Udbud og tilbud

I denne vejledning får du et overblik over de regler og krav i udbudsloven og tilbudsloven som er mest relevante for menighedsråd. Der er ikke tale om en udtømmende gennemgang af udbudsreglerne. Vejledningen henvender sig særligt til menighedsråd, kirkeværger og evt. byggeudvalg i menighedsrådene. 

1. Introduktion

Udbudsloven og tilbudsloven gælder for statslige, regionale og lokale myndigheder. Menighedsråd er lokale myndigheder og har derfor pligt til at overholde reglerne i de to love.

1.1 Tilbudsloven og udbudsloven

Tilbudsloven indeholder de regler, der igennem mange år har været grundlaget for indgåelse af kontrakter om bygge- og anlægsprojekter, både i form af enkeltkontrakter med håndværkere og totalentreprisekontrakter.

Udbudsloven er baseret på et EU-direktiv og har til formål at sikre den bedst mulige udnyttelse af de offentlige midler gennem en effektiv konkurrence om opgaverne.

Reglerne i udbudsloven er omfattende og komplicerede, og der er mange formelle regler. Overholder en udbyder ikke reglerne – herunder de formelle regler – kan det medføre store ekstraomkostninger.

Ved visse typer af udbud kan det være relevant at søge professionel bistand for at sikre en korrekt håndtering af opgaven, fx ved at antage en bygherrerådgiver i forbindelse med en bygge- og anlægsopgave.

Hvis du efter at have læst vejledningen har spørgsmål eller er usikker på reglerne og deres forståelse, er du velkommen til at kontakte dit lokale stift, eller du kan søge yderligere oplysninger på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside Udbud (kfst.dk).

1.1.1 Tilbudsloven

Formålet med tilbudsloven er: 

  • at bidrage til et effektivt byggeri ved at fremme konkurrencen om offentlige eller offentligt støttede bygge- og anlægskontrakter, der ikke er omfattet af udbudsloven,
  • at åbne markedet for nye virksomheder, herunder at sikre fairness og ligebehandling,
  • at skabe gennemsigtige rammer for processen og derved bidrage til, at man undgår ressourcespild hos især tilbudsgiverne.

Tilbudsloven indeholder bestemmelserne for indhentning af tilbud på og tildeling af ordren på

  • udførelse af mindre bygge- og anlægsarbejder (under 40.100.744 kr. eksklusiv moms)
  • projektering og udførelse af mindre bygge- og anlægsarbejder (totalentreprise) (under 40.100.744 kr. eksklusiv moms)

Værd at vide: 

Tilbudsloven (retsinformation.dk)

1.1.2 Udbudsloven

Formålet med udbudsloven er at sikre den bedst mulige udnyttelse af de offentlige midler gennem en effektiv konkurrence om opgaverne.

Udbudsloven fastsætter rammerne for offentlige myndigheders indgåelse af kontrakt, når der afgives ordre om:

  • større bygge- og anlægsprojekter (til over 40.100.744 kr. eksklusiv moms)
  • tjenesteydelser af større omfang (over 1.601.944 kr. eksklusiv moms) eller
  • indkøb af varer til et samlet beløb over 1.601.944 kr. eksklusiv moms.

Værd at vide:

 Udbudsloven (retsinformation.dk)

2. Overordnede principper

I forbindelse med indgåelse af kontrakter, der er omfattet af enten tilbudsloven eller udbudsloven, skal menighedsrådet som ordregiver overholde de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet.

2.1 Saglighed

Menighedsrådet skal holde sig til objektive og nøgterne kendsgerninger uden at inddrage uvedkommende personlige vurderinger, interesser el.lign.

 

2.2 Økonomisk forsvarlig forvaltning

Menighedsrådet skal tage skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af kirkekassen. Herunder skal det sikres, at budgetrammer overholdes, og at der er sammenhæng mellem pris og kvalitet.

 

2.3 Forbud mod varetagelse af uvedkommende hensyn (magtfordrejning)

Menighedsrådet må ikke tage uvedkommende hensyn eller inddrage usaglige kriterier, når der skal træffes en afgørelse.

2.4 Ligebehandlingsprincippet

Der må hverken forekomme direkte eller indirekte forskelsbehandling. Det er derfor et krav, at der ikke må gøres forskel på ensartede tilfælde (lige skal behandles lige).

2.5 Proportionalitetsprincippet

Der skal være et rimeligt forhold mellem afgørelsens mål og dens midler.

3. Hvornår skal køb sendes i udbud?

Der gælder forskellige regler alt efter om det er et varekøb, en tjenesteydelse eller et byggearbejde, som menighedsrådet skal investere i og afhængig af den forventede pris.

3.1 Før I går i gang

Før I går i gang, skal I overveje følgende:

  • Hvad skal I købe eller igangsætte?
  • Hvad er den forventede pris?

