I dette kapitel kan I læse, hvordan menighedsrådet gennemfører en byggesag – fra de første overvejelser til aflevering og regnskab.
I dette kapitel kan I læse, hvordan menighedsrådet gennemfører en byggesag – fra de første overvejelser til aflevering og regnskab.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Menighedsrådet er bygherre og har ansvaret for byggesagen. Det gælder, selv om menighedsrådet får hjælp fra en arkitekt, ingeniør eller anden rådgiver.
Som bygherre skal menighedsrådet blandt andet:
Menighedsrådet bør udpege en eller flere personer, som følger projektet og fungerer som kontaktpersoner over for rådgivere, provsti, stift og evt. kommune.
Beslutninger om projektets indhold og økonomi skal træffes af menighedsrådet og fremgå af rådets beslutningsprotokol.
En godkendelse fra provstiudvalget eller stiftsøvrigheden betyder ikke, at disse myndigheder overtager menighedsrådets ansvar som bygherre. Det samme gælder de udtalelser, som stiftets konsulenter afgiver om projektet.
Et byggeprojekt begynder ofte med et ønske om at forbedre kirken eller en anden bygning. Det kan også begynde med, at menighedsrådet ved det årlige syn eller på anden måde bliver opmærksomt på et arbejde, som er nødvendigt.
Inden menighedsrådet går i gang med et projekt, bør rådet afklare:
Menighedsrådet bør tidligt orientere provstiudvalget om projektet. Provstiudvalget kan herefter forholde sig til projektets placering i provstiets budget og til mulighederne for finansiering.
Ved større eller komplicerede projekter kan det også være en fordel tidligt at kontakte stiftet og anmode om at drøftet menighedsrådets overvejelser om projektet på en konsulentrunde. Det gælder især, hvis projektet berører kirkens arkitektur, historiske overflader, inventar eller udsmykning.
Større arbejder ved en kirke skal projekteres og ledes af en arkitekt med grundigt kendskab til kirkebygninger.
Der er ikke en fast beløbsgrænse for, hvornår et arbejde er større. Vurderingen afhænger blandt andet af:
Almindelig løbende vedligeholdelse kræver ikke nødvendigvis arkitektbistand. Menighedsrådet kan dog også ved mindre arbejder have behov for en arkitekt, ingeniør eller anden sagkyndig rådgiver.
Stiftet kan vejlede om, hvilke krav der gælder for det konkrete projekt. Det er imidlertid arbejdets karakter – og ikke et frit skøn hos stiftet – der er afgørende for, om bekendtgørelsens krav om en kirkekyndig arkitekt finder anvendelse.
Der findes ikke en liste over kirkekyndige arkitekter.
Menighedsrådet vælger selv sin rådgiver.
Ved valg af arkitekt bør rådet undersøge, om arkitekten har relevant erfaring med kirkebygninger og med den type arbejde, der skal udføres.
Menighedsrådet kan eksempelvis bede om:
Stiftet kan ikke anbefale en rådgiver.
Afhængigt af projektet kan der også være behov for blandt andet ingeniør, konservator, landskabsarkitekt, arbejdsmiljøkoordinator eller en rådgiver med særlig viden om brandforhold.
Menighedsrådet skal være opmærksomt på mulige interessekonflikter når der vælges rådgiver.
Menighedsrådet skal som offentlig myndighed sikre en saglig og forsvarlig forvaltning af kirkekassens midler. Rådet bør derfor tage stilling til habilitet, uvildighed og konkurrencen om opgaven, inden der indgås en aftale.
Menighedsrådet bør altid indgå en skriftlig aftale med rådgiveren, inden arbejdet begynder. Aftalen skal beskrive både opgaven, honoraret og parternes ansvar.
Stifterne anbefaler, at rådgivningsaftaler indgås på grundlag af ABR 18 eller ABR Forenklet. Betingelserne gælder kun, hvis det er aftalt mellem parterne.
