Økonomi i menighedsrådet

Kirkeministeriets fastsatte budgetskema bruges som skabelon for budgetlægningen. Hvad enten der er tale om budget, kvartalsrapport eller årsregnskab, er opstilling og specifikation den samme. Kirkekassens kontoplan er to-dimensionel og består af en formåls- og en artskontoplan. Men der er ikke krav om, at budgettet skal specificeres på artskontoniveau, og derfor offentliggøres årsregnskabet heller ikke med den specifikation.

Budgettet viser på side 2 årets driftsbudget fordelt på hovedformål, anlægsbudgettet og det samlede budget for kassen. På siderne 3-5 specificeres budgettet på underformål.

 Fra side 6 og frem vises og specificeres bilagene 1-7:

• Bilag 1 viser en oversigt over likvide midler af egenkapital. Oversigten indeholder de typer af likvide midler, som kirkekassen kan have, og som den eventuelt skal angive forventet disponering af. 
  Bemærk, at man skal angive både den forventede saldo ved indeværende års udgang (muligt at estimere lidt bedre, da det er nært forestående) og den forventede saldo ved budgetårets udgang (lidt sværere at estimere, da det ligger minimum 14 måneder ud i fremtiden). 
  Bemærk også, at der bruges udtryk som "planlagt forbrug" og " forventet disponering." Man bliver altså alene bedt om at angive sit bedste bud, som man har på grundlag af de planer og forventninger, man har på budgetteringstidspunktet.
   
• Bilag 2 er en oversigt over salg af anlæg. Som det fremgår af bilagets forklaring, skal menighedsrådet her oplyse, hvis et salg planlægges. Salg af fast ejendom kan kun ske efter beslutning af menighedsrådet og med godkendelse af kirkeministeren eller efter dennes bemyndigelse af biskoppen, stiftsøvrigheden eller provstiudvalg. Som udgangspunkt vil det derfor alene være efter dialog med provsti og/eller stiftet, at menighedsrådet skal udfylde dette bilag.
   
• Bilag 3 handler om anlægsbevillinger i det kommende budgetår. I forbindelse med budgetbidraget skal og kan kirkekassen normalt ikke udfylde bilag 3, da man på dette tidspunkt endnu ikke formelt set har fået godkendt eventuelle anlægsbevillinger, men alene kan udtrykke ønske herom. Se mere om, hvordan man udfylder bilag 3 under afsnit Endeligt budget.
   
• Bilag 4 - omhandler personaleoplysninger, dvs. oplysninger der ligger til grund for lønbudgettet.
   
• Bilag 5 - viser den forventede indbetaling til Lønmodtagernes Feriemidler fordelt på år.
   
• Bilag 6 - se information om dette bilag under afsnit Budgetskemaet.
   
• Bilag 7 - se information om dette bilag under afsnit Budgetskemaet.

irkekasseregnskabet er to-dimensionelt. Det vil sige, at alle regnskabsposter bogføres på to dimensioner, som hedder formål og art.

 Fordeling på formål er opdelt i 2 regnskabsopstillinger – driftsregnskab som er formål 1-7 og anlægsregnskab som er formål 8-9:

1. Fælles indtægter (ligning og evt. bevillinger)
2. Kirkebygning og sognegård
3. Kirkelige aktiviteter
4. Kirkegård udgifter
5. Præstebolig mv.
6. Administration og fællesudgifter
7. Finansielle poster
8. Anlægsinvesteringer
9. Anlægsfinansiering

Fordeling på artskonti:

• 10xxxx - Indbetalinger og tilskud
• 11xxxx - Salg af varer og tjenesteydelser
• 16xxxx – Huslejeudgifter
• 18xxxx – Løn
• 22xxxx - Andre ordinære driftsomkostninger
• 25xxxx - Finansielle indtægter
• 26xxxx - Finansielle udgifter
• 28xxxx - Ekstraordinære indtægter
• 29xxxx - Ekstraordinære udgifter
• 51xxxx - Finansieret af anlægsbevilling

Alle indtægter og udgifter føres både på en formålskonto og en artskonto. Regnskabsprincippet kan illustreres sådan (udpluk af artskontigrupper):

Det to-dimensionelle regnskabsprincip gør, at man kan fordele budget og regnskab ud på henholdsvis formål og art. Det er altså to forskellige vinkler på den samme økonomi, som man ser i budgetter, årsregnskaber og kvartalsrapporter. Det gør netop, at man kan få vist henholdsvis budget og regnskab for fx formål 3 fordelt på tre artsgrupper, som er indtægter, udgifter til løn og udgifter til øvrig drift – se eksempel nedenfor. Alle artskonti summerer op i en af de tre artsgrupper.

Forhold omkring kvartalsrapporten er beskrevet i Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision og i regnskabsinstruksen.

Kvartalsrapporten er den kvartalsvise rapportering, hvori regnskabet er sammenholdt med budgettet. Menighedsrådet skal senest 2 måneder efter et kvartals udløb behandle kvartalsrapporten på et menighedsrådsmøde og efterfølgende fremsende et eksemplar til Provstiudvalget. Kvartalsrapporten består grundlæggende af 2 sider, men kan udskrives med detaljer, så den bliver på i alt 8 sider.

Hvis man benytter et af de mest udbredte regnskabssystemer, er indholdet og opstillingen af kvartalsrapporten defineret. Rapporten sammenligner det realiserede regnskab med budgettet, og viser "Forbrug til dato i procent (%)".

For resultatopgørelsen er det relevant at vide, at beløbene i:

• regnskabskolonnen hentes fra bogføringssystemet
• budgetkolonnen hentes fra det budget, som man i sin tid afleverede i økonomiportalen.

På side 1 og siderne 3-8 vises resultatopgørelsen, dels på hovedformålene (side 1) og på underformålene (side 3-8). På side 2 vises den finansielle status.

Det fremgår af regelgrundlaget, at det er obligatorisk at udarbejde et budget, og at det udgør styringsgrundlaget for menighedsrådets økonomiske dispositioner. Når rammebudgettet er udmeldt, har menighedsrådet stor frihed til at budgettere og disponere inden for den fastsatte ramme.

På budgetskemaets side 1 er der tre tekstbokse, hvor menighedsrådet har mulighed for at fortælle og synliggøre de økonomiske prioriteringer og budgetmæssige konsekvenser. De tre muligheder er:

• "Målsætninger for hele valgperioden, der indgår i dette års budget"
  Her kan man fx indledningsvis skitsere, hvilke målsætninger menighedsrådet har, og hvilke overordnede prioriteringer det forventes at medføre i valgperioden. Dette kan så suppleres med de mere konkrete økonomiske prioriteringer, som det afføder i budgetåret.
   
• "Særlige indsatsområder (evt. i relation til merudgiftsønsker mv. jf. bilag 5)"
  Her kan menighedsrådet fx fortælle, hvilke særlige indsatsområder der prioriteres i dette budgetår, bl.a. foranlediget af menighedsrådets prioriteringer.
   
• "Supplerende forklaringer til budgettet"
  Her kan suppleres med yderligere forklaringer. Fx særlige budgetposter som er atypiske eller ekstraordinære forhold til et "normalt" budget.

Et menighedsråd kan foretage økonomiske prioriteringer, som afspejler sig i budgettet, bl.a. på baggrund af de målsætninger, der er for kirken og sognet. Det kan bidrage til fælles forståelse og ejerskab i menighedsrådet, hvis de økonomiske prioriteringer afspejler sig i budgettet. Derfra kan man så arbejde med prioriteringer, budget og regnskab som økonomiske styringsværktøjer. Samhørigheden mellem elementerne kan illustreres sådan:

• Menighedsrådets resursemæssige prioriteringer bør afspejle sig i budgetterne.
   
• Det realiserede regnskab skal gerne være farvet af den budgetmæssige fordeling og prioritering.
   
• De økonomiske og resursemæssige prioriteringer må tage afsæt i bl.a. det økonomiske grundlag.

Kirkekassernes budgetter fastsættes efter en rammebudgetteringsmodel.

Det betyder for det første, at budgetlægningen tager udgangspunkt i fastlæggelsen af en samlet ramme for udgifterne inden for provstiet. Den samlede ramme bliver derefter opdelt i rammer for de enkelte kirkekasser.

For det andet betyder det, at menighedsrådene har stor frihed til at budgettere og disponere inden for den fastsatte ramme.

Rammebudgetteringsmodellen søger at forene hensynet til lokal frihed med en samlet økonomisk ansvarlighed.

Den årlige budgetproces indledes med, at provstiudvalget fastsætter foreløbige driftsrammer for budgetåret for kirkekasserne i provstiet og meddeler disse til menighedsrådene senest 15. april.

Menighedsrådet udarbejder et budgetbidrag, som skal indberettes i Økonomiportalen og godkendes på menighedsrådsmødet senest 15. juni, medmindre provstiudvalget har fastsat en anden frist, som kan fastlægges tidligst to måneder efter provstiudvalgets rammeudmelding.

Provstiudvalget afholder budgetsamråd med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag. På budgetsamrådet belyses de økonomiske forhold i provstiet, og målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv drøftes. Med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag drøfter budgetsamrådet også menighedsrådenes ønsker om nye, større udgiftskrævende opgaver inden for drift og anlæg.

Budgettet for kirkekasserne skal specificeres på den 2-cifrede formålskontoplan og skal godkendes på et menighedsrådsmøde. Derefter skal   menighedsrådet indrapportere budgettet i Økonomiportalen senest den 15. november.

