyse og stillingsopslag, der udvælger ansøgere til samtale på baggrund af de kvalifikationskrav, de beskrev for den nye medarbejder.
Der er ikke krav til, hvor mange, der skal indbydes til samtale. Antallet vil være afhængigt af, hvor mange kvalificerede ansøgere, der har søgt. Der er ingen grund til at indbyde ikke-kvalificerede ansøgere, og der er ingen grund til at byde mange til samtale. Et naturligt antal kan være to-fem-5 ansøgere.
I indbydelsen kan det ud over tid og sted være hensigtsmæssigt at oplyse:
Inden ansættelsessamtalerne bør I tage stilling til, hvordan samtalerne skal gennemføres, og I skal aftale, hvem der fortæller om arbejdspladsen, arbejdsopgaverne og lignende.
Det er en god ide, at I forud for samtalen laver en spørgeguide med relevante spørgsmål, som relaterer sig til stillingen og dens indhold.
Ansøgeren er næsten altid lidt nervøs for samtalen. Vær derfor opmærksom på ikke at skabe forhold, der gør situationen endnu mere presset for ansøgeren. Vælg fx lokale og tidspunkt, så ansøgerne ikke kan komme til at møde hinanden.
Sørg for, at lokalet ikke er for koldt, og at det er ordentligt indrettet. Server gerne vand og eventuelt kaffe/te, men undlad at servere noget, der skal spises. Det er en samtale, og man taler ikke med mad i munden. Det kan desuden virke forstyrrende både på ansøger og ansættelsesudvalg.
Samtalen kan indledes kort med nogle oplysninger om arbejdspladsen, men samtalens hovedformål er at få vurderet ansøgeren, og det sker kun, hvis ansøgeren taler. Det vil sige, at taletiden er til ansøgeren.
Spørgsmålene
Udgangspunktet for spørgsmålene er opgaverne og kvalifikationskravene i stillingen. Derfor er det en god idé at forberede en række spørgsmål, som stilles til alle ansøgere. På den måde bliver det lettere at sammenligne ansøgerne bagefter.
Start fx selve samtalen med at bede ansøgeren om at uddybe sin ansøgning og CV og fortælle, hvorfor pågældende søger stillingen. Det giver ofte et godt afsæt for at stille spørgsmål til ansøgerens tidligere erfaringer og resultater. På den måde kan I afdække ansøgerens faglige kvalifikationer.
Et supplement til at afdække de faglige kvalifikationer kan være en øvelse, som ligner en daglig opgave. Det kan enten organiseres som et spørgsmål i samtalen eller som en egentlig opgave, som de får lidt forberedelsestid til at løse inden samtalen.
Spørgsmålene til de personlige kvalifikationer kan med fordel være spørgsmål, der starter med hv-ord og ikke kan besvares med ”ja” eller ”nej”. Hvis I fx har formuleret et kvalifikationskrav, der er:
”Har et højt kvalitetsniveau” og I spørger: ”Har du et højt kvalitetsniveau?” Hvem skulle så svare nej til det? Prøv i stedet med:
”Hvis du opdager, at en arbejdsgang du har i forhold til kordegnen er uhensigtsmæssig, hvad gør du så?”
”Hvad forstår du ved kvalitet?”
”Hvordan vil du beskrive din placering på en linje med kvalitet i den ene ende og effektivitet i den anden ende?”
På den måde får I en dialog med ansøgeren om dennes opfattelse af kvalitet, og I får bedre mulighed for at spørge yderligere ind til de svar, som ansøgeren giver. En anden mulighed er at bede om eksempler på generelle udtalelser, ansøgeren kommer med.
Som noget nyt skal en tjenestemand oplyse, hvis denne har krav på tjenestemandsansættelse. Hvis ansøgeren ikke gør det, så fortaber ansøgeren sit krav på at få stillingen, selvom vedkommende viste sig at være jeres første kandidat. I må således også gerne spørge, om en medarbejder er tjenestemand i forvejen.
