Et menighedsrådsmedlem skal underrette rådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
Menighedsrådet må herefter træffe beslutning om, hvorvidt det pågældende medlem må antages at have en sådan interesse i en sags udfald, at medlemmet er udelukket fra at deltage i forhandling og afstemning om sagen. Medlemmet er ikke udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sin inhabilitet.
Det betyder, at menighedsrådet ikke på forhånd kan udelukke fx et medlem, en personalerepræsentant eller en præst, der har ret til at deltage i møder, fra et menighedsrådsmøde ud fra en skønsmæssig vurdering om, at den pågældende er inhabil. Se dog afsnit 7.3 og 7.4 omkring præsters og medarbejderrepræsentanters inhabilitet i specifikke situationer.
En beslutning om, at et medlem skal være afskåret fra at deltage i menighedsrådets forhandlinger og afstemninger i en sag som følge af inhabilitet, skal træffes på mødet ud fra en konkret vurdering af, om der foreligger en sådan personlig og/eller økonomisk interesse hos det pågældende medlem i afgørelsen af sagen. Der må foreligge en personlig og/eller økonomisk interesse af en vis styrke, før der kan statueres inhabilitet.
Der må herunder lægges vægt på, om et medlem har en så væsentlig og individuel interesse i sagens udfald, at der ikke af offentligheden kan forventes opretholdt en almen tillid til, at den pågældende vil behandle sagen uden indflydelse af denne interesse, hvis den pågældende deltager i sagens behandling.
Har et inhabilt medlem deltaget i menighedsrådets behandling af en sag, kan der opstå spørgsmål om, hvorvidt beslutninger, der måtte være truffet under sagens behandling, er lovlige eller ulovlige. Er sidstnævnte tilfældet, kan der blive tale om, at beslutningerne må omgøres af menighedsrådet eller annulleres af stiftsøvrigheden.
Menighedsrådets beslutning kan påklages til biskoppen. Den endelige retlige afgørelse af, om et medlem har en sådan interesse i en sags udfald, at den pågældende ikke kan deltage i rådets behandling af sagen henhører under domstolene.
Hverken biskoppen, stiftsøvrigheden eller Kirkeministeriet har mulighed for på forhånd at give en bindende udtalelse i en konkret sag med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt et medlem må anses for inhabilt eller ikke.
Et medlem, der ikke kan deltage i en sags behandling på grund af inhabilitet skal forlade mødelokalet under sagens forhandling og afstemning om sagen. Dette gælder også, hvis punktet behandles for åbne døre, og derfor principielt er åbent for offentligheden.