De overordnede processer i budgetbehandlingen er illustreret i nedenstående figur:

Alle kirkekasser skal benytte Kirkeministeriets budgetskema til udarbejdelse af budgetbidrag og det endelige budget. Budgetskemaet finder man i Kirkeministeriets økonomiportal. Det er også i økonomiportalen, man færdiggør og afleverer sit budgetbidrag og det endelige budget.

Budgetskemaet er det samme, uanset om vi taler om udarbejdelse og aflevering af budgetbidrag eller budget. Nedenfor kan man se indholdet i budgetskemaet:

Oversigt over bevillinger
Forside
Forklaringer til budgettet
Budgetoversigt
Formål 1: Fælles indtægter
Formål 2: Kirkebygning og sognegård
Formål 3: Kirkelige aktiviteter
Formål 4: Kirkegård
Formål 5: Præsteboliger mv.
Formål 6: Administration og fællesudgifter
Formål 7: Finansielle poster
Formål 8: Anlægsinvesteringer
Bilag 1: Oversigt over egenkapital
Bilag 2: Oversigt over salg af anlæg m .v.
Bilag 3: Anlægsprojekter
Bilag 4: Ansatte
Bilag 5: Forventet indbetaling til Lønmodtagernes Feriemidler 
Bilag 6: Budgetønsker
Bilag 7: Ønsker anlægsbevilling/opsparing

For yderligere information om enkelte elementer i budgetskemaet henvises til punkt om endeligt budget. Vær opmærksom på, at det er i forbindelse med udarbejdelse af budgetbidraget, at man via budgetskemaet har mulighed for at anføre:

• ønsker til merudgifter på driftsbudgettet i bilag 6. Husk at begrunde ønsket og tilknytte den enkelte formålskonto til ønsket.
   
• ønsker til anlægsbevilling eller opsparing til anlæg i bilag 7. Se mere under punktet anlægsønsker.

Budgettering af lønudgifter er mere detaljeret beskrevet i afsnit om endeligt budget. Sandsynligheden for et mere retvisende lønbudget er større ved afleveringen af det endelige budget i november, end det er ved opstarten af udarbejdelse af budgetbidraget i fx marts.  Lønbudgettet i henholdsvis budgetbidraget og det endelige budget tager udgangspunkt i samme grundlag, nemlig lønudgifterne på den enkelte medarbejder. Ved udarbejdelse af budgetbidraget bør kirkekassens primære fokus være på, om den samlede lønramme er retvisende. Det er på dette tidspunkt i budgetprocessen mere relevant, end hvorvidt den enkelte medarbejders lønudgifter er 100 % korrekt budgetteret i relation til fx de punkter, som er angivet i Fakta om endeligt budget.

Fokus på lønudgifterne i budgetbidraget kan derfor i højere grad være, om:

• budgetrammen for lønudgifter er retvisende. Det vil sige, har kirkekassens seneste års budgetter ramt nogenlunde rigtigt med hensyn til lønudgifterne? Hvis der har været større afvigelser på den samlede lønramme, bør baggrunden for afvigelsen afdækkes.
   
• lønrammen har den "rigtige" størrelse i forhold til kirkekassens samlede udgiftsramme. Selv om lønrammens størrelse i høj grad kan være dikteret af forskellige forhold, som kan være svære at ændre på, kan fokus på lønrammen gøre det samlede budget lettere at forstå, og bidrage til mere ejerskab i menighedsrådet.
   
• fordelingen af lønudgifterne på de forskellige formål harmonerer med menighedsrådets målsætninger og prioriteringer.

Budgettering af øvrige udgifter er mere detaljeret beskrevet i afsnit om endeligt budget. Sandsynligheden for et mere retvisende driftsbudget er større ved afleveringen af det endelige budget i november, end det er ved opstarten af udarbejdelse af budgetbidraget i fx marts. I arbejdet med budgetbidraget kan man derfor rette fokus på de store linjer i kirkekassens økonomi.

Fokus i budgetbidraget på udgifterne til øvrig drift kan være, om:

• budgetrammen for øvrige driftsudgifter er retvisende. Det vil sige, har kirkekassens seneste års budgetter ramt nogenlunde rigtig? Hvis der har været større afvigelser på den samlede ramme, bør baggrunden for afvigelsen afdækkes.
   
• rammen til øvrige driftsudgifter har den "rigtige" størrelse i forhold til kirkekassens samlede udgiftsramme. Selv om rammens størrelse i høj grad kan være dikteret af forskellige forhold, som kan være svære at ændre på, så kan en belysning af dette øge forståelsen af og ejerskabet på det samlede budget i menighedsrådet.
   
• fordelingen af de øvrige driftsudgifter på de forskellige formål harmonerer med menighedsrådets målsætninger og prioriteringer.

Startskuddet til den årlige budgetproces er som regel provstiudvalgets udmelding af den foreløbige driftsramme til den enkelte kirkekasse. Når kirkekassen kender den foreløbige driftsramme (ordinær ligning), har man langt hen ad vejen også sin ramme for udgifter til løn og øvrig drift. I mange kirkekasser udvides rammen dog på den måde, at man har indtægter fra kirkegård, udlejning, kirkelige aktiviteter osv.

Udgangspunktet for budgettering af kirkekassens indtægter (ekskl. ligning) og udgifter kan tage afsæt i en af følgende tre muligheder:

• Man kan starte fra bunden med et tomt budgetskema og manuelt indtaste beløbene. Det kan man gøre i både økonomiportalens budgetskema og regnskabssystemets budgetmodul.

Hvis man benytter det mest udbredte regnskabssystem fra systemudbyderne EG Brandsoft eller Skovbo Data, kan man anvende budgetmodulet til udarbejdelse af budgetbidraget. De 2 nedenstående muligheder eksisterer ikke ved budgettering direkte i økonomiportalen.

I budgetmodulet kan man hente:

• et andet budget ind i skemaet og arbejde videre på budgettet ud fra det. Det kan fx være indeværende års budget.
• et regnskab ind i skemaet og arbejde videre på budgettet ud fra det. Det kan fx være det senest afsluttede årsregnskab.

Ved at udarbejde budgettet i regnskabssystemets budgetmodul får man nogle muligheder, som gør det nemmere at tilpasse og arbejde med budgettallene. Men man skal være opmærksom på, at hvis man trækker et regnskab ind som grundlag, vil "Ansatte"-skemaet ikke være udfyldt, da man pt. ikke kan trække disse oplysninger med. Man kan så vælge enten at oprette medarbejderoplysningerne manuelt eller trække dem ind separat fra fx indeværende års budget.

Herfra begynder kirkekassens mere detaljerede arbejde med at tilrette budgettet ifølge de forhold, man forventer vil være gældende for det kommende budgetår.

Ifølge Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision er Økonomiportalen den elektroniske indberetningsportal til alle menighedsråd. Det er obligatorisk at benytte portalen. Det er her, budgetter og regnskaber afleveres, og det er herfra, kvartalsrapporten trækker budgettal. Økonomiportalen understøtter alene fordelingen af indtægter og udgifter på 2-cifrede formål, hvilket også svarer til den officielle kontoplan.

Hvis man ønsker at budgettere i forhold til mindstekravet, kan man vælge at lave sit budget direkte i Økonomiportalen. Det betyder, at man kan danne og udskrive sin kvartalsrapport, men ikke andre budgetopfølgningsrapporter i regnskabssystemet.

De mest benyttede regnskabssystemer har et budgetmodul, som understøtter brug af dimensioner, genbrug af tidligere års budgettal eller regnskabstal, opskrivning af budgettal, fordeling af poster på artskonti mv.

De muligheder har man ikke til rådighed, hvis man taster og vedligeholder sit budget direkte i Økonomiportalen. Hvis man derimod har benyttet regnskabssystemernes budgetmodul, får man samtidigt muligheden for at udskrive budgetopfølgningsrapporter på forskellige niveauer og med forskellige detaljeringsgrader.

En grundsætning inden for budgetopfølgning er, at output aldrig bliver bedre end input!

• Hvis man kun har benyttet Økonomiportalen til sin budgetadministration, kan man alene benytte kvartalsrapporten som budgetopfølgningsrapport. Har man benyttet budgetmodulet, kan man som supplement til kvartalsrapporten benytte forskellige rapporter som en del af budgetopfølgningen i regnskabssystemet.
   
• Man kan ikke få mere detaljerede regnskabsdata ud i en rapport, end det niveau, man har budgetteret og bogført sine regnskabsdata på i regnskabssystemet.
  Hvis man kun har budgetteret og bogført på det obligatoriske niveau på 2-cifrede formålskonti, kan man ikke udnytte de mere specificerede rapportmuligheder. De muligheder åbner sig først, når man bruger de lokale 4-cifrede formål eller de frivillige dimensioner, som er Sted og Projekt.
   
• Regnskabsrapporterne vil kun afspejle virkeligheden i den udstrækning, man er omhyggelig med at kvalificere sine tal i budget og bogføring. Det vil sige, at indtægter, lønudgifter og øvrige driftsudgifter budgetteres og bogføres på de formålskonti og artskonti, hvor de hører hjemme, og at de fordeles efter en kvalificeret fordelingsnøgle.

Budgettering af lønudgifter vil ofte kunne tage udgangspunkt i det senest udarbejdede budget. Når man benytter budgetmodulet, får man også her stillet nogle gode værktøjer til rådighed, som gør det nemmere og mere fleksibelt og detaljeret at arbejde med budgettet. Til forskel fra budgettering af øvrige driftsudgifter skal man være opmærksom på, at man ikke kan hente løntal fra et andet regnskab ind i budgetmodulet. Man kan alene hente tal ind fra et andet budget fra samme eller tidligere år, som er udarbejdet i budgetmodulet. Vær opmærksom på:

• korrigér for kendte/forventede nye eller nedlagte stillinger.
   
