Arbejdsplanlægning

5-dages arbejdsugen for gravere, kirketjenere, organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere og kirkemusikere planlægges med to ugentlige fridage; en fast fridag og en løs fridag. Arbejdsugen indebærer altså ikke nødvendigvis, at medarbejderen har fri de samme dage hver uge, da ugen består af en fast ugentlig fridag, fx mandag, og en løs fridag, der kan lægges på forskellige ugedage.

For gravermedhjælpere er der mulighed for at aftale en 5 eller 6-dages arbejdsuge. I det omfang det er foreneligt med menighedsrådets tarv, herunder blandt andet kirkegårdens drift, bør arbejdstiden placeres med udgangspunkt i en 5-dages arbejdsuge.

I dette afsnit kan I læse om rådighedstid for overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.

I folkekirken er der masser af opgaver, der uden problemer kan planlægges med en måneds varsel eller mere, fx gudstjenester, konfirmandundervisning og kalendermøder.

Men der er også opgaver, som ikke kan planlægges med en måneds varsel, typisk bisættelser og begravelser og dækning af opgaver ved akut opstået sygdom. For en overenskomstansat medarbejder, der modtager rådighedstillæg, og som skal medvirke ved opgaver, der i sagens natur ikke kan planlægges, skal I som arbejdsgiver planlægge med det, man kalder rådighedstid. Rådighedstiden er de dage og tidspunkter, hvor medarbejderen skal være klar til at løse en arbejdsopgave, der ikke kan planlægges med et varsel på en måned.

Hvis rådighedstiden tages i brug, skal det varsles senest kl. 9 samme dag. Uddannede organister skal varsles senest kl. 9 samme dag for varetagelse af en tjeneste som følge af akut opstået sygdom, og ellers 48 timer før tjenestens start.

Rådighedstiden for kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere udgør 30 timer om ugen for en fuldtidsstilling og kvoteres ved en deltidsstilling. For uddannede organister udgør rådighedstiden 20 timer om ugen og maksimalt fire timer pr. arbejdsdag for en fuldtidsstilling og kvoteres ved en deltidsstilling.

Arbejdstid og rådighedstid kan samlet overstige medarbejderens beskæftigelsesgrad. Rådighedstid er som en vagtforpligtelse, og bliver først betegnet som arbejdstid, når der kommer en tjeneste.

Rådighedstiden, der ikke skal fremgå af ansættelsesbeviset, kan planlægges fast, så medarbejderen altid har den samme rådighedstid. Men som arbejdsgiver kan I også lave løbende ændringer i rådighedstiden, så længe det sker med et varsel på mindst en måned. Det er jer, der beslutter, hvornår rådighedstiden er bedst placeret i løbet af ugen, og placeringen kan variere fra uge til uge. For deltidsansatte er det et krav, at rådighedstiden er placeret inden for rammetiden.

Det er fornuftigt, at rådighedstiden for flere medarbejdere bliver placeret på samme tidspunkt, så alle de medarbejdere, som har opgaver under en bisættelse eller begravelse, kan varetage deres arbejdsopgaver i forbindelse med handlingen.

For at kirkens ressourcer anvendes mest hensigtsmæssigt, skal bisættelser og begravelser lægges på de dage og tidspunkter, hvor de relevante medarbejdere har rådighedstid, da medarbejderne ikke er forpligtet til at møde til fx en bisættelse, der ligger uden for deres rådighedstid. Hvis I som arbejdsgiver pålægger medarbejderen at møde, er det brud på den overenskomst, medarbejderen er omfattet af. Det er en alvorlig forseelse, der kan få store økonomiske konsekvenser.

I afsnittet kan I læse om rammetid, som skal aftales mellem jer som arbejdsgiver og deltidsbeskæftigede overenskomstansatte organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.

For en medarbejder på deltid skal der inden ansættelsen aftales en såkaldt rammetid. Rammetiden er de dage og tidsrum hen over en uge, hvor I som arbejdsgiver kan disponere over medarbejderen og kan planlægge pågældendes opgaver. Både planlagte arbejdsopgaver, der kendes med mindst en måneds varsel, og rådighedstiden skal lægges inden for den deltidsansatte medarbejders rammetid.

Rammetiden skal være større end ansættelsens ugentlige timetal for at sikre en vis fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen. Rammetiden kan opdeles i flere tidsrum over en dag.

Ved at skrive det som fremgår af punkt 2, betyder det at medarbejderen i eksemplet kan komme på arbejde på søgnehelligdage og juleaftensdag på tidspunkter, der ikke er omfattet af den almindelige rammetid, der fremgår af punkt 1. Og med det, der er anført under punkt 3, sikrer I jer, at medarbejderen i eksemplet kan komme på arbejde i forbindelse med de syv specifikt nævnte særlige arrangementer.

Den ugentlige rammetid udgør i eksemplet 21 timer, som reduceres, når den løse fridag placeres. Lægges den løse fridag i en konkret uge om fredagen, er rammetiden i dén uge 18 timer.

Baggrunden for, at der skal aftales en rammetid, er, at medarbejderen skal kunne have supplerende beskæftigelse uden for rammetiden, så pågældende samlet kan have 37 timers arbejde pr. uge. For den deltidsansatte sikrer rammetiden med andre ord, at pågældende har mulighed for at have et andet arbejde ved siden af.

Der er ingen regler om, hvor mange timer rammetiden for en deltidsansat maksimalt kan udgøre. Det er med andre ord ikke fastsat i overenskomsterne, at den ugentlige arbejdstid/løntimetallet og rammetiden skal stå i et bestemt beregningsmæssigt forhold til hinanden.

