Andre økonomiske aspekter

Arkivering af regnskabsmateriale

Alle regnskabsbilag og -bøger skal opbevares i fem år. Regnskabsmaterialet skal opbevares på en sådan måde, at det uden vanskeligheder kan gøres tilgængeligt her i landet for offentlige myndigheder med flere, som i henhold til anden lovgivning har ret til at kræve indsigt i regnskabsmaterialet.

Artskontoplan

Der anvendes en 6-cifret artskontoplan for de lokale kasser. Artskontoplanen, der er obligatorisk at anvende, udgør sammen med formålskontoplanen den samlede kontoplan.

Bilag til regnskabsinstruk

Opgave- og ansvarsfordelingen for den enkelte kirkekasse fremgår af bilagene til regnskabsinstruks. Menighedsrådet har selv ansvaret for at udfylde og vedligeholde bilagene, som skal kunne fremsendes til provstirevisor ved forespørgsel.

Bindende stiftsbidrag

Stiftsrådet kan af hensyn til det kirkelige liv træffe beslutning om at udskrive et bindende bidrag fra kirkekasserne til finansiering af aktiviteter i stiftet.

Beskrivelse af bogføringsprocedure

Alle virksomheder, som er underlagt bogføringsloven, skal udarbejde en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon til formålet. Denne skabelon har Landsforeningen tilpasset en udgave af, som langt de fleste af folkekirkens lokale kasser med fordel kan anvende. Denne skabelon finder du på Folkekirkens IntraNet under Forside/Skabeloner/Økonomi

Budgetsamråd

På budgetsamrådet, som indkaldes af provstiudvalget, belyses de økonomiske forhold i provstiet, ligesom menighedsrådenes ønsker om nye, større udgiftskrævende opgaver skal drøftes. Budgetsamrådet har ingen besluttende myndighed.

Dataarkiv

Dataarkivet, som er en del af Folkekirkens IntraNet, indeholder materialer vedr.:

Regnskab, årsregnskab og herunder regnskabsmaterialer, godkendelser, revisionsprotokol og påtegning med mere.

• Beslutningsprotokoller
• Lønudbetaling (FLØS)
• Gravstedsaftaler (GIAS)
• Kapitaler (KAS).

Formand, kasserer, kontaktperson samt kirkeværge har automatisk adgang til relevante dele af dataarkivet. Adgang for andre personer administreres af formanden. Provstirevisor og tilsynsmyndigheder har adgang til "Regnskab" i ovenstående liste.

Ferielov og regnskabet (Lønmodtagernes feriemidler)

Som følge af ny ferielov har lønmodtagerne i perioden 1-9-2019 til 31-8-2020 opsparet feriemidler, som i denne sammenhæng benævnes lønmodtagernes feriemidler. Disse feriemidler skal afregnes til fonden ved samme navn, nemlig Lønmodtagernes Feriemidler. Indbetaling af feriemidler kan tidligst ske i 2021, men kan også helt eller delvist udskydes til indbetaling senere år.

På den måde kan menighedsrådet vælge at beholde midlerne som en form for lån i Lønmodtagernes Feriemidler.

Regnskabsmæssigt er det centrale i den udmeldte løsning fra By-, Land- og Kirkeministeriet, at feriepengeforpligtelsen for disse feriemidler ikke optages som en skyldig post i f.eks. 2020-regnskabet, men alene medtages som en udgift i regnskabet i det år, hvor beløbet afregnes til Lønmodtagernes Feriemidler.

Det har været vigtigt for Landsforeningen, at forpligtelsen synliggøres i regnskaberne, så denne viden fremadrettet kan indgå i menighedsrådets økonomiske prioriteringer og likviditetsstyring. Bilaget til regnskabet vedr.lønmodtagernes feriemidler videreføres derfor i lignende form i 2020- regnskabet, hvor oplysninger om endnu ikke afregnede feriemidler skal angives.

Landsforeningen har i den forbindelse medvirket til udarbejdelsen af rapporten ’ Skyldigt beløb til Lønmodtagernes Feriemidler pr. 31. december 2020’, som ligger i DATAARKIV under lønmappen for november 2020.