I må ikke stille spørgsmål om forhold, der er omfattet af ligebehandlingsloven. Det betyder også, at I ikke må lægge vægt på det, hvis ansøgeren selv oplyser om den slags forhold. Det er fx spørgsmål om graviditet, ønske om graviditet, familiære forhold eller seksuel orientering.
Oplysninger om helbredsforhold er reguleret i lov om brug af helbredsoplysninger. I må alene spørge om ansøgeren har en bestemt sygdom eller symptomer, som har væsentlig betydning for udførelsen af arbejdet. I må således ikke spørge til irrelevante sygdomme eller sygdomme, der ikke har betydning for udførelsen af arbejdet.
Ansøgeren har dog omvendt en pligt til at oplyse, hvis vedkommende lider af sygdomme eller har symptomer, der kan få væsentlig betydning for arbejdet. Det, ansøgeren skal oplyse, er sygdomme eller symptomer på sygdomme, der må forventes at medføre hyppigere sygefravær, større nedsættelse af arbejdsevnen eller hyppig indlæggelse på hospital, end en arbejdsgiver normalt må være indstillet på.
Sørg for, at ansøgeren også selv får lejlighed til at stille spørgsmål til jer under samtalen. Ansøgeren skal jo også vurdere, om jobbet stadig er interessant.
Attester
For ansøgere, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år, skal der indhentes en børneattest inden ansættelsen. Der skal gives samtykke fra ansøgeren.
Hvis I ønsker at indhente en straffeattest, kræver det også ansøgerens samtykke. Attesten indhentes hos politiet og kan være relevante i jobs, hvor medarbejderen fx skal arbejde med økonomi.
Det kan være endog meget nyttigt at få en udtalelse fra en nuværende eller tidligere arbejdsgiver om det indtryk, I har fået ved samtalen. Referencer kræver ansøgerens samtykke.
Spørg derfor til referencepersoner og forklar, at det I skal bruge referencepersonen til, er at få (forhåbentligt) bekræftet det indtryk, som I har fået ved samtalen.
Den mest interessante reference er næsten altid den nuværende arbejdsgiver, hvis en sådan findes. Der bør kun tages reference på den ansøger, som I vælger som nummer 1.
For overenskomstansatte kordegne, sognemedhjælpere, kirkemusikere, kirketjenere, gravere, organister samt gartnere og gartneriarbejdere på bykirkegårde er der mulighed for at aftale individuel løn. Aftale indgås med de forhandlingsberettigede organisationer. I kan derfor oplyse det forventede lønniveau og spørge til ansøgernes lønforventninger. Forhandlingen skal ske med den faglige organisation, men spørgsmålet til ansøgeren kan dels give jer et bedre udgangspunkt for at lave et lønforslag, og dels kan I få en idé om, om ansøgeren har helt urealistiske forventninger til lønnen.
Gravermedhjælpere, samt de grupper der ikke er omfattet af overenskomst (for eksempel fordi de har under otte timer om ugen), har selv kompetence til at indgå lønaftaler, og derfor kan løn for de grupper blive en del af ansættelsessamtalen og aftalen om ansættelse.
I forbindelse med ansættelse af en ny medarbejder kan der aftales prøvetid, så parterne har mulighed for at se hinanden an.
Hvis medarbejderen skal varetage opgaver, hvor der er kontakt med, eller mulighed for at opnå kontakt med børn, skal der indhentes en børneattest. Hvis der er tale om en betroet medarbejder, der fx skal have adgang til kirkekassen, kan der indhentes en straffeattest.
Slutteligt skal I for en del af folkekirkens deltidsansatte medarbejdere have aftalt en rammetid, så parterne ved, hvornår arbejdstid kan placeres.
Læs mere om emnerne her.
Organister, kordegne, sognemedhjælpere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere
Hensigten med prøvetid er, at både medarbejderen og menighedsrådet får lejlighed til at vurdere arbejdets karakter og medarbejderens egnethed. Man ser med andre ord hinanden an.
