Endeligt budget

Ifølge Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision er Økonomiportalen den elektroniske indberetningsportal til alle menighedsråd. Det er obligatorisk at benytte portalen. Det er her, budgetter og regnskaber afleveres, og det er herfra, kvartalsrapporten trækker budgettal. Økonomiportalen understøtter alene fordelingen af indtægter og udgifter på 2-cifrede formål, hvilket også svarer til den officielle kontoplan.

Hvis man ønsker at budgettere i forhold til mindstekravet, kan man vælge at lave sit budget direkte i Økonomiportalen. Det betyder, at man kan danne og udskrive sin kvartalsrapport, men ikke andre budgetopfølgningsrapporter i regnskabssystemet.

De mest benyttede regnskabssystemer har et budgetmodul, som understøtter brug af dimensioner, genbrug af tidligere års budgettal eller regnskabstal, opskrivning af budgettal, fordeling af poster på artskonti mv.

De muligheder har man ikke til rådighed, hvis man taster og vedligeholder sit budget direkte i Økonomiportalen. Hvis man derimod har benyttet regnskabssystemernes budgetmodul, får man samtidigt muligheden for at udskrive budgetopfølgningsrapporter på forskellige niveauer og med forskellige detaljeringsgrader.

En grundsætning inden for budgetopfølgning er, at output aldrig bliver bedre end input!

• Hvis man kun har benyttet Økonomiportalen til sin budgetadministration, kan man alene benytte kvartalsrapporten som budgetopfølgningsrapport. Har man benyttet budgetmodulet, kan man som supplement til kvartalsrapporten benytte forskellige rapporter som en del af budgetopfølgningen i regnskabssystemet.
   
• Man kan ikke få mere detaljerede regnskabsdata ud i en rapport, end det niveau, man har budgetteret og bogført sine regnskabsdata på i regnskabssystemet.
  
  Hvis man kun har budgetteret og bogført på det obligatoriske niveau på 2- cifrede formålskonti, kan man ikke udnytte de mere specificerede rapportmuligheder. De muligheder åbner sig først, når man bruger de lokale 4-cifrede formål eller de frivillige dimensioner, som er Sted og Opgaver.
   
• Regnskabsrapporterne vil kun afspejle virkeligheden i den udstrækning, man er omhyggelig med at kvalificere sine tal i budget og bogføring. Det vil sige, at indtægter, lønudgifter og øvrige driftsudgifter budgetteres og bogføres på de formålskonti og artskonti, hvor de hører hjemme, og at de fordeles efter en kvalificeret fordelingsnøgle.

Budgettering af lønudgifter vil ofte kunne tage udgangspunkt i det senest udarbejdede budget. Når man benytter budgetmodulet, får man også her stillet nogle gode værktøjer til rådighed, som gør det nemmere og mere fleksibelt og detaljeret at arbejde med budgettet. Til forskel fra budgettering af øvrige driftsudgifter skal man være opmærksom på, at man ikke kan hente løntal fra et andet regnskab ind i budgetmodulet. Man kan alene hente tal ind fra et andet budget fra samme eller tidligere år, som er udarbejdet i budgetmodulet. Vær opmærksom på:

• korrigér for kendte/forventede nye eller nedlagte stillinger.
   
• overvej at benytte løntalsreguleringer ifølge udmelding fra By-, Land- og Kirkeministeriet.
   
• kontrollér og opdatér formålsfordelingen af hver enkelt medarbejders lønudgift med den forventede virkelighed i budgetåret.
   
• overvej, om I vil fordele den enkelte medarbejders løn ud på de aktuelle artskonti, så grundlaget for budgetopfølgning optimeres.

Budgetrammen for drifts- og lønudgifter fastsættes af provstiudvalget og meddeles til menighedsrådene senest 15. september. Herefter kender kirkekassen altså den præcise rammebevilling til drift for det kommende budgetår.

I forbindelse med udarbejdelse af budgetbidraget samt eventuelt efterfølgende budgetarbejde har kirkekassen som minimum allerede fordelt sine udgifter ud på 2-cifrede formål. Hvis man benytter budgetmodulet, får man stillet nogle gode værktøjer til rådighed, som gør det mere fleksibelt og detaljeret at arbejde med budgettet.

Øvrige driftsudgifter dækker over alle andre udgifter end løn. Hvis grundlaget for senest afsluttede regnskabsår er validt og retvisende, kan det være en idé at tage udgangspunkt i eller hensyn til disse tal. Alternativt kan det være fint at tage udgangspunkt i et tidligere års budget. Uanset hvad man vælger, skal man være opmærksom på:

• ændringer i forudsætningerne, såsom nye eller nedlagte aktiviteter
   
• pristalsreguleringer ifølge udmelding fra By-, Land- og Kirkeministeriet
   
• korrektion for eventuelle ekstraordinære eller aperiodiske udgifter, som var i det år, man tog udgangspunkt i. Eller som man ved kommer i det kommende budgetår
   
• tilpasning af udgiftsposter, hvor der er sket eller forventes at ske væsentlige ændringer. Det kan fx være nyanskaffelser eller forbedringer af tekniske installationer eller maskiner, som forventes at reducere væsentlig i driftsudgifterne.

