Ordningen om anvendelse af APP-en er frivilligt for den enkelte arbejdsgivere, og sker ved tilmelding.
Hvilken betydning får det for arbejdsgivere og lønmodtagere at anvende APP-en til kørsel
Hidtil har en lønmodtager der f.eks. har foretaget en tjenstlig kørsel, skulle angive dette på et skema, hvorefter det er blev godkendt til anvisning i FLØS. Skemaet er efterfølgende tilgået de personer der indberetter i FLØS, med henblik på anvisning og afregning via FLØS.
Med APP-en vil lønmodtageren indberette kørslen digitalt, hvorefter kørslen skal godkendes af en udvalgt person fra menighedsrådet. Godkender rollen er pt. tildelt formand, personaleansvarlig og kasserer, men menighedsrådet kan via ”Brugeradministration” på FIN efterfølgende udpege en anden person som får rollen som godkender f.eks. en kirkegårdsleder m.fl. Rollen der skal tildeles hedder ”Administrativ medarbejder”.
Når kørslen godkendes, vil indberetningen automatisk komme ind i FLØS, og skal dermed ikke længere indtastes. Hermed minimeres risikoen for fejlindtastninger, ligesom der er sker en lettelse af indberetninger i FLØS.
Hvilken betydning får det for arbejdsgivere og lønmodtagere at anvende APP-en til fravær
Indberetning af fravær omhandler f.eks. afholdelse af ferie og særlige feriedage. Ligesom med kørsel, foretages indberetningen af lønmodtageren, hvorefter fraværet skal godkendes, og dermed automatisk overføres til FLØS.
Et opmærksomhedspunkt, som man som arbejdsgiver skal være opmærksom på, er at når godkendelsen foreligger betyder det at ferieafholdelsen er godkendt. Arbejdsgiver har dermed accepteret godkendelsen af den ønskede ferie/særlige feriedage. Det betyder også at ferie kan være planlagt ud i fremtiden, og indberetningen i FLØS venter blot på at afholdelsestidspunktet indhentes før registreringen indgår i lønberegningen.
Hvornår kan APP-en anvendes
Lige nu er APP-en ved at blive testet i 6 provstier rundt om i landet. Når testen er afsluttet, vil alle provstier stiftsvis blive implementeret, hvilket forventes at ske i løbet af 2. kvartal 2026.
Efterfølgende implementeres stiftsvis menighedsrådene m.fl. hvilket forventes at ske i 3. og 4. kvartal 2026.
Erfaringer med APP-en
I Fællesfondsløncentret, som blandt andet aflønner præster og provster, har APP-en til kørsel og fravær været anvendt siden ultimo 2021.
De erfaringer, som Fællesfondsløncentret har gjort, er blandt andet at registrering af ferie og særlige feriedage er optimeret, dette skyldes den godkendelsesproces der er ved den digitale løsning. Ligeledes minimeres evt. fejlanvisninger, da APP-en altid har det medarbejdernummer som lønmodtageren, har ved sin ansættelse hos den enkelte arbejdsgiver. Der kan med andre ord ikke ske en anvisning til den forkerte medarbejder.
Indberetningen af kørsel sker mere løbende, og risikoen for at et lønbilag mistes undervejs, når lønbilaget skifter hænder mellem medarbejder, godkender og den person som indberetter i FLØS, er ikke eksisterende, da data automatisk overføres ved godkendelse.
Mere detaljeret information kommer senere.
Med venlig hilsen
Stifternes løncenter for menighedsråd