Prøvetid skal aftales, og det er derfor en god idé, at I allerede i stillingsopslaget skriver, at der i forbindelse med ansættelsen benyttes tre måneders prøvetid. Alternativt kan I bringe det op til ansættelsessamtalerne.
Det er under alle omstændigheder for sent først at bringe prøvetid i spil, når ansættelsesbevis skal udstedes, for på det tidspunkt er aftalen om ansættelse indgået.
Hvis der er indgået aftale om, at ansættelsen er på prøve, gælder de sædvanlige opsigelsesvarsler ikke i de tre måneders prøvetid. Derimod gælder et forkortet varsel, der for menighedsrådet er 14 dage. Medmindre andet aftales kan medarbejderen opsige sin stilling uden varsel i prøveperioden.
Vi anbefaler imidlertid, at I over for medarbejderen i ansættelsesaftalen betinger jer et varsel af tilsvarende længde som det, I selv skal give, altså 14 dage.
Det er muligt at indgå en aftale om at forlænge prøvetiden, men forlængelsen får ikke betydning for opsigelsesvarslets længde. Det vil sige, at medarbejderen kun kan afskediges med 14 dages varsel inden for de første tre måneder af prøvetiden. Det gælder, uanset hvor lang prøvetiden er. Opsigelsesvarslet er herefter en måned i de første seks måneder af ansættelsen.
Forlænget prøvetid kan fx aftales, hvis der fra jeres side er et særligt behov for at præcisere eller signalere usikkerhed med hensyn til ansættelsesforholdet. Usikkerheden kan fx opstå på grund af længerevarende sygdom i prøvetiden.
Opsigelse i prøvetiden – efter forudgående partshøring – skal ske, så fratrædelsen kan finde sted inden prøvetidens udløb. Under prøvetiden er der ikke krav om, at fratrædelsen skal ske den sidste dag i måneden.
Gravermedhjælpere samt timelønnede gartneriarbejdere og gartnere
Som beskrevet ovenfor medfører ansættelse på prøve, at der i de første tre måneder gælder et forkortet opsigelsesvarsel på 14 dage.
Gravermedhjælperes overenskomstbestemte opsigelsesvarsel er imidlertid kortere end 14 dage i de første tre måneder. I relation til opsigelsesvarslets længde tjener det derfor ikke noget formål at aftale prøvetid med en gravermedhjælper.
Det samme gælder for timelønnede gartneriarbejdere og gartnere, der også har et overenskomstbestemt opsigelsesvarsel, der i de første tre måneder er kortere end 14 dage.
Der er ikke noget til hinder for, at der indgås aftale med fx en timelønnet gartneriarbejder om, at ansættelsen er på prøve, men I skal være opmærksomme på, at opsigelsesvarslet ikke kan forkortes i forhold til det overenskomstbestemte.
Tjenestemandslignende ansatte
Ved ansættelse i stillinger på tjenestemandslignende vilkår kan der aftales en prøvetid på op til tre måneder. Prøvetiden har i disse tilfælde kun karakter af en periode, hvor begge parter ser hinanden an. Der er ingen egentlige retsvirkninger af en sådan aftalt prøvetid. Det vil sige, at de sædvanlige opsigelsesvarsler gælder i prøvetiden.
Børneattester
Ifølge lov om indhentelse af børneattester, skal der indhentes børneattester for personer, der som led i udførelsen af deres opgaver, skal have direkte kontakt med børn under 15 år samt for personer, der som led i udførelsen af deres opgaver færdes fast blandt børn under 15 år og derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med dem.
I skal indhente børneattester for de lønnede ansatte, men også for de frivillige. Det vil sige, at alle der på en eller anden måde skal deltage i arbejdet med børn under 15 år eller færdes fast blandt børn under 15 år i kirkens regi, og som ad den vej har direkte kontakt med børn eller har mulighed for direkte kontakt, skal I indhente børneattest på, inden de ansættes eller påbegynder hvervet.
