I denne vejledning får du et overblik over de regler og krav i udbudsloven og tilbudsloven som er mest relevante for menighedsråd. Der er ikke tale om en udtømmende gennemgang af udbudsreglerne. Vejledningen henvender sig særligt til menighedsråd, kirkeværger og evt. byggeudvalg i menighedsrådene.
Oprettet: 29. juni 2023
Opdateret: 23. september 2024
Udbudsloven og tilbudsloven gælder for statslige, regionale og lokale myndigheder. Menighedsråd er lokale myndigheder og har derfor pligt til at overholde reglerne i de to love.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Tilbudsloven indeholder de regler, der igennem mange år har været grundlaget for indgåelse af kontrakter om bygge- og anlægsprojekter, både i form af enkeltkontrakter med håndværkere og totalentreprisekontrakter.
Udbudsloven er baseret på et EU-direktiv og har til formål at sikre den bedst mulige udnyttelse af de offentlige midler gennem en effektiv konkurrence om opgaverne.
Reglerne i udbudsloven er omfattende og komplicerede, og der er mange formelle regler. Overholder en udbyder ikke reglerne – herunder de formelle regler – kan det medføre store ekstraomkostninger.
Ved visse typer af udbud kan det være relevant at søge professionel bistand for at sikre en korrekt håndtering af opgaven, fx ved at antage en bygherrerådgiver i forbindelse med en bygge- og anlægsopgave.
Hvis du efter at have læst vejledningen har spørgsmål eller er usikker på reglerne og deres forståelse, er du velkommen til at kontakte dit lokale stift, eller du kan søge yderligere oplysninger på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside Udbud (kfst.dk).
Formålet med tilbudsloven er:
Tilbudsloven indeholder bestemmelserne for indhentning af tilbud på og tildeling af ordren på
Værd at vide:
Formålet med udbudsloven er at sikre den bedst mulige udnyttelse af de offentlige midler gennem en effektiv konkurrence om opgaverne.
Udbudsloven fastsætter rammerne for offentlige myndigheders indgåelse af kontrakt, når der afgives ordre om:
Værd at vide:
I forbindelse med indgåelse af kontrakter, der er omfattet af enten tilbudsloven eller udbudsloven, skal menighedsrådet som ordregiver overholde de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Menighedsrådet skal holde sig til objektive og nøgterne kendsgerninger uden at inddrage uvedkommende personlige vurderinger, interesser el.lign.
Menighedsrådet skal tage skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af kirkekassen. Herunder skal det sikres, at budgetrammer overholdes, og at der er sammenhæng mellem pris og kvalitet.
Menighedsrådet må ikke tage uvedkommende hensyn eller inddrage usaglige kriterier, når der skal træffes en afgørelse.
Der må hverken forekomme direkte eller indirekte forskelsbehandling. Det er derfor et krav, at der ikke må gøres forskel på ensartede tilfælde (lige skal behandles lige).
Der skal være et rimeligt forhold mellem afgørelsens mål og dens midler.
Saglighed, ligebehandling og proportionalitet mv.:
Udbudsloven
Forvaltningslovens § 3
Forvaltningsretten
Økonomisk forsvarlig forvaltning:
Se punkt 6. om disponeringsregler i Vejledning om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v. (retsinformation.dk)
Der gælder forskellige regler alt efter om det er et varekøb, en tjenesteydelse eller et byggearbejde, som menighedsrådet skal investere i og afhængig af den forventede pris.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Før I går i gang, skal I overveje følgende:
I nogle tilfælde kan man komme i tvivl om, hvilken type opgave, man skal udbyde, f.eks. ved blandede kontrakter.
For blandende kontrakter, er det kontraktens hovedformål, der bestemmer om en kontrakt er en vareindkøbskontrakt, en bygge- og anlægskontrakt eller en tjenesteydelseskontrakt.
Søg eventuelt rådgivning på stiftet, hvis I er i tvivl.
Hvis en arkitekt tegner og beskriver et forslag til et byggeprojekt for menighedsrådet er det ikke en bygge- og anlægskontrakt, men en tjenesteydelseskontrakt. Dette gælder også, hvis det er en totalrådgivning.
Hvis man benytter sig af totalentreprise, hvor rådgiverydelsen (arkitekt-/ingeniørydelsen) er en del af totalentreprisen, skal rådgiverydelsen dog ikke udbydes for sig selv. Her indgår rådgiverydelsen i beskrivelsen af bygge- og anlægsopgaven, og hele projektet udbydes samlet.
