MUS, medarbejderudviklingssamtale

Medarbejderudviklingssamtaler er et værktøj til brug mellem medarbejder og arbejdsgiver. Samtalen bruges til kompetenceudviklingen for den enkelte ansatte og for arbejdspladsen som helhed.

Samtalen skal bidrage til større arbejdstilfredshed, trivsel og skabe sammenhæng mellem menighedsrådets planer og målsætninger samt opgaver og medarbejdernes ressourcer. Samtalen handler om medarbejderens arbejdsopgaver, arbejdsindsats, arbejdsvilkår, samarbejdet og fremtidige udvikling af arbejdsopgaver og kvalifikationer, set i forhold til menighedsrådets planer for udviklingen på arbejdspladsen og medarbejderens udviklingsønsker og muligheder.

1. Afholdelse af MUS - Hvem, Hvornår og Hvordan

MUS skal afholdes én gang årligt med alle overenskomstansatte, ansatte på tjenestemandsvilkår, ansatte på tjenestemandslignende vilkår.

Derudover anbefales det at afholde MUS med de øvrige medarbejdere, selvom det ikke er et krav.

Samtalen er mellem medarbejder og den nærmeste leder eller kontaktpersonen. Har en medarbejder ledelsesansvar for andre, er det denne person, der skal afholde MUS med de medarbejdere, vedkommende har ansvar for. Det gælder fx en graver, der har ledelsesansvar for en gravermedhjælper – her er det graveren, der gennemfører samtalen med gravermedhjælperen.

Formålet er en samtale om arbejdspladsens og medarbejderens fælles udvikling. Derfor er det kun relevant, at den enkelte medarbejder og dennes leder deltager i samtalen.

Er der nære sociale relationer eller andre særlige forhold mellem medarbejderen og nærmeste leder, kan det i ganske særlige tilfælde betyde, at en anden bør afholde samtalen, fx hvor graverens ægtefælle er ansat som gravermedhjælper. I sådan en situation, bør kontaktpersonen afholde MUS med gravermedhjælperen. I visse tilfælde, kan det aftales at en ny kontaktperson bistås af den tidligere kontaktperson som led i oplæringen, hvis medarbejderen godkender det.

Hvad enten MUS føres med kontaktpersonen eller med en medarbejder med en ledelsesfunktion, vil ønsker og aftaler om fx kurser eller nye opgaver til en medarbejder ofte være afhængige af, at menighedsrådet giver sit samtykke. Kontaktpersonen eller en medarbejder med ledelsesfunktion har normalt ikke selv kompetence til at træffe beslutninger med økonomiske konsekvenser.

Det er derfor hensigtsmæssigt, at menighedsrådet på forhånd har givet lederne klare retningslinjer for, hvad der kan godkendes i forbindelse med samtalen, og hvad der skal endelig godkendes på et menighedsrådsmøde.

De steder, hvor der er ansat en administrationschef eller lignende, kan der være tilfælde, hvor vedkommende har beføjelser til at træffe beslutninger i den slags spørgsmål

Det samme kan være tilfældet med kirkegårdsledere.

1.1 Forberedelse

Forudsætningen for en god MUS er, at både medarbejder og nærmeste leder har forberedt sig på samtalen. Som medarbejder betyder det, at man har gennemtænkt sin arbejdssituation og sine opgaver inden samtalen. Som nærmeste leder betyder det, at man har dannet sig en opfattelse af medarbejdernes opgaver og kvalifikationer samt de fremtidige opgaver. Det er vigtigt, at menighedsrådet har drøftet sine målsætninger og planer, så de kan prioritere opgaverne, og målene opfyldes.

Inden samtalen kan det være en god idé, at medarbejderen og den nærmeste leder orienterer hinanden om særlige emner, der ønskes drøftet under MUS.

Krav til samtalen
MUS er en planlagt og forberedt samtale mellem medarbejderen og nærmeste leder, som er præget af åbenhed og gensidig tillid. Den er en god anledning til at tale sammen om forventninger, opgaver og udvikling. En god samtale betyder, at man er forberedt, lytter, stiller uddybende spørgsmål og er respektfuld i sin omgangsform. Medarbejderen har også mulighed for at give den nærmeste leder tilbagemelding på ledelsesstil og adfærd.