Fast tilknytning betyder, at det fra starten af ansættelsen eller beskæftigelsen er hensigten, at den pågældendes tilknytning til kirken skal have mere end enkeltstående eller kortvarig karakter. I de tilfælde skal børneattest være indhentet, inden personen tiltræder som ansat eller beskæftiget.
Børneattest skal dog under alle omstændigheder indhentes senest tre uger efter det tidspunkt, hvor en person har været tilknyttet kirken i mere end tre måneder og inden for dette tidsrum i mindst tre tilfælde eller i en sammenhængende periode af mere end en uges varighed har fungeret som underviser, leder eller vejleder for børn under 15 år, forudsat at personen fortsat skal være tilknyttet kirken.
Straffeattester
Hvis I skal ansætte en medarbejder i en betroet stilling, fx kordegn, regnskabsfører eller en anden medarbejder, der får adgang til kirkekassens midler, kan I overveje, om der skal indhentes en straffeattest.
En straffeattest kan give indblik i, om kandidaten tidligere har begået berigelseskriminalitet, som kan indgå i vurderingen af, om kandidaten er egnet til at varetage stillingen.
Processen for indhentelse af attester
Det bør allerede i stillingsopslaget fremgå, at der i forbindelse med ansættelsen vil blive indhentet børne- og eller straffeattest.
Det, der ligger i kravet om indhentelse af attest, er alene, at attesten skal indhentes, og dermed at I skal kende attestens indhold, så det kan indgå i jeres overvejelser, inden der træffes endelig beslutning om ansættelse, og dermed inden der gives ansøgeren bindende tilsagn om at "stillingen er din – hvis du vil have den". Der er ikke forbud mod at ansætte en ansøger, selv om vedkommende har forhold på børne- og eller straffeattesten. Det er således fortsat op til menighedsrådets vurdering, om ansøgeren skal ansættes.
Vil du vide mere?
En overenskomstansat graver, kirketjener, kordegn, kirke- og kulturmedarbejder, kirkemusiker eller organist, der ansættes på deltid, det vil sige færre end 37 timer og flere end otte timer, skal have en rammetid.
Rammetiden skal aftales med medarbejderen forud for ansættelsen.
Vil du vide mere?
Læs mere om rammetid i vejledningen "Menighedsrådet som arbejdsgiver - Forhold under ansættelsen".
Formålet med at indhente referencer er at tydeliggøre/afklare det billede af ansøgerens faglige og sociale kompetencer, som ansættelsesudvalget har dannet sig under samtalen med ansøgeren.
I forbindelse med indhentning af referencer skal I være opmærksomme på:
Vær desuden opmærksom på, at man som arbejdsgiver ikke må videregive oplysninger om rent private forhold, herunder politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler.
Personen, der udtaler sig, skal alene udtale sig i forhold til egen erfaring/vurdering af ansøgeren, ikke vurdere vedkommendes evne til at bestride det nye job.
Når der afgives referencer, er det vigtigt at være opmærksom på, om der er tale om tavshedsbelagte oplysninger. Det er den person, der afgiver referencer, der har ansvaret for at vurdere, om oplysningerne er relevante og dermed kan videregives.
Forsøg at indhente mindst to referencer.
Når I i menighedsrådet har udvalgt en ansøger på baggrund af ansættelsesproceduren, referencer og eventuelle attester, kan I tilbyde ansættelse.
Der er altid tale om et tilbud, som ansøgeren kan enten acceptere eller takke nej til. Det kunne jo tænkes, at ansøgeren ikke længere var interesseret i jobbet, eller alternativt kun var interesseret under bestemte forudsætninger, fx lønnen.
Vi anbefaler, at I i tilbuddet om ansættelse stiller betingelse om, at der skal være enighed om lønnen. Det vil sige, at bliver I ikke enige med den faglige organisation om lønnen, kan der ikke indgås aftale om ansættelse. På denne måde bevarer I muligheden for at vurdere, om en ansøger bliver for dyr under hensyn til kirkens behov og økonomi.