Aftalen bør blandt andet beskrive:
Honoraret kan aftales som et fast beløb eller efter medgået tid. Hvis honoraret beregnes efter medgået tid, bør aftalen angive timepriser og et maksimumbeløb.
Det vil ofte være en fordel at opdele aftalen i faser. Hver fase kan afsluttes og afregnes særskilt, og menighedsrådet kan tage stilling til resultatet, inden næste fase sættes i gang.
Det bør fremgå tydeligt, om menighedsrådet kan standse samarbejdet efter en afsluttet fase, og hvilke økonomiske konsekvenser det i så fald har.
Stiftets eventuelle gennemgang af en rådgivningsaftale er vejledende. Aftalen indgås mellem menighedsrådet og rådgiveren, og stiftet bliver ikke part i aftalen.
Et byggeprojekt kan normalt opdeles i følgende faser:
Ikke alle projekter kræver samme materiale eller skal gennemgå alle faser. Omfanget skal tilpasses projektets størrelse og kompleksitet.
Ved større eller principielle projekter kan det være en fordel først at udarbejde et skitseprojekt.
Skitseprojektet bør vise projektets hovedidé og indeholde:
Skitseprojektet kan bruges til en tidlig dialog med provsti, stift, konsulenter og kommune. Formålet er at få afklaret væsentlige spørgsmål, inden menighedsrådet bruger ressourcer på en detaljeret projektering.
En positiv tilkendegivelse til et skitseprojekt er ikke en endelig godkendelse. Menighedsrådet må derfor ikke sætte arbejdet i gang alene på grundlag af en principiel tilkendegivelse fra stiftets side.
Det projekt, der indsendes til godkendelse, skal være så klart og fyldestgørende, at myndigheder og konsulenter kan vurdere det.
Materialet skal tilpasses den konkrete sag og kan blandt andet omfatte:
Projektet skal tydeligt vise forskellen mellem de eksisterende og de fremtidige forhold.
Det bør fremgå, hvem der har udarbejdet de enkelte dele af materialet, og hvem der har det faglige ansvar for løsningerne.
Hvis projektet berører historiske overflader, kalkmalerier, inventar, udsmykning eller andre kulturhistoriske værdier, skal at Nationalmuseet inddrages tidligt.
Nationalmuseet kan blandt andet udarbejde en besigtigelsesrapport om:
Rapporten danner det fagligt grundlag for rådgiverens projekt. Den kan eksempelvis indeholde retningslinjer om undersøgelser, konservering, restaurering, sikring, maling eller kalkning.
En besigtigelsesrapport erstatter ikke Nationalmuseets udtalelse under stiftsøvrighedens behandling af et projekt. Det er to forskellige led i sagen:
Nationalmuseet skal ikke nødvendigvis kontaktes ved begyndelsen af enhver byggesag. Behovet afhænger af, hvad projektet berører.
Det afhænger af projektets indhold og placering, hvilken folkekirkelig myndighed der har kompetencen.
Ved arbejder på kirkebygningen gælder blandt andet, at:
Ikke alle byggearbejder kræver stiftsøvrighedens godkendelse. Det er derfor vigtigt at afklare kompetencen, inden projektet indsendes.
For arbejder på kirkegården og ved kirkegårdens bygninger afhænger kompetencen blandt andet af, om kirkegården er kategoriseret som umistelig. Reglerne gennemgås i kapitlerne om kirkegårde, parkeringspladser, indhegning og indgangspartier.
Provstiudvalget tager stilling til projektets økonomi og finansiering og træffer desuden afgørelse i de byggesager, hvor kompetencen efter reglerne ligger hos provstiudvalget.
En folkekirkelig godkendelse erstatter ikke de tilladelser, der kan være nødvendige efter anden lovgivning. Menighedsrådet skal derfor tidligt i projektet afklare med kommunen, hvilke regler og tilladelser projektet er omfattet af.
Det kan blandt andet være relevant at undersøge, om projektet kræver:
Det afhænger af projektets karakter og ejendommens beliggenhed, hvilke tilladelser der er nødvendige.