• overvej at benytte løntalsreguleringer ifølge udmelding fra Kirkeministeriet.
   
• kontrollér og opdatér formålsfordelingen af hver enkelt medarbejders lønudgift med den forventede virkelighed i budgetåret.
   
• overvej, om I vil fordele den enkelte medarbejders løn ud på de aktuelle artskonti, så grundlaget for budgetopfølgning optimeres.

Budgetrammen for drifts- og lønudgifter fastsættes af provstiudvalget og meddeles til menighedsrådene senest 15. september. Herefter kender kirkekassen altså den præcise rammebevilling til drift for det kommende budgetår.

I forbindelse med udarbejdelse af budgetbidraget samt eventuelt efterfølgende budgetarbejde har kirkekassen som minimum allerede fordelt sine udgifter ud på 2-cifrede formål. Hvis man benytter budgetmodulet, får man stillet nogle gode værktøjer til rådighed, som gør det mere fleksibelt og detaljeret at arbejde med budgettet.

Øvrige driftsudgifter dækker over alle andre udgifter end løn.  Hvis grundlaget for senest afsluttede regnskabsår er validt og retvisende, kan det være en idé at tage udgangspunkt i eller hensyn til disse tal. Alternativt kan det være fint at tage udgangspunkt i et tidligere års budget. Uanset hvad man vælger, skal man være opmærksom på:

• ændringer i forudsætningerne, såsom nye eller nedlagte aktiviteter
   
• pristalsreguleringer ifølge udmelding fra Kirkeministeriet
   
• korrektion for eventuelle ekstraordinære eller aperiodiske udgifter, som var i det år, man tog udgangspunkt i. Eller som man ved kommer i det kommende budgetår
   
• tilpasning af udgiftsposter, hvor der er sket eller forventes at ske væsentlige ændringer. Det kan fx være nyanskaffelser eller forbedringer af tekniske installationer eller maskiner, som forventes at reducere væsentlig i driftsudgifterne.

I løbet af foråret, hvor man har startet sin budgetproces for det kommende budgetår, har man angivet sine eventuelle ønsker om bevilling af anlægsudgifter med en kort begrundelse og et forslag til finansiering.

Efter afslutning af budgetsamrådene fastsætter provstiudvalget anlægsbevillinger og meddeler dem til menighedsrådene senest 15. september. Herefter ved man, hvilke anlægsønsker der er blevet bevilget, og hvilke der i det kommende budgetår ikke er bevilget som anlægsprojekter.

I forbindelse med den endelige budgettering skal man derfor (manuelt) overføre de bevilgede anlægsprojekter fra bilag 6 til bilag 3 i budgetskemaet. Ønsker til anlægsprojekter angivet under bilag 6 slettes.

Det er på nuværende tidspunkt  ikke muligt at overføre budget på anlægsprojekter fra budgetmodulet til Økonomiportalen. Brandsoft anbefaler derfor, at man undlader at udfylde 'Anlægsprojekter' i budgetmodulet i løbet af budgetprocessen. 

Først når provstiet i efteråret har udmeldt det endelige budget - og budgettet er korrekt udfyldt på Økonomiportalen - udfyldes budgettet i budgetmodulet med budgettallene for de bevilgede anlægsprojekter.

I de mest benyttede regnskabssystemer fra Brandsoft og Skovbo Data kan indtægter og udgifter fordeles på 4-cifrede formål. 3. og 4. ciffer i regnskabssystemernes budgetmodul er frivillige at benytte og oprettes i den lokale kirkekasses eget regnskab. Det giver mulighed for et mere detaljeret regnskab. 

I de systemer er der også mulighed for at benytte 2 frivillige og fleksible dimensioner i regnskabsføringen. Det understøtter høj grad mulighederne for en tæt og lokalt tilpasset budgetopfølgning. De 2 dimensioner er henholdsvis Sted og Projekt, som oprettes lokalt i regnskabssystemet. 

Vælger man at bruge de frivillige dimensioner kræver det en vis disciplin og stringens i forhold til budgetlægning og regnskabsføring. Til gengæld får man et bedre datagrundlag til sin budgetopfølgning, og man vil nemmere og mere kvalificeret kunne identificere og lokalisere, hvad en budgetafvigelse vedrører. 
Bemærk i øvrigt, at dimensionerne kan benyttes til alle typer af indtægter, lønudgifter og udgifter til øvrig drift.

Når man i november afleverer budgettet i Økonomiportalen, låses budgettet. Man kan ikke foretage korrektioner i det afleverede budget. Derfor vil kvartalsrapporten i budgetåret være statisk og kan altså ikke tilrettes i forbindelse med eventuelle ønskede budgetkorrektioner. I forhold til kvartalsrapporten må kirkekassen derfor i løbet af året manuelt notere sig budgetkorrektioner og leve med dem den resterende del af året.

Har man benyttet budgetmodulet, har man derimod muligheden for at gennemføre en budgetkorrektion. På den måde har man mulighed for at udskrive en korrigeret og opdateret budgetrapport i regnskabssystemet. Det anbefales at oprette en kopi af det oprindelige budget og tilrette med budgetkorrektionerne i det nye budget i budgetmodulet. Så vil man forsat have det oprindelige budget, som matcher kvartalsrapporten.

Det er muligt at trække budget- og regnskabstal fra regnskabssystemet ud i en Excel-mappe og derfra bearbejde tallene, som man ønsker. Det er en god mulighed for de brugere, som er fortrolige med regnearksprogrammet Excel. Systemudbyderne har udmærkede beskrivelser og vejledninger til, hvordan man laver opsætning af Excel, importerer data med videre

Brug af Excel Webdata giver gode muligheder for at arbejde med kirkekassens budget- og regnskabstal på et niveau, som overgår udskriftsmulighederne i regnskabssystemet. Excels funktioner som pivottabel, filtrering og så videre. giver næsten uanede muligheder for behandling og analyse af talmaterialet.

Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at importere et budget fra fx Excel til regnskabssystemet. Et budget udarbejdet i Excel vil derfor skulle indtastes manuelt i budgetmodulet. Det samme gælder, hvis man taster sit budget direkte i Økonomiportalen. Man kan ikke overføre budgettal fra Økonomiportalen til regnskabssystemets budgetmodul.

Det er regnskabsførers opgave at foretage afstemninger og kontrol af diverse konti i regnskabet. Kassererens rolle er i den forbindelse at understøtte regnskabsføreren i dennes arbejde, jf. regnskabsinstruksen og vedtægten for kasserer. Derfor er det en god idé, at regnskabsfører og kasserer har en god og tæt dialog om forberedelse af processen omkring regnskabsafslutningen.

Alle statuskonti skal afstemmes pr. 31. december. En del af kontiene kan med fordel være genstand for afstemning og opfølgning i løbet 4. kvartal. Så mangler man efter nytår kun at afstemme 1-3 måneder. Ud over statuskontiene anbefaler Landsforeningen, at man løbende foretager lønafstemning mellem regnskabets lønudgifter og eIndkomst. Herunder ses en liste med relevante konti/kontogrupper. Vær opmærksom på, at listen ikke nødvendigvis er udtømmende:

• Driftsligning
  Den ordinære driftsligning vil normalt nemt kunne afstemmes. Hvis man fx har bogført op til 31. oktober, skal den bogførte ordinære driftsligning være 10/12 af årets samlede driftsligning.
   
• Tillægsbevillinger og tilskud i øvrigt
  Afdæk om I i løbet af året har modtaget tillægsbevillinger fra provstiet og tilse, at der er god dokumentation til rådighed for revisor. Det kan fx være i form af provstiudvalgets skriftlige bekræftelse på, at tillægsbevilling er givet til kirkekassen og til hvilket formål eller projekt. Eventuelle øvrige tilskud bør på samme måde dokumenteres. Det arbejde kan fint foretages i slutningen af regnskabsåret, hvor tiden måske er mindre presset, end det er tilfældet i første kvartal efter regnskabsårets udløb.
   
• Anlægsligning
  Ligesom driftsligning vil den ordinære anlægsligning normalt nemt kunne afstemmes. I de fleste tilfælde er årets anlægsbevilling på forhånd kendt og budgetteret og kan i de tilfælde afstemmes efter samme opskrift som den ordinære ligning. I de tilfælde hvor anlægsbevilling bevilges ekstraordinært og ikke som tillægsbevilling, kan man afstemme efter samme opskrift, som anvist under tillægsbevillinger.

Der er forskellig praksis for, hvordan man håndterer afregning af honorarer til foredragsholdere, musikere, sangere og lignende i forbindelse med, at der bliver afholdt koncerter, foredragsaftener og så videre.

Hvis man løbende benytter FLØS til indberetning af lønindkomst til eIndkomst (dvs. løbende indberetter udbetalinger i FLØS), burde der ikke være det store at følge op på i forbindelse med regnskabsafslutningen. Se i øvrigt under afsnittet "Afstemninger – hvad kan forberedes?".

Hvis man bruger en model med at udbetale honorar uden om FLØS og i stedet direkte overfører honorarer mv. til modtager via bankoverførsel, skal man være opmærksom på, hvordan man styrer sin indberetning til eIndkomst og sin afstemning mellem regnskab og eIndkomst.

Hvis man løbende indberetter til eIndkomst og afstemmer mellem regnskab og eIndkomst, burde der ikke være det store at følge op på i forbindelse med regnskabsafslutningen.
Hvis man ikke løbende indberetter og afstemmer, ligger der potentielt en opgave og venter på at blive gjort. Man kan her overveje at foretage indberetning og afstemning fx pr. ultimo oktober eller november og derved minimere arbejdet med denne opgave, som ellers vil fylde efter regnskabsårets afslutning.
Bemærk at ifølge SKAT skal alle slags indkomst-udbetalinger ske løbende!