I kan give jeres tilbud om ansættelse enten mundtligt eller skriftligt. Det er lige bindende, uanset hvordan det gives.
Det er dog nogle gange sådan, at ansøgeren ikke vil sige sin nuværende stilling op, før vedkommende har fået et skriftligt bevis på ansættelsen. Hvis ansøgeren fortsat er interesseret, og det ikke er muligt at sende et ansættelsesbevis med det samme, for eksempel fordi lønnen først skal aftales med den forhandlingsberettigede organisation, kan I i stedet sende et kort brev, hvori det bekræftes, at vedkommende ansættes i stillingen fra den aftalte dato.
Accept af stillingen fra ansøgerens side kan ske ved at acceptere mundtligt eller skriftligt eller ved at tiltræde stillingen.
Hvis ansøgeren ikke tiltræder, er ansættelsesforholdet som udgangspunkt afbrudt.
Hvis ansøgeren forud for en manglende tiltrædelse har betinget sig bestemte vilkår fx løn eller arbejdstidens placering, er det vigtigt, at I tilkendegiver, at I forventer tiltrædelse uanset om de vilkår er helt på plads, for at ansættelsesaftalen fortsat er gældende. Ellers vil I ikke kunne hævde, at ansættelsesforholdet er afbrudt af medarbejderen.
Hvornår er der så indgået en bindende aftale? Det kan ind imellem være svært at afgøre, især hvis det foregår mundtligt, og det gør det ofte i første omgang, når det handler om ansættelse af personale.
De fleste har selvfølgelig krav på at få et ansættelsesbevis. Det udstedes af arbejdsgiveren efter ansættelsesaftalen er indgået. Det er ikke en kontrakt eller en aftale, men blot skriftlig oplysning om vilkårene for ansættelsen. Når ansættelsesbeviset skal udstedes, skal der stå det, der allerede er aftalt.
En mundtlig ansættelsesaftale er indgået, når der er afgivet et tilbud fra jer, som er accepteret af ansøgeren.
I praksis kan det være allerede aftenen efter, der har været holdt samtaler og I har besluttet jer for en ansøger.
Kontaktpersonen ringer til ansøgeren og siger ”Vi har valgt at tilbyde dig stillingen, vil du have den?” og hvis ansøgeren bare svarer ”Ja”, så er der tilbud og accept og dermed en aftale.
Vi anbefaler, at en lønforhandling ved ansættelse af en ny medarbejder indledes og afsluttes inden der indgås en endelig aftale om ansættelsen med kandidaten, så begge parter kender alle forudsætninger for at have sagt ja til hinanden!
Krav om lønforhandling
Lønindplacering og tillæg aftales med den forhandlingsberettigede organisation for en overenskomstansat graver, kirketjener, kordegn, kirke- og kulturmedarbejder, kirkemusiker eller organist. Det vil sige, medarbejderne kan ikke forhandle for dem selv. Se tekstforslag til menighedsrådets tilbud ved nyansættelse.
I er forpligtet til at forhandle lønnen, selvom I kun ønsker at indplacere intervallønnen på fikspunktet, og også selvom der ikke er geografisk eller faglig fleksibilitet i stillingen.
Der skal ikke forhandles løn for organister omfattet af Organistoverenskomsten eller AC-overenskomsten, hvis de indplaceres på basisløntrin. Men den forhandlingsberettigede organisation skal have besked om ansættelsen.
Vær opmærksom på, at gravermedhjælpere selv har ret til at forhandle deres løn.
Hvis I ansætter en medarbejder på individuelle vilkår, fastsætter I lønnen efter aftale med medarbejderen. Dette gælder alle løndele, herunder eventuel pension. I kan også frit aftale, om lønnen skal opgøres som timeløn, månedsløn eller som et fast honorar.
