I dette kapitel kan du læse om hvordan en byggesag kan startes op korrekt, om sagsbehandlingen hos provstiet og stiftet og om finansiering af byggesager. Du kan også læse om byggesagsmodulet, rådgivningsaftaler og om hvorfor det kan være en god ide at deltag i stifternes konsulentrunder inden byggesagen opstartes.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Det kan være kompliceret at igangsætte et kirkerenoverings og/eller -byggeprojekt, og de fleste renoverings- og byggeprojekter i folkekirken er af et omfang og karakter, at det er et lovkrav, at der er en kirkekyndig arkitekt tilknyttet opgaven.
Det kan på sigt vise sig at være en god investering, at menighedsrådet fra starten inddrager en kirkekyndig arkitekt til at projektere, planlægge og evt. efterfølgende holde opsyn med arbejdets udførelse.
Kravet om kirkekyndig arkitektbistand skal sikre, at menighedsrådet rådgives af en fagperson, der kan beskrive, udarbejde og gennemføre renoveringssager, som tager højde for kirkernes særlige status som både kulturelle og historiske særegne bygninger. Kravet handler også om at sikre den rette kvalitet og fagkyndig bistand i planlægningen og den efterfølgende udførelse af projektet.
Hvis man er i tvivl om ens projekt kræver, at der er en arkitekt tilknyttet, kan det lokale stift kontaktes for råd og vejledning. Stiftet kan også altid kontaktes for råd og vejledning om hvilke arbejder på og i kirken, der skal godkendes af stiftsøvrigheden.
Stiftsadministrationen har ikke en fortegnelse over kirkekyndige arkitekter og må ikke anbefale arkitekter til menighedsrådet. Man kan evt. kontakte provstiet eller Landsforeningen af Menighedsråd for at få kendskab til kirkekyndige arkitekter.
For at danne sig et overblik over om arkitekten har nok kendskab til arbejde med kirkebygninger, kan man anmode arkitekten om et uddybende CV eller en oversigt over sagsportefølje.
Er der tale om større arbejder på kirkegården, bør menighedsrådet antage en kirkegårdskyndig landskabsarkitekt.
Når man kontakter en arkitekt for rådgivning om en renoveringsopgave, er det en god ide allerede fra første henvendelse at aftale priserne på de forskellige ydelser arkitekten/rådgiveren tilbyder.
Det allerbedste er at der på forhånd indgås en skriftlig aftale om løsning af opgaven og om det eventuelt fremtidige samarbejde. Dette bør ske gennem indgåelse af en rådgivningsaftale.
Et bygge- eller renoveringsprojekt er opdelt i en række faser:
Opdeling i faser er for at sikre god kommunikation og samarbejde mellem bygherren (menighedsrådet) og de andre involverede i projektet.
Om man skal igennem alle faserne, er afhængig af projektets omfang og karakter, men de forskellige faser kan i høj grad hjælpe til at skabe et godt overblik, bedre planlægning og kontrol med projektet.
Menighedsrådet bør tidligt i processen orientere provstiudvalget om projektet, så provstiudvalget kan indpasse opgaven i provstiets økonomi.
Menighedsrådet eller rådgiveren skal også tidligt i processen kontakte Nationalmuseet for at bestille en besigtigelsesrapport.
Der er to typer af besigtigelsesrapporter:
Besigtigelsesrapporter danner grundlag for det videre arbejde med udarbejdelse af renoverings- og istandsættelsesprojekter af og i kirken, da rapporterne indeholder faglige retningslinjer for enten konservering, restaurering, undersøgelse, sikring, maling eller kalkning af kirkens historiske dele. Historiske dele i en kirke er: historisk inventar, kalkmaleri og anden vægudsmykning, murflader, hvælv, lofter gulve og gravstene.
Der skal indhentes eventuelt byggetilladelse fra kommunen i forbindelse med udvidelse af en kirkebygning eller øvrige bygninger og ved opførelse af nye bygninger.
Ethvert renoveringsprojekt starter med enten et ønske eller en ide, menighedsrådet har til forbedring af kirken eller kirkegården eller med en konstatering af at noget, der skal renoveres, fordi det ikke kan udsættes længere.
Disse ideer, ønsker eller behov samles i det der inden for byggeri kaldes programfasen.
Programfasen er fasen for, de første indledende drøftelser om projektet fx, dets indehold, kvaliteter, lovkrav og økonomi.
Programfasen skal fastlægge og beskrive:
Det endelige produkt i programfasen er byggeprogrammet, som er et værktøj til at planlægge, organisere og styre et projekt.