En stor del af arbejdet med at gennemføre en god årsafslutning er at afklare:

• Hvilke informationer man har brug for i forbindelse med regnskabsafslutning?
• Hvor eller hos hvem man indhenter informationen?
• Hvornår det er muligt og hensigtsmæssigt at forberede og klargøre informationen?

Landsforeningens har udarbejdet "Trin for trin-guide til afslutning af årsregnskab", der er tænkt som en hjælp og inspiration til denne proces. Herudover kan man supplere med provstirevisors materialeliste fra sidste regnskabsår.

I trin for trin-guiden er der mulighed for at anføre, hvem der er "opgave-udfører", altså hvem der gør hvad. Man kan også anføre, når opgaven er udført, og om opgaven/dokumentationen har relevans for revisor.

I den sidste kolonne kan man anføre bemærkninger og eventuel deadline. Når vi taler om forberedelse til regnskabsafslutning, er det i sagens natur ikke alle punkter på listen, det er muligt eller hensigtsmæssigt at forberede, inden regnskabsåret er afsluttet. I denne forberedelsesfase kan man derfor i bemærkningsfeltet fx angive, hvilke opgaver og forhold man vil behandle hvordan i denne fase.

Momsregnskab vedrørende de lokale kirkekasser opererer grundlæggende med 3 momssatser:

• Fuldt momsfradrag
• Intet momsfradrag
• Delvist momsfradrag

Man kan læse mere om momsreglerne for kirker og kirkegårde i Kirkeministeriets Momsvejledning for folkekirkens lokale kasser. Du kan læse mere om moms under punkt 5.

I forhold til den proces og årscyklus, der gælder for kirkekassernes regnskaber, er det en fordel at kende det overordnede forløbe i et økonomisk årshjul. Det kan hjælpe menighedsrådet, kassereren og regnskabsføreren i planlægningen af resurseindsats og opgavemængde i løbet af året.

Herunder vises tidslinjer for vigtige datoer for menighedsrådet – bemærk, at de anførte datoer er de datoer, hvor handlingen senest skal være udført.

Det er altid en god idé at kontrollere, om der er sammenhæng mellem budgetteret løn og bogført løn. Hvis man ikke har foretaget denne kontrol tidligere på året, vil det være godt at gøre i løbet af september-oktober. Derved har man november og december til at få rettet op på eventuelle fejl.

Med udgangspunkt i at de budgetterede lønudgifter er nogenlunde retvisende og afspejler virkeligheden, må en eventuel større budgetafvigelse bunde i, at lønfordelingen (den enkelte medarbejders løn fordelt ud på 1-6 formål) i bogføringen ikke er korrekt. Årsagen kan være, at man ved årets begyndelse ikke har fået opdateret formålsfordelingen på løn i FLØS og/eller bogføringsmodulet.

Hvis lønfordelingen ikke er korrekt, vil det bevirke minimum 3 forhold:

• Det vil vise sig i kvartalsrapporterne og årsregnskabet som budgetafvigelser på de enkelte formål.
   
• Regnskabet vil ikke være retvisende i forhold til, hvordan udgifterne rent faktisk er på de enkelte formål.
   
• Budgetopfølgning vil i bedste fald blive en svær øvelse, da man hele tiden skal tage forbehold for, at tallene ikke afspejler virkeligheden.

Hvis man konstaterer væsentlige afvigelser forårsaget af forkerte lønfordelinger i bogføringen, bør man rette op på fejlen og overveje at rette fejlen med tilbagevirkende kraft i indeværende regnskabsår.

Med afvigelser tænkes her på budgetafvigelser mellem formålskontiene og ikke en budgetafvigelse på den måde, at der i kirkekassens samlede lønramme er en afvigelse i forhold til det budgetterede.

Har kasserer og menighedsrådet løbende igennem året foretaget god budgetopfølgning og behandlet kvartalsrapporter med behørig omhu, burde der ikke være økonomiske dispositioner, som regnskabsteknisk skal korrigeres sidst på året.

Men der er nogle punkter, som man med fordel kan søge afklaret før 31. december.

• Forsikringssager: Hvis man har haft skader, som er dækket af forsikringen, og som afsluttes i indeværende regnskabsår, vil det være en god idé også regnskabsmæssigt at afslutte dem snarest muligt. Det vil sige afsende dokumentation mv. til forsikringsselskabet og anmode om udbetaling af erstatning hurtigst muligt. I bedste fald kan man så regnskabsmæssigt lukke sagerne inden 31. december.
   
• Tillægsbevillinger: Her gælder principielt samme forhold, som nævnt under forsikringssager. Blot er det her provstiudvalget, som har givet tilsagn om tillægsbevilling til en udgift i kirkekassen.
   
• Anlægsbevillinger: Her tænkes på ekstraordinære bevillinger, som provstiudvalget har bevilget i løbet af året, og som derfor ikke har været med i årsbudgettet. Det kan være forskelligt i provstierne, om man behandler og udbetaler ekstraordinære eller ad hoc-bevillinger til anlægsprojekter som tillægsbevillinger eller anlægsbevillinger. Herudover gælder principielt samme forhold som nævnt under forsikringssager.
   
• Kontering mellem drift og anlæg: Hvis I har udgifter til anlægsprojekter, så vær opmærksom på, om alle udgifter i forbindelse med anlægsprojektet er bogført som anlægsudgift. Det vil sige under formål 8.
   
• Anlægsregnskab: Hvis man i løbet af året har anlægsprojekter, som afsluttes, kan man med fordel udarbejde det særskilte anlægsregnskab i løbet af året og før 31. december.

Ovenstående liste er til inspiration, men er ikke udtømmende. Overvej derfor, om I lokalt har andre lignende punkter til listen.

For at sikre så god en proces omkring regnskabsafslutningen som muligt, kan det være en god investering at afstemme forventninger og aftale, hvem der gør hvad i god tid inden årsskiftet.

Det er kassererens ansvar, at det relevante materiale stilles til rådighed for revisor. Vi anbefaler, at kassereren i god tid før 31. december indleder en drøftelse med regnskabsfører om opgave- og ansvarsfordelingen i forbindelse med regnskabsafslutningen. Det vil ofte føre til, at regnskabsfører har de fleste opgaver i forbindelse med fremskaffelse af revisionsmaterialet.

En måde at gå til processen på er overordnet at opdele regnskabsafslutningen i 3 faser:

• Fase 1
  I første fase, som typisk kan forløbe fra oktober til december, forbereder man så meget af regnskabsafslutningen, som det er muligt og hensigtsmæssigt. Ud over at man forsøger at fordele opgaver og ansvar, kan man konkret tage udgangspunkt i den liste, som vi har skitseret under punkt 3.1 Afstemninger – hvad kan forberedes?  Listen kan suppleres med revisors materialeliste fra sidste år.
   
• Fase 2
  Fase 2 forløber fra 1. januar til 31. marts. I anden fase arbejder først og fremmest regnskabsfører og kasserer målrettet med at færdiggøre regnskabet, foretage afstemninger og klargøre materiale til revisor. Afhængigt af hvordan man har fordelt opgaver og ansvar jævnfør. ovenstående, kan også menighedsrådet være ansvarlig for at fremskaffe dokumentation for fx bevillinger med videre eller at tage stilling til konkrete emner og spørgsmål i forbindelse med regnskabsafslutningen.
   
• Fase 3
  Tredje fase foregår processen med behandling af årsregnskabet. Her udfører provstirevisor revision af regnskabet, og henholdsvis provstiudvalget og menighedsrådet behandler efterfølgende revisionsprotokollatet ifølge regelgrundlaget.
  Fase 3 og dermed hele regnskabsafslutningen afsluttes med, at regnskabet offentliggøres på www.sogn.dk den 1. februar i år 2 efter det pågældende regnskabsår. Landsforeningen har udarbejdet "Trin for trin-guide til afslutning af årsregnskab" som en hjælp til kasserer og menighedsrådet med at planlægge processen og bevare overblikket.

I løbet af efteråret kommer revisionsprotokollen for det senest afsluttede årsregnskab. I protokollen kan der være bemærkninger og regnskabsposteringer, som indeholder rettelser, der med fordel kan behandles inden regnskabsafslutningen den 31. december.

Sker der udskiftning på kassererposten, er det en god idé at bidrage til en god overlevering af igangværende regnskabsår. Husk også tilhørende forklaringer på særlige forhold, som gør sig gældende for det aktuelle regnskabsår. Landsforeningen har lavet guiden "Den gode overdragelse af kassererfunktionen", der er tænkt som huskeliste og hjælp, når menighedsrådet skifter kasserer.

Det er forskelligt, om anlægsprojekter påbegyndes og afsluttes i det samme regnskabsår eller løber hen over to eller flere regnskabsår. Uanset dette skal der foretages en økonomisk status senest pr. 31. december på de anlægsprojekter, som kirkekassen måtte have.

For de anlægsprojekter, som ikke er afsluttet pr. 31. december, skal der gøres regnskabsmæssig status i forbindelse med regnskabsafslutningen. Den regnskabsmæssige status er i den forbindelse, at kirkekassen kontrollerer, om eventuelle ind- og udbetalinger er bogført korrekt under formål 8, og at kirkekassen opgør summen af henholdsvis indtægter og udgifter på det enkelte projekt. Disse økonomiske bevægelser indføres i skemaet "Anlægsoversigt til årsafslutning".