Almindelig vedligeholdelse og renovering af en eksisterende kirkebygning kan ofte udføres uden byggetilladelse.
Arbejdet skal stadig overholde de relevante krav i bygningsreglementet, selv om det kan udføres uden byggetilladelse.
En tilbygning til kirken og opførelse af en ny bygning på kirkegården kræver som udgangspunkt byggetilladelse. Visse mindre sekundære bygninger kan være undtaget. Menighedsrådet eller rådgiveren skal afklare spørgsmålet med kommunen.
Kirkens alder er ikke afgørende for, om projektet kræver byggetilladelse.
Aldersgrænsen på 100 år har derimod betydning for hvilke kirkelige myndighed der skal godkende projektet.
Menighedsrådet bør sammen med sin rådgiver udarbejde en oversigt over:
Arbejdet må først sættes i gang, når de nødvendige godkendelser og tilladelser foreligger, og finansieringen er på plads.
Byggesagsmodulet bruges til at indsende og behandle byggesager, som kræver afgørelse fra provstiudvalget eller stiftsøvrigheden.
Menighedsrådet opretter sagen i byggesagsmodulet og vedhæfter projektmaterialet, budgettet og forslaget til finansiering. Vejledninger til brugen af modulet findes på forsiden af byggesagsmodulet.
Inden sagen indsendes, bør menighedsrådet kontrollere, at den indeholder:
Når menighedsrådet har indsendt sagen, modtager provstiudvalget den i byggesagsmodulet.
Provstiudvalget tager på provstiudvalgsmøde stilling til projektets økonomi og finansiering.
Provstiudvalget træffer desuden afgørelse i de byggesager, hvor kompetencen efter reglerne ligger hos provstiudvalget.
Hvis projektet skal godkendes af stiftsøvrigheden, sender provstiudvalget sagen videre i byggesagsmodulet sammen med sin indstilling.
Hvis materialet er mangelfuldt, kan provstiudvalget sende sagen tilbage til menighedsrådet med besked om, hvilke oplysninger der mangler.
Når stiftet modtager sagen, gennemgår stiftet projektmaterialet og vurderer, om sagen er tilstrækkeligt oplyst, og hvilke konsulenter der skal høres.
Stiftet og konsulenterne kommunikerer om sagen gennem byggesagsmodulet. Menighedsrådet og provstiudvalget kan følge status i sagen i modulet.
Hvis stiftet har brug for yderligere oplysninger, sendes sagen tilbage.
Menighedsrådet skal herefter indsende det supplerende eller reviderede materiale i den samme sag. Der bør ikke oprettes en ny byggesag.
Når stiftet modtager en byggesag vil provstiet og menighedsrådet modtage en kvittering for modtagelse og derefter går sagsbehandlingen i gang.
Stiftet gennemgår projektet og vurderer, hvilke konsulenter der skal høres.
Det kan blandt andet være:
Det afhænger af projektets indhold, hvilke konsulenter der inddrages. Ikke alle byggesager skal høres hos alle konsulenter.
Konsulenternes udtalelser er vejledende. De indgår sammen med projektmaterialet og sagens øvrige oplysninger i grundlaget for stiftsøvrighedens afgørelse.
Hvis udtalelserne giver anledning til spørgsmål eller ændringer, kan stiftet bede om supplerende oplysninger.
Det kan også være relevant at holde et møde med menighedsrådet, rådgiveren og de berørte konsulenter.
Stiftsøvrigheden kan:
En principgodkendelse/betinget godkendelse kan bruges som grundlag for den videre projektering men giver ikke i sig selv tilladelse til at udføre arbejdet. Menighedsrådet og rådgiveren skal sikre, at vilkårene bliver indarbejdet i projektet og udbudsmaterialet.
Stiftsøvrighedens afgørelse i en byggesag kan som udgangspunkt ikke påklages til en anden administrativ myndighed.
Et spørgsmål om afgørelsens eller sagsbehandlingens lovlighed kan dog indbringes for ministeriet.