Byggeprogrammet udarbejdes af menighedsrådet i samarbejde med bygherrerådgiver/rådgiver, og danner grundlag for rådgiverens videre opgaveløsning.
Hensigten med at lave et byggeprogram er at definere de overordnede rammer, som er vigtigt at få sat for at komme godt videre med detaljering af projektet.
Udarbejdelse af et byggeprogram bør følge retningslinjerne for AB18.
En projektbeskrivelse er en beskrivelse af et projektets delelementer punkt for punkt, herunder baggrund for projektets enkelte delelementer og en beskrivelse af, hvordan de vil blive håndteret.
Projektbeskrivelsen kan som indledning udarbejdes som et skitseprojekt.
Skitseprojektet er en overordnet beskrivelse af menighedsrådets planer, som indeholder et økonomisk overslag (budget) til brug for provstiudvalgets budgetlægning.
En af fordelen ved et skitseprojekt er, at man kan få en tidlig vurdering fra stiftet og konsulenterne af ens projekt og derfra tilpasset projektet, uden at man har brugt for megen tid og ressourcer på at projektere elementer i projektet, som ikke kan godkendes.
Et skitseprojekt bør indeholde:
Hvis man har en arkitekt til at rådgive sig, bør menighedsrådet indgå en skriftlig honoraraftale med arkitekten om udarbejdelse af skitseprojektet.
Honoraret kan aftales som et fast beløb eller efter regning indenfor et maksimumbeløb. Honoraraftale efter regning bør oplyse en timepris.
En godkendelse af et skitseprojekt vil som regel være en principgodkendelse. Formålet med principgodkendelsen er, at det sikres, at projektet så tidligt som muligt udvikles i en retning, der kan opnå endelig godkendelse.
Det vil sige, at der efterfølgende på baggrund af skitseprojektet skal udarbejdes et myndighedsprojekt.
Et myndighedsprojekt udarbejdes af arkitekten, der er tilknyttet projektet. Alternativt kan menighedsrådet selv udarbejde et myndighedsprojekt hvis det, efter stiftsøvrighedens vurdering, kan gennemføres uden arkitektbistand. Det er altid stiftsøvrigheden der vurderer om et projekt skal tilknyttes en arkitekt.
Et myndighedsprojekt bør som udgangspunkt indeholde:
Man kan altid kontakte sit lokale stift for råd og vejledning om, hvilke elementer et konkret projekt som minimum skal indeholde.
Inden man kan gå videre med sit myndighedsprojekt, skal det være endeligt godkendt af stiftsøvrigheden.
Når myndighedsprojektet er endeligt godkendt af stiftsøvrigheden, udarbejdes alle nødvendige dokumenter til fx entreprenør eller håndværker, så de kan afgive et pristilbud for udførelsen af projektets forskellige elementer.
Menighedsrådet indhenter tilbud i samarbejde med den rådgivende arkitekt og indgår aftaler med entreprenører og leverandører om bygge- og anlægsopgaver i henhold til ABR18.
Når der er indhentet priser kan projektet tilrettes i forhold til fx at der er dele af projektet der er for dyrt og at man skal prioritere i forhold til projektet økonomiske ramme.
Der skal indhentes eventuelt byggetilladelse fra kommunen i forbindelse med udvidelse af en kirkebygning eller øvrige bygninger og ved opførelse af nye bygninger.
Hvis der foretages større ændringer i projektet, skal ændringerne godkendes af både provstiet og stiftsøvrigheden.
Hvis kirken skal lukkes midlertidigt i forbindelse med projektet, skal der altid søges om tilladelse hos biskoppen.
Projektet kan derefter gå i gang.
I denne fase finder byggeriet eller renoveringen sted.
I denne fase vil enten arkitekten, entreprenør eller menighedsrådet stå for byggeledelse, fagtilsyn og projektopfølgning.
Menighedsrådet bør deltage løbende sammen med arkitekt/rådgiver i byggemøder.
Når hele projektet er gennemført, skal der afholdes afleveringssyn, hvor bygningen eller kirkegården gennemgås for eventuelle fejl og mangler.
Ud over afleveringssynet anbefales det, at der indkaldes til både 1 års og 5 års eftersyn efter projektet er gennemført og afsluttet.
I sager om klokker og orgler skal der afholdes godkendelsesforretning inden betaling af sidste rate.
I sager om varmeanlæg skal der foretages prøveopvarmning. Link til skema til prøveopvarmning er nederst i dette afsnit. Rapporten over resultaterne af prøveopvarmningen skal sendes via provstiudvalget til stiftet og til varme-, energi- og klimakonsulenten og med menighedsrådet egen vurdering af anlæggets funktionalitet.