Rapporten viser feriemiddelbeløbet både som sum for menighedsrådets

CVR-nr. og beløbet pr. enkelt medarbejder. Rapporten er dannet på baggrund af lønafviklingen ultimo november 2020, som derfor indeholder resultatet af november bagud og december forud.

Bilaget, som menighedsrådet skal udfylde i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet, skal indeholde oplysninger om det opsparede beløb pr. 31- 12-2020, og hvor mange medarbejdere det omfatter.

Formålskontoplan

Der anvendes en 2-cifret formålskontoplan for de lokale kasser. Formålskontoplanen, der er obligatorisk at anvende, udgør sammen med artskontoplanen den samlede kontoplan.

Forsikring

Folkekirkens selvejende kirker, præsteembeder, provste- og provstiadministrationer, stiftsadministrationer m.fl. er omfattet af Folkekirkens Forsikrings- og Selvforsikringsordning.

Forsikringsenheden

Forsikringsenheden administrerer Folkekirkens selvforsikringsordning. Uanset forsikringstype kan menighedsrådene henvende sig til Forsikringsenheden med spørgsmål på telefon 7020 1991 eller mail fe@km.dk.

Frie midler (fri kassebeholdning)

Menighedsrådets frie midler er den kassebeholdning, menighedsrådet selv kan disponere over, når den aktuelle beholdning er reguleret for skyldige og forudbetalte omkostninger, likviditet reserveret til anlægsprojekter samt den likviditet, der er stillet til rådighed af provstiet. De frie midler opgøres hvert år i forbindelse med årsregnskabet.

Fritagelse for grundskyld (ejendomsskat)

Der er mulighed for, at kirkekasser kan blive fritaget for grundskyld på forsamlingshuse, der ikke drives erhvervsmæssigt. Ved forsamlingshus forstås en bygning, der er bestemt til og hovedsagelig benyttes til afholdelse af møder af politisk, religiøs og oplysende karakter, og hvortil der er offentlig adgang.

Ansøgning om fritagelse skal indsendes til kommunen, og det er kommunalbestyrelsen, der beslutter, om bygningen er omfattet af grundlag for fritagelse. Landsforeningen har udarbejdet en skabelon til ansøgningen, som du finder på Folkekirkens IntraNet under Forside/Skabeloner/Økonomi og filter SKAT.

Menighedsrådet er velkommen til at kontakte Landsforeningen af Menighedsråd for videre afklaring og sparring om emnet ud fra jeres lokale perspektiv.

GIAS

GIAS, der står for GravstedsIndberetnings- og AdministrationsSystemet, er en løsning til opkrævning af betaling fra køberen af en gravstedsaftale om flerårig vedligeholdelse mv.

Fakturaer og bogføringsbilag vedr. gravstedsaftaler finder du i Kirkeportalen på Folkekirkens IntraNet.

Grundskyld, ikke afregnet

På ejendomsskattebilletten fremgår det, at eventuelle stigninger i grundskylden på over 200 kr. automatisk indefryses og fratrækkes opkrævningen. Indefrysning under den midlertidige ordning gælder for perioden 2018-2020.

Dermed opstår en fremtidig forpligtelse, som ønskes synliggjort i regnskabet. Årsregnskabets bilag 1 med oplysninger om menighedsrådenes ejendomme suppleres derfor med en kolonne, hvor ikke afregnet grundskyld pr. ejendom skal anføres.

KAS 

KAS står for KapitalAdministrationsSystem og er stifternes system til at administrere bl.a. gravstedskapitalerne.

Bilag fra KAS finder i Kirkeportalen på Folkekirkens IntraNet.

Kvartalsrapport

Efter udløbet af henholdsvis 1., 2. og 3. kvartal fremlægger kassereren en regnskabsoversigt i form af en kvartalsrapport til behandling i menighedsrådet. Bemærk, at provstiudvalget skal have tilsendt kopi af kvartalsrapporten. Efter 4. kvartal bliver kvartalsrapporten erstattet af årsregnskabet.

