Medarbejdere

Jobansøgninger på mail
Det er ikke et problem at modtage ansøgninger på mail, men I skal håndtere dem forsvarligt, når I har modtaget dem.

I stillingsopslag bør I oplyse sognets fortrolige mailadresse. Når I har modtaget ansøgningerne, bør de lægges i arkivet på Folkekirkens Intranet (FIN), så de medlemmer af rådet, der skal deltage i ansættelsesudvalget, kan hente ansøgningerne der.

Send en kvittering til ansøgerne og vedlæg jeres privatlivspolitik for medarbejdere.

Samtykke til indhentelse af referencer
En ansøger skal give samtykke til, at menighedsrådet indhenter referencer fra nuværende eller tidligere arbejdsgivere. Ansøger skal informeres om, hvilke oplysninger, der indhentes. Det kan være almindelige oplysninger om ansættelsestidspunkt, arbejdsopgaver eller andre neutrale forhold. Det kan også være oplysninger om faglige eller sociale kompetencer – eller følsomme oplysninger.

Indhentelse af børne- og straffeattester
Menighedsrådet må kun indhente oplysninger, der er nødvendige.

Der må kun indhentes børneattester på de medarbejdere og frivillige, som har direkte kontakt til eller fast færdes blandt børn under 15 år, og dem som har mulighed for at opnå direkte kontakt som led i deres arbejde.

Straffeattester må kun indhentes for medarbejdere og frivillige i betroede stillinger. Medarbejderen skal samtykke til indhentelse af attesterne.

Attester kan indhentes ved ansættelsen eller senere, hvis medarbejderens opgaver ændrer sig, så vedkommende får en betroet stilling eller får mulighed for at opnå kontakt til børn og unge under 15 år.

Sletning af ansøgninger fra ansøgere, der har fået afslag
Når ansættelsesprocessen er færdig, skal ansøgningerne som udgangspunkt slettes.
I særlige tilfælde kan det være nødvendigt at gemme dokumentation for et rekrutteringsforløb, fx hvis der kommer en klage om forskelsbehandling. I skal dog altid konkret vurdere, om der er behov for at opbevare oplysninger om ansøgere.

Hvis en ansøger får udbetalt rejsegodtgørelse, skal dokumentationen gemmes i fem år ifølge bogføringsloven.

Opbevaring af ansøgninger til senere brug
Menighedsrådet kan gemme ansøgninger for kandidater, der har fået afslag, hvis menighedsrådet vurderer, at de kan være relevante for en senere ansættelse. Men kun med ansøgerens samtykke.

Uopfordrede ansøgninger kan også gemmes, hvis menighedsrådet vurderer, at få brug for en medarbejder til den type stilling i den nærmeste fremtid. Ansøgeren skal oplyses om jeres privatlivspolitik og om, hvor længe I gemmer ansøgningen.

Samtykke og anden hjemmel til behandling
Som udgangspunkt kræves der ikke samtykke til at behandle medarbejderes personoplysninger i et ansættelsesforhold. Behandling af personoplysninger i ansættelsesforhold er direkte reguleret af den danske Databeskyttelseslov.

I behøver derfor ikke samtykke til behandling af identifikationsoplysninger som fx

• Navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato
• Oplysninger om nærmeste familie
• Uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse
• Nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold
• Løn, skat, pensionsforhold og kontonummer til lønudbetaling
• Sygefravær, sygdomsperioder og andet fravær fra arbejde

Følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger, kan normalt kun registreres hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til det. Dog kan lovgivning eller overenskomster pålægge jer at registrere følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger i en § 56-aftale eller hvis I gennemfører en afskedigelsessag, hvor årsagen skal fremgå.

Fagforeningsforhold må kun registreres, hvis det er nødvendigt, fx fordi medarbejderen er tillidsrepræsentant.