Proceduren for intervallønnede og organister
I skal inden ansættelsen fremsende et forslag til en lønindplacering enten på fikspunktet, inden for intervallet eller eventuelt et kvalifikationstillæg til den forhandlingsberettigede organisation. Forslaget skal indeholde en begrundelse for forslaget og oplyse om indholdet i stillingen. (Vedlæg fx. en kopi af arbejdsbeskrivelsen). Endelig skal forslaget indeholde kontaktoplysninger på kandidaten, så organisationen kan få fat i den pågældende.
Organisationen skal herefter svare skriftligt, og forhandlingen kan fortsætte på den måde. Bliver forhandlingen ikke afsluttet, før kandidaten skal tiltræde, giver reglerne mulighed for, at den nye medarbejder aflønnes med den løn, som I har tilbudt, indtil forhandlingen er afsluttet.
Bliver forhandlingen ikke afsluttet før kandidaten tiltræder, kan den forhandlingsberettigede organisation videreføre forhandlingen til stiftet eller Kirkeministeriet.
Opnås der fortsat ikke enighed mellem parterne, vil kandidaten blive aflønnet med den løn, som I oprindeligt har foreslået.
Forventningsafstemning
Det forhold, at den faglige organisation har forhandlingsretten, er ikke til hinder for, at kandidaten og menighedsrådet har en forventningssamtale om, hvad lønniveauet skal være. Har man haft en sådan samtale og er blevet enige om lønniveauet, kan man udarbejde et underskrevet udkast til en lønaftale, som sendes til den forhandlingsberettigede organisation. Det kan være med til at give en hurtigere lønforhandling, hvis den forhandlingsberettigede organisation accepterer udkastet til lønaftalen.
Bliver man ikke enige om et resultat af lønforhandlingen, før man indgår aftalen om ansættelse med kandidaten, stiller det både medarbejderen og jer i en dårlig situation. Medarbejderen er tiltrådt stillingen uden at få indfriet sine forventninger til lønnen, og I er bundet af en ansættelsesaftale med en ny utilfreds medarbejder - det bliver ikke en god start for nogen af jer!
Brug jeres ønske til lønniveauet som en betingelse for, at der overhovedet kan indgås en aftale om ansættelse af den pågældende kandidat. Er kandidaten for dyr, kan det jo være, at I i stedet kan bruge den næstbedst kvalificerede i stillingen, og det stiller jer i en væsentlig bedre forhandlingsposition.
Vil du vide mere?
Læs mere om folkekirkens lønsystemer, begreberne og lønforhandlinger i vejledningen "Menighedsrådet som arbejdsgiver - Forhold under ansættelsen" i afsnittet "Løn og årlig lønforhandling".
For nogle stillinger er der rådighedstillæg tilknyttet. Det afhænger af stillingstype om medarbejderen skal have rådighedstillæg, eller om det er noget I kan beslutte. Læs mere om rådighedstillæg i vejledningen "Menighedsrådet som arbejdsgiver - Forhold under ansættelsen" i afsnittet "Løn og årlig lønforhandling, andre løndele".
Som arbejdsgiver har I pligt til at udstede et ansættelsesbevis til alle de medarbejdere, hvis ansættelsesforhold varer mere end en måned, og hvis den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger otte timer.
Hvis ansættelsesforholdet ikke fra begyndelsen har en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid, der overstiger otte timer, men arbejdstiden senere øges, så den overstiger otte timer i en periode på fire uger, indtræder arbejdsgiverens pligt til at udarbejde et ansættelsesbevis
Vi anbefaler, at man i alle tilfælde udsteder et ansættelsesbevis, uanset om ansættelsesforholdet er omfattet af reglerne eller ej. Det betyder, at man får overvejet, hvad der egentlig er aftalt, og at man ofte kan undgå nogle tvivlsspørgsmål, der senere kan opstå.
