Som arbejdsgiver har I pligt til at håndtere sygefravær. Sygefraværsindsatsen begynder allerede, når medarbejderen sygemelder sig første dag. Læs mere om, hvordan I skal forholde jer, herunder om dokumentation og samtaler i dette kapitel.
Som arbejdsgiver har I pligt til at håndtere sygefravær. Sygefraværsindsatsen begynder allerede, når medarbejderen sygemelder sig første dag. Læs mere om, hvordan I skal forholde jer, herunder om dokumentation og samtaler i dette kapitel.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Når en medarbejder er syg, skal vedkommende på første sygedag give jer som arbejdsgiver besked om det. Det er jer, der fastsætter fristen for, hvornår sygefraværet senest skal meldes, og den ansatte skal herudover følge jeres retningslinjer for, hvordan sygemelding kan ske, fx telefonisk, og til hvem sygemelding skal ske til, fx kontaktpersonen/den personaleansvarlige eller en daglig leder.
Den ansatte er ikke forpligtet til løbende at orientere om, at vedkommende fortsat er syg.
Det er både almindeligt og naturligt, at medarbejderen giver besked om, hvornår arbejdet forventes genoptaget, men I kan ikke kræve, at den ansatte meddeler, hvornår pågældende kan raskmelde sig.
I kan heller ikke kræve, at den sygemeldte medarbejder opholder sig på sin sædvanlige bopæl.
Ved kortvarig sygdom lægges medarbejderens forklaring om, at vedkommende er syg, normalt altid til grund, men der er ikke noget til hinder for, at I også ved kortvarig sygdom stiller krav om dokumentation.
Som arbejdsgiver skal I altid notere en medarbejders sygedage, og der er pligt til at indberette fravær som følge af sygdom (herunder barnets første og anden sygedag til Folkekirkens Lønservice (FLØS).
Hvis I mener, det er nødvendigt, kan I kræve sygdommen dokumenteret ved en lægeerklæring og bede den sygemeldte skaffe en friattest eller en mulighedserklæring.
Uanset hvilken erklæring der er tale om, gælder det, at:
Det efter omstændighederne kan få ansættelsesretlige konsekvenser for den sygemeldte ansatte, hvis vedkommende ikke dokumenterer sit fravær med den ønskede lægeerklæring, eller ikke dokumenterer det inden for den fastsatte frist.
Friattesten, som kun kan udfærdiges under aktuelt sygefravær, kan fx bruges, når I kræver lægelig dokumentation for, at en ansats fravær er begrundet i sygdom. Friattesten udstedes på lægens eget papir og kan kræves udstedt allerede fra 1. fraværsdag.
I kan også bede om en friattest, hvis der er behov for dokumentation for, at sygdommen forhindrer medarbejderen i at deltage i en samtale med arbejdsgiveren – enten en sygefraværssamtale eller en samtale med henblik på at udarbejde første del af en mulighedserklæring.
Lægen udleverer attesten til den ansatte, som skal sørge for, at den kommer jer i hænde.
Friattesten dokumenterer kun, at der foreligger sygdom og eventuelt også, hvor længe sygdommen skønnes at vare. Det betyder imidlertid ikke, at I kan betragte medarbejderen som raskmeldt ved udløbet af den skønnede periode, lægen har anført i erklæringen. Hvis den ansatte fortsat er syg, kan I bede om fornyet dokumentation.
Mulighedserklæringens formål er at bidrage til, at medarbejderen fastholdes i arbejde, og erklæringen kan kræves udarbejdet både ved kortvarigt, langvarigt eller gentaget sygefravær. Mulighedserklæringen kan også udarbejdes, efter den ansatte har genoptaget arbejdet; typisk når der konstateres et vist mønster i sygefraværet, fx i form af gentagne kortere sygedomsperioder.
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har udarbejdet en mulighedserklæring og en vejledning om, hvordan blanketten udfyldes. Styrelsens mulighedsblanket skal anvendes. Link til blanketten findes nederst i dette afsnit.
Mulighedserklæringen består af to dele, og skal udfyldes af tre parter: jer som arbejdsgiver, medarbejderen og lægen.
