Hvad kan vi gøre for at planlægge vores arbejde og dermed får mere arbejdsglæde? Det spørgsmål beskæftigede præsternes arbejdsmiljøorganisation sig med 28. april i Københavns Stift i selskab med Pernille Garde Abildgaard, som er ekspert i personlig og kollektiv effektivitet.
Pernille Garde Abildgaard, specialist i personlig og professionel effektivitet, stod for arbejdsmiljødagen i Københavns Stift om professionalisme og arbejdstilrettelæggelse.
Alle arbejdsdage er forskellige, men i langt de fleste tilfælde er gode arbejdsdage kendetegnet ved, at vi nåede (en del af) det, vi gerne ville. Arbejdsglæde hænger med andre ord sammen med effektivitet i arbejdet.
Få færre afbrydelser og mere fokus Grundlæggende handler det om at gøre det, vi gør, mens vi gør det, og i videst muligt omfang kun lade os forstyrre at det, der ikke kan vente, til vi er færdige med en arbejdsopgave.
Det kræver ifølge Pernille Garde Abildgaard, at vi sætter rammer op for vores arbejde og tilrettelægger de forskellige arbejdsopgaver, så vi selv og andre er klar over, hvornår vi er tilgængelige og hvornår vi skal holde fokus. Afbrydelser er en naturlig del af vores arbejde, telefonen ringer, vi modtager en mail, eller en kollega har brug for hjælp, men vi kan med et vedholdende fokus og hjælpeværktøjer få færre af dem.
Formål: Skaber motivation og gode rammer for fordybelse.
Hvad: Man fokuserer på en opgave i 25 minutter efterfulgt af fem minutters pause, hvorefter man igen fokuserer 25 minutter.
Tip: Brug en timer, så du får besked, når de 25 og de 5 minutter er gået og gør det synligt for andre, når du er i gang med de 25 minutter, hvor du ikke vil forstyrres.
Hvordan: Metoden kan sende et signal til andre og sig selv om, at man i et begrænset tidsrum ikke er tilgængelig.
Formål: Kan bruges til at understøtte, at man gør en type opgave ad gangen, og når hele vejen rundt i arbejdsopgaverne.
Hvad: Man inddeler sin arbejdsuge i forskellige typer af arbejdsopgaver – fokustid (til kerneopgaver, koncentration og strategi), tid hvor man er tilgængelig, tid til møder, social/frokost-tid og planlægningstid.
Tip: Giv hver enkelt type arbejdsopgave sin farve i din kalender. Hvor meget de enkelte typer skal fylde afhænger af dit arbejde. Prøv dig frem og begynd med en type opgave den første uge, fx kan man begynde med at slutte hver dag og hver uge af med planlægningstid.
Hvordan: Metoden skaber et sprog og en synlighed for en selv og kolleger om, at ens arbejde består af forskellige typer opgaver.
”I skal slå jeres notifikationer fra med det samme – både på jeres pc og på telefonen,” lyder det resolut fra Pernille Garde Abildgaard. At tjekke og besvare e-mails er en af de mest forstyrrende opgaver i løbet af en arbejdsdag. Ifølge Pernille Garde Abildgaard tjekker cirka halvdelen af os mails hen over hele arbejdsdagen. Det betyder konstante afbrydelser af det, vi er i gang med, og bidrager til kognitiv overbelastning.
E-mails er en opgave – sæt tid af til den
Tjek den kun få gange om dagen – gerne på faste tidspunkter (og gør det til en rutine)
Slå alle notifikationer fra
Lad ikke mailen bestemme, hvad der er vigtigt
Lær dit mailprogram at kende og brug de gode sorteringsfunktioner – fx så alle nyhedsmails lander i en mappe
Lav en mappe til cc-mails og tjek den én gang om ugen.
Skab produktive møder I folkekirken spiller mødeaktivitet en stor og vigtig rolle som et forum, hvor vi kan træffe beslutninger i fællesskab. Men hvordan skaber vi produktive møder, som styrker beslutningstagning i stedet for at dræne os for energi og arbejdsglæde?
Mødelederen har en afgørende rolle, men alle mødedeltagere påvirker mødekulturen og har derfor ansvar for at vi bruger vores møder til det møder er gode til: at skabe fælles fodslag og træffe beslutninger sammen.
Bed om at mødeindkalder sender en beskrivelse af formålet med mødet
Kom fem minutter før mødet begynder
Meld tilbage til mødeindkalderen, hvis indholdet på mødet lige så godt kunne have været sendt på en e-mail med orientering
Sæt tid af til forberedelse af de møder du deltager i
Efterspørg tydelige beslutninger, og hvad der skal gøres, efter at mødet er slut, for at følge op på beslutningen