For anlægsprojekter, som er afsluttet senest den 31. december, skal der udarbejdes et regnskab, der føres som biregnskab til selve årsregnskabet. Grundlaget for dette biregnskab er de poster, der i løbet af projektet er ført som anlægsudgifter og -indtægter under formål 8 og 9. Også her kontrolleres, at transaktionerne er bogført på de korrekte formål. Bevægelserne ifølge biregnskabet indføres i skemaet "Anlægsoversigt til årsafslutning".

Når skemaet "Anlægsoversigt til årsafslutning" er udfyldt og færdigt, anviser skemaet i arket "Opsummering LM", hvordan der skal resultatdisponeres i relation til anlægsregnskabet.

I forbindelse regnskabsafslutningen bør alle konti under status (balancen) løbes igennem og afstemmes.

Der er kutyme for, at provstirevisorerne fremsender en materialeliste, som indeholder deres ønsker til dokumentation for og afstemninger af regnskabet. Landsforeningen har samlet nogle regnearksværktøjer til hjælp for afstemning af nogle centrale punkter i regnskabet.

Værktøjerne omhandler følgende skemaer:

• Anlægsprojekter
   
• Bankafstemning
   
• KAS Stiftsmidler
   
• Lønafstemning
   
• Opgørelse af opsparinger

Momsregnskab, anlæg
Afgørelse om hvorvidt der kan være momsfradrag i forbindelse med udgifter til anlægsprojekter, er uafhængig af årsafslutning. Om der er grundlag for momsfradrag i forbindelse med et anlægsprojekt, og eventuelt hvilke forhold man skal tage i betragtning, er ikke en del af dette indlæg. Læs mere om emnet under punktet 3.5 Moms.

Momsregnskab, drift
Reglerne for momspligt og momsfradrag inden for kirkeregnskab er en disciplin, som kræver ro, fordybelse og vedholdenhed at sætte sig ind i. Hensigten med dette indlæg er ikke at undervise i momsforståelsen eller supplere Kirkeministeriets Momsvejledning for De lokale kasser. Formålet er at fremhæve forhold vedr. moms, som er aktuelle at forholde sig til i forbindelse med regnskabsafslutningen.

Hvis kirkekassen har momspligt, skal man ved regnskabsårets begyndelse fastsætte en aconto momsfradragsprocent. I forbindelse med årsafslutning skal man beregne en endelig fradragsprocent (muligt med flere fradragsprocenter i samme kirkekasse) og et "realitetscheck" af resultatet. Forskellen mellem den fastsatte aconto moms og den endelige momsafløftning korrigeres i regnskabet og i momsindberetningen til SKAT.

Som aconto moms indsættes typisk sidste års endeligt fastsatte delvise momsfradragsprocent. Til beregning af den endelige fradragsprocent benyttes "Momsberegningsskema". Skemaet udfyldes med de relevante informationer og tal pr. 31. december. Ved hjælp af skemaet finder I jeres endelige fradragsprocent. Det tal skal benyttes, når I via regnskabssystemets "Momsrapport" finder frem til momsreguleringen.

Herunder ses et eksempel på momsrapporten, hvor "Fradrag: 66%" angiver aconto momsprocenten, og reguleringsprocenten på 59% angiver endelig momsprocent. I dette eksempel øges kassens udgifter med 1.917,40 kr. i forhold til den i løbet af året benyttede aconto procent.

Arv og donationer findes som to overordnede typer:

1. En arv eller donation til menighedsrådet, som menighedsrådet selv kan anvende frit eller til et bestemt projekt.
    
2. En arv eller donation, hvor menighedsrådet er betroet at administrere pengene og kan udbetale et eventuelt afkast til et nærmere defineret formål – altså en fond eller et legat.

Den regnskabsmæssige behandling af arv og donationer afhænger af, hvilken type, der er tale om. Kirkeministeriet har udarbejdet en vejledning, som beskriver de to typer af arv og donationer, og hvordan de føres i regnskabet.

Gravstedskapital består af to puljer, som er gravstedskapital før 2007 og gravstedskapital med rate. Sondringen består i, at gravstedskapital før 2007 udbetales til kirkekassen på én gang ved aftalens udløb. Gravstedskapital med rate (aftaler fra og med 2007) udbetales løbende igennem aftaleperioden med den forholdsmæssige andel hvert år (fx ved 30-årig aftale udbetales årligt 1/30).

Kapitalforvaltningen ligger i stifterne. Administrationen af gravstedsindbetalingerne varetages af GiasCentret i GIAS, som er et system til administration af aftaler og vedligeholdelse af gravstedsaftaler.

I løbet af januar modtager kirkekassen en "KAS – Årsopgørelse", som man skal afstemme poster i regnskabet med. Årsopgørelsen finder man sammen med andre udtog og opgørelser i Dataarkivet under Kapitaler (KAS). I skemaerne vedrørende afstemning af stiftsmidler kan man taste tallene fra KAS – Årsopgørelse og egne tal fra regnskabssystemet og foretage afstemning af gravstedskapitaler.

Nogle anlægsarbejder kan helt eller delvist være finansieret via låntagning, så kirkekassen får en såkaldt langfristet gæld. I langt de fleste tilfælde består gælden af lån optaget i stiftsmidlerne.

Alle bevægelser vedr. disse gældsposter føres i løbet af året på kontiene 841210-841230. Ved resultatdisponeringen beregner regnskabssystemet disponeringen af den samlede gæld, og på den baggrund beregnes egenkapitaldisponeringen på konto 721150.

Efter gennemført resultatdisponering bør konto 721150 modsvare de samlede saldo-beløb på kontiene 841210-841230. De skal altså være beløbsmæssigt lige store, blot med modsat fortegn og dermed være hinandens modvægt.

Kirke- og præsteembedekapitaler er typisk historiske kapitaler som tiendeafløsning, grundbyrdeafløsning, ekspropriation samt salgs- og erstatningssummer.

Kapitalforvaltningen ligger i stifterne.

I løbet af januar modtager kirkekassen en "KAS – Årsopgørelse", som man skal afstemme poster i regnskabet med. Årsopgørelsen finder man sammen med andre udtog og opgørelser i Dataarkivet under Kapitaler (KAS). I skemaerne vedr. afstemning af stiftsmidler kan man taste tallene fra KAS – Årsopgørelse og egne tal fra regnskabssystemet og foretage afstemning af kirke- og præsteembedekapitaler.

Landsforeningen har i juli 2019 orienteret menighedsrådene om, hvordan den nye ferielov påvirker regnskaberne fremadrettet.

Det centrale i den udmeldte løsning er, at feriepengeforpligtelsen ikke optages som en skyldig post i regnskabet, men først medtages som en udgift i regnskabet i det år, hvor beløbet afregnes med Feriefonden.

Det har været vigtigt for Landsforeningen, at forpligtelsen synliggøres i regnskaberne, så denne viden fremadrettet kan indgå i menighedsrådets økonomiske prioriteringer og likviditetsstyring. Kirkeministeriet har derfor besluttet at oprette et nyt bilag til regnskabet, hvor oplysninger om endnu ikke afregnede feriemidler til Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler skal angives.

Bilaget, som menighedsrådet skal udarbejde i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet, skal indeholde oplysninger om det skyldige beløb ved udgangen af hvert regnskabsår, og hvor mange medarbejdere det omfatter.

På ejendomsskattebilletten fremgår det, at eventuelle stigninger i grundskylden på over 200 kr. automatisk indefryses og fratrækkes opkrævningen. Indefrysning under den midlertidige ordning gælder for perioden 2018-2020.

Dermed opstår en fremtidig forpligtelse, som skal være synlige i regnskabet. Årsregnskabets bilag 1 med oplysninger om menighedsrådenes ejendomme suppleres derfor med en kolonne, hvor ikke afregnet grundskyld pr. ejendom skal anføres.

Læs mere ordningen med indefrysning af grundskyldsstigninger hos SKAT og Skatteministeriet.

Økonomiportalen er det centrale system, hvor der udveksles økonomidata mellem den lokale kirkekasse og provstiet. Først og fremmest er økonomiportalen det sted, hvor menighedsrådet afleverer sit budget og årsregnskab til provstiudvalget. Men det er også i portalen, at provstiudvalget udmelder den foreløbige og den endelige driftsramme til menighedsrådet.

I forbindelse med at generere en kvartalsrapport spiller Økonomiportalen sammen med regnskabssystemet. Når man i regnskabssystemet genererer en kvartalsrapport, trækker regnskabssystemet budgetdata ind fra Økonomiportalen, og det vil sige, at kvartalsrapportens budgettal altid baserer sig på det officielle budget, som i sin tid blev afleveret i Økonomiportalen.

Budgetter og regnskaber, som bliver offentliggjort på sogn.dk, baserer sig også på udtræk fra Økonomiportalen.

Kirkekassens samlede egenkapital består af en egenkapitalgruppe på 8-9 elementer, som blandt andet indeholder anlægsmidler, kapitaler og forskellige slags frie midler. Heriblandt er også de egentlige "Frie midler", der blandt mange opfattes som kirkekassens "egen" egenkapital. Det særlige ved kirkeregnskabet er, at der kun reguleres på egenkapitalkontiene i forbindelse med årsafslutningen. Der sker altså ingen bevægelser i løbet af året.

Når regnskabsafslutningen i form af afstemninger, periodiseringer med videre er gennemført, køres i regnskabssystemet en såkaldt årsafslutning, som er en systemkørsel, hvor blandt andet alle driftskonti tømmes, og resultatet overføres til egenkapitalen. Herefter er det tid til resultatdisponering. Det er i denne fase, at resultatet disponeres ud på de relevante egenkapitalkonti. Registreringer i resultatdisponeringen sker ofte i forbindelse med bevægelser på Arv og donationer eller Videreførsel af midler til ikke-udført anlægsarbejde samt naturligvis menighedsrådets frie midler.