Samtalen skal ikke bruges til at løse eventuelt konflikter på arbejdspladsen, ligesom samtalen heller ikke skal bruges til at kritisere kollegaer eller menighedsrådsmedlemmer. Er der behov for at drøfte sådanne emner, skal det håndteres uden for MUS.

Der skal sættes god tid – normalt 1½ til 2 timer – af til MUS, så der er tid nok til at få drøftet alle emner grundigt.

Fortrolig samtale
Samtalen er fortrolig. Den nærmeste leder skal dog informere menighedsrådet om de aftaler om udviklingsønsker, der er indgået, så menighedsrådet kan prioritere ønskerne. Herudover kan nærmeste leder kun referere indhold fra samtalen om emner, der er enighed om.

Udgangspunkt for samtalen
Samtalen tager udgangspunkt i medarbejderens nuværende opgaver men skal handle om de opgaver, der skal løses i fremtiden for at understøtte menighedsrådets prioriteringer. Det er vigtigt at inddrage medarbejdernes kvalifikationer, og de ønsker medarbejderen har til nye opgaver, og hvilke behov medarbejderen har for at udvikle sine kvalifikationer og kompetencer, så nye opgaver kan løses tilfredsstillende.

Samtaleskema
Et skema kan give overblik over nuværende arbejdsområder og danne grundlag for den videre dialog om den fremtidige opgaveprioritering og –varetagelse.
Selve samtalen behøver ikke at følge rækkefølgen i skemaet – skemaet kan betragtes som en huskeseddel, der skal sikre, at man kommer omkring en række væsentlige emner.

Udviklingsplan
Det er vigtigt, at der er en fælles forståelse for, hvad der er blevet aftalt i samtalen. Ved afslutningen af samtalen skal der formuleres skriftlige udviklingsmål. Det anbefales, at udviklingsmålene skrives i en aftale, som indeholder en plan for, hvordan målene nås. Det skal fremgå, hvilken del af aftalen, der er endelig, og hvilken del, der tages forbehold for, fx. fordi et kursus først skal godkendes af menighedsrådet. Hvis kurset skal godkendes, skal det fremgå af aftalen, hvornår medarbejderen får besked på, om kurset bevilliges eller ej.

Aftalen om udviklingsmålene underskrives af begge parter. Se afsnittet om skemaer, hvor der er forslag til skema til udviklingsplan.

MUS med effekt
For at få det fulde udbytte af MUS er det vigtigt, at der bliver fulgt op på de aftaler, der indgås ved samtalen. Såvel leder, som medarbejder og menighedsråd har et ansvar for, at aftalerne overholdes.

2. Emner for MUS

I det følgende er beskrevet emner, som kan indgå i MUS. Emnerne er ment som inspiration og kan med fordel struktureres i et samtaleskema, der også kan bruges til at forberede samtalen.

2.1 Inspirationsliste

Listen nedenfor fungerer som inspiration til samtalens indhold. Andre eller færre emner kan være relevante for den enkelte arbejdsplads.

Opfølgning på sidste samtale
Her kan tales om, hvordan det er gået siden sidste samtale. Hvilke mål og aftaler er nået og hvorfor, og hvilke mål og aftaler blev ikke nået og hvorfor.

Medarbejderens nuværende arbejdsopgaver
Her kan tales om de arbejdsopgaver, der udføres og løses nu, om hvordan de fungerer, og hvad grunden er til, at de fungerer godt eller mindre godt.

Arbejdsforhold og kommunikation
Her kan tales om samarbejdet, kommunikationen og informationen på arbejdspladsen generelt. Der kan også tales om medarbejderens og nærmeste lederens opfattelse af netop denne medarbejders trivsel og motivation.

Medarbejderens kvalifikationer og fremtidige opgaver
Her kan tales om de ønsker enten medarbejderen eller nærmeste leder har til fremtidige arbejdsopgaver. Medarbejderen har måske ideer til nye tiltag, hvor også tidligere erfaringer eller kvalifikationer kan udnyttes. Nærmeste leder har måske ønsker om varetagelse af andre opgaver for at udnytte personaleressourcerne bedst muligt.

Seniorsamtale for medarbejdere som er fyldt 60 år 
Medarbejdere, som er fyldt 60 år, skal i forbindelse med MUS tilbydes en samtale, hvor der tales om opgaver og udvikling i den sidste del af medarbejderens arbejdsliv. Det kan være en kort eller lang periode. Samtalen kan handle om fastholdelse eller evt. fratrædelse. Læs mere under punktet ” særlige regler om seniorer”.

