Forventningssamtaler og sanktioner

I forbindelse med et ansættelsesforhold kan der opstå situationer, hvor medarbejderens forhold eller handling gør, at menighedsrådet må reagere på det over for medarbejderen.

Det kan være situationer, hvor medarbejderen fx gentagne gange kommer for sent, ikke udfører arbejdsopgaver tilfredsstillende, modsætter sig at udføre arbejdsopgaver eller helt undlader at møde på arbejde etc. Det kan også være situationer, hvor medarbejderens adfærd er uhensigtsmæssig eller uacceptabel.

Afhængig af hvilken situation, der er tale om, ﬁndes der forskellige muligheder for at reagere. Uanset hvilken tilgang menighedsrådet vælger for at rette op på forholdene hos medarbejderen, er det vigtigt at dokumentere forløbet via notater og referater. Det gælder både fra de uformelle og de mere formelle samtaler og møder vedrørende medarbejderens forhold. Der er forskellige muligheder for at gøre medarbejderen bekendt med menighedsrådets utilfredshed og fremtidige forventninger.

Det er vigtigt, at der er proportionalitet mellem menighedsrådets reaktion over for en medarbejder og de forhold, som menighedsrådet ﬁnder uacceptable. Proportionalitet betyder, at sanktionen passer til handlingen. Der skal derfor foretages en konkret vurdering af, hvilken reaktion der passer til situationen.

Hent afsnit som PDF Send afsnit som e-mail

1. Uformel samtale

At holde en uformel samtale vil naturligt være inden for kontaktpersonens daglige ledelsesbeføjelser og skal som udgangspunkt ikke behandles på et menighedsrådsmøde.

Hvis der er tale om en mindre forseelse, hændelse eller adfærd bør reaktionen være en uformel samtale med medarbejderen. Den uformelle samtale kan der indkaldes til skriftligt med kort varsel eller mundtligt ved, at man beder medarbejderen om en snak her og nu eller på et nærmere bestemt tidspunkt.

Formålet med den uformelle samtale er at give medarbejderen en konkret forståelse for:

Hvorfor medarbejderen er blevet indkaldt
Hvad medarbejderen skal ændre
Hvordan medarbejderen fremadrettet kan leve op til menighedsrådets forventninger.

Medarbejderne har mødepligt. Det er ledelsesret at indkalde en medarbejder til en samtale.

Der skal laves et notat om indholdet af den uformelle samtale, så det senere kan dokumenteres, at samtalen/samtalerne har været holdt, hvis det skulle blive nødvendigt i et videre ansættelsesretligt forløb.

2. Påtale

At give en påtale vil naturligt være inden for kontaktpersonens daglige ledelsesbeføjelser og skal derfor som udgangspunkt ikke behandles på et menighedsrådsmøde.

En påtale er en indskærpelse af, at en medarbejder ikke lever op til forventningerne, eller at en given adfærd ikke er acceptabel. Hvis forholdet er mindre alvorligt, og der er tillid til, at medarbejderen vil rette for sig, er en påtale relevant.

En mundtlig påtale er lige så gyldig som en skriftlig, men den kan være svær at dokumentere i et videre ansættelsesretligt forløb. Derfor er det en god idé at udforme påtalen skriftligt og få medarbejderen til at kvittere for modtagelsen.

Inden medarbejderen får en påtale, kan der være holdt et uformelt møde, men det er ikke et krav. Det er vigtigt, at reaktionen står i forhold til forseelsen, hændelsen eller adfærden.

Der er ikke formkrav til en påtale, men det bør fremgå:

Hvorfor medarbejderen får påtalen
Hvad medarbejderen skal ændre
Hvordan medarbejderen fremadrettet kan leve op til menighedsrådets forventninger.

En påtale indeholder ikke en ansættelsesretlig sanktion, men er en formel tilrettevisning eller instruktion til medarbejderen. Derfor skal medarbejderen ikke partshøres og have en høringsfrist i forbindelse med en påtale.

Hvis påtalen gives mundtligt, så husk notatpligten. Skriftlige påtaler skal gemmes i personalemappen.

3. Advarsel

At give en advarsel vil ikke naturligt være inden for kontaktpersonens daglige ledelsesbeføjelser. Derfor skal den som udgangspunkt behandles på et menighedsrådsmøde, medmindre der i menighedsrådet er truﬀet beslutning om, at kontaktpersonen har kompetencen, og det fremgår af vedtægten for kontaktpersonen.

