Hvad er reserven, hvordan budgetteres den, og hvad gør vi med vores?
Kirkeministeriet har efter ferien modtaget en del spørgsmål om håndteringen af den reserve, som med opdateringen af lov om folkekirkens økonomi, har erstattet 5 %-midlerne. Kirkeministeriet vil derfor nedenfor forsøge at give lidt råd og vejledning om brugen af reserven - særligt i forhold til budgetprocessen for 2024.
Vedlagt denne meddelelse finder I et faktaark, som samler op på de væsentligste elementer omkring reserven.
Hvad er reserven?
Reserven er en nyskabelse i den opdaterede lov om folkekirkens økonomi. Tanken er, at reserven skal erstatte 5 %-midlerne, men også de puljer som mange provstier har valgt at oprette som forsøg under forsøgslovgivningen. Tanken med reserven er, at provstiudvalget på en simpel og ubureaukratisk måde, efter aftale med menighedsrådene, kan tilbageholde en pulje penge, som kan uddeles i løbet af regnskabsåret som tillægsbevillinger. Reserven kan bruges til drift, projekter og anlæg, uanset om formålet er uopsætteligt og uforudset eller bare efter ønske fra et menighedsråd, en selvstændig juridisk enhed eller provstiudvalget selv.
Provstiudvalget kan altid afsætte en reserve på op til 5 % af ligningsmidlerne til folkekirkens lokale kasser i provstiet. Derudover kan provstiudvalget med menighedsrådenes tilslutning afsætte en reserve på mere end 5 % af ligningsmidlerne til folkekirkens lokale kasser i provstiet. Tilslutning til en reserve på mere end 5 % gives på et budgetsamråd og kræver flertal blandt de stemmeberettigede efter samme regler som øvrige afstemninger.
Reserven skal erstatte de eksisterende 5 %-midler. Denne overgang er relativ simpel, da provstiudvalget i forbindelse med budgetprocessen kan afsætte et beløb til reserven, som kan anvendes til uforudsete og uopsættelige hændelser. Menighedsråd, selvstændige juridiske enheder og provstiudvalget selv kan søge om midlerne, hvis der er behov. Det nye ved reserven er, at ansøgninger ikke nødvendigvis skal afgrænses til uopsættelige og uforudsete hændelser, men også kan anvendes til gode ideer, udviklingsprojekter eller andet, som provstiudvalget ønsker at give midler til. Eneste krav er, at udgiften skal kunne afholdes indenfor rammerne af § 2 (menighedsråd og selvstændige juridiske enheder) eller § 17 g, stk. 2, (provstiudvalg) i lov om folkekirkens økonomi. Hvis provstiudvalget ansøger om midler fra reserven, skal menighedsrådene i provstiet dog høres.
Muligheden for at anvende reserven til en bred vifte af initiativer gør det også muligt at benytte reserven som erstatning for puljer i provstiudvalgskassen.
Midlerne som hidtil er blevet afsat til puljer, vil således fremadrettet kunne lægges i reserven, hvorfra provstiudvalget kan uddele midlerne i løbet af året. Hvis den samlede reserve, inkl. puljemidler, overstiger 5 % af ligningsmidlerne til folkekirkens lokale kasser i provstiet, skal menighedsrådene godkende dette på budgetsamrådet - jf. ovenfor.
Provstiudvalget kan i budgetprocessen vælge at øremærke dele af reserven til specifikke formål. En sådan øremærkning kræver, at provstiudvalgets ønske bliver forelagt menighedsrådene i budgetprocessen - typisk på budgetsamrådet. Her vil menighedsrådene kunne give sin holdning til kende, så provstiudvalget kan tage holdningerne i betragtning, inden den endelige beslutning træffes. Provstiudvalget kan også vælge at lade hele reserven være "fri", så den kan disponeres til de formål, som synes fornuftige i løbet af året, uden at være bundet af særlige øremærkninger.
