Arbejdsbeskrivelser

Der er ingen krav til, hvor detaljeret arbejdsbeskrivelsen skal være, men jo tydeligere indhold jo klarere overblik over forventninger.

Arbejdsbeskrivelsens formål:

• Tydelige ansvarsområder: Den beskriver præcist, hvilke opgaver og ansvarsområder medarbejderen har.
• Klare forventninger: Den sikrer, at menighedsrådet og medarbejder har en fælles forståelse af, hvad der forventes.
• Effektiv kommunikation: Den fungerer som et udgangspunkt for løbende dialog og feedback mellem medarbejder og kontaktperson/daglig leder.
• Rekruttering og onboarding: Den hjælper  med at præsentere stillingens indhold klart og tydeligt, når I ansætter en ny medarbejder.

Arbejdsbeskrivelsen skal være klar, præcis og let forståelig. Den kan formuleres mere eller mindre detaljeret, alt afhængig af hvor meget den enkelte medarbejder har behov for at få beskrevet opgaverne i stillingen.

En arbejdsbeskrivelse skal indeholde en stillingsbetegnelse og en beskrivelse af de konkrete opgaver, som medarbejderen har ansvaret for at udføre. Det er vigtigt, at medarbejderen ved, hvad han/hun skal fokusere på, og hvad der er hans/hendes ansvarsområde. Hvis medarbejderen har bestemte træffetider/telefontid, skal det skrives ind i arbejdsbeskrivelsen.

Når arbejdsbeskrivelsen er udarbejdet, er det vigtigt at bruge den aktivt, både når I skal ansætte en ny medarbejder og løbende under ansættelsen. Her er nogle måder, arbejdsbeskrivelsen kan bruges på:

Rekruttering
Arbejdsbeskrivelsen kan bruges som grundlag for at tiltrække de rette kandidater til stillingen. Den sikrer, at I får defineret, hvad stillingen skal indeholde, og at I kommunikerer de præcise krav og forventninger til ansøgerne. Når menighedsrådet har brug for at ansætte en ny medarbejder, er det derfor hensigtsmæssigt, at I drøfter, hvilke opgaver I ønsker, at den nye medarbejder skal udføre, og samtidig er det vigtigt, at I får opgaverne skrevet ind i en arbejdsbeskrivelse.

Introduktionsforløb
Når en ny medarbejder starter, kan arbejdsbeskrivelsen bruges som udgangspunkt for et introduktionsforløb. Den giver overblik over de opgaver, som vedkommende skal løse og kan danne grundlag for en god drøftelse af, hvad menighedsrådet forventer, at medarbejderen skal lave.  Samtidig har den nye medarbejder mulighed for at stille spørgsmål til opgaverne i stillingen.

Kommunikation med medarbejderen
Det er vigtigt at kommunikere klart og åbent med medarbejderen om arbejdsbeskrivelsen. Når I udarbejder arbejdsbeskrivelsen, bør I involvere medarbejderen, så han/hun kan stille spørgsmål og komme med input. Det skaber ejerskab over de opgaver, medarbejderen skal løse og sikrer, at han/hun har en forståelse af, hvad der forventes.

I løbet af ansættelsen er det vigtigt at være opmærksom på, om arbejdsbeskrivelsen skal justeres og tilpasses eventuelle ændringer i arbejdsopgaver.

Arbejdsbeskrivelsen er ikke statisk. Hvis medarbejderens opgaver ændrer sig, fordi der bliver behov for at tilføje andre opgaver eller eventuelt fjerne opgaver fra stillingen, bør arbejdsbeskrivelsen opdateres. Menighedsrådet kan løbende ændre i arbejdsbeskrivelsen med baggrund i ledelsesretten, hvis I ønsker, at der er nye opgaver, der skal varetages i stillingen.

Hvis der laves ændringer i arbejdsbeskrivelsen, skal disse meddeles til medarbejderen af den daglige leder eller kontaktpersonen, og samtidig kan der udleveres en tilrettet arbejdsbeskrivelse. Når I ønsker at ændre på indholdet i en stilling, skal I vurdere, om ændringen kan foretages inden for ledelsesretten, uden at medarbejderen skal høres og varsles om ændringen. Medarbejderen skal tåle en ændring, der ligger inden for stillingens kerneopgaver. Det vil med andre ord sige, at I har mulighed for at ændre i opgaverne i fx en kordegnestilling fra dag til dag, hvis de ligger inden for de opgaver, som normalt varetages af en kordegn.

Er der tale om ændringer, der betegnes som væsentlige stillingsændringer, er I forpligtet til at foretage en høring af medarbejderen om de påtænkte ændringer, før ændringen kan træde i kraft efter varslingsperioden. Et eksempel på det er, at menighedsrådet beslutter, at en fuldtidsansat kordegn, skal have ændret sin stilling, så vedkommende skal varetage 7 timers kirketjeneropgaver, mens 7 timers kordegneopgaver bortfalder. I et sådan tilfælde, vil menighedsrådet ikke kunne bede kordegnen om at udføre kirketjeneropgaverne fra dag til dag. Menighedsrådet skal være opmærksom på, at det udgør en væsentlig stillingsændring, og medarbejderen skal høres vedrørende den påtænkte væsentlige stillingsændring.

Først efter udløbet af en høringsperiode kan menighedsrådet træffe beslutning om, at vedkommende bliver ansat i den ændrede stilling.  I høringsperioden har medarbejderen lejlighed til at komme med sine eventuelle kommentarer til ændringerne i opgaverne og samtidig give besked om, om vedkommende ønsker at tiltræde den ændrede stilling. Medarbejderen kan også vælge at takke nej til den ændrede stilling, og resultatet vil være, at menighedsrådet skal træffe beslutning om eventuel opsigelse af medarbejderen med dennes individuelle opsigelsesvarsel.

Det er menighedsrådet, som beslutter, hvilke opgaver der skal løses og dermed være en del af en stilling. En stillingsbeskrivelse kan ikke sættes på formel, for det er lokalt bestemt, hvad indholdet i en stilling skal være. Derfor er det vigtigt, at menighedsrådet beslutter, hvad lønkronerne skal bruges til.

Nedenstående i "Vil du vide mere?" er der udkast til arbejdsbeskrivelser, som der kan tages udgangspunkt i.