Hvis en entreprenør skal stå for at levere materialer til et bygge- og anlægsarbejde, betragtes kontrakten i sin helhed som en bygge- og anlægskontrakt, og ikke som indkøb af varer
Hvis en kontrakt om levering af varer også omfatter tillægsydelser, som f.eks. monterings- og installationsarbejder, betragtes den samlede kontrakt som en vareindkøbskontrakt.
Konkurrencestyrelsen har udtalt, at bygningen af et pibeorgel kan betragtes som en bygge- og anlægskontrakt, bl.a. begrundet med at installationsarbejderne til et pibeorgel, som er projekteret til et bestemt kirkerum, ikke kan betragtes som accessoriske.
Disse arbejder er bygge- og anlægsopgaver.
Kalkning er en bygge og anlægsopgave.
Rengøring er en tjenesteydelse.
Almindelig vedligeholdelse af grønne arealer er en tjenesteydelse .
Der er fastsat forskellige tærskelværdier, alt efter om det indkøb som skal foretages defineres som en aftale om en bygge- og anlægsopgave, en tjenesteydelse eller et almindeligt vareindkøb.
Tærskelværdierne fastsættes hvert andet år. Du skal vurdere værdien af den aftale, som menighedsrådet vil indgå, inden du indhenter tilbud på en bygge- og anlægsopgave, en tjenesteydelse eller på et almindeligt vareindkøb.
Det er menighedsrådets ansvar at indhente de nødvendige oplysninger for at kunne vurdere værdien af en kontrakt.
Hvordan ved jeg, hvad opgaven koster, dvs. hvordan vurderes tærskelværdien?
Når du skal vurdere værdien af opgaven/indkøbet, skal følgende indgå i overvejelserne:
Tærskelværdier pr. 1. januar 2022 for udbudsloven kan ses på:
Menighedsrådet er omfattet af de tærskelværdier der står under "Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv."
Tærskelværdierne ændres hvert andet år, og næste gang pr. 1. januar 2024.
Du kan se en visuel afgrænsning i skemaet på side 11 i denne vejledning: Rapport 20. november (kfst.dk)
Ved bygge- og anlægskontrakter forstås kontrakter om fx el-installationsarbejde, VVS-installationsarbejde og maler- og glarmesterarbejde, opførelse af bygning, nedrivning af bygning og anlæg af veje.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Ingen regler ud over de almindelige forvaltningsretlige principper
Menighedsrådet kan indhente underhåndsbud på opgaven.
Hovedregel: Arbejdet skal udbydes i offentlig eller begrænset licitation, se nærmere under afsnittet licitation
Undtagelser: Der gælder nogle få undtagelser hertil, se nærmere under afsnittet licitation
Reglerne i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.
Hvad er underhåndsbud?
Underhåndsbud er tilbud, der ikke indhentes ved en licitation eller på grundlag af en rammeaftale.
Menighedsrådet kan indhente tilbud ved underhåndsbud, når menighedsrådet anslår, at den forventede pris på opgaven vil være på mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. ekskl. moms.
Underhåndsbud er en mindre formel udbudsform, hvor der ikke gælder de samme formelle krav som ved licitation. Der er dog visse regler som skal overholdes.
Krav til underhåndsbud:
Licitation er udbud af en opgave, hvor flere opfordres til inden for samme bestemte tidsrum og på samme udbudsgrundlag eller ud fra fælles mindstekrav at give bindende tilbud eller til at give tilbud om at indgå i et forpligtende samarbejde om en bygge- og anlægsopgave.
Når opgavens samlede anslåede værdi ligger på mellem 3 mio. kr. og den gældende tærskelværdi for et EU-udbud, skal tilbud på opgaven indhentes ved en licitation.
Det kan være en god idé, at menighedsrådet får bistand hos en bygherrerådgiver til at gennemføre en licitation.
Valg af udbudsform
Menighedsrådet kan vælge mellem tre former for licitation:
Menighedsrådet bør foretage en konkret vurdering af byggeopgavens karakter, muligheden for at skaffe tilstrækkelig konkurrence og muligheden for at begrænse ressourceforbruget både for menighedsrådet selv og for tilbudsgiverne, før man vælger licitationsform.
Menighedsrådet skal vælge offentlig licitation, hvis man vil have tilbud fra en bred og ikke på forhånd defineret kreds af tilbudsgivere.
Det kan f.eks. være en fordel, hvis menighedsrådet ikke kender markedet tilstrækkeligt til selv at kunne vælge, hvem man ønsker at få tilbud fra, eller hvis menighedsrådet netop ønsker tilbud fra andre virksomheder, end dem menighedsrådet selv kender.
Det kan også være en fordel med offentlig licitation ved mere standardprægede ydelser, hvor hovedvægten lægges på prisen.