På et møde skal I og den ansatte i fællesskab udfylde første del af mulighedserklæringen. Hér beskrives medarbejderens funktionsnedsættelser, påvirkede jobfunktioner og eventuelle skåneinitiativer, der er aftalt mellem den ansatte og jer.
I skal med et rimeligt varsel, fx en uge, indkalde medarbejderen til en samtale med henblik på at udfylde erklæringens første del.
Når I i fællesskab har udfyldt første del af mulighedserklæringen, skal den ansatte kontakte sin læge med henblik på udfyldelse af anden del. I skal give medarbejderen en rimelig frist til, at der kan træffes aftale med lægen, fx 14 dage.
På baggrund af oplysningerne i første del af mulighedserklæringen og samtalen med den ansatte foretager lægen i mulighedserklæringens anden del en vurdering af, hvordan den helbredsmæssige situation skal håndteres. Lægen vurderer de oplysninger og aftaler, medarbejderen og arbejdsgiveren har anført i mulighedserklæringens første del, foreslår skåneinitiativ(er) og angiver sit skøn over varigheden af den periode, hvor arbejdet enten skal tilpasses, eller hvor helt eller delvist fravær er nødvendigt.
Mulighedserklæringen udleveres til den ansatte, som skal sørge for, at den kommer jer i hænde.
Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen med sin arbejdsgiver, og samtalen kan gennemføres telefonisk, hvis den ansatte er for syg til at møde op til en personlig samtale. Hvis den ansatte afviser at deltage i samtalen med henvisning til sygdommen, kan I bede om en friattest som dokumentation for dels sygdom, dels at medarbejderen ikke kan deltage i udarbejdelsen af en mulighedserklæring på grund af sygdommen.
Hvis medarbejderen afviser at fremskaffe dokumentation eller udebliver fra samtalen, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser for pågældende. Kontakt et af de ti stifter i Danmark eller Landsforeningen af Menighedsråd, inden I gør brug af de ansættelsesretlige regler.
Den ansattes manglende deltagelse i mulighedssamtalen har ikke konsekvenser for retten til løn under sygdom.
Medmindre der er tale om en medarbejder, der er opsagt og fratræder inden otte uger efter første sygedag, skal I senest fire uger efter første sygedag indkalde vedkommende til en personlig samtale – en sygefraværssamtale - om, hvordan og hvornår vedkommende kan vende tilbage til arbejdet.
Medarbejderen skal indkaldes til samtalen med et rimeligt varsel, fx en uge.
Hvis sygdommen ikke giver mulighed for at afvikle samtalen som en personlig samtale, kan samtalen foregå telefonisk.
Formålet med samtalen er at afdække, hvilke funktioner medarbejderen kan varetage trods sin sygdom, og hvornår vedkommende forventes at kunne vende tilbage til arbejdet. Det er også vigtigt at afklare, hvad der kan gøres for at hjælpe medarbejderen tilbage på arbejde, enten helt eller delvist.
Der er ingen facitliste for, hvad man som arbejdsgiver skal spørge om. Det afhænger af situationen. Men det kan være en hjælp at bruge nogle af følgende spørgsmål:
I må ikke stille spørgsmål om selve sygdommen, medmindre medarbejderen selv fortæller om den.
Det kan få ansættelsesretlige konsekvenser for medarbejderen, hvis vedkommende ikke ønsker at deltage i sygefraværssamtalen. Kontakt et af de ti stifter i Danmark eller Landsforeningen af Menighedsråd, inden I gør brug af de ansættelsesretlige regler.
Manglende deltagelse har derimod ikke konsekvenser for jeres mulighed for at opnå sygedagpengerefusion.
Tjenestemandsansatte og overenskomstansatte medarbejdere har normalt ret til fuld løn under sygdom, herunder delvis sygemelding.
Et fåtal af folkekirkens ansatte har ikke krav på løn under sygdom; de har i stedet for ret til sygedagpenge fra menighedsrådet som arbejdsgiver i 30 kalenderdage fra første fraværsdag (arbejdsgiverperioden). Det er dog en forudsætning, at det såkaldte beskæftigelseskrav i forhold til arbejdsgiveren er opfyldt. Nærmere oplysning herom samt om sygedagpengenes størrelse kan fås ved at kontakte et af de ti stifter i Danmark eller Landsforeningen af Menighedsråd.
