Rådgivningsaftale til renoverings- og byggesager

Som beskrevet i afsnit 2.1 skal ”større arbejder” ved en kirke projekteres og ledes af en arkitekt med grundigt kendskab til kirkebygninger. "Større arbejder" er som udgangspunkt arbejder, der går ud over almindelig, løbende vedligeholdelse af kirkebygningen og inventaret. I disse sager skal der indgås en rådgivningsaftale med arkitekten som totalrådgiver.

Stiftsadministrationerne anbefaler, at rådgivningsaftalerne indgås efter ABR18 - de almindelige betingelser for rådgivning og bistand i bygge- og anlægsvirksomhed. Læs mere om betingelserne nederst i dette afsnit. 

ABR18 står for “Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand” og anvendes ved aftaler mellem en bygherre og dennes entreprenør om udførelse af bygge- og anlægsarbejder.

ABR18 er afløseren til AB89 og skal i højere grad sikre et mere velfungerende, effektivt og gennemsigtigt samarbejds- og aftalesystem, som kan håndtere nuværende og fremtidige udfordringer i byggebranchen, og som samtidig er mere internationalt genkendeligt.

Ved større arbejder fx ny kirke/ny sognegård og komplekse problemstillinger anbefaler byggegruppen at menighedsrådet antager en bygherrerådgiver til at vejlede sig om processen i ABR18 forud for at der indgås en aftale med en totalrådgiver. Dette begrundes i, at der i ABR18 pålægges flere opgaver på bygherren. Bygherrerådgiveren kan fx være med til at udfærdige mere strategiske overvejelser, kontakt til kommunen i forhold til lokalplaner, lave udbudsmateriale og være behjælpeligt med at vælge totalrådgiveren.

Som en hjælp til menighedsrådene har stifterne i samarbejde med advokatfirmaet Horten udarbejdet en skabelon og en vejledning, som kan anvendes, når menighedsrådene skal indgå en rådgivningsaftale ligesom menighedsrådene har mulighed for at fremsende et udkast til rådgivningsaftalen til det lokale stift.  

Stifterne giver kun vejledende bemærkninger til aftalerne. Den endelig aftale indgås mellem menighedsrådet og totalrådgiveren, som typisk vil være arkitekten.  

Rådgivningsaftalen kan udformes, så den enten dækker hele projektforløbet eller er faseopdelt med en honoraraftale for det indledende arbejde samt en egentlig rådgivningsaftale på grundlag af et godkendt projektforslag.

Stiftet anbefaler, at rådgiveraftalen faseopdeles, så hver fase afsluttes og afregnes for sig samt at menighedsrådet skal godkende udførelsen af den enkelte fase, inden igangsætning af en ny fase.

Derudover bør menighedsrådet sikre sig, at menighedsrådet er berettiget til at afbryde samarbejdet efter udførelse og afregning af den enkelte fase.

Når aftalen omfatter hele projektforløbet, vil den økonomiske ramme normalt indledningsvist blive fastlagt som en foreløbig ramme på grundlag af et groft økonomisk overslag udarbejdet af arkitekten. Endelig fastlæggelse af rammen sker senere på grundlag af et licitationsresultat. I så fald skal der optages et aftaletillæg, hvor rammen fastlægges endeligt.

Når aftalen er faseopdelt, aftaler parterne et honorar for udarbejdelse af opmåling, registrering og udarbejdelse af skitseprojekt/dispositionsforslag med tilhørende økonomisk overslag.

Honoraret skal være enten et fast honorar eller et honorar efter medgået tid op til et maksimumbeløb. Parterne skal senest inden arkitekten indleder detailprojektering (hovedprojektering) indgå en ny aftale, som dækker forløbet fra og med detailprojektering og til og med den seneste ydelse, der aftales, fx deltagelse i 5-års eftersyn.