En advarsel er en indskærpelse over for medarbejderen i forhold til, hvordan medarbejderen skal agere fremover, og vil kunne give en konsekvens for ansættelsesforholdet, hvis medarbejderen ikke retter sig.

En advarsel er en alvorlig sanktion, og det vil i de ﬂeste tilfælde være naturligt, at medarbejderen har været til en uformel samtale eller har fået en påtale inden, der gives en advarsel.

Men en overtrædelse, en adfærd, en arbejdsmangel af mere alvorlig karakter vil kunne berettige til en advarsel, også selvom der ikke går noget forud for den konkrete handling eller mangel på samme.

Menighedsrådet og/eller kontaktpersonen (afhængig af indholdet i vedtægten for kontaktpersonen) skal foretage en konkret vurdering af, om en advarsel er den rette sanktion. Grundlaget for vurderingen kan være, at hvis medarbejderen ikke ændrer adfærd, retter op på de beskrevne uhensigtsmæssigheder eller udviser vilje til at leve op til menighedsrådets berettigede forventninger, vil næste skridt være en påtænkt afskedigelse.

En advarsel bør være skriftlig, fordi den indeholder en ansættelsesretlig sanktion, og kan få den konsekvens, at medarbejderen bliver afskediget, hvis medarbejderen ikke retter op på de forhold, der har givet anledning til advarslen.

3.1 Advarsel - indhold

Lav en beskrivelse af de forhold, som menighedsrådet er utilfreds med og ﬁnder uacceptable. Lav beskrivelsen så præcis, konkret og nuanceret som muligt.

Beskriv, hvad medarbejderen skal ændre.
Beskriv, hvad der er gjort for, at medarbejderen kender til forventninger og henvis til tidligere instruktioner, uformelle møder, påtaler med videre.
Beskriv, hvordan medarbejderen kan leve op til forventninger fremover (indsæt en tidsfrist, hvis medarbejderen skal udføre en opgave).
Beskriv, hvordan der følges op på advarslen over for medarbejderen.
Beskriv, hvilke konsekvenser det kan få for medarbejderen, hvis vedkommende ikke retter op.

I forhold til konsekvens kan der skrives i advarslen, ”at det kan få ansættelsesretlige konsekvenser”, hvis medarbejderen ikke retter op på de konkret beskrevne forhold.

En advarsel er omfattet af reglerne om partshøring. Det betyder, at medarbejderen skal have mulighed for at forholde sig til indholdet af den påtænkte advarsel og have mulighed for at fremføre sine synspunkter, inden der træﬀes endelig beslutning om at give en advarsel til medarbejderen.

3.2 Påtænkt og endelig advarsel – proces

På et menighedsrådsmøde træﬀes beslutning om at påtænke en advarsel.
Udfærdig en påtænkt advarsel med høringsfrist til medarbejderen, hvor grundlaget for den påtænkte advarsel fremgår. Vedlæg relevant dokumentation for at underbygge det forhold, som ligger til grund for den påtænkte advarsel.
Den påtænkte advarsel skal indeholde en høringsfrist, så medarbejderen eller dennes faglige organisation har mulighed for at kommentere på den påtænkte advarsel. Giv en høringsfrist på 10-14 dage. Når høringsfristen er udløbet, træﬀes endelig beslutning på et menighedsrådsmøde, hvor menighedsrådet forholder sig til et eventuelt indkommet høringssvar. På det aktuelle grundlag beslutter menighedsrådet, om medarbejderen skal meddeles en endelig advarsel, eller om høringssvaret har ændret menighedsrådets opfattelse af sagen, og den påtænkte advarsel trækkes tilbage.
Der skal gives meddelelse til medarbejderen om beslutningen. Træﬀer menighedsrådet beslutning om en endelig advarsel, skal dette fremsendes til medarbejderen indholdene både den oprindelige begrundelse og med kommentarer til høringssvaret, hvis et sådan er fremsendt.

Anbefaling: Kontakt Landsforeningen eller stiftet for råd og vejledning forud for en sag om afskedigelse.

4. Tjenstlig samtale

Hvis en kontaktperson, eller den med det daglige ledelsesansvar, vurderer, at det er nødvendigt at holde en tjenstlig samtale, skal det besluttes i menighedsrådet.