Begrænset licitation kan med fordel anvendes i de tilfælde, hvor menighedsrådet har et tilstrækkeligt godt kendskab til konkurrencen på markedet til at kunne sammensætte en begrænset kreds af tilbudsgivere, og hvor tilbudsgivningen og sammenligningen af tilbud er ressourcekrævende, f.eks. ved totalentreprise.
Regler
Afsnit I i Tilbudsloven (lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter med senere ændringer).
Menighedsrådet opfordrer en ubestemt kreds af firmaer til at give et bindende tilbud på en byggeopgave. Tilbuddet skal afgives på ens vilkår i form af samme frist, samme udbudsgrundlag eller ud fra fælles mindstekrav. Opfordringen sker i form af en annonce i et trykt eller elektronisk medie (avis eller hjemmeside). I annoncen skal der stå, at der er tale om en licitation.
En ubestemt kreds opfordres til gennem annonce i trykt eller elektronisk medie at melde sig som interesserede i at byde på opgaven. I opfordringen skal der stå, at der er tale om en licitation.
Menighedsrådet retter direkte henvendelse til de tilbudsgivere, man ønsker at få tilbud fra. I opfordringen skal der stå, at der er tale om en licitation.
EU-udbud af bygge- og anlægsopgaver
Bygge- og anlægsopgaver, hvor kontrakten vurderes at have en samlet værdi på mere end 40.100.744 kr. eksklusiv moms (delarbejder 7.450.900 kr. eksklusiv moms), skal udbydes i EU-udbud.
Hvis menighedsrådet er i tvivl om, hvorvidt en bygge-og anlægsopgave skal i EU-udbud, anbefales i første omgang at kontakte stiftet.
For kontrakter over EU-grænseværdierne er der et omfattende regelsæt, der indeholder bestemmelser om forskellige udbudsformer, krav om forudgående markedsundersøgelse, formkrav til selve formuleringen af udbuddet, krav om offentliggørelse af udbuddet i EU-regi på særligt skema, regulering af adgang til supplerende oplysninger, evaluering af tilbud, underretning af tilbudsgivere og efterfølgende underretning af EU m.v.
Da en manglende overholdelse af reglerne kan have vidtrækkende konsekvenser for menighedsrådet som bygherre, anbefales det menighedsrådet at lade en professionel rådgiver stå for EU-udbuddet.
Reglerne om EU-udbud findes i Udbudsloven
En tjenesteydelse er en vare af ikke tingslig karakter. Det er alt det, der ikke er omfattet af varekontrakter eller bygge- og anlægskontrakter, jf. udbudsloven. Det er for eksempel rådgivning fra arkitekter og ingeniører.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Der gælder forskellige regler alt efter, hvad tjenesteydelsen forventes at koste, og om udenlandske firmaer vil kunne være interesseret i at levere varerne.
Klar grænseoverskridende interesse
Hvis værdien af en aftale om køb af varer eller tjenesteydelser ligger under beløbsgrænsen (tærskelværdien - link indsættes) for EU-udbud, kan du som udgangspunkt nøjes med at udbyde den i Danmark.
Der er dog en undtagelse, nemlig hvis dit køb har grænseoverskridende interesse og at denne interesse kan defineres som klar grænseoverskridende interesse.
Dit køb har en klar grænseoverskridende interesse, hvis du vurderer, at en virksomhed i et andet EU-land kan være interesseret i at byde på aftalen.
Hvordan finder du ud af, om dit køb har grænseoverskridende interesse?
For at finde ud af, om dit ønske om at købe en vare eller en tjenesteydelse kan have interesse for et firma i et andet EU-land, skal du foretage en konkret, samlet vurdering af disse elementer:
Andre elementer kan også have betydning, f.eks.:
Det er vigtigt, at du sørger for at få skrevet et notat om din vurdering – uanset resultatet af den – så du kan dokumentere, at du har foretaget vurderingen.
Hvis du vurderer, at aftalen har klar grænseoverskridende interesse, skal den annonceres på www.udbud.dk efter de regler, der gælder herom.
Her gælder alene de almindelige forvaltningsretlige principper. Indkøb af varer eller tjenesteydelser til en pris, der ligger under tærskelværdien (og som ikke har grænseoverskridende interesse), skal ske på markedsmæssige vilkår. Se afsnit 5.2.1. nedenfor.
Reglerne i Udbudslovens afsnit IV skal følges. Det betyder at indkøb skal foregå på markedsvilkår, f.eks. ved at anvende en af disse fremgangsmåder:
Reglerne om EU-udbud i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.
