Tavshedspligt og aktindsigt

Tavshedspligt indebærer, at fortrolige oplysninger, som man bliver bekendt med i forbindelse med sit medlemskab af menighedsrådet eller som ansat ved kirken og kirkegården, ikke må videregives til uvedkommende.

Brud på tavshedspligten er omfattet af straffeloven og kan straffes med bøde eller fængsel. 

Tavshedspligten gælder også, efter at medlemskabet af menighedsrådet eller ansættelsesforholdet er ophørt.

En oplysning er fortrolig og altså tavshedsbelagt, når den i lovgivningen er betegnet som fortrolig, eller efter en konkret vurdering må anses for at være det.

Et af de hensyn, som efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde kan føre til, at en oplysning er fortrolig, er hensynet til enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. 

Det betyder, at blandt andet oplysninger om identificérbare enkeltpersoners CPR-nummer, strafbare forhold, sociale problemer, helbredsmæssige og privatøkonomiske forhold er belagt med tavshed.

 Et andet hensyn, som kan føre til, at en oplysning er fortrolig, er hensynet til det offentliges, og således også menighedsrådets, økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.

 Det betyder, at fx oplysninger om indgåelse af og forhandlinger om kontraktforhold - det kan være vedrørende køb og salg af fast ejendom - efter en konkret vurdering i det enkelte tilfælde kan være omfattet af tavshedspligt.

 Ud over ovenstående kan menighedsrådet fx komme i besiddelse af tavshedsbelagte oplysninger om kunstneres originale idéer.

 Hverken menighedsrådsmedlemmer eller medarbejdere må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke har betydning for varetagelsen af hvervet eller udførelsen af arbejdet. 

Forholdet mellem reglerne om åbne og lukkede døre og tavshedspligt

Virkningen af, at en sag behandles for lukkede døre, er umiddelbart kun, at offentligheden er udelukket fra at være til stede under forhandlingerne, og at offentligheden ikke har krav på oplysning om, hvad der er foregået under forhandlingerne.

 Under behandlingen af en sag for lukkede døre, kan man få kendskab til både fortrolige og ikke-fortrolige oplysninger. Det er altid en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, om en oplysning er fortrolig.

 Fortrolige oplysninger, fx om personlige forhold, der kommer frem under en sags behandling for lukkede døre, og som er omfattet af reglerne om tavshedspligt, kan naturligvis ikke omtales. 

Men de fortrolighedshensyn, der førte til, at en sag blev behandlet for lukkede døre, vil nogle gange kun gøre sig gældende, indtil der er truffet endelig beslutning i sagen, fx hvor der er tale om menighedsrådets stillingtagen til tilbud i forbindelse med køb og salg af fast ejendom.

 Hvis en oplysning, der kommer frem under behandlingen af en sag for lukkede døre, ikke er fortrolig, må det enkelte menighedsrådsmedlem referere sin egen opfattelse og stillingtagen, men vedkommende må ikke omtale andre medlemmers indlæg.

Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er sendt til eller oprettet af menighedsrådet som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med menighedsrådets virksomhed.

Hvilke oplysninger skal udleveres?

Retten til aktindsigt omfatter med visse undtagelser alle dokumenter, der vedrører en sag, indførelse i journaler med mere. Begrebet »dokumenter« omfatter i denne forbindelse ud over egentligt skriftligt materiale også tegninger, kort, fotografier og lignende.

Der nu også ret til at få foretaget et dataudtræk og til at få indsigt i databeskrivelser. Et dataudtræk er en sammenstilling af oplysninger i menighedsrådets databaser, og menighedsrådet skal foretage og udlevere et sådant udtræk, hvis det kan laves med få og enkle kommandoer. Det vil sige uden brug af væsentlige ressourcer. En databeskrivelse er information om de typer af oplysninger, der indgår i en database, det grundlag, oplysningerne bygger på, og oplysninger om, hvilke formater en database anvender.

Nogle oplysninger er ikke omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder fx visse oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Retten til aktindsigt gælder både for løbende og afsluttede sager. Der stilles ikke nogen formkrav til en anmodning om aktindsigt, og der stilles heller ikke noget krav om, at der gives en begrundelse for anmodningen om aktindsigt. Men anmodningen skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at menighedsrådet kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Anmodningen skal også angive det tema, som sagen eller dokumentet vedrører.