Licitation (udbud)

Provstier og menighedsråd er generelt set underlagt de samme krav om udbud af opgaver som andre offentlige myndigheder. De overordnede regler fremgår af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

Her gives information om lovgivning og beløbsgrænser i forhold til indhentning af tilbud, jf. tilbudsloven.

Tilbudsloven regulerer bl.a. de offentlige indkøb på bygge- og anlægsområdet, der har en samlet værdi på lavere end 3 mio. kr. ekskl. moms, og som derfor oftest er relevant for menighedsrådene. Er beløbet over 3 mio. kr., er der pligt til at afholde en licitation. Menighedsrådene er underlagt de samme krav til udbud af opgaver som andre offentlige myndigheder, herunder de samme tærskelværdier.

Opgaver med en værdi fra 300.000 kr. – 3 mio. kr. skal derfor indgås på baggrund af underhåndsbud. Af tilbudslovens § 12 fremgår følgende:

Stk. 4. Når den samlede, anslåede værdi eksklusive moms af et bygge- og anlægsarbejde overstiger 300.000 kr., skal udbydere omfattet af § 1, stk. 2, nr. 1 og 2, indhente mindst to underhåndsbud. Disse udbydere kan ikke ved hvert udbud indbyde den samme kreds af virksomheder.

Stk. 5. Udbyderen skal ved indhentning af underhåndsbud give meddelelse om, hvorvidt tildeling af ordren vil ske på grundlag af kriteriet laveste pris eller kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Stk. 6. Udbyderen kan forkaste et tilbud, såfremt det findes overvejende sandsynligt, at den bydende er ude af stand til at gennemføre arbejdet i tilfredsstillende kvalitet, på hensigtsmæssig og forsvarlig måde og i rette tid.

Der kan i udgangspunktet kun indhentes tre underhåndsbud. Et fjerde underhåndsbud er dog tilladt, såfremt dette indhentes uden for lokalområdet.

Særligt i forhold til folkekirken fremgår følgende afsnit i Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision:

Udbud

Provstier og menighedsråd er underlagt de samme krav til udbud af opgaver som andre offentlige myndigheder. De overordnede regler fremgår af Konkurrencestyrelsens hjemmeside, www.ks.dk/udbud. Det er bl.a. lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren og EU’s udbudsregler.

Menighedsrådene skal være opmærksomme på regler for krav om udbud, indhentning af tilbud samt indgåelse af aftaler. Der kan indhentes rådgivning i det lokale stift samt på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

I Bekendtgørelse af lov om menighedsråd fremgår endvidere:

§ 40. Menighedsrådet kan ikke overdrage udførelsen af større arbejder eller leverancer til et medlem af rådet uden efter forudgående licitation.

Stk. 2. Biskoppen kan dog i særlige tilfælde gøre undtagelse fra denne regel.

Derudover fremgår det af revisionsinstruksen, at revisor fx kan efterprøve:

• om indkøb af varer og tjenesteydelser er foretaget bedst og billigst
• om der anvendes indkøbsaftaler
• om anlægsdefinitionen overholdes af provstiudvalg og menighedsråd
• om opgaven kommer i udbud ved større projekter.

Menighedsmøde

Menighedsrådet indkalder en gang om året til et menighedsmøde, hvor menighedsrådet redegør for seneste års regnskab og det kommende års budget. Menighedsrådet aflægger beretning om virksomheden i det forløbne år og orienterer om den planlagte virksomhed i det kommende år.

MitID

MitID er ét fælles log-in til både offentlige og private selvbetjeningsløsninger, her under log-in til Folkekirkens IntraNet.

Vejledning om adgange til systemer på Folkekirkens IntraNet du under Forside/Systemer. Kontakt eventuelt Folkekirkens It for support på tlf.nr. 7020 2535.

MobilePay – oprettelse og registrering

I supplement til flere stifters information om oprettelse af MobilePay til brug i kirken i forbindelse med indsamling har Landsforeningen af Menighedsråd følgende information efter korrespondance med MobilePay.