Indsigt i opbevarede personoplysninger
Hvis en medarbejder beder om indsigt i de personoplysninger menighedsrådet har, skal menighedsrådet oplyse de konkrete oplysninger, så medarbejderen har mulighed for at vurdere, om oplysningerne er korrekte.

Videregivelse af personoplysninger
Personoplysninger om medarbejdere må kun videregives, hvis der er lovhjemmel.
Der er lovhjemmel til, at menighedsrådet må give personoplysninger til Skattestyrelsen eller til kommunen i forbindelse med en refusionssag. Oplysninger må også videregives til virk.dk i forbindelse med en arbejdsskadesag.

Derudover kan I også videregive personoplysninger til de forhandlingsberettigede organisationer (i forbindelse med lønforhandlinger eller personalesager) og til pensionsselskaberne.

Menighedsrådet må orientere en medarbejders kolleger om, at medarbejderen har ferie, fri, orlov eller er syg. Men menighedsrådet må ikke oplyse, hvor medarbejderen holder ferie, eller hvilken type orlov eller sygdom der er tale om.
Menighedsrådet må ikke orientere menigheden eller samarbejdspartnere om årsagen til fravær.

MUS-samtaler
Udviklingsplanen fra den årlige MUS skal opbevares i medarbejderens personalemappe. Oplysningerne må kun deles med personer, der har en ledelsesopgave over for medarbejderen. 
Oplysninger om finansiering af kurser/uddannelse må dog deles med hele menighedsrådet, så menighedsrådet kan træffe beslutning om kompetenceudvikling.

Hvad der i øvrigt bliver talt om til medarbejderudviklingssamtale (MUS) er fortroligt mellem medarbejder og nærmeste leder. Lederen må derfor ikke dele oplysningerne med menighedsrådet eller en eventuelt ny personaleleder.

Offentliggørelse af medarbejders navn, kontaktoplysninger og billede
Menighedsrådet må gerne oplyse medarbejderes navn, arbejdsområde og arbejdsmæssige kontaktoplysninger på sogn.dk, egen hjemmeside og kirkebladet uden samtykke.

En medarbejder skal ikke bruge privat telefonnummer og privat mail- eller postadresse som led i sit arbejde. Hvis det alligevel sker, så skal medarbejder give samtykke til, at det offentliggøres.  Intern deling af en medarbejders private kontaktoplysninger kan kun ske med samtykke.

Medarbejdere skal samtykke til brug af billeder.

Orientering til øvrige medarbejdere
I må som arbejdsgiver gerne orientere øvrige medarbejdere om, at en medarbejder er fratrådt eller er blevet opsagt. I må dog ikke oplyse baggrunden for afskedigelsen, medmindre den afskedigede har givet samtykke.

Lukning af en fratrådt medarbejders mail
Når en medarbejder er fratrådt, må mailkontoen kun holdes aktiv i kortest mulig tid. Perioden afhænger af stilling og funktion, men kan højst være på 12 måneder.

Der bør indsættes et autosvar med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information fx en alternativ mailadresse til sognet.

Mailkontoen må kun bruges til at modtage mails. Private mails kan dog videresendes til den fratrådte medarbejders private mailkonto.

Oplysninger om medarbejderens mailadresse bør hurtigst muligt fjernes fra hjemmesiden og andre offentligt tilgængelige steder. Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders mailkonto.

Opbevaring af oplysninger
Personalemapper på fratrådte medarbejdere må som udgangspunkt opbevares i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. 
Bogføringsmateriale – herunder lønsedler, pension, kørselsgodtgørelse, dokumentation for udlæg, med videre skal efter lov om bogføring gemmes i 5 år fra udløbet af det pågældende regnskabsår.

Vær opmærksom på forældelsesloven. Der gælder en absolut forældelsesfrist på 10 år i personalesager og 30 år i arbejdsskadesager. Derfor kan det være nødvendigt at opbevare oplysningerne i længere tid, hvis I har haft en personalesag eller en arbejdsskadesag.