Der kan tilbageholdes 10 % af entreprisesummen, indtil prøveopvarmningen er lavet.
Der skal også laves et slutregnskab, som skal sendes til provstiudvalget.
Hvis der er optaget lån i stiftsmidlerne, skal dette afvikles efter stiftsøvrighedens udlånspolitik.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Når menighedsrådet har udarbejdet et projekt og en budgetramme, skal det sendes via byggesagsmodulet til provstiudvalget. Byggesagsmodulet kan tilgås via fanen "Systemer" på forsiden af Folkekirkens IntraNet (FIN) eller nederst i dette kapitel i afsnittet "Vil du vide mere". Inde på forsiden af byggesagsmodulet ligger der vejledninger om brug af modulet.
I dette afsnit er der en kort gennemgang af, hvordan sagsbehandlingen af en typisk byggesag kan foregå.
Provstiudvalget behandler ansøgningen på et provstiudvalgsmøde og træffer afgørelse om projektets budget- og finansieringsforslag.
Provstiet sender projektet til stiftsøvrigheden via byggesagsmodulet sammen med provstiudvalgets indstilling.
Når provstiudvalget har truffet afgørelse, bliver projektet videresendt gennem byggesagsmodulet til stiftsøvrigheden.
Stiftet screener projektet og sende det til konsulenthøring hos de relevante konsulenter, fx:
Projektet sendes til udtalelse ved de relevante konsulenter på samme tid.
Konsulenterne har en svarfrist på 30 dage.
Nationalmuseet har en forlænget svarfrist på yderligere 30 dage, som tæller fra modtagelsen af den sidst indkomne udtalelse fra de øvrige konsulenter.
Den samlede sagsbehandlingstid i stiftet kan være op til 120 dage.
Når stiftsøvrigheden har modtaget alle udtalelser fra konsulenterne træffes der en afgørelse om projektet.
Stiftsøvrighedens afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.
Hvis menighedsrådet mener, at stiftsøvrighedens afgørelse eller sagsbehandling ikke er lovlig, kan menighedsrådet indbringe spørgsmålet om lovlighed for Kirkeministeriet.
Godkendelse fra stiftsøvrigheden fritager ikke menighedsrådet fra at søge andre tilladelser, der er nødvendige efter anden lovgivning, fx byggetilladelse ved kommunen.
Det er ikke altid, at et projekt bliver godkendt i første omgang. Det kan skyldes at projektet mangler at beskrive et væsentligt element, eller der er forslag i projektet, der ikke kan gennemføres som beskrevet.
Hvis projektet ikke kan godkendes, vil stiftsøvrigheden enten bede om flere oplysninger om projektet eller afgive en princip- eller betinget godkendelse.
Hvis ens projekt ikke bliver godkendt skal menighedsrådet evt. i samråd med arkitekt/rådgiver:
Stiftsøvrigheden vil derefter:
Et projekt kan godt blive sendt frem og tilbage jf. ovenstående beskrivelse et par gange, inden det endeligt kan godkendes og igangsættes.
Dette skyldes blandt andet det dobbelte hensyn projekterne, ifølge loven skal vurderes ud fra, hvor der på den ene side ikke må ske en forringelse af bygningernes og kirkegårdenes kulturværdier og på den anden side, hvor projekterne bør sikre gode rammer for menighedens afholdelse af kirkelige handlinger.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Midler til bygge- og anlægsprojekter kan opspares over en årrække, dels ved egen opsparing og dels ved tilførsel af anlægsmidler.
Midler til bygge- og anlægsprojekter kan opspares over en årrække, dels ved egen opsparing og dels ved tilførsel af anlægsmidler.
Budgetproceduren kan variere i de enkelte provstier, men fælles er, at menighedsrådet kan søge provstiet om anlægsmidler, som provstiet derefter prioriterer på de årlige budgetsamråd.
Tildelingen af anlægsmidlerne ske ikke nødvendigvis i den indkomne rækkefølge, men prioriteres efter økonomi, behov og nødvendighed.
Provstiet vurderer ud fra sin økonomi, hvorvidt der skal udskrives anlæg over ligningen eller optages lån i stiftet. Låneprofilen i de enkelte provstier afgør, hvor mange lån der er plads til at optage og afdrage på.
Et provsti kan herudover have den politik, at provstiet ønsker at holde sig gældfri, så der opstår større råderum til mere direkte forkyndelsesprojekter, fx:
I provstierne findes desuden en budgetreserve til uopsættelige og uforudsigelige udgifter, som menighedsrådet kan ansøge om, hvis rådet ikke selv har tilstrækkelige midler. Denne budgetreserve kaldes ofte for 5 procents-midlerne eller blot reserven.