Som angivet i visse af stifternes information gælder, at MobilePay Erhverv skal bruge følgende oplysninger i forbindelse med oprettelsen:

• Menighedsrådets cvr-nr.
• Bestyrelsesoversigt indeholdende cpr. nr. for alle i menighedsrådet
• Kopi af gyldigt pas/kørekort samt sundhedskort af formanden.

MobilePay har over for Landsforeningen bekræftet følgende:

• Når MobilePay skal legitimere bestyrelsesmedlemmer (menighedsrådsmedlemmer) i foreninger (sogne), tager de udgangspunkt i, hvordan foreningen og dennes bestyrelse er sammensat på tidspunktet, hvor de opretter løsningen.
   
• Når en person ikke længere er medlem af menighedsrådet bør menighedsrådet skrive en e-mail til MobilePay og meddele, hvilke personer der ikke længere er medlemmer af menighedsrådet.

Samtidigt skal MobilePay have en opdateret oversigt over alle medlemmer af menighedsrådet med fulde navn, CPR-nummer og bestyrelsespost (født medlem, menigt medlem eller valgt post i menighedsrådet). Denne oversigt skal stemme overens med oplysningerne på sogn.dk.

Herefter vil de forhenværende menighedsrådsmedlemmer blive slettet i MobilePays register.

MobilePay - Gebyrfritagelse

MobilePay Denmark A/S har den 23-10-2020 overfor Landsforeningen af Menighedsråd bekræftet, at det lokale menighedsråd kan blive undtaget fra at betale et månedligt abonnementsgebyr samt et gebyr pr. transaktion. Det forudsætter, at menighedsrådet er oprettet som erhvervskunde og anvendelse af MobilePay-aftalen alene sker til kollektindsamlinger.

MobilePay understreger, at menighedsrådene skal henvende sig til MobilePay ved oprettelse, da de behandler hver sag individuelt. Menighedsråd, der allerede har oprettet løsningen, kan kontakte MobilePay for anmodning om gebyrfritagelse fremover. Menighedsråd skal dog forsat betale et oprettelsesgebyr.

Ovenstående information om MobilePay er opdateret oktober 2020.

Moms

Menighedsrådene er omfattet af momslovens generelle regler.

Landsforeningen af Menighedsråds dokument ”Momspligten i relation til menighedsrådenes leverancer/aktiviteter” samt By-, Land- og Kirkeministeriets ”Momsvejledning 2013” finder du på Folkekirkens IntraNet under Forside/Skabeloner/Økonomi.

Provstirevisor

Den faguddannede revisor ansættes af stiftet. Revisor efterprøver regnskabets rigtighed i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og må derudover kun udføre anden assistance for det pågældende menighedsråd med provstiudvalgets accept.

Provstiudvalgskasse

Ved hvert provstiudvalg oprettes en provstiudvalgskasse, der bestyres af provstiudvalget. Provstiudvalgskassen dækker bl.a. udgifter til valg af provstiudvalgene og disses møder samt til provstiudvalgsmedlemmernes deltagelse i relevante kurser.

Regnskabsarkiv

Menighedsrådets regnskabsarkiv er en del af Kirkeportalen og Dataarkiv på Folkekirkens IntraNet og indeholder selve regnskabet samt dokumenter, som menighedsrådet, provstiudvalget og revisor producerer i forbindelse med årsafslutningsprocessen.

Regnskabsinstruks

By-, Land- og Kirkeministeriet har udarbejdet en regnskabsinstruks for de lokale kirkelige myndigheder, som alle menighedsråd er forpligtet til at følge.

Regnskabsinstruksen er en beskrivelse af opgaver, ansvar og kompetence. Instruksen skal kunne fremsendes til provstirevisor ved forespørgsel.

Skabelon til regnskabsinstruks finder du på Folkekirkens IntraNet under Forside/Skabeloner/Økonomi.

Restanceinddrivelse af gæld

Gældsstyrelsen er det offentliges restanceinddrivelsesmyndighed. Styrelsen er til for at hjælpe offentlige institutioner med en korrekt og effektiv inddrivelse af gældsposter hos både borgere og virksomheder.

