Menighedsrådet kan selv træffe beslutning om etablering af belysning på kirkegården og om befæstelse af kirkegårdens gangarealer. Provstiudvalget skal godkende projektets økonomi.
Ofte skal sager om belysning og befæstelse godkendes af stiftsøvrigheden, da man ikke må grave ret dybt på en kirkegård udenfor gravstedsarealerne. Årsagen hertil er, at det ofte er i de øverste jordlag, man finder interessante fund af arkæologisk art. Jo tættere på kirken man ønsker at grave jo større er sandsynligheden for arkæologiske fund som fx. fundamenter fra tidligere kirker eller bygninger til kirken.
Derfor er det vigtigt at understrege at selv om man som menighedsråd har kompetencen til at træffe en afgørelse, betyder det ikke nødvendigvis, at menighedsrådet disponerer over den nødvendige faglige sagkundskab, der skal til for at kunne vurdere alle sider af sagen, man træffer afgørelse om. Det er derfor af stor værdi, at menighedsrådet prioritere at søge rådgivning hos sagkyndige.
Det anbefales altid at menighedsrådet kontakter provstiudvalget eller stiftsøvrigheden som kan give råd og vejledning på baggrund af erfaringer fra lignende sager.
Kirkegårdskonsulenten kan også kontaktes for råd og vejledning og eventuelt et besøg på kirkegården for at drøfte, hvad der kan eller bør gennemføres.
Det anbefales, at projekter på kirkegården tilknyttes en dygtig kirkekyndig arkitekt/landskabsarkitekt som stort kendskab til kirkegårde. Dette for at sikre, at der er opmærksomhed på bl.a. de arkæologiske værdier og den enkelte kirkegårds bevaringsværdige kendetegn.
I sager om ny belægning f.eks., hvor grus eller sten blot skal skiftes, kan det umiddelbart virke voldsomt at stiftet vil indhente en udtalelse fra Nationalmuseet og den kgl. bygningsinspektør om sagen. Men årsagen til at stiftet gerne vil inddrage konsulenterne, er fordi det ikke kan forventes, at lokale håndværkere, menighedsråd eller anlægsgartnere har den nødvendige faglige sagkundskab, når det kommer til de forskellige elementer, man skal være opmærksom på, ved projekter på en kirkegård. Det er derfor vigtigt for stifterne at søge disse rådgivende udtalelser fra konsulenterne, der besidder den nødvendige viden og har den rette uddannelse.
I forhold til belysning af kirken udefra eller belysning af kirkegårdens gangarealer er det vigtigt at lysarmaturer passer til kirkens og kirkegårdens udtryk. Hvis man gerne vil oplyse udefra kirken, er der også mange overvejelser, som man med fordel kan drøfte med fagfolk for at sikre, at kirken oplyses med en belysning som fremhæver kirken og får den til at virke indbydende.
Dertil kommer vigtigheden i, at der er harmoni mellem en gammel kirke og kirkegården og belægning og belysning skal gerne passe til kirkens alder og kirkegårdens udtryk. Dette gælder også for udenomsarealerne.