Menighedsrådet kan søge stiftsrådet om lån i stiftsmidlerne til finansiering af større arbejder og anskaffelser. Stiftsmidlerne er kapitaler, som tilhører de enkelte kirker og præsteembeder, men som forvaltes af stiftets stiftsråd. Ansøgning skal sendes via provstiet, da provstiet skal tilpasse lånet i provstiets økonomi.
Stiftsrådet fastsætter reglerne for lån af stiftsmidlerne og tager stilling til låneansøgninger fra menighedsrådene. Lånepolitikken kan ses på stiftets hjemmeside.
Det er muligt at testamentere et beløb til kirken. Ofte vil testamentet beskrive, hvad beløbet skal bruges til. Der kan fx være, at beløbet skal bruges til udsmykning af kirken.
Afdødes ønsker til anvendelse af arven skal følges. Hvis det ikke er muligt at anvende beløbet i overensstemmelse med ønsket, kan menighedsrådet takke nej til arven. Menighedsrådet kan ikke påtage sig retlige forpligtelser i forbindelse med modtagelse af arv.
Menighedsrådet kan anmode stiftet om at ansøge SKAT om fritagelse af boafgift, hvilket sker under forudsætning af, at stiftet derefter er ansvarlig for at kontroller, at arven bliver anvendt i overensstemmelse med afdødes ønske.
Når menighedsrådet ønsker udbetaling af en arv, som stiftet påser, bliver anvendt i overensstemmelse med testamentet, skal menighedsrådet via provstiet sende en ansøgning til stiftsøvrigheden om udbetaling af pengene samt til hvilket formål pengene søges udbetalt.
Hvert år fastsætter regeringen på finansloven midler til statstilskud, herunder til kirkeistandsættelsesordningen. Der afsættes mindst 14 mio. kr. årligt til formålet.
Ordningen yder udelukkende statsstøtte til restaureringsopgaver af kirker og gravminder, der ud fra en antikvarisk synsvinkel anses som en særlig værdifuld del af den danske kulturarv. Det er ikke et krav, at kirken eller inventaret er over 100 år.
Menighedsrådet kan søge om tilskud til mere omfattende istandsættelser eller restaurering af:
De projekter der søges om midler til, skal være godkendt af de kirkelige myndigheder (provstiudvalg og stiftsøvrigheden), men må ikke være igangsat.
Der er ansøgningsfrist hvert år den 1. marts. Link til ansøgningsskema mv. er nederst i dette kapitel.
For at komme i betragtning til et tilskud, skal istandsættelsesprojektet opfylde en række krav, som er at:
Der ydes støtte til restaurering af kirker og af kirkers historiske inventar samt særligt bevaringsværdige gravminder.
Enestående National Betydning (ENB)
Kirkebygningen eller dele af inventaret repræsenterer et enestående og umisteligt eksempel på den fælles danske kulturarv.
Under denne gruppe må især regnes kirker, hvor helheden af bygningen, inventaret og eventuelt andet udstyr (som kalkmalerier og gravminder) hæver stedet op over det sædvanlige.
Det kan dog også være kirker, hvor et enkelt element er så vigtigt for den danske kultur og selvopfattelse, at hele stedet på denne baggrund må karakteriseres som ENB.
Til gruppen hører også kirker, hvori der enten i helheden eller i enkelte dele er bevaret træk af grundlæggende national og videnskabelig betydning.
Enestående Lokal Betydning (ELB)
Kirkebygningen står som et fikspunkt i lokalområdets kulturhistorie og indeholder udsagn om menneskelig skaben og kunstnerisk formgivning af væsentlig betydning for forståelsen af netop dette områdes eller regions særpræg.
Der må herunder også tages hensyn til kirkens repræsentative karakter og til, hvordan bygningen fremtræder i forhold til sine omgivelser. For kirkens enkeltelementer gælder de samme forhold som ovenfor, blot på det lokale/regionale plan
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
"Større arbejder” ved en kirke skal projekteres og ledes af en arkitekt med grundigt kendskab til kirkebygninger. "Større arbejder" er som udgangspunkt arbejder, der går ud over almindelig, løbende vedligeholdelse af kirkebygningen og inventaret. I de sager skal der indgås en rådgivningsaftale med arkitekten som totalrådgiver.
Stifterne anbefaler, at rådgivningsaftalerne indgås efter ABR 18 - de almindelige betingelser for rådgivning og bistand i bygge- og anlægsvirksomhed. Læs mere om betingelserne nederst i dette afsnit.
