Personalekonsulent – kompetenceprofil

Træffer menighedsrådet beslutning om at søge om oprettelse af en stilling som personalekonsulent, skal ansøgning herom sendes til By-, Land- og Kirkeministeriet. Ansøgningen skal indeholde følgende:

1. Hvilke menighedsråd der indgår i samarbejdet.
2. Hvilke typer af arbejdsopgaver som stillingen skal indeholde og en angivelse af stillingens omfang.
3. Menighedsrådenes indstilling til løn- og ansættelsesvilkår, jf. § 3.
4. Beskrivelse af menighedsrådenes regler om aflønning og ledelse af konsulenten.
5. Dokumentation for provstiudvalgets påtegning.

Det anbefales, at samarbejdets godkendte vedtægt fremsendes samtidigt.

Før ministeriet træffer afgørelse i sagen, behandles spørgsmålet om lønindplacering i By-, Land- og Kirkeministeriets HR-gruppe. Personalekonsulenter omfattes af enten protokollat for kordegne eller overenskomst for hhv. HK-ansatte eller Akademikere i staten.

Opmærksomheden henledes i øvrigt på, at et sådant samarbejde forudsætter en samarbejdsaftale med dertilhørende vedtægt.

Menighedsrådene har som lokale kirkelige arbejdsgivere et meget bredt ansvarsområde. Ret og pligt som ledelse for kirkens ansatte gælder for alle kirker.  Med overenskomster og en generel øget forventning til professionel ledelse af den offentlige arbejdsplads som folkekirken er, er kravene til menighedsrådene store.

Ledelsesopgaverne skal udføres af den valgte kontaktperson og med en personalekonsulent, som sparringspartner og støtte bliver opgaverne for kontaktpersonen mere overskuelige og lettere at udføre.

Inden man går i gang med etableringen af de formelle forhold, der skal til i forbindelse med ansættelse af en personalekonsulent, er det vigtigt at man gør sig klart, hvad formålet er med ansættelsen.

Det er vigtigt, at der er enighed blandt de deltagende menighedsråd om formålet med ordningen. Formålet defineres derfor i et samarbejde mellem rådene, da det er menighedsrådenes behov, som skal være kernen og drivkraften i et samarbejde om en personalekonsulentordning.

Samarbejde om etablering af personalekonsulent ordning

Først skal de samarbejdende menighedsråd beslutte, hvilken type samarbejde de ønsker at indgå i:

1. Samarbejde to eller flere menighedsråd
2. Samarbejde med provstiet som ramme
3. Samarbejde et eller flere menighedsråd og provstiudvalget § 42b

Formålet med etablering af en fælles personalekonsulentordning er at opnå en forbedret ledelse af kirkerne således, at kirkerne fremstår som attraktive og professionelt drevne arbejdspladser. En Personalekonsulentordning kan fx bidrage til at:

• styrke den lokale personaleledelse
• styrke rammerne omkring kontaktpersonernes ansvar og virke
• lette kontaktpersonernes opgaveløsning.

Målet er, at kontaktpersonernes opgaveløsning dels skal blive enklere og dels udføres med en højere grad af kvalitet. Ordningen skal gennem støtte til det store ansvarsområde, som funktionen som kontaktperson dækker, medvirke til at fastholde og rekruttere menighedsrådsmedlemmer også til hvervet som kontaktperson.

Personalekonsulenten skal:

• støtte og aflaste kontaktpersonerne og menighedsrådene i ledelsesansvaret
• bidrage til, at kontaktpersonerne gennem netværk og udvikling bliver bedre til at håndtere opgaverne
• sikre, at medarbejderne har den professionelle arbejdsplads, som de har krav på
• sikre, at medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår samt løsning af arbejdsgiveropgaverne lever op til den gældende lovgivning og de gældende overenskomster
• styrke folkekirkens image som arbejdsplads med tilfredse medarbejdere og et godt arbejdsmiljø
• sikre, at der arbejdes effektivt i kirkerne, og at de menneskelige og økonomiske ressourcer anvendes til kirkens bedste.