Når I som arbejdsgiver udbetaler løn under sygefravær, har I ret til at få udbetalt de sygedagpenge, som medarbejderen - hvis vedkommende ikke havde ret til løn under sygdom - ellers ville have været berettiget til fra kommunen efter flere end 30 dages sygefravær i træk.
Det er en betingelse for at få refusion, at I anmelder fraværet til og søger refusion hos den kommune, medarbejderen bor i.
Fraværet skal anmeldes senest 5 uger efter første fraværsdag. Hvis fristen ikke overholdes, kan I som hovedregel først få refusion fra det tidspunkt, hvor sygefraværet er anmeldt.
Hvis I udbetaler sygedagpenge i arbejdsgiverperioden på 30 dage, skal I anmelde sygefraværet til den kommune, medarbejderen bor i senest 1 uge efter, at udbetalingen er ophørt, hvis fraværet strækker sig ud over arbejdsgiverperioden. Refusion er ikke aktuelt, når I ikke udbetaler løn under sygdom.
Hvis arbejdsgiveren hverken udbetaler løn eller sygedagpenge til medarbejderen i arbejdsgiverperioden, skal sygefraværet anmeldes til den kommune, den ansatte bor i senest 14 dage efter første fraværsdag.
I skal indberette en ansats fravær og anmode om refusion elektronisk via Nemrefusion.
Da I som anført ovenfor om anmeldelse af sygefravær og dagpengerefusion har mulighed for at få refunderet en del af den løn, I skal udbetale til medarbejderen efter fravær i flere end 30 dage, har den ansatte pligt til at udfylde de erklæringer og anmodninger, der er nødvendige for, at I som arbejdsgiver kan få udbetalt dagpengebeløbene.
Den ansatte skal med andre ord deltage i kommunens behandling af pågældendes sygesag og fremskaffe de lægeerklæringer og deltage i de møder, kommunen beder om; ellers kan retten til sygedagpenge bortfalde. For jer som arbejdsgiver kan det betyde, at den afledte ret til sygedagpengerefusion bortfalder.
Kommunen skal orientere jer som arbejdsgiver om det mulige bortfald af sygedagpengerefusion.
Hvis I mister sygedagpengerefusionen som følge af medarbejderens manglende medvirken til kommunens lovpligtige opfølgning, anbefaler vi, at I kontakter et af de ti stifter i Danmark eller Landsforeningen af Menighedsråd med henblik på en vurdering af, om det er muligt at modregne den mistede refusion i den ansattes løn.
Hvis den ansatte under sin sygemelding har andet lønnet arbejde, kan I bede om dokumentation for, at pågældende ikke kan passe sit arbejde ved kirken og/eller kirkegården, og at udøvelsen af det andet lønnede arbejde ikke strider mod medarbejderens pligt til at forsøge at blive rask så hurtigt som muligt.
Når en sygemeldt medarbejder ønsker at holde ferie, bør I forlange, at pågældende kontakter sin kommune, før ferien påbegyndes, og at det dokumenteres, at ferien er aftalt med kommunen. Dette skyldes, at ferien skal være forenelig med det sygedagpengeforløb, der varetages i kommunen. Det kaldes en teknisk raskmelding.
Den tekniske raskmelding sikrer jer som arbejdsgiver mod, at der begynder en ny arbejdsgiverperiode på 30 dage, hvis den ansatte kommer tilbage fra ferie og fortsat er sygemeldt.
I kan læse mere om sygdom og ferie i vejledningen om ferie og særlige feriedage, afsnit 3.
Udarbejdet af
Denne vejledning er udarbejdet af de ti stifter i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd.
Kontakt
Har du spørgsmål til vejledningen eller brug for rådgivning?
Landsforeningen af Menighedsråd, kontor@menighedsraad.dk, 87 32 21 33
eller
Et af de ti stifter i Danmark. Du finder kontaktinformation på de ti stifter her: Stifterne.
Opdateret
11. november 2024