Kirkeministeriet udgiver i slutningen af året en vejledning til årsafslutning og resultatdisponering i lokale kirkelige kasser, som detaljeret gennemgår forhold og processer i forbindelse med årsafslutningen.  systemudbyderne har også vejledninger til den systemmæssige procesdel af årsafslutningen.

Forklaringer til resultatdisponering:

• Generelt: Beløbene står med regnskabsmæssigt fortegn. Dvs. at et minusbeløb under fx frie midler er en god ting, da det betyder, at man har penge på kistebunden. Hvis beløbet stod som plus-beløb, vil kirkekassen reelt have 'negative' frie midler.     
   
• 741110 Frie midler: Ved indgangen af året havde kirken i ovenstående eksempel frie midler på 510.408,12 kr. Resultatdisponeringen viser, at kirkekassen i løbet af året har forbrugt 439.504,70 kr. og ender med at have nedbragt sine frie midler til at være 70.903,42 kr. ved udgangen af året.
   
• 721110 Opsparing til anlæg: Ved indgangen af året var opsparingen 52.759,84 kr. og ved årets udgang 52.786,61 kr. Det er sandsynligvis renter på 26,77 kr., som er tilskrevet i løbet af året. Opsparingen kan vedrøre igangværende eller endnu ikke påbegyndte anlægsprojekter.
   
• 721130 Kirke- og præsteembedekapitaler: Man har kapitaler stående i stiftet, og der er ikke sket forskydninger i løbet af året.
   
• 721140 Likviditet stillet til rådighed af provstiet: Man har likviditet, og der er ikke sket forskydninger i løbet af året.
   
• 721150 Langfristet gæld: Her har man i løbet af året hjemtaget et stiftslån eller eventuelt et realkreditlån.
   
• 741120 Videreførsel af midler til ikke-udført anlægsarbejde: Ved indgangen af året havde man et beløb på +834.522,00 kr. stående til uafsluttede anlægsarbejder. Da der er tale om et positivt beløb, er det udtryk for, at man på sine anlægsprojekter samlet set har haft flere udgifter end finansiering (indtægter). I løbet af året har man så indhentet finansiering og saldo er ved udgangen af året nede på +118.789,00 kr.
   
• 742010 Årsafslutning: Beløbet her indeholder det samlede resultat af drift og anlæg (C). Årets resultat nulstilles altid i forbindelse med resultatdisponeringen.
   
• 741150-55 Frie midler – afgrænsede projekter: Kontiene kan benyttes til resultatdisponering af projektmidler, som ellers ville blive placeret på menighedsrådets frie midler. Det har den fordel, at hvis man arbejder med puljemidler eller særlige projekter, som løber over flere regnskabsår, kan denne del af de frie midler synliggøres i regnskabet. På den måde undgår man at have ”opskruede” Frie midler på artskonto 741110, og man kan synliggøre, at en eller flere dele af midlerne har et særligt formål.

Årsregnskabet offentliggøres på sogn.dk senest den 1. februar i år 2 efter regnskabsårets udløb, det vil sige, at 2022 regnskabet offentliggøres senest 1. februar 2024. De første sider til og med side D-1 indeholder forside, menighedsrådets erklæring, den uafhængige revisors erklæring, menighedsrådets forklaringer til regnskabet og en beskrivelse af den anvendte regnskabspraksis.

• Siderne E-1 og H-1 til H-3
  Her vises regnskabet opdelt på formål 1-9.
  Formål 1-7 viser driftsregnskabet og formål 8-9 anlægsregnskabet.
   
• Side F-1
  I løbet af regnskabsåret er der ingen bevægelser på artskontiene 720000-744999. Ændring af saldiene sker i stedet for i forbindelse med regnskabsafslutningen, og bevægelserne vises på denne side. Bemærk, at saldiene her opstilles med regnskabsmæssige fortegn. En normal "sund" konto 741110 Frie midler står med foranstillet '-' (minus). En forøgelse af frie midler vil under disponering ske med et minus-beløb, og et positivt beløb vil reducere i de frie midler. Saldi ved årets start vises under "Før disponering" og er lig med foregående regnskabsårs ultimo saldi. Under disponering vises bevægelser i forbindelse med årsafslutningen. Bevægelserne vil altså, afhængigt af fortegnene, øge eller nedbringe saldiene på de forskellige konti.
   
• Side G-1
  Den finansielle status er det samme, som nogle gange omtales som balancen. Beløb under aktiver er som udgangspunkt positive ('+') og under passiver negative ('-'). Under aktiver kan man lidt forenklet sagt se, hvordan kassens likvider og kapitaler er placeret. Det kan fx være som tilgodehavender hos debitorer, gravstedskapitaler eller likvider i banken. Under passiver vises blandt andet, hvad kassens midler er bundet op på eller vedrører, og man kan se, hvilke kort- eller langfristede gældsposter kirkekassen har.
   
• Bilag
  Under bilag kan man se faste ejendomme under kirkekassen og eventuel optaget kollekt i løbet af året.

Det er menighedsrådets ansvar at vælge den skønsmetode, som rådet finder mest retvisende for eksempelvis kirkegården. Landsforeningen anbefaler derfor, at I tager aktivt stilling til den metode, som I vælger at bruge til at beregne momsfradraget. Det gælder når/hvis I skifter beregningsmetode i forbindelse med årsskifte. I bør også løbende hvert år bekræfte, hvis den samme beregningsmetode som sidste år forsat anses for mest retvisende.

Det er Landsforeningens opfattelse, at mange menighedsråd tidligere har haft svært ved at begrunde og dokumentere, hvorfor den valgte model og skøn er mere retvisende end andre modeller, hvilket har givet anledning til bemærkninger i en del revisionsprotokoller.

Hvis I vælger at anvende det fælles beregningsskema fra Landsforeningen, Kirkeministeriet og provstirevisorerne, har I mulighed for at henvise til afgørelsen i Landsskatteretten i jeres begrundelse for valg af skønsmetode.

Når I skal vælge jeres metode, anbefaler Landsforeningen, at:

• menighedsrådet aktivt tager stilling til, hvilken metode rådet finder mest retvisende
   
• menighedsrådet skriftligt begrunder den valgte metode og de foretagne skøn

Hvis menighedsrådet vælger at anvende det fælles beregningsskema, er der to ting, I særligt skal være opmærksomme på:

• Angiv en så retvisende fordeling af lønninger på kirkegården, formål 40, som muligt. Det er vigtigt, da denne lønsum påvirker beregningen af den aktivitetsbestemte fradragsprocent.
   
• Medtag ikke udgifter til kirkegårdsdiget. Landsskatteretten opfatter ikke udgifter knyttet til kirkegårdsdiget, fx løbende vedligeholdelse og renovering, som fællesomkostninger på kirkegården. Da disse udgifter typisk indgår som en fællesudgift under formål 40, er der i skemaet mulighed for at se bort fra disse i beregningen. Disse udgifter må da ikke være anført med samme momskode som fællesomkostninger på kirkegården.

Det er menighedsrådets ansvar at finde den metode for at foretage skøn, som bedst afspejler de reelle vilkår i ”virksomheden”. Som tidligere nævnt, er det vigtigt, at menighedsrådet efter beregning af fradragsprocenterne foretager et ”realitetstjek” af resultatet. Det er vigtigt, at menighedsrådet dokumenterer skønnet skriftligt, og opbevarer dokumentationen som en del af regnskabsmaterialet.

Realitetstjek kan ifølge momsvejledningen fx være:

• at se på fordelingen mellem momspligtige og momsfrie indtægter
   
• at sammenholde indtægten fra ligning med den momspligtige omsætning. Forholdet mellem dem bør afspejle sig i fradragsprocenten.

Alt det ovenstående indhold er udpluk fra momsvejledningen og er fremhævede forhold, som oftest gælder for et bredt udsnit af menighedsrådene.

Der er også andre forhold, som kan gøre sig gældende for menighedsrådene, når de skal forholde sig til moms. Her kan bl.a. nævnes:

• Omvendt betalingspligt på mobiltelefoner, bærbare computere mv.
   
• Momsreguleringsforpligtelse gælder for menighedsråd ved nyopførelse af bygninger eller reparation/vedligeholdelse af bygninger til en værdi af 100.000 kr. ekskl. moms. Læs mere herom i momsvejledningens afsnit 4.3.5.
   
• Lønsumsafgift - er kun relevant for ganske få menighedsråd. Læs momsvejledningens afsnit 6 for at finde ud af, om det er relevant for jeres menighedsråd.

Det skal afgøres, om menighedsrådet er momspligtigt eller ej.
Hvis kirkekassen har en kirkegård, vil menighedsrådet som udgangspunkt være momspligtigt.
Men også kirkekasser uden kirkegård kan være momspligtige, hvilket blandet andet afhænger af den momspligtige omsætnings størrelse.

Og endelig kan der være kirkekasser, som bevæger sig i grænseområdet af momspligt. Særligt disse kirkekasser skal hvert år foretage en opgørelse, som beviser om menighedsrådet forsat er momspligtigt eller ikke momspligtigt.

Under punkt 3 (side 7) i momsvejledningen er der en figur, der kan hjælpe, når I skal afgøre, om der er momspligt.

Når man køber en vare eller en ydelse hos en ekstern aktør, skal menighedsrådet først notere sig, om indkøbet er belagt med moms. I de fleste tilfælde vil indkøb være belagt med moms, og så skal kirkekassen foretage en opdeling af indkøbene i tre kategorier.