Personalekonsulentens opgaver er at rådgive og vejlede menighedsrådene og i særlig grad menighedsrådets kontaktperson i ledelsesopgaven. Personalekonsulenten har ikke en selvstændig ledelseskompetence i forhold til menighedsrådets medarbejdere, idet den forsat udøves af menighedsrådets kontaktperson/daglige leder inden for rammerne af den bemyndigelse menighedsrådet har givet kontaktpersonen til at varetage hvervet. Menighedsrådet kan dog vælge konkret at delegere visse af kontaktpersonens opgaver til personalekonsulenten. Personalekonsulenten indtræder dermed i kontaktpersonens rolle, men det endelige ansvar ligger fortsat hos menighedsrådet.

Fordelen med en fast personalekonsulent, er, at der etableres en kontakt og relation mellem kontaktpersonen og personalekonsulenten, og at personalekonsulenten har kendskab til de lokale forhold på arbejdspladsen.

Etableringen af en personalekonsulentordning betyder ikke, at de lokale arbejdspladser skal være ens og at tingene vil blive gjort på samme måde. Det vil fortsat være sådan, at det er menighedsrådet, der gennem kontaktpersonen, leder arbejdspladsen, men med forudgående sparring og støtte fra personalekonsulenten.

Personalekonsulenten kan, ligesom menighedsrådene, søge råd og vejledning hos stifter og Landsforeningen af Menighedsråd. Når personalekonsulenten kontakter henholdsvis, stifter og Landsforeningen sker det på vegne af menighedsrådene. Personalekonsulenten videreformidler oplysningerne til kontaktperson eller menighedsrådet.

I visse situationer vil det dog være oplagt, at det er kontaktpersonen selv, der retter henvendelse til stiftet og Landsforeningen, i forhold til at gennemgå den konkrete sag og situation, og som efterfølgende inddrager personalekonsulenten i rådgivningen, hvis det er relevant.

Hvad skal opgaven være?  

En personalekonsulent vil møde mange forskellige menighedsråd, kontaktpersoner og mange forskelligartede opgaver inden for personaleområdet. Der er derfor stor variation i, hvilke opgaver det enkelte menighedsråd ønsker hjælp til. Den vigtigste opgave bliver således at vurdere og yde sparring og rådgivning i de personaleadministrative opgaver, som det enkelte menighedsråd efterspørger hjælp til.

Nedenfor er oplistet en række arbejdsopgaver som typisk varetages af personalekonsulenter. Oversigten er ikke udtømmende og alle opgaver er ikke nødvendigvis i en stilling som personalekonsulent, idet det besluttes konkret ved etablering af en personalekonsulentordning.

Opgaverne kan fx være at:  

• bistå menighedsrådene og kontaktperson i alle typer af personalesager, herunder ansættelse og afskedigelse samt generelle personalejuridiske spørgsmål om arbejdstidsplanlægning, ferie, ændring af vilkår, sygdom mv., og herunder deltagelse i samtaler mellem menighedsråd og medarbejdere
• rådgive og bistå ved rekrutteringsprocesser blandt andet stillingsopslag, ansættelsesbeviser og lønforhandlinger
• rådgive i forskellige ledelsesopgaver på daglig basis
• rådgive ved vurdering af stillinger omfang/normering og opgaveindhold
• bistå menighedsråd i forbindelse med APV og MUS
• være bisidder for menighedsrådene i forhandlinger med de faglige organisationer
• udvikle værktøjer, fx vejledninger og politikker
• rådgive om arbejdsmiljøforhold
• afholde informationsmøder for menighedsrådene samt eventuelt etablering af ERFA-grupper for kontaktpersoner
• undervise og informere menighedsråd om gældende regler og aktuelle temaer.

Visse af ovenstående opgaver kan varetages selvstændigt af personalekonsulenten, hvis opgaven er konkret delegeret til personalekonsulenten.