I løbet af foråret, hvor man har startet sin budgetproces for det kommende budgetår, har man angivet sine eventuelle ønsker om bevilling af projekter med en kort begrundelse og et forslag til finansiering.

Efter afslutning af budgetsamrådene fastsætter provstiudvalget projektbevillinger og meddeler dem til menighedsrådene senest 15. september. Herefter ved man, hvilke projektønsker der er blevet bevilget.

Derfor skal man, i forbindelse med den endelige budgettering, ændre status til bevilget på disse projekter i Økonomiportalens bilag 8.

I løbet af foråret, hvor man har startet sin budgetproces for det kommende budgetår, har man angivet sine eventuelle ønsker om bevilling af anlægsudgifter med en kort begrundelse og et forslag til finansiering.

Efter afslutning af budgetsamrådene fastsætter provstiudvalget anlægsbevillinger og meddeler dem til menighedsrådene senest 15. september. Herefter ved man, hvilke anlægsønsker der er blevet bevilget, og hvilke der i det kommende budgetår ikke er bevilget som anlæg.

I forbindelse med den endelige budgettering skal man derfor (manuelt) overføre de bevilgede anlægsprojekter fra bilag 7 til bilag 3 i budgetskemaet. Ønsker til anlæg angivet under bilag 7 slettes.

Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at overføre budget på anlæg fra budgetmodulet til Økonomiportalen. Det anbefales

derfor, at man undlader at udfylde 'Anlæg' i budgetmodulet i løbet af budgetprocessen.

Først når provstiet i efteråret har udmeldt det endelige budget - og budgettet er korrekt udfyldt på Økonomiportalen - udfyldes budgettet i budgetmodulet med budgettallene for de bevilgede anlæg.

I regnskabssystemet kan indtægter og udgifter fordeles på 4-cifrede formål. 3. og 4. ciffer i regnskabssystemernes budgetmodul er frivillige at benytte og oprettes i den lokale kirkekasses eget regnskab. Det giver mulighed for et mere detaljeret budget.

I systemet er der også mulighed for at benytte 2 frivillige og fleksible dimensioner. Det understøtter høj grad mulighederne for en tæt og lokalt tilpasset budgetopfølgning. De 2 dimensioner er henholdsvis Sted og Opgaver, som oprettes lokalt i regnskabssystemet.

Vælger man at bruge de frivillige dimensioner kræver det en vis disciplin og stringens i forhold til budgetlægning og regnskabsføring. Til gengæld får man et bedre datagrundlag til sin budgetopfølgning, og man vil nemmere og mere kvalificeret kunne identificere og lokalisere, hvad en budgetafvigelse vedrører.

Bemærk i øvrigt, at dimensionerne kan benyttes til alle typer af indtægter, lønudgifter og udgifter til øvrig drift.

Når man i november afleverer budgettet i Økonomiportalen, låses budgettet. Man kan ikke foretage korrektioner i det afleverede budget. Derfor vil kvartalsrapporten i budgetåret være statisk og kan altså ikke tilrettes i forbindelse med eventuelle ønskede budgetkorrektioner. I forhold til kvartalsrapporten må kirkekassen derfor i løbet af året manuelt notere sig budgetkorrektioner og leve med dem den resterende del af året.

Har man benyttet budgetmodulet, har man derimod muligheden for at gennemføre en budgetkorrektion. På den måde har man mulighed for at udskrive en korrigeret og opdateret budgetrapport i regnskabssystemet. Det anbefales at oprette en kopi af det oprindelige budget og tilrette med budgetkorrektionerne i det nye budget i budgetmodulet. Så vil man forsat have det oprindelige budget, som matcher kvartalsrapporten.

Det er muligt at trække budget- og regnskabstal fra regnskabssystemet ud i Excel og derfra bearbejde tallene, som man ønsker. Det er en god mulighed for de brugere, som er fortrolige med regnearksprogrammet Excel. Systemudbyderne har udmærkede beskrivelser og vejledninger til, hvordan man laver opsætning af Excel, importerer data med videre.

Brug af Excel Webdata giver gode muligheder for at arbejde med kirkekassens budget- og regnskabstal på et niveau, som overgår udskriftsmulighederne i regnskabssystemet. Excels funktioner som pivottabel, filtrering og så videre giver næsten uanede muligheder for behandling og analyse af talmaterialet.

Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at importere et budget fra fx Excel til regnskabssystemet. Et budget udarbejdet i Excel vil derfor skulle indtastes manuelt i budgetmodulet. Det samme gælder, hvis man taster sit budget direkte i Økonomiportalen. Man kan ikke overføre budgettal fra Økonomiportalen til regnskabssystemets budgetmodul.