ABR 18 står for “Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand” og anvendes ved aftaler mellem en bygherre og dennes rådgiver. Typisk vil det være aktuelt at bruge ABR 18 når bygherre indgår aftale med en arkitekt, en bygningskonstruktør eller en ingeniør. ABR 18 omhandler således den rådgivning der ligger forinden det fysiske byggeri går i gang.
ABR18 er afløseren til AB89 og sikrer i højere grad et mere velfungerende, effektivt og gennemsigtigt samarbejds- og aftalesystem, som kan håndtere nuværende og fremtidige udfordringer i byggebranchen, og som samtidig er mere internationalt genkendeligt.
Aftaler indgået i henhold til ABR 18 henviser normalt til en række nærmere ydelsesbeskrivelser, der ofte tager afsæt i beskrivelser udarbejdet af rådgivernes organisationerne (Danske Arkitektvirksomheder samt Foreningen af Rådgivende Ingeniører m.fl.).
Ved større arbejder fx ny kirke/ny sognegård og komplekse problemstillinger, anbefaler stifterne, at menighedsrådet antager en bygherrerådgiver til at vejlede sig om processen i ABR18, inden der indgås en aftale med en totalrådgiver fordi bygherren pålægges flere opgaver i ABR18. Bygherrerådgiveren kan fx være med til at udfærdige mere strategiske overvejelser, kontakt til kommunen i forhold til lokalplaner, lave udbudsmateriale og hjælpe med at vælge totalrådgiveren.
Som en hjælp til menighedsrådene har stifterne i samarbejde med advokatfirmaet Horten udarbejdet en skabelon og en vejledning, som kan anvendes, når der skal indgås en rådgivningsaftale. Stifterne gennemgår også gerne udkast til rådgivningsaftaler for at sikre at minimumsbetingelserne i aftalen er opfyldt.
Stifterne giver kun vejledende bemærkninger til aftalerne. Den endelig aftale indgås mellem menighedsrådet og totalrådgiveren, som typisk vil være arkitekten.
Rådgivningsaftalen kan udformes, så den enten dækker hele projektforløbet, eller faseopdelt med en honoraraftale for det indledende arbejde samt en egentlig rådgivningsaftale på grundlag af et godkendt myndighedsprojekt.
Stifterne anbefaler, at rådgiveraftalen faseopdeles, så hver fase afsluttes og afregnes for sig samt at det er aftalt, at menighedsrådet skal godkende udførelsen af den enkelte fase, inden en ny igangsættes. En anden vigtig anbefaling fra stifterne er, at det bør aftales at menighedsrådet er berettiget til at afbryde samarbejdet efter udførelse og afregning af hver enkelte fase.
Når aftalen er faseopdelt, aftaler parterne et honorar for udarbejdelse af opgaver i de forskellige faser i projektet, med tilhørende økonomisk overslag.
Honoraret skal være enten et fast honorar eller et honorar efter medgået tid op til et maksimumbeløb. Parterne skal senest inden arkitekten indleder detailprojektering (myndighedsprojekt) indgå en ny aftale, som dækker forløbet fra og med detailprojektering til og med den seneste ydelse, og der aftales, fx deltagelse i 5-års eftersyn.
Når aftalen omfatter hele projektforløbet, vil den økonomiske ramme indledningsvist normalt blive fastlagt som en foreløbig ramme på grundlag af et økonomisk overslag, udarbejdet af arkitekten. Endelig fastlæggelse af projektets økonomi sker senere ud fra resultaterne af indhentet pristilbud på fx håndværkere og byggematerialer. Det er vigtigt i hele processen at have en god og løbende dialog med provstiudvalget om projektets økonomiske ramme.
Ofte kan menighedsrådet have mange gode ønsker til et bygge- eller renoveringsprojekt, derfor anbefales det, at projektet tidligt i processen drøftes med stiftet og konsulenterne.
De fleste stifter afholder med jævne mellemrum konsulentrunder, hvor stiftet sammen med bl.a. Nationalmuseet og den kgl. bygningsinspektør deltager i møder på stedet. Her kan projekter drøftes og menighedsrådet kan fortælle om deres ønsker og tanker.
Et møde tidligt i processen gør ofte, at det undgås at spilde tid, ressourcer og penge på elementer i projektet, der af forskellige årsager ikke kan gennemføres pga. kirkens særegenhed.
Hvis man er interesseret i besøg på en konsulentrunde, kan man kontakte sit lokal stift.
Udarbejdet af
Stifterne i Danmark i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd og med bidrag fra Nationalmuseet.
Opdateret
11. februar 2025