Rådgivningsaftale til renoverings- og byggesager

"Større arbejder” ved en kirke skal projekteres og ledes af en arkitekt med grundigt kendskab til kirkebygninger. "Større arbejder" er som udgangspunkt arbejder, der går ud over almindelig, løbende vedligeholdelse af kirkebygningen og inventaret. I de sager skal der indgås en rådgivningsaftale med arkitekten som totalrådgiver.

Stifterne anbefaler, at rådgivningsaftalerne indgås efter ABR 18 - de almindelige betingelser for rådgivning og bistand i bygge- og anlægsvirksomhed. Læs mere om betingelserne nederst i dette afsnit. 

ABR 18 står for “Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand” og anvendes ved aftaler mellem en bygherre og dennes rådgiver. Typisk vil det være aktuelt at bruge ABR 18 når bygherre indgår aftale med en arkitekt, en bygningskonstruktør eller en ingeniør. ABR 18 omhandler således den rådgivning der ligger forinden det fysiske byggeri går i gang.

ABR18 er afløseren til AB89 og sikrer i højere grad et mere velfungerende, effektivt og gennemsigtigt samarbejds- og aftalesystem, som kan håndtere nuværende og fremtidige udfordringer i byggebranchen, og som samtidig er mere internationalt genkendeligt.

Aftaler indgået i henhold til ABR 18 henviser normalt til en række nærmere ydelsesbeskrivelser, der ofte tager afsæt i beskrivelser udarbejdet af rådgivernes organisationerne (Danske Arkitektvirksomheder samt Foreningen af Rådgivende Ingeniører m.fl.).

Ved større arbejder fx ny kirke/ny sognegård og komplekse problemstillinger anbefaler stifterne, at menighedsrådet antager en bygherrerådgiver til at vejlede sig om processen i ABR18, inden der indgås en aftale med en totalrådgiver fordi, bygherren pålægges flere opgaver i ABR18. Bygherrerådgiveren kan fx være med til at udfærdige mere strategiske overvejelser, kontakt til kommunen i forhold til lokalplaner, lave udbudsmateriale og hjælpe med at vælge totalrådgiveren.

Som en hjælp til menighedsrådene har stifterne i samarbejde med advokatfirmaet Horten udarbejdet en skabelon og en vejledning, som kan anvendes, når der skal indgås en rådgivningsaftale. Stifterne gennemgår også gerne udkast til rådgivningsaftaler for at sikre at minimumsbetingelserne i aftalen er opfyldt.  

Stifterne giver kun vejledende bemærkninger til aftalerne. Den endelig aftale indgås mellem menighedsrådet og totalrådgiveren, som typisk vil være arkitekten.  

Rådgivningsaftalen kan udformes, så den enten dækker hele projektforløbet, eller faseopdelt med en honoraraftale for det indledende arbejde samt en egentlig rådgivningsaftale på grundlag af et godkendt myndighedsprojekt.

Stifterne anbefaler, at rådgiveraftalen faseopdeles, så hver fase afsluttes og afregnes for sig samt, at det er aftalt, at menighedsrådet skal godkende udførelsen af den enkelte fase, inden en ny igangsættes. En anden vigtig anbefaling fra stifterne er, at det bør aftales at menighedsrådet er berettiget til at afbryde samarbejdet efter udførelse og afregning af hver enkelte fase.

Når aftalen er faseopdelt, aftaler parterne et honorar for udarbejdelse af opgaver i de forskellige faser i projektet, med tilhørende økonomisk overslag.

Honoraret skal være enten et fast honorar eller et honorar efter medgået tid op til et maksimumbeløb. Parterne skal senest inden arkitekten indleder detailprojektering (myndighedsprojekt) indgå en ny aftale, som dækker forløbet fra og med detailprojektering til og med den seneste ydelse, og der aftales, fx deltagelse i 5-års eftersyn.

Når aftalen omfatter hele projektforløbet, vil den økonomiske ramme indledningsvist normalt blive fastlagt som en foreløbig ramme på grundlag af et økonomisk overslag, udarbejdet af arkitekten. Endelig fastlæggelse af projektets økonomi sker senere ud fra resultaterne af indhentet pristilbud på fx håndværkere og byggematerialer. Det er vigtigt i hele processen at have en god og løbende dialog med provstiudvalget om projektets økonomiske ramme.