Provstiudvalget kan ikke afsætte midler til enkelte projekter hos konkrete menighedsråd, da midlerne i så fald skal udbetales til menighedsrådet i den ordinære budgetproces. Øremærkningen skal således ske til et konkret formål, indenfor hvilket provstiudvalget kan træffe afgørelse om tildeling.
Et evt. overskud fra anlægs- eller projektbevillinger vil når projektet er afsluttet kunne tilbageføres til reserven. Frygt for at bevillinger bliver for store, bør således ikke længere være en bekymring.
Eksempler: Tilladt er: Anlægspulje. Ikke tilladt: Skimmelsvampeskade i Lille Kirkeby Præstegård.
Reserven kræver ikke vedtægter. Provstiudvalget skal dog selv fastsætte en ansøgningsprocedure til reserven.
På første budgetsamråd efter nyvalg til menighedsråd kan det besluttes at flytte provstiudvalgets kompetencer til at fastsætte størrelsen og udmøntning af reserven til budgetsamrådet. I så fald vil de fleste af provstiudvalgets opgaver vedrørende reserven bliver flyttet til budgetsamrådet. Det vil de de fleste steder indebære behov for flere budgetsamråd i løbet af året.
Hvordan budgetteres reserven?
Provstiudvalget forbereder rammer m.v. inden budgetsamråd som provstiudvalget plejer.
På budgetsamrådet træffer menighedsrådene beslutning om, hvorvidt reserven i provstiet må overstige 5 % af ligningsbeløbet til folkekirkens lokale kasser. Som del af debatten og beslutningen orienterer provstiudvalget om, provstiudvalget har til hensigt at afsætte dele af reserven til en eller flere afgrænsede formål f.eks. energirenovering, kirkekalkning o.lign.
Menighedsrådene træffet afgørelse i forhold til, om reserven må overstige 5 %, og giver provstiudvalget tilbagemeldinger i forhold til evt. øremærkninger til afgrænsede formål.
Efter budgetsamrådet fastsætter provstiudvalget reservens størrelse. Beløbet indarbejdes i rammerne via "Provsti/Kommune-skærmen i budgetstøttesystemet".
I Økonomiportalen indarbejdes reserven i bilag 9, hvor de forventede indtægter og udgifter indtastes. I bilag 9 sættes det også ind, hvis dele af reserven er afsat til afgrænsede formål. Indtægterne kan godt være lavere end udgifterne, da der kan være videreførte midler fra de nedlagte puljer, som indgår i reserven fra budget 2024.
OBS! Puljerne ophører automatisk ved udgangen af 2023. Puljer oprettet med dispensation fra før forsøgslovgivningen kan dog opretholdes. Kirkeministeriet opfordrer generelt til, at menighedsråd og provstiudvalg, som har puljer oprettet med dispensation, tager stilling til, om puljen ikke skal flyttes til en reserveløsning i stedet.
Hvordan udmøntes reserven?
Provstiudvalget fastsætter en ansøgningsprocedure til reserven. Hvis der er øremærkede midler til afgrænsede formål, kan ansøgningsproceduren være særlig for disse formål.
Menighedsråd, bestyrelser for selvstændige juridiske enheder og provstiudvalg, kan ansøge om midler fra reserven. Der skal altid foreligge en ansøgning - også hvis det er provstiudvalget selv, som søger fra reserven.
Provstiudvalget træffer beslutning, om ansøgning skal imødekommes.
Pengene overføres fra provstiudvalget til ansøgeren. Ansøgeren indtægtsfører bevillingen i regnskabet som tillægsbevilling. Der kan ikke foretages betaling direkte fra provstiudvalgskassen på menighedsrådenes vegne.
Med venlig hilsen
Kirkeministeriet, Folkekirkens Økonomi og Bygninger
Kursiv tekst indsat som supplement den 18. august 2023, kl. 11.10.