Rammetiden skal på den ene side kunne rumme de arbejdsopgaver, der er i stillingen, men på den anden side skal den ikke være større, end der er behov for. Medarbejderen skal uden problemer kunne komme på arbejde i rammetiden, og pågældende er aldrig forpligtet til at møde på arbejde uden for sin rammetid. Det er brud på den relevante overenskomst, hvis I som arbejdsgiver forlanger det, og det er en alvorlig forseelse, der kan få store økonomiske konsekvenser.

Rammetiden skal aftales mellem jer som arbejdsgiver og den deltidsansatte medarbejder. Vi anbefaler, at aftalen om rammetid indgås skriftligt og underskrives af begge parter. Aftalen om rammetid vedlægges ansættelsesbeviset som bilag.

Som arbejdsgiver kan I kun ændre rammetiden ved at aftale det med medarbejderen eller ved ensidigt at varsle en ændring. Der gælder særlige regler for, hvordan man som arbejdsgiver foretager sådan en varsling.

Kontakt stiftet eller Landsforeningen, hvis I får behov for at varsle en ændret en rammetid.

Der gælder andre arbejdstidsregler for tjenestemænd, kirkegårdsledere, gravermedhjælpere, gartneriarbejdere og gartnere.

For ansatte på individuelle vilkår er der kun krav om et ugentligt fridøgn og 11 timers hviletid.

Tjenestemænd har krav på en fast fridag om ugen og optjener ret til en løs fridag om ugen inklusive to arbejdsfrie weekender i kvartalet.

Der gælder ingen regler om rammetid og/eller rådighedstid for tjenestemandsansatte medarbejdere. Der er ikke fastsat nogen højeste arbejdstid for tjenestemænd, og derfor kan der ikke ydes betaling for overarbejde.

Kontakt stiftet eller Landsforeningen for nærmere vejledning om arbejdsplanlægning for andre ansatte end overenskomstansatte kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, organister, kirketjenere og gravere.

Overordnede krav til registrering

Menighedsrådenes ansatte skal registrere arbejdstid. I skal derfor overveje, om der kan anvendes et eksisterende system, om registrering skal ske manuelt, eller om der skal købes et system til registrering. Det er lettest for jer at administrere, hvis de ansatte, så vidt muligt, anvender samme metode.

Alle fastansatte skal registrere arbejdstid, uanset ansættelsens type, varighed eller timetal. Det er et krav, at registrering sker i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.

Det er et krav til registrering af arbejdstid, at:

• den samlede daglige arbejdstid registreres
• arbejdsgiver er ansvarlig for, at oplysninger gemmes i 5 år
• medarbejder skal kunne tilgå oplysningerne.

Kravene uddybet

Der er fuld metodefrihed i forhold til, hvordan den daglige arbejdstid (fx 6 timer) registreres, og det er ikke et krav, at registreringen dokumenterer, i hvilket tidsrum (fx kl. 9:00-12:00 og kl. 15:00-18:00) medarbejderen har udført sit arbejde.

Hvis nogle af de ansatte har fast arbejdstid, eller arbejdstiden i øvrigt er fastlagt på forhånd, skal der kun registreres afvigelser fra planen.

Oplysningerne skal gemmes i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. For hovedparten af folkekirkens ansatte skal oplysningerne gemmes i 5 år efter udløbet af kvartalet eller årsnormperioden.

Medarbejderen skal kunne tilgå egne oplysninger under hele ansættelsesforholdet.

Elektronisk udfyldelse af Excel-ark

Der kan oprettes et skema pr. medarbejder i Excel, der bliver placeret i den personaleansvarliges/nærmeste leders OneDrive. Herefter deles et enkelt ark/mappe med en enkelt medarbejders arbejds-/ eller private mail. Det er en forudsætning, at medarbejderen har adgang til Excel.

Ved udløbet af fx et kvartal, overføres en kopi af skemaet til registrering af arbejdstid til Dokumentarkivet i Kirkeportalen på FIN.

Manuel udfyldelse af skema

Medarbejderen kan udfylde et skema eller en kalender i papirform. I kan anvende en almindelig måneds-/årskalender, eller I kan printe skemaet til registrering af arbejdstid fra skabelonsamlingen.

I skal sikre, at de udfyldte skemaer scannes og arkiveres i dataarkivet. Det kan fremgå af personalehåndbogen, at medarbejderne skal aflevere eller sende de udfyldte skemaer til den personaleansvarlige efter en bestemt periode.

Køb af system

Der findes flere systemer til tidsregistrering på markedet, og I kan selv vælge, hvad der passer til jeres arbejdsplads.

Brug af Outlook-kalender

I kan oprette en særskilt kalender til registrering af arbejdstid.

Det kræver en Office365licens pr. ansat, hvilket kun en begrænset del af jeres ansatte har. Licensen koster kr. 100/måned pr. ansat.

Personalehåndbog og GDPR

Landsforeningen opfordrer til, at I tilføjer et afsnit om tidsregistrering til personalehåndbogen, så alle medarbejdere ved, hvilken procedure der skal følges. Det bør fremgå, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. I bør også overveje, hvad konsekvenserne er for en medarbejder, som ikke registrerer sin arbejdstid som angivet. Dette bør også fremgå af personalehåndbogen.

Da I laver en ny registrering, skal dette også opdateres i forhold til GDPR. I skal tilføje i privatlivspolitikken for medarbejderne, at der sker en ny registrering.

Fortegnelsen skal opdateres, hvis der tilkøbes et nyt system, og der skal indgås en databehandleraftale med udbyderen.

Baggrunden for de nye regler

Reglerne om registrering af arbejdstid udspringer af en dom fra EU- Domstolen. Tidsregistreringen skal beskytte den enkelte medarbejder, så regler om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid overholdes.

Sådan som reglerne er implementeret i Danmark, er jeres ansatte omfattet af registreringspligten.