Ansættelsesbeviset er ikke en kontrakt eller en aftale. Ansættelsesaftalen er ofte indgået længe før ansættelsesbeviset udstedes. Ansættelsesbeviset er jeres oplysning til medarbejderen om, hvilke vilkår, der gælder for ansættelsen. Det gælder både de vilkår, der er fastsat centralt og dem, parterne aftaler i forbindelse med ansættelsen.
De fleste ansættelsesaftaler indgås på følgende måde: Menighedsrådet har haft en stilling slået op og afholdt samtaler, og dernæst fremsætter menighedsrådet et ansættelsestilbud, som ansøgeren siger enten ja eller nej til. Hvis ansøgeren siger ja, er der indgået en aftale, som indeholder de elementer, der har indgået i forløbet.
Herefter er det for sent at lægge nye ting ind i aftalen, for eksempel prøvetid eller et krav om, at man er forpligtet til at vikariere i hele provstiet, eller andet, man senere kommer i tanke om. Det er altså vigtigt, at de ting, der skal ind i aftalen, og som efterfølgende skal oplyses i ansættelsesbeviset, er bragt på bane tidligt i forløbet.
Det vil i praksis sige, at stillingsopslaget kan være et oplagt sted at nævne eventuelle særlige krav, og ellers vil det være naturligt, at det omtales under samtalen og på den måde bliver en del af det ansættelsestilbud, som ansøgeren siger ja til.
Ansættelsesbeviset skal udleveres til den ansatte senest en måned efter tiltrædelsen.
Loven foreskriver følgende minimumsindhold:
Det er ikke muligt på forhånd at give en udtømmende fortolkning af, hvad et "væsentligt vilkår" er. Det vil afhænge af det enkelte ansættelsesforholds indhold. Udgangspunktet er, at I som arbejdsgiver er er forpligtet til at underrette om de vilkår i ansættelsen, som I mener, at den ansatte ikke må være i tvivl om.
Det vil sige, at vilkår, der følger af fx lovgivning, kollektive overenskomster, personalehåndbøger eller uskrevne regler, som er almindeligt kendt på arbejdspladsen, efter omstændighederne ikke er omfattet af underretningspligten, hvis vilkårene ikke er anderledes i forhold til, hvad der normalt gælder på området.
De vilkår, der er krav om at underrette om, er vilkår hvor arbejdsgiveren ikke kan gå ud fra, at den ansatte kender til vilkåret. Et kriterium for at opfylde væsentlighedskravet må være, at det kan beskrives skriftligt og meningsfuldt i et ansættelsesbevis.
Der er i princippet ikke noget til hinder for at oplyse meget mere end det, der kræves som minimum, men vi fraråder, at man oplyser mere end det, der lovmæssigt er krav om, fordi ændringer af de vilkår, der er oplyst i ansættelsesbeviset fremover skal meddeles skriftligt. Ellers vil ansættelsesbeviset kunne anses for mangelfuldt.
I vores forslag til ansættelsesbeviser er der således kun nævnt de vilkår, der skal være nævnt. Vilkåret med pligt til at gøre tjeneste ved andre ansættelsesmyndigheder i provstiet er nødvendiggjort af, at overenskomsten foreskriver at det vilkår skal være aftalt ved ansættelse. Den faste ugentlige fridag er formentlig et så væsentligt vilkår, at det bør nævnes.
Manglende eller mangelfuldt ansættelsesbrev kan bevirke, at I som arbejdsgiver pålægges at betale en godtgørelse.
Det fremgår af
ansættelsesbevisloven § 6:
Hvis arbejdsgiveren ikke har overholdt sin oplysningspligt, kan lønmodtageren tilkendes en godtgørelse ved domstolene.
Godtgørelsen, der for den enkelte ikke kan overstige 13 ugers løn, fastsættes under hensyntagen til sagens omstændigheder, herunder om manglen har haft konkret betydning for lønmodtageren.
Godtgørelsen kan, hvis der foreligger skærpende omstændigheder, forhøjes op til 20 ugers løn.