Der stilles ikke uddannelseskrav til en stilling som personalekonsulent, men når man skal rekruttere en personalekonsulent, er det relevant at se på om ansøgeren har nogle af nedenstående kompetencer og erfaringer:

• Uddannelse inden for arbejdsret/ansættelsesret og offentlig forvaltning.
• Erfaring med arbejde med ansættelsesret herunder, overenskomster og gældende lovgivning inden for ansættelsesret gerne inden for det offentlige.
• Erfaring med og kendskab til grundlæggende principper for ledelse og arbejdsmiljø
• Erfaring med personaleadministrativt arbejde gerne inden for folkekirken.
• Erfaring med politisk sekretariatsbetjening og sans for politiske positioner og processer.
• Erfaring med at kommunikere såvel skriftligt som mundtligt til mennesker med en anden faglighed end sin egen.
• Kendskab til folkekirken som organisation.

Listen er ikke udtømmende, men skal vurderes i forhold til stillingens konkrete opgaveindhold.

Der er krav om, at personalekonsulenten deltager i intro-kursus for nyansatte i folkekirken, se cirkulære om obligatoriske uddannelseskrav for kirkefunktionærer nedenstående.

Konsulenten skal desuden deltage i kompetenceudvikling, som tilrettelægges af Landsforeningen af Menighedsråd eller i visse tilfælde af stiftsadministrationerne. Det anbefales, at menighedsrådet lægger vægt på at personalekonsulenten deltager i relevant efteruddannelse, fx Landsforeningens Ledelsesuddannelser for henholdsvis kontaktpersoner og daglig leder. 

Hvilke personlige kvalifikationer

Udover de faglige kvalifikationer skal I også forholde jer til ansøgernes personlige kvalifikationer

Følgende personlige kvalifikationer kan være relevante at være opmærksom på om ansøgeren:

• er en nærværende, empatisk og troværdig sparringspartner med mod til at udfordre menighedsrådet på en kritisk og konstruktiv måde og komme med gode løsningsforslag
• har naturlig autoritet og gode kommunikations- og forhandlingsevner
• kan arbejde selvstændigt, og ikke er bange for udfordrende opgaver
• har gode forhandlingsevner
• har gå-på mod og har let ved at samarbejde med nye og forskellige mennesker hver dag
• er tillidsskabende
• får energi og glæde ved af at arbejde med mange forskelligartede opgaver
• er opmærksom på, og god til at skabe relationer og kontakt til menighedsrådene
• motiveres af at arbejde med menighedsrådet, der engagerer sig i at skabe det kirkeliv de ønsker.

Også her gælder det, at listen ikke er udtømmende.

Brug spørgeguide til at afklare såvel faglige som personlige kvalifikationer

Det er en god idé at forberede en række spørgsmål, som stilles til alle ansøgere. På den måde bliver det lettere at sammenligne ansøgerne bagefter. Hvis I er flere med til samtalen, så aftal på forhånd hvem, der spørger om hvad.

Når I beder ansøgeren uddybe sin ansøgning og sit CV og fortælle, hvorfor den pågældende søger stillingen, giver det ofte et godt afsæt for at stille spørgsmål til ansøgerens tidligere erfaringer og resultater. På den måde kan I afdække ansøgerens faglige kvalifikationer.  Fx kan I spørge:

Du skriver, at du har erfaring med ansættelsesret, vil du fortælle mere om, hvad det indebar.

I kan også spørge til, hvad ansøgerne forstår ved det, I har skrevet i stillingsopslaget fx:

Vi har skrevet at vores personalekonsulent skal være en nærværende, empatisk og troværdig sparringspartner, hvad forstår du ved det?

Undersøgelsen af om ansøgerne har de rette faglige kvalifikationer kan også suppleres med en øvelse/case, som ligner en opgave personalekonsulenten vil kunne møde hos jer. Det kan enten organiseres som et spørgsmål i samtalen, eller som en egentlig opgave, som ansøgeren får lidt forberedelsestid til at løse inden samtalen. Man vil typisk først anvende øvelser/cases ved en 2. samtale.

Spørgsmålene til de personlige kvalifikationer kan med fordel være spørgsmål, der starter med hv-ord, og som ikke kan besvares med ja eller et nej.

I kan fx spørge:

Hvad forstår du ved at være troværdig?
Fortæl om dit kendskab til folkekirken.

Brug for vejledning og råd om ansættelse af personalekonsulent

Få vejledning hos stifterne og hos Landsforeningen af Menighedsråd.