Tavshedspligt og aktindsigt

Forvaltningslovens kapitel 8 handler om tavshedspligt og begrænsninger i adgangen til at videregive fortrolige oplysninger til andre offentlige myndigheder. Dette gælder også medarbejderrepræsentanter og andre, der har ret til at deltage i menighedsrådets møder.

Tavshedspligten bortfalder ikke med hvervets eller ansættelsens ophør.

Forvaltningsloven indeholder en afgrænsning af, hvilke oplysninger der må anses for tavshedsbelagte og om anvendelsen af fortrolige oplysninger.

Tavshedspligten gælder, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Grovere brud på tavshedspligten er strafferetligt sanktioneret, idet straffelovens regler forbyder uberettiget videregivelse af fortrolige oplysninger.

I forvaltningsloven er det præciseret, på hvilke områder der er tavshedspligt for personer i offentlig tjeneste eller hverv med hensyn til oplysninger, som den pågældende har fået kendskab til gennem sit arbejde.

Efter bestemmelsen er der tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger herunder især:

• Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

Enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske forhold,

• Enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drift eller forretningsforhold.

Størst praktisk betydning har bestemmelsen i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 6 om hensynet til enkeltpersoners interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige, herunder økonomiske forhold.

Fortrolige oplysninger opdeles i 2 grupper:

1. rent private oplysninger og
2. andre fortrolige oplysninger.

Rent private oplysninger

Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende. Videregivelse af sådanne oplysninger til andre forvaltningsmyndigheder må normalt kun ske, hvis den person, som oplysningen vedrører, har givet sit samtykke dertil.

Andre fortrolige oplysninger

Disse kan videregives til andre forvaltningsmyndigheder, når det må antages, at oplysningen er af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, som myndigheden skal træffe.

Det er i øvrigt et grundlæggende princip, at en person ikke må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for varetagelsen af hvervet eller udførelsen af arbejdet.

Forholdet mellem reglerne om åbne/lukkede døre og tavshedspligt

Fortrolige oplysninger er omfattet af tavshedspligt. En sag, der indeholder sådanne oplysninger, skal behandles for lukkede døre. Men den omstændighed, at oplysninger er fremkommet under en forhandling for lukkede døre, er ikke i sig selv til hinder for, at et medlem videregiver disse, hvis oplysningerne efter deres karakter ikke er fortrolige.

Det beror på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, om der er tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som man er blevet bekendt med under behandlingen af en sag for lukkede døre. At menighedsrådet har behandlet en sag for lukkede døre, er således ikke ensbetydende med, at der gælder en tavshedspligt med hensyn til alt, hvad der er blevet drøftet.

Hverken et flertal i menighedsrådet eller formanden kan altså blot ved en henvisning til dørlukningen, forhindre et mindretal i at præcisere, hvorledes dets stillingtagen er til en afgørelse.

Når en oplysning ikke efter sit indhold må betragtes som fortrolig, står det ethvert medlem frit for at referere sin egen opfattelse og stillingtagen. Derimod kan det ikke antages, at et medlem frit kan omtale andre medlemmers indlæg vedrørende forhold, der ikke i sig selv er undergivet tavshedspligt.

Menighedsrådet kan i et vist omfang træffe bestemmelse om, at visse oplysninger skal anses for fortrolige, men den tavshedspligt som måtte blive foreskrevet, kan dog ikke række videre, end hvad der følger af lovens bestemmelser om tavshedspligt.

Herom anføres i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven fra 1986 følgende: 

Det samme må antages at være tilfældet for et menighedsråd og dets medlemmer.

Efter reglerne i offentlighedsloven (lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020) kan enhver forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af menighedsrådet som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med menighedsrådets virksomhed.

Hvilke oplysninger skal udleveres?

Retten til aktindsigt omfatter med visse undtagelser alle dokumenter, der vedrører en sag, indførelse i journaler m.m. Begrebet »dokumenter« omfatter i denne forbindelse foruden egentligt skriftligt materiale også tegninger, kort, fotografier og lignende.

Som noget nyt er der nu også ret til at få foretaget et dataudtræk og til at få indsigt i databeskrivelser. Et dataudtræk er en sammenstilling af oplysninger i menighedsrådets databaser, og menighedsrådet skal foretage og udlevere et sådant udtræk, hvis det kan laves med få og enkle kommandoer. Det vil sige uden brug af væsentlige ressourcer. En databeskrivelse er information om de typer af oplysninger, der indgår i en database, hvilket grundlag oplysningerne bygger på, samt oplysninger om, hvilke formater en database anvender.

Visse oplysninger er ikke omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder f.eks. visse oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Retten til aktindsigt gælder både for løbende og afsluttede sager. Offentlighedsloven indeholder ikke regler om, at den, der henvender sig, skal godtgøre at have en særlig interesse i at få oplysningerne, idet adgangen til at få oplysninger tilkommer »enhver«.