Stk. 2.
Godtgørelsen kan dog højst udgøre 1.000 kr., hvis manglen er undskyldelig og i øvrigt ikke har haft konkret betydning for ansættelsesforholdet.
Praksis i henhold til denne bestemmelse er under stadig udvikling, og der må forventes en større spredning i godtgørelsesbeløbene ud fra mere konkrete vurderinger end de 5.000 til 10.000 kr. der ellers har været praksis for.
Der gælder både en lov og en aftale, som begge regulerer kravet om ansættelsesbevis.
Aftalen er indgået mellem Finansministeriet og centralorganisationerne og gælder således for alle de grupper af ansatte, der er omfattet af kollektive overenskomster eller er ansat som tjenestemænd.
De to retsgrundlag er langt hen ad vejen ens, men en vigtig forskel er, at for de grupper, der er omfattet af aftalen, er de faglige organisationers muligheder for at forfølge sagen fagretligt begrænset til tilfælde, hvor menighedsrådet ikke har rettet fejl eller mangler i ansættelsesbeviset inden for 15 dage efter, at medarbejderen har anmodet skriftligt om det.
Det vil altså sige, at hvis I får skriftlig henvendelse fra en medarbejder, eller dennes repræsentant, eksempelvis den faglige organisation, skal I rette op på eventuelle mangler og fejl inden for denne 15-dages frist, for ikke at komme i en situation, hvor godtgørelse i medfør af de fagretlige regler for mangelfuldt ansættelsesbevis kan komme på tale.
Hvis sagen i stedet rejses ved domstolene, bør domstolene i langt de fleste tilfælde afvise at behandle sagen, før den har været behandlet fagretligt. Dermed giver 15-dages fristen en reel mulighed for at redde eventuelle fejl eller mangler på målstregen, inden et godtgørelseskrav kan blive aktuelt.
De medarbejdere, der ikke er omfattet af aftalen, bliver samlet op af loven, men her er der ikke denne frist til at rette for sig, før kravet om godtgørelse kan være aktuelt. De, der ikke er omfattet af overenskomster, er eksempelvis de ansatte, hvis funktioner falder uden for overenskomsternes dækningsområder - fx rengøringsmedarbejdere.
Vil du vide mere?
Cirkulære om arbejdsgiverens pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelsesforholdet
Lovbekendtgørelse om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet
Alle ansøgere til stillinger i det offentlige har krav på et individuelt afslag. Det vil sige, at hver enkelt ansøger, der har søgt en stilling hos jer, som vedkommende ikke er blevet tilbudt, skal have besked om det.
Et afslag på ansættelse er en form for afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det betyder, at I, ifølge forvaltningslovens regler, skal give en begrundelse, når I giver en ansøger et afslag på en stilling.
En begrundelse for et afslag er en forklaring på, hvad I har lagt vægt på i jeres valg af kandidat. Hvor uddybende, begrundelsen skal være afhænger af, hvor langt ansøgeren er kommet i ansættelsesprocessen.
Afgørelsen i ansættelsessager beror alene på jeres skøn. Derfor kan der normalt ikke stilles vidtgående krav til begrundelsen for et afslag. Med andre ord kan det i forbindelse med afslag være tilstrækkeligt, at I angiver, at en mere kvalificeret ansøger er blevet ansat.
Men hvis I – som det oftest er tilfældet - ved afgørelsen har lagt vægt på bestemte kvalifikationer hos den, der blev ansat, skal det stå i afslaget.
I forhold til ansøgere, der har været til ansættelsessamtaler, kan det være relevant at give en mere indgående begrundelse for afslaget.
Husk derfor, når I giver afslag at angive det eller de faktorer I har lagt vægt på I jeres valg, fx at den valgte ansøger har erfaring med arbejdet på en kirkegård, at vedkommende har kendskab til det arbejde, der er forbundet med højmesser og kirkelige handlinger, at vedkommende har kørekort med videre.