Landsforeningen minder om, at menighedsrådet er forpligtet til at følge den generelle momslovgivning i almindelighed og især være bekendt med indholdet af momsvejledningen. I forhold til beregning af kirkekassens delvise momsfradragsprocent(er) henviser vi til at læse punkt 4.3. i momsvejledningen.

I momsvejledningen og i Excel momsskemaet bruges udtrykkene "metode A", "metode B" og "metode C" om de forskellige metoder til beregning af momsfradraget.

Det er en lokal vurdering indeholdende et skøn i den konkrete situation at bestemme, hvilken metode der skal anvendes i de forskellige typer af indkøb.

Kirkegården

Beregning af kirkegårdens momsfradragsprocent skal i mange tilfælde ske på baggrund af metode C, som kombinerer opgørelsesmetoderne A og B.

Hvis kirkegården er uden tilknyttet kirke eller kapel, skal opgørelsesmetode A benyttes.

Hvis samme kirkegård også dækker aktiviteter med momsfri omsætning, fx vedligehold af præstegård, så beregnes efter metode C. Momsberegningsskemaet kan anvendes til denne beregning.

Kirkegårdens momsfradragsprocent skal bruges ved indkøb/udgifter udelukkende anvendt i forbindelse med kirkegården.

Overordnede fællesomkostninger

Ved overordnede fællesomkostninger forstås omkostninger, som ikke udelukkende vedrører kirkegården men også andre områder som fx kirkekontoret eller sognegården. Det kan være kontorholdsudgifter, hvor kirkegård, kirkekontor og sognegård benytter samme indkøb/udgift til fx kontorartikler, IT-systemer osv.

Kirken

I udgangspunktet er der ingen momsfradrag for udgifter til drift og vedligehold af kirken (se momsvejledning for nærmere definition af kirke). Men foregår der momspligtige aktiviteter som fx koncerter med entré, er der mulighed for momsfradrag (der er dog mulighed for at holde momsfrie koncerter - læs mere om det i momsvejledningen). Det delvise momsfradrag for de løbende vedligeholdelsesomkostninger og øvrige driftsudgifter opgøres efter metode A (skøn).

Sognegården

I udgangspunktet er der ingen momsfradrag for udgifter til drift og vedligehold af sognegård. Men foregår der momspligtige aktiviteter, hvor der opkræves betaling (inkl. moms), er der mulighed for momsfradrag. Det kan fx være salg af "begravelseskaffe" ved mindesammenkomster, foredrag med entré, babysamlesang og andre aktiviteter med brugerbetaling. Hvordan man beregner grundlaget for momsfradraget, er der ikke nogen færdig opskrift på eller beregningsskema til.

Kirkelige aktiviteter

Mange af de kirkelige aktiviteter, hvor der sker et salg af et produkt eller ydelse, er momspligtige. Og følgelig er der også mulighed for et momsfradrag for de tilknyttede udgifter. Men ikke alt salg er momspligtigt salg. Derfor må man kigge på den enkelte aktivitet/salg og afgøre momspligten! Som hjælp til dette er der to dokumenter:

- Bilag 1 i momsvejledningen side 23, som du finder her.

- "Menighedsrådets salg/aktiviteter - momspligt eller ej".

Andre bygninger og arealer

Se momsvejledningen for eksempler og info med hensyn til eventuelt momsfradrag eller kontakt Landsforeningen.

Der er en række omkostninger, som knytter sig til menighedsrådets overordnede opgaver på tværs af fx kirkegården, kirkelige aktiviteter, bygninger osv. Derved knytter omkostningerne sig også til både momspligtige og momsfrie aktiviteter. Disse udgifter kategoriseres som overordnede fællesomkostninger og er karakteriseret ved, at de som oftest placeres under formål 6.

Momsfradragsprocenten for de overordnede fællesomkostninger vil normalt være mindre, end den der er gældende for fx kirkegården.

Eksempler på udgifter i denne kategori kan fx være:

Ekstern momspligtig regnskabsfører, som fx indberetter løn for alle medarbejdere, bogfører regnskabet og arbejder med budgettet.

Kontorholdsudgifter til kirkekontoret, som fx IT, kontorartikler, møbler og forbrugsvarer.

Konsulentydelser, efteruddannelse, andre tjenesteydelser og faglitteratur.

Vi anbefaler, at man opretter en særskilt momskode i regnskabssystemet til dette formål. Momskoden påhæftes i forbindelse med bogføringen af de poster, I kategoriserer som overordnede fællesomkostninger. Her ses et eksempel på oprettelse af momskode til overordnede fællesomkostninger.

I regnskabssystemet under Regnskab finder du momskoder:

I eksemplet oprettes en momskode 'I20', som anvendes til indkøb af overordnede fællesomkostninger, som I vurderer, der kan fradrages delvist moms for. I dette tilfælde er man kommet frem til, at der kan fradrages 17% af de 25% indkøbsmoms på varen/ydelsen.

Hvis man fx har købt kontorartikler til kirkekontoret for 250 kr. inkl. moms,  vil man i dette tilfælde kunne trække 8,50 kr. fra i moms ud af det samlede momsbeløb på 50 kr.

Ifølge Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision giver budgettet menighedsrådet ret til at disponere inden for de økonomiske rammer, som rammebevillingen til anlægsbevillingerne udstikker. Det hedder desuden, at budgettet udgør styringsgrundlaget for menighedsrådets økonomiske dispositioner.

I økonomiportalen og de officielle kontoplaner er strukturen for anlægsbudgettet sådan:

Som hjælp til selvhjælp for menighedsrådet anbefaler vi, at de tildelte anlægsmidler ifølge det endelige budget, specificeres ud på de anlægsprojekter, som de er givet til. Det vil sige den korrekte tocifrede anlægskonto 8X.

Det sker jævnligt, at man har fået fx to særskilte anlægsbevillinger til to forskellige projekter i kirkebygningen. De vil fremgå som et samlet beløb under formål 80. Ved styringen af de to projekter under samme formål 80, anbefaler vi, at man anvender en af de frivillige dimensioner, som hjælp til opdeling og adskillelse af de forskellige projekter. Det kan du læse mere om under punktet Dimensioner.

Finansiering af et anlægsprojekt sker typisk via:

• Ligningsmidler til anlæg
   
• Lånoptagelse
   
• Salg af anlæg
   
• Opsparing til anlæg – typisk over flere år
   
• Frie midler

Uanset finansieringskilden skal provstiudvalget godkende både selve anlægsprojektet og finansieringen.

Finansieringen kan også være en kombination af to eller flere af finansieringskilderne. Vær opmærksom på, at finansieringen (hvis anlægsligning så indtægt) ikke nødvendigvis fremgår af kvartalsrapporter og årsregnskab. Det kan skyldes to forhold:

• Kirkekassen har modtaget anlægsligningen i tidligere år i forhold til, hvornår anlægsudgifterne indtræffer.
   
• Finansiering med lånoptagelse, opsparede eller frie midler med videre fremgår ikke som indtægt i kvartalsrapporter og årsregnskabet.

Den samlede finansiering, og ved afslutning også resultatet af anlægsregnskabet, vil fremgå af skemaet 'Anlægsoversigt årsafslutning 20XX' – se mere under punktet Regnskabsføring.

Regnskabssystemets udskrifter og anlægsoversigten viser indtægter og udgifter for ét år.

Det er imidlertid ikke usædvanligt, at anlægsprojekter er spredt ud over to eller flere regnskabsår. Måden at få en samlet oversigt over et flerårigt projekt er via WebData, hvor man netop kan hente data ud for flere år i samme datasæt og herefter i Excel kan lave en tabel/rapport, som viser et samlet projektregnskab.

Regnskabsføringen af indtægter og udgifter i løbet af året føres løbende inden for regelgrundlagets rammer, og i øvrigt som beskrevet ovenfor.

Senest i forbindelse med årsafslutningen skal man forholde sig til den økonomiske status på de i regnskabsåret igangværende anlægsprojekter. Når man har bogført anlægsudgifterne på en måde, så man regnskabsmæssigt kan danne rapporter, som viser forbruget på hvert enkelt projekt, har man gjort sig selv en stor tjeneste i det opfølgende arbejde.

Herefter udfyldes skemaet 'Anlægsoversigt årsafslutning 20XX'. Se eventuelt fanebladene 'Indledning' og 'Vejledning' i skemaet. Det udfyldte og færdige skema indgår som bilag til årsregnskabet.

Angivelse af finansiering og udgifter til anlæg skal kunne rummes inden for de obligatoriske kontoplaner for formål og art.

Formålskontoplan
Udgifter til anlægsprojekter skal konteres under formålene 80-88. Det er vigtigt, at man både i budgettet og regnskabet konterer anlægsudgifter så korrekt og retvisende som muligt. Det er naturligvis også vigtigt, at udgifterne vedrørende det enkelte konkrete anlægsprojekt konteres under det samme formålsnummer hver gang. Her kan anvendelse af dimensioner komme i spil, hvilket du kan læse mere om nedenfor.

Artskontoplan
Artskontogruppen 51XXXX blev i sin tid oprettet til kontering af anlægsudgifter. Kirkeministeriet opfordrer dog til, at man benytter de øvrige driftskonti i kontoplanen, når anlægsudgifter konteres.
Det sikrer mulighed for opfølgning på de samlede udgifter under de enkelte udgiftsarter.
Men der er frihed til lokalt at vælge mellem 51XXXX eller en anden relevant udgiftsart 22XXXX.

Der er frihed til at anvende de frivillige dimensioner.

Lokale formål = de sidste to cifre i den fircifrede formålskontering, som skal angives i regnskabssystemet.

