Adfærdskodeks og sognepleje

I databeskyttelsesforordningens forstand er en adfærdskodeks et sæt retningslinjer, som skal bidrage til at sikre, at de virksomheder, der har tilsluttet sig kodeksen, anvender reglerne i databeskyttelsesforordningen korrekt.

Retningslinjerne i en kodeks skal bidrage til at sikre en korrekt anvendelse af forordningens regler ved at angive hvordan man i specifikke typetilfælde skal håndtere behandlingen af personoplysninger. Det kan f.eks. være ved at fastlægge nogle procedurer, som skal følges, for en specifik type behandling af personoplysninger.

En adfærdskodeks kan således benyttes inden for en specifik kategori af databehandlingsaktiviteter – som er sædvanlige for f.eks. en veldefineret gruppe af virksomheder.

Overholdelse af en kodeks kan således endvidere anvendes som et element til at påvise, at den dataansvarlige eller databehandleren lever op til sine forpligtelser efter forordningen.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at tilslutning til og overholdelse af en godkendt adfærdskodeks, ikke i sig selv er et bevis på overholdelse af databeskyttelsesforordningen, heller ikke for så vidt angår de artikler i forordningen, som kodeksen måtte forholde sig til. Overholdelse af en adfærdskodeks kan dermed heller ikke fritage en dataansvarlig eller en databehandler for ansvar, men det må antages, at overholdelse af en godkendt adfærdskodeks har betydning for, om man kan ifalde et strafansvar for at overtræde reglerne i forordningen, eller er formildende for så vidt angår et eventuelt strafansvar.

En stor del af menighedsrådets arbejde består i sognepleje. Sognepleje dækker over aktiviteter til gavn for lokalsamfundet og betragtes som en samfundsmæssig interesse. På den baggrund må menighedsrådet behandle almindelige personoplysninger i den forbindelse.

Sognepleje kan fx omfatte diakonale indsatser og kirkelige aktiviteter som sorggrupper, fællesspisninger, tilbud om kirkebil og uddeling af julehjælp. Menighedsrådet kan vælge at tilslutte sig ”Adfærdskodeks for menighedsråds behandling af personoplysninger som led i sognepleje.” Kodekset består af en række retningslinjer, der kan medvirke til korrekt brug af databeskyttelseslovens regler. Det beskriver, hvordan menighedsrådet skal behandle personoplysninger som led i sogneplejen – fx ved tilmeldinger til arrangementer, brug af kirkebil, brug af sociale medier med videre. 

Ved tilslutning forpligter menighedsrådet sig til at bruge intranetløsningen og arkivsystemet på Folkekirkens Intranet (FIN) til al elektronisk sagsbehandling, administrative opgaver samt intern og ekstern kommunikation via menighedsrådets officielle mail-postkasser. Menighedsrådet har herefter pligt til årligt at følge op på at adfærdskodeksen overholdes

Tilslutning besluttes på et menighedsrådsmøde. Menighedsrådet udpeger samtidig et medlem, der foretager tilslutningen via en webløsning fra By-, Land- og Kirkeministeriet.

Uanset om menighedsrådet vælger at tilslutte sig kodekset eller ej, indeholder det nyttige svar på mange af de praktiske udfordringer, der opstår i forbindelse med sognepleje.

By-, Land- og Kirkeministeriet har i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd og Kammeradvokaten udarbejdet et adfærdskodeks om behandling af personoplysninger som led i sognepleje for menighedsråd i Danmark.