Hvis projektet ikke kan godkendes i den indsendte form, skal menighedsrådet sammen med rådgiveren gennemgå begrundelsen og konsulenternes udtalelser.
Det kan herefter være relevant at:
Det reviderede projekt sendes gennem provstiudvalget.
Stiftet vil derefter igen sende projektet i høring ved de relevante konsulenter.
Det er ikke nødvendigt at sende hele projektet i fornyet høring, hvis ændringerne ikke berører de forhold, som en konsulent skal udtale sig om.
Når projektet er tilstrækkeligt afklaret, udarbejder rådgiveren det materiale, som entreprenører eller håndværkere skal afgive tilbud på.
Materialet skal være så klart, at tilbuddene kan sammenlignes. Det bør blandt andet beskrive:
Menighedsrådet skal sikre, at indkøb og valg af leverandør sker sagligt og økonomisk forsvarligt. Rådet skal også være opmærksomt på reglerne om tilbudsindhentning og udbud.
Aftaler med entreprenører kan indgås på grundlag af AB 18 eller AB Forenklet. ABR 18 gælder derimod for aftalen med arkitekten eller en anden teknisk rådgiver. Betingelserne gælder kun, hvis de er vedtaget i aftalen.
Hvis tilbuddene viser, at projektet ikke kan gennemføres inden for den af provstiudvalget godkendte økonomiske ramme, skal menighedsrådet i samarbejde med provstiudvalget og rådgiver tage stilling til, om projektet eller finansieringen skal ændres.
Det kan være nødvendigt at tilpasse projektet, når priserne foreligger. Menighedsrådet og rådgiveren skal i så fald vurdere, om ændringerne har betydning for:
Væsentlige ændringer i projektet skal forelægges den myndighed, der har godkendt projektet, inden de udføres.
Menighedsrådet bør ikke indgå en ubetinget entrepriseaftale, før det er afklaret, at de nødvendige godkendelser, tilladelser og økonomiske bevillinger foreligger. Hvis en aftale indgås tidligere, skal den indeholde klare forbehold.
Hvis byggearbejdet kræver at kirken lukkes midlertidigt, skal menighedsrådet søge om tilladelse til dette hos biskoppen.
Når arbejdet går i gang, skal menighedsrådet sikre, at det udføres efter det godkendte projekt, de indgåede aftaler og de meddelte tilladelser.
Ved større arbejder ved en kirke skal den kirkekyndige arkitekt lede arbejdet.
Menighedsrådets rådgivningsaftale skal beskrive, hvilke opgaver arkitekten varetager i udførelsesfasen.
Der skal skelnes mellem:
Menighedsrådet skal deltage i byggemøder og modtage skriftlige referater.
Referaterne skal blandt andet beskrive fremdrift, økonomi, beslutninger, forsinkelser, fejl og ændringer.
Den faglige rådgiver har ansvaret for projekteringen og evt. konsekvenser af tekniske ændringer mv.
Ændringer og ekstraarbejder skal som udgangspunkt være skriftligt aftalt, inden de udføres.
Aftalen bør beskrive:
Rådgiveren eller entreprenøren kan ikke på egen hånd beslutte ændringer, som har betydning for projektets indhold eller økonomi.
Når arbejdet er færdigt, skal der holdes en afleveringsforretning, hvis det følger af parternes aftale.
Ved afleveringsforretningen gennemgås arbejdet, og eventuelle fejl og mangler registreres.
Det bør fremgå af afleveringsprotokollen:
Tilbageholdelse af betaling skal have grundlag i aftalen og stå i rimeligt forhold til de konstaterede mangler.
Menighedsrådet kan ikke generelt tilbageholde 10 procent af entreprisesummen uden et aftalegrundlag.
Hvis AB 18 eller tilsvarende vilkår er aftalt, kan der holdes etårs- og femårseftersyn.
Det skal fremgå af rådgivningsaftalen, om rådgiveren skal deltage, og om deltagelsen er omfattet af honoraret.