Man har fx to forskellige anlægsprojekter i kirken, som begge skal konteres på formål 80(00). Så bliver udgifterne blandet sammen, og man kan ikke trække en regnskabsmæssig rapport, som kun viser udgifterne for det ene af projekterne.
Hvis man i stedet opretter lokale formålskonti til de to projekter, fx 8010 og 8020 og konterer på disse, kan man nemt trække separate rapporter for hvert enkelt projekt.

Som alternativ kan man i stedet vælge at oprette lokale projekt- eller stedkoder, som i dette tilfælde giver samme muligheder, som lokale fircifrede formålskonti. Husk at anvende samme entydige formålskonto/projektkode til anlægsprojektet hen over hele projektperioden (flere regnskabsår).

Momsregnskab kan være en del af et anlægsregnskab. Det afhænger af, om indholdet i anlægsprojektet kvalificerer udgifterne til at kunne afløftes med et delvist momsfradrag.

Se punkt 4.3.4. Særligt om bygninger og kirkegårdsanlæg i Kirkeministeriets Momsvejledning for folkekirkens lokale kasser.

Kontakt eventuelt Landsforeningen af Menighedsråd og få vejledning og sparring om moms vedr. anlægsprojekter på telefon 8732 2133 eller mail kontor@menighedsraad.dk.

Det er arbejdsgiverens pligt at kontrollere, at alle betingelser for skattefri befordringsgodtgørelse er opfyldt.

 SKATs beskrivelse af, hvad arbejdsgiveren skal føre kontrol med og krav til dokumentation, finder du her:  Dokumentation og kontrol af kørselsgodtgørelse

 Samme sted finder du også skabeloner til skemaer for kørselsafregning internt i organisationen.

Kirkekassen kan efter nærmere bestemmelser afholde udgifter til personer, som har udført kørsel i egen bil for kirkekassen. Kørselsgodtgørelse har for medarbejdere hjemmel i tjenesterejseaftalen. Befordringsgodtgørelse (=kørselsgodtgørelse) til menighedsrådsmedlemmer finder som udgangspunkt hjemmel i diætbekendtgørelsen.

Som arbejdsgiver er der nogle forhold, som menighedsrådet skal være opmærksomme på.

Menighedsrådsmedlemmer

Diætbekendtgørelsen fortæller ud over diæter også om, i hvilke tilfælde der ydes befordringsgodtgørelse til medlemmer i forbindelse med udøvelsen af deres tillidshverv.

Valgte medlemmer modtager ikke befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i menighedsrådets møder og synsforretninger.

Men der ydes befordringsgodtgørelse med den lave takst i forbindelse med møder uden for menighedsrådskredsen.

Der ydes befordringsgodtgørelse til bygningskyndige deltagere i synsforretninger med den lave sats.

Medlemmer af provstiudvalg, budgetudvalg, stiftsråd m.v.

Til de læge medlemmer ydes der befordringsgodtgørelse for deltagelse i følgende tilfælde:

• Provstiudvalgets og budgetudvalgets møder samt det almindelige budgetsamråds møder
• Stiftsrådets møder og udvalg samt budgetsamråd indkaldt af budgetfølgegruppen vedrørende fællesfonden.

Læs mere om ovenstående i Bekendtgørelse om diæter m.v. til medlemmer af menighedsråd, provstiudvalg, budgetudvalg og stiftsråd m.v. samt til bygningskyndige deltagere i synsforretninger, som du finder på www.retsinformation.dk

Medarbejdere

Afregning af befordringsgodtgørelse til medarbejdere har hjemmel i Cirkulære om Tjenesterejseaftalen. Ifølge dennes § 14 udbetales godtgørelse for kørsel i privat bil pr. km efter lav sats.

Jf. Cirkulære om Tjenesterejseaftalen § 15 skal der foreligge en skriftlig kørselsbemyndigelse, for at der kan udbetales kørselsgodtgørelse pr. km efter høj sats.

Skattefri kørselsgodtgørelse

Man kan på www.skat.dk under

Erhverv > Ansatte og løn > Kørselsgodtgørelse > Kørselsgodtgørelse - skattepligtig og skattefri

læse nærmere om forudsætningerne for, at en arbejdsgiver kan vælge at udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til medarbejdere for erhvervsmæssig kørsel efter nogle faste satser. Under begrebet "medarbejdere" hører i denne sammenhæng ansatte, frivillige og menighedsrådsmedlemmer.

Menighedsrådet skal føre kontrol

Menighedsrådet skal som arbejdsgiver føre kontrol med, at alle betingelserne for skattefri kørselsgodtgørelse (befordringsgodtgørelse) er opfyldt. Menighedsrådet skal derfor føre kontrol med:

• kørslens formål
• kørslens mål med eventuelle delmål
• dato
• antal kørte kilometer
• beregning efter satser
• kørslen er i medarbejderens eget køretøj

Menighedsrådet kan eventuelt benytte SKATs skema til registrering af kørselsgodtgørelse, som opfylder krav til information om kørslen og attestering. Læs mere om det, samt hvad manglende opfyldelse af betingelserne medfører og hvad kravene til dokumentation er, på www.skat.dk under

Erhverv > Ansatte og løn > Kørselsgodtgørelse > Dokumentation og kontrol af kørselsgodtgørelse.

Synsdiæter til menighedsrådsmedlemmer er inden for de første fire timer, uanset antallet af bygningssyn, kr. 437 (pr. 01/01/2016). Medgår der mere end fire timer inklusive transporttid den pågældende dag, udbetales det dobbelte.

Synsdiæter er A-indkomst. Diætsatsen forhøjes hvert år den 1. januar med 8 kr.

Vederlag til bygningskyndige deltagere fastsættes efter aftale mellem menighedsråd og den bygningskyndige, men kan ikke overstige 667 kr. i timen. Når den bygningskyndige er momsregistreret, skal der lægges moms på diæter og kørselsgodtgørelse.

Det er menighedsrådet selv, der beslutter, om man vil tillægge formand, kirkeværge, kasserer og kontaktperson et honorar og i givet fald honorarets størrelse.

Størrelsen af honoraret skal dog godkendes af provstiudvalget. I praksis foregår det mange steder på den måde, at provstiudvalget har udarbejdet honorarvejledninger, som angiver et øvre loft for de enkelte honorarer.

Honorar er i denne forbindelse A-indkomst.

Godtgørelse af udgifter

Lov om folkekirkens økonomi godtgør, at menighedsrådet kan afholde udgifter vedrørende sognets kirkelige virksomhed. I Kirkeministeriets formålskontoplan med indbygget vejledning er det beskrevet, hvor kirkekassens kontorholdsudgifter (kontorhold og telefon & internet) konteres.

Det er derfor Landsforeningens opfattelse, at der er hjemmel til at godtgøre udgifter til kontorhold, telefon og internet til menighedsrådsmedlemmer. I sidste ende er det dog provstiudvalget, som udøver legalitetskontrol og forvaltningstilsyn.

Godtgørelsen kan udredes på to måder:

• Refusion af udlæg efter regning
   
• Godtgørelse efter SKATs regler for skattefri godtgørelse

Skattefri godtgørelse

Menighedsrådene er omfattet af ligningslovens § 7M, og har dermed mulighed for at udbetale en skattefri godtgørelse til ulønnede menighedsrådsmedlemmer og frivillige, hvis betingelserne i bekendtgørelsen er opfyldt.

Hvis der stilles mobiltelefon til rådighed for medarbejderen til arbejdsmæssig brug, kan medarbejderen undgå skattepligt ved at underskrive en tro og love-erklæring og leve op til erklæringens ordlyd.

Menighedsrådet skal foretage en nærmere kontrol, hvis der for en medarbejder sker væsentlige afvigelser fra det "sædvanlige samtalemønster" uden nogen arbejdsmæssig grund. En sådan kontrol vil arbejdsgiveren også skulle foretage, hvis arbejdsgiveren via afregningen fra udbyderen konstaterer, at en af vedkommendes medarbejdere har brugt arbejdsmobiltelefonen til betaling af private udgifter.

Menighedsrådet er forpligtet til have dokumentation (listeoptegnelse) liggende på hvilke medarbejdere, der har arbejdsmobiltelefon til rådighed.

Sammen med økonomilovens § 2 er formålskontoplanen med indbygget vejledning (konteringsvejledningen) et pejlemærke for de konkrete udgifter, som kirkekassen kan afholde. Konteringsvejledningen giver dog ikke i sig selv hjemmel, men skal mere betragtes som Kirkeministeriets tolkning af økonomiloven. Under kontoplanens formål 62 Personale finder man fx udgifter til personalepleje anført.

Landsforeningen konkluderer på den baggrund, at der i økonomiloven er hjemmel til at afholde udgifter til personalepleje. Det er Landsforeningens holdning, at man godt kan argumentere for, at en sammenkomst i forbindelse med julen for medarbejdere og menighedsrådsmedlemmer henhører under personalepleje.

Landsforeningen mener dog, at der ikke er hjemmel til, at man af kirkekassen afholder udgifter til deltagelse af menighedsrådsmedlemmers eller medarbejderes partnere og ægtefæller. De må eventuelt deltage for egen regning.

Der er i almindelighed ikke hjemmel til at give julegaver til medarbejdere og i særdeleshed ikke til menighedsrådsmedlemmer. Rigsrevisionen har i brev meddelt stifterne, at det ikke er velset at give julegaver til medarbejderne med henvisning til, at man normalt ikke giver julegaver inden for staten.

Det er op til menighedsrådet at foretage en vurdering og beslutte, hvordan man ønsker at markere julen i forhold til medarbejderne. Ønsker man yderligere grundlag at træffe beslutning på, kan man spørge provstiet eller stiftet. Måske har de udarbejdet en vejledning om emnet.