3.2 Hvad skal I købe eller igangsætte?

I nogle tilfælde kan man komme i tvivl om, hvilken type opgave, man skal udbyde, f.eks. ved blandede kontrakter. 

For blandende kontrakter, er det kontraktens hovedformål, der bestemmer om en kontrakt er en vareindkøbskontrakt, en bygge- og anlægskontrakt eller en tjenesteydelseskontrakt.  

Søg eventuelt rådgivning på stiftet, hvis I er i tvivl. 

 

  • Arkitektydelse i forbindelse med en bygge- og anlægsopgave

Hvis en arkitekt tegner og beskriver et forslag til et byggeprojekt for menighedsrådet er det ikke en bygge- og anlægskontrakt, men en tjenesteydelseskontrakt. Dette gælder også, hvis det er en totalrådgivning.

Hvis man benytter sig af totalentreprise, hvor rådgiverydelsen (arkitekt-/ingeniørydelsen) er en del af totalentreprisen, skal rådgiverydelsen dog ikke udbydes for sig selv. Her indgår rådgiverydelsen i beskrivelsen af bygge- og anlægsopgaven, og hele projektet udbydes samlet. 

 

  • Køb af materialer til en bygge- og anlægsopgave

Hvis en entreprenør skal stå for at levere materialer til et bygge- og anlægsarbejde, betragtes kontrakten i sin helhed som en bygge- og anlægskontrakt, og ikke som indkøb af varer 

 

  • Monterings- og installationsarbejder i forbindelse med indkøb

Hvis en kontrakt om levering af varer også omfatter tillægsydelser, som f.eks. monterings- og installationsarbejder, betragtes den samlede kontrakt som en vareindkøbskontrakt. 

 

  • Køb af et pibeorgel

Konkurrencestyrelsen har udtalt, at bygningen af et pibeorgel kan betragtes som en bygge- og anlægskontrakt, bl.a. begrundet med at installationsarbejderne til et pibeorgel, som er projekteret til et bestemt kirkerum, ikke kan betragtes som accessoriske. 

 

  • Maling, tapetsering og arbejde vedrørende tekniske installationer

Disse arbejder er bygge- og anlægsopgaver. 

 

  • Kalkning

Kalkning er en bygge og anlægsopgave. 

 

  • Rengøring

Rengøring er en tjenesteydelse. 

 

  • Almindelig vedligeholdelse af grønne arealer

Almindelig vedligeholdelse af grønne arealer er en tjenesteydelse .

3.3 Hvad er den forventede pris?

Når du skal finde ud af hvilke regler, som gælder for den opgave du skal have udført eller det indkøb, du vil foretage, skal du vurdere værdien af den aftale, som du overvejer at indgå. Denne værdi kaldes tærskelværdien.

Der er fastsat forskellige tærskelværdier, alt efter om det indkøb som skal foretages defineres som en aftale om en bygge- og anlægsopgave, en tjenesteydelse eller et almindeligt vareindkøb.

Tærskelværdierne fastsættes hvert andet år. Du skal vurdere værdien af den aftale, som menighedsrådet vil indgå, inden du indhenter tilbud på en bygge- og anlægsopgave, en tjenesteydelse eller på et almindeligt vareindkøb.

Det er menighedsrådets ansvar at indhente de nødvendige oplysninger for at kunne vurdere værdien af en kontrakt.

Hvordan ved jeg, hvad opgaven koster, dvs. hvordan vurderes tærskelværdien?

Når du skal vurdere værdien af opgaven/indkøbet, skal følgende indgå i overvejelserne:

  • Dit bedste skøn over hvad opgaven/indkøbet vil komme til at koste (værdien).
  • Værdien uden moms på det tidspunkt hvor opgaven/indkøbet udbydes.
  • For en kontrakt, som løber over flere år, skal udgifterne i alle årene medregnes.
  • Det er værdien af den samlede kontrakt som skal indgå i skønnet over kontraktens værdi, f.eks. skal optioner medregnes i vurderingen. Optioner er muligheder for tilkøb, f.eks. muligheden for at forlænge en kontrakt med et år. De skal indgå i vurderingen, selvom du ikke ved om du vil udnytte optionen.

Tærskelværdier pr. 1. januar 2022 for udbudsloven kan ses på:

Tærskelværdier (kfst.dk)

Menighedsrådet er omfattet af de tærskelværdier der står under "Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv."

Tærskelværdierne ændres hvert andet år, og næste gang pr. 1. januar 2024.

3.4 Skema til afgrænsning

Du kan se en visuel afgrænsning i skemaet på side 11 i denne vejledning: Rapport 20. november (kfst.dk)

4. Bygge- og anlægskontrakter

Ved bygge- og anlægskontrakter forstås kontrakter om fx el-installationsarbejde, VVS-installationsarbejde og maler- og glarmesterarbejde, opførelse af bygning, nedrivning af bygning og anlæg af veje.

