Et projekt for istandsættelse/renovering eller ændringer af kunstnerisk udsmykning, der er over 100 år gammelt, kræver at der indhentes en besigtigelsesrapport fra Nationalmuseet.
Det anbefales, at menighedsrådet søger råd og vejledning hos stiftet eller ved Akademiraadet, inden man kommer for langt i en proces med anskaffelse eller ændring af eksisterende udsmykning.
Hvis menighedsrådet ønsker at anskaffe ny kunstnerisk udsmykning, anbefales det, for at gøre opgaven lettere at løse for kunstnerne, at ønsker og behov til kunstværket er beskrevet i et ideoplæg.
Akademiraadet kan vejlede om udarbejdelse af et fyldestgørende ideoplæg til de indbudte kunstnere.
Der bør indhentes skitseforslag fra flere kunstnere. Oplægget skal indeholde en beskrivelse af, hvad man ønsker udført og den økonomiske ramme til opgaven. Kunstneren der byder på opgaven, skal ud over sit forslag også medsende et budgetoverslag.
Nogle projekter om kunstnerisk udsmykning kræver desuden at der tilknyttes en kirkekyndig arkitekt, man kan altid kontakte stiftet for råd og vejledning om et konkret projekt skal have en arkitekt tilknyttet.
Der skal indgås en skriftlig aftale med den udvalgte kunstner/arkitekt om opgaven og honoraret.
Aftaleudkast kan sendes til stiftsøvrigheden til gennemsyn, inden menighedsrådet underskriver aftalen.
Sluttelig kan projektet også kræve, at man indhenter tilbud/overslag på istandsættelsen ved konservatorværksteder eller andre særlige fagkyndige.