Medarbejderens udvikling
Her kan tales om, hvilke behov der er for faglig eller personlig udvikling af medarbejderen fx. om der er behov for oplæring, jobrotation, supplerende kurser eller efteruddannelse for at medarbejderen kan udføre sine arbejdsopgaver tilfredsstillende i forhold til de arbejdsopgaver, medarbejderen skal varetage.

Andre emner
Her tales måske om løn eller andre på forhånd aftalte emner. Det kan også være andre relevante emner, der viser sig i samtalens løb. Det er dog vigtigt, at det ikke er en lønforhandling eller kan opfattes således.

3. Forberedelse af MUS på medarbejdermødet

På medarbejdermødet drøftes retningslinjer for MUS. Her kan du få inspiration til, hvordan  drøftelsen kan gennemføres og få ideer til, hvad der kan indgå i eventuelle retningslinjer.

Afsnittet er udformet som en række spørgsmål. Det er ikke et krav, at medarbejdermødet drøfter alle disse spørgsmål.

3.1 Rammer for MUS

Årets gang:

Skal samtalerne holdes på samme tidspunkt af året? Og i givet fald, hvornår?

Hvor lang tid i forvejen skal der indkaldes til samtalen og samtaleskemaet sendes ud?

Gennemførelse af samtalen:

Hvor lang tid forventes en samtale at vare?

Kan samtalen afbrydes og fortsætte en anden dag, hvis begge mener, at der er brug for det?

Lokaliteten:

Hvilken lokalitet er mest egnet til at føre samtalen i?

Skal der gøres noget for at sikre, at der ikke sker forstyrrelser eller afbrud i samtalen? Er stedet tilpas neutralt?

Er der andre forhold, der skal laves aftale om? 

Formelle forhold:

Skal der være en grænse for, hvor mange samtaler én person maksimalt bør holde på én dag? Og i givet fald hvilken?

Er der særlige forhold, der gør, at samtalen bør gennemføres af en anden end den nærmeste leder?

Skal medarbejderen kunne vælge, at samtalen føres med en anden end den nærmeste leder?

Hvornår skal menighedsrådet tilbyde seniorsamtaler? 

Indhold i MUS

Skal der anvendes en dagsorden eller et samtaleskema? Og i givet fald hvilken/t?

Hvilke emner skal samtalen indeholde?

Hvis skemaet, der foreslås i denne vejledning bruges, er der så yderligere lokale emner, der har betydning for medarbejdernes udvikling? – f.eks. kommende forandringer på arbejdspladsen, samarbejde med andre menighedsråd eller samarbejdet på arbejdspladsen.

Kan eller skal der drøftes løn under samtalen?

3.2 Opfølgning af MUS

Hvordan skal menighedsrådet have tilbagemelding fra samtalerne, så de kan prioritere udviklingsønsker?

Skal der gives en samlet tilbagemelding på generelle tendenser fra samtalerne til medarbejderne? Og i givet fald hvordan?

Skal der være opfølgning på samtalerne i løbet af året? Og i givet fald hvornår og hvordan?

Hvis menighedsrådet eller en medarbejder ønsker det, skal MUS evalueres samlet. Ønskes der en evaluering af MUS?

Hvis MUS skal evalueres, hvordan kan det så gøres? 

  • Skal der være et punkt under samtalen, som handler om samtalen?
  • Skal der være en skriftlig evaluering? Og i givet fald hvordan og hvornår?
  • Skal evalueringen være anonym eller ej?

4. Særlige regler omkring seniorer

Fastholdelse af seniorer er en vigtig opgave for statens arbejdspladser. For at understøtte det skal 
ansatte, der er fyldt 60 år, i forbindelse med medarbejderudviklingssamtalen have tilbud om at drøfte seniorperspektiver. Samtalen skal have fokus på fastholdelse og medarbejderens ønsker og forventninger til sit arbejdsliv både på kort og længere sigt.

Målet er at sikre, at ældre medarbejdere kan fortsætte med at være aktive, kvalificerede, fleksible og eftertragtede i arbejdsstyrken.

Da seniorer har forskellige behov og præferencer, er det sjældent hensigtsmæssigt at have en særskilt politik for dem. I stedet bør strategien for fastholdelse af seniorer være en del af en fleksibel tilgang, der både imødekommer arbejdspladsens behov og tager højde for den enkelte seniormedarbejders ønsker og behov.