4.1 Tærskelværdier

  • Under 300.000 kr. eksklusiv moms

Ingen regler ud over de almindelige forvaltningsretlige principper

 

  • Over 300.000 kr. men under 3 mio. eksklusiv moms

Menighedsrådet kan indhente underhåndsbud på opgaven.

 

  • Over 3 mio. kr. men under tærskelværdi for EU-udbud 40.100.744 kr. eksklusiv moms

Hovedregel: Arbejdet skal udbydes i offentlig eller begrænset licitation, se nærmere under afsnittet licitation

Undtagelser: Der gælder nogle få undtagelser hertil, se nærmere under afsnittet licitation

 

  • Over tærskelværdi for EU-udbud 40.100.744 kr. eksklusiv moms

Reglerne i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.

4.2 Underhåndsbud

Hvad er underhåndsbud?

Underhåndsbud er tilbud, der ikke indhentes ved en licitation eller på grundlag af en rammeaftale.

Menighedsrådet kan indhente tilbud ved underhåndsbud, når menighedsrådet anslår, at den forventede pris på opgaven vil være på mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. ekskl. moms.

Underhåndsbud er en mindre formel udbudsform, hvor der ikke gælder de samme formelle krav som ved licitation. Der er dog visse regler som skal overholdes.

Krav til underhåndsbud:

  • Der må ikke ske forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Menighedsrådet skal sørge for at indhente underhåndsbud og tildele kontrakten efter objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier
  • Menighedsrådet skal indhente mindst 2 tilbud og max. 3 tilbud på byggeopgaven. Menighedsrådet kan indhente et 4. tilbud, hvis menighedsrådet i opfordringen til at afgive tilbud, forbeholder sig ret til dette, og det 4. tilbud indhentes uden for lokalområdet (udenfor kommunen)
  • Menighedsrådet skal oplyse, om ordren vil blive givet til den der har givet "laveste pris" (priskonkurrence), eller den der har givet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" (kvalitetskonkurrence; hvor ikke kun prisen har betydning)
  • Fristen for at give tilbud skal fremgå af brevet til dem, der opfordres til at give et tilbud. Fristen skal være lang nok til, at tilbudsgivere har rimelig tid til at afgive tilbuddet.
  • Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 40 arbejdsdage, medmindre menighedsrådet har oplyst andet i udbudsmaterialet
  • Menighedsrådet gennemgår tilbuddene og opgaven tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud på baggrund af de opstillede kriterier, dvs. enten "laveste pris" eller "det økonomisk mest fordelagtige tilbud"
  • Menighedsrådet giver hurtigst muligt besked om sin beslutning til alle, der har givet tilbud på opgaven
  • Hvis en tilbudsgiver anmoder om det, skal menighedsrådet oplyse om begrundelsen for tildelingen af opgaven

    Regler

    Reglerne om underhåndsbud findes i afsnit I i tilbudsloven. 

4.3 Licitation

Hvad er licitation? 

Licitation er udbud af en opgave, hvor flere opfordres til inden for samme bestemte tidsrum og på samme udbudsgrundlag eller ud fra fælles mindstekrav at give bindende tilbud eller til at give tilbud om at indgå i et forpligtende samarbejde om en bygge- og anlægsopgave.  

Når opgavens samlede anslåede værdi ligger på mellem 3 mio. kr. og den gældende tærskelværdi for et EU-udbud, skal tilbud på opgaven indhentes ved en licitation.   

Det kan være en god idé, at menighedsrådet får bistand hos en bygherrerådgiver til at gennemføre en licitation.  

Valg af udbudsform 

Menighedsrådet kan vælge mellem tre former for licitation: 

  • Offentlig licitation
  • Begrænset licitation uden prækvalifikation  
  • Begrænset licitation med prækvalifikation  

Menighedsrådet bør foretage en konkret vurdering af byggeopgavens karakter, muligheden for at skaffe tilstrækkelig konkurrence og muligheden for at begrænse ressourceforbruget både for menighedsrådet selv og for tilbudsgiverne, før man vælger licitationsform. 

Menighedsrådet skal vælge offentlig licitation, hvis man vil have tilbud fra en bred og ikke på forhånd defineret kreds af tilbudsgivere.   

Det kan f.eks. være en fordel, hvis menighedsrådet ikke kender markedet tilstrækkeligt til selv at kunne vælge, hvem man ønsker at få tilbud fra, eller hvis menighedsrådet netop ønsker tilbud fra andre virksomheder, end dem menighedsrådet selv kender.  

Det kan også være en fordel med offentlig licitation ved mere standardprægede ydelser, hvor hovedvægten lægges på prisen. 

Begrænset licitation kan med fordel anvendes i de tilfælde, hvor menighedsrådet har et tilstrækkeligt godt kendskab til konkurrencen på markedet til at kunne sammensætte en begrænset kreds af tilbudsgivere, og hvor tilbudsgivningen og sammenligningen af tilbud er ressourcekrævende, f.eks. ved totalentreprise. 

Regler 

Afsnit I i Tilbudsloven (lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter med senere ændringer). 