Menighedsrådet kan sikre sig, at man køber på markedsvilkår ved fx at:
men det står menighedsrådet frit for at vælge den fremgangsmåde, som passer bedst til det konkrete indkøb - det er blot en betingelse, at fremgangsmåden er i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper.
Hvis menighedsrådet indhenter flere end tre tilbud, skal menighedsrådet i sin anmodning om tilbud kort give en begrundelse herfor, samt oplyse tilbudsgiverne om, hvor mange tilbud, der højst vil blive indhentet.
Hvis menighedsrådet modtager mere end ét tilbud, skal menighedsrådet samtidigt give besked til alle tilbudsgivere om, hvem menighedsrådet har besluttet at tildele ordren.
Hvis en tilbudsgiver ønsker det, skal menighedsrådet give en begrundelse for beslutningen.
Menighedsrådet skal i fornødent omfang kunne dokumentere, at købet er foregået på markedsmæssige vilkår.
Når menighedsrådet foretager indkøb på markedsmæssige vilkår, skal menighedsrådet handle i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet.
Regler:
Se Udbudslovens afsnit V
Reglerne i Udbudslovens afsnit IV skal følges, og det betyder at indkøbet skal annonceres på www.udbud.dk efter de regler, der gælder for annoncering.
Reglerne om EU-udbud i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.
Når menighedsrådet som offentlig ordregiver skal indgå en aftale om køb af varer eller tjenesteydelser til et beløb under tærskelværdierne, men som har klar grænseoverskridende interesse skal kontrakten annonceres på www.udbud.dk.
Annonceringen skal bl.a. indeholde:
Projektkonkurrence er en fremgangsmåde, hvor en ordregiver kan få planlægnings- eller projektarbejder udført efter konkurrencer med eller uden præmier.
Projektkonkurrencer kaldes også arkitektkonkurrencer.
Projektkonkurrencer er særligt velegnede, hvor ordregiver ønsker at give tilbudsgiverne en stor frihed til at komme med forslag til, hvordan en opgave kan løses. Ordregiver beskriver de behov, der ønskes dækket, og overlader det til konkurrencens deltager at foreslå løsninger, der kan imødekomme behovet.
Regler om projektkonkurrencer findes i Udbudslovens §§ 84-92
Vareindkøb er kontrakter om køb, leasing eller leje (med eller uden forkøbsret) af varer.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Her gælder alene de almindelige forvaltningsretlige principper. Indkøb af varer eller tjenesteydelser til en pris, der ligger under tærskelværdien (og som ikke har grænseoverskridende interesse), skal ske på markedsmæssige vilkår. Se afsnit 5.2.1. ovenfor
Reglerne i Udbudslovens afsnit IV skal følges. Det betyder at indkøb skal foregå på markedsvilkår, f.eks. ved at anvende en af disse fremgangsmåder:
Reglerne om EU-udbud i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.
Reglerne i Udbudslovens afsnit IV skal følges, og det betyder at indkøbet skal annonceres på www.udbud.dk efter de regler, der gælder for annoncering.
Reglerne om EU-udbud i Udbudsloven skal følges. Det anbefales, at menighedsrådet søger rådgivning hos en rådgiver.
Menighedsrådet kan som ordregiver få en begæring om aktindsigt i oplysninger eller dokumenter i en udbudssag. En aktindsigtsbegæring kan f.eks. komme fra forbigåede tilbudsgivere, der ønsker at forberede en klagesag eller ønsker at være forberedt til fremtidige udbud.
Hent afsnit som PDFSend afsnit som e-mail
Når menighedsrådet er ordregiver og gennemfører et udbud, træffer menighedsrådet ikke afgørelser som myndighed i denne proces, da der er tale om indgåelse af et kontraktforhold mellem en ordregiver og en leverandør. Ekspeditioner i forhold til udbuddet er derfor omfattet af offentlighedsloven.
Aktindsigtsbegæringer i oplysninger eller dokumenter fra et udbud behandles derfor efter offentlighedslovens regler om aktindsigt.
Menighedsrådet skal foretage en konkret vurdering af, om et dokument eller en oplysning kan udleveres.
Udgangspunktet er, at der er aktindsigt i alle dokumenter. Kun undtagelsesvist vil det være muligt at undtage hele dokumenter fra aktindsigt, men der kan være oplysninger, der kan undtages.
Når menighedsrådet modtager en anmodning om aktindsigt i dokumenter fra et udbud, kan man gøre følgende:
I tvivlstilfælde vedrørende aktindsigt kan man søge rådgivning på stiftskontoret.
Offentlighedsloven - https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=152299