Den, der henvender sig om aktindsigt, skulle tidligere præcisere, hvilke oplysninger den pågældende ønskede at blive gjort bekendt med f.eks. ved at henvise til en konkret sag eller beslutning. Nu er det tilstrækkeligt, at den pågældende blot angiver et tema. Begæringen om aktindsigt skal dog fortsat indeholde så tilstrækkelige oplysninger, at menighedsrådet kan finde frem til det dokument eller den sag, der ønskes aktindsigt i.

Hvis begæringen om aktindsigt medfører et helt uforholdsmæssigt ressourceforbrug for menighedsrådet, vil der i helt særlige tilfælde kunne gives afslag på anmodningen. Men der skal rigtig meget til, så kontakt Landsforeningen for en nærmere vurdering heraf.

Parters adgang til aktindsigt

En part i en sag har almindeligvis udvidet adgang til indsigt i sagens akter i medfør af forvaltningsloven idet der skal være særligt tungtvejende grunde for at nægte en person, der er »part« i en sag, aktindsigt. En myndighed kan f.eks. ikke nægte en part aktindsigt ud fra et generelt synspunkt om, at udlevering af oplysninger ikke er i myndighedens interesse.

Afvejningen skal foretages for hvert enkelt dokument for sig, idet en parts ret til aktindsigt i et dokument kun kan begrænses, hvis afgørende hensyn til offentlige eller private interesser begrunder det. Dette hensyn skal samtidig holdes op imod partens interesse i at få kendskab til dokumentet for at varetage sine interesser.

Aktindsigt i ansættelsessager

Der gælder særlige begrænsninger for en parts (f.eks. en stillingsansøgers) ret til aktindsigt i ansættelsessager. Den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse i det offentliges tjeneste, kun kan forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter, der vedrører den pågældendes egne forhold. En parts adgang til aktindsigt omfatter heller ikke oplysninger om andre enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Offentlig gengivelse af stillingsansøgeres navne må ikke finde sted, såfremt en ansøger til en tjenestemandsstilling forinden har frabedt sig dette.

I forbindelse med præsteansættelse, der foretages af Kirkeministeriet efter indstilling fra menighedsrådet, sender ministeriet præsternes stillingsansøgninger til biskoppen, der videresender dem til menighedsrådet.

Menighedsrådet bliver i forbindelse hermed gjort opmærksom på, at offentlig gengivelse af stillingsansøgernes navne i givet fald ikke må finde sted. Menighedsrådet bliver også gjort opmærksom på, at navnene på de 2 ansøgere, som indstilles i prioriteret rækkefølge (afstemningsresultatet på menighedsrådets indstillingsmøde) ikke må offentliggøres.

Interne arbejdsdokumenter

Retten til aktindsigt omfatter ikke et menighedsråds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter betragtes dokumenter, der udarbejdes til eget brug (f.eks. mødereferater, notater og lignende), brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (f.eks. brevveksling mellem menighedsrådet og dets udvalg), menighedsrådsmedlemmernes egne overvejelser i skriftlig form med hensyn til en sags fortsatte behandling eller afgørelse, indholdet af forhandlinger eller drøftelser med Landsforeningens Rådgivning, advokat, revisor o.a., udkast til skrivelser m.v.

Menighedsrådet bestemmer selv, om det vil give adgang til sådanne interne arbejdsdokumenter, men i det omfang dokumenterne indeholder oplysninger, der er tavshedsbelagte, er de ikke offentligt tilgængelige.

Der er dog adgang til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning i en sag.

Dokumenter til internt brug er også undtaget fra en parts adgang til aktindsigt, medmindre dokumenterne foreligger i endelig form og alene gengiver den endelige beslutning.

Efter instruksen for revision af menighedsrådenes regnskaber har revisor altid adgang til de oplysninger og det materiale, som efter revisors skøn er af betydning for udførelsen af hvervet.

For personer, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, er der efter offentlighedsloven en særlig udvidet adgang til aktindsigt vedrørende oplysningerne om den pågældendes egne personlige forhold.

Meroffentlighed

Menighedsrådet er ved behandlingen af en sag om aktindsigt også forpligtet til at overveje, om der skal gives yderligere aktindsigt i dokumenter og oplysninger. Der kan altså gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, f.eks. reglerne om tavshedspligt.

Frister

Modtager menighedsrådet en begæring om aktindsigt er det vigtigt at være opmærksom på, at menighedsrådet snarest skal afgøre, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Notatpligt

En myndighed, som mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, skal gøre notat om indholdet af oplysningerne.

Notatpligten gælder dog kun i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed. F.eks. er en myndigheds indstilling eller udtalelse til en anden myndighed ikke en »afgørelse«, som er omfattet af notatpligten.

Notatpligten gælder ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.​