4.3.1 Offentlig licitation

Menighedsrådet opfordrer en ubestemt kreds af firmaer til at give et bindende tilbud på en byggeopgave. Tilbuddet skal afgives på ens vilkår i form af samme frist, samme udbudsgrundlag eller ud fra fælles mindstekrav.  Opfordringen sker i form af en annonce i et trykt eller elektronisk medie (avis eller hjemmeside). I annoncen skal der stå, at der er tale om en licitation.  

 

  • Der må ikke ske forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Menighedsrådet skal sørge for at indhente tilbud og tildele kontrakten efter objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier. 

 

  • Hvis menighedsrådet stiller krav om, at tilbudsgiverne skal give oplysninger om teknisk og økonomisk formåen, skal det fremgå af annoncen, hvilke oplysninger menighedsrådet kræver, og hvilken dokumentation tilbudsgiverne skal medsende. 

 

  • Menighedsrådet skal oplyse, om ordren vil blive givet til den, der har givet den ”laveste pris” (priskonkurrence), eller den, der har givet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” (kvalitetskonkurrence hvor ikke kun prisen har betydning).  

 

  • Hvis menighedsrådet vælger ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, kan menighedsrådet lægge vægt på forskellige kriterier, som kan være forskellige fra kontrakt til kontrakt. Menighedsrådet skal så vidt muligt skrive, hvordan man vil vægte de kriterier, der er valgt. Hvis menighedsrådet ikke har foretaget en vægtning, skriver man kriteriernes prioriterede rækkefølge med det vigtigste først. 

 

  • Tilbud ved en licitation skal være skriftlige. Tilbud kan sendes elektronisk, med mindre menighedsrådet på forhånd har udelukket dette. Menighedsrådet kan bestemme, at tilbud skal sendes elektronisk. 

 

  • Fristen for at give tilbud skal fremgå af annoncen. Fristen skal være lang nok til, at tilbudsgivere har rimelig tid til at afgive tilbud. 

 

  • Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 40 arbejdsdage, medmindre menighedsrådet har oplyst andet i udbudsmaterialet.  

 

  • Tilbuddene åbnes på licitationsstedet på et forud fastsat tidspunkt. Tilbudsgiverne er berettigede til at være til stede ved åbningen af tilbuddene og til at få oplyst budsummer og eventuelle forbehold. 

 

  • Menighedsrådet gennemgår tilbuddene, og med mindre menighedsrådet vælger at annullere licitationen, skal opgaven tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud på baggrund af de opstillede kriterier, dvs. enten ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. 

 

  • Menighedsrådet underretter hurtigst muligt de bydende om, hvilken afgørelse der er truffet om tildeling af ordren. 

 

  • De firmaer, der ikke har fået opgaven, har krav på at få en begrundelse for, at de ikke blevet valgt, hvis de ønsker det. 

4.3.2 Begrænset licitation med prækvalifikation

En ubestemt kreds opfordres til gennem annonce i trykt eller elektronisk medie at melde sig som interesserede i at byde på opgaven. I opfordringen skal der stå, at der er tale om en licitation.  

 

  • Der må ikke ske forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Menighedsrådet skal sørge for at indhente tilbud og tildele kontrakten efter objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier.

 

  • Det skal stå i annoncen, hvor mange bydende, menighedsrådet maksimalt vil opfordre til at give et tilbud på opgaven.

 

  • Der skal være en frist på mindst 15 arbejdsdage til, at interesserede kan anmelde interesse i at byde på opgaven. 

 

  • Det skal af annoncen fremgå, hvilke oplysninger om teknisk og økonomisk formåen, de interesserede skal sende, og hvordan disse oplysninger skal dokumenteres. 

 

  • Det skal af annoncen fremgå, om opgaven vil blive tildelt efter ”kriteriet laveste pris” (priskonkurrence) eller efter kriteriet ”økonomisk mest fordelagtige bud” (kvalitetskonkurrence, hvor ikke kun prisen har betydning).  

 

  • Hvis menighedsrådet vælger ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, kan menighedsrådet lægge vægt på forskellige kriterier, som kan være forskellige fra kontrakt til kontrakt. Menighedsrådet skal så vidt muligt skrive, hvordan man vil vægte de kriterier, der er valgt. Hvis der ikke foretages en vægtning, skriver man kriteriernes prioriterede rækkefølge med det vigtigste først. 

 

  • Når fristen for at melde sig som interesseret er udløbet, skal menighedsrådet vælge blandt de interesserede firmaer, hvem der skal afgive tilbud på byggeopgaven. Menighedsrådet skal vælge det antal, som man i annoncen har tilkendegivet, at man vil opfordre til at give tilbud. Udvælgelsen skal ske på baggrund af den dokumentation, de interesserede har indsendt, og skal ske på en objektiv og ikke-diskriminerende måde.