Du kan læse om gældsstyrelsens løsninger og vejledninger her: https://gaeldst.dk/fordringshaver/individuelle-aftaler/kirker

Samarbejde mellem menighedsråd

Menighedsrådet kan vælge at samarbejde med andre råd om at løse kirkens opgaver. Samarbejdet aftales og beskrives i en vedtægt, hvor der f.eks. står, hvem der deltager, og hvad samarbejdet handler om. Der er meget få begrænsninger på, hvilke opgaver man kan løse i fællesskab.

Tilskud, støtte, donationer mv. til eksterne kirkelige aktiviteter

Generelt er der i økonomiloven hjemmel til at afholde udgifter i form af tilskud til lokale kirkelige organisationer, når visse betingelser er opfyldt.

Menighedsrådets afgørelse om at yde støtte skal bygge på en konkret vurdering af, om det pågældende formål kan siges at virke til fremme af det kirkelige liv på stedet.

Udgiftsformålet skal ifølge sagens natur være folkekirkeligt. Det er endvidere ikke hensigten, at der skal kunne ydes tilskud til landsdækkende kirkelige organisationer som sådan, men alene til sådanne organisationers lokale virksomhed.

Afgrænsningen i øvrigt bør være overladt til det enkelte menighedsråd under tilsyn af de stedlige kirkelige tilsynsmyndigheder, dvs. provstiudvalget og stiftsøvrigheden.

Udlejning af sognelokaler

Når menighedsråd udlejer sognelokaler, er det indtægtsdækket virksomhed. Vi anbefaler i denne forbindelse at læse punkt 6.5. Indtægtsdækket virksomhed i Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision.

Prisfastsættelsen skal ske sådan, at der ikke sker en konkurrenceforvridning overfor private eller offentlige konkurrenter, og således at omkostningerne er dækket. Herudover skal markedsprisen, fortjeneste og markedssituation indgå i overvejelserne for prisfastsættelsen.

Det kan være en svær øvelse for menighedsrådet at fastsætte prisen for udlejning sognelokaler. Landsforeningen af Menighedsråd har udarbejdet et forslag til et beregningsskema med yderligere information, som menighedsrådet kan anvende som et udgangspunkt for beregningen af kostprisen på udlejning af sognelokaler.

Skema til beregning af kostprisen på udlejning af sognelokaler finder du på Folkekirkens IntraNet under Forside/Skabeloner/Økonomi.

Vedtægt for kasserer

Jævnfør lov om menighedsråd skal menighedsrådet udarbejde en vedtægt for kassereren, som fastsætter personens forretningsområde.

Landsforeningen af Menighedsråd har udarbejdet et forslag til Vedtægt for kasserer, som du finder på Folkekirkens IntraNet under Forside/Skabeloner/ Økonomi

Vedtægt for regnskabsfører

I nogle tilfælde har menighedsrådet et ønske om at have en skriftlig aftale med regnskabsføreren, som indrammer samarbejdet. Landsforeningen af Menighedsråd har udarbejdet forslag til Vedtægt for regnskabsfører, som fastsætter personens opgaver, kompetencer og ansvarsområder.

Landsforeningen af Menighedsråd har udarbejdet et forslag til Vedtægt for regnskabsfører, som du finder på Folkekirkens IntraNet under Forside/Skabeloner/Økonomi

Økonomiloven

Lov om folkekirkens økonomi og tilhørende cirkulærer og vejledninger omhandler forholdene omkring budget, regnskab, bogholderi, revision samt kirkegårde, gravstedskapitaler mv.

Økonomiloven m.fl. finder du på www.retsinformation.dk

Økonomiportal

Økonomiportalen er stedet, hvor alle menighedsråd i Danmark indberetter regnskaber og budgetter til provstiet. Provstierne henter automatisk

regnskabs- og budgettallene fra Økonomiportalen til bearbejdning og sammenligninger mellem sognene i provstiet.

Adgang til portalen forudsætter et kassenr. og en adgangskode, der tildeles af provstiet.