Hvis begæringen om aktindsigt medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug for menighedsrådet, vil der i helt særlige tilfælde kunne gives afslag på anmodningen. Men der skal rigtig meget til, så kontakt Landsforeningen af Menighedsråd eller stiftet for en nærmere vurdering.

Parters adgang til aktindsigt

En part i en sag har almindeligvis udvidet adgang til indsigt i sagens akter. Der skal med andre ord være særligt tungtvejende grunde for at nægte aktindsigt til en person, der er »part« i en sag. En myndighed kan fx. ikke nægte en part aktindsigt ud fra et generelt synspunkt om, at udlevering af oplysninger ikke er i myndighedens interesse.

Afvejningen skal foretages for hvert enkelt dokument for sig. En parts ret til aktindsigt i et dokument kan kun begrænses, hvis afgørende hensyn til offentlige eller private interesser begrunder det. Dette hensyn skal samtidig holdes op imod partens interesse i at få kendskab til dokumentet for at varetage sine interesser.

 Aktindsigt i ansættelsessager

Der gælder særlige begrænsninger for en parts ret til aktindsigt i ansættelsessager. Den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse i det offentliges tjeneste, kan kun forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter, der vedrører den pågældendes egne forhold. En parts adgang til aktindsigt omfatter heller ikke oplysninger om andre enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Stillingsansøgers navn må ikke udleveres, hvis en ansøger til en tjenestemandsstilling forinden har frabedt sig dette.

I forbindelse med præsteansættelse sender ministeriet præsternes stillingsansøgninger til biskoppen, der videresender dem til menighedsrådet.

Menighedsrådet bliver i den forbindelse gjort opmærksom på, at offentlig gengivelse af stillingsansøgernes navne ikke må finde sted. Menighedsrådet bliver også gjort opmærksom på, at navnene på de ansøgere, som indstilles i prioriteret rækkefølge, ikke må offentliggøres.

Interne arbejdsdokumenter

Retten til aktindsigt omfatter ikke et menighedsråds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter betragtes dokumenter, der udarbejdes til eget brug (fx mødereferater, notater og lignende), brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (fx brevveksling mellem menighedsrådet og dets udvalg), menighedsrådsmedlemmernes egne overvejelser i skriftlig form i forbindelse med en sags fortsatte behandling eller afgørelse, indholdet af forhandlinger eller drøftelser med Landsforeningens af Menighedsråd, advokat, revisor og andre, udkast til skrivelser med videre.

Menighedsrådet bestemmer selv, om det vil give adgang til sådanne interne arbejdsdokumenter, men i det omfang dokumenterne indeholder oplysninger, der er tavshedsbelagte, er de ikke offentligt tilgængelige.

Der er dog adgang til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning i en sag.

Dokumenter til internt brug er også undtaget fra en parts adgang til aktindsigt, medmindre dokumenterne foreligger i endelig form og alene gengiver den endelige beslutning.

Revisor har altid adgang til de oplysninger og det materiale, som efter revisors skøn er af betydning for udførelsen af hvervet.

For personer, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, er der en særlig udvidet adgang til aktindsigt vedrørende oplysningerne om vedkommendes egne personlige forhold.

Meroffentlighed

Menighedsrådet er også forpligtet til at overveje, om der skal gives yderligere aktindsigt i dokumenter og oplysninger, når en sag om aktindsigt behandles. Der kan altså gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, fx. reglerne om tavshedspligt.

Frister

Modtager menighedsrådet en anmodning om aktindsigt, er det vigtigt at være opmærksom på, at menighedsrådet snarest skal afgøre, om anmodningen kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette ikke er muligt, fx på grund af sagens omfang eller kompleksitet. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til, at fristen overskrides, og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Notatpligt

En myndighed, som mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde bliver bekendt med sådanne oplysninger, skal gøre notat om indholdet af oplysningerne.

Notatpligten gælder kun i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Fx er en myndigheds indstilling eller udtalelse til en anden myndighed ikke en »afgørelse«, som er omfattet af notatpligten.

Notatpligten gælder ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.​