 

  • Menighedsrådet underretter hurtigst muligt dem, der har meldt sig som interesseret i at byde, om, at de er blevet udvalg til at give tilbud på opgaven. 

 

  • De firmaer, der ikke er blevet udvalgt til at give tilbud på opgaven, har krav på at få en begrundelse for, at de ikke blevet valgt, hvis de beder om det.

 

  • Tilbud ved en licitation skal være skriftlige. Tilbud kan sendes elektronisk, med mindre menighedsrådet på forhånd har udelukket dette. Menighedsrådet kan bestemme, at tilbud skal sendes elektronisk.  

 

  • Tilbuddene åbnes på licitationsstedet på et forud fastsat tidspunkt. De bydende er berettigede til at være til stede ved åbningen af tilbuddene og til at blive bekendt med budsummer og eventuelle forbehold. 

 

  • Menighedsrådet gennemgår tilbuddene, og med mindre menighedsrådet ønsker at annullere licitationen, skal opgaven tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud på baggrund af de opstillede kriterier, dvs. enten ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.  

 

  • Menighedsrådet underretter hurtigst muligt de bydende om, hvilken afgørelse der er truffet om tildeling af opgaven. 

 

  • De firmaer, der ikke har fået opgaven, har krav på at få en begrundelse for, at de ikke blevet valgt, hvis de beder om det. 

 

4.3.3 Begrænset licitation uden prækvalifikation

Menighedsrådet retter direkte henvendelse til de tilbudsgivere, man ønsker at få tilbud fra. I opfordringen skal der stå, at der er tale om en licitation.    

  • Der må ikke ske forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Menighedsrådet skal sørge for at indhente tilbud og tildele kontrakten efter objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier. 

 

  • Menighedsrådet skal invitere mindst 3 firmaer til at afgive tilbud på opgaven, og mindst et firma skal være fra områder uden for lokalområdet. Udbyderen skal oplyse tilbudsgiverne om, hvor mange der bliver opfordret til at afgive tilbud. 

 

  • Hvis menighedsrådet stiller krav om, at tilbudsgiverne skal give oplysninger om teknisk og økonomisk formåen, skal det fremgå af indbydelsen, hvilke oplysninger der kræves, og hvilken dokumentation tilbudsgiver skal medsende. 

 

  • Det skal af indbydelsen fremgå, om opgaven vil blive tildelt efter kriteriet ”laveste pris” (priskonkurrence) eller efter kriteriet ”økonomisk mest fordelagtige bud” (kvalitetskonkurrence, hvor ikke kun prisen har betydning). 

 

  • Hvis menighedsrådet vælger ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, kan menighedsrådet lægge vægt på forskellige kriterier, som kan være forskellige fra kontrakt til kontrakt. Menighedsrådet skal så vidt muligt skrive, hvordan man vil vægte de kriterier, der er valgt. Hvis der ikke foretages en vægtning, skriver man kriteriernes prioriterede rækkefølge med det vigtigste først.  

 

  • Tilbud ved en licitation skal være skriftlige. Tilbud kan sendes elektronisk, med mindre menighedsrådet på forhånd har udelukket dette. Menighedsrådet kan bestemme, at tilbud skal sendes elektronisk. 

 

  • Fristen for at give tilbud skal fremgå af brevet til dem, der opfordres til at give et tilbud. Fristen skal være lang nok til, at tilbudsgivere har rimelig tid til at afgive tilbud.  

 

  • Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 40 arbejdsdage, medmindre menighedsrådet har oplyst andet i udbudsmaterialet.   

 

  • Tilbuddene åbnes på licitationsstedet på et forud fastsat tidspunkt. De firmaer, der er har afgivet tilbud, er berettigede til at være til stede ved åbningen af tilbuddene og til at blive bekendt med budsummer og eventuelle forbehold. 

 

  • Menighedsrådet gennemgår tilbuddene, og med mindre menighedsrådet ønsker at annullere licitationen, skal opgaven tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud på baggrund af de opstillede kriterier, dvs. enten ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.  

 

  • Menighedsrådet underretter hurtigst muligt de bydende om, hvilken afgørelse der er truffet om tildeling af opgaven.  

 

  • De firmaer, der ikke har fået opgaven, har krav på at få en begrundelse for, at de ikke blevet valgt, hvis de beder om det. 

 

4.4 EU-udbud

EU-udbud af bygge- og anlægsopgaver  

Bygge- og anlægsopgaver, hvor kontrakten vurderes at have en samlet værdi på mere end 40.100.744 kr. eksklusiv moms  (delarbejder 7.450.900 kr. eksklusiv moms), skal udbydes i EU-udbud.  

Hvis menighedsrådet er i tvivl om, hvorvidt en bygge-og anlægsopgave skal i EU-udbud, anbefales i første omgang at kontakte stiftet.  