Menighedsrådet skal være opmærksomt på aftalernes frister for at gøre mangler gældende.
Ved orgel- og klokkearbejder er der særlige betingelser om godkendelsesforretning.
Ved nye eller ændrede varmeanlæg er der krav om prøveopvarmning og efterfølgende rapportering.
Det skal fremgå af godkendelsen og projektmaterialet, hvad menighedsrådet skal indsende, og hvornår sagen kan afsluttes.
Når projektet er afsluttet, skal menighedsrådet udarbejde et anlægsregnskab eller slutregnskab efter de gældende økonomiregler og provstiets retningslinjer.
Regnskabet skal vise:
Regnskabet sendes til provstiudvalget efter de gældende regler.
Menighedsrådet bør desuden sikre, at relevant materiale bliver arkiveret. Det kan blandt andet være:
Hvis der er optaget lån i stiftsmidlerne, afvikles lånet efter stiftsrådets lånepolitik og de fastsatte vilkår.
Menighedsrådet bør inddrage provstiudvalget tidligt, så projektet kan indgå i provstiets økonomiske planlægning.
Et projekt kan blandt andet finansieres gennem:
Mulighederne afhænger af provstiets økonomi, budgetprocedure og lokale prioriteringer.
Midler til et byggeprojekt kan opspares over flere år.
Menighedsrådet kan også søge provstiudvalget om anlægsmidler.
Provstiudvalget prioriterer projekterne under hensyn til blandt andet behov, nødvendighed og provstiets samlede økonomi.
Projekter bliver derfor ikke nødvendigvis finansieret i den rækkefølge, ansøgningerne modtages.
Menighedsrådet kan søge provstiudvalget om midler fra reserven til udgifter, som ikke kan dækkes af menighedsrådets eksisterende bevilling.
En bevilling afhænger af reglerne for reserven, provstiets økonomi og en konkret vurdering af udgiften. Reserven omtales nogle steder som femprocentsmidlerne, men betegnelsen »reserven« er mere præcis.
Menighedsrådet kan gennem provstiudvalget søge om lån i stiftsmidlerne til større arbejder og anskaffelser.
Provstiudvalget skal tage stilling til, om lånet kan indpasses i provstiets økonomi. Stiftsrådet fastsætter lånepolitikken og træffer afgørelse om lånet.
Lånevilkårene kan variere mellem stifterne. Menighedsrådet bør derfor orientere sig i det pågældende stifts lånepolitik som kan findes på det enkelte stifts hjemmeside.
Der kan søges statstilskud til visse restaureringsarbejder på kirker, historisk inventar og udsmykning samt særligt bevaringsværdige gravminder.
Ordningen retter sig mod projekter, som har en særlig antikvarisk betydning. Der ydes ikke tilskud til alle typer istandsættelse eller til alle udgifter i et samlet projekt.
Projektet må som udgangspunkt ikke være sat i gang, når der gives tilsagn. Menighedsrådet bør derfor undersøge ordningens betingelser og tidsplan, inden arbejdet udbydes eller iværksættes.
Ansøgningsfrist, skemaer, kriterier og oplysninger om tilskudsberettigede udgifter kan ændre sig.
Fristerne og betingelserne for ansøgningen meldes ud af Sundheds- og Kirkeministeriet en gang om året.
De fleste stifter tilbyder konsulentrunder, hvor et projekt drøftes på stedet med menighedsrådet, stiftet og relevante konsulenter.
En konsulentrunde kan være særlig relevant, når:
Et tidligt møde kan hjælpe menighedsrådet og rådgiveren med at udvikle projektet i en retning, der både opfylder menighedens behov og tager hensyn til kirkens arkitektoniske og kulturhistoriske værdier.
Drøftelserne på en konsulentrunde er vejledende. De erstatter ikke et fyldestgørende projekt eller de nødvendige afgørelser og tilladelser.
Udarbejdet af
Stifterne i Danmark i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd og med bidrag fra Nationalmuseet.
Opdateret
11. februar 2025