Da tjenesteboligen er fredet, er det Slots- og Kulturstyrelsen der er godkendende myndighed og det er hos dem, man skal søge om tilladelse til renoveringen.
Slots- og Kulturstyrelsen kan også rådgive om deres godkendelsesproces.
Fredede bygninger
En bygningsfredning kan foruden en eller flere bygninger eller bygningsværker også omfatte de umiddelbare omgivelser i form af gårdrum, pladser, fortove, haver, parkanlæg og lignende som udgør en del af den samlede beskyttelsesværdige helhed.
En fredet bygning må ikke ændres, ombygges eller fjernes uden særlig tilladelse fra Slots- og Kulturstyrelsen. Ved folkekirkens fredede ejendomme kræves også godkendelse fra stiftsøvrigheden.
Det er staten, der administrerer de fredede bygninger, mens kommunerne har ansvaret for de bevaringsværdige bygninger og kulturmiljøer. På hjemmesiden kulturarv kan man slå en adresse op for at se, om en konkret bygning er fredet eller bevaringsværdig.
Kirker er ikke fredede, men er reguleret af lov og bekendtgørelse om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde.
Man kan læse mere om bevaringsværdige bygninger og miljøer i kapitel 22.4.
Menighedsrådet skal først orientere provstiudvalget om planen/opgaven, så opgaven kan indpasses i provstiets økonomi.
Derefter skal opgaven defineres enten med bistand fra bygningskonsulenten for præstegårde eller egen rådgiver.
Menighedsrådet bør tilknytte en arkitekt med erfaringer med fredede bygninger til opgaven og indgå en rådgivningsaftale.
Menighedsrådet/menighedsrådets rådgiver skal være opmærksom på, om projektet kræver en tilladelse fra kommunen og denne skal i givet fald indhentes.
Nedrivning af en fredet bygning kan kun ske efter ophævelse af fredningen. Ophævelse af en fredning sker efter samme procedure som ved fredning. Slots- og Kulturstyrelsen kan vejledning om processen og betingelser for ophævelse af fredning på bygninger.
Ansøgningsfasen
Menighedsrådet indsender via provstiet projektet vedlagt budgetramme og finansieringsforslag, skriftlig udtalelse fra præsten samt Slots- og Kulturstyrelsens afgørelse om projektet til stiftsøvrigheden. Hvis provstiudvalget ikke har indhentet en udtalelse, anmoder stiftsøvrigheden bygningskonsulenten for præstegårde om en sådan, inden der træffes afgørelse om projektet.
Byggefasen
Menighedsrådet indhenter håndværkertilbud i samarbejde med den rådgivende arkitekt og indgår aftaler med entreprenører og leverandører om bygge- og anlægsopgaver i henhold til ABR18.
Når alle aftaler er på plads, kan arbejdet igangsættes i samarbejde med den rådgivende arkitekt.
Menighedsrådet bør deltage i byggemøder og afleveringsforretning sammen med arkitekten såvel som 1 års og 5 års eftersyn.
Efter renoveringen
Menighedsrådet anmoder om udbetaling af og afvikler eventuelt lån i stiftsmidlerne efter stiftsøvrighedens udlånspolitik fastsat af det lokale stiftsråd.