4.1 Seniorbonus

Det fremgår af aftalen om seniorbonus, som trådte i kraft 1. januar 2024, at medarbejdere fortsat har ret til en seniorbonus på 0,8 pct. fra og med det kalenderår, hvori den ansatte fylder 62 år.

Bonussen udbetales månedligt, og beregnes af medarbejderens faste månedsløn. Der skal indbetales pensionsbidrag af seniorbonussen.  

Seniorbonusordningen omfatter ansatte, der fylder 62 år/er fyldt 62 år i det pågældende kalenderår, og omfatter både overenskomstansatte, tjenestemandsansatte, samt ansatte på tjenestemandslignende vilkår.

Seniorbonusordningen omfatter ikke ansatte, der er timelønnede. Det kan dog for enkelte grupper af timelønnede være aftalt, at de er omfattet af en seniorbonusordning.

For tjenestemænd og andre, der optjener ret til tjenestemandspension, skal 15 pct. af den tjenestemandspensionsgivende løn indgå i beregningsgrundlaget for seniorbonussen.

For overenskomstansatte og andre ansatte med bidragsdefinerede pensionsordninger indgår det samlede pensionsbidrag (både arbejdsgiver- og ”eget bidrag”) i beregningsgrundlaget for seniorbonussen.

Af aftalen fremgår det endvidere, at ansatte – udover ret til seniorbonus - har ret til seniordage med lønfradrag. Medarbejdere, der fylder 62 år i perioden 1. januar-30. juni, har ret til at afholde to seniordage med lønfradrag i det kalenderår, hvori denne fylder 62 år. Medarbejdere, der fylder 62 år i perioden 1. juli-31.december, har ret til at afholde én seniordag med lønfradrag i det kalenderår, hvori denne fylder 62 år. I kalenderårene herefter har medarbejderne ret til at afholde to seniordage med lønfradrag om året. Seniordagene skal afvikles som hele fridage. 

Aftalen om seniorbonus og seniordage er et supplement til de muligheder, menighedsrådet som arbejdsgiver i øvrigt har for at fastholde seniorer. Læs mere under punktet ”Seniorordning.”

4.2 Seniorordning

Efter bemyndigelse fra menighedsrådet kan medarbejdere tilbydes en seniorordning. En sådan ordning kan etableres, når menighedsrådet vurderer, at det er muligt og hensigtsmæssigt. Etableringen af en seniorordning forudsætter en gensidig forståelse mellem medarbejderen og menighedsrådet, da ordningerne bygger på frivillighed.

Formålet med en seniorordning er at fastholde ældre medarbejdere i arbejdet og gøre det attraktivt at fortsætte i beskæftigelse. En seniorordning kan omfatte gradvis tilbagetrækning i form af nedsat arbejdstid (deltid), reduceret arbejdsopgaver (retræte), seniordage (betalt frihed) eller en fastholdelsesbonus.

4.3 Aftalen og hvem tager initiativet

En seniorordning er en frivillig aftale, som både medarbejderen og menighedsrådet kan tage initiativ til på ethvert tidspunkt. Aftalen tilpasses de konkrete forhold på arbejdspladsen og den enkelte medarbejders situation. Lokale forhold, såsom antallet af ansatte i samme stillingskategori, fastholdelsesstrategier eller udfordringer med rekruttering, kan afgøre, om en seniorordning kan forhandles.

Vilkårene fastsættes i en skriftlig aftale mellem menighedsrådet og den forhandlingsberettigede organisation eller dens repræsentant.

Menighedsrådet er ikke forpligtet til at indgå en seniorordning. Hvis menighedsrådet vælger at indgå en seniorordning, skal aftalen være i overensstemmelse med rammerne af cirkulære om aftale om seniorordninger.

Det anbefales, at menighedsrådet har en klar seniorpolitik, så der er et grundlag at arbejde ud fra, når en seniorsamtale bliver relevant.

Ønsker du yderligere information? Se links under ”vil du vide mere”.

Indhold
  1. Afholdelse af MUS - Hvem, Hvornår og Hvordan
    1. Forberedelse
  2. Emner for MUS
    1. Inspirationsliste
  3. Forberedelse af MUS på medarbejdermødet
    1. Rammer for MUS
    2. Opfølgning af MUS
  4. Særlige regler omkring seniorer
    1. Seniorbonus
    2. Seniorordning
    3. Aftalen og hvem tager initiativet