For kontrakter over EU-grænseværdierne er der et omfattende regelsæt, der indeholder bestemmelser om forskellige udbudsformer, krav om forudgående markedsundersøgelse, formkrav til selve formuleringen af udbuddet, krav om offentliggørelse af udbuddet i EU-regi på særligt skema, regulering af adgang til supplerende oplysninger, evaluering af tilbud, underretning af tilbudsgivere og efterfølgende underretning af EU m.v. 

Da en manglende overholdelse af reglerne kan have vidtrækkende konsekvenser for menighedsrådet som bygherre, anbefales det menighedsrådet at lade en professionel rådgiver stå for EU-udbuddet. 

Reglerne om EU-udbud findes i Udbudsloven

5. Tjenesteydelser

En tjenesteydelse er en vare af ikke tingslig karakter. Det er alt det, der ikke er omfattet af varekontrakter eller bygge- og anlægskontrakter, jf. udbudsloven. Det er for eksempel rådgivning fra arkitekter og ingeniører.

5.1 Hvilke regler gælder?

Der gælder forskellige regler alt efter, hvad tjenesteydelsen forventes at koste, og om udenlandske firmaer vil kunne være interesseret i at levere varerne. 

5.1.1 Grænseoverskridende interesse?

Klar grænseoverskridende interesse

Hvis værdien af en aftale om køb af varer eller tjenesteydelser ligger under beløbsgrænsen (tærskelværdien - link indsættes) for EU-udbud, kan du som udgangspunkt nøjes med at udbyde den i Danmark.

Der er dog en undtagelse, nemlig hvis dit køb har grænseoverskridende interesse og at denne interesse kan defineres som klar grænseoverskridende interesse.

Dit køb har en klar grænseoverskridende interesse, hvis du vurderer, at en virksomhed i et andet EU-land kan være interesseret i at byde på aftalen.

Hvordan finder du ud af, om dit køb har grænseoverskridende interesse?

For at finde ud af, om dit ønske om at købe en vare eller en tjenesteydelse kan have interesse for et firma i et andet EU-land, skal du foretage en konkret, samlet vurdering af disse elementer:

  • Kontraktens genstand (det, du vil købe)
  • Kontraktens anslåede værdi uden moms
  • Forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis
  • Det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres, f.eks. hvis det er tæt på den svenske eller tyske grænse
  • Kontraktens varighed (længere kontrakt giver bedre mulighed for at afskrive investeringen)

Andre elementer kan også have betydning, f.eks.:

  • Svag indenlandsk konkurrence
  • Mulighed for at opnå EU-finansiering af grænseoverskridende projekter

Det er vigtigt, at du sørger for at få skrevet et notat om din vurdering – uanset resultatet af den – så du kan dokumentere, at du har foretaget vurderingen.

Hvis du vurderer, at aftalen har klar grænseoverskridende interesse, skal den annonceres på www.udbud.dk efter de regler, der gælder herom.

5.2 Ingen grænseoverskridende interesse 

  • Under 500.000 kr. eksklusiv moms

Her gælder alene de almindelige forvaltningsretlige principper. Indkøb af varer eller tjenesteydelser til en pris, der ligger under tærskelværdien (og som ikke har grænseoverskridende interesse), skal ske på markedsmæssige vilkår. Se afsnit 5.2.1. nedenfor. 

 

  • Mellem 500.000 kr. og 1.601.944 kr. eksklusiv moms

Reglerne i Udbudslovens afsnit IV skal følges. Det betyder at indkøb skal foregå på markedsvilkår, f.eks. ved at anvende en af disse fremgangsmåder:

  • Menighedsrådet foretager en markedsafdækning og indhenter et tilbud
  • Menighedsrådet indhenter to eller flere tilbud
  • Menighedsrådet annoncerer indkøbet på sin hjemmeside og/eller annoncerer på www.udbud.dk efter regler der gælder for annoncering.

 

  • Over tærskelværdien for EU-udbud på 1.601.944 kr.

Reglerne om EU-udbud i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.

5.2.1  Indkøb på markedsmæssige vilkår, hvis under 500.000 kr. og ingen græneoverskridende interesse 

Indkøb af varer eller tjenesteydelser til en pris, der ligger under tærskelværdien (og som ikke har grænseoverskridende interesse), skal ske på markedsmæssige vilkår. 

Menighedsrådet kan sikre sig, at man køber på markedsvilkår ved fx at:  

  • gennemføre en markedsafdækning og på grundlag heraf indhente ét tilbud eller  
  • indhente to eller flere tilbud eller 
  • annoncere indkøbet på sin hjemmeside eller på www.udbud.dk

men det står menighedsrådet frit for at vælge den fremgangsmåde, som passer bedst til det konkrete indkøb - det er blot en betingelse, at fremgangsmåden er i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper. 

Hvis menighedsrådet indhenter flere end tre tilbud, skal menighedsrådet i sin anmodning om tilbud kort give en begrundelse herfor, samt oplyse tilbudsgiverne om, hvor mange tilbud, der højst vil blive indhentet. 