Kontaktpersonen, eller den person med det daglige ledelsesansvar, kan have en selvstændig kompetence til at indkalde til en tjenstlig samtale. Det betyder, at menighedsrådet ikke skal træﬀe en beslutning om indkaldelsen.

Hvis indkaldelsen ikke kræver en beslutning i menighedsrådet, er det dog relevant, at menighedsrådet som arbejdsgiver orienteres om det og måske endda indgår i en drøftelse og vidensudveksling forud for indkaldelsen. Det sikrer, at kontaktpersonen eller den med det daglige ledelsesansvar har den nødvendige opbakning til den videre proces. Det er også relevant, hvis det efterfølgende bliver nødvendigt at bringe en ansættelsesretlig sanktion i spil, som fx at indlede en afskedigelse.

Ved en tjenstlig samtale er det naturligt, at kontaktpersonen, eller den med det daglige ledelsesansvar, deltager sammen med en anden fra menighedsrådet.

Det kan også være relevant, at en eventuel daglig leder eller kirkegårdsleder deltager for at belyse de anførte kritikpunkter, hvis det er en medarbejder fra et af deres respektive områder, det drejer sig om.

En tjenstlig samtale handler om udfordringer med medarbejderens manglende udførelse af arbejdsopgaver, niveauet for arbejdets udførsel eller medarbejderens adfærd.

Formålet med en tjenstlig samtale er at indskærpe over for medarbejderen, hvordan arbejdet ønskes udført, eller hvilken adfærd, der forventes af medarbejderen fremover. Herudover kan en afklaring af fakta, misforståelser og uenigheder også være relevant.

Ved den tjenstlige samtale har medarbejderen mulighed for at fortælle om sin oplevelse af de forskellige kritikpunkter. Det er ikke nødvendigt, at menighedsrådet som arbejdsgiver og medarbejderen bliver enige om, hvad der er foregået, men det er meget vigtigt, at man som arbejdsgiver klart og tydeligt tilkendegiver, hvad der forventes af medarbejderen fremover – uanset om det drejer sig om arbejdets udførsel eller medarbejderens adfærd.

Medarbejderen skal have mulighed for at medbringe en bisidder til samtalen. Bisidderen vil ofte være en repræsentant fra den relevante faglige organisation, men kan også være en ven, ægtefælle, kollega etc. Det er medarbejderen, som bestemmer, hvem vedkommende ønsker med som bisidder, eller om medarbejderen kommer alene. Menighedsrådet har ikke ret til at blive informeret om det forud for mødet.

Medarbejderen har pligt til at deltage i en tjenstlig samtale. Undgå at indkalde på medarbejderens fridag.

4.1 Indkaldelse til tjenstlig samtale – proces

Beslut på et menighedsrådsmøde, om medarbejderen skal indkaldes til en tjenstlig samtale, medmindre der i menighedsrådet er truﬀet beslutning om, at kontaktpersonen, eller personen med det daglige ledelsesansvar, har denne kompetence selvstændigt. I så fald skal det fremgå af vedtægten for kontaktpersonen eller af en aftale for den personer, der har det daglige ledelsesansvar.
Lav en skriftlig indkaldelse til medarbejderen. I indkaldelsen skal det fremgå, hvad baggrunden er for den tjenstlige samtale og konkrete eksempler på de emner, som er grundlaget for samtalen. Vedlæg relevant dokumentation for at underbygge de forhold, som er beskrevet i indkaldelsen. Det skal fremgå af indkaldelsen, at medarbejderen kan medbringe en bisidder til samtalen.
Indkald til samtalen i så god tid, at medarbejderen reelt har mulighed for at forholde sig til emnerne for samtalen og har mulighed for at ﬁnde en bisidder. Indkald med en tidsfrist på 7-10 dage.
Det vil ofte være relevant at aftale en eller ﬂere opfølgningssamtaler for at følge op på de aftaler, krav og forventninger, som er resultatet af den tjenstlige samtale.
Skriv referat fra samtalen. Det bør udfærdiges og underskrives af samtlige mødedeltagere, inden mødet hæves. Det skal fremgå klart og tydeligt, hvilke forventninger der er til medarbejderen fremadrettet, og medarbejderen skal på mødet informeres om, at det vil kunne få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis medarbejderen ikke retter op.