Som ny i et menighedsråd, kan det være svært at vide, hvor man finder det man har brug for, og om man har de rigtige rettigheder.
Menighedsrådet har mange arbejdsopgaver, og i denne artikel tager vi udgangspunkt i et par områder, der genererer mange spørgsmål til vores support.
Kirkeportalen
Kirkeportalen er indgangen til mange af de administrative værktøjer menighedsrådet har brug for.
Her ligger alt fra dokumentarkiv, budget og regnskab, databehandleraftaler, løn, gravstedsaftaler, menighedsrådsvalg og rettighedsstyring m.m.
Hele kirkeportalen bliver behandlet i dette webinar. Vi anbefaler, at du tager en god kop kaffe, og gennemgår det.
Det kræver en licens til kirkenettet for at få adgang til Kirkeportalen.
Roller, rettigheder og adgange
Det er formand, kontaktperson og betroet i menighedsrådet, der kan tildele rettigheder og licenser til medlemmerne via kirkeportalen.
- Det er vigtigt, at der kun bliver tildelt de rettigheder, der er nødvendige.
- Er der den mindste tvivl om, at en rettighed er nødvendig eller ej, skal den ikke tildeles.
- Giv hellere færre rettigheder i starten, da rettigheder altid kan tildeles efter behov.
- Rettigheder skal fjernes igen, når der ikke længere er behov for dem.
Formanden får automatisk en licens til kirkeportalen samt til menighedsrådets to postkasser (fællespostkassen og fortrolighedspostkassen).
Postkasser og licenser
Menighedsrådet har to postkasser, fællespostkassen xxxx@sogn.dk og fortrolighedspostkassen xxxxfortrolig@sogn.dk
Alle medlemmer af menighedsrådet, også ikke-valgte medlemmer, kan få adgang til fællespostkassen, hvis de bliver tildelt en licens.
Alle, der tildeles en licens, får automatisk oprettet en personlig postkasse - denne skal ikke tildeles særskilt.
Brugere med autoriseret adgang til en sognepostkasse, menighedsrådspostkasse eller en personlig postkasse på Kirkenettet har pligt til at anvende denne ved afsendelse og modtagelse af tjenstlig kommunikation eller i forbindelse med hvervet som menighedsrådsmedlem. Kommunikation rettet til eller fra en kirkelig myndighed skal altid foregå via myndighedens postkasse på Kirkenettet, jf. Sikkerhedscirkulæret for Kirkenettet.
Fortrolighedspostkassen kan som udgangspunkt kun tilgås af menighedsrådets formand og kontaktperson. Det er muligt at give andre medlemmer adgang til fortroligpostkassen, hvis der er et nødvendigt behov for dette.
Adfærdskodeks
Som menighedsråd har I ansvar for at overholde reglerne om persondatabeskyttelse – det kaldes også GDPR-regler. Der er regler for fx brug af billeder, opbevaring af personale oplysninger, indsamling af personlige data, oplysningspligt om indsamling, ret til indsigt m.m.
By-, Land- og Kirkeministeriet har i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd og Kammeradvokaten udarbejdet et adfærdskodeks, om behandling af personoplysninger som led i sognepleje for menighedsråd i Danmark.
I kan læse mere om GDPR generelt på datatilsynets hjemmeside.
Hjemmesider til nye menighedsrådsmedlemmer
Gode sider for både menighedsrådsmedlemmer, og dem der bare gerne vil vide mere, om hvad der laves i et menighedsråd.