Hvis menighedsrådet modtager mere end ét tilbud, skal menighedsrådet samtidigt give besked til alle tilbudsgivere om, hvem menighedsrådet har besluttet at tildele ordren.  

Hvis en tilbudsgiver ønsker det, skal menighedsrådet give en begrundelse for beslutningen. 

Menighedsrådet skal i fornødent omfang kunne dokumentere, at købet er foregået på markedsmæssige vilkår. 

Når menighedsrådet foretager indkøb på markedsmæssige vilkår, skal menighedsrådet handle i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet. 

Regler: 

Se Udbudslovens afsnit V  

5.3 Hvis der kan være grænseoverskridende interesse 

  • Under 1.601.944 kr. eksklusiv moms

Reglerne i Udbudslovens afsnit IV skal følges, og det betyder at indkøbet skal annonceres på www.udbud.dk efter de regler, der gælder for annoncering.

 

  • Over tærskelværdi for EU-udbud 1.601.944 kr. eksklusiv moms

Reglerne om EU-udbud i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.

5.3.1 Annoncering

Når menighedsrådet som offentlig ordregiver skal indgå en aftale om køb af varer eller tjenesteydelser til et beløb under tærskelværdierne, men som har klar grænseoverskridende interesse skal kontrakten annonceres på www.udbud.dk.

 

Annonceringen skal bl.a. indeholde:

  • Beskrivelse af opgaven/varen
  • Ordregivers adresse
  • Kontaktoplysninger
  • Tilbudsfrist
  • Kriterier for tildeling
     

    Forpligtelsen til at foretage annoncering af offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse kan også opfyldes ved at offentliggøre et indkøb ved en EU-udbudsbekendtgørelse på www.udbud.dk.

    For menighedsråd vil annoncering af kontrakten som beskrevet ovenfor være fuldt tilstrækkelig.

    Websiden www.udbud.dk giver også en række andre muligheder, som det er frivilligt for ordreudbydere at benytte. Det drejer sig bl.a. om følgende:
     
  • Menighedsrådet kan annoncere offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser under tærskelværdierne uden klar grænseoverskridende interesse.
  • Menighedsrådet kan offentliggøre licitationer af bygge- og anlægsopgaver efter tilbudslovens afsnit I
  • Menighedsrådet kan offentliggøre ændringer til et allerede annonceret udbud eller foretage aflysning af et udbud.

     Der er af tekniske årsager udarbejdet et sæt standardskabeloner, som skal benyttes i forbindelse med offentliggørelsen. 

     Flere oplysninger kan fås på www.udbud.dk

    Lovgivning:

    Udbudslovens afsnit IV 

    § 10 i bekendtgørelse nr. 1572 af 30. november 2016 om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=185598

5.4 Projektkonkurrence

Projektkonkurrence er en fremgangsmåde, hvor en ordregiver kan få planlægnings- eller projektarbejder udført efter konkurrencer med eller uden præmier.

Projektkonkurrencer kaldes også arkitektkonkurrencer. 

Projektkonkurrencer er særligt velegnede, hvor ordregiver ønsker at give tilbudsgiverne en stor frihed til at komme med forslag til, hvordan en opgave kan løses. Ordregiver beskriver de behov, der ønskes dækket, og overlader det til konkurrencens deltager at foreslå løsninger, der kan imødekomme behovet. 

Regler om projektkonkurrencer findes i Udbudslovens §§ 84-92 

6. Indkøb af varer

Vareindkøb er kontrakter om køb, leasing eller leje (med eller uden forkøbsret) af varer.

6.1 Ingen grænseoverskridende interesse 

  • Under 500.000 kr. eksklusiv moms

Her gælder alene de almindelige forvaltningsretlige principper. Indkøb af varer eller tjenesteydelser til en pris, der ligger under tærskelværdien (og som ikke har grænseoverskridende interesse), skal ske på markedsmæssige vilkår. Se afsnit 5.2.1. ovenfor

 

  • Mellem 500.000 kr. og 1.601.944 kr. eksklusiv moms

Reglerne i Udbudslovens afsnit IV skal følges. Det betyder at indkøb skal foregå på markedsvilkår, f.eks. ved at anvende en af disse fremgangsmåder:

  • Menighedsrådet foretager en markedsafdækning og indhenter et tilbud
  • Menighedsrådet indhenter to eller flere tilbud
  • Menighedsrådet annoncerer indkøbet på sin hjemmeside og/eller annoncerer på www.udbud.dk efter regler der gælder for annoncering.

 

  • Over tærskelværdi for EU-udbud på 1.601.944 kr.

Reglerne om EU-udbud i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.

6.2 Hvis der kan være grænseoverskridende interesse

  • Under 1.601.944 kr. eksklusiv moms

Reglerne i Udbudslovens afsnit IV skal følges, og det betyder at indkøbet skal annonceres på www.udbud.dk efter de regler, der gælder for annoncering.

 

  • Over tærskelværdi for EU-udbud 1.601.944 kr. eksklusiv moms

Reglerne om EU-udbud i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.

7. Aktindsigt 

Menighedsrådet kan som ordregiver få en begæring om aktindsigt i oplysninger eller dokumenter i en udbudssag. En aktindsigtsbegæring kan f.eks. komme fra forbigåede tilbudsgivere, der ønsker at forberede en klagesag eller ønsker at være forberedt til fremtidige udbud.

7.1 Hvilke regler gælder? 

Når menighedsrådet er ordregiver og gennemfører et udbud, træffer menighedsrådet ikke afgørelser som myndighed i denne proces, da der er tale om indgåelse af et kontraktforhold mellem en ordregiver og en leverandør. Ekspeditioner i forhold til udbuddet er derfor omfattet af offentlighedsloven. 

 

Aktindsigtsbegæringer i oplysninger eller dokumenter fra et udbud behandles derfor efter offentlighedslovens regler om aktindsigt.

7.2 Hvilke dokumenter eller oplysninger skal udleveres? 

Menighedsrådet skal foretage en konkret vurdering af, om et dokument eller en oplysning kan udleveres. 

 

Udgangspunktet er, at der er aktindsigt i alle dokumenter. Kun undtagelsesvist vil det være muligt at undtage hele dokumenter fra aktindsigt, men der kan være oplysninger, der kan undtages. 

7.2.1 Konkrete eksempler

  • Når tildelingskriteriet er laveste pris, kan prisen som udgangspunkt ikke undtages fra aktindsigt, men det kan dog ikke udelukkes, at delpriser kan undtages.  

 

  • Når der ved tildeling af kontrakt også vægtes andre kriterier end prisen, kan der være oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt, f.eks. kan nogle tekniske specifikationer være undtaget. 

7.3 Procedure når menighedsrådet modtager en aktindsigtsbegæring 

Når menighedsrådet modtager en anmodning om aktindsigt i dokumenter fra et udbud, kan man gøre følgende: 

 

  • Hvis menighedsrådet er i tvivl om rækkevidden af fortrolighed i et tilbud, bør man skrive til den tilbudsgiver, der har afgivet det tilbud, der begæres aktindsigt i, og høre om tilbudsgiveren selv mener, at der er dokumenter eller oplysninger, der bør undtages fra aktindsigt. 

 

  • Samtidig bør menighedsrådet orientere den, der har bedt om aktindsigt, om at man har anmodet om en udtalelse fra den pågældende tilbudsgiver. 

 

  • Når man har modtaget svaret fra tilbudsgiveren, foretager menighedsrådet selv en vurdering af, om en oplysning kan udleveres. Menighedsrådet er ikke bundet af høringssvaret fra tilbudsgiveren, men skal bruge det i den samlede vurdering af, om en oplysning kan udleveres. 

 

  • Hvis man giver helt eller delvist afslag på aktindsigtsbegæringen, skal man huske at give en begrundelse og vejledning om at der kan klages til Klagenævnet for Udbud. 

 

I tvivlstilfælde vedrørende aktindsigt kan man søge rådgivning på stiftskontoret. 

 

Regelgrundlaget

Offentlighedsloven - https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=152299

Indhold
  1. Introduktion
    1. Tilbudsloven og udbudsloven
      1. Tilbudsloven
      2. Udbudsloven
  2. Overordnede principper
    1. Saglighed
      1. Økonomisk forsvarlig forvaltning
        1. Forbud mod varetagelse af uvedkommende hensyn (magtfordrejning)
          1. Ligebehandlingsprincippet
            1. Proportionalitetsprincippet
              1. Regelgrundlaget
              2. Hvornår skal køb sendes i udbud?
                1. Før I går i gang
                  1. Hvad skal I købe eller igangsætte?
                    1. Hvad er den forventede pris?
                      1. Skema til afgrænsning
                      2. Bygge- og anlægskontrakter
                        1. Tærskelværdier
                          1. Underhåndsbud
                            1. Licitation
                              1. Offentlig licitation
                              2. Begrænset licitation med prækvalifikation
                              3. Begrænset licitation uden prækvalifikation
                            2. EU-udbud
                            3. Tjenesteydelser
                              1. Hvilke regler gælder?
                                1. Grænseoverskridende interesse?
                              2. Ingen grænseoverskridende interesse 
                                1.  Indkøb på markedsmæssige vilkår, hvis under 500.000 kr. og ingen græneoverskridende interesse 
                              3. Hvis der kan være grænseoverskridende interesse 
                                1. Annoncering
                              4. Projektkonkurrence
                              5. Indkøb af varer
                                1. Ingen grænseoverskridende interesse 
                                  1. Hvis der kan være grænseoverskridende interesse
                                  2. Aktindsigt 
                                    1. Hvilke regler gælder? 
                                      1. Hvilke dokumenter eller oplysninger skal udleveres? 
                                        1. Konkrete eksempler
                                      2. Procedure når